Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH nology việt nam

Đâycũng là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp.Tuy nhiên, nhiều đơn vị mới chỉ quan tâm tới vấn đề về chính sách phát triển, tàichính mà chưa thật sự

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập trên ghế nhà trường,dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy, cô giáo cùng với những những kiến thứcthực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Nology Việt Nam, em đãhoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích và thiết kế HTTT quản lýnhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam”

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côKhoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử cùng toàn thể thầy cô giáotrong Trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốtnhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Bùi Quang Trường đã trựctiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệpnày

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toànthể nhân viên, các phòng ban của Công ty TNHH Nology Việt Nam đã cung cấp đầy

đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em có thểnắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã cố gắng để hoàn thành bài khóa luận nhưng do hiểu biết còn nhiều hạnchế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu Em rất mongnhận được những đóng góp ý và đánh giá chân thành của quý thầy cô để bài khóa luậnđược hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Đào Thị Xoan

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ iv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VỊ NGHIÊN CỨU 2

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 4

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 4

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý 4

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự 4

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 5

1.2.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự 5

1.2.2 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng 9

1.2.3 Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng 10

1.2.3 Lý thuyết về UML 12

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 14

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 14

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 14

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 16

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 16

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Nology Việt Nam 16

2.1.2 Khái quát tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây 17

2.2 THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH

NOLOGY VIỆT NAM 19

2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng HTTT của Công ty TNHH Nology Việt Nam 19

2.2.2 Hoạt động quản trị HTTT và TMĐT 23

2.2.3 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty 26

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 30

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 32

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 32

3.2 ĐỀ XUẤT HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM 33

3.2.1 Phân tích và đặc tả yêu cầu HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam 33

3.2.2 Phân tích HTTT quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Nology Việt Nam 35

3.2.3 Thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Nology Việt Nam 39

3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 43

KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty 17

BẢNG Bảng 2.1 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam qua các năm 2014, 2015, 2016 18

Bảng 2.2 Khảo sát tình hình phần cứng tại công ty 19

Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty 19

Bảng 2.4 Khảo sát phần mềm tin học văn phòng Microsoft office tại công ty 20

Bảng 2.5 Khảo sát một số phần mềm khác tại công ty 20

Bảng 2.6 Khảo sát chất lượng mạng tại công ty 21

Bảng 2.7 Khảo sát phương pháp thu thập dữ liệu tại công ty 21

Bảng 2.8 Khảo sát tình hình lưu trữ dữ liệu tại công ty 22

Bảng 2.9 Khảo sát hệ quản trị CSDL của công ty 22

Bảng 2.10 Khảo sát nội dung website công ty cung cấp 22

Bảng 2.11 Khảo sát ngôn ngữ xây dựng website 23

Bảng 2.12 Kết quả điều tra về nguồn lực quản trị HTTT của công ty TNHH Nology Việt Nam 24

Bảng 2.13 Khảo sát những khó khăn trong việc ứng dụng CNTT, HTTT tại công ty TNHH Nology Việt Nam 24

Bảng 2.14 Tình hình cập nhật website của công ty TNHH Nology Việt Nam 25

Bảng 3.1 Xác định các tác nhân, usecase, và đặc tả vắn tắt 35

Bảng 3.2 Mối quan hệ giữa các thực thể 38

Bảng 3.4 Thiết kế CSDL lịch phỏng vấn 39

Bảng 3.5 Thiết kế CSDL ứng viên 40

Bảng 3.6 Thiết kế CSDL hồ sơ nhân viên 40

Bảng 3.7 Thiết kế CSDL quá trình đào tạo 40

Bảng 3.8 Thiết kế CSDL quá trình công tác 41

Bảng 3.9 Thiết kế CSDL khen thưởng kỷ luật 41

Bảng 3.10 Thiết kế CSDL chức vụ 41

Bảng 3.11 Thiết kế CSDL bảng chấm công 41

Bảng 3.12 Thiết kế CSDL bảng lương 42

BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Tình hình hoạt động quản trị HTTT tại công ty TNHH Nology Việt Nam 23 Biểu đồ 2.2 Đánh giá khả năng quản trị HTTT của công ty TNHH Nology Việt Nam 24 Biểu đồ 2.3 Đánh giá hiệu quả quảng cáo sản phẩm trên website của Công ty TNHH Nology Việt Nam 25 Biểu đồ 2.4 Mức độ hài lòng của nhân viên về HTTT quản lý nhân sự hiện tại .26 Biểu đồ 2.5 Mức độ hài lòng về quản lý hồ sơ nhân viên của công ty 26 Biểu đồ 2.6 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật của công ty 27 Biểu dồ 2.7 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương của công ty 27 Biểu đồ 2.8 Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo của công ty 28 Biểu đồ 2.9 Khảo sát nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho công ty 28 Biểu đồ 2.10 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng chấm công vào HTTT quản lý nhân sự mới cho công ty 29 Biểu đồ 2.11 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng quản lý hưu trí và chuyển công tác vào HTTT quản lý nhân sự mới của công ty 29 Biểu đồ 2.12 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng quản lý tuyển dụng, đào tạo cho nhân viên vào HTTT quản lý nhân sự mới của công ty 30

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, chất lượng nhân viên có vai trò cốt yếuquyết định sự thành công trong kinh doanh Chính yếu tố con người tạo ra năng suất

và hiệu quả làm việc khiến chất lượng hoạt động của cả doanh nghiệp được nângcao Quản lý nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các mặt kinh tế xãhội của vấn đề lao động Đó là vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế đều

đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quảxứng đáng do họ làm ra Quản lý nhân sự hiện diện khắp các phòng ban, bất cứ cấpquản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản lý nhân sự Cungcách quản lý nhân sự tạo nên bầu không khí văn hóa cho mọt doanh nghiệp Đâycũng là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành bại của một doanh nghiệp.Tuy nhiên, nhiều đơn vị mới chỉ quan tâm tới vấn đề về chính sách phát triển, tàichính mà chưa thật sự chú trọng trong việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực phù hợpvới trình độ, năng lực của từng cán bộ, nhân viên trong công ty Điều này dẫn đếnhiệu quả công việc chưa thực sự đạt kết quả tốt nhất

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự tại Công ty TNHHNology Việt Nam, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự

tại Công ty TNHH Nology Việt Nam” nhằm đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệthống quản lý nhân sự của công ty.

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

a Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu một số lý luận về phân tích và thiết kế HTTT trong doanhnghiệp: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Nghiên cứumột số lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và của công ty nóiriêng

- Khảo sát và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại công ty

Từ đó tìm ra những vướng mắc, sai sót không hợp lý để định hướng phát triển

- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty,đưa ra những giải pháp để tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự phù hợp

b Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tiến hành thu thập các tài liệu liên quan phục vụ quá trình phân tích vàthiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam

- Xây dựng bảng câu hỏi, sắp xếp và hiệu chỉnh để tạo ra một phiếu điều trakhảo sát hoàn chỉnh, phục vụ quá trình nghiên cứu

- Từ phiếu điều tra, đưa ra những ý tưởng mới, khắc phục những hạn chế

mà hệ thống quản lý nhân sự cũ đang gặp phải Sử dụng phương pháp phân tíchhướng đối tượng để giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, góp phầnnâng cao hiệu quả trong công tác quản lý lao động, quản lý công tác đào tạo, khenthưởng kỷ luật, quản lý lương…

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VỊ NGHIÊN CỨU

a Đối tượng nghiên cứu

- Các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý, hệ thống thông tin, các kiếnthức phân tích thiết kế hướng đối tượng

- Công ty và nhân viên trong công ty có liên quan đến hoạt động quản lý nhânsự

b Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi nghiêncứu tại công ty TNHH Nology Việt Nam với chủ yếu ở phòng nhân sự của công ty

- Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ratrong doanh nghiệp liên quan tới quản lý nhân sự trong thời gian từ 2014 – 2016.

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

a Phương pháp thu thập dữ liệu

Các tài liệu chủ yếu sử dụng là cấu trúc bộ máy công ty, báo cáo tài chính, thông tinnhân viên, cách thức quản lý nhân viên trong công ty…

phát các phiếu điều tra, khảo sát gửi cán bộ, nhân viên trong công ty, nhằm nắm rõhơn về tình hình hệ thống thông tin nói chung và quản lý nhân sự nói riêng

b Phương pháp xử lý dữ liệu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, xử lý và đánh giá dữ liệu: Sử dụng phầnmềm thống kế SPSS để xử lý các số liệu thu thập được và vẽ biểu đồ minh họa Vậndụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa các số liệu đã qua xử lý

để có những nhận định đầy đầy đủ về tình hình hoạt động chung, đánh giá thực trạngviệc quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Phương pháp này giúp ta so sánh việcquản lý hệ thống thông tin truyền thống với quản lý thông tin qua phần mềm hỗ trợ.Đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn kết hợp thu thập đối chiếu thông tin, dữ liệuthu thập được từ nhiều nguồn khác nhau: internet, sách, báo,…chọn thông tin phùhợp với khóa luận Qua đó, tìm ra và giải quyết những khó khăn còn tồn tại trongquá trình xử lý, giúp ta đánh giá được năng lực quản lý hiện tại của công ty và đưa

ra các giải pháp phù hợp nhất

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình

vẽ, Danh mục từ viết tắt, Phần mở đầu, Kết Luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kếtcấu khóa luận bao gồm các chương:

- Chương I: Cơ sở lý luận của để tài phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự

- Chương II: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công

ty TNHH Nology Việt Nam

- Chương III: Đề xuất định hướng phát triển và đề xuất giải pháp phân tích vàthiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Nology Việt Nam

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ

QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý

Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khài niệm về hệ thống thông tinđược định nghĩa như sau:

- Thông tin: Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phương

thức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn của bảnthân dữ liệu Thống tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê) có

ý nghĩa thiết thực phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng (PGS.TS Đàm Gia

Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

- Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ

tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung.Các phần tử trong hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy

móc, thông tin, dữ liệu, phương thức xử lý, quy tắc hoạt động ( PGS.TS Đàm Gia

Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu

trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp .( PGS.TS Đàm Gia

Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp,

điều khiển quản lý và lập kế hoạch chiến lược ( PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo

trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúngđắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

a Khái niệm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là tổng hợp các hoạt động quản trị liênquan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho ngườilao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp nhằm

thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định (TS Mai Thanh Lan – PGS.TS Nguyễn

Thị Minh Nhàn, Giáo trình quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại)

b Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những

quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quảhoạt động và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan

hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp (PGS.TS Đàm Gia

Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

- Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Là các hệ thống quản

lý: lương, vị trí làm việc của người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hìnhthực hiện công việc và nhân sự, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp

công việc (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học

Thương Mại)

- Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Là các hệ thống

thông tin phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương

thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực (PGS.TS Đàm

Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)

- Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến lược: Là các hệ thống

thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch về nguồn nhân lực, hệ thốngquản trị nhân sự mức chiến lược thường gồm ba thành phần chính là cơ sở dữ liệunhân sự, phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược và hàng loạt mô hình thống kê,

đánh giá nguồn lực nhân sự (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông

tin quản lý, Đại học Thương Mại)

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.2.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự

1.2.1.1 Một số lý thuyết về HTTT quản lý

a Vai trò của HTTT quản lý

HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất laođộng nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Là một nguồnthông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả việc ra quyết địnhcủa các cấp quản trị và các doanh nhân Ngày nay, một số DN coi HTTT là yếu tố

sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiếnlược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu.

b Nhiệm vụ của HTTT quản lý

Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các

hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như cácthông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa

Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh

doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như cácthông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thờithông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của DN

c Các loại HTTT quản lý thông dụng

Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTTtheo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng:

Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một

phần đặc biệt của HTTT quản lý Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liênquan đến các nghiệp vụ tài chính

Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ

trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá,thông tin khách hàng…

Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản

phẩm Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất…

Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích,

đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính Đối tượng quản lý làthông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài

tổ chức

Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và

hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và

sa thải nhân viên trong DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và đội ngũnhân viên của DN

d Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý

Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tácnghiệp

Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụxác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Từ đó họ thiết lập các chínhsách chung và hoạch định những đường lối phát triển.

Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa làdùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức caohơn

Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệulực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chứcnhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật

1.2.1.2 Một số lý thuyết về quản lý nhân sự, HTTT quản lý nhân sự

a Mục tiêu quản lý nhân sự

Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất,hiệu quả nhất Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ,quản lý tuyển dụng…

b Vai trò của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn

đề lao động Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên,cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanhnghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển Đây có thể coi là một yếu tốquan trọng quyết định sự thành bại của công ty

c Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự

Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố Mỗi mộtyếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tácđộng nhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực Ở đây có thể chia các nhân tốnày làm hai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN.Nhóm yếu tố bên ngoài DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹthuật, đối thủ cạnh tranh Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thìmôi trường bên ngoài cũng thay đổi rất nhanh chóng Điều này đòi hỏi các DNmuốn tồn tại phải luôn tự đổi mới để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả năng cạnhtranh của mình

Nhóm yếu tố bên trong DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu,triết lý và các chính sách về quản lý nhân sự của DN Việc áp dụng các thông lệ tốt

trong quản lý nguồn nhân lực rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt.Tuy nhiên ở một số DN điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thểkhông khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức Hiệu quả làm việc của nhân viênđược xác định bằng những phương pháp không mang tính xây dựng.

Do vậy, để vượt qua những thách thức này người quản lý cần phải học hỏinhiều hơn cách tìm và áp dụng các phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệuquả hơn trong doanh nghiệp của mình

d Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức tác nghiệp

của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lạivào cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phòng kếtoán

nghiệp đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấykhám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau

đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, thángthử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợpđồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ

ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên thuộc phòngmình, sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự

e Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức chiến thuật

cầu lên phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới Công việc tuyển chọn đượctiến hành theo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểmtra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn

nghiệp, từ việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho các vị trí cần tuyểndụng, cập nhật danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ kho cơ sở dữ liệu, lên lịchthi tuyển, ghi nhận và đánh giá kết quả thi tuyển, cho đến bước cuối cùng là chuyển

hồ sơ ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự

- Quản lý hồ sơ nhân sự: Gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơn giản hóa

nhiều thao tác như quản lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc Đồngthời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp mọi sự thay đổiđối với nhân viên đều được ghi nhân đầy đủ: các thay đổi về hợp đồng lao động,phòng ban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật

lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo của từng học viên, từ

đó cung cấp các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó

hội của nhân viên, đồng thời hỗ trợ công tác tính toán, mức tiền trích nộp hàngtháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội

chấm công hàng ngày của nhân viên Xử lý dữ liệu để tính ra số ngày công, các loạicông, số công làm ngoài giờ, làm ca đêm, phân hệ này còn quản lý ngày nghỉ phép

và cân đối chỉ tiêu nghỉ phép cho nhân viên trong doanh nghiệp

1.2.2 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng

Đặc điểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng là phân rãmột hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống Phương pháp nàytiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn rồi tiếp tục phân rã các bàitoán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàmcủa ngôn ngữ lập trình hướng chức năng

a Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC)

Dùng để xác định mô hình nghiệp vụ hay các chức năng ngiệp vụ trong một tổchức, doanh nghiệp, các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng, nghiệp vụ cũngnhư mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Biểu đồ cho phép phân rãdần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn ở mức thấp hơn

Đặc điểm của BPC:

- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chứcnăng, nhiệm vụ cần thực hiện

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, vì PBC chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình tự

xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa chức năng

b Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD)

Là một công cụ trợ giúp cho hoạt động chính của các phân tích viên hệ thốngnhư: phân tích, thiết kế, biểu đạt và dùng làm tài liệu trong phân tích Biểu đồ luồng

dữ liệu dùng để mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ cũ và mới ở dạng vật lý, logicnhằm phát hiện độ chênh khi phát triển các mô hình cho tiến trình nghiệp vụ

c Mô hình thực thể liên kết

Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợpcác kiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộctính Các kiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết

Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thựcthể Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóanếu giá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau

d Mô hình quan hệ

Là một mô hình tổng quát, thể hiện đầy đủ nhất các quan hệ của các thuộctính Bao gồm mối liên kết, khóa chính, các thuộc tính

1.2.3 Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng

a Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo hướng ánh xạ cácthành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với cách tiếp cận này,một hệ thống được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng,mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ đượcxây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan

hệ và tương tác giữa chúng

b Một số khái niệm cơ bản

- Đối tượng (object): Đối tượng có thể là thực thể nhìn thấy được trong thế

giới thực (trong pha phân tích yêu cầu), biểu diễn thực thể hệ thống (trong pha thiếtkế)

c Đối tượng có trách nhiệm quản lý trạng thái của mình, cung cấp dịch vụcho đối tượng khác khi có yêu cầu

- Lớp (Class): Là khái niệm dùng để mô tả một tập hợp các đối tượng có

dùng một cấu trúc hành vi và có dùng mối quan hệ với các đối tượng khác

- Thành phần (Component): Là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và

giữ một chức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): Là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống

thành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau để trở thành một hệ thốngcon

- Kế thừa: Trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại

các thuộc tính và phương thức của một hoặc nhiều lớp khác

d Phân tích hướng đối tượng

- Phân tích kiến trúc hệ thống: Xác định và mô tả lại các hoạt động của hệ

thống đối với đối tượng

- Phân tích các use case: Dựa trên các yêu cầu ban đầu, tiến hành xác định

các tác nhân, use case, mối quan hệ giữa các use case và xây dựng biểu đồ

- Phân tích lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của các lớp, các mối

quan hệ cơ bản trong các lớp , thực hiện xây dựng biểu đồ

- Xây dựng biểu đồ trạng thái của lớp: Biểu diễn các trạng thái và sự chuyển

trạng thái của các lớp Nó chỉ ra tất cả các trạng thái mà đối tượng của lớp này cóthể có và những sự liện nào sẽ gây ra sự thay đổi trạng thái

e Thiết kế hướng đối tượng

- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng của hệ thống

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: Xác định các lớp chi tiết, thêm chức năngquản lý cho từng lớp ( thêm, sửa, xóa) Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết

- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho Usecase

- Thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các lớp

- Thiết kế giao diện: Chi tiết hóa hình thức giao tiếp giữa con người và máytính

f Ưu điểm của phân tích thiết kế hướng đối tượng

Đối tượng độc lập tương đối: che giấu thông tin, việc sửa đổi một đối tượngkhông gây ảnh hưởng lan truyền sang đối tượng khác

Những đối tượng trao đổi thông tin được với nhau bằng cách truyền thôngđiệp làm cho việc liên kết giữa các đối tượng lỏng lẻo, có thể ghép nối tùy ý, dễ

dàng bảo trì, nâng cấp, đảm bảo cho việc mô tả các giao diện giữa các đơn thể bêntrong hệ thống được dễ dàng hơn.

Hệ thống hướng đối tượng dễ dàng được mở rộng thành các hệ thống lớn nhờtương tác thông qua việc nhận và gửi các thông báo

Xây dựng hệ thống thành các thành phần khác nhau Mỗi thành phần được xâydựng độc lập và sau đó ghép chúng lại với nhau đảm bảo được có đầy đủ các thôngtin giao dịch

Việc phát triển và bảo trì hệ thống đơn giản hơn rất nhiều do có sự phân hoạch

rõ ràng, là kết quả của việc bao gói thông tin và sự kết nối giữa các đối tượng thôngqua giao diện, việc sử dụng lại các thành phần đảm bảo độ tin cậy cao của hệ thống.Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích vàthiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: bạn có thể tạo các thành phần (đốitượng) một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó Vì các đối tượng đã được thửnghiệm kỹ càng trong lần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tácdụng giảm thiểu lỗi và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế vàphát triển phần mềm

1.2.3 Lý thuyết về UML

a Khái niệm

UML (Unifield Modeling Language – UML) là một công cụ được tạo ra vớimục đích sử dụng cho phân tích và thiết kế phần mềm theo phương pháp hướng đốitượng UML là ngôn ngữ nửa hình thức, có tính trực quan, tức là sử dụng các biểutượng hình ảnh, dùng để mô tả phần mềm

b Các thành phần của UML

ngôn ngữ nào đó các đặc trưng chủ yếu của một đối tượng để nghiên cứu đối tượng

ấy Tuy nhiên thường thì mô hình không chỉ một biểu diễn cụ thể, mà là tập hợp củamột số biểu diễn, ví dụ mô hình use-case có nghĩa là tập hợp các biểu đồ use-case,

mô hình động là tập hợp các biểu đồ biểu diễn sự thay đổi theo thời gian như biểu

đồ trạng thái, biểu đồ tương tác, biểu đồ hoạt động

hóa, là sự trừu tượng hóa một loạt các biểu đồ khác nhau Mỗi hướng nhìn biểu hiện

nên khía cạnh của hệ thống, thông qua các hướng nhìn người ta có một cái nhìntổng quan về hệ thống.

sắp xếp để minh họa một thành phần cụ thể hay một khía cạnh cụ thể của hệ thống

c UML và các giai đoạn phát triển phần mềm

các yêu cầu của người sử dụng, nêu bật mối quan hệ cũng như sự giao tiếp với hệthống Qua phương pháp mô hình hóa use case, các tác nhân bên ngoài quan tâmđến hệ thống sẽ được mô hình hóa song song với chức năng mà họ đòi hỏi từ phía

hệ thống Các tác nhân và use case được mô hình hóa cùng các mối quan hệ vàđược miêu tả trong biểu đồ use case của UML

hình cũng như mối quan hệ giữa chúng với nhau, các lớp cùng các mối quan hệ đó

sẽ được mô tả bằng công cụ biểu đồ lớp của UML

được mở rộng thành một giải pháp kỹ thuật Các lớp mới sẽ được bổ sung để tạothành một hạ tầng cơ sở kỹ thuật: Giao diện người dùng, các chức năng để lưu trữcác đối tượng trong ngân hàng dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống khác, giao diệnvới các thiết bị ngoại vi và các máy móc khác trong hệ thống, Các lớp thuộcphạm vi vấn đề có từ giai đoạn phân tích sẽ được"nhúng" vào hạ tầng cơ sở kỹ thuậtnày, tạo ra khả năng thay đổi trong cả hai phương diện: Phạm vi vấn đề và hạ tầng

cơ sở Giai đoạn thiết kế sẽ đưa ra kết quả là bản đặc tả chi tiết cho giai đoạn xâydựng hệ thống

kế sẽ được biến thành những dòng code cụ thể trong một ngôn ngữ lập trình hướngđối tượng cụ thể Phụ thuộc vào khả năng của ngôn ngữ được sử dụng, đây có thể làmột công việc khó khăn hay dễ dàng Giai đoạn xây dựng là một giai đoạn riêngbiệt, nơi các mô hình được chuyển thành code

qua nhiều giai đoạn và với nhiều nhóm thử nghiệm khác nhau Thử nghiệm đơn vị

sử dụng biểu đồ lớp và các đặc tả lớp, thử nghiệm tích hợp thường sử dụng biểu đồthành phần và biểu đồ cộng tác và giai đoạn thử nghiệm hệ thống sử dụng biểu đồ

use case để đảm bảo hệ thống có phương thức hoạt động đúng như đã được địnhnghĩa từ ban đầu.

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các mảng đềtài liên quan đến HTTT quản lý nhân sự để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như cácứng dụng đã triển khai vào thực tế Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội thamkhảo:

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

- Mai Văn Tâm (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích và thiết kế HTTTquản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông Viacom”, Khoa Hệthống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử Đây là một trong những đề tài xâydựng HTTT quản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được nhữngnhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướngchức năng

- Nguyễn Hoàng Đức (2016), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long, Khoa máy tínhTrường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh Ưu điểm của luận văn là thiết kếđược giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữliệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thốngthực tế.Nhược điểm tồn tại là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệthống thông tin mạng, các chức năng đầy đủ quản lý một hệ thống chưa hoàn chỉnh

- Vũ Thị Thanh An (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và du lịch ALUViệt Nam Đề tài đã đi sâu vào phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự chodoanh nghiệp Tuy nhiên đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng củaHTTT quản lý nhân sự tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tíchCSDL chưa được chặt chẽ, các kết xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tínhquản trị cao

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

- Boris Solar (2015), Personnel information system: “Personnel informationsystem KADRIS is a contemporary HRM (human resource managment) softwaretool for comprehensive support of personnel functions - from searching for skilled

personnel, recruiting, management of personal data, monitoring of effectiveness anddevelopment of an individual’s career to the time an individual spent in thecompany and possible reemployment” Bài báo giới thiệu hệ thống thông tin nhân

sự KADRIS, là công cụ phần mềm quản lý nhân sự hiện đại (HRM) nhằm hỗ trợtoàn diện cho các chức năng của nhân viên - từ tìm kiếm nhân viên có tay nghề,tuyển dụng, quản lý dữ liệu cá nhân, giám sát hiệu quả và phát triển sự nghiệp củamột cá nhân tới thời trong công ty và có thể có việc làm

- Margaret Rouse (2015), Human Capital Management (HCM): “The HumanCapital Management (HCM) Program has been established to introduce workforcesystems for managers and employees to attract, manage and develop the NSWHealth workforce” Bài báo nói về chương trình quản lý nguồn nhân lực (HCM)được thành lập nhằm giới thiệu các hệ thống lực lượng lao động cho các nhà quản

lý và nhân viên để quản lý và phát triển lực lượng y tế NSW

- Paulpone (2016), BMD Personnel Information System: “BMD PersonnelInformation System easily manages all processes around personnel – from definingjob descriptions to administering applicant selection and ongoing employeetraining” Đây là hệ thống thông tin nhân sự BMD, giúp dễ dàng quản lý tất cả cácquy trình xung quanh nhân sự, từ việc xác định mô tả công việc để quản lý tuyểndụng nhân viên và đào tạo nhân viên thường xuyên

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướngđầu tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm

cả trong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệpđặc biệt là quản lý nhân sự là điều rất cần thiết Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câuhỏi, nên xây dựng HTTT quản lý nhân sự như thế nào và bằng phương pháp nào đểphù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việcđầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con người có hiệu quả như mong đợi

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN

LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Nology Việt Nam

Tên đầy đủ công ty: Công ty TNHH Nology Việt Nam

Tên giao dịch: NOLOGY CO., LTD

Mã số thuế: 0106333305 do chi cục thuế quận Cầu Giấy quản lý được cấpngày 11/10/2013

Người đại diện: Ông Đinh Trung Kiên

- 311 Thanh Nhàn – Hai Bà Trưng – ĐT: 0911448882 – 02473009163

- 95 Phố Nguyên Khê – Đông Anh – Hà Nội – ĐT: 0911111334 –02473009165

- 187 Giáp Nhất – Thanh Xuân – ĐT: 0965181484 – 02473009166

- 369 Hoàng Văn Thụ - phường 2 – quận Tân Bình – ĐT: 0911448881 –02473009160

564 Lê Hồng Phong phường 10 – quận 10 – ĐT: 0964363121 02473009161

-Công ty TNHH NOLOGY được thành lập từ năm 2011, ra đời dựa trên ýtưởng của những sinh viên học khoa Thương mại điện tử Trường đại học Thươngmại Ban đầu, công ty là một cửa hàng nhỏ chuyên cung cấp và sửa chữa điện thoại

Do số vốn hạn hẹp nên địa điểm bán hàng chỉ là một cửa hàng nhỏ nằm ở số 93 HồTùng Mậu Với những thành công đạt được, sau 2 năm kinh doanh trong lĩnh vựcđiện thoại, đội ngũ quản trị và nhân viên dần có cho mình những kinh nghiệm Năm

2013, Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam chính thức được thành lập và dời tới số

96 đường Trần Vỹ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội Từ một cửa hàng nhỏ, công ty đãphát triển với đội ngũ nhân viên lên tới trên 30 người và một chuỗi các cửa hàngkinh doanh cả ở miền Bắc và miền Nam

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty

2.1.2 Khái quát tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây

a Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Nology Việt NamTheo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106333305 ngày 11-10-2013của Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHHNOLOGY Việt Nam như sau:

- Kinh doanh các mặt hàng smartphone chính hãng tại Việt Nam như: Sky,Samsung, LG …

- Kinh doanh các sản phẩm điện thoại của các hãng nổi tiếng như: HTC, Sony,

LG, Nokia, Iphone…

- Kinh doanh các sản phẩm phụ kiện điện thoại: cáp, case, …

- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa Iphone, điện thoại, đồng hồ

- Kinh doanh đồng hồ Tigold

NOLOGY luôn cung cấp các mặt hàng của những thương hiệu nổi tiếng, chấtlượng, đảm bảo giá cả cạnh tranh với chế độ hậu mãi, bảo hành uy tín

Bộ phận bán hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Bộ phận marketing

b Tình hình kinh doanh trong 3 năm gần đây

Bảng 2.1 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH NOLOGY Việt Nam qua

5 Thuế thu nhập doanh nghiệp (20%) 822.8 1468 1595.2

( Nguồn: Phòng tài chính)

Nhận thấy công ty đã tích cực trong đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viênnăng động, nhiệt tình trong công việc luôn cố gắng phục vụ khách hàng tốt nhất,mang lại cho khách hàng sự hài lòng cũng như mang lại nguồn doanh thu cho công

ty Do vậy, hoạt động của công ty 3 năm gần đây có sự phát triển trông thấy

Cụ thế, theo như số liệu điều tra được, năm 2015 chênh 2580.8 triệu đồng,tăng 78,41% so với năm 2014, năm 2016 chênh 508.8 triệu so với 2015, tăng8.66% Với mức tăng đột phá của năm 2015 so với năm 2014 cho thấy một năm làm

ăn phát đạt của công ty Năm 2016 lợi nhuận tăng lên không cao là do công ty tậptrung vốn cho việc mở các chi nhánh nhằm mở rộng quy mô kinh doanh nhưngcũng cho thấy những nỗ lực cố gắng phát triển của công ty cũng như tất cả cán bộnhân viên trong công ty

Nhận xét: Từ kết quả kinh doanh có thể thấy Công ty đang hoạt động và phát

triển tốt Tuy nhiên cần một số khó khăn cần phải khắc phục:

- Cần thực hiện tốt hơn các chức năng nghiệp vụ của mỗi thành viên góp phầnnâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty

- Cần có các chiến lược kinh doanh cụ thể hơn để giữ uy tín cũng như tạo lòngtin với khách hàng, đồng thời giữ quan hệ tốt với khách hàng cũ

- Công ty cần chú trọng vấn đề phát triển thị trường để việc kinh doanh điđúng hướng, thu hút nhiều tập khách hàng để đem lại nguồn thu lớn cho công ty

c Định hướng phát triển của công ty

- Trở thành nhà phân phối hàng đầu các dòng sản phẩm điện thoại, đồng hồnổi tiếng

- Cung cấp, giới thiệu những sản phẩm mới nhất, đa dạng về sản phẩm, hoànhảo về chất lượng, nhiệt tình về dịch vụ

- Thu hút nhiều nhân tài, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nâng caothu nhập, chất lượng cuộc sống cho nhân viên

2.2 THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM

2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng HTTT của Công ty TNHH Nology Việt Nam

a Phần cứng

Theo điều tra, ta có bảng khảo sát tình hình phần cứng của công ty

Bảng 2.2 Khảo sát tình hình phần cứng tại công ty

Đơn vị: Chiếc

Máy tính để bàn Máy tính cá nhân Máy in Máy scan

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

- Máy chủ: Thuê ngoài

- Mạng sử dụng: Mạng LAN

Tất cả máy tính đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet của công ty.Nhân viên có thể chia sẻ dữ liệu qua network Tuy nhiên, phương thức chia sẻ thôngtin này lại có tính bảo mật kém, dữ liệu quản lý ở dạng phân tán

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

- Công ty sử dụng phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office tại một sốphòng ban như: phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng marketing Các phần mềm

này đều đã được công ty mua bản quyền để sử dụng Đảm bảo vấn đề an toàn thôngtin của công ty.

Bảng 2.4 Khảo sát phần mềm tin học văn phòng Microsoft office tại công ty

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

- Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực liên quan đến CNTT, TMĐT, vìvậy công ty sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng hỗ trợ hoạt động quản lý kinhdoanh

Bảng 2.5 Khảo sát một số phần mềm khác tại công ty

(Nguồn: Phiếu khảo sát)

Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số phần mềm khác:

- Phần mềm Skype, thuận tiện liên lạc, thảo luận các vấn đề giữa các bộ phậntồn tại trong công ty

- Công ty đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng do Nhanh.vn cung cấp đểphục vụ hoạt động kinh doanh của công ty Với ưu điểm trong việc quản lý sảnphầm, quản lý xuất kho, quản lý bán hàng và tạo các chương trình khuyến mại, dịch

vụ bảo hành sửa chữa, phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn góp phần khôngnhỏ trong quá trình phát triển của công ty TNHH NOLOGY

c Mạng máy tính

Hiện tại, công ty đang áp dụng hệ thống mạng LAN có dây và không dây Do

2 nhà mạng cung cấp là FPT và Viettel Đặc biệt, công ty sử dụng mạng wifi chuẩn802.11ac, là chuẩn mới nhất và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay 802.11ac sửdụng công nghệ không dây băng tần kép, hỗ trợ các kết nối đồng thời trên cả băngtần 2.4 GHz và 5 GHz Băng thông đạt tới 1.300 Mbps trên bawg tần 5 GHz, 450Mbps trên 2.4 GHz

Bảng 2.6 Khảo sát chất lượng mạng tại công ty

Ổn định 4

(Nguồn: Phiếu khảo sát)

Nhìn vào kết quả khảo sát ở bảng trên, ta thấy có tới 13 người cho rằng chấtlượng mạng đang sử dụng không ổn định Họ nói, hệ thống mạng của công ty đãtừng bị tấn công do chưa có hệ thống an ninh mạng như tường lửa, phần mềmchống virut tốt nhất…

d Cơ sở dữ liệu

Bảng 2.7 Khảo sát phương pháp thu thập dữ liệu tại công ty

Frequency Percent Valid

Percent

CumulativePercentValid Phương pháp thu thập

Dữ liệu của công ty được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Thông tin bêntrong doanh nghiệp được thu thập chủ yếu từ các sổ sách, báo cáo kinh doanhthường kỳ Việc thu thập này dẫn đến dữ liệu bị trùng lặp và có thể bị xâm nhập, lấy

đi thông tin quan trọng của công ty

Thông tin bên ngoài doanh nghiệp được thu thập thông qua mạng internet, báochí, khách hàng…Ngoài ra, công ty sử dụng đường truyền mạng LAN có dây vàkhông dây để truyền và nhận dữ liệu giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên cácphòng ban với nhau

Bảng 2.8 Khảo sát tình hình lưu trữ dữ liệu tại công ty

Bảng 2.9 Khảo sát hệ quản trị CSDL của công ty

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent

Lấy kết quả của 20 phiếu khảo sát thu về, ta thấy công ty sử dụng hệ quản trịCSDL SQL Server, là hệ quản trị đang được rất nhiều công ty khác tin tưởng và sửdụng

e Website của công ty

Bảng 2.10 Khảo sát nội dung website công ty cung cấp

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

Theo khảo sát, website của công ty chủ yếu để quảng bá sản phẩm dịch vụ,chưa mang lại nhiều hiệu quả kinh doanh

Bảng 2.11 Khảo sát ngôn ngữ xây dựng website

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent

cho rằng HTTT hay gặp trục trặc và chưa thực sự mang lại hiệu quả (Xem bảng

điều tra tại phụ lục)

Bảng 2.12 Kết quả điều tra về nguồn lực quản trị HTTT của công ty TNHH

Nology Việt Nam

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

Bảng 2.13 Khảo sát những khó khăn trong việc ứng dụng CNTT, HTTT tại

công ty TNHH Nology Việt Nam

Những khó khăn công ty gặp phải Câu trả lời

Rào cản về nhận thức, nguồn lực và ứng dụng 

Khả năng cạnh tranh

Thiếu lực lượng lao động có trình độ 

( Nguồn: Phiếu khảo sát)

Biểu đồ 2.2 Đánh giá khả năng quản trị HTTT của công ty TNHH Nology Việt

Nam

Theo khảo sát về khả năng quản trị, có tới 45% trên tổng số 20 người cho rằng

khả năng quản trị HTTT của công ty có độ chuyên nghiệp khá cao (Xem bảng điều

tra tại phụ lục)

b Hoạt động TMĐT

Hiện tại, công ty đang sở hữu một website TMĐT, tuy nhiên website chủ yếu

để quảng bá sản phẩm Việc bán hàng qua website vẫn diễn ra nhưng chưa mang lại

Bảng 2.14 Tình hình cập nhật website của công ty TNHH Nology Việt Nam

Cap nhat web

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent

Việc cập nhật website được công ty cập nhật thường xuyên theo ngày, đưanhững sản phẩm mới nhất, các chương trình giảm giá khuyến mại lên website đểkhách hàng tìm hiểu

Như đã phân tích ở trên, công ty chủ yếu sử dụng website vào việc quảng básản phẩm, nên doanh thu trên web được nhân viên đánh giá là không ổn định Hìnhthức thanh toán qua bán hàng trên website là ship code và thu tiền tận nhà

Biểu đồ 2.3 Đánh giá hiệu quả quảng cáo sản phẩm trên website của Công ty

TNHH Nology Việt Nam

Tuy website chủ yếu là quảng cáo sản phẩm nhưng khi khảo sát, hiệu quảmang lại chỉ ở mức trung bình Doanh mang lại chủ yếu ở hình thức bán hàngtruyền thống và thông qua các mạng xã hội như facebook, zalo…

2.2.3 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty

a Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại công ty

Biểu đồ 2.4 Mức độ hài lòng của nhân viên về HTTT quản lý nhân sự hiện tại

Ta thấy, có 20% nhân viên hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của công ty,20% nhân viên cảm thấy bình thường và có tới 60% nhân viên không hài lòng với

hệ thống hiện tại (Xem bảng điều tra tại phụ lục)

Từ đó có kết luận về HTTT quản lý nhân sự của công ty còn kém, hoạt độngchưa hiệu quả, có thể sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty

b Quản lý hồ sơ nhân viên

Biểu đồ 2.5 Mức độ hài lòng về quản lý hồ sơ nhân viên của công ty

Sử dụng SPSS để phân tích dữ liệu, ta thấy có 30% nhân viên hài lòng về quản

lý hồ sơ nhân viên của công ty, 20% nhân viên thấy bình thường và 50% nhân viên

không hài lòng (Xem bảng điều tra tại phụ lục)

c Chức năng quản lý khen thưởng

Biểu đồ 2.6 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật của

Từ đó, ta thấy chức năng này vẫn còn kém hiệu quả, cần được thay đổi để phù hợp

với sự phát triển của công ty (Xem bảng điều tra tại phụ lục)

d Chức năng quản lý lương

Biểu dồ 2.7 Mức độ hài lòng về chức năng quản lý lương của công ty

Qua đây ta thấy, chức năng quản lý lương chưa đáp ứng được 40% nhu cầucủa nhân viên, chỉ đáp ứng được 35% và 10% cảm thấy bình thường Chứng tỏ

chức năng quản lý lương vẫn chưa hoạt động tốt, cần được nâng cấp (Xem bảng

điều tra tại phụ lục)

e Chức năng thống kê báo cáo

Biểu đồ 2.8 Mức độ hài lòng về chức năng thống kê báo cáo của công ty

Theo phân tích của SPSS, có tới 50% nhân viên khôn hài lòng về chức năngbáo cáo này, có 30% cảm thấy hài lòng và 20% cảm thấy bình thường Điều đó chothấy chức năng báo cáo vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của hệ thống

(Xem bảng điều tra tại phụ lục)

f Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới

Biểu đồ 2.9 Khảo sát nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho công ty

Có tới 60% nhân viên cho rằng cần xây dựng một HTTT quản lý nhân sự mới,30% nhân viên cảm thấy bình thường và chỉ có 10% nhân viên cho rằng không cầnthiết

Những nhân viên được điều tra đa số là người biết đến HTTT này, vì vậy quanhững phân tích trên đây công ty cần có phương án phù hợp để xây dựng HTTT

mới sao cho đảm bảo được các chức năng cần thiết để công ty phát triển hơn (Xem

bảng điều tra tại phụ lục)

g Nhu cầu về chức năng chấm công cho phần mềm nhân sự mới

Biểu đồ 2.10 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng chấm công vào HTTT quản lý

nhân sự mới cho công ty

Theo số phiếu điều tra phát ra, có tới 65% nhân viên cho rằng cần có chứcnăng chấm công cho phần mềm quản lý nhân sự mới Chỉ có 20% có rằng việc làmnày là bình thường và 15% cảm thấy không cần thiết Nhiều nhân viên cho rằng,việc thêm chức năng chấm công cho nhân viên theo ngày, tháng… cho phần mềmmới nhằm so sánh dữ liệu chấm công với các ca làm việc, các ngày nghỉ để tính

toán ngày công chính xác (Xem bảng điều tra tại phụ lục)

h Nhu cầu về chức năng quản lý hưu trí và chuyển công tác của nhân viêntrong phần mềm quản lý nhân sự mới

Biểu đồ 2.11 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng quản lý hưu trí và chuyển

công tác vào HTTT quản lý nhân sự mới của công ty

Nhìn vào biểu đồ được phân tích trên SPSS, ta thấy có tới 60% cho rằng chứcnăng quản lý hưu trí và chuyển công tác của nhân viên là thật sự cần thiết cho phầnmềm quản lý nhân sự mới Chỉ có 30% cho rằng việc làm này là bình thường và

10% là thấy không cần thiết (Xem bảng điều tra tại phụ lục)

i Nhu cầu về chức năng quản lý đào tạo cho nhân viên trong phần mềmquản lý nhân sự mới

Biểu đồ 2.12 Khảo sát nhu cầu thêm chức năng quản lý tuyển dụng, đào tạo

cho nhân viên vào HTTT quản lý nhân sự mới của công ty

Có tới 60% nhân viên cho rằng chức năng này rất quan trọng, cần bổ sungngay lập tức vào phần mềm quản lý nhân sự mới Chỉ có 20% nhân viên cho rằng làbình thường, số còn lại cho rằng không cần thiết

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM

a Ưu điểm

Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạochuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao Được đào tạo hướng dẫn sử dụng cáccông nghệ, phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình.Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những

sự thay đổi khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tinquản lý nhân sự), hoặc bổ sung hệ thống Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lýnhân sự được đánh giá khá hiệu quả trong công việc Bên cạnh đó, Công ty còn tổchức công tác bồi dưỡng nhân viên diễn ra thường xuyên, giúp các nhân viên có khảnăng thao tác thành thạo với các phần mềm mà công ty đang triển khai

Chức năng quản lý tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảnglương và các công thức tính lương một cách linh họat Có thể xuất và nhập dữ liệudưới dạng các tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng

Hệ thống tính lương đáp ứng nhu cầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặtchẽ cũng như các khoản thu nhập cho nhân viên một cách chính xác.

b Nhược điểm

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH Nology Việt Namtuy có nhiều ưu điểm, thuận lợi nhưng vẫn còn tồn tại những nhược điểm, bất lợitrong việc ứng dụng hệ thống trong công việc:

- Hệ thống còn khá rời rạc do sử dụng một hệ thống chưa thực sự đồng bộtrong công tác quản lý nhân sự và tiền lương Rời rạc trong việc sử dụng phần mềmquản lý nhân sự và phần mềm quản lý tiền lương

- Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngoài làmviệc Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc của nhân viên khi ra ngoài làm việc.Khó đánh giá được sự tăng hoặc giảm của số lượng nhân viên làm việc trong công

ty Không đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưaphân cấp được mức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty Khó khăn trongviệc kiểm tra các báo cáo của nhân viên

- Sự truyền tải thông tin qua lại giữa các phòng ban gặp nhiều bất cập trongcông tác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độ của nhân viên để cóđánh giá sát thực, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi nhân viên

- Với việc quản lý nhân sự như hiện nay thì việc bảo mật thông tin nhân sựchưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởngtới chất lượng nguồn nhân lực

c Nguyên nhân

Hiện tại công ty chưa có phòng ban riêng dành cho việc quản lý HTTT vàCNTT mà đang bị trực thuộc vào các phòng ban khác cho nên việc quản lý diễn raphức tạp hơn, dễ dẫn đến thiếu sót trong công tác quản lý

Trong hệ thống quản lý nhân sự tại công ty gồm hai chu trình con là quản lýnhân sự trực thuộc phòng hành chính nhân sự và quản lý tiền lương trực thuộc

phòng kế toán tài chính, việc quản lý thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận

chức năng trong công tác quản lý không tập trung khiến cho nhà lãnh đạo khó quản

lý chính xác nhân sự, tiền lương nhân viên toàn công ty Nguyên nhân nữa là phầnmềm quản lý nhân sự hiện tại của công ty chưa đáp ứng đủ các tính năng cần thiếtcho công ty từ: quản lý chấm công, quản lý đào tạo, hưu trí…