Field trip report: The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in green logistics centre

Field trip report: The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in green logistics centre tập trung trình bày các vấn đề cơ bản về: Introduction of the company; the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in green logistics centre (GLC); strengths and weaknesses of the process.

VIETNAM MARITIME UNIVERSITYINTERNATIONAL SCHOOL OF EDUCATION

CONTENT PREFACE

CHAPTER 1. INTRODUCTION OF THE COMPANY

1.1 Introduction of Vietnam Container Shipping Corporation (VICONSHIP)

1.1.1 History 3

1.1.2 Functions 4

1.1.3 Organization 1.2 Introduction of Green Logistics Centre ( GLC) 1.2.1 General introduction 6

1.2.2 History 7

 1.2.3 Functions 9

1.2.4 Organization 9

1.2.5 Facilities 10 

1.2.6 Orientation production operations 11

CHAPTER 2. THE PROCEDURE OF RECEIVING IMPORTED GOODS TO BONDED  WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRE (GLC) 2.1 Bonded warehoused 2.1.1 Definition  13

2.1.2 Characteristics of goods in bonded warehoused  14

2.2 Responsibilities of the parties involved in the operation of bonded warehouse

2.2.1 Responsibilities of bonded warehoused owners  14 2.2.2 Responsibilities of customs bonded warehoused   14 2.2.3 Responsibilities of goods owners (or forwarder)  14

2.3 The procedure of receiving imported goods to bonded warehoused in Green 

Logistics Centre (GLC)

2.3.1 Diagram of process  15 2.3.2 Describe the process  17

CHAPTER III. STRENGTHS AND WEAKNESSES OF THE PROCESS

3.1. Strengths.  273.2. Weaknesses.  273.3. Suggestions to advance the effect of the process  27CONCLUSION

LIST OF FIGURESFigure 1.1: The organization map of Viconship

Logistics is a tool to link the activities in Global Value Chain and is seen as a tool, 

a means to link many different areas of business strategy. Logistics is very important for economic   development   in   Vietnam   Logistics   services   contribute   to   improving management   efficiency   and   reduce   costs   in   the   production   process,   enhance   the competitiveness of enterprises. Logistics services contributed to increase the business value of the transport companies

Acknowledging the importance of logistics in economics development in Vietnam, 

I decide to take my field trip in Green Logistics Centre, a developing logistics company 

in Haiphong. I hope this field trip will provide me practical knowledge, enhances my understanding of theories studied at the Vietnam Maritime University. 

In this report, I discuss  about the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused. By observation and practice, I expect to present clearly and accurately this procedure at Green Logistics Centre 

My   report   presents   in   detail  the   procedure   of   receiving   imported   goods   to   bonded warehoused in Green Logistics Centre before analyzing and comparing it with the procedure in fact. By unbiased evaluation, I give some comments about the strengthes, weaknesses as well as proposing suggestions to improve this procedure more efficiently and advanced

In general, this report includes 3 chapters: 

Chapter 1: The introduction about company 

In this chapter, I present history and development of Vietnam Container Shipping Corporation   and   Green   Logistics   Centre,   business   functions   of   the   company, organizational structure, evaluating generally business situation of the company in two recent years. 

Chapter 2: the procedure of receiving imported goods to bonded warehoused  in Green Logistics Centre

This chapter is about the main topic of this report. The full procedure is presented specifically   following   each   step   The   role   of   each   position   in   the   company   is   also highlighted through each period in the procedure. 

Chapter 3: Strengths and the weaknesses of the process

This chapter is about the strengths and the weaknesses of the process  Depending on strengths, weaknesses and the risks affecting the procedure, some  suggestions  to improve the activities at Green Logistics Centre

THE PROCEDURE OF RECEIVING IMPORTED GOODS TO BONDED 

WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRECHAPTER 1. INTRODUCTION OF THE COMPANY1.1 Introduction of Vietnam Container Shipping Corporation (VICONSHIP)

VIETNAM CONTAINER SHIPPING CORPORATION (VICONSHIP) is one of leading Freight   Forwarders   and   Shipping   Agency   Companies   in   Vietnam   and   has   been   actively providing its services since 1985. Founded in 1985, Vietnam Container Company (VICONSHIP) 

is a state­owned enterprise specializing in providing services to shipping agents, warehousing, loading, unloading and transporting container 

During   the   establishment   and   development,   VICONSHIP   has   undergone   significant stage. In April 2002,Haiphong VICONSHIP equitized and became a corporation under the name 

"Vietnam Container Shipping Joint Stock Company”

         VICONSHIP network operations in both the North ­ Central­South with four 100 % owned subsidiaries, one branch and one joint venture. Business Scope extended terminal operators, shipping, gradually forming a closed chain logistics services. VICONSHIP Green Port is a major port   of   Haiphong   and   plays   a   key   role   in   business   operations   With   initial   charter   capital equalization than 25 billion VICONSHIP continuous increases of charter capital in the form of shares issued internal issue for existing shareholders. To date the Company's charter capital is 80.3 billion. Corporation Vietnam Maritime VINALINES is the largest shareholder with 28.16 % stake   and   an   important   contribution   to   support   the   business   activities   of   the   Company. VICONSHIP was Ho Chi Minh City Stock Exchange listing approval and will be up in the first quarter of 2008 HOSE

With its own warehouse of 5,000m2  which is located next to container main port of Haiphong,   VICONSHIP  is   ready   to   meet   customer's   need   for   storage,   transportation,   and distribution   processing   of   goods   through   the   established   nationwide   transportation   network. Warehousing & export packing provide full range of services to meet all requirements for ocean and   domestic   shipments   Service   includes   the   consolidation   and   stuffing   of   equipment   and supplies   into   container,   flat   rack   and   platform   as   well   as   securing   and   blocking   materials. Products handled by us are of numerous different types. to guarantee the safety of merchandize is our responsibility

c.  Multimodal Transport

Container Inland Haulage & Logistics:VICONSHIP offers a complete range of container logistic   custody,   dispositioning,   inland   transportation,   maintenance,   and   repairs,   leasing arrangement

As a pioneer in container transport with its own trucking fleet, the company has a full­scale system, which uses specialized tractors, and trailers, trucking services are available to all part of Vietnam for any type of cargo, no matter how large in scales or small in lot. Use of specially equipped vehicles operated by special licensed drivers has given the company a solid reputation. rapid, safe and precise work is demanded for linking the vital land & marine routes1.1.3 Organization

a. Function of departments

­ Shareholders

­ Supervisory board

Shareholder elects member of supervisory board and they function independently with board of management. This group represents the shareholder and supervises all aspect of business operation. There are three members in group and their incumbency is five years

­ The Board of Management

The   Board   of   Management   is   the   governing   body   of   the   Company,   has   full authority  to decide on behalf of the Company the implementation of the rights and obligations   of   the   Company   are   not   under   the   jurisdiction   of   General   Meeting   of Shareholders. The Company's Board of Management has 09 members; each term of each member is 05 years.  Chairperson elected by Board of Management

­ Board of director

Board of director includes four members: general director and three vice general director. General Director is person who manages and takes responsibility for every aspect of economic activity. General Director also is legal representative of company

b. Subsidiaries

Infacon company:  business warehouse; sales of gasoline, oil, supplies and accessories; shipping agent and ship broker 

Da Nang Viconship: Agent container services, shipping agency; shipbroker; transportation 

of imports and exports, goods in transit; Multimodal Transport International;

T.S   Lines:   As   agents   of   container;   Freight   forwarding   and   import   and   export   inland container transport; Brokerage and import goods; Business Warehouse and storage buildings; Marine terminal operators, shipping business, shipping business multimodal

Global Blue transport company: As agents of container; Freight forwarding and import and export inland container transport; Brokerage and import goods; Business Warehouse and storage buildings; Entrusted import and export of goods; other services related to serving the needs of customers.

In May 2012, Green DMC Corporation was found that total charter capital is 75 billion based on equity of Vietnam Container Shipping Corporation­ VICONSHIP and DMC company under Petro Vietnam had been the investment certification of Management Board of Dinh Vu IZ with 74.900 m2  in lot 3.2G, Dinh Vu Industrial Zone, Dong Hai 2 Ward, Hai An District, Haiphong City.

In October 2012, VICONSHIP paid back entire shares of DMC Company to convert Green   DMC   Corporation   into   Green   Logistic   Centre   One   Member   Limited   Company­ transaction name was Green Logistic Centre; and company raised the charter capital from 75 billion to 90 billion with 100% investment of the VICONSHIP

On 1 November 2012, Green Logistic Centre One Member Limited Company officially opened and put into operation a new container yard Phase 1 was completed with a total area of over 24.000m2

In December 2012, VICONSHIP bought 10.120m2 of the adjacent land to increase total used land area of GLC to 85.020 m2. Besides, The Company signed lease for Joint Venture future green star (Green Future Star ­ GFS) with 30,000m2 parks to provide services to the shipping company MSC

In January 2013, GLC started business yards on the remaining area

In February 2013, Project Board of VICONSHIP Group started work bonded + CFS warehouses in phase 1 with a total area of 7.525 m2. 

In   September   2013,   GLC   completed   warehouse   construction   in   phase   1,   they   were received license and started exploit CFS­ Bond warehouses with total area of 7.525 m2. Then, Company continued starting warehouse construction in phase 2 with 7.525 m2 of total land

In   February   2014,   GLC   completed   warehouse   construction   and   started   exploit warehouses in phase 2 rising total used warehouse areas to 15.050m2. In addition, Company was received the licenses for the establishment of checkpoints concentrated in GLC depot. GLC completed all the procedures to become an island port (Inland Container Depot – ICD) that is only in Hai Phong with operating licenses within three main fields: CFS warehouse, Bond warehouse, Place of customs clearance outside of the ports. 

By   the   end   of   2014,   GLC   officially   operated   at   full   capacity   The   production   of warehouse goods in monthly gained 40.000 m3. The production of full containers and empty 

containers in yards is about 12,000 TEUs. Furthermore, GLC took back 10,000 m2  area yards from GFS to up the container handling capacity for GLC yard area.

Deputy Director: Keeping the Director and staff informed on information affecting the unit. Represents the Director when authorized and acts in the absence of the Director. They see 

to   it   that   all   plans,   instructions,   and   directions   of   the   Director   are   properly   observed, disseminated,   and   faithfully   implemented   They   prescribe   the   staff   operating   policies   and procedures

Synthesis   financial  department:  the  department  that  manages   and   keep   records   of personnel, social insurance books; monitoring the social insurance, employee health insurance of 

of Directors and the Board of Management

Figure 1.3: The organization map of Green Logistics Centre (GLC)

Operating department: the department that manages and controls the warehouse­yard system operations. Besides, this department builds up the operating cargo plans and arranges employees to handle goods arrived to the company

1.2.5 Facilities 

With the goal of becoming a center of international large logistics, GLC business many warehouse­ yard services and the after­port service with the all land area of 85.020m2, including:

1.2.6 Orientation production operations

­ Following the competition increased, GLC leaders require continue enhancing to 10% the marketing and 5% the customers by 2018. Besides, they search and find out the reasonable incentives such as reducing documents, reducing the cost when have large quantity of stored goods to take more customers for company

­ The Research and plan establishment of a representative office of GLC in Hanoi purposing take care of FWD, customers and representative factories in Hanoi, Bac Ninh, Bac Giang operate 

in the hard competition context when Yusen, SITC, Nippon   prepare to put into operation

­ Company continues adding refrigerated containers, temporarily imported re­exported goods through bonded warehouses to increase 12% profits in 2020

­ Seriously follow reducing costs plans which was submitted the CEO in 2010 about: costs of customs procedures, costs of pulling the outside shell through Yard, transport rental costs, which are decreased from 5% to 2%; utility costs, supply materials, repair vehicles costs, the costs of VPP, meeting costs went to 3% in 2020

­ Company will train the second job for staff to increase the effect of job rotation between departments   Besides,   they   disseminate   awareness   of   executing   discipline   and   maintaining equipment for employees of company in third quarter in 2015

WAREHOUSED IN GREEN LOGISTICS CENTRE (GLC)2.1 Bonded warehoused

2.1.1 Definition

Goods temporarily stored or preserved in bonded warehouses, if destined for export, are those for which the customs procedures have been cleared for export: if brought from abroad, they are goods awaiting further transport to other country(ies) or the clearance of procedures for import into Vietnam, and not yet liable to import duty

Bonded warehouse and all goods and vehicles entered, left or stored and preserved in bonded   warehouses   shall   be   subjected   to   inspection,   supervision,   and   management   of   the customs authorities

2.1.2 Characteristics of goods in bonded warehoused

Goods temporarily stored or preserved in bonded warehouses, if destined for export, are those for which the customs procedures have been cleared for export: if brought from abroad, 

they are goods awaiting further transport to other country(ies) or the clearance of procedures for import into  Vietnam, and not  yet liable  to import duty. Goods owners shall  be assured of ownership over their goods left in bonded warehouses.

2.2 Responsibilities of the parties involved in the operation of bonded warehouse

2.2.1 Responsibilities of bonded warehoused owners

Any shifting of goods within a warehouse or from one warehouse to another shall 

be notified to Bonded Warehouse Customs. Warehouse owners shall inform Bonded Warehouse   Customs   before   the   performance   thereof   and   be   subject   to   Bonded Warehouse Customs' supervision throughout the course of such performance

Bonded warehouse owners shall open books for following up the taking out and delivery   of   goods   from   warehouses   according   to   the   forms   and   the   reporting   and recording regimes prescribed by the General Department of Customs

Every   year,   warehouse   owners   shall   make   inventory   of   stocks   outstanding   in bonded warehouses under Bonded Warehouse Customs' supervision. Every 06 months and 1 year, bonded warehouse owners shall report to Bonded Warehouse Customs on the operation of warehouses

2.2.2 Responsibilities of bonded warehoused customs

Bonded   warehouse  customs   is  always   present   at   the   inspection,   supervision   and management of goods brought into or out and retention of stored according to regulations of the General Department of Customs. Bonded warehouse customs opens books to monitor and record full import goods warehouse to ensure the goods brought into the warehouse and properly stored product goods, the amount under the lease warehouse  They regular contact  customs gate to monitor the situation in the domestic transit for goods, warehoused. Every day, when the time of work the end, Customs Bonded warehouse owners proceed with sealing all doors warehouse.2.2.3 Responsibilities of goods owners (or forwarder)

Goods owners or forwarder must comply with all the provisions relating to all activities 

of   the   bonded   warehouse,   provide   sufficient   information   necessary   for  the   shipment   to   the warehouse owner and the customs authorities to collate, check and supervision. Goods brought into bonded warehouses must correct the warehouse leases