QT 21 quy trinh thanh quyet toan noi bo

Việc thanh toán phải được đề nghị từ người trực tiếp thực hiện công việc hoặc người được Trưởng phòng/ Phụ trách đơn vị, hoặc Tổng giám đốc Công ty yêu cầu làm thủ tục thanh toán.. Người

QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN NỘI BỘ

MÃ SỐ: QT - 21

LILAMA HANOI JSC, CO

THEO DÕI SỬA ĐỔI

THEO DÕI PHÂN PHỐI

Phòng Tài chính-kế toán Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội

Phòng Kinh tế Kỹ thuật

Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn

1 MỤC ĐÍCH

Nhằm thống nhất các thủ tục (công tác thiết lập, luân chuyển chứng từ, tổ chức xem xét các khoản tạm ứng, thanh toán) từ các phòng/bộ phận nhằm đảm bảo các hoạt động thanh toán đúng chính tắc, tuân thủ đúng quy chế của Công ty, đảm bảo hợp lý, hợp lệ, nhanh chóng và chính xác, thông suốt trong toàn Công ty

Nhằm giúp các đối tượng thực hiện tạm ứng, thanh toán và quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty được thuận lợi, có nề nếp

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các hoạt động thanh toán và tạm ứng, luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong toàn Công ty

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Sổ tay chất lượng

Điều lệ hoạt động của công ty, Quy chế tài chính

4 ĐỊNH NGHĨA/CÁC TỪ VIẾT TẮT

Không áp dụng

5 NỘI DUNG

5.1 QUY TRÌNH THANH TOÁN

5.1 Lưu đồ (xem trang bên)

Bước 1

Các phòng,

đơn vị trực

thuộc

Khi có nhu cầu

Giấy đề nghị thanh toán, chứng từ/hồ sơ kèm theo

Bước 2

Trưởng phòng, đơn vị

Phòng TCKT

Sau tiếp nhận giấy đề nghị

Bước 3 Tổng giám

đốc

Tối đa 3 ngày

duyệt

Phiếu chi, uỷ nhiệm chi

định

Hoá đơn VAT,

đề nghị thanh toán bản gốc

5.2 Diễn giải lưu đồ:

5.2.1 Nguyên tắc chung:

Việc thanh toán chỉ được thực hiện cho các nội dung liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Việc thanh toán phải được đề nghị từ người trực tiếp thực hiện công việc hoặc người được Trưởng phòng/ Phụ trách đơn vị, hoặc Tổng giám đốc Công ty yêu cầu làm thủ tục thanh toán

Việc thanh toán phải có xác nhận/ duyệt của trưởng phòng hoặc phụ trách đơn vị, Phó Tổng giám đốc phụ trách và Tổng giám đốc Công ty

5.2.2 Mẫu biểu-chứng từ

Lập đề nghị thanh toán

Lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Kiểm tra hồ

sơ đề nghị thanh toán và

ký xác nhận

Phê duyệt

Tổ chức thanh toán

K phù hợp

Phù hợp

K phù hợp

Phù hợp

Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu số 05-TT ban hành theo quyết định số 15 hoặc 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (có bổ sung Phụ trách bộ phận theo Mẫu kèm theo của Công ty)

Chứng từ kèm theo : Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, hoá đơn, Giấy bảo hành, BB đối chiếu công nợ, BB thanh lý, Giấy chứng nhận xuất xứ,

… tuỳ theo từng nội dung thanh toán cụ thể

5.2.3 Thủ tục thanh toán

a/ Bộ phận đề nghị thanh toán

Sử dụng đúng mẫu đề nghị thanh thanh toán

Ghi đủ nội dung, đúng nội dung thanh toán công việc phát sinh

Người đề nghị thanh toán và phụ trách bộ phận phải kiểm tra xác nhận đủ, đúng nội dung cần thanh toán

Kèm theo giấy đề nghị thanh toán phải có đủ và đúng chứng từ thể hiện nội dung thực hiện (Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, phiếu nhập kho, hoá đơn, …)

Các chứng từ kèm theo phải được sắp xếp ngay ngắn, theo trình tự thời gian phát sinh, đầy đủ tính pháp lý

b/ Bộ phận tiếp nhận và xử lý của phòng kế toán

Chỉ nhận hồ sơ đề nghị thanh toán khi:

- Giấy đề nghị thanh toán đúng mẫu quy định

- Giấy đề nghị thanh toán đủ nội dung, đủ chữ ký xác nhận của người đề nghị và người phụ trách

- Kèm theo đủ chứng từ thể hiện nội dung đề nghị thanh toán

Sau khi nhận hồ sơ và kiểm tra nếu phát hiện sai sót, tuỳ trường hợp sẽ yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ sơ để hoàn chỉnh

c/ Trình tự thực hiện

Bộ phận thực hiện công việc – Lập đề nghị thanh toán  Phòng kế toán – kiểm tra

(1) Hồ sơ đúng : Kế toán viên ký xác nhận  Kế toán trưởng ký xác nhận Trình

Tổng giám đốc ký duyệt  Phòng kế toán - lập phiếu chi/UNC

(2 ) Hồ sơ sai : Kế toán viên  Bộ phận thực hiện công việc-nhận lại bổ sung hoàn

chỉnh hồ sơ thanh toán theo yêu cầu  Phòng kế toán - kiểm tra hồ sơ  Hồ sơ đúng thực hiện theo (1)

d/ Một số nội dung thanh toán mang tính cụ thể:

Thanh toán tiền mua vật

tư/ tài sản/ CCDC/ hàng

hoá:

Thanh toán tiền cho nhà

- Giấy đề nghị cấp vật

tư/TS/CCDC/HH

- Giấy đề nghị thanh toán

- Hợp đồng kèm theo phụ

lục hợp đồng (nếu có)

- Biên bản bàn giao/ nghiệm

thu/đối chiếu công nợ/thanh

lý

- Phiếu nhập kho/Phiếu giao

vật tư-hàng hóa của bên

bán, Giấy bảo hành, Giấy

chứng nhận xuất xứ

- Hoá đơn GTGT

-

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu

- Hợp đồng

- Biên bản nghiệm thu/

Quyết toán hoặc Bảng TTKL hoàn thành/đối chiếu công nợ/Thanh lý/Bảo lãnh

- Hóa đơn GTGT

-

- Giấy đề nghị thanh toán CMT, Giấy giới thiệu

- Hợp đồng, báo giá, Bảng kê

- Giấy đề nghị cấp, Biên bản bàn giao/ nghiệm thu

- Hoá đơn GTGT

-

5.3 QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ HOÀN ỨNG:

Lưu đồ:

Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM sử dụng

Bước 1 Các phòng,

Giấy đề nghị tạm ứng, chứng từ/hồ sơ kèm theo

Bước 2

Trưởng phòng, đơn vị

Phòng TCKT

Sau tiếp nhận giấy đề nghị

Bước 3 Tổng giám

đốc

Tối đa 3 ngày

duyệt

Phiếu chi, uỷ nhiệm chi

Bước 5

Người có nhu

cầu tạm ứng

Phòng TCKT

Theo quy định

định

5.3.1 Nguyên tắc chung:

Tạm ứng tiền với mục đích phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Đề nghị tạm ứng phải có ý kiến đồng ý, phê duyệt của trưởng phòng/phụ trách bộ phận, Phó Tổng giám đốc phụ trách, Tổng giám đốc công ty

Đề nghị tạm ứng phải có đề xuất từ người thực hiện trực tiếp công việc hoặc người

Lập đề nghị tạm ứng

Lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Kiểm tra hồ

sơ đề nghị tạm ứng và

ký xác nhận

Phê duyệt

Tổ chức tạm ứng

Hoàn tạm ứng

K phù hợp

K phù hợp Phù hợp

Phù hợp

Tạm ứng phải ước tính thời gian hoàn tạm ứng.

5.3.2/ Mẫu biểu sử dụng-chứng từ

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng :

Mẫu số 03-TT ban hành theo quyết định 15 hoặc 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (có bổ sung Phụ trách bộ phận theo Mẫu kèm theo của Công ty)

Cơ sở hoàn tạm ứng

Nội dung:

Nội dung chi phí thực hiện phải phù hợp nội dung đề nghị tạm ứng trước đó

Chứng từ chứng minh cho phần công việc đã thực hiện phải phù hợp công việc/vật tư/ hàng hoá/ dịch vụ đề nghị và phù hợp với quy định hiện hành

Và /hoặc hoàn tạm ứng bằng số tiền mặt đã tạm ứng chưa chi hết

Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng :

Mẫu số 04-TT ban hành theo quyết định 15 hoặc 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (Mẫu kèm theo)

5.3.3/ Thủ tục thực hiện

a/ Bộ phận đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng

Tạm ứng :

Cung cấp phòng kế toán Giấy đề nghị tạm ứng đúng mẫu, ghi đúng nội dung, đầy đủ các chữ ký người đề nghị tạm ứng và phụ trách bộ phận/Phó Tổng giám đốc phụ trách, kèm theo các chứng từ thể hiện nội dung công việc sẽ làm/ đã làm (nếu cần thiết, VD: Bảng dự trù kinh phí )

Thanh toán tạm ứng :

Cung cấp phòng kế toán Giấy thanh toán tiền tạm ứng đúng mẫu, ghi đúng nội dung, đầy đủ chữ ký người đề nghị thanh toán tạm ứng Kèm theo Bảng kê và chứng từ thể hiện nội dung thực hiện có đầy đủ chữ ký người đề nghị thanh toán tạm ứng và phụ trách bộ phận/BCH Công trình thi công/ Phó Tổng giám đốc phụ trách

Chứng từ kèm theo phải sắp xếp ngay ngắn, theo trình tự thời gian phát sinh, đúng nội dung phát sinh, chứng từ đầy đủ tính pháp lý

b/ Bộ phận tiếp nhận và xử lý của phòng kế toán :

Chỉ nhận Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng khi :

- Giấy đề nghị đúng mẫu quy định

- Giấy đề nghị đủ nội dung

- Đủ chứng từ kèm theo

Sau khi nhận hồ sơ và kiểm tra nếu phát hiện sai sót Tuỳ trường hợp sẽ yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ sơ để hoàn chỉnh

c/ Trình tự thực hiện

- Tạm ứng/ thanh toán tạm ứng: Người đề nghị tạm ứng/ thanh toán tạm ứng - Lập đề nghị tạm ứng (ký người đề nghị, phụ trách bộ phận, phó Tổng giám đốc phụ trách) Phòng

kế toán - kiểm tra:

(1) Hồ sơ đúng : Kế toán viên ký xác nhận  Kế toán trưởng ký xác nhận Trình

Tổng giám đốc Công ty ký duyệt  Phòng kế toán – lập phiếu chi/UNC

(2 ) Hồ sơ sai : Kế toán viên  Bộ phận thực hiện công việc – nhận lại bổ sung hoàn

chỉnh hồ sơ thanh toán theo yêu cầu  Phòng kế toán – kiểm tra hồ sơ  Hồ sơ đúng thực

hiện theo (1)

d/ Một số nội dung thanh toán tạm ứng

Thanh toán tiền mua vật tư/ tài sản/

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

- Bản phô tô Bảng dự trù kinh phí

- Hợp đồng

- Biên bản bàn giao/ nghiệm thu/Bảo hành,

chứng nhận xuất xứ

- Phiếu nhập kho

- Hoá đơn GTGT

-

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

- Hợp đồng

- Biên bản bàn giao/ nghiệm thu

- Hoá đơn GTGT

-

6 LƯU HỒ SƠ

Toàn bộ các hồ sơ liên quan đến thanh toán, tạm ứng, luân chuyển chứng từ, thực hiện kiểm toán nội bộ được phòng TCKT lưu trữ theo quy định của Bộ tài chính về kế toán

7 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:

Không áp dụng