QT 05 quan ly tai san thiet bi van phong

Quy trình này xác định trình tự các bước quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng trong toàn công ty, đảm bảo đạt chất lượng và phù hợp với các yêu cầu đã quy định.. 5.1.1 Nhu cầu mua s

QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

MÃ SỐ: QT-05

,,

NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT LÃNH ĐẠO PHÊ DUYỆT

LILAMA HANOI JSC, CO

THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi chú

THEO DÕI PHÂN PH I ỐI

Phòng Tài chính-kế toán Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư Xí nghiệp, Đội/Công trình

Phòng Kinh tế Kỹ thuật

Phòng QL máy-Cơ giới-An toàn

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình này xác định trình tự các bước quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng trong toàn công ty, đảm bảo đạt chất lượng và phù hợp với các yêu cầu đã quy định

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho hoạt động quản lý tài sản, thiết bị văn phòng trong Công ty

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Sổ tay chất lượng

Các Luật, Thông tư, Nghị định của nhà nước

4 THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA

Hàng hoá: các loại sản phẩm ở dạng vật chất (thiết bị văn phòng, công cụ, dụng cụ ) hoặc dạng phi vật chất (dịch vụ vận chuyển …)

Nhà cung ứng: Tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho công ty Sản phẩm không phù hợp: Là những sản phẩm mua về không đúng với các yêu cầu mua sản phẩm quy định tại hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng hay nhu cầu sử dụng

5 NỘI DUNG

A./ Mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng:

Lưu đồ (xem trang bên):

nhiệm kèm

Bước 1 Các đơn vị có

nhu cầu Khi có nhu cầu

Đề xuất mua hàng hoá BM-05-01

Bước 2

Phòng QTTH

Tổng Giám

Đốc

Tối đa 3 ngày

Bước 3 Phòng QTTH Sau được duyệt Báo giá, hồ sơ

liên quan

Bước 4 Tổng Giám

Đốc Tối đa 3 ngày

Đơn đặt hàng, Hợp đồng Kinh tế

Bước 6 Phòng QTTH

Khi hàng hoá

về Công ty

kho

Biên bản nghiệm thu BM-05-02

tra

Sổ theo dõi bàn giao tài sản

5.1 Diễn giải lưu đồ:

Yêu cầu mua sắm

Lập, đàm phán ký hợp đồng và thực hiện mua hàng

Kiểm tra và phê duyệt

Ko phù hợp

Lựa chọn và đánh giá nhà cung

ứng

Phù hợp

Tiếp nhận hàng hoá Phê duyệt Ko đạt

Kiểm tra Đổi, trả

hàng

Nhập kho, bảo quản, bàn giao

tài sản

5.1.1 Nhu cầu mua sắm tài sản, thiết bị văn phòng:

Khi có nhu cầu mua sắm tài sản trang thiết bị, văn phòng phẩm cán bộ phòng/ban, công trình, nhà máy có nhu cầu lập phiếu đề xuất hàng hóa dịch vụ BM-05-01 chuyển phòng QTTH xem xét và trình Tổng Giám đốc phê duyệt

5.1.2 Xem xét:

Phòng QT TH có trách nhiệm cân đối số lượng tài sản trong Công ty và kiểm tra tính hợp lý của các Phiếu đề xuất của các đơn vị:

+ Nếu thấy đề nghị là không cần thiết, Phòng QTTH có ý kiến trả lời và gửi lại phiếu

đề nghị cho các đơn vị

+ Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty có đủ số lượng tài sản, thiết bị đáp ứng được yêu cầu công tác của các đơn vị, phòng QTTH

làm lệnh thuyên chuyển tài sản trong nội bộ Công ty cho các đơn vị như đề nghị (cụ

thể tại Quy trình thuyên chuyển tài sản dưới đây)

+ Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty không có loại vật tư-tài sản phục vụ công tác theo đề nghị, Phòng QTTH sẽ có ý kiến đề nghị mua loại tài sản đó, trình Tổng Giám đốc xin ý kiến phê duyệt

5.1.3 Phê duyệt:

Đề xuất mua được Phòng QTTH báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc Công ty:

Trường hợp đề xuất đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt, Phòng QTTH tổ chức triển khai các bước tiếp theo

Trường hợp đề xuất không phù hợp, Tổng Giám đốc không phê duyệt hoặc điều chỉnh Nếu không cho ý kiến và chuyển lại phòng có nhu cầu điều chỉnh lại đề xuất

5.1.4 Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng:

Tổng Giám đốc chuyển Phòng QTTH chịu trách nhiệm mua hàng theo phiếu đề xuất hàng hóa dịch vụ đã được duyệt

Đối với tài sản, thiết bị văn phòng, phòng QTTH tìm kiếm, đánh giá nhà cung ứng và thu thập ít nhất 2 báo giá từ các nhà cung cấp và các thông tin về việc cung cấp hàng liên quan đến tài sản như : Chất lượng, thông số kỹ thuật, giá cả, thời hạn giao hàng và phương thức thanh toán

5.1.5 Phê duyệt

Phòng QTTH trình báo giá, đề nghị danh sách nhà cung ứng lên Tổng Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt

5.1.6 Lập hợp đồng (đơn hàng) và đàm phán các điều kiện hợp đồng, thực hiện mua hàng:

Sau khi nhà cung ứng được phê duyệt, đối với những tài sản có giá trị < 10 triệu, P.QTTH trực tiếp mua hàng không cần phải lập hợp đồng

Đối với tài sản >10 triệu, P.QTTH tiến hành đàm phán, soạn thảo đơn hàng, hợp đồng mua bán (theo mẫu hợp đồng kinh tế) Những điều kiện quan trọng của hợp đồng như giá cả, hình thức thanh toán, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, chứng từ cần thiết phải được quy định rõ ràng, cụ thể trong hợp đồng Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng phòng QTTH trình Tổng Giám đốc ký

Hợp đồng sau khi được ký, Tổng Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho P.QTTH chủ động giao dịch với các nhà cung ứng nhằm thực hiện hợp đồng đúng kế hoạch

Kết thúc Hợp đồng thì phòng QTTH chuyển thanh lý hợp đồng và các chứng từ có liên quan chuyển tới Phòng TC-KT để thực hiện việc thanh toán theo điều khoản thanh toán của hợp đồng

5.1.7 Tiếp nhận và kiểm tra

P.QTTH chịu trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tài sản

Khi tài sản về đến công ty, P.QTTH kết hợp với các bộ phận liên quan như phòng có nhu cầu chịu trách nhiệm tiếp nhận, bộ phận sử dụng kiểm tra hàng hóa tài sản và lập biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản theo BM-05-02

Đối với các thiết bị máy móc cần phải chạy thử (ví dụ máy tính, máy photo, máy fax ), sau 5-10 ngày nếu chạy tốt phòng/cán bộ mua hàng ký biên bản nghiệm thu, nếu không thông báo với nhà cung cấp đổi, trả hàng

5.1.8 Nhập kho, bảo quản, bàn giao tài sản

P.QTTH cập nhật tài sản vào sổ theo dõi, làm các thủ tục nhập kho và bảo quản hợp

lý đối với từng loại tài sản

Bàn giao tài sản: Căn cứ phiếu đề xuất, phòng QTTH tiến hành làm thủ tục xuất kho

và bàn giao tài sản cho đơn vị yêu cầu Đơn vị nhận tài sản và ký vào sổ theo dõi tài sản

B./ Sửa chữa, thay thế tài sản, thiết bị:

Lưu đồ (xem trang bên)

Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM đính

kèm

Bước 1 Phòng QTTH,

các đơn vị Hàng ngày

Bước 2 Phòng QTTH,

các đơn vị

Quý IV của năm trước hoặc khi có phát sinh

BM-05-03 BM-05-04

Bước 3

Tổng Giám Đốc

hoặc người được

uỷ quyền

Tối đa 3 ngày

Bước 4 Phòng QTTH Sau được duyệt Hợp đồng

Kinh tế

Bước 5

Phòng QTTH,

các nhà cung

cấp dịch vụ

Theo kế hoạch

Bước 6 Phòng QTTH,

các đơn vị

Sau bảo dưỡng, sửa chữa BM-05-05

5.2 Diễn giải lưu đồ:

Theo dõi tình trạng các trang thiết bị

Tìm nhà cung cấp dịch vụ bảo hành, sửa chữa

Lập kế hoạch thay thế/sửa chữa, đề xuất sửa chữa

Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa/thay thế Phê duyệt Ko đạt

Kiểm tra và nghiệm thu

Đổi, trả hàng

Bàn giao sử dụng

Lưu hồ sơ

5.2.1 Theo dõi trang thiết bị:

P.QTTH, các đơn vị có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên các điều kiện trang thiết

bị tại bộ phận mình như (các thiết bị sử dụng cho nghiệp vụ, các thiết bị vệ sinh, trang thiết

bị văn phòng như máy tính, máy in, photo ) để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý đảm bảo an toàn, điều kiện cơ sở luôn tốt phục vụ sản xuất, kinh doanh Đối với trang thiết bị thường xuyên sử dụng (như máy photo, máy fax, máy tính…) thì phải định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa Đối với trang thiết bị nhỏ lẻ, thì phải thường xuyên theo dõi, phát hiện kịp thời các

sự cố để thay thế, sửa chữa

5.2.2 Lập kế hoạch sửa chữa, thay thế trang thiết bị, đề xuất sửa chữa:

Lập kế hoạch:

Căn cứ nguồn kinh phí phục vụ sửa chữa, thay thế trang thiết bị hàng năm

Căn cứ tình trạng trang thiết bị tại các đơn vị

P.QTTH triển khai tổng hợp và thiết lập kế hoạch sửa chữa/thay thế trang thiết bị theo BM-05-03 trình Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện

Đề xuất sửa chữa:

Các phòng/bộ phân khi có phát sinh hỏng thiết bị đột xuất có trách nhiệm thiết lập giấy yêu cầu sửa chữa theo BM-05-04 chuyển P.QTTH xem xét và trình Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt

5.2.3 Phê duyệt

Sau khi lập xong kế hoạch/giấy yêu cầu, P.QTTH trình phê duyệt, tuy nhiên tuỳ theo tính chất của việc bảo dưỡng sửa chữa thay thế mà Ban Giám đốc sẽ cân nhắc

Trường hợp đạt yêu cầu, Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt, P.QTTH tiến hành từng bước thực hiện

Trường hợp không đạt yêu cầu Tổng Giám đốc đưa ra ý kiến và chuyển lại P.QTTH hoặc các đơn vị có nhu cầu phải cân nhắc, lập lại hoặc điều chỉnh sao cho hợp lý nhất

5.2.4 Tìm nhà cung cấp dịch vụ

Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch/đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, P QTTH có trách nhiệm tìm kiếm về các nhà cung cấp dịch vụ và các thông tin liên quan đến

việc bảo dưỡng, sửa chữa tài sản: Uy tín của Nhà cung cấp dịch vụ, báo giá, thời gian bảo dưỡng, sửa chữa và phương thức thanh toán …

Sau khi có đủ toàn bộ những thông tin liên quan P QTTH phải xin ý kiến phê duyệt của Tổng Giám đốc trước khi tiến hành cho bảo dưỡng, sửa chữa tài sản

5.2.5 Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa/thay thế:

Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ, P QTTH kết hợp cùng nhà cung cấp tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, đảm bảo chất lượng, thời gian, giá cả… theo như yêu cầu của Tổng Giám đốc và các phòng ban sử dụng tài sản

5.2.6 Kiểm tra, nghiệm thu:

Các hoạt động thay thế, sửa chữa sau khi được triển khai thực hiện, P.QTTH và các đơn vị sử dụng hoặc quản lý trực tiếp có trách nhiệm nghiệm thu chặt chẽ theo biên bản nghiệm thu tài sản, máy móc, thiết bị BM-05-05

5.2.7 Bàn giao, sử dụng:

Các thiết bị sau thay thế, sửa chữa sẽ được P.QTTH, nhóm kỹ thuật bàn giao lại cho các đơn vị (trước khi tiếp nhận thiết bị sau sửa chữa, các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra lại), đồng thời yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký xác nhận giữa các bên

C./ Thuyên chuyển tài sản

Lưu đồ (xem trang bên)

Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM đính

kèm

Bước 1 Phòng QTTH,

các đơn vị Khi có nhu cầu BM-05-01

Bước 2 Phòng QTTH

Sau khi tiếp nhận được nhu cầu

Bước 3

Tổng Giám Đốc

hoặc người được

uỷ quyền

Tối đa 3 ngày

Bước 4 Phòng QTTH,

các đơn vị

Sau khi bàn giao BM-05-06

Bước 5 Phòng QTTH

Theo quy định

5.3 Diễn giải lưu đồ:

5.3.1 Đề nghị cung cấp/thuyên chuyển tài sản

Khi có nhu cầu cung cấp tài sản, các đơn vị lập phiếu đề xuất BM-05-01 trình trưởng đơn vị xem xét và gửi lên P.QTTH

Các đội thi công khi kết thúc công trình, tập hợp các thiết bị, tài sản và thông báo với P.QTTH

5.3.2 Kiểm tra, tổng hợp

P.QTTH kiểm tra phiếu đề xuất của các đơn vị

Nếu thấy đề nghị là thực sự cần thiết và ngay tại thời điểm đó Công ty có đủ số lượng tài sản, thiết bị đáp ứng được yêu cầu công tác của các đơn vị, phòng QTTH làm lệnh thuyên chuyển tài sản trong nội bộ Công ty cho đơn vị như đề nghị

P.QTTH kiểm tra các thiết bị còn có khả năng sử dụng, lập danh sách các tài sản cần thuyên chuyển tại các đội thi công và làm lệnh thuyên chuyển tài sản

Đề nghị cung cấp/thuyên chuyển tài sản

Thuyên chuyển, bàn giao nhập

sổ theo dõi Kiểm tra tổng hợp

Lưu hồ sơ Phê duyệt Ko đạt

5.3.3 Phê duyệt

Ban Giám đốc khi nhận được Phiếu đề xuất đã có ý kiến xin điều động tài sản của P.QTTH và tổ chức xem xét, phê duyệt Trường hợp không đảm bảo chuyển trả về đơn vị,

đề nghị chỉnh sửa lại theo yêu cầu, sau đó tái trình duyệt (nếu cần)

5.3.4 Thuyên chuyển, bàn giao, nhập sổ theo dõi

P.QTTH cập nhật sổ theo dõi các tài sản thuyên chuyển

P.QTTH tiến hành điều động thuyên chuyển tài sản, bàn giao cho đơn vị có yêu cầu

và lập biên bản bàn giao BM-05-06

6 L U H S ƯU HỒ SƠ: Ồ SƠ: Ơ: :

01 Đề xuất tài sản, dịch vụ, phiếu đánh

02 Các kế hoạch sửa chữa thay thế,

03 Hóa đơn chứng từ sửa chữa thay

7 PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG:

Kế hoạch sửa chữa trang thiết bị BM-05-03

Giấy đề nghị sửa chữa, thay thế tài sản, thiết bị BM-05-04

Biên bản nghiệm thu sửa chữa/thay thế BM-05-05

Biên bản bàn giao nội bộ BM-05-06