QT 17 1 quan ly thiet bi san xuat va do luong

hiện việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ trong Công ty bao gồm: việc điều chuyển, kiểm soát lý lịch máy, bảo dỡng, sửa chữa máy, thiết bị trong Công ty để thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao

LILAMA HANOI JSC., CO

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ SẢN XUẤT

VÀ XE MÁY THI CÔNG

MÃ SỐ: QT-17

,,

THEO DếI SỬA ĐỔI

THEO DếI PHÂN PHỐI

Ban Tổng Giỏm Đốc Phũng Quản trị Tổng hợp

Phũng Tài chớnh-kế toỏn Nhà mỏy Cơ khớ Lilama Hà Nội

Phũng Phỏt triển cỏc dự ỏn đầu tư Xớ nghiệp, Đội/Cụng trỡnh

Phũng Kinh tế Kỹ thuật

Phũng QL mỏy-Cơ giới-An toàn

1 MỤC ĐÍCH:

Quy trình này quy định việc quản lý và cung cấp tất cả các loại máy, thiết bị, phục vụ cho công tác sản xuất thi công mà có ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm, dịch vụ và tiến độ thực

hiện việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ trong Công ty bao gồm: việc điều chuyển, kiểm soát lý lịch máy, bảo dỡng, sửa chữa máy, thiết bị trong Công ty để thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, đặc biệt là nhiệm vụ liên quan đến chất lợng; thống nhất quá trình lập kế hoạch bảo trì, bảo dỡng, sửa chữa; cách lu trữ hồ sơ máy, thiết bị của Công ty

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Quy trình này áp dụng đối với mọi hoạt động cung cấp và sử dụng máy, thiết bị phục vụ cho sản xuất, thi công nhằm thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lợng của Công ty và th-ờng xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống đó, cũng nh khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

Cung cấp một hệ thống đồng bộ và nhất quán để đảm bảo cho các quá trình triển khai thực hiện dự án lắp đặt; gia công chế tạo, dịch vụ bảo hành/ bảo trì có kế hoạch và trong điều kiện đợc kiểm soát

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Sổ tay chất lượng

Tiờu chuẩn ISO 9001:2008

4 ĐỊNH NGHĨA:

+ Máy, thiết bị, dụng cụ phục vụ sản xuất, thi công: là các loại máy, thiết bị phục vụ sản xuất thi công trực tiếp, bao gồm các loại máy, đồng bộ: phục vụ gia công cơ khí (máy hàn, máy tiện, máy phay bào, máy đột dập, máy cắt, máy uốn kim loại, máy ca, máy sấn, máy mài ); phơng tiện vận chuyển (xe nâng, xe tải, rơ moóc ); thiết bị nâng hạ (palăng, xe cẩu, cổng trục, cầu trục, kích, vận thăng ); máy phục vụ làm sạch (thiết bị phun sơn, phun cát, máy nén khí ) và các loại máy khác nh máy phát điện, máy bơm, máy đầm, máy ủi, máy lu, các loại máy xây dựng , các dụng cụ thi công: kẹp tôn, mã lý,

+ TP QLM-CG-AT: là trởng Phòng Quản lý máy - Cơ giới - An toàn

+ Đơn vị thi công: là các đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần LILAMA Hà nội trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng máy, thiết bị, dụng cụ thi công

5 Trách nhiệm

Trởng Phòng QLM-CG-AT chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc Công ty theo phần việc của mình trong việc điều hành để quy trình này đợc thực hiện

Các đơn vị thi công trong Công ty phải tuân thủ quy trình này

6 NỘI DUNG:

Căn cứ vào yờu cầu của cụng việc và danh mục Mỏy thi cụng hiện cú của Cụng ty, phũng QLM-CG-AT cú trỏch nhiệm cung cấp cỏc mỏy thi cụng cần thiết phục vụ sản xuất thi cụng và đảm bảo cỏc mỏy thi cụng luụn sẵn sàng hoạt động đạt năng suất và hiệu quả cao

nhất Để có được điều này cần xây dựng quy trình điều động và quản lý sử dụng hợp lý nhất

áp dụng trong toàn Công ty

6.1 Điều động máy, thiết bị thi công trong Công ty

Căn cứ theo yêu cầu thi công thực tế tại công trường, phụ trách đơn vị thi công lập phiếu yêu cầu theo BM-17-01 xin cấp máy, thiết bị thi công và vật tư dụng cụ cần thiết trình Tổng giám đốc phê duyệt để phục vụ công tác thi công tại công trường

Tổng giám đốc xem xét yêu cầu của đơn vị thi công và phê duyệt chuyển Phòng QLM-CG-AT công ty giải quyết

Trên cơ sở công tác quản lý máy, nắm vững toàn bộ số lượng máy và từng kiểu loại máy của công ty Phòng QLM-CG-AT kiểm tra, rà soát xác định tên máy, kiểu máy mà đơn

vị yêu cầu hiện đang có tại các đơn vị khác trong công ty chủ động liên hệ với phụ trách đơn

vị đó để trao đổi thống nhất về việc điều động máy đi cho đơn vị có yêu cầu

Trong trường hợp mà loại máy do đơn vị yêu cầu hiện công ty không có hoặc đang tập trung cho các công trình trọng điểm có yêu cầu rất cao về tiến độ thi công không thể điều máy đi - Phòng QLM-CG-AT làm tờ trình báo cáo Tổng giám đốc được biết và đề xuất với Tổng giám đốc phương án giải quyết (có thể đi thuê hoặc mua mới) máy, thiết bị tại các công ty khác

Phương án 1: Đối với loại máy, thiết bị do đơn vị yêu cầu trong công ty có sẵn và có thể rút ra từ các đơn vị thi công khác trong công ty Phòng QLM-CG-AT lập lệnh điều động máy theo BM-17-02 trình Tổng giám đốc phê duyệt trong đó ghi rõ điều động từ đơn vị nào đến đơn vị nào, thời gian bắt đầu điều động và đặc biệt là phải ghi rõ tên, ký hiệu máy, số máy và tình trạng hoạt động của máy

Sau đó Phòng QLM-CG-AT lập biên bản bàn giao máy theo BM-17-03 trong đó liệt

kê đầy đủ các chi tiết, trang thiết bị đi theo máy và thực trạng hoạt động của máy có xác nhận của bên giao máy, bên nhận máy và Phòng QLM-CG-AT kiểm giao

Phương án 2: Trong điều kiện Công ty phải đi thuê hoặc mua mới máy, thiết bị để phục vụ thi công thì Phòng QLM-CG-AT phải chủ trì công tác nghiên cứu tìm hiểu thị trường và làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để tuyển chọn máy, thiết bị sao cho phù

hợp với yêu cầu thi công thực tế của công ty và tranh chấp giá trị mua máy sao cho hợp lý nhất

Cùng với bên cho thuê soạn thảo và thống nhất nội dung của Hợp đồng cho thuê trong

đó phải nêu rõ thời gian thuê, đơn giá tính ca máy cho thuê và đặc biệt điều kiện thanh toán giữa hai bên sao cho có lợi nhất cho công ty

Đối với những loại máy lớn như: Xe cẩu bánh xích có trọng tải lớn hoặc Cần trục tháp vv…đơn vị cho thuê sẽ trực tiếp quản lý và vận hành Trong trường hợp các máy vừa

và nhỏ đơn vị cho thuê sẽ giao trực tiếp cho công ty thì Phòng QLM-CG-AT và đơn vị yêu cầu máy của công ty sẽ cùng nhau tiếp nhận máy, Phòng QLM-CG-AT đóng vai trò kiểm giao hướng dẫn thợ vận hành cho đơn vị sử dụng hoặc cử thợ vận hành ra vận hành máy và lương của thợ vận hành do đơn vị sử dụng máy chi trả

6.2 Sửa chữa và bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ đối với các máy, thiết bị thi công trong Công

ty

Theo định kỳ hàng quý hoặc theo mỗi kỳ kiểm kê của năm, Phòng QLM-CG-AT đi kiểm tra máy, thiết bị thi công thực tế trên từng công trường Căn cứ theo thực trạng cụ thể của máy Phòng QLM-CG-AT đề nghị với đơn vị sản xuất và làm bảng tổng hợp về số lượng máy và thực trạng của từng máy theo BM-17-04 báo cáo Tổng giám đốc cho thu hồi về Phòng QLM-CG-AT công ty để tiến hành việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ để đảm bảo chất lượng của máy phục vụ thi công

Trong quá trình thi công tại các đơn vị xảy ra hư hỏng trên các máy thi công của mình không thể hoạt động phục vụ sản xuất được hoặc sản phẩm do máy làm ra không thể đạt yêu cầu về kỹ thuật và thẩm mỹ thì các đơn vị phải làm phiếu yêu cầu sửa chữa theo BM-17-05 chuyển Tổng giám đốc công ty phê duyệt cho sửa chữa

Căn cứ vào số máy, thiết bị thi công bị hỏng trên các công trường Phòng

QLM-CG-AT lập lệnh thu hồi theo BM-17-06 trình Tổng giám đốc cho thu hồi về sửa chữa

Phòng QLM-CG-AT chủ động điều xe, cẩu phục vụ cho công tác thu hồi máy sao cho nhanh gọn nhất Khi tiếp nhận máy từ các đơn vị thi công Phòng QLM-CG-AT phải cùng với đơn vị thi công cùng nhau lập biên bản bàn giao máy theo BM-17-07 thật cụ thể với đầy

đủ thực trạng của máy, ghi rõ các chi tiết thiếu, mất (nếu có) và phải lập biên bản sự cố với

thợ vận hành và phụ trách đơn vị thi công xác định rõ thực trạng hư hỏng của máy, quan trọng phải tìm ra và nêu rõ được nguyên nhân gây ra hỏng lấy làm cơ sở để lên kế hoạch sửa chữa cho triệt để

Sau khi thu hồi máy, thiết bị về - Phòng QLM-CG-AT tiến hành việc tháo máy, làm công tác vệ sinh công nghiệp và kiểm tra cụ thể, tỷ mỷ từng chi tiết để đánh giá chất lượng

và phân loại từng chi tiết theo cấp độ bảo dưỡng kỹ thuật và sửa chữa khác nhau Mời Phòng kinh tế kỹ thuật xuống kiểm tra và cùng xác nhận thực trạng của máy theo BM-17-08 lấy làm cơ sở để lập lệnh và dự trù vật tư sửa chữa

Trên cơ sở thực trạng cụ thể của máy, Phòng QLM-CG-AT lập Lệnh sửa chữa theo biểu mẫu BM-17-09, bản dự trù vật tư theo BM-17-10 phục vụ sửa chữa Chủ động liên hệ với nhà cung cấp vật tư, thiết bị để đăng ký mua hàng, lấy báo giá sửa chữa và lập dự toán sửa chữa Trình tổng giám đốc phê duyệt và ký tạm ứng cho sửa chữa

Phòng QLM-CG-AT triển khai toàn diện công tác sửa chữa bao gồm: Từ việc chủ động mua sắm vật tư sửa chữa cho đến việc chỉ đạo kỹ thuật trong công tác sửa chữa và chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng sau sửa chữa trước công ty

Sau khi sửa chữa xong tiến hành cho chạy thử máy ở các chế độ không tải và có tải, kiểm tra và xử lý triệt để các tồn tại sau chạy thử Mời Phòng kinh tế kỹ thuật cùng với bên nhận máy sau sửa chữa làm biên bản nghiệm thu theo BM-17-11 và bàn giao đưa vào sử dụng

Quyết toán sau sửa chữa: Phòng QLM-CG-AT lập quyết toán và tổng hợp toàn bộ hồ

sơ chứng từ liên quan đến công tác sửa chữa máy trình Tổng giám đốc xin quyết toán sau sửa chữa và chuyển cho Phòng tài vụ làm quyết toán sau khi đã được Tổng giám đốc phê duyệt

Vào lý lịch của máy về toàn bộ nội dung của công tác bảo dưỡng kỹ thuật và sửa chữa máy, lưu toàn bộ hồ sơ sửa chữa bao gồm: (Lệnh sửa chữa, bản dự trù vật tư sửa chữa, dự toán và quyết toán sau sửa chữa của máy) vào hồ sơ lý lịch

6.3 Mua sắm máy thi công trong Công ty.

Đề xuất của Tổng Giám đốc và lãnh đạo Công ty về việc mua máy, thiết bị thi công nhằm phục vụ tốt hơn và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng QLM-CG-AT chủ động liên hệ tìm kiếm nhà cung cấp (tối thiểu có 3 nhà cung cấp) Nghiên cứu tìm hiểu kỹ tính năng kỹ thuật của máy phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, nguồn gốc xuất xứ của máy và đặc biệt là giá trị của máy

Phòng QLM-CG-AT tổng hợp đầy đủ hình ảnh, tài liệu với đầy đủ các tính năng kỹ thuật của máy và báo giá của các nhà cung cấp trình Hội đồng xét duyệt mua máy

Hội đồng xét duyệt mua máy của Công ty có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét kỹ từng loại máy của từng nhà cung cấp và cùng nhau thống nhất lựa chọn loại máy và nhà cung cấp trình Tổng giám đốc công ty

Tổng giám đốc tổng hợp và xem xét toàn bộ các ý kiến của Hội đồng xét duyệt và ra quyết định mua máy

Phòng QLM-CG-AT cùng với nhà cung cấp máy lập và cùng nhau thống nhất nội dung của Hợp đồng mua bán với đầy đủ các nội dung và yêu cầu thoả thuận mua bán giữa hai bên theo đúng với quy định của nhà nước Trình Tổng giám đốc phê duyệt

Phòng QLM-CG-AT bố trí mặt bằng, nền móng theo yêu cầu của nhà cung cấp, chuẩn bị cho việc tiếp nhận máy theo trình tự các bước sau đây:

Biên bản mở hòm: Xác nhận toàn bộ thực trạng của máy với đầy đủ số lượng các chi tiết, phụ tùng và hồ sơ tài liệu đi theo máy

Biên bản nghiệm thu lắp đặt máy

Biên bản nghiệm thu chạy thử và thử tải

Biên bản đào tạo thợ vận hành

Biên bản bàn giao máy đưa vào sử dụng: Đối chiếu kiểm giao máy theo từng mục của Hợp đồng với đầy đủ tài liệu kỹ thuật đi kèm theo máy bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt

Phòng QLM-CG-AT cùng với nhà cung cấp máy lập Biên bản thanh lý Hợp đồng trình Tổng giám đốc phê duyệt

Phòng QLM-CG-AT tổng hợp 01 bộ hồ sơ mua máy (bản gốc) với đầy đủ các biên bản theo đúng trình tự mua bán máy của Công ty nộp cho Phòng tài vụ vào sổ tài sản cố định

Phòng QLM-CG-AT lập Hồ sơ pháp quy, lý lịch cho máy với đầy đủ các tài liệu kỹ thuật của máy

6.4 Thanh lý máy thi công.

Phòng QLM-CG-AT tổng hợp các loại máy, thiết bị thi công trong công ty (Các loại máy, thiết bị đã bị hỏng nặng ở dạng không thể khắc phục được hoặc chi phí sửa chữa khôi phục máy là quá lớn mà hiệu quả khai thác của máy là rất thấp)

Lập bảng báo cáo đề nghị thanh lý và trình Tổng giám đốc phê duyệt

Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt đồng ý cho thanh lý máy, thiết bị theo bảng liệt

kê của Phòng QLM-CG-AT Chuyển Phòng QLM-CG-AT giải quyết

Phòng QLM-CG-AT lập thông báo thanh lý máy, thiết bị gửi cho toàn bộ các Phòng ban và các đơn vị thi công trong công ty được biết, đồng thời liên hệ và gửi thông báo cho các đơn vị, tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân ngoài công ty nếu có nhu cầu mua máy và tham gia dự thầu

Phòng QLM-CG-AT cùng với ban lãnh đạo công ty thành lập Hội đồng xét duyệt thanh lý trong đó Trưởng phòng QLM-CG-AT là uỷ viên thường trực chủ chì công tác thanh

lý máy, thiết bị thi công tại công ty Hội đồng xét duyệt thanh lý của công ty phải bao gồm các thành phần sau: Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty làm Chủ tịch Hội đồng thanh lý hoặc

uỷ quyền cho Tổng giám đốc công ty, Tổng giám đốc công ty, Phó tổng giám đốc phụ trách thi công, Trưởng phòng QLM-CG-AT, Trưởng phòng kế toán-tài chính, Trưởng phòng KTKT và Trưởng phòng vật tư

Trên cơ sở đối chiếu với Phòng tài vụ công ty xác định rõ giá trị thực còn lại (sau khi

đã trừ hết khấu hao hàng năm) của các máy thuộc diện thanh lý trình Hội đồng lấy làm cơ sở định giá thanh lý

Phòng QLM-CG-AT xem xét Hồ sơ dự thầu thanh lý của các đơn vị tham gia và lựa chọn các đơn vị có năng lực, tin cậy tham gia dự thầu

Tổng hợp danh sách và giá trị tranh thầu của các nhà thầu trình Hội đồng xem xét quyết định lựa chọn đơn vị trúng thầu đồng thời ấn định tổng trị giá thanh lý của tổng số máy cần thanh lý

Sau khi đã chọn được đơn vị trúng thầu mua toàn bộ số máy công ty cần thanh lý Phòng QLM-CG-AT cùng với bên mua máy thanh lý soạn thảo và thống nhất nội dung của Hợp đồng mua bán máy trình Tổng giám đốc ký duyệt

Phòng QLM-CG-AT cho thu hồi tập kết tất cả các máy thuộc diện thanh lý vào một khu vực thuận tiện cho việc kiểm tra, bàn giao và vận chuyển Khi bàn giao nhất thiết phải

có đủ các bên liên quan như: Phòng QLM-CG-AT, Phòng KTKT, Phòng tài chính kế toán, Phòng vật tư để đảm bảo tính khách quan Phòng QLM-CG-AT cùng bên mua lập biên bản bàn giao cụ thể số máy thanh lý theo đúng nội dung Hợp đồng mua bán

Phòng QLM-CG-AT chuyển nộp biên bản bàn giao máy (bản gốc) cho Phòng tài chính kế toán lấy làm cơ sở thanh quyết toán với bên mua

Sau khi đã nhận đủ số tiền bán thanh lý máy, công ty xuất hoá đơn bán máy cho bên mua Phòng QLM-CG-AT cùng bên mua lập Biên bản thanh lý Hợp đồng trình Tổng giám đốc phê duyệt kết thúc quá trình thanh lý máy

7 LƯU HỒ SƠ:

Toàn bộ các hồ sơ có liên quan đến mua sắm, điều động, bảo dưỡng, sửa chữa được lưu tại Phòng QLM-CG-AT trong thời gian 5 năm

8 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM:

Phiếu yêu cầu cấp máy, thiết bị thi công BM-17-01

Quyết định điều động máy thi công BM-17-02

Biên bản bàn giao máy thi công BM-17-03

Bảng kế hoạch bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ hàng năm BM-17-04

Phiếu yêu cầu sửa chữa máy thi công BM-17-05

Biên bản bàn giao máy thi công về sửa chữa BM-17-07

Bản dự trù vật tư sửa chữa máy thi công BM-17-10

Biên bản nghiệm thu và bàn giao sau sửa chữa máy thi công BM-17-11

LƯU ĐỒ ĐIỀU ĐỘNG MÁY, THIẾT BỊ THI CÔNG

gian

BM đính kèm

đột xuất Phiếu yêu cầu

Lập nhu cầu xin cấp máy

K phù hợp

Tổ chức rà soát, xem xét máy móc tại các hiện trường

Lập lệnh điều máy hoặc thuê bên ngoài

Đưa vào sử dụng và bảo

quản

Kết thúc

Không phê duyệt đ

ồng ý

Bàn giao máy Phê duyệt

Phù hợp

Bước 2

TGĐ hoặc

người được uỷ

quyền

Sau nhận nhu cầu

Bước 3 Phòng

QLM-CG-AT

Sau có phê duyệt

Bước 4 Phòng

QLM-CG-AT

Theo nhu cầu

Lệnh điều động

HĐ thuê t/bị

Bước 5

Phòng

QLM-CG-AT Đội/công trình

Khi tiếp nhận

Biên bản bàn giao

Bước 6

Phòng

QLM-CG-AT, Tổ sửa

chữa

Thường xuyên

Bước 7 Phòng

QLM-CG-AT

Theo quy định

LƯU ĐỒ BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA MÁY, THIẾT BỊ THI CÔNG

gian

BM đính kèm

Bước

1

Phòng

QLM-CG-AT

Định kỳ/

đột xuất Kế hoạch

Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng hàng năm hoặc đột xuất (khi có bất thường)