Tài liệu tập huấn theo dõi và giám sát dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam - PCMM

Tài liệu tập huấn theo dõi và giám sát dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam - PCMM trình bày các nội dung mục tiêu cơ bản như: Phân tích các nguyên nhân thành công và thất bại của một dự án; hiểu sâu sắc khái niệm theo dõi và giám sát dự án phát triển; thiết kế các biểu mẫu theo dõi giám sát cho dự án PCMM, đóng góp vào sự thành công của dự án,... Mời các bạn cùng theo dõi

Cơ quan tài trợ : SDC

Dự án: Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý

tại Việt Nam - PCMM

TÀI LIỆU TẬP HUẤN

THEO DÕI VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN

Biên soạn: Bùi Thị Kim

Giám đốc DWC

2008

-MỤC TIÊU CỦA KHÓA TẬP HUẤN

 Phân tích các nguyên nhân thành công và thất bại của một dự án;

 Hiểu sâu sắc khái niệm theo dõi và giám sát dự án phát triển;

 Thiết kế các biểu mẫu theo dõi giám sát cho dự án PCMM, đóng góp vào sự thành công của dự án

CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

 Sứ mệnh của dự án: rõ ràng, mục tiêu dự án được hiểu một cách thấu đáo;

 Có sự cam kết của các bên liên quan;

 Vai trò các bên liên quan rõ ràng, có sự phối hợp chặt chẽ;

 Có sự tham gia của đối tượng hưởng lợi;

 Có sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao nhất;

 Các thành viên tham gia quản lý dự án có sự cam kết và đòan kết, hỗ trợ lẫn nhau (đối tác, cán bộ dự án);

 Có đủ nguồn lực;

 Các kênh thông tin đầy đủ: nắm bắt kịp thời các thay đổi

 Kế họach và thời gian biểu rõ ràng;

 Theo dõi giám sát thường xuyên và can thiệp kịp thời;

 Bổ sung thêm ý kiến của các bạn

CÁC NGUYÊN NHÂN THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN

 Không tôn trọng giá trị văn hóa xã hội của những bên tham gia

 Không có sự tham gia của các bên liên quan

 Mục tiêu không được xác định rõ ràng

 Mục tiêu xác định không phù hợp với thực tiễn

 Không chỉ rõ các phương thức để đạt từng mục tiêu

 Năng lực quản lý không phù hợp

 Không lường trước được rủi ro

 Thiếu thông tin đầy đủ, do đó công tác chỉ đạo kém hiệu quả

 Quá nhiều người quản lý và thiếu sự nhất quán

 Phân công nhiệm vụ không rõ ràng

 Bổ sung thêm ý kiến của các bạn

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

DỰ ÁN LÀ GÌ?

 Tập hợp các mục tiêu và mục đích

 Sự kết hợp của các họat động để đạt mục tiêu: Các nhiệm

vụ liên quan với nhau, ra khỏi phạm vi của một đơn vị

 Thời gian bị giới hạn

 Nguồn lực bị giới hạn: Nhân lực, vật tư, thiết bị, tài chính

Dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể với những nguồn lực có hạn và được tồn tại trong một thế giới luôn biến động, không ổn định, đầy mâu thuẫn và phụ thuộc lẫn nhau

QUẢN LÝ LÀ GÌ?

Là một quá trình ra quyết định để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Nguồn lực bao gồm: con người, vật tư, tài chính, thời gian

CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ

 Xác định các mục tiêu cụ thể, tập trung các họat động để đạt các mục tiêu đó

 Học hỏi từ kinh nghiệm một cách thường xuyên và ra các quyết định dựa vào các kết quả theo dõi giám sát

 Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên

 Điều phối các họat động theo các mục tiêu

 Bố trí các nguồn lực một cách hợp lý

 Trao quyền cho các bên liên quan

 Thu thập thông tin phục vụ việc ra quyết định

 Đảm bảo có giao tiếp liên tục và có sự tham gia của các bên liên quan

CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN

 Những người hoặc nhóm người có lợi ích trực tiếp hoặc gián

tiếp trong sự thành công hay thất bại của dự án

 Những người có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại

của dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ SỰ THAM GIA

1 LẬP KẾ HỌACH

2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN

3 PHỐI HỢP, PHÂN BỔ THỜI GIAN

4 THEO DÕI, GIÁM SÁT, BÁO CÁO

5 ĐIỀU HÀNH, CHỈ HUY (THAY ĐỔI)

SƠ ĐỒ QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU

Đánh giá

CHỨC NĂNG CỦA KHUNG LÔ GÍC TRONG VÒNG ĐỜI DỰ ÁN

 Ngày càng có nhiều tổ chức phát triển sử dụng khung lô gíc

làm xương sống hay cốt lõi cho các đề xuất dự án mới được

hình thành

 Nhiều kinh nghiệm cho thấy rằng, việc sử dụng khung lô gíc

thực sự mang lại kết quả tốt hơn cho dự thảo dự án

 Khung lô gíc cũng giúp việc thẩm định dự án dễ dàng hơn

 Khung lô gíc được coi là công cụ chính của phương thức

quản lý dự án Nó vừa là một công cụ, vừa là một khung trí

tuệ, thúc đẩy cách tư duy một các lô gíc hơn, nhất quán hơn

và mang tính tổng hợp hơn

 Tóm lại, khung lô gíc giúp chúng ta:

 Hiểu biết sâu sắc hơn về dự án

 Dự án được xây dựng tốt hơn

 Việc đánh giá dự án dễ dàng hơn

 Việc ra quyết định sẽ đúng đắn hơn

 Việc giao tiếp dễ dàng hơn

 Dễ cải tiến khâu giám sát

Cấu trúc cơ bản của Khung lô gíc được mô tả trong sơ đồ sau:

KHUNG LÔ GÍC

Tóm tắt các mục tiêu Các chỉ số

đo/chỉ báo

Nguồn thẩm định

Các giả định

Các hoạt động Phân bổ nguồn lực cho việc thực hiện các họat

động cụ thể của dự án: phương tiện, chí phí

Mục đích phát triển/Mục tiêu tổng quát: khẳng định việc cải thiện hiện trạng mà nhóm đối tượng (ở cấp cơ sở hoặc cấp thể chế)

muốn đạt được

Các mục tiêu cụ thể của dự án: khẳng định các thay đổi hành

động cần thiết của một nhóm người (nhóm đối tượng ở cấp cơ sở hoặc thành viên của các tổ chức) để góp phần đạt được mục đích phát triển

Đầu ra (kết quả của dự án): các đóng góp cần thiết để đạt được các

mục tiêu của dự án Nó là các kết quả của các hoạt động do các cán bộ dự án thực hiện với nguồn lực cho phép của dự án

Các hoạt động: là các hành động nhằm đạt được các kết quả của

dự án Quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện đúng đắn các hoạt động này

Các chỉ số/chỉ báo: để đo đạc các kết quả thu được Một chỉ số phải

thể hiện rõ người liên quan/hưởng lợi, số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm

SMART: Chỉ số phải

 Cụ thể (Specific)

 Đo đạc được với kỹ thuật sẵn có (Measureable)

 Có thể đạt được, có tính khả thi (Achieveable)

 Có tính thực tiễn, phù hợp với nhu cầu (Realistic)

 Có giới hạn thời gian (Time bound)

Nguồn thẩm định: chỉ rõ số liệu có thể lấy ở đâu để kiểm tra xem

mục tiêu đã đạt được ở mức nào? Ví dụ: các báo cáo, số liệu thống

kê, số liệu tập huấn

Các giả định: mô tả các điều kiện cần có để dự án có thể thành

công, kể cả các hoàn cảnh có thể xảy ra ngoài sự kiểm soát của dự

án Nếu các giả định tốt không được thỏa mãn, có thể có các rủi ro ảnh hưởng đến sự thành công của dự án Vì vậy các điều kiện giả định này phải được giám sát chặt chẽ khi thực hiện dự án

Khung lô gíc thể hiện:

 Các hoạt động cần tiến hành là để sản sinh "đầu ra" nhằm đạt được các kết quả dự án đã đưa ra

 Các đầu ra, các kết quả, kết hợp với các gỉa định là để đạt các mục tiêu cụ thể của dự án

 Các mục tiêu cụ thể của dự án đạt được sẽ góp phần tiên tới đạt mục đích phát triển

Sơ đồ Gannt: Phân bố thời gian thực hiện các họat động

Ví dụ về bảng phân bố thời gian cho các họat động dự án

Bài tập: Thảo luận về khung lô gíc của dự án PCMM

 Mỗi địa phương thảo luận về các đầu ra phải đạt được trong 6 tháng đầu (Tháng 7-tháng 12)

 Xác định các họat động để đạt các đầu ra

 Lập bảng phân bố thời gian cho các họat động của từng đầu ra

THEO DÕI, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

 Theo dõi, giám sát, đánh giá là các chức năng cơ bản trong quản lý dự án

 Trong công tác quản lý dự án, việc phân biệt sự khác nhau giữa giám sát, theo dõi và đánh giá là hết sức cần thiết

Họat động Thời gian Đối tượng Phương pháp Giám sát Thường xuyên Con người và chất

lượng công việc

Trực tiếp

Theo dõi Khá thường

xuyên

Các họat động Các số liệu

Báo cáo

Số liệu thống kê

Đánh giá Không thường

xuyên (theo định kỳ)

Con người

Kế họach Hiệu quả của các họat động

Trực tiếp và thông qua báo cáo, số liệu

GIÁM SÁT

Là quá trình nghiên cứu trực tiếp để thu thập các thông tin nhằm

tăng cường kỹ năng công tác của các cán bộ nhân viên hoặc chất

lượng của công việc

Ví dụ:

 Giám sát kỹ năng và phương pháp họp dân của cán bộ dự án

 Giám sát việc phổ biến mục tiêu và quy trình của cộng đồng quản lý

 Giám sát các cuộc họp để lực chọn các tiêu chí

 Giám sát nhóm thúc đẩy viên, ban quản lý cộng đồng lập dự án

THEO DÕI

Là phương pháp thu thập các số liệu thông tin để đảm bảo rằng các họat động được thực hiện theo đúng kế họach đã đề ra và để phân tích xem có cần thiết điều chỉnh kế họach để thu được kết quả tốt hơn hay không

Ví dụ:

 Theo dõi việc thực hiện các họat động của dự án trong Quý

1, rút ra các kinh nghiệm và bài học, từ đó đi đến quyết định xem Quý 2 có cần điều chỉnh Kế họach hay không

 Theo dõi tiến độ của các họat động truyền thông, chia sẻ?

ĐÁNH GIÁ

Là phương pháp thu thập dữ liệu, thông tin để trả lời các câu hỏi:

 Dự án có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không? Vì sao?

 Chiến lược thực thi dự án có phù hợp hay không? Vì sao?

 Chi phí có hợp lý hay không?

Bài tập thảo luận: Các bên liên quan vào dự án PCMM, nhiệm

vụ của từng bên liên quan

Các bên liên quan? Nhiệm vụ của từng bên liên quan?

1

2

Thảo luận:

 Nêu các lọai họat động của dự án PCMM?

 Đề xuất người giám sát và chu kỳ giám sát cho từng lọai họat động?

 Thiếu kinh nghiệm

 Sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế

 Tuy được tập huấn nhưng không phải ai cũng thực hành tốt ngay được

 Thực tế có thể phát sinh những tình huống không được tập huấn

Quy trình giám sát:

1 Thu thập số liệu

Các phương pháp cơ bản: phỏng vấn, quan sát, thảo

luận nhóm, đọc báo cáo

2 Phân tích số liệu thu thập được

3 Xác định các kết quả và các điểm yếu

Các kỹ năng mà người bị giám sát làm tốt và chưa tốt

4 Phân tích nguyên nhân các điểm yếu

Thảo luận để tìm nguyên nhân và các cản trở, ví dụ như thiếu kiến thức, thiếu tài liệu, thất bại khi áp dụng, các cản trở do cơ chế, cản trở do cuộc sống riêng tư

5 Tìm giải pháp khắc phục

Quyết định sẽ làm gì để cải thiện tình trạng trên sau khi đã thảo luận với người bị giám sát: ví dụ như cung cấp tài liệu,

mở thêm các lớp tập huấn, làm giảm các yếu tố cản trở

6 Đề xuất và viết báo cáo

Phản hồi

Vòng giám sát:

1 Trước khi giám sát

 Kế hoạch giám sát

 Thông báo thời gian

 Xem lại các kết quả

giám sát lần trước

 Kiểm tra các cam

kết từ lần giám sát trước

 Xác định các vấn đề

cần ưu tiên cho đợt giám sát lần này

2 Trong khi giám sát

 Thảo luận về tác động của những giải pháp của lần giám sát trước

 Cam kết về các việc sẽ làm bằng văn bản

3 Sau khi gi¸m s¸t

 Ghi chú các thông tin cần thiết

 Phản hồi thông tin cho các bên liên quan

 Thực hiện các giải pháp đã đề ra

 Chuẩn bị cho lần giám sát tiếp theo

Thiết kế mẫu giám sát: gồm 3 phần

1 Trước khi thu thập số liệu

2 Kết quả kiểm tra

3 Sau khi thu thập số liệu

Tên/nhóm bị giám sát: Ban quản lý cộng đồng Tổ Phường

Phần 1: Trước khi giám sát:

- Ngày 30/10/08: Thông báo cho người bị giám sát biết các nội dung sẽ giám sát là sổ sách của Ban quản lý và Kỹ năng tổ chức họp với nhóm cộng đồng

- Liệt kê các công việc mà người giám sát đã thực hiện theo thỏa thuận từ lần giám sát trước:

 Cung cấp sổ sách cho Ban quản lý

 Đã được tập huấn về cách tổ chức họp dân

 Đã được hướng dẫn cách ghi chép sổ sách



- Liệt kê các công việc mà người bị giám sát phải làm theo thỏa thuận từ lần giám sát trước:

 Hướng dẫn bao nhiêu nhóm cộng đồng về mô hình CĐQL trong thời gian từ đến ?

 Ghi chép biên bản các cuộc họp nhóm cộng đồng

Phần 2: Kết quả giám sát:

- Sổ sách ghi chép còn chưa rõ, thiếu nhiều thông tin như không ghi rõ số người tham dự cuộc họp, không ghi được các nhận xét và kiến nghị của các thành viên

- Dự một cuộc họp thấy: còn áp đặt, thiếu kỹ năng huy động tham gia, chưa hiểu thực sự về bản chất mô hình CĐQL, thiếu văn phòng phẩm để minh họa trực quan…

Phần 3: Sau khi giám sát, có nhận xét

Các nhiệm vụ đã hòan thành tốt :

 Nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc

 Đã tổ chức họp đủ các thành phần theo yêu cầu…

Các nhiệm vụ chưa hòan thành tốt:

 Các nhóm cộng đồng chưa hiểu rõ ý nghĩa và quy trình của

mô hình CĐQL

 Thiếu kỹ năng tổ chức cuộc họp huy động sự tham gia

 Chưa hiểu hết các nội dung cần ghi chép trong sổ sách/ biểu mẫu

Giải pháp để cải thiện:

 Hướng dẫn lại về ý nghĩa và quy trình của mô hình cộng đồng quản lý – vào ngày … do ai hướng dẫn?

 Tập huấn lại cách ghi chép sổ sách – vào ngày , do ai thực hiện?

- -

Bài tập: Sau khi tòan lớp đã phân tích mẫu giám sát, mỗi nhóm

xây dựng một mẫu giám sát cho một lọai họat động của PCMM

Theo dõi

Theo dõi là quá trình thu thập các thông tin số liệu để kiểm tra xem các họat động có được thực hiện đúng theo kế họach đề ra hay không Mục đích của theo dõi là để đề ra các biện pháp cải tiến phù hợp và đảm bảo tiến độ công việc

Theo dõi là quá trình kiểm tra định lượng Theo dõi khác giám sát vì nó không tập trung vào yếu tố con người mà nhận mạnh yếu tố công việc

Ví dụ:

 Theo dõi xem các khóa tập huấn có được tiến hành đúng theo

kế họach hay không?

 Theo dõi xem việc cấp kinh phí có đúng hạn hay không?

 Theo dõi xem số nhóm cộng đồng được nhận vốn triển khai các tiểu dự án đến đâu?

Thu thập số liệu theo dõi:

 Số liệu theo dõi cần cho người quản lý dự án

 Cần cân nhắc nên thu thập các số liệu nào?

 Ai có đủ khả năng để thu thập chính xác các số liệu đó?

 Nguồn thu thập số liệu từ đâu sẽ chính xác hơn?

Theo dõi các họat động nào?

Thực ra tòan bộ các họat động đã lập kế họach đều cần phải được theo dõi Nên bạn có thể tự quyết định cần phải theo dõi các họat động nào, cần chú ý rằng:

 Có những họat động hòan tòan độc lập, nhưng có những họat động lại phụ thuộc vào nhau

 Có những họat động cần theo dõi thường xuyên hơn các họat động khác

 Kế họach theo dõi thường dựa trên lịch thời gian theo kế

họach họat động: tuần, tháng, quý

 Chọn lựa thời gian theo dõi thích hợp

Một mẫu theo dõi (có thể nhóm tự thiết kế cho PCMM)

STT Các họat động Thời hạn theo

kế họach

Đã thực hiện Người thực

hiện

Ngân sách KH

Ngân sách TH

Liệt kê các lọai họat động cần theo dõi của dự án PCMM Phân

Ai phải theo dõi các lọai họat động nào?

Ai báo cáo kết quả theo dõi cho ai? Theo định kỳ như thế nào?

CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Phân chia công việc rõ ràng và phù hợp

 Chú trọng đến nâng cao năng lực cho các bên liên quan (trong phạm vi ngân sách cho phép)

 Phối kết hợp các họat động để đạt được các mục tiêu đề ra

 Linh họat và thay đổi khi cần thiết

 Liên kết giữa các thành viên và quản lý theo hệ thống

 Luôn có sự tham gia của các bên liên quan một cách phù hợp

Xin cám ơn và chúc các bạn thành công!

Bùi Thị Kim Giám đốc DWC