QT-10 Quy trinh quan ly dau thau (ok)

Bước 8Tổng giám đốc ½ ngày sau hoàn thành Bảng phân tích Bước 9 Phòng KT-KT, Chủ trì HSDT, Tổ làm thầu Thời gian hoàn thành HSDT theo kế hoạch Bảng phân công nhiệm vụ làm HST BM-10-0

QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐẤU THẦU

MÃ SỐ: QT - 10

LILAMA HANOI JSC, CO

THEO DÕI SỬA ĐỔI

THEO DÕI PHÂN PHỐI

Phòng Tài chính-kế toán Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn

Phòng Phát triển các DA đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội

Phòng Kinh tế Kỹ thuật Xí nghiệp, Đội/Công trình

1 MỤC ĐÍCH:

Nhằm hiểu và xác định rõ các yêu cầu của chủ đầu tư và xem xét đánh giá khả năng đáp ứng của Công ty về năng lực kinh nghiệm đối với gói thầu cũng như tính khả thi của từng dự án tham dự thầu Hướng dẫn, kiểm soát toàn bộ việc thiết lập, nộp thầu, lưu trữ HSDT Đảm bảo cung cấp và xử lý thông tin chính xác giúp cho việc thực hiện hoàn thành HSDT theo đúng nội dung yêu cầu của HSMT, đạt chất lượng và hiệu quả cao

Đánh giá công tác thực hiện HSDT, thống kê nguyên nhân để rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt hơn công tác làm HSDT

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho tất cả các dự án, công trình Công ty tham gia dự thầu từ lúc nhận thông tin mời thầu đến khi hoàn thành ký kết hợp đồng giao thầu

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Sổ tay chất lượng;

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008;

Các văn bản pháp quy hiện hành (Luật đấu thầu, luật xây dựng, các nghị định, thông

tư, hướng dẫn )

Hệ thống quy chế, quy định của Công ty

4 ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT:

Các từ viết tắt:

Hồ sơ mời thầu: HSMT;

Hồ sơ dự thầu: HSDT;

Người chủ trì HSDT là người được chỉ định phụ trách chung cho toàn bộ các công tác

làm HSDT (Người chủ trì là cá nhân bất kỳ thuộc biên chế nhân sự của Công ty có đủ khả

năng được Tổng giám đốc giao thực hiện công việc) Sau khi tiếp nhận HSMT và các thông

tin có liên quan, người chủ trì sẽ nghiên cứu, xem xét, đề ra nội dung chính cần thực hiện, phân công chi tiết và theo dõi việc thực hiện của nhóm, cá nhân và chịu trách nhiệm với cấp trên trực tiếp về chất lượng, hiệu quả của HSDT

KTKT: Phòng Kinh tế Kỹ thuật

5-NỘI DUNG:

5.1 Lưu đồ:

gian

BM đính kèm

Bước 1

Cá nhân/đơn

vị có thông tin

Phòng KT-KT

Khi có thông tin

Phiếu thông tin mời thầu BM-10-01

Bước 2 Phòng KT-KT

½ ngày sau khi có thông tin

xét

Đơn xin đăng

ký tham gia dự thầu BM-10-02

Bước 4 Tổng giám đốc

½ ngày sau khi nhận đơn

Bước 5

Phòng KT-KT,

P TC, TCKT

Tổng giám đốc

½ ngày sau khi phê duyệt

Giấy giới thiệu

Bước 6 Phòng KT-KT

½ ngày sau mua

hồ sơ mời thầu

Đánh giá khả năng đáp ứng

hồ sơ mời thầu BM-10-03

Bước 7 Phòng KT-KT

Ngay sau đánh giá

KN đáp ứng

Bảng phân tích lợi nhuận sơ bộ BM-10-04

Tiếp nhận thông tin

về gói thầu

Tổng giám đốc phê duyệt

Không ký đơn

Ko đồng ý

Thiết lập và ký giấy giới thiệu mua hồ sơ mời thầu

Đồng ý

- Các thầu phụ

- Các nhà cung ứng

- Các đối tác khác

Kiểm tra KN đáp ứng điều kiện HSMT

CV từ chối

Ko đáp ứng

Đáp ứng

Lập bảng phân tích sơ bộ lợi nhuận của công trình

Kiểm tra thông tin

về gói thầu

Không tham gia

ko đáp ứng

Thiết lập đơn xin đăng ký tham

dự thầu, trình Tổng giám đốc

Đáp ứng

Bước 8

Tổng giám đốc

½ ngày sau hoàn thành Bảng phân tích

Bước 9

Phòng KT-KT,

Chủ trì HSDT,

Tổ làm thầu

Thời gian hoàn thành HSDT theo kế hoạch

Bảng phân công nhiệm vụ làm HST BM-10-05; Đề nghị làm bảo lãnh

dự thầu

Bước

10

Phòng KT-KT

Chủ trì HSDT,

Tổ làm thầu

Sau hoàn thiện HSDT

Hồ sơ dự thầu

Bước

11 Tổng giám đốc

Tối đa 3 ngày sau trình duyệt

Bước

12

Phòng KT-KT

hoặc cán bộ

được phân

công

Theo thời gian y/c của chủ ĐT

Báo cáo kết quả mở thầu BM-10-06

Bước

13

Phòng KT-KT

hoặc cán bộ

được phân

công

Khi có kết quả của chủ đầu tư

Công văn thông báo kết quả đấu thầu của CĐT

Bước

14

Phòng KT-KT

Ban Tổng

Giám đốc

Chủ đầu tư

Theo thời gian thoả thuận giữa

2 bên

Hợp đồng kinh

tế

Bước

Xem xét, ký duyệt hồ sơ Phát hành HSDT

Nộp và mở thầu.

Báo cáo kết quả mở thầu Lưu trữ HSDT

Ko đạt

Phê duyệt phương án

Chỉnh sửa lại

Ko đáp ứng

Đồng ý

Lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ chuẩn

bị HSDT;

Chuẩn bị các nội dung theo yêu cầu của HSDT;

Đạt

Chỉnh sửa

hồ sơ

Tiếp nhận thông báo kết quả đấu thầu

Kiểm điểm rút kinh nghiệm Trượt thầu

Trúng thầu

Thương thảo và ký kết hợp đồng

5.2 Diễn giải lưu đồ:

5.2.1 Tiếp nhận thông tin về gói thầu:

Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm thường xuyên tìm kiếm thông tin về các thông tin mời thầu (qua internet, báo chí, thư mời thầu, thông tin từ cán bộ, nhân viên thuộc Công

ty, Ban Tổng giám đốc giao )

Cán bộ nhân viên trong công ty khi có thông tin về các gói thầu báo cáo phụ trách đơn

vị theo nhiều hình thức (trực tiếp, điện thoại, gửi giấy báo ) về tên chủ đầu tư, nội dung gói thầu, thời gian bán hồ sơ, thời gian mở thầu, địa chỉ liên hệ, điện thoại Phụ trách đơn vị tiếp nhận và cập nhập phiếu thông tin mời thầu theo BM-10-01 chuyển phòng Kinh tế Kỹ thuật

5.2.2 Kiểm tra thông tin và đề xuất tham gia dự thầu:

Phụ trách phòng Kinh tế Kỹ thuật hoặc phân cán bộ nhanh chóng liên hệ với chủ đầu

tư thu thập các thông tin liên quan đến gói thầu, tổ chức xác minh chặt chẽ, chính xác:

+ Trường hợp các thông tin không chính xác hoặc các yêu cầu của Chủ đầu tư vượt quá năng lực hiện tại của Công ty, phòng Kinh tế Kỹ thuật ghi nhận và dừng lại, chuyển sang các thông tin gói thầu khác

+ Trường hợp xác minh thông tin đầy đủ, yêu cầu của Chủ đầu tư hoàn toàn phù hợp phòng Kinh tế Kỹ thuật thiết lập đơn đăng ký tham dự thầu theo BM-10-02 trình Tổng giám đốc Công ty phê duyệt

5.2.3 Phê duyệt:

Tổng giám đốc Công ty có trách nhiệm xem xét đơn đăng ký tham dự thầu và phê duyệt kịp thời

5.2.4 Mua hồ sơ dự thầu:

Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm qua phòng Tổ chức đề xuất viết giấy giới thiệu kèm giấy đề nghị tạm ứng trình Tổng giám đốc ký duyệt, chuyển phòng TCKT thực hiện các thủ tục cấp tài chính Cán bộ phòng Kinh tế Kỹ thuật liên hệ với chủ đầu tư và tổ chức mua hồ sơ dự thầu

5.2.5 Đánh giá khả năng đáp ứng hồ sơ mời thầu:

Sau khi có hồ sơ mời thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật tiến hành xem xét, nghiên cứu

kỹ HSMT, đánh giá khả năng đáp ứng của Công ty theo BM-10-03 về các mặt như:

- Yêu cầu về kỹ thuật, tiến độ, chất lượng thi công;

- Yêu cầu về trang thiết bị xe máy thi công;

- Năng lực thi công của Công ty;

- Khả năng đáp ứng của thầu phụ, các nhà cung ứng;

- Kế hoạch liên danh, liên kết;

- Xem xét năng lực về nhân lực của Công ty;

- Khả năng về tài chính của Công ty;

-

+ Trường hợp toàn bộ các yêu cầu vượt quá khả năng của Công ty, phòng Kinh tế

Kỹ thuật có trách nhiệm thiết lập công văn từ chối tham dự thầu (nếu cần thiết), báo cáo giải trình cụ thể với Tổng giám đốc Công ty và thông tin đến chủ đầu tư

+ Trường hợp kết quả đánh giá đảm bảo thực hiện tốt công trình, dự án, phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm đánh giá sơ bộ lợi nhuận công trình trên BM-10-04 (tính toán khả năng trúng thầu, dự kiến các khoản chi phí, giá bỏ thầu, lợi nhuận của Công ty ) trình Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt và chỉ đạo thực hiện

5.2.6 Phân công nhiệm vụ:

Căn cứ kết quả phê duyệt của Tổng giám đốc Công ty, trưởng phòng Kinh tế Kỹ thuật tuỳ theo tính chất mức độ, quy mô của dự án để chỉ định bộ phận thực hiện hoặc chỉ định người chủ trì HSDT;

Chủ trì HSDT căn cứ quyền hạn được giao, phân công từng nhiệm vụ cụ thể cho từng

bộ phận, cá nhân trong tổ làm thầu thực hiện theo biểu mẫu BM-10-05 (Bảng phân công dự thầu)

5.2.7 Thiết lập hồ sơ dự thầu:

Chủ trì HSDT cùng bộ phận làm thầu nghiên cứu kỹ HSMT, xét đến các yếu tố liên quan như yêu cầu kỹ thuật, tài chính, năng lực pháp lý, thời hạn nộp hồ sơ, vị trí địa lý, hiện

trường, mặt bằng thi công, loại và đặc điểm của công trình, công nghệ, chủng loại vật tư và các tiêu chuẩn kỹ thuật;

Người chủ trì tổ chức việc tham quan hiện trường, liên hệ với Chủ đầu tư để nhận thêm thông tin (nếu cần) Nghiên cứu kỹ hiện trường để phục vụ công tác thiết kế tổng mặt bằng thi công và đưa ra được phương án tối ưu;

Chuẩn bị các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác làm HSDT theo đúng bài chào của Chủ đầu tư, trong đó đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:

- Hồ sơ pháp lý và các giấy tờ thủ tục;

- Hồ sơ kỹ thuật (biện pháp tổ chức thi công);

- Hồ sơ tài chính (dự toán gói thầu, giá bỏ thầu);

- Bảo lãnh dự thầu;

- Hồ sơ năng lực của Công ty, các trang thiết bị dự kiến được đưa vào công trình;

- Hồ sơ của nhà thầu phụ (nếu có)

Yêu cầu các nội dung của HSDT phải đảm bảo tính khoa học, chính xác, trình bày đẹp, sạch sẽ và rõ ràng

5.2.8 Xem xét, phê duyệt trước khi nộp hồ sơ dự thầu:

Sau khi các phần của HSDT do các thành viên thực hiện theo kế hoạch đã hoàn thiện

sẽ được chuyển lên cho người chủ trì tổng kiểm tra đáp ứng được các yêu cầu của HSMT, tính hiệu quả và khả năng cung cấp thực hiện của Công ty Phụ trách phòng Kỹ thuật phải xem xét, kiểm tra cuối cùng hồ sơ dự thầu trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt

5.2.9 Nộp HSDT và tham dự lễ mở thầu:

Đơn vị được giao chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự thầu phải sắp xếp hồ sơ, đóng dấu, đóng gói, niêm phong tài liệu theo đúng các quy định, sau đó gửi hồ sơ dự thầu cho chủ đầu

tư (kết quả việc nộp hồ sơ được xác nhận bằng biên bản nhận của chủ đầu tư)

Chủ trì HSDT và/hoặc đại diện của Công ty tham dự cuộc mở thầu tại địa điểm và thời gian quy định Theo yêu cầu của Chủ đầu tư (nếu có), Chủ trì HSDT hoặc đại diện Công

ty tiến hành làm rõ các nội dung của HSDT với Chủ đầu tư Tổng hợp báo cáo kết quả mở thầu theo BM-10-06 trình Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền xem xét làm cơ sở để đàm phán hợp đồng

5.2.9 Tiếp nhận thông báo kết quả đấu thầu và thương thảo, ký kết hợp đồng:

Phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin liên quan đến kết quả đấu thầu:

+ Trường hợp trượt thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật có trách nhiệm tổ chức họp và rút kinh nghiệm sâu sắc

+ Trường hợp trúng thầu, phòng Kinh tế Kỹ thuật chuẩn bị các nội dung thương thảo hợp đồng trên cơ sở HSMT, HSDT và các đề xuất của Công ty đối với gói thầu trình Tổng giám đốc xem xét phê duyệt, trực tiếp hoặc uỷ quyền người thương thảo hợp đồng Trong quá trình thương thảo hợp đồng, nếu có tình huống phát sinh ngoài các nội dung chuẩn bị đã được Tổng giám đốc phê duyệt, người được ủy quyền thương thảo hợp đồng có trách nhiệm báo cáo Tổng giám đốc xin ý kiến chỉ đạo kịp thời Nếu các điều kiện thương thảo đáp ứng các yêu cầu của Công ty, người được ủy quyền thương thảo có trách nhiệm hoàn thiện toàn

bộ hợp đồng hoặc rà soát chặt chẽ các thông tin, điều khoản hợp đồng (khi được chủ đầu tư chuyển) trình Tổng giám đốc ký duyệt

6 LƯU HỒ SƠ:

1 Phiếu thông tin mời thầu Phòng Kinh tế Kỹ thuật 01 năm

3 Đánh giá khả năng đáp ứng hồ

sơ mời thầu

01 năm

4 Bảng phân công làm hồ sơ dự

thầu

02 năm

trình hoặc 02 năm đối

6 Hồ sơ dự thầu

05 năm đối với CT trúng thầu và 02 năm đối CT trượt thầu

8 Công văn thông báo kết quả đấu

thầu của chủ đầu tư

Khi kết thúc công trình đối với CT trúng thầu

và 01 năm đối với CT trượt thầu

9 Hợp đồng kinh tế

Phòng TCKT (Bản gốc), phòng KT-KT và các phòng/đội có liên quan (Bản pho to)

Theo quy định

7 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:

Đơn xin đăng ký tham gia dự thầu BM-10-02

Bảng đánh giá khả năng đáp ứng HSMT BM-10-03

Bảng đánh giá lợi nhuận sơ bộ BM-10-04

Bảng phân công nhiệm vụ làm HSDT BM-10-05