Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ trần đình

Phương pháp xử lý dữ liệu Sau khi thu thập các số liệu sơ cấp, thứ cấp tiến hành tổng hợp, phân tích, sosánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp từ người khác Trong suốt thờigian từ khi bắt đầu học tập tại giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được sự quantâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo Lê Thị Thu đã hướng dẫn tận tình,chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóa luận tốtnghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế vàThương mại điện tử Thương Mại, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho

em học tập, nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Thương mại và Dịch

vụ Trần Đình, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điềukiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tậptại công ty

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân,nhưng với thời gian và kiến thức còn hạn chế, khóa luận chắc chắn không tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếptục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Kiều Oanh

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ , HÌNH VẼ vi

PHẦN MỞ ĐẦU vii

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu vii

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu viii

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu viii

4 Phương pháp nghiên cứu viii

5 Kết câu khóa luận x

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH 1

1.1 Các khái niệm cơ bản 1

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 1

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 3

1.1.3 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3

1.2 Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 4

1.2.1 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin 4

1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế 5

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 9

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 9

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 10

CHƯƠNG II : KẾT QUẢ , PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH 11

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình 11

2.1.1 Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Trần Đình 11

ii

2.1.2 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty 14

2.2 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình 15

2.2.1 Thực trạng trang thiết bị phần cứng 15

2.2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm 15

2.2.3 Thực trạng sử dụng hệ thống mạng 16

2.2.4 Thực trạng tình hình ứng dụng HTTT trong quản lý khách sạn của công ty 16

2.2.5 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách sạn của công ty 24

CHƯƠNG III : ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH 26

3.1 Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp về phân tích thiết kế hệ thống thông tin của công ty hiện nay 26

3.1.1 Định hướng phát triển 26

3.1.2 Đề xuất giải pháp 26

3.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn theo hướng chức năng 27

3.2.1 Mô tả bài toán 27

3.2.2 Phân tích và thiết kế 28

3.2.3: Thiết kế hệ thống 38

3.3 Một số kiến nghị 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Giải nghĩa

DANH MỤC BẢNG BIỂU

v

DANH MỤC SƠ ĐỒ , HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin 2

Hình 1.1: Ví dụ biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh 7

Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 1) 8

Hình 1.3: Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 2) 8

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 12

Hình 3.1: Sơ đồ thực liên kết thực thể hệ thống quản lý khách sạn 39

Hình 3.2: Các thuộc tính trong liên kết thực thể 40

Hình 3.3: Tách liên kết n-n giữa hóa HÓA ĐƠN DỊCH VỤ và DỊCH VỤ 41

Hình 3.4 : Các thuộc tính trong liên kết thực thể 42

Hình 3.5 : Mô hình dữ liệu vật lí 47

vi

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Trong thời đại hiện đại hóa, CNTT đã phát triển rất mạnh mẽ trên nhiều lĩnhvực trong đời sống, đơn giản hóa hoạt động công việc của con người, cũng chính vì

đó, CNTT đi vào các doanh nghiệp với một phương thức hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo

và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chínhxác, còn làm cho công việc của con người được thuận lợi và phát triển.Hơn hết nó đãđịnh hướng doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, chia sẻ thông tin một cách nhanhchóng chính xác và có hiệu quả Thông tin được xem như là một nguồn tài nguyên vôcùng quan trọng của mọi tổ chức doanh nghiệp Kế hoạch hoạt động tốt cũng như việcquản lý điều hành có hiệu quả thông qua các quyết định đúng đắn đều, phải dựa vàonguồn thông tin thường xuyên được cập nhật và có chất lượng cao

Hệ thống thông tin là phương tiện quan trọng để cung cấp các thông tin cầnthiết cho bất kỳ một tổ chức hoạt động nào Như vậy, việc xây dựng một hệ thốngthông tin giúp cho việc tự động hóa công tác quản lý là nhu cầu thiết yếu của mỗidoanh nghiệp Đã có rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp ứng dụng HTTT vào các côngviệc khác nhau như: quản lý tài chính- kế toán; quản lý nhân lực, quản lý khách hang;quản lý khách sạn;……

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trần Đình được thành lập 7 năm Hiệnnay, công ty đang quản lý khách sạn bằng excel và misa

Hiện nay, công ty đang phát triển rất tốt về cung cấp dịch vụ cho khách hàng.Bên cạnh những thành công đó, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cậptrong quản lý khách sạn Đặc biệt vấn đề cấp thiết hiện nay trong công ty là quản lý vàcác hoạt động trong khách sạn của công ty, còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế Trongthời gian thực tập tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình, em nhận thấy

sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý khách sạn mới đáp ứnghết nhu cầu của công ty Tuy hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lýkhách sạn nhưng do các phần mềm này được sản xuất và chào bán chung cho phầnđông các cơ quan tổ chức nên không đi sát với các yêu cầu quản lý cụ thể của từng

doanh nghiệp Chính vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ Trần Đình”

nhằm giúp các công tác quản lý khách sạn được nhanh chóng, tiện lợi, góp phần nângcao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Vì thế việc chọn lựa đề tài này là cầnthiết hiện nay

vii

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ Trần Đình” được đề xuất cho doanh nghiệp với các mục tiêu

- Khảo sát đánh giá thực trạng của công tác quản lý khách sạn tại công ty Từ

đó đưa ra giải pháp và tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lýkhách sạn phù hợp, giải quyết được bài toán quản lý khách sạn tại công ty, giúp công

ty đạt được hiệu quả trong công tác quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý tàichính,…

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng:

- Đối tượng nghiên cứu :

+ Hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương mại và dịch

- Về không gian: công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Trần Đình

- Về thời gian: các số liệu thu thập được từ năm 2014 đến năm 2016 tại công

ty TNHH Thương mại và dịch vụ Trần Đình

4 Phương pháp nghiên cứu.

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu ( sơ cấp và thứ cấp ) về các đốitượng cần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phântích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cầnthiết Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữliệu thành nguồn thông tin hữu ích

Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận tốt nghiệp này nhằm thuthập được các dữ liệu sơ cấp (phiếu khảo sát) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ thốngthông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống thông tin, các thông tin trên website,

viii

các bài nghiên cứu, tìm hiểu về công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Trần Đình… )

để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này

Phương pháp thu thập tài liệu:

+ Gửi phiếu khảo sát: chuẩn bị các câu hỏi khảo sát gửi tới các phòng ban đểtìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách sạnhiện tại và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công ty.Tất cả

có 20 phiếu khảo sát , khảo sát các nhân viên trong công ty và ban giám đốc với cáccâu hỏi khảo sát là: Những hoạt động nào trong công ty liên quan đến quản lý kháchsạn? Công ty đang sử dụng phương thức nào để quản lý các hoạt động quản lý kháchsạn? Các hoạt động quản lý khách sạn có liên kết với nhau hay không? Các phần mềmquản lý khách sạn mà anh chị biết? Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ởcông ty hiện nay ? Công ty muốn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ở nước ngoàihay phần mềm quản lý khách sạn ở Việt Nam? Phần mềm nào hiện nay được công ty

sử dụng vào quản lý đặt phòng? Công ty có muốn mua hay thuê phần mềm quản lýkhách sạn không? Mức độ hài lòng của nhân viên về hoạt động quản lý khách sạn?Hoạt động nào của công ty đã được tin học hóa

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp đểnắm bắt được các nghiệp vụ quản lý khách sạn tại công ty,…

+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty… để tìm hiểutình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý khách sạn của công ty

+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thốngthông tin và phân tích thiết kế hệ thống

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Sau khi thu thập các số liệu ( sơ cấp, thứ cấp ) tiến hành tổng hợp, phân tích, sosánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạngcông tác quản lý khách sạn và tình hình hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công

ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Trần Đình Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được phântích bằng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ thông qua phiếu khảo sát, đánh giácác dữ liệu thu được

Đồng thời từ kết quả của phiếu khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp vàquy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mụctiêu của đề tài

ix

5 Kết câu khóa luận

Ngoài các mục như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mụchình vẽ, tài liệu tham khảo

Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý

Chương 2: Kết quả, phân tích, đánh giá thực trạng phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Trần Đình

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Đình

x

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH 1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân

phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008).

Các chức năng chính của hệ thống thông tin

- Nhập dữ liệu

- Xử lý dữ liệu

- Xuất dữ liệu

- Lưu trữ dữ liệu

- Cung cấp các thông tin phản hồi

Các thành phần của hệ thống thông tin

- Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máytính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thốngthống thông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy, cầm nắm được

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngônngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào

đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…

- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kếtnối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thôngnào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máytính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người nàyđến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Gồm hai nhómchính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xâydựng, bảo trì hệ thống thông tin

- Cơ sở dữ liệu:

+ CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bịlưu trữ thông tin thứ cấp( như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khaithác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng vớinhiều mục đích khác nhau

+ Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn

đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khaithác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…

+ Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn và

tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện chongười sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

- Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin

(Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ thông

tin, Đại học Thương mại)

Vai trò của hệ thống thông tin

- HTTT đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụngkhi có nhu cầu

- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyếtđịnh và hệ thống con tác nghiệp

- HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin

ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cungcấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông

tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là củamột tổ chức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa cácthông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thậpcác thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong

cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyêncập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng

hiện thời của doanh nghiệp (Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003)

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp

HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụquản lý tốt nhất Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn,chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổchức hay doanh nghiệp của mình

HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lạilợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo

sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn,phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN

1.1.3 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý khách sạn

- Khái niệm hệ thống thông tin quản lý khách sạn:

Hệ thống thông tin quản lý khách sạn là hệ thống thông tin bao gồm tất cảnhững quyết định và hoạt động quản lý( quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lýphòng lễ tân, quản lý các buồng phòng, ) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanhnghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Quản lý khách sạn là quản lý toàn bộ công việc và nhân viên trong khách sạn

Để tạo lập và duy trì quản lý khách sạn tốt nhất yêu cầu ban giám đốc, ban quản lý cócách thức quản lý tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khảnăng của mình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viêncủa lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các

cá nhân hoàn thiện mình

Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý khách sạn là rất cầnthiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý khách sạn bằng phươngpháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lýcấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn.

HTTT quản lý khách sạn của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ vàtoàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động Nhờ những thông tin

mà hệ thống thông tin quản lý khách sạn cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lýcủa công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình khách sạn về mọi mặt của khách sạn,nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác Như vậy, HTTT quản lý khách sạn giúptiết kiệm sức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnhđạo, người quản lý với nhân viên

1.2 Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

1.2.1 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiềutác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lạicác phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dựán:

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước:

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểucác hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém củanó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng vàcác ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới

sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Phác hoạcác giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá vềmọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện ) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kếhoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính,nhân sự, trang thiết bị ) để triển khai dự án

Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của

phân tích hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổchức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tinđược sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộcđặt lên các chức năng đó Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu củamình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới.Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới Việc phân tích và thiết kế

cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết

kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữliệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì

Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ

thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới Công tácthiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đãđược nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu? Một số các công việc thường được thực hiện tronggiai đoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập,nhận biết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms (vẽtrên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu vàbảng để tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đếnoutput Kết quả giai đoạn thiết kế là Đặc Tả Thiết Kế (Design Specifications) BảnĐặc Tả Thiết Kế Chi Tiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giaiđoạn xây dựng phần mềm

Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống.

Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũngchính người viết code chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giảithích thủ tục (procedure) mà anh ta tạo nên được viết như thế nào và lý do cho việcnày Để đảm bảo chương trình được viết nên phải thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trướctrong bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết, người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành thửnghiệm phần chương trình của mình

1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế

1.2.2.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng

Phân tích hệ thống thông tin theo hướng chức năng là sự nghiên cứu, điều traxem xét các chức năng của hệ thống một cách tỉ mỉ, toàn diện để xác định những yêucầu về thông tin và các quá trình hệ thống cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình

đó, cùng như quan hệ với các hệ thống khác

(Nguồn: Bài giảng môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Bộ môn côngnghệ thông tin, Đại học Thương mại)

Thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng là việc xác định cấu trúcphần cứng và phần mềm, xác định các modul chương trình, giao diện và các dữ liệucho hệ thống để thỏa mãn yêu cầu của nhà sử dụng

( Nguồn: Bài giảng môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Bộ môn côngnghệ thông tin, Đại học Thương mại)

- Mục đích: xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ

thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách

rõ ràng những gì hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm tới phương pháp thựchiện các chức năng ấy Như vậy việc phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở banđầu Các mô tả này sẽ được trình bày rõ ràng trong một tài liệu gửi cho người sử dụngphê chuẩn trước khi tiến hành những công việc tiếp theo

Xây dựng sơ đồ chức năng:

- Một chức năng đầy đủ gồm những thành phần sau:

- Tên chức năng

- Đẩu ra của chức năng (dữ liệu)

- Mô tả chức năng

- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

Các biểu đồ phân tích thiết kế theo hướng chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng :

- Là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ tổng quan đến chitiết Một nút trong biểu đồ là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng là các cung

có quan hệ bao hàm ( chức năng ở mức cao thấp bao hàm các chức năng ở mức caohơn)

- Đặc điểm: Cho cái nhìn khái quát, dễ hiểu về các chức năng của hệ thống, dễthành lập, có tính chất tính, thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

- Kí hiệu:

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Tên chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD) :

- Là loại biểu đồ diễn tả quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu: sự diễn tả là

ở mức logic, chỉ rõ các chức năng con cần thực hiện, chỉ rõ các thông tin được chuyểngiao giữa các chức năng đó

- Các thành phần: Các chức năng, các luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân trongtác nhân ngoài

Hình 1.1 : Ví dụ biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh

+ Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(mức 1 ): dùng để biểu diễn chức năng tổng quát một cách chi tiết hơn bằng cách phân nhỏ chức năng tổng quát thành các chức năng chi tiết hơn bằng cách phân nhỏ chức năng tổng quát thành các chức năng chi tiếthơn và cũng có chỉ một biểu đồ BĐLDL mức đỉnh thường có dạng như sau:

Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 1)

+ BĐLDL mức dưới đỉnh (mức 2): Tất cả những chi tiết thông tin của hệ thống

thường thể hiện rõ ở biểu đồ mức dưới đỉnh BĐLDL này gồm nhiều biểu đồ chi tiết,mỗi biểu đồ thể hiện một chức năng chi tiết thường đầy đủ tất cả các đối tượng của hệthống BĐLDL Ví dụ một BĐLDL mức dưới đỉnh được thể hiện chi tiết của chức

năng 1 ở trên

Hình

1.3: Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 2)

1.2.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng

- Một số khái niệm cơ bản:

+ Ý tưởng: dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng, dựa trên một số kháiniệm cơ bản sau

+ Đối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này

+ Đóng gói (Encapsulation): Không cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu củađối tượng mà phai thông qua các phương pháp trung gian

+ Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùngmột phương pháp

+ Kế thừa (Heritage): tính chất kế thừa là đặc tính cho phép định nghĩa một lớp mới

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phươngpháp lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thưc

Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hóa bằngngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đốitượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp

Các công việc và hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớpcủa hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo vớinhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho các khái niệm vềlớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp đượcxem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng

Phương pháp này khắc phục được một số nhược điểm của các phương pháp tiếpcận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệthống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều cáccông cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng Chính vì vậy tiếp cận nàyvẫn chưa được phát triển rộng rãi

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhucầu quản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởngkhông nhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồntại của doanh nghiệp Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tàinày nhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản lý các hoạt động khách sạn

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

- Luận án “ Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn “- Ngô Thị Thảo

Đề tài đã khảo sát được các hoạt động khách sạn, những kiến thức phân tích thiết kế theo hướng chức năng Bài đã chỉ ra các chức năng chính của hệ thống: quản lý đặt phòng; quản lý doanh thu; … Tuy nhiên bài chưa nghiên cứu rõ ràng các chức năng chính

- Luận án “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý khách sạn” – Phan Thị Kim

Đồng và Phạm Đa Hiệu Luận văn có ưu điểm là thiết kế được giao diện thân thiện, dễ

sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu, đưa ra dữ liệu được xử lýchính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế Tuy nhiên còn tồn tại nhượcđiểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, bướcđầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng đầy đủ để quản lý một hệthống là chưa hoàn chỉnh

- Luận văn “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn “- do nhóm

7B3GA của trường Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài đã đưa ra kiếnthức phân tích thiết kế theo hướng đối tượng Bài nghiên cứu này cho biết chi tiết yêucầu chức năng , kiến trúc hệ thống và cuối cùng cho phép triển khai thực địa cácchương trình cụ thể

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

- Nghiên cứu “Hotel Management System” - Sumanth Deeti , Sravani Manne

and Veerendra Vundavalli Bài nghiên cứu này đưa ra các kiến thức chăm sóc quản lýkhách sạn tại cơ sở dữ liệu

- Nghiên cứu “Design and Realization of Hotel Management System”- Fuxiang

You Bài nghiên cứu này đã cung cấp hỗ trợ thiết kế và thực hiện hệ thống thông tinquản lý khách sạn thông qua công nghệ máy tính, công nghệ cơ sở dữ liệu Nó cũngxác định sơ đồ luồng công việc, quy trình kinh doanh hệ thống và phân tích dữ liệu của

hệ thống bằng cách phân tích nhu cầu của hệ thống thông tin quản lý khách sạn và chútrọng đến dịch vụ khách sạn, tạo cơ sở cho việc thiết lập hệ thống quản lý khách sạn.Bài nghiên cứu này đưa ra các kiến thức thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin quản

lý khách sạn,đặc biệt là đặt phòng khách sạn trực tuyến hoặc dịch vụ phòng

- Nghiên cứu “Design and analysis of hotel management system based on

information technology “ - Guirong Guo and Yan Lu Hệ thống quản lý khách sạn

trong bài nghiên cứu là phân tích tính khả thi của hệ thống, và một loạt các nhu cầuphân tích, modul hệ thống, phân tích và giới thiệu đơn giản về chức năng của mỗi mô-đun, sau đó đưa ra cấu trúc hợp lý của thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống quảnlý,cung cấp một cơ sở lý thuyết để thực hiện hệ thống quản lý.Đưa ra giải pháp vàkhắc phục thiếu sót của hệ điều hành hiện đại mà tính toán không nghiêm ngặt và có

hệ thống, chẳng hạn như nặng khối lượng công việc, truyền tải dữ liệu không kịp thời,

dễ bị lỗi thống kê quản lý và như vậy; tăng cường khả năng cạnh tranh của khách sạn

CHƯƠNG II : KẾT QUẢ , PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TẠI

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRẦN ĐÌNH

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình

2.1.1 Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Trần Đình

Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Trần Đình được thành lậpvào năm 2011

Tên đầy đủ : Công Ty TNHH thương mại và dịch vụ

Người đại diện : Ông Trần Đình Hạnh

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trần Đình được thành lập bởi ông TrầnĐình Hạnh và chính thức hoạt động trên thị trường từ năm 2011, ngành nghề kinhdoanh là dịch vụ lưu trữ Với tuổi đời 6 năm trong lĩnh vực, mục tiêu sắp tới của công

ty là hoàn thành tốt lĩnh vực của mình, phát triển nhiều cơ sở và chú trọng mở rộng cáclĩnh vực ngành nghề kinh doanh mới như: phân phối rượu vokamen, kinh doanh hoaquả nhập khẩu

Lĩnh vực hoạt động chính của công ty:

- Kinh doanh dịch vụ lưu trữ: Khách sạn là bộ phận rất quan trọng của ngành du

lịch, nói đến khách sạn là nói đến kinh doanh lưu trú và các dịch vụ liên quan đến lưutrữ khách hàng Với công ty kinh doanh lưu trú là lĩnh vực kinh doanh chính của công

ty, phục vụ cho nhu cầu nghỉ ngơi của khách hàng sau một ngày làm việc hay du lịch

- Kinh doanh dịch vụ ăn uống: Cùng với dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống cũng

là dịch vụ kinh doanh cơ bản của công ty Công ty có một tầng để phục vụ cho nhu cầu

ăn uống của khách hàng Mục tiêu của công ty trong lĩnh vực này là làm sao tạo được

sự đa dạng về chủng loại các món ăn, đồ uống, đảm bảo chất lượng món ăn cũng nhưphong cách phục vụ tốt nhất.

- Kinh doanh dịch vụ khác: Các dịch vụ kinh doanh khác của công ty: dịch vụ

vận chuyển, visa, đặt vé máy bay, tàu lửa, dịch vụ internet, dịch vụ giặt ủi, Các dịch

vụ này cũng góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng phục vụ cho công ty

Sự độc đáo và đa dạng của các loại hình dịch vụ bổ sung làm tăng sức hấp dẫn đối vớikhách hàng và là lợi thế cạnh tranh của công ty so với công ty khác

Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Trần Đình

Cơ cấu nhân sự của công ty

Số lượng cán bộ nhân viên chính thức: 20 nhân viên (tính đến 1/2016)

Phòng kế toántài chínhPhòng lễ tân

Phòng nhân

sự

Bộ Phận BuồngPhòng

+ Là người có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ khác trong công ty

+ Gồm có 1 kế toán trưởng và 1 kế toán viên phụ trách vấn đề ngân quỹ, ghi

chép, phản ánh đầy đủ, trung thực số liệu trong quá trình kinh doanh của công ty

+ Là bộ phận quản lý toàn bộ thu chi của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí chohoạt động kinh doanh, lương, thưởng cho nhân viên,… Lập phiếu thu chi đầy đủ chocác hoạt động theo quy định của công ty, lưu trữ đầy đủ, chính xác

.+ Ghi chép, cập nhật nhanh chóng, chính xác tình hình biến động tài chínhtrong công ty Lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm để báo cáo bangiám đốc

+ Phối hợp với phòng nhân sự để trả lương, thưởng cho nhân viên hàng thángđầy đủ kịp thời Theo dõi quá trình chuyển tiền qua ngân hàng Lập, lưu trữ các chứng

từ có liên quan

- Bộ phận marketing:

+ Tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng nhu cầu của thị trường Tìmhiểu về đối thủ cạnh tranh, đưa ra các chiến lược mới để phát triển thương hiệu củacông ty

+ Lập hồ sơ thị trường, phân khúc thị trường Tìm những phân khúc mà công ty

có thể phát triển tốt, định vị thương hiệu

+ Triển khai các kế hoạch xúc tiến, quảng bá về chất lượng dịch vụ của công ty

- Bộ phận lễ tân:

+ Đây được coi là “ trung tâm thần kinh “ của công ty, là nơi đại diện cho công

ty giao tiếp với khách hàng, tham mưu, trợ giúp cho bộ máy quản lý công ty Baogồm: lễ tân, đặt phòng, tổng đài

+ Làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách, mới tiếp nhận các yêu cầu

của khách hàng và chuyển đến các bộ phận có liên quan, cung cấp thông tin cần thiếtcho khách hàng, đại diện cho công ty để giải quyết một số tình huống phát sinh, tiếnhành hoạt động chăm khóc khách hàng, lập báo cáo về tình hình lưu trú của công ty

- Bộ phần buồng phòng

+ Tiếp nhận thông tin về phòng khách để đón tiếp chu đáo, bố trí đúng loạibuồng mà khách đăng ký Thực hiện các công việc buồng như quét dọn, chuẩn bịphòng hàng ngày cho khách, làm vệ sinh khu vực công cộng,

+ Tiếp nhận những yêu cầu đặc biệt về dịch vụ buồng, tìm đồ thất lạc củakhách, dịch vụ giặt

2.1.2 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Bảng 2.2: Bảng kết hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2014-2016

(Nguồn : Thống kế kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thương

mại và dịch vụ Trần Đình)

Qua kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của công ty TNHH thương mại và dịch

vụ Trần Đình nhận thấy trong giai đoạn 2014-2016, kết quả hoạt động kinh doanh củacông ty trên các tiêu chí doanh thu, lợi nhuận đều tăng Công ty đã đạt được mục tiêutăng trưởng ổn định, giữ được rất nhiều khách du lịch, các đoàn trọng điểm Các dịch

vụ của công ty cung cấp tốt Có được kết quả trên là do sự cố gắng của tất cả các thànhviên trong công ty, cộng thêm vào đó là sự năng động của các thành viên trong công ty

và sự thưởng đã khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong công ty khiến họngày càng có trách nhiệm hơn trong công việc và mang tính chất sáng tạo hơn, gópphần thúc đẩy công ty phát triển ngày càng vững mạnh

2.2 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách sạn tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Trần Đình.

2.2.1 Thực trạng trang thiết bị phần cứng

Máy tính để bàn 12 chiếc

Máy in Laser A4-2 mặt 2 chiếc

Bảng 2.3: Trang thiết bị phần cứng

Cơ sở vật chất hiện tại của công ty là hệ thống máy chủ: máy chủ PowerEdgecủa Dell, dòng mày này rất phù hợp để làm máy chủ chứ file cho các máy trạm, chia sẻinternet trên LAN

Hệ thống máy desktop, máy tính xách tay: Công ty trang bị nhãn hiệu SamsungSyncmaster743NX với các thông số kỹ thuật như sau: intel (R) pentium (R) dual CPU,T3400@2,16GHZ, 0,99GB of RAM

Máy in: số lượng 2 chiếc nhãn hiệu Laster A4-2 mặt phục vụ công việc in,photo tài liệu, báo cáo các nghiệp vụ trong phòng ban công ty

2.2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm

- Sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Office

- Phần mềm diệt Virus Kaspersky, hệ điều hành Windows, Linux

- Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ MISA SME.NET là phần mềm

kế toán khá phổ biến và hữu ích do công ty cổ phần MISA xây dựng áp dụng cho hầuhết các loại hình doanh nghiệp Góp phần giảm thiểu các thao tác thủ công trong kếtoán, xây dựng một cái nhìn bao quát về các chỉ tiêu thông qua các bảng biểu và biểu

đồ, từ đó giúp nhân viên kế toán cũng như các nhà quản trị quản lý tình hình hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn

- Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quảng cáo như email Marketing, SMSmarketing, phần mềm SEO

MISA SME.NET bao gồm đầy đủ các chức năng như quản lý doanh thu, quản

lý công nợ, kế toán thuế,… Nhưng nó chưa phù hợp với công ty Người quản lýkhông thể quản lý từ xa bằng phần mềm , vì chỉ đến công ty người quản lý mới có thểnắm bắt được, chỉ làm việc được khi máy chủ trên mở Công ty kinh doanh lĩnh vựclưu trú hay kinh doanh lĩnh vực khách sạn có rất nhiều khách du lịch, khách theo đoànđến với khách sạn vì thế việc lưu trữ thông tin nhanh là rất cần thiết Khi được thực tập

ở công ty, nhận ra sự lưu trữ thông tin trên phần mềm misa rất chậm, rất bất tiện và tốnthời gian, làm cho khách phải chờ đợi lâu Bộ phần lễ tân không thể kiểm soát đượccác buồng phòng Phần mềm MISA SME.NET được ứng dụng trong công ty chỉ phùhợp với phòng kế toán, phần mềm không hợp với các phòng ban khác Các phần mềmđược ứng dụng các phòng ban không liên kết với nhau Vì thế việc chia sẻ thông tin

qua các phòng rất chậm, người quản lý khó có thể nắm rõ được tình hình các hoạtđộng quản lý khách sạn

2.2.3 Thực trạng sử dụng hệ thống mạng

Về cơ sở hạ tầng mạng đang đối tác lắp đặt đường truyền của Viettel, đườngtruyền mạng cáp quang tốc độ cao ( trong nước đạt mức 1Gbps , quốc tế đạt mức 10Mbps), lưu lượng truyền tải không giới hạn cùng hệ thống nguồn điện riêng

Các máy trạm trong công ty được kết nối với nhau thông qua mạng LAN đểtiện cho việc chia sẻ dữ liệu, thông tin Switch 8 cổng là thiết bị chính nối giữa cácmáy Công ty sử dụng mạng cho nhà cung cấp hàng đầu FPT cung cấp và lắp đặt.Công ty chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách về quản trị mạng máy tính cũng nhưquản trị dự án phát triển HTTT

Cài đặt Firewall cho router, giám sát dung lượng mạng LAN Bên cạnh đó, ýthức bảo vệ tài khoản cá nhân khi nối mạng internet cũng được nâng cao, nhân viênluôn đặt mật khẩu có chế độ bảo mật cao, không dùng wifi công cộng vì công ty đã lắp

hệ thống wifi riêng

2.2.4 Thực trạng tình hình ứng dụng HTTT trong quản lý khách sạn của công ty

Quản lý các hoạt động khách sạn thông qua ứng dụng CNTT, HTTT giúp chodoanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động một cách nhanh nhất, chính xác nhất làđiều kiện để giúp cho khách sạn phát triển dịch vụ tốt hơn, thu hút được nhiều khách

du lịch hơn, đáp ứng được nhiều đối tượng khác nhau Qua đó góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của các dịch vụ hỗ trợ hiện tại của công ty

- Theo phiếu khảo sát thì 100% nhân viên điều tra cho biết, nhân viên trongcông ty đều chưa có kinh nghiệm và sự hiểu biết gì về hệ thống thông tin Hiện tạinhân viên đang sử dụng các phần mềm như excel, misa, trong công việc Công việccủa mọi người không được liên kết với nhau, người quản lý nắm được số lượng kháchhàng của mình, tình hình tài chính và nhân viên trong công ty một cách chậm và khôngđược chính xác Kiểm soát lưu trữ dữ liệu chưa lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu để khi

có rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống phục hồi nhanh Tổ chức hệ thống báo cáomang tính bao quát, không chi tiết Các báo cáo về doanh thu và chi phí chỉ đáp ứngđược yêu cầu của cơ quan quản lý cơ bản chứ chưa lập báo cáo nhằm đánh giá hiệuquả hoạt động theo từng chức năng hoạt động, từng khoản mục doanh thu và chi phítheo định kì

Biểu đồ 2.1: Các hoạt động quản lý khách sạn

(Nguồn : Phiếu khảo sát)

Theo phiếu khảo sát, với câu hỏi “Những hoạt động nào trong công ty liên quan đến quản lý khách sạn” Câu trả lời đa số các nhân viên trong công ty chọn là

Quản lý khách hàng, quản lý tài chính, quản lý đặt phòng, quản lý nhân viên Có 15người chọn quản lý dịch vụ và 6 người chọn quản lý kho Thực tế các hoạt động quản

lý khách sạn rất nhiều và biểu đồ này đưa ra các hoạt động quản lý khách sạn chínhtrong công ty

Quản

lý đ

phòng

Quản

lý dịch vụ

Quản

lý n

hân viên

Quản

lý kho

Biểu đồ 2.2 : Phương thức quản lý khách sạn

(Nguồn : Phiếu khảo sát )

Theo kết quả của phiếu khảo sát, có 5 người chọn phương pháp thủ công tươngứng 16% là nhân viên buồn phòng, họ làm việc quen với giấy tờ và sổ sách Có 15phiếu trên tổng số 20 phiếu ( tương ứng 49%) chọn sử dụng phần mềm, hiện tại trongcông ty đang sử dụng phần mềm kế toán misa dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏMISA.SME.NET và sử dụng excel Có 10 phiếu tương ứng 32% chọn phương phápkết hợp, có 1 phiếu tương ứng 3% chọn không biết bởi họ không rõ quản lý như nàohoạt động Một số phần mềm chỉ phù hợp với từng bộ phận nhất định, nó không phùhợp cả hệ thống

Không biết

Biểu đồ 2.3 : Sự liên kết các hoạt động quản lý khách sạn

(Nguồn : Phiếu khảo sát )

Có 17 phiếu chọn có liên kết các hoạt động trong công ty tương ứng với 85%,

đa số những người chọn có liên kết là người nắm giữ những bộ phận quan trọng trongkhách sạn Các hoạt động khách sạn đan xen nhau giữa mọi người trong công ty, chia

sẻ thông tin với nhau Có 2 phiếu chọn tùy từng hoạt động có thể liên kết với nhau; có

1 phiếu chọn là không liên kết Theo như phiếu điều tra, các phiếu này đều là nhânviên trong công ty nắm giữ chức vụ như bộ phần buồng phòng sẽ không hiểu được sựliên kết các hoạt động Các hoạt động quản lý khách sạn có liên quan tới nhau

Có liên kết Tùy từng hoạt động Không liên kết

là phần mềm phù hợp với tất cả các quy mô khách sạn từ nhỏ đến lớn có 15% nhânviên trong công ty chọn phần mềm , họ biết sơ sơ về phần mềm.12% tương ứng chọncác phần mềm khác

Theo phiếu khảo sát ,hầu hết nhân viên trong công ty không biết nhiều về cácphần mềm , họ chỉ biết và biết sơ sơ những phần mềm họ sử dụng trực tiếp trong côngviệc

Biểu đồ 2.5 : Nhu cầu ứng dụng phần mềm vào quản lý khách sạn

(Nguồn : Phiếu khảo sát )

Trước những hạn chế trong công tác quản lý các hoạt động khách sạn bằngexcel, có 90% cho rằng nhu cầu cần thiết phải ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn ,

sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp việc quản lý đặt phòng cho khách hàngđược thực hiện khá dễ dàng, nhờ vào hệ thống sơ đồ các phòng thể hiện tình trạngphòng còn trống hay phòng đã có người ở rõ ràng, thiết lập các đơn giá phòng theonhiều thời điểm khác nhau., tiết kiệm thời gian ,chi phí và sức lực , hơn nữa lại hiệuquả , chính xác và tính bảo mật cao hơn Chỉ có 10% nhân viên còn lại cho rằng nhucầu không cần thiết , vì nhân viên đã quen với cách làm nên thấy công việc ổn và cũngkhông muốn thay đổi cách làm việc

90.00%

10.00%

Cần thiết Không cần thiết

Biểu đồ 2.6: Sử dụng phần mềm nước ngoài , phần mềm Việt Nam

(Nguồn:Phiếu khảo sát) Với câu hỏi “ Công ty muốn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ở nước ngoài hay phần mềm quản lý khách sạn ở Việt Nam ”Theo phiếu khảo sát , có 95%

chọn phần mềm quản lý khách sạn Việt Nam Hiện nay, trên thị trường Việt Nam córất nhiều phần mềm quản lý khách sạn với rất nhiều tính năng , giao diện đơn giản ,ngôn ngữ tiếng việt giúp nhân viên dễ dàng sử dụng hơn Chỉ có 5% chọn phần mềmquản lý khách sạn ở nước ngoài , phần mềm nước ngoài tốt , đầy đủ các tính năngnhưng ngôn ngữ bằng tiếng anh , giao diện sẽ khó hơn với người sử dụng

Biểu đồ 2.7 : Hoạt động quản lý đặt phòng hiện nay

(Nguồn : Phiếu khảo sát)

Với câu hỏi khảo sát “ Hệ thống khách sạn hiên nay đang dùng phần mềm nào

để quản lý đặt phòng “Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì công ty vẫn

quản lý đặt phòng theo phương pháp thủ công, chưa có một hệ thống thông tin choviệc quản lý đặt phòng và cũng chưa dùng phần mềm quản lý khách sạn Một số nhânviên thì không rõ là công ty nơi mình làm việc đã có hệ thống thông tin quản lý nhân

sự hay chưa, còn một số người thì cho biết công ty có kết hợp giữa phương pháp thủcông và phần mềm Excel

Có 14% phiếu chọn dùng phần mềm MISA, có 28% chọn web là nhận đặtphòng từ các trang web quảng cáo ,3% phần mềm khác

Hệ thống cũ công ty làm bằng thủ công về quản lý đặt phòng gặp một số khókhăn , các phần mềm đang sử dụng không phù hợp ,xử lý thủ tục đặt phòng , đăng

ký ,trả phòng mất thời gian và không kiểm soát được tình trạng phòng ,chăm sóckhách hàng , giao diện không phù hợp.Người quản lý sẽ không kiểm soát được sốlượng phòng , số lượng khách trong ngày

43.33%

40.00%

16.67%

Mua phần mềm có sẵn Thuê phần mềm có sẵn Không biết

Biểu đồ 2.8 : Mua , thuê phần mềm quản lý khách sạn

(Nguồn: Phiếu khảo sát)

Qua điều tra sự quan tâm muốn mua hay thuê phần mềm quản lý khách sạn.Theo phiếu khảo sát , có 13 phiếu tương ứng 43% chọn mua phần mềm có sẵn vì họcho rằng giờ các phần mềm quản lý khách sạn chi phí rẻ hơn , đáp ứng đủ các yêucầu Có 12 phiếu tương ứng 40% chọn thuê phần mềm vì chi phí mua là khá đắt Có 5phiếu tương ứng 17% chọn

không biết vì họ không biết về phần mềm

Tuy hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn nhưng

do các phần mềm này được sản xuất và chào bán chung cho phần đông các cơ quan tổchức nên không đi sát với các yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp.Phương

án tối ưu nhất là thiết kế hệ thống thông tin vì nhân viên trong công ty hiểu rõ hơn cáchoạt động quản lý khách sạn

Biểu đồ 2.9 : Mức độ hài lòng của nhân viên về quản lý khách sạn

( Nguồn : Phiếu khảo sát)

Hài lòng Tạm được Không hài lòng 0

Khi được phỏng vấn về mức độ hài lòng về quản lý các hoạt động khách sạncủa nhân viên thì có tới 7 phiếu tỏ ra không hài lòng vì những hạn chế công tác quản lýbằng excel , misa, thủ công , kết hợp Nhân viên thấy công tác này rất mất thờigian ,thường xuyên nhầm lẫn dẫn đến phải làm lại từ đầu để giữ thẩm mỹ và độ tin cậycho thông tin Có 10 phiếu thì cho rằng tạm được và 3 phiếu tỏ ra hài lòng vì họ nói đãquen với công việc vẫn ổn và cũng không muốn thay đổi cách làm việc

Biểu đồ 2.10: Các hoạt động quản lý khách sạn của công ty được tin học hóa

( Nguồn: Phiếu khảo sát) Với câu hỏi “Hoạt động nào của công ty đã được tin học hóa” Theo phiếu

khảo sát điều tra các hoạt động đã tin học hóa để quản lý là Quản lý khách hàng, quản

lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý kho Công ty đã áp dụng một số hoạt động ,điều này có thể nói rằng nhân viên trong công ty cũng có kiến thức về CNTT, và đặcbiệt sử dụng thành thạo giúp giảm tải được công việc

2.2.5 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý khách sạn của công ty

- Những thuận lợi của hệ thống công tác quản lý khách sạn của công ty :

Trong công tác quản lý khách sạn có một số thuận lợi lớn Đó là:

Thứ nhất, công ty có phần hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin khá hiện đại

và đầy đủ Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Là một thuận lợi rất lớn cho việc