QT-16 xuat nhap vat tu va quan ly kho

Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của nhà máy, các tổ đội, Ban chi huy các công trình trực thuộc Công ty.. 5.2.2 Kiểm tra: Vật tư, th

QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO

MÃ SỐ: QT-16

,,

NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT

LILAMA HANOI JSC, CO

THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

THEO DÕI PHÂN PHỐI

Ban Tổng Giám Đốc Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn

Phòng Tài chính-kế toán Phòng Vật tư

Phòng Phát triển các dự án đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội

Phòng Kinh tế Kỹ thuật Xí nghiệp, Đội/Công trình

1 MỤC ĐÍCH:

Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của nhà máy, các tổ đội, Ban chi huy các công trình trực thuộc Công ty

Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho xuất kho làm căn cứ ghi thẻ kho nhằm quản lý thiết bị một cách chính xác

Quản lý vật tư hàng hóa theo một qui trình xuyên suốt từ khâu nhập kho, xuất kho cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho

Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa

2 PHẠM VI ÁP DỤNG:

Quy trình này được áp dụng cho các kho tại nhà máy, các công trường

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

4 ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT:

Lưu kho bảo quản hàng hoá: là quá trình tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm

hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra

5 NỘI DUNG:

A./ Nhập vật tư

5.1 Lưu đồ:

Bước 1

Phòng VT,

Nhà máy/Đội

thi công

Khi hàng về đến kho/công trình

Bước 2

Lãnh đạo

NM/Đội, CB

kỹ thuật, Thủ

kho, Kế toán

Ngay sau khi hàng về kho BM-16-01

Bước 3 Thủ kho, Kế

BM-16-02 BM-16-03

Bước 4

CBKT, Thủ

kho, Kế toán

nhà máy/Xí

nghiệp

Sau hoàn thiện phiếu nhập kho

Bước 5

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/Xí

nghiệp

Ngay trong ngày BM-16-04

Bước 6

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/Xí

nghiệp

Ngay trong ngày

BM-16-05

Bước 7

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/Xí

nghiệp

Thường xuyên (theo tuần, tháng )

BM-16-11

5.2 Diễn giải lưu đồ

5.2.1 Tiếp nhận vật tư/hàng hoá:

Khi vật tư thiết bị về kho/công trường, Phòng vật tư, ban lãnh đạo nhà máy, xí nghiệp, đội thi công, các bộ phận liên quan có trách nhiệm tiếp nhận và tiến hành làm các thủ tục nhập hàng

5.2.2 Kiểm tra:

Vật tư, thiết bị về kho/chân công trình

Vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá

Lập thẻ kho

Kiểm tra

Báo phòng Vật tư

Ko đáp ứng

Lập phiếu nhập kho

Đáp ứng

Lập bảng theo dõi X-N-T

Tổng hợp báo cáo

Lãnh đạo nhà máy/đội, cán bộ kỹ thuật, thủ kho, kế toán công trình có trách nhiệm kiểm tra và nghiệm thu chặt chẽ chủng loại, số lượng, chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, trong đó:

*./ Lãnh đạo nhà máy/đội: Kiểm tra tổng thể lô, kiện hoặc vật tư, hàng hoá nhập kho

*./ Kế toán nhà máy/đội kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá Hoá đơn mua hàng, chứng chỉ xuất xứ hàng hoá, phiếu xuất kho của nhà cung ứng (các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản nếu có)

*./ Cán bộ kỹ thuật nhà máy/đội: kiểm tra chặt chẽ chủng loại, chất lượng hàng hoá, vật tư nhập

*./ Thủ kho: kiểm tra số lượng vật tư/hàng hoá, đối chiếu với các tài liệu, hồ sơ Trường hợp vật tư, hàng hoá đạt yêu cầu cán bộ kỹ thuật, thủ kho tiến hành thiết lập

phiếu kiểm tra vật tư, máy thiết bị theo BM-16-01, biên bản bàn giao hàng hoá theo (xem

QT-15) hoặc theo mẫu của nhà cung cấp đối với các loại hàng hoá đặc biệt như xi măng, thép, máy xây dựng…

Trường hợp không đạt yêu cầu, nhà máy/đội có trách nhiệm báo phòng vật tư liên hệ với nhà cung ứng nhằm có hướng điều chỉnh phù hợp

5.2.3 Lập phiếu nhập kho:

Đối với các loại hàng hóa cấp thường xuyên liên tục như cát, các loại đá khi xuất

nhập trực tiếp ra công trường sử dụng Biên bản giao nhận vật tư theo BM-16-03 hoặc có thể

sử dụng Phiếu nhập kho theo BM-16-02 hoặc theo mẫu số 02-VT của Bộ tài chính.

Lưu trữ đầy đủ các phiếu kiểm định hàng sau khi qua kiểm tra (nếu có) hoặc kết quả thí nghiệm, chứng chỉ của nhà sản xuất

Nếu trong quá trình nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải:

+ Chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo cáo cho lãnh đạo nhà máy/đội hoặc phòng vật tư biết (trường hợp phát sinh không quá nghiêm trọng)

+ Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo lãnh đạo nhà máy/đội, phòng vật

tư xem xét, giải quyết khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết của kho

Các sai sót khi nhập hàng bao gồm:

+ Có sự sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng + Hàng có chất lượng không đảm bảo yêu cầu sử dụng, an toàn hoặc bảo quản

5.2.4 Vận chuyển, sắp xếp hàng:

Cán bộ kỹ thuật, thủ kho có trách nhiệm và giám sát quá trình vận chuyển, sắp xếp đảm bảo đúng nơi quy định theo sơ đồ bố trí, được gắn dấu hoặc ký hiệu nhận biết theo đúng quy định của kho hoặc đưa trực tiếp ra các địa điểm sản xuất, thi công, trong đó phải:

+ Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức sản xuất, thi công đã được duyệt

+ Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo quản

+ Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhầm lẫn

+ Các hàng hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phòng chống cháy nổ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty

5.2.5 Lập thẻ kho

Ngay sau khi nhập kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho (biên bản giao nhận)

phiếu giao nhận vật tư cán bộ Thủ kho nhập số liệu vào thẻ kho (theo mẫu BM-16-04), mỗi

chủng loại vật tư lập 1 thẻ kho

Thứ 5 hàng tuần Thủ kho có trách nhiệm chuyển thẻ kho (bản sao) lên phòng vật tư

(theo mẫu BM-16-04).

Từ ngày 01 đến 03 hàng tháng thủ kho có trách nhiệm chuyển thẻ kho (bản gốc) đi kèm thẻ kho là: Biên bản giao nhận, Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu yêu cầu cấp vật tư về Công ty

5.2.6 Lập bảng tổng hợp N-X-T

Thủ kho, kế toán nhà máy/công trường lập bảng tổng hợp N-X-T theo BM-16-05,

lãnh đạo nhà máy/đội xem xét và báo cáo với phòng vật tư, phòng TCKT

5.2.7 Tổng hợp báo cáo

Hàng tháng, phòng vật tư phối kết hợp với thủ kho, kế toán nhà máy/đội tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu giữa sổ sách, thực tế và báo cáo Ban Tổng Giám Đốc

Hàng tháng căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu giao nhận vật tư Thủ kho kết hợp với kế toán nhà máy/đội, cán bộ kỹ thuật lập biên bản đối chiếu khối lượng với khách hàng

Ghi chú: Quá trình lưu kho:

Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ sản xuất, thi công xây lắp có dư thừa do thay đổi thiết kế, các đơn vị phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho công trình khác Trong khi chờ vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa

Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong kho:

+ Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hoá trong kho, điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa và kho tàng

+ Duy trì và bổ sung các điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp ) và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng

+ Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp thời báo phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngoài tầm kiểm soát của mình

B./ Xuất vật tư

5.3 Lưu đồ (Xem trang bên)

Bước Trách

BM đính kèm

Bước 1

Các tổ/đội

sản xuất, thi

công

Khi có nhu cầu BM-16-07

Bước 2

Thủ kho

Cán bộ giám

sát kỹ thuật

Sau tiếp nhận

đề nghị

Bước 3

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/đội

Ngay sau khi xuất kho BM-16-06

Bước 4

CBKT, Thủ

kho, Kế toán

nhà máy/đội

Sau viết phiếu xuất BM-16-08

Bước 5

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/đội

Ngay trong ngày BM-16-04

Bước 6

Thủ kho, Kế

toán nhà

máy/đội

Thường xuyên (theo tuần, tháng )

5.4 Diễn giải lưu đồ

5.4.1 Đề nghị cấp vật tư

Các tổ/đội sản xuất, thi công khi có nhu cầu vật tư lập đề nghị cấp vật tư theo

BM-16-07 có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo nhà máy, đội chuyển thủ kho.

5.4.2 Kiểm tra

Thủ kho kiểm tra hàng hoá trực tiếp về số lượng tồn, chủng loại, cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi xuất kho

Chú ý việc xuất hàng cần đảm bảo:

Đề nghị cấp vật tư

Vào sổ theo dõi xuất kho

Lập thẻ kho

Kiểm tra

Ko phù hợp

Lập phiếu xuất kho

Phù hợp

Tổng hợp báo cáo

Phiếu yêu cầu vật tư theo biểu mẫu: BM-16-07 (Sau khi có đầy đủ chữ ký của người

yêu cầu, xác nhận của CB Kỹ thuật, phụ trách nhà máy/đội, thủ kho mới được xuất vật tư vật liệu khỏi kho)

Trường hợp xuất sai quy định khi chưa có đầy đủ chữ ký trong phiếu yêu cầu vật tư cán bộ Thủ kho hoàn toàn chịu trách nhiệm về tài chính đối với toàn bộ khối lượng vật tư đã cấp

5.4.3 Lập phiếu xuất kho

Nếu đảm bảo các điều kiện xuất kho, thủ kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu BM-16-06

hoặc Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT của Bộ tài chính và tiến hành xuất kho các vật tư theo

đề nghị

5.4.4 Vào sổ theo dõi xuất kho

Thủ kho sau khi làm thủ tục xuất kho cập nhật vào sổ theo dõi xuất vật tư theo biểu

mẫu BM-16-08.

5.4.5 Lập thẻ kho

Thủ kho, kế toán nhà máy/đội có trách nhiệm cập nhật các vật tư đã xuất vào Thẻ kho

5.4.6 Tổng hợp, báo cáo

Hàng tuần, tháng, thủ kho, kế toán nhà máy/đội lập báo cáo tình hình X-N-T gửi phòng vật tư

Ghi chú:

Nếu trong quá trình xuất hàng, phát hiện thấy có sai sót, thủ kho phải:

+ Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cáo phụ trách đơn vị biết

+ Nếu các sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng ngay các hoạt động xuất kho và báo phụ trách đơn vị giải quyết

6 LƯU HỒ SƠ:

STT Tên loại hồ sơ Nơi lưu/Người lưu Thời gian lưu

1 Phiếu kiểm tra vật tư, máy

móc khi nhận Bộ phận kỹ thuật/thủ kho 05 năm

2 Phiếu nhập kho Thủ kho, P.TCKT Theo quy định Bộ tài

chính

3 Phiếu xuất kho Thủ kho, P.TCKT

5 Bảng tổng hợp nhập - xuất -

6 Báo cáo kiểm kê Phòng vật tư, Phòng

TCKT, nhà máy/đội 03 năm

7 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:

BM-16-01 Phiếu kiểm tra vật tư, máy móc khi nhận

BM-16-02 Phiếu nhập kho

BM-16-03 Biên bản giao nhận vật tư

BM-16-04 Thẻ kho

BM-16-05 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư

BM-16-06 Phiếu xuất kho

BM-16-07 Phiếu yêu cầu vật tư

BM-16-08 Sổ theo dõi xuất vật tư