Báo cáo: Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân

Nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo Báo cáo Công tác văn thư và quản trị văn phòng ở Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân dưới đây.

L I NÓI Đ UỜ Ầ

Nh  chúng ta đã bi t phòng hành chính – văn th   gi  m t v  trí quan tr ng trongư ế ư ữ ộ ị ọ  các c  quan doanh nghi p, t  ch c s  nghi p nhà nơ ệ ổ ứ ự ệ ước dù l n hay nh  Công tác vănớ ỏ  phòng, văn th  đóng góp m t ph n không nh  vào s  thành b i c a c  quan, doanhư ộ ầ ỏ ự ạ ủ ơ  nghi p. Vì v y, phòng hành chính – văn th  ph i đệ ậ ư ả ượ ổc t  ch c, qu n lý m t cách khoaứ ả ộ  

h c và hi u qu   ọ ệ ả

Làm t t công tác văn phòng – văn th  s  góp ph n gi i quy t công vi c c a cố ư ẽ ầ ả ế ệ ủ ơ quan, đ n v  đơ ị ược nhanh chóng, chính xác, năng su t và hi u qu  Vì v y, ngấ ệ ả ậ ười làm công tác văn phòng – văn th  c n n m v ng ki n th c lý lu n và các phư ầ ắ ữ ế ứ ậ ương pháp 

th c hi n nghi p v  nh : công tác so n th o; công tác qu n lý văn b n đ n, văn b nự ệ ệ ụ ư ạ ả ả ả ế ả  đi; qu n lý con d u; l p h  s  và n p l u h  s  vào l u tr  c  quan… ả ấ ậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ư ữ ơ

Nh m c ng c  ki n th c đã h c, nâng cao năng l c v n d ng lý lu n vào th cằ ủ ố ế ứ ọ ự ậ ụ ậ ự  

ti n và rèn luy n k  năng ngh  nghi p. Đễ ệ ỹ ề ệ ượ ự ồc s  đ ng ý c a nhà Trủ ường, B  môn vàộ  

s  ti p nh n c a Quý c  quan Trung tâm Y t  huy n Hoài Ân, em đã hoàn thành đ tự ế ậ ủ ơ ế ệ ợ  

th c t p theo đúng th i gian và cũng nh  th c hi n đ  các n i dung mà b n đ  cự ậ ờ ư ự ệ ủ ộ ả ề ươ  ng

th c t p nêu ra. ự ậ

Trong quá trình t p, em đã nh n đậ ậ ượ ực s  giúp đ  nhi t tình, t n tâm và t o đi uỡ ệ ậ ạ ề  

ki n t t nh t c a Ban lãnh đ o và các cô chú, anh ch  trong Trung tâm, đ c bi t là anhệ ố ấ ủ ạ ị ặ ệ  

ch  trong phòng Văn th   đ  em hoàn thành đ t th c t p. Em xin g i l i c m  n chânị ư ể ợ ự ậ ử ờ ả ơ  thành đ n các cô chú, anh ch  cán b , nhân viên Phòng T  ch c  ế ị ộ ổ ứ   Hành chính thu cộ  Trung tâm Y t  huy n Hoài Ân và các th y cô đã t n tình hế ệ ầ ậ ướng d n, giúp đ  em giúpẫ ỡ  

em xây d ng bài báo cáo này. Tuy nhiên ki n th c còn h n ch , nên trong quá trình emự ế ứ ạ ế  làm báo cáo ch c ch n v n còn thi u sót nhi u, kính mong Quý c  quan và các th y côắ ắ ẫ ế ề ơ ầ  

hướng d n giúp đ  đ  em hoàn thành bài báo cáo đẫ ỡ ể ượ ố ơc t t h n. 

Em xin chân thành c m  n./. ả ơ

NH N XÉT CẬ ỦA GIÁO VIÊN H ƯỚNG D NẪ

PH N I: KH O SÁT TÌNH HÌNH TH C TẦ Ả Ự Ế

1 Khái quát v  Trung tâm Y t  huy n Hoài Ânề ế ệ

1.1.B i c nh l ch s ,  th i gian thành l p  c a Trung tâm Y t  Hoài Ân ố ả ị ử ờ ậ ủ ế

Quy t đ nh s  292/QĐ­UB ngày 9/9/1992 c a UBND huy n Hoài Ân v  vi c sátế ị ố ủ ệ ề ệ  

nh p phòng y t  và b nh vi n đa khoa thành Trung tâm Y t ;ậ ế ệ ệ ế

1.2.Ch c năng, nhi m v  và quy n h n ứ ệ ụ ề ạ

+ Ch c năng: ứ

Th c hi n khám b nh, ch a b nh đa khoa k t h p y h c c  truy n v i y h cự ệ ệ ữ ệ ế ợ ọ ổ ề ớ ọ  

hi n đ i; đào t o, ch  đ o tuy n và chuyên môn k  thu t và là c  s  th c hành v  Y,ệ ạ ạ ỉ ạ ế ỹ ậ ơ ở ự ề  

Dượ ủc c a các c  s  đào t o y, dơ ở ạ ược và các đ n v  có nhu c u. ơ ị ầ

+ Nhi m v  và quy n h n:  ệ ụ ề ạ

1. Khám b nh, ch a b nh, ph c h i ch c năng:ệ ữ ệ ụ ồ ứ

a. T  ch c c p c u, khám b nh, đi u tr  ngo i trú, n i trú; chăm sóc k t h p Yổ ứ ấ ứ ệ ề ị ạ ộ ế ợ  

h c hi n đ i v i Y h c c  truy n theo quy đ nh và các phọ ệ ạ ớ ọ ổ ề ị ương pháp đi u tr  khác theoề ị  đúng quy ch  chuyên môn. ế

b  T  ch c  khám  và ch ng  nh n s c kh e  theo  quy  đ nh  t i Thông  t  sổ ứ ứ ậ ứ ỏ ị ạ ư ố 13/2007/TT­BYT ngày 21/11/2007 c a B  Y t  hủ ộ ế ướng d n khám s c kh e.ẫ ứ ỏ

2. Nghiên c u khoa h c, b o t n và phát tri n Y, Dứ ọ ả ồ ể ược:

a. Tri n khai nghiên c u khoa h c, nghiên c u k  th a, nghiên c u  ng d ng vàể ứ ọ ứ ế ừ ứ ứ ụ  

k t h p Y h c c  truy n v i Y h c hi n đ i.ế ợ ọ ổ ề ớ ọ ệ ạ

b. Chuy n giao các k t qu  nghiên c u khoa h c, b o t n, th a k ,  ng d ngể ế ả ứ ọ ả ồ ừ ế ứ ụ  theo quy đ nh c a pháp lu t.ị ủ ậ

3. Đào t o:ạ

a. Ti p nh n, t o đi u ki n và hế ậ ạ ề ệ ướng d n cho h c sinh, sinh viên c a các c  sẫ ọ ủ ơ ở đào t o và các đ n v  có nhu c u đ n th c hành lâm sàn t i b nh vi n.ạ ơ ị ầ ế ự ạ ệ ệ

b. C  công ch c, viên ch c đ  năng l c tham gia gi ng d y và hử ứ ứ ủ ự ả ạ ướng d n th cẫ ự  hành lâm sàn.

c. T  ch c đào t o liên t c cho cán b  y t  theo quy đ nh.ổ ứ ạ ụ ộ ế ị

4. Ch  đ o tuy n:ỉ ạ ế

a. T  ch c ti p nh n, tri n khai các k  thu t đổ ứ ế ậ ể ỹ ậ ược tuy n trên chuy n giao.ế ể

b. L p k  ho ch ch  đ o, tri n khai công tác ch  đ o tuy n v  y, dậ ế ạ ỉ ạ ể ỉ ạ ế ề ược, k t h pế ợ  

Y h c c  truy n v i Y h c hi n đ i cho các tr m y t  xã, th  tr n; tham gia ki m traọ ổ ề ớ ọ ệ ạ ạ ế ị ấ ể  

vi c th c hi n các quy ch  chuyên môn k  thu t v  y, dệ ự ệ ế ỹ ậ ề ược đ i v i các c  s  y tố ớ ơ ở ế trong huy n.ệ

c. Ph i h p v i các đ n v  liên quan ch  đ o xây d ng vố ợ ớ ơ ị ỉ ạ ự ườn thu c nam trong cácố  

c  s  y t  và th c hi n công tác chăm sóc s c kh e c ng đ ng b ng y, dơ ở ế ự ệ ứ ỏ ộ ồ ằ ược cổ truy n.ề

b. Tuyên truy n  ng d ng các bi n pháp y, dề ứ ự ệ ược h p lý, an toàn, hi u qu  trongợ ệ ả  

b o v , chăm sóc và nâng cao s c kh e nhân dân.ả ệ ứ ỏ

7. Công tác dược và v t t  y t :ậ ư ế

a. Cung  ng đ y đ , k p th i, b o đ m ch t lứ ầ ủ ị ờ ả ả ấ ượng thu c, hóa ch t, v t t  y tố ấ ậ ư ế cho công tác khám, ch a b nh n i, ngo i trú.ữ ệ ộ ạ

b. Hướng d n s  d ng dẫ ử ụ ược li u, thu c đông y, thu c t  dệ ố ố ừ ược li u và các vệ ị thu c Y h c c  truy n h p lý, an toàn, hi u qu ố ọ ổ ề ợ ệ ả

c. B  trí trang thi t b  theo danh m c tiêu chu n trang thi t b  y t  theo quy đ nhố ế ị ụ ẩ ế ị ế ị  

c a B  Y t ủ ộ ế

8. Qu n lý b nh vi n:ả ệ ệ

a. Qu n lý, s  d ng có hi u qu  ngân sách nhà nả ử ụ ệ ả ước và các ngu n kinh phí h pồ ợ  pháp khác theo quy đ nh c a pháp lu t.ị ủ ậ

b. Th c hi n công tác xã h i hóa công tác b o v , chăm sóc và nâng cao s cự ệ ộ ả ệ ứ  

kh e nhân dân trong lĩnh v c y, dỏ ự ược h c.ọ

c. Qu n lý nhân l c, c  s  v t ch t c a b nh vi n theo quy đ nh.ả ự ơ ở ậ ấ ủ ệ ệ ị

9. Th c hi n các nhi m v , quy n h n khác cho giám đ c S  Y t  giao.ự ệ ệ ụ ể ạ ố ở ế

1.3.C  c u t  ch c c a B nh vi n: ơ ấ ổ ứ ủ ệ ệ

1. Lãnh đ o:ạ

Trung tâm Y t  Hoài Ân có Giám đ c và các Phó Giám đ c; Giám đ c ch u tráchế ố ố ố ị  nhi m trệ ước S  Y t  và trở ế ước pháp lu t v  toàn b  ho t đ ng c a Trung tâm; Phóậ ề ộ ạ ộ ủ  Giám đ c đố ược Giám đ c phân công ph  trách t ng lĩnh v c công tác và ch u tráchố ụ ừ ự ị  nhi m trệ ước Giám đ c và trố ước pháp lu t v  nh ng lĩnh v c đậ ề ữ ự ược phân công

Vi c b  nhi m, mi n nhi m, cách ch c ch c danh Giám đ c, các Phó Giám đ cệ ổ ệ ễ ệ ứ ứ ố ố  

th c hi n theo phân c p qu n lý cán b  c a t nh và theo quy đ nh c a pháp lu t.ự ệ ấ ả ộ ủ ỉ ị ủ ậ

1.4.Nguyên t c làm vi c: ắ ệ

­ Trung tâm Y t  Hoài Ân làm vi c theo ch  đ  th  trế ệ ế ộ ủ ưởng

­ Giám đ c là ngố ườ ứi đ ng đ u ch u trách nhi m v  t  ch c qu n lý và đi uầ ị ệ ề ổ ứ ả ề  hành m i ho t đ ng c a c  quan theo ch c năng, nhi m v  đọ ạ ộ ủ ơ ứ ệ ụ ược giao

­ Các Phó Giám là người giúp vi c cho Giám đ c, ch u trách nhi m trệ ố ị ệ ước Giám 

đ c và trố ước pháp lu t v  nhi m v  đậ ề ệ ụ ược Giám đ c phân công.ố

­ M i cán b  công viên ch c nghi p v  c a Phòng, khoa đỗ ộ ứ ệ ụ ủ ược Trưởng phòng phân công ph  trách t ng lĩnh v c công vi c c  th ụ ừ ự ệ ụ ể

1.5.Ch  đ  h i h p: ế ộ ộ ọ

­ H p giao ban hàng ngày đ  báo cáo nhanh k t qu , s  lọ ể ế ả ố ượng đi u tr  trongề ị  ngày và nh ng di n bi n n i b t trong ngày.ữ ễ ế ổ ậ

­ Hàng tu n Ban Giám đ c, Lãnh đ o Phòng h p m t l n vào chi u th  6 đầ ố ạ ọ ộ ầ ề ứ ể 

gi i quy t các v n đ  hành chính phát sinh trong tu n, đ ng th i thông qua các v n đả ế ấ ề ầ ồ ờ ấ ề 

n i c m trong tu n.ổ ộ ầ

­ Hàng tháng c  quan h p giao ban y t  xã ngày 03 hàng tháng đ  t ng tr m báoơ ọ ế ể ừ ạ  cáo k t qu  công tác tháng trế ả ước và tri n khai nhi m v  tháng t i c a mình, nh ngể ệ ụ ớ ủ ữ  

v n đ  c n gi i quy t, Giám đ c đánh giá tình hình th c hi n công vi c, đ nh raấ ề ầ ả ế ố ự ệ ệ ị  

chương trình công tác tháng t i c n gi i quy t. Đ  ra bi n pháp c  th  và phân côngớ ầ ả ế ề ệ ụ ể  công vi c cho các b  ph n có liên quan c  quan, ph n đ u hoàn thành t t nhi m vệ ộ ậ ơ ấ ấ ố ệ ụ 

được giao

1.6.M i quan h  công tác: ố ệ

Trung tâm Y t  Hoài Ân ch u s  qu n lý tr c ti p và toàn di n c a Giám đ c Sế ị ự ả ự ế ệ ủ ố ở 

Y t ế

Trung tâm Y t  Hoài Ân ch u s  qu n lý v  chuyên môn nghi p v  trế ị ự ả ề ệ ụ ước S  Yở  

t ế

Trung tâm Y t  Hoài Ân có trách nhi m ch  đ o v  chuyên môn k  thu t v  Y,ế ệ ỉ ạ ề ỷ ậ ề  

Dược đ i v i các khoa, phòng, đ i, tr m y t  xã, th  tr n.ố ớ ộ ạ ế ị ấ

Ph i h p v i các c  s  đào t o y, dố ợ ớ ơ ở ạ ược và các đ n v  có nhu c u tham gia đàoơ ị ầ  

t o, b i dạ ồ ưỡng ki n th c v  Y, Dế ứ ề ược

Ph i h p v i các t  ch c chính tr  ­ xã h i khác có liên quan trên đ a bàn th cố ợ ớ ổ ứ ị ộ ị ự  

hi n ch c năng nhi m v  đệ ứ ệ ụ ược giao

1.7.Công tác Văn th  L u tr : ư ư ữ

­ Toàn b  công văn gi y t  đ u t p trung Phòng T  ch c ­ Hành chính đ  vănộ ấ ờ ề ậ ổ ứ ể  

th  đăng ký vào s  sau đó chuy n ngay đ n Giám đ c đ  Giám đ c xem xét x  lý.ư ổ ể ế ố ể ố ử

­ M i cán b  công viên ch c ph i ch  đ ng s u t m, l p h  s  công vi c, thuỗ ộ ứ ả ủ ộ ư ầ ậ ồ ơ ệ  

th p và m  h  s  theo danh m c h  s  đã đậ ở ồ ơ ụ ồ ơ ược Giám đ c ký ban hành.ố

Nh  v y, căn c  vào th i gian l ch s  thành l p và ho t đ ng c a Trung tâm Yư ậ ứ ờ ị ử ậ ạ ộ ủ  

t  Hoài Ân thì tài li u s n sinh ra trong quá trình ho t đ ng đã đế ệ ả ạ ộ ược hình  thành 01 phông l u tr :ư ữ

­ Phông L u tr  Trung tâm Y t  Hoài Ân ư ữ ế

2. Qu n tr  hành chính văn phòng ả ị

2.1. Tình hình chung c a văn phòng Trung tâm Y t  huy n Hoài Ân ủ ế ệ

Phòng T  ch c ­ Hành chính là phòng nghi p v  ch u s  lãnh đ o tr c ti p c aổ ứ ệ ụ ị ự ạ ự ế ủ  giám đ c Trung tâm và ch u trách nhi m trố ị ệ ước giám đ c v  toàn b  công tác hành chínhố ề ộ  

qu n tr  trong Trung tâm.ả ị

 Ch c năng, nhi m v , quy n h n, t  ch c c a văn phòng ứ ệ ụ ề ạ ổ ứ ủ

Ch c năng  ứ

Phòng T  ch c ­ Hành chính có ch c năng tham m u t ng h p cho Trung tâm vổ ứ ứ ư ổ ợ ề 

ho t đ ng c a Trung tâm ; tham m u cho Giám đ c Trung tâm v  ch  đ o, đi u hànhạ ộ ủ ư ố ề ỉ ạ ề  

c a Giám đ c Trung tâm; cung c p thông tin ph c v  qu n lý và ho t đ ng c a Trungủ ố ấ ụ ụ ả ạ ộ ủ  tâm; b o đ m c  s  v t ch t, k  thu t cho ho t đ ng c a Trung tâm, giúp Trung tâmả ả ơ ở ậ ấ ỹ ậ ạ ộ ủ  

­ T  ch c tót công tác qu n lý có h  th ng công văn đi và đ n c a Trung tâm, hổ ứ ả ệ ố ế ủ ệ 

th ng b o qu n, l u tr  h  s  thoe quy đ nh. Đ m b o h  th ng tin liên l c c a Trungố ả ả ư ữ ồ ơ ị ả ả ệ ố ạ ủ  tâm

­ Đ m b o công tác ti p khách, ph c v  các bu i h i ngh  toàn Trung tâm.ả ả ế ụ ụ ổ ộ ị

­ Tham gia ki m tra ch  đ  b o qu n, s  d ng, v n hành các máy,thi t b  thôngể ế ộ ả ả ử ụ ậ ế ị  

d ng c a các khoa,phòng trong Trung tâm.ụ ủ

­ Qu n lý nhà c a, kho tàng, v t t , thi t b  thông d ng c a Trung tâm.ả ủ ậ ư ế ị ụ ủ

­ Qu n lý các phả ương ti n v n t i c a Trung tâm. Đi u đ ng xe ô tô đi công tácệ ậ ả ủ ề ộ  

­ Đ m b o v  sinh ngo i c nh s ch, đ p (vả ả ệ ạ ả ạ ẹ ườn hoa, cây c nh), h  th ng c ngả ệ ố ố  rãnh thông thoát trong b nh vi n. Đ nh k  t  ch c ki m tra v  sinh chung trong b nhệ ệ ị ỳ ổ ứ ể ệ ệ  

Văn phòng đượ ổc t  ch c và ho t đ ng theo ch  đ  Th  trứ ạ ộ ế ộ ủ ưởng; 

Văn phòng ch u trách nhi m trị ệ ước Trung tâm Y t  Hoài Ân, Giám đ c Trung tâmế ố  

và trs c pháp lu t v  toàn b  ho t đ ng c a Văn phòng. Khi Trớ ậ ề ộ ạ ộ ủ ưởng Văn phòng v ngắ  

m t, phó Văn phòng đặ ược Trưởng Văn phòng  y nhi m đi u hành các ho t đ ng c aủ ệ ề ạ ộ ủ  Văn phòng; 

Phó Văn phòng là người giúp vi c cho Trệ ưởng Văn phòng, được Trưởng Văn phòng phân công ph  trách m t s  lĩnh v c công tác và ch u trách nhi m trụ ộ ố ự ị ệ ước Trưở  ngVăn phòng, trước pháp lu t và liên đ i ch u trách nhi m trậ ớ ị ệ ước c p trên v  lĩnh v c,ấ ề ự  nhi m v  đệ ụ ược phân công ph  trách. Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân g m cóụ ế ồ  

Trưởng phòng,  1­2 phó trưởng phòng

T  ch c ổ ứ

­ Hành chính, công văn đi, đ n, l u tr  h  s ế ư ữ ồ ơ

­ Ti p khách.ế

­ Cung  ng v t t  thông d ng.ứ ậ ư ụ

­ S a ch a nhà c a, vử ữ ủ ườn hoa cây c nh.ả

­ Đi n, nệ ướ ạc s ch, nước th i, lò h i chât đ t.ả ơ ố

2.2.  Nghi p v  văn phòng ệ ụ  

 L p k  ho ch, ch ậ ế ạ ươ ng trình công tác 

Ho t đ ng l p k  ho ch, chạ ộ ậ ế ạ ương trình công tác t i Trung tâm Y t  Hoài Ân đạ ế ượ  cquy đ nh c  th  trong chị ụ ể ương III, Quy ch  làm vi c c a Trung tâm Y t  Hoài Ân trongế ệ ủ ế  

th c qu n lý và các ngu n l c đứ ả ồ ự ƣợc chương trình hóa. 

Chương trình là m t d ng k  ho ch đ c bi t. M t chộ ạ ế ạ ặ ệ ộ ương trình l n đớ ược chi ti tế  hóa thành nhi u chề ương trình nh  và k  ho ch c  th  ỏ ế ạ ụ ể

 Các chương trình công tác c a Trung tâm không t n t i đ c l p mà nó có liên hủ ồ ạ ộ ậ ệ 

v i nhi u chớ ề ương trình khác. Vì th  vi c l p chế ệ ậ ương trình công tác là m t d ng l p kộ ạ ậ ế 

ho ch đ c bi t. ạ ặ ệ

Các k  ho ch c a Văn phòng Trung tâm phân làm 2 lo i k  ho ch:    ế ạ ủ ạ ế ạ

Th  nh t ứ ấ , theo tính ch t c a k  ho ch g m có: ấ ủ ế ạ ồ  

K  ho ch chi n lế ạ ế ược: Là k  ho ch đ a ra nh ng m c tiêu t ng th , dài h n dùngế ạ ư ữ ụ ổ ể ạ  cho toàn b  t  ch c. ộ ổ ứ

 K  ho ch chi n thu t: Là k  ho ch đế ạ ế ậ ế ạ ược xây d ng trên c  s  chi n lự ơ ở ế ược, là 

chương trình hành đ ng chi ti t c a k  ho ch chi n lộ ế ủ ế ạ ế ược. 

Th  hai, ứ  theo th i gian th c hi n k  ho ch ờ ự ệ ế ạ : 

Các k  ho ch đế ạ ược phân ra thành k  ho ch dài h n, ng n h n: ế ạ ạ ắ ạ

K  ho ch dài h n:  Là k  ho ch c  th  hóa k  ho ch chi n lế ạ ạ ế ạ ụ ể ế ạ ế ược trong th i gianờ  trên m t năm cho t i năm năm. ộ ớ

K  ho ch ng n h n : Là k  ho ch cho th i k  dế ạ ắ ạ ế ạ ờ ỳ ưới 1 năm. K  ho ch này đế ạ ượ  cxây d ng trên c  s  s  thay đ i trong môi trự ơ ở ự ổ ường ho t đ ng c a c  quan. ạ ộ ủ ơ

 Ho t đ ng thu th p, x  lý thông tin  ạ ộ ậ ử

Văn phòng Trung tâm được coi là “ c a ngõ thông tin” c a c  quan, m i ngu nử ủ ơ ọ ồ  thông tin đ n và đi đ u đế ề ược thu th p, x  lý và truy n t i t i đây. Khi nh n đậ ử ề ả ạ ậ ượ  cthông tin đ n, Văn phòng ph i thu th p k p th i, chính xác. Sau khi phân lo i, x  lýế ả ậ ị ờ ạ ử  

ph i truy n t i đ n t ng c p lãnh đ o theo đúng ch c năng, nhi m v  đ  lãnh đ oả ể ả ế ừ ấ ạ ứ ệ ụ ể ạ  

n m đắ ược tình hình và gi i quy t k p th i. H ng ngày lãnh đ o c  quan ph i ti p nh nả ế ị ờ ằ ạ ơ ả ế ậ  thông tin đ n b ng nhi u ngu n khác nhau, dế ằ ề ồ ưới nh ng hình th c khác nhau và h  sữ ứ ọ ẽ không đ  th i gian đ  x  lý h t kh i lủ ờ ể ử ế ố ượng thông tin kh ng l  n u không có s  h  trổ ồ ế ự ỗ ợ 

đ c l c c a Văn phòng. ắ ự ủ

Ví d  đ  l p k  ho ch ho t đ ng trong năm c a c  quan, Văn phòng ph i t ngụ ể ậ ế ạ ạ ộ ủ ơ ả ổ  

h p k  ho ch ho t đ ng c a các đ n v  đ  có đợ ế ạ ạ ộ ủ ơ ị ể ược b n k  ho ch h p lý, sau đó tả ế ạ ợ ổ 

ch c l y ý ki n t  các phòng, ban đ  đ m b o công vi c không b  ch ng chéo v  m tứ ấ ế ừ ể ả ả ệ ị ồ ề ặ  

th i gian, nhân l c cũng nh  các ngu n l c khác r i m i trình lên lãnh đ o xin ý ki nờ ự ư ồ ự ồ ớ ạ ế  phê duy t. ệ

Ho t đ ng thu th p thông tin: ạ ộ ậ  Đ  ti n thu th p thông tin để ế ậ ược nhanh chóng, chính xác c n th c hi n 3 ho t đ ng nh  sau: ầ ự ệ ạ ộ ỏ

Cách th c ti p nh n thông tin: ứ ế ậ   Ti p nh n thông tin là s  t p h p thông tin tế ậ ự ậ ợ ừ nhi u ngu n v  m t n i m t cách ch  đ ng ho c b  đ ng. ề ồ ề ộ ơ ộ ủ ộ ặ ị ộ

­ Thông tin mang ý nghĩa pháp lý: Thông tin Văn phòng Trung tâm được thu th pậ  

t  các quy đ nh c a Đ ng, Nhà nừ ị ủ ả ước, c a c  quan c p trên có liên quan đ n lĩnh v củ ơ ấ ế ự  

qu n lý c a Trung tâm; Tình hình tri n khai các quy t đ nh, nh ng ph n ánh, yêu c u,ả ủ ể ế ị ữ ả ầ  nguy n v ng c a c p dệ ọ ủ ấ ưới

­ Thông tin th c ti n: Là thông tin liên quan đ n v n đ , n i dung c n gi i quy t.ự ễ ế ấ ề ộ ầ ả ế  

Công c  thu th p thông tin: ụ ậ  Thông qua các văn b n pháp lu t ho c văn b n chả ậ ặ ả ỉ 

đ o, hạ ướng d n c a c p trên, các thông tin s  li u, s  li u t ng h p t  báo cáo c aẫ ủ ấ ố ệ ố ệ ổ ợ ừ ủ  các đ n v  c p dơ ị ấ ưới ho c qua theo dõi, ki m tra th c t ; Các thông tin t  phặ ể ự ế ừ ương ti nệ  thông tin đ i chúng nh  báo chí, đài phát thanh… ạ ư

Nhân l c thu th p thông tin: ự ậ  Đây là nhi m v  chung c a Văn phòng Trung tâm.ệ ụ ủ  Tuy nhiên, Trưởng phòng là người tr c ti p phân công nhi m v  c  th  cho t  hay cáự ế ệ ụ ụ ể ổ  nhân có chuyên môn v  công vi c đề ệ ược giao. Bên c nh đó thì các khoa, phòng chuyênạ  môn c a trung tâm cũng là ngu n nhân l c quan tr ng, h  tr  Văn phòng  y ban hoànủ ồ ự ọ ỗ ợ Ủ  thành nhi m v  ệ ụ

Ho t đ ng x  lý thông tin  ạ ộ ử

Thông tin t  nó không có giá tr , giá tr  c a nó là do vi c s  d ng nó nh  th  nào.ự ị ị ủ ệ ử ụ ư ế  

Vì v y, trong qu n lý hành chính, Văn phòng trung tâm đã có quy trình và nh ngậ ả ữ  

phương pháp hi u qu  trong x  lý thông tin nh : t p h p và phân lo i thông tin; tómệ ả ử ư ậ ợ ạ  

t t thông tin; t ng h p thông tin; phân tích thông tin; xác đ nh đ  tin c y c a thông tin;ắ ổ ợ ị ộ ậ ủ  

Ki m traể  

đ  tin c yộ ậ  

c a thôngủ  tin

Phân tích 

t ng h pổ ợ

Ki n nghế ị 

gi i quy tả ế

Sau khi ti p nh n thông tin, Văn phòng ti n hành phân lo i thông tin. Đó chính làế ậ ế ạ  

vi c chia thông tin ra thành t ng lo i, t ng v n đ , t ng lĩnh v c khác nhau theo cácệ ừ ạ ừ ấ ề ừ ự  tiêu chí đượ ực l a ch n: n i dung thông tin; h  th ng qu n lý (thông tin t  c p trên g iọ ộ ệ ố ả ừ ấ ử  

xu ng, c p dố ấ ướ ửi g i lên, ngang c p ho c các c  quan có liên quan g i đ n); hình th cấ ặ ơ ử ế ứ  truy n đ t thông tin (thông tin b ng văn b n, b ng l i, thông tin phi ngôn ng ).  ề ạ ằ ả ằ ờ ữ

­ Tóm lược thông tin: Là vi c gi m b t lệ ả ớ ượng n i dung tin nh ng v n đ m b oộ ư ẫ ả ả  

nh ng n i dung c t y u và c  b n c a thông tin đ  ph c v  cho vi c t ng h p thôngữ ộ ố ế ơ ả ủ ể ụ ụ ệ ổ ợ  tin và s  d ng thông tin. ử ụ

­ Xác nh n, ki m tra đ  tin c y c a thông tin Thông tin đậ ể ộ ậ ủ ược thu th p t  cácậ ừ  ngu n tin khác nhau: ồ

+ Ngu n tin t  văn b n, công báo, tài li u l u tr : ngu n tin này thồ ừ ả ệ ư ữ ồ ường có giá trị pháp lý cao. 

+ Ngu n tin t  sách, báo, t p chí: ngu n tin này thồ ừ ạ ồ ường không được coi là ngu nồ  tin có giá tr  pháp lý cao. B i đ  tin c y c a các ngu n tin có s  khác nhau nên khi sị ở ộ ậ ủ ồ ự ử 

d ng ho c cung c p thông tin c n chú thích rõ ngu n thông tin. Đ  ki m tra đ  tin c yụ ặ ấ ầ ồ ể ể ộ ậ  

c a ngu n tin, Văn phòng c n ki m tra th c t  b ng cách ki m tra tr c ti p ho c ki mủ ồ ầ ể ự ế ằ ể ự ế ặ ể  tra gián ti p ngu n tin. ế ồ

­ Phân tích, t ng h p, ki n ngh  gi i quy t:  ổ ợ ế ị ả ế

+ Phân tích thông tin là quá trình phân lo i, so sánh, đ i chi u đ  ki m tra tínhạ ố ế ể ể  chính xác, tính khoa h c, h p lý c a thông tin. Vi c phân tích nh m n m ch c n i dungọ ợ ủ ệ ằ ắ ắ ộ  

và hi u đúng b n ch t c a thông tin, b n ch t c a tình hình, s  vi c. Có nhi u phể ả ấ ủ ả ấ ủ ự ệ ề ươ  ngpháp so sánh thông tin đ  xác đ nh đ  tin c y và chính xác c a thông tin nh : so sánhể ị ộ ậ ủ ư  thông tin thu được v  ti n đ  gi i quy t công vi c, k t qu  đ t đề ế ộ ả ế ệ ế ả ạ ược v i chớ ươ  ngtrình, k  ho ch đã đ nh; so sánh thông tin v  cách th c t  ch c th c hi n v i ý ki n chế ạ ị ề ứ ổ ứ ự ệ ớ ế ỉ 

đ o c a c p trên; so sánh s  li u c a báo cáo trạ ủ ấ ố ệ ủ ước v i báo cáo sau;… ớ

+ T ng h p thông tin là phổ ợ ương pháp s p x p các thông tin đã đắ ế ƣợc ki m tra, xácể  minh, phân tích, ch n l c theo m t ch  đ  nh t đ nh. Ch  đ  đó có th  là theo th iọ ọ ộ ủ ề ấ ị ủ ề ể ờ  gian, s  vi c, chuyên đ , lĩnh v c công tác. Thông tin có th  đự ệ ề ự ể ượ ắc s p x p theo tr t tế ậ ự nào đó phù h p v i đ c đi m c a ch  đ  đã ch n và nhu c u s  d ng tin c a lãnh đ oợ ớ ặ ể ủ ủ ề ọ ầ ử ụ ủ ạ  

c  quan. Quá trình t ng h p thông tin s  giúp nhân viên Văn phòng nhìn nh n đơ ổ ợ ẽ ậ ượ  c

b n ch t, m i liên h  và quy lu t bi n đ i, phát tri n c a các v n đ , s  ki n thôngả ấ ố ệ ậ ế ổ ể ủ ấ ề ự ệ  qua các thông tin.  

­ Ki n ngh  gi i quy t thông tin: Trế ị ả ế ước h t, đ  ki n ngh , gi i quy t tin, côngế ể ế ị ả ế  

ch c, viên ch c c n có s  l a ch n nh ng thông tin phù h p đ  cung c p. Trên c  sứ ứ ầ ự ự ọ ữ ợ ể ấ ở ở 

nh ng thông tin đữ ượ ực l a ch n, Văn phòng xin ý ki n tham m u gi i quy t tin đ  đ mọ ế ư ả ế ể ả  

b o vi c s  d ng thông tin có hi u qu  ả ệ ử ụ ệ ả

 T  ch c h i h p  ổ ứ ộ ọ

H i h p là bi n pháp quan tr ng đ  Văn phòng th c hi n chộ ọ ệ ọ ể ự ệ ương trình công tác 

c a c  quan nói chung và Văn phòng nói riêng. T  ch c h i h p c a Trung tâm Y tủ ơ ổ ứ ộ ọ ủ ế Hoài Ân được quy đ nh c  th  trong Quy ch  làm vi c c a Trung tâm,  t i Đi u 21,ị ụ ể ế ệ ủ ạ ề  

Đi u 22, Đi u 23 trong Chề ề ương V. D a vào n i dung, m c đích,tính ch t các cu c h pự ộ ụ ấ ộ ọ  

c a Trung tâm, có th  chia thành 2 lo i cu c h p nh  sau: ủ ể ạ ộ ọ ư

Các cu c h p không nghi th c: Các cu c h p n i b  bình thộ ọ ứ ộ ọ ộ ộ ường không nghi th cứ  

nh  các cu c h p c a nhân viên trong t , các cu c h p đ t xu t, các cu c h p th oư ộ ọ ủ ổ ộ ọ ộ ấ ộ ọ ả  

lu n và các cu c h p bàn b c gi i quy t v n đ …  ậ ộ ọ ạ ả ế ấ ề

Các cu c h p không nghi th c thộ ọ ứ ường di n ra nhanh và h t ít th i gian chu n b   ễ ế ờ ẩ ị

Ví d : đ i v i cu c h p đánh giá tình hình công tác gi a các nhân viên c a phòngụ ố ớ ộ ọ ữ ủ  

đượ ổc t  ch c 2 tu n m t l n, do đó quy trình chu n b  đ n gi n nh  sau: ứ ầ ộ ầ ẩ ị ơ ả ư

­ Đăng ký phòng h p: Phó trọ ưởng phòng đăng ký phòng trước cu c h p 3 ngày. ộ ọ

­ Thông báo cho nhân viên trong phòng: Thông báo tr c ti p và thông qua l ch côngự ế ị  tác. 

­ Chu n b  tài li u: B ng phân công nhi m v  k  h p trẩ ị ệ ả ệ ụ ỳ ọ ước, tài li u theo dõi tìnhệ  hình công tác c a nhân viên, b ng phân công nhi m v  tu n,… ủ ả ệ ụ ầ

­ Ghi biên b n: Biên b n ch  c n ghi nh ng n i dung chính và g i Trả ả ỉ ầ ữ ộ ử ưởng phòng xem xét. 

Các cu c h p theo nghi th c: Là các cu c h p l n, trang tr ng theo nghi th c nh :ộ ọ ứ ộ ọ ớ ọ ứ ư  

H i ngh , các cu c h p gi a Lãnh đ o Trung tâm v i toàn th  nhân viên trong Trungộ ị ộ ọ ữ ạ ớ ể  tâm  hay gi a lãnh đ o c p trên v i lãnh đ o Trung tâm hay cu c h p c n t p th  đ aữ ạ ấ ớ ạ ộ ọ ầ ậ ể ư  

ra các quy t đ nh có tính cách pháp lý mà t t c  các thành viên đ u ph i b  ràng bu cế ị ấ ả ề ả ị ộ  tuân theo…  

Trong m t c  quan, quy ch  làm vi c đóng m t vai trò h t s c quan tr ng. Quyộ ơ ế ệ ộ ế ứ ọ  

ch  làm vi c là h  th ng văn b n đi u ch nh ch  y u m i quan h  trong n i b  cế ệ ệ ố ả ề ỉ ủ ế ố ệ ộ ộ ơ quan, t  ch c, có tính ch t b t bu c thi hành đ i v i cán b , công ch c trong các cổ ứ ấ ắ ộ ố ớ ộ ứ ơ quan hành chính. Tùy theo v  trí c a t ng c  quan, t  ch c, đ n v  mà quy ch  đị ủ ừ ơ ổ ứ ơ ị ế ượ  cban hành ho c là văn b n quy ph m pháp lu t ho c là văn b n hành chính. ặ ả ạ ậ ặ ả

 Hi u để ược đi u đó, t  khi thành l p Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân đã banề ừ ậ ế  hành quy ch  làm vi c. Quy ch  làm vi c c a Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ânế ệ ế ệ ủ ế  

được ban hành l n đ u tiên là quy ch  T  ch c và ho t đ ng c a Văn phòng Trungầ ầ ế ổ ứ ạ ộ ủ  tâm Y t  Hoài Ân. Sau b n quy ch  này, Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân đã banế ả ế ế  hành quy ch  làm vi c c a Trung tâm Y t  Hoài Ân. ế ệ ủ ế

Quy ch  làm vi c c a Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân năm 2011 g m 5ế ệ ủ ế ồ  

chương: 

Chương 1: Nh ng quy đ nh chung ữ ị

Chương II: Trách nhi m gi i quy t công vi c ệ ả ế ệ

Chương III: Ch  đ  làm vi c, h i h p và ngh  phépế ộ ệ ộ ọ ỉ

Chương IV: Khen thưởng – K  lu t ỷ ậ

Chương V: Đi u kho n thi hành ề ả

Sau khi ban hành các cán b , công ch c, nhân viên Văn phòng và các t  ch c, cáộ ứ ổ ứ  nhân có quan h  v i Văn phòng ch u s  đi u ch nh c a quy ch  này. Quy ch  làm vi cệ ớ ị ự ề ỉ ủ ế ế ệ  

c a Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân góp ph n đ a công tác c a Văn phòng đi vàoủ ế ầ ư ủ  

n  n p và mang ý nghĩa đi u ch nh quan h  x  s  c  th  bên trong và quan h  gi a cề ế ề ỉ ệ ử ự ụ ể ệ ữ ơ quan, t  ch c đ n v , công ch c viên ch c, nhân viên v i nhau và v i c  quan, t  ch cổ ứ ơ ị ứ ứ ớ ớ ơ ổ ứ  

và nhân dân. Hướng d n hành vi c a m i công ch c, viên ch c, t  ngẫ ủ ọ ứ ứ ừ ườ ứi đ ng đ uầ  

đ n nhân viên nh m t o nên nh ng nguyên t c, n  n p, công khai, minh b ch, và làế ằ ạ ữ ắ ề ế ạ  

n n t ng c a văn hóa công s ; giúp h n ch  các tiêu c c, tham nhũng, lãng phí trong cề ả ủ ở ạ ế ự ơ quan, t  ch c, đ n v , góp ph n nâng cao ch t lổ ứ ơ ị ầ ấ ƣợng ho t đ ng, v  th  và uy tín c aạ ộ ị ế ủ  

c  quan, t  ch c, đ n v  ơ ổ ứ ơ ị

 T  ch c s p x p trang thi t b  n i làm vi c và trang thi t b , ph ổ ứ ắ ế ế ị ơ ệ ế ị ươ ng ti n ệ   làm vi c trong văn phòng  ệ

N i làm vi c là nh ng kho ng không gian nh t đ nh đơ ệ ữ ả ấ ị ược trang b  và b  trí nh ngị ố ữ  

phương ti n làm vi c c n thi t, trong đó Cán b , nhân viên  c a Văn phòng th c hi nệ ệ ầ ế ộ ủ ự ệ  công v , nhi m v  c a mình. M i ngày Cán b , nhân viên ph i làm vi c 8 ti ng   Vănụ ệ ụ ủ ỗ ộ ả ệ ế ở  phòng Trung tâm. Đây cũng là m t th i gian khá dài, h n n a là kho ng th i gian cánộ ờ ơ ữ ả ờ  

b  m t nhi u s c l c nh t trong ngày. Do đó cách b  trí n i làm vi c c a Văn phòngộ ấ ề ứ ự ấ ố ơ ệ ủ  

nh h ng r t nhi u đ n tâm sinh lý cũng nh  hi u qu  công vi c c a Cán b  

­ Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân là văn phòng làm vi c đóng. Đó là hình th cế ệ ứ  văn phòng mà các b  ph n c a Văn phòng độ ậ ủ ược b  trí trong nh ng phòng khép kín,ố ữ  riêng bi t. Văn phòng Trung tâm có di n tích 20m2. Trung bình m i ngệ ệ ỗ ườ ử ụ  i s  d ng5m2. 

­ Cách b  trí, s p x p n i làm vi c c a Văn phòng đ m b o các yêu c u sau: ố ắ ế ơ ệ ủ ả ả ầ+ Phòng làm vi c c a Trệ ủ ưởng phòng và các Phó phòng được đ t   tòa nhà Đi uặ ở ề  hành c a Trung tâm. ủ

+ Phòng làm vi c c a các nhân viên chuyên môn đệ ủ ược b  trí   xung quanh phongố ở  làm vi c c a Trệ ủ ưởng phòng; phòng làm vi c thi t k  theo dây truy n đệ ế ế ề ường th ng,ẳ  

m i ngỗ ười m t phòng làm vi c riêng, không ngộ ệ ược chi u, không ch ng chéo lên nhau. ề ồ+ Trong các phòng, các bàn làm vi c đệ ược b  trí quy v  m t hố ề ộ ướng, đ  m iể ọ  

người không gây  nh hả ưởng l n nhau trong quá trình làm vi c. ẫ ệ

+ Phòng Văn th  đư ược b  trí g n l i ra vào trong Văn phòng, thu n ti n cho côngố ầ ố ậ ệ  tác di chuy n cũng nh  ti p khách. T  B o v  để ư ế ổ ả ệ ược b  trí   t ng tr t, g n c ng ra vàoố ở ầ ệ ầ ổ  

c a Trung tâm. ủ

+ T o khung c nh tho i mái cho nhân viên b ng cách đi u ch nh không khí, nhi tạ ả ả ằ ề ỉ ệ  

đ , ánh sáng, âm thanh, màu s c phòng làm vi c; đ m b o s  ti n nghi và v  sinh. ộ ắ ệ ả ả ự ệ ệ

­ Trang thi t b , phế ị ương ti n làm vi c trong Văn phòng là nh ng trang thi t b ,ệ ệ ữ ế ị  máy móc, d ng c  c n thi t mà Cán b , nhân viên c n s  d ng trong quá trình làmụ ụ ầ ế ộ ầ ử ụ  

vi c, g m: ệ ồ

Máy vi tính, máy in laser, máy scanner, máy photocopy, máy fax, máy đi n tho i,ệ ạ  máy đi u hòa, bàn, gh , t , k  đ ng tài li u, và các văn phòng ph m khác (bút, ghim,ề ế ủ ệ ự ệ ẩ  

k p, keo dán,…) và các thi t b  H i ngh  nh : máy ghi âm, ghi hình, máy quay, máyẹ ế ị ộ ị ư  chi u, tivi, micoro,loa. ế

3. Công tác văn th  ư

3.1.  Tìm hi u chung v  công tác văn th ể ề ư

 Ch c năng, nhi m v  và quy mô t  ch c c a công tác văn th ứ ệ ụ ổ ứ ủ ư 

Theo đi u 1 quy ch  v  công tác văn th , l u tr  Trung tâm Y t  Hoài Ân thì côngề ế ề ư ư ữ ế  tác văn th  quy đ nh t i Quy ch  này bao g m các công vi c v  so n th o, ban hànhư ị ạ ế ồ ệ ề ạ ả  văn b n; Qu n lý các văn b n và tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c aả ả ả ệ ạ ộ ủ  Trung tâm Y t  Hoài Ân và các phòng ban chuyên môn, l p h  s  hi n hành và giaoế ậ ồ ơ ệ  

n p h  s  vào l u tr  l ch s  qu n lý và s  d ng con d u trong công tác văn th  ộ ồ ơ ư ữ ị ử ả ử ụ ấ ư

Quy mô t  ch c  ổ ứ

T  văn th  đổ ư ược b  trí trong m t phòng làm vi c riêng n m v  trí đ u tiên c aố ộ ệ ằ ị ầ ủ  dãy nhà Văn phòng, thu n ti n cho công vi c nh n và chuy n giao văn b n. Trongậ ệ ệ ậ ể ả  phòng được trang b  đ y đ  các trang thi t b , phị ầ ủ ế ị ương ti n làm vi c. ệ ệ

3.2. Các văn b n ch  đ o, h ả ỉ ạ ướ ng d n v  công tác văn th   ẫ ề ư

Đ  th c hi n t t công tác văn th , cán b  văn th  Trung tâm Y t  Hoài Ân đã cănể ự ệ ố ư ộ ư ế  

c  vào các văn b n quy ph m pháp lu t quy đ nh v  Công tác văn th  nh : ứ ả ạ ậ ị ề ư ư

1. Ngh  đ nh s  58/2001/NĐ­CP ngày 24­8­2001 c a Chính ph  v  qu n lý và sị ị ố ủ ủ ề ả ử 

5. Thông t  s  07/2012/TT­BNV ngày 22­11­2012 c a B  N i v  hư ố ủ ộ ộ ụ ướng d nẫ  

qu n lý văn b n, l p h  s , và n p l u h  s , tài li u vào l u tr  c  quan. ả ả ậ ồ ơ ộ ƣ ồ ơ ệ ư ữ ơ

6. Thông t  s  04/2013/TT­BNV ngày 16­4­2013 c a B  N i v  v  vi c hư ố ủ ộ ộ ụ ề ệ ướ  ng

d n xây d ng quy ch  công tác văn th  và l u tr  c  quan, t  ch c; ẫ ự ế ư ư ữ ơ ổ ứ

Bên c nh đó, Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân đã ban hành Quy t đ nh s :ạ ế ế ị ố  89/QĐ­VP ngày 19 tháng 9 năm 2011 c a Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân v  Quy tủ ế ề ế  

đ nh ban hành Quy ch  làm vi c c a Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân và Trung tâmị ế ệ ủ ế  

Y t  Hoài Ân đã ban hành Quy t đ nh s : 03/2011/QĐ­TTYT ngày 05 tháng 05 nămế ế ị ố  

2011 c a Trung tâm Y t  Hoài Ân v  Quy t đ nh ban hành Quy ch  v  công tác vănủ ế ề ế ị ế ề  

th  – l u tr  th  xã Dĩ An. Quy ch  này g m 5 chư ư ữ ị ế ồ ương: 

Chương I: Quy đ nh chung  ị

Chương II: So n th o, ban hành văn b n ạ ả ả

Chương III: Qu n lý văn b n, qu n lý và s  d ng con d u .  ả ả ả ử ụ ấ

Chương IV: Công tác văn th  ư

Chương V: Đi u kho n thi hành ề ả

Nh  v y, T i Văn phòng Trung tâm đã ban hành văn b n ch  đ o, hư ậ ạ ả ỉ ạ ướng d n cẫ ụ 

th  v  Công tác văn th  trên, nguyên t c chung c a các văn b n quy ph m pháp lu tể ề ư ắ ủ ả ạ ậ  

v  Công tác văn th  và phù h p v i th c t  c a c  quan. ề ư ợ ớ ự ế ủ ơ

3.3. Nghi p v  công tác văn th ệ ụ ư

 So n th o, ban hành văn b n  ạ ả ả

Trung tâm Y t  Hoài Ân có th m quy n ban hành văn b n hành chính bao g m cácế ẩ ề ả ồ  

lo i văn b n cá bi t, văn b n hành chính thông thạ ả ệ ả ường có tên lo i và văn b n hànhạ ả  chính thông thường không có tên lo i g m: quy t đ nh, quy đ nh, thông báo, hạ ồ ế ị ị ướ  ng

d n, chẫ ương trình công tác, gi y ch ng nh n, gi y  y quy n, gi y đi đấ ứ ậ ấ ủ ề ấ ường, phi uế  chuy n, gi y biên nh n h  s , th  công, các báo cáo s  k t, t ng k t  ể ấ ậ ồ ơ ư ơ ế ổ ế

Vi c so n th o văn b n hành chính đệ ạ ả ả ược th c hi n nh  sau: ự ệ ư

Căn c  tính ch t, n i dung c a văn b n c n so n th o, lãnh đ o Văn phòngứ ấ ộ ủ ả ầ ạ ả ạ  (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng) giao cho nhân viên chuyên viên th c hi n công tácự ệ  

so n th o. ạ ả

T  chuyên viên giao công vi c cho chuyên viên so n th o tr c ti p th c hi nổ ệ ạ ả ự ế ự ệ  công vi c đệ ược giao: 

­ Xác đ nh hình th c, n i dung và đ  m t, đ  kh n, n i nh n văn b n; ị ứ ộ ộ ậ ộ ẩ ơ ậ ả

­ Thu th p, x  lý thông tin có liên quan; ậ ử

­ So n th o văn b n; ạ ả ả

­ Trong trường h p c n thi t, đ  xu t v i Lãnh đ o Văn phòng tham kh o ý ki nợ ầ ế ề ấ ớ ạ ả ế  

c a các c  quan, t  ch c và cá nhân có liên quan, nghiên c u ti p thu ý ki n đ  hoànủ ơ ổ ứ ứ ế ế ể  

ch nh b n th o; ỉ ả ả

­ Trình duy t d  th o văn b n: ệ ự ả ả

+ Duy t d  th o văn b n, s a ch a, b  sung d  th o văn b n đã duy t: ệ ự ả ả ử ữ ổ ự ả ả ệ

 D  th o văn b n do Trự ả ả ưởng phòng ký duy t văn b n;  Trong trệ ả ường h p d  th oợ ự ả  

đã được Trưởng phòng phê duy t, nh ng th y c n thi t ph i s a đ i thì t  chuyênệ ư ấ ầ ế ả ử ổ ổ  viên ph i trình l i Trả ạ ưởng phòng đ  xem xét, quy t đ nh vi c s a ch a, b  sung. ể ế ị ệ ử ữ ổ

+ Ki m tra văn b n trể ả ước khi ký ban hành 

 T  trổ ưởng chuyên môn ki m tra và ch u trách nhi m v  đ  chính xác c a n iể ị ệ ề ộ ủ ộ  dung văn b n, ký nháy/t t vào cu i n i dung văn b n (sau d u ./.) trả ắ ố ộ ả ấ ước khi Lãnh đ oạ  

ký ban hành; đ  xu t m c đ  kh n; đ i chi u quy đ nh c a pháp lu t v  b o v  bíề ấ ứ ộ ẩ ố ế ị ủ ậ ề ả ệ  

m t nhà nậ ước xác đ nh vi c đóng d u m t, đ i tị ệ ấ ậ ố ượng nh n văn b n, trình ngậ ả ười ký văn b n quy t đ nh. Trả ế ị ưởng phòng ki m tra l n cu i và ch u trách nhi m v  th  th c,ể ầ ố ị ệ ề ể ứ  

k  thu t trình bày, th  t c ban hành văn b n c a c  quan, t  ch c và ph i ký nháy/t tỹ ậ ủ ụ ả ủ ơ ổ ứ ả ắ  vào v  trí cu i cùng   “N i nh n”. ị ố ở ơ ậ

L u đ  : Quy trình qu n lý, gi i quy t  văn b n Đ n  ư ồ ả ả ế ả ế

Trách nhi mệ Trình t  th c hi nự ự ệ Tài li u, bi u m u liênệ ể ẫ  

L u l i văn b n đ n g cư ạ ả ế ố

S  chuy n giao văn b n ổ ể ả

đ n các phòng chuyên ếmôn

B  ph n/cá nhân có trách ộ ậ

nhi m gi i quy tệ ả ế Tri n khai gi i quy tể ả ế

Cán b  văn thộ ư L u h  sư ồ ơ

­ Đ i v i văn b n th ố ớ ả ườ ng: Cán b  Văn th  có nhi m v  ti p nh n, đăng ký vănộ ư ệ ụ ế ậ  

b n đ n: ả ế

+ Nh n, ki m tra, phân lo i văn b n, vào s  Văn b n đ n theo bi u m u, đ ngậ ể ạ ả ổ ả ế ể ẫ ồ  

th i scan văn b n nh p vào văn phòng đi n t  qu n lý văn b n đ n, đ i v i văn b nờ ả ậ ệ ử ả ả ế ố ớ ả  

đ n đế ược chuy n qua máy Fax ho c qua m ng, cán b  văn th  cũng ph i ki m tra vể ặ ạ ộ ư ả ể ề 

s  lố ượng văn b n, s  lả ố ượng trang c a m i văn b n  và sau đó chuy n cho Lãnh đ oủ ỗ ả ể ạ  

x  lý văn b n đ n. ử ả ế

+ Văn b n trên bì th  ghi rõ tên ngả ư ười nh n thì chuy n th ng cho ngậ ể ẳ ười đó. 

+ M i văn b n đ n đ u đọ ả ế ề ƣợc đóng d u “Đ N”   l  bên trái, phía trên trang đ uấ Ế ở ề ầ  

c a văn b n, b ng m c đ ; vào S  văn b n đ n, trình Lãnh đ o xem xét, ch  đ o th củ ả ằ ự ỏ ổ ả ế ạ ỉ ạ ự  

hi n. ệ

 ­ Đ i v i văn b n m t ố ớ ả ậ : Văn b n   bì có d u ch  m c đ  “m t”, “tuy t m t”, “t iả ở ấ ỉ ứ ộ ậ ệ ậ ố  

m t” thì cán b  văn th  bóc bì th , vào s  văn b n đ n “m t” theo bi u m u  sau đóậ ộ ư ư ổ ả ế ậ ể ẫ  chuy n  văn b n cho Trể ả ưởng phòng x  lý(không th c hi n scan văn b n). Trử ự ệ ả ường h pợ  

bì văn b n m t đ n có d u “ch  ngả ậ ế ấ ỉ ười có tên trên bì m i đớ ược bóc bì” thì Văn th  vàoư  

s  s  và ký hi u ghi ngoài bì và chuy n ngay cho ngổ ố ệ ể ười có tên; n u là văn b n kh nế ả ẩ  

mà người có tên được nh n đi v ng thì chuy n th ng cho Trậ ắ ể ẳ ưởng phòng x  lý. ử

­ Đ i v i văn b n kh n:  Các văn b n đ n có d u “kh n”, “thố ớ ả ẩ ả ế ấ ẩ ượng kh n”, “h aẩ ỏ  

t c”: văn th  ph i  u tiên làm th  t c ti p nh n, đăng ký và chuy n ngay cho Trố ư ả ư ủ ụ ế ậ ể ưở  ngphòng x  lý.  ử

Các lo i s  sách qu n lý văn b n đ n:  ạ ổ ả ả ế

­ S  qu n lý văn b n đ n:Văn phòng Trung tâm qu n lý văn b n đ n b ng cách:ổ ả ả ế ả ả ế ằ  

qu n lý b ng s  qu n lý văn b n ả ằ ổ ả ả

Năm 2016, Văn phòng Trung tâm có 1 S  đăng ký văn b n đ n nh  sau: ổ ả ế ư

S  ĐĂNG KÝ VĂN B N Đ NỔ Ả Ế

Sao y Sao l cụ M tậ Đ nơ

S  chuy n giao văn b n đ n ph i đổ ể ả ế ả ƣợc in s n, kích thẵ ước: 210mm x 297mm 

ho c 148mm x 210mm; bìa và trang đ u c a s  đặ ầ ủ ổ ược trình bày tương t  nh  bìa vàự ư  trang đ u c a s  đăng ký văn b n đ n, ch  khác tên g i là “S  chuy n giao văn b nầ ủ ổ ả ế ỉ ọ ổ ể ả  

Ti n đế ộ 

gi iả  quy tế

S , kýố  

hi u vănệ  

b n tr  l iả ả ờ

Ghi chú

­ S  chuy n giao văn b n đ n  ổ ể ả ế

Ngày chuy nể S  đ nố ế Đ n v  ho c ngơ ị ặ ười nh nậ Ký nh nậ Ghi chú

S  chuy n giao văn b n đ n   đổ ể ả ế ược   Văn phòng in s n, kích thẵ ước: 210mm x 297mm; bìa và trang đ u c a s  đầ ủ ổ ược trình bày tương t  nh  bìa và trang đ u c a sự ư ầ ủ ổ 

đăng ký văn b n đ n, ch  khác tên g i là “S  chuy n giao văn b n đ n” và không cóả ế ỉ ọ ổ ể ả ế  dòng ch  “T  s    đ n s   ” ữ ừ ố ế ố

 Qu n lý văn b n đi  ả ả

 Văn b n đi là t t c  các lo i văn b n, bao g m văn b n quy ph m pháp lu t, vănả ấ ả ạ ả ồ ả ạ ậ  

b n hành và văn b n chuyên ngành (k  c  b n sao văn b n, văn b n n i b  và văn b nả ả ể ả ả ả ả ộ ộ ả  

m t) do c  quan, t  ch c ban hành. ậ ơ ổ ứ

 Quy trình qu n lý văn b n đi: Quy trình này là nh m ki m soát ch t ch  vi cả ả ằ ể ặ ẽ ệ  phát hành các văn b n, tài li u g i đi ra ngoài quan c  quan, đ n các đ n v  tr c thu cả ệ ử ơ ế ơ ị ự ộ  

và l u tr  đư ữ ược đ y đ  các tài li u đã g i đi. ầ ủ ệ ử

L u đ : Quy trình qu n lý, gi i quy t văn b n đi.  ư ồ ả ả ế ả

T  trổ ưởng t  chuyênổ  viên   và   Chuyên   viên 

b n ả

7 Theo dõi và l u h  s    ư ồ ơ Cán b  Văn thộ ư

 ­  Đ i v i văn b n th ố ớ ả ườ : Cán b  đ ng ộ ược phân công ti n hành so n th o văn b nế ạ ả ả  

và ch u trách nhi m v  n i dung và tính pháp lý c a văn b n đó, ký nháy vào bên c nhị ệ ề ộ ủ ả ạ  

ch  k t thúc n i dung văn b n trữ ế ộ ả ƣớc khi trình duy t. ệ

 ­ Đ i v i văn b n m t ố ớ ả ậ : B  đ  xu t m c đ  ban hành văn b n m t và so n th oộ ề ấ ứ ộ ả ậ ạ ả  văn b n theo n i dung yêu c u và th  th c quy đ nh; Cán b  d  th o văn b n ch uả ộ ầ ể ứ ị ộ ự ả ả ị  trách nhi m v  n i dung và tính pháp lý c a văn b n đó, ký nháy vào bên c nh ch  k tệ ề ộ ủ ả ạ ữ ế  thúc n i dung văn b n trộ ả ước khi trình duy t. ệ

  V i nh ng văn b n chuy n qua đớ ữ ả ể ường b u đi n, ti n hành scan văn b n đư ệ ế ả ể chuy n văn b n qua văn phòng đi n t : ể ả ệ ử

 ­  Đ i v i văn b n th ố ớ ả ườ : Văn th  có trách nhi m g i văn b n đi theo đ a ch  đã ng ư ệ ử ả ị ỉ  

ch  đ nh b ng đỉ ị ằ ường b u chính (các đ n v  ngoài ngoài ngành), qua m ng văn phòngư ơ ị ạ  

đi n t  Trung tâm Y t  Hoài Ân (các đ n v  trong c  quan ho c đ n v  có k t n i vănệ ử ế ơ ị ơ ặ ơ ị ế ố  phòng đi n t  v i Trung tâm Y t  Hoài Ân) ệ ử ớ ế

 ­ Đ i v i văn b n m t ố ớ ả ậ : Văn th  có trách nhi m g i văn b n đi theo đ a ch  đã chư ệ ử ả ị ỉ ỉ 

đ nh và đ m b o. N u v n chuy n theo đị ả ả ế ậ ể ường b u đi n ph i th c hi n theo đúng quyư ệ ả ự ệ  

đ nh riêng c a ngành b u đi n. ị ủ ư ệ

  Ngoài bì th  có đóng d u (ký hi u) theo đúng m c đ  yêu c u c a văn b n ư ấ ệ ứ ộ ầ ủ ả

Các lo i s  sách qu n lý văn b n đi: T i Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân có :  ạ ổ ả ả ạ ế ­ S  đăng ký văn b n đi: ổ ả

S  ĐĂNG KÝ VĂN B N ĐIỔ Ả

Ngày Quy tế   Chỉ  Gi yấ   Báo  L nhệ   Phi uế   Văn  Quy ph m pháp lu tạ ậ

đ nhị thị phép cáo kh iở  

công

chuyển

phòng Quy tế  

đ nhị

Chỉ thị

Thông báo

Công văn

  M u s  s  đăng ký văn b n đi  đẫ ổ ổ ả ược  Văn phòng in s n, kích thẵ ước: 210mm x 297mm; bìa và trang đ u c a s  đầ ủ ổ ược trình bày tương t  nh  bìa và trang đ u c a sự ư ầ ủ ổ đăng ký văn b n đ n, ch  khác tên g i là “S  đăng ký văn b n đi”. ả ế ỉ ọ ổ ả

­ S  chuy n giao văn b n đi: ổ ể ả

Ngày chuy nể S  kí hi u văn b nố ệ ả N i nh n văn b nơ ậ ả Kí nh nậ Ghi chú

­ S  chuy n giao văn b n đi b ng đổ ể ả ằ ường b u đi n ư ệ

Theo quy đ nh t i Đi u 1, Đi u 2 Ngh  đ nh s  58/2001/NĐ­CP: Con d u đị ạ ề ề ị ị ố ấ ượ ử c s

d ng trong các c  quan nhà nụ ơ ước, t  ch c chính tr , t  ch c chính tr  ­ xã h i, t  ch cổ ứ ị ổ ứ ị ộ ổ ứ  

xã h i ­ ngh  nghi p, h i qu n chúng, t  ch c kinh t , đ n v  vũ trang, c  quan, tộ ề ệ ộ ầ ổ ứ ế ơ ị ơ ổ 

ch c nứ ước ngoài ho t đ ng t i Vi t Nam (g i t t là c  quan, t  ch c) và m t s  ch cạ ộ ạ ệ ọ ắ ơ ổ ứ ộ ố ứ  

danh nhà nước. Con d u th  hi n v  trí pháp lý và kh ng đ nh giá tr  pháp lý đ i v i cácấ ể ệ ị ẳ ị ị ố ớ  văn b n, gi y t  c a các c  quan, t  ch c và các ch c danh nhà nả ấ ờ ủ ơ ổ ứ ứ ước. 

Văn phòng Trung tâm Y t  Hoài Ân có trách nhi m qu n lý con d u c a Trungế ệ ả ấ ủ  tâm và d u c a văn phòng. ấ ủ

Các lo i con d u c a c  quan: D u c a Trung tâm, d u c a Văn phòng, d u ch cạ ấ ủ ơ ấ ủ ấ ủ ấ ứ  danh, d u h  tên, d u Đ N.ấ ọ ấ Ế

­ Nhân viên văn th  gi  con d u có trách nhi m th c hi n nh ng quy đ nh c aư ữ ấ ệ ự ệ ữ ị ủ  Trung tâm nh  sau: ư

+ Không giao con d u cho ngấ ười khác khi ch a đư ƣợc phép b ng văn b n c aằ ả ủ  

Trưởng phòng; 

+ Ph i t  tay đóng d u vào các văn b n, gi y t  c a c  quan; ả ự ấ ả ấ ờ ủ ơ

+ Ch  đỉ ược đóng d u vào nh ng văn b n, gi y t  sau khi đã có ch  ký c a ngấ ữ ả ấ ờ ữ ủ ườ  i

có th m quy n; ẩ ề

+ Không được đóng d u kh ng ch  ấ ố ỉ

­ Vi c s  d ng con d u c a c  quan  đệ ử ụ ấ ủ ơ ược quy đ nh nh  sau: ị ư

+ Nh ng văn b n do Trung tâm ban hành ph i đóng d u c a Trung tâm; ữ ả ả ấ ủ

+ Nh ng văn b n do văn phòng ban hành trong ph m vi quy n h n đữ ả ạ ề ạ ược giao 

ph i đóng d u c a văn phòng . ả ấ ủ

­ Cách đóng d u: ấ

+ D u đóng ph i rõ ràng, ngay ng n, đúng chi u và dùng đúng m c d u quy đ nh. ấ ả ắ ề ự ấ ị+ Khi đóng d u lên ch  ký thì d u đóng ph i trùm lên kho ng 1/3 ch  ký v  phíaấ ữ ấ ả ả ữ ề  bên trái. 

+ Vi c đóng d u lên các ph  l c kèm theo văn b n chính do ngệ ấ ụ ụ ả ười ký văn b nả  quy t đ nh và d u đế ị ấ ược đóng lên trang đ u, trùm lên m t ph n tên c  quan, t  ch cầ ộ ầ ơ ổ ứ  

ho c tên c a ph  l c. ặ ủ ụ ụ