Luận văn được kết cấu theo 3 chương như sau: Chương 1 - Cơ sở lý luận về môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại. Chương 2 - Thực trạng môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Chương 3 - Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Trang 1
TÓM TẮT LUẬN VĂN
Trong những năm gần đây hệ thống NHTM tại Việt Nam đã có những thành tựu
đáng kể Bên cạnh những thành công ban đầu, các NHTM cũng đang phải đương
đầu với những thách thức to lớn như áp lực của lộ trình hội nhập khu vực và thế
giới, hàng loạt các vụ đổ vỡ tín dụng, các tổn thất mất mát do buông lỏng trong
công tác quản lý và điều hành NH, đặc biệt là các yếu kém trong kiểm soát BIDV là một trong những NHTM hàng đầu tại Việt Nam Thiết lập môi trường
kiểm soát nội bộ phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành hiệu
quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại BIDV Tuy nhiên, do sự phát triển quá nhanh về
quy mô và việc thay đổi cơ cấu tổ chức, môi trường kiểm soát gần đây có nhiều yếu
tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ Để góp phần giải quyết vấn đề
này, trên cơ sở kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và thực tiễn, tôi đã tiếp cận đề tài:
“Hoàn thiện môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam”
Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung chính của Luận văn được kết cấu theo
3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội
bộ tại ngân hàng thương mại
Chương 2: Thực trạng môi trường kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Chương 3: Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển
Việt Nam
Trang 2Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI Trong phần này luận văn trình bày những nội dung sau đây:
- Những khái niệm chung về kiểm soát nội bộ
Theo các tác giả Jones và George (2003), kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức
Để giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu lợi nhuận, các doanh nghiệp thường thiết kế những phương thức kiểm soát phù hợp thông qua việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Đó là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của mình
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là tất cả các chính sách, thủ tục do nhà quản lý xây dựng, lựa chọn áp dụng để đảm bảo đạt được các mục tiêu quản trị và quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh
Tóm lại, có thể hiểu kiểm soát nội bộ là một quá trình giám sát xuyên suốt và liên tục gắn liền với các hoạt động hàng ngày của một tổ chức, để đảm bảo tính hiệu quả cho các hoạt động, duy trì sự tuân thủ các quy định, quy chế và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính trong tổ chức
Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo IFAC, là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết kế nhằm bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ dù hoàn hảo đến
Trang 3đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những
hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là phương thức nhằm quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh còn đem lại các lợi ích cho doanh nghiệp như: giám sát và ngăn ngừa sai sót, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp; tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông; giảm thiểu sự xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động…
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ và thủ tục kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm: đặc thù về quản lý, chính sách nhân sự, cơ cấu tổ chức của đơn vị, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và môi trường bên ngoài
- Đặc điểm môi trường kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại
NH là một loại hình tổ chức quan trọng đối với nền kinh tế Những đặc điểm của NHTM có ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát nội bộ như: chức năng phân phối vốn cho nền kinh tế, thực hiện chính sách tiền tệ, hoạt động liên quan đến mối quan hệ tài chính của nhiều đối tượng của nền kinh tế, mô hình hoạt động phân tán,
Trang 4quy mô vốn lớn, bộ máy tổ chức phức tạp, nguồn nhân lực tốt là thế mạnh quyết định hiệu quả hoạt động của hệ thống NHTM, phục vụ một số lượng lớn các khách hàng với nhu cầu đa dạng, sự quản lý của các cơ quan chức năng, đặc biệt là NHNN (NH Trung ương)
Vì vậy, môi trường kiểm soát nội bộ trong NHTM có những đặc điểm đặc trưng như: ý thức rõ về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ của nhà quản lý, từ đó
có chính sách thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, cơ cấu bộ máy hoạt động lớn nhưng có sự phân chia nhiệm vụ, chức năng rõ ràng, phù hợp với hoạt động kinh doanh, thực thi chính sách nhân sự thỏa đáng, thực hiện lập kế hoạch và quản lý khoa học, toàn diện, xây dựng Ủy ban kiểm soát đủ mạnh, tuân thủ quy định của pháp luật, chủ động với những biến động của môi trường kinh doanh bên ngoài
- Kinh nghiệm thế giới về môi trường kiểm soát trong kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại
Luận văn trình bày những đặc điểm nổi bật, khác biệt trong môi trường kiểm soát nội bộ tại tập đoàn HSBC, là một tập đoàn tài chính NH lớn trên thế giới Trong tương lai gần, khi hệ thống NHTM Việt Nam phát triển đủ lớn, hệ thống kiểm soát nội bộ và môi trường kiểm soát cũng cần thiết phải tập trung vào các vấn
đề tương tự như với HSBC hiện nay
Trang 5Chương 2: THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI HỘI SỞ CHÍNH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ
VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM Trong phần này luận văn trình bày những nội dung sau:
- Tổng quan về Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam với hệ thống kiểm soát nội bộ
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thành lập ngày 26/04/1957 Qua
50 năm xây dựng và trưởng thành, BIDV đã trở thành một trong bốn NHTM lớn nhất Việt Nam Hiện tại, BIDV cung cấp đầy đủ và phong phú các dịch vụ tài chính, NH như: các sản phẩm huy động vốn, các sản phẩm tín dụng, các dịch vụ thanh toán, dịch
vụ NH điện tử, dịch vụ kinh doanh tiền tệ, dịch vụ tài trợ thương mại,…
Bộ máy tổ chức của BIDV được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung và được quản lý thống nhất tại HSC, bao gồm: HSC và các Sở giao dịch, chi nhánh (3 Sở giao dịch và 110 chi nhánh); văn phòng đại diện trong và ngoài nước, đơn vị sự nghiệp, các công ty trực thuộc BIDV
Từ những đặc điểm hoạt động kinh doanh có thể thấy BIDV cung cấp một số lượng lớn các sản phẩm khác nhau về tính chất, quy mô, số lượng giao dịch phát sinh lớn, độ phức tạp khác nhau nên khả năng xảy ra gian lận, sai sót là vô cùng lớn Với nhiệm vụ quản lý toàn bộ hệ thống, kiểm soát nội bộ tại HSC là hết sức cần thiết trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý rủi ro, kiểm soát tốt hoạt động
NH, đáp ứng yêu cầu quản trị và phát triển
- Môi trường kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Trang 6BIDV là một trong những NHTM lớn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền
tệ và dịch vụ NH, quản lý một khối lượng lớn vốn và tài sản của NH và khách hàng, đòi hỏi cần phải có một hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, tuân theo pháp luật nhằm quản lý và kiểm soát rủi ro, đảm bảo an toàn trong hoạt động Nhận thức rõ vấn đề này, Ban Lãnh đạo BIDV đặc biệt quan tâm đến kiểm soát nội bộ, thể hiện qua quan điểm, cách thức quản lý, xây dựng bộ phận kiểm toán, kiểm soát và ban hành, thực thi nghiêm túc hệ thống các văn bản Bên cạnh đó
là quan điểm xem con người là nhân tố quyết định đến mọi thành công thể hiện qua chính sách liên quan đến nhân sự, thiết lập thủ tục kiểm soát bao trùm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quán triệt việc xử lý kịp thời các sai sót trong quá trình hoạt động, theo dõi thường xuyên rủi ro tác nghiệp trong toàn hệ thống …
Việc nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố quyết định việc ban hành các văn bản, chính sách, chế độ của BIDV luôn được đặt trong mối liên hệ với kiểm soát nội bộ Qua việc hệ thống các văn bản, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự và các chính sách khác, có thể nhận thấy sự tồn tại của môi trường kiểm soát nội bộ, từ đó giúp các yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được xây dựng và hoạt động có hiệu quả
Cùng với việc mở rộng mạng lưới, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, những năm gần đây, BIDV thực hiện tuyển dụng công khai, lựa chọn những ứng cử viên đạt yêu cầu, bổ sung cho nguồn nhân lực đang thiếu trầm trọng cho quá trình phát triển Bên cạnh đó, BIDV đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo sau tuyển dụng, đào tạo trong quá trình công tác nhằm củng cố kiến thức ban đầu, kiến thức chuyên sâu, giúp cán bộ có đủ hiểu biết và đảm nhiệm công việc tốt nhất BIDV thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ cơ bản bên cạnh các lớp học đào tạo
Trang 7chuyên sâu, khảo sát kinh nghiệm nước ngoài thông qua các buổi học trực tiếp, hội thảo, qua văn bản hướng dẫn
Chính sách lương thưởng tại HSC đảm bảo mức thu nhập tối thiểu cho cán bộ nhân viên, phân phối kết hợp với mức độ hoàn thành công việc Gắn phân phối thu nhập với kết quả kinh doanh và kết quả hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh Đơn vị kinh doanh hiệu quả, lợi nhuận cao, trích đủ dự phòng rủi ro theo quy định được hưởng thu nhập cao hơn đơn vị kinh doanh kém hiệu quả, lợi nhuận thấp, không trích đủ dự phòng rủi ro theo quy định
Công tác khen thưởng tại BIDV đảm bảo các nguyên tắc: Bình xét, so sánh, lựa chọn, công khai, khen thưởng kịp thời, đúng thành tích, đúng đối tượng Ngoài khen thưởng định kỳ, tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc đột xuất, có tác dụng nêu gương tốt về các hoạt động khác của công đoàn cũng được xem xét khen thưởng kịp thời Việc kỷ luật được thực hiện kịp thời, đúng người, đúng trách nhiệm Căn cứ đưa ra các hình thức kỷ luật là kết quả kiểm tra, kiểm soát và kết luận công tác hậu kiểm hàng ngày Những sai sót trong quá trình tác nghiệp nếu xảy ra thiệt hại về kinh tế, người trực tiếp thực hiện chịu 70%, người trực tiếp phê duyệt chịu 30% Đối với những gian lận, thường phải có một hội đồng kỷ luật được thành lập Mức
độ kỷ luật cao hơn so với xử lý kỷ luật để xảy ra sai sót
Tuy nhiên, trong quá trình xem xét trách nhiệm, xử lý kỷ luật cán bộ đã không
đề cập tới trách nhiệm của đơn vị quản lý là HSC
Việc tổ chức, phân công, phân nhiệm các bộ phận tại HSC được thực hiện căn
cứ vào Điều lệ Tổ chức và Hoạt động, căn cứ vào các lĩnh vực hoạt động chính của BIDV, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của HSC nói chung, căn cứ vào đặc trưng về quy mô, mạng lưới, chiến lược phát triển trung hạn, dài hạn của cả hệ thống BIDV
Trang 8Hiện tại, tổ chức bộ máy quản lý và điều hành tại HSC bao gồm HĐQT và bộ máy giúp việc; Ban Kiểm soát; Tổng Giám đốc và bộ máy giúp việc; Hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ;
Bộ máy giúp việc cho Tổng giám đốc là các phó Tổng giám đốc và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ được chia thành 7 khối dựa vào từng mảng nghiệp vụ hoạt động của NH, vào vai trò của các ban trong mối liên hệ với các ban khác và với toàn hệ thống, dựa vào đối tượng khách hàng mà các ban hướng tới Mối liên hệ giữa các khối trong quá trình hoạt động tại HSC thể hiện qua sự kết hợp cùng giải quyết các mảng nghiệp vụ chính
Tất cả các khối, ban thực hiện công việc dưới sự giám sát, điều hành trực tiếp của Tổng Giám đốc và các phó Tổng Giám đốc phụ trách Chịu trách nhiệm về hoạt động của ban là Giám đốc Ban, giúp việc cho Giám đốc Ban có phó Giám đốc Ban, trưởng/phó phòng và nhân viên trong phòng
Bộ máy tổ chức được thiết lập phù hợp với lĩnh vực hoạt động của BIDV, phù hợp với chức năng quản lý của HSC, thiết lập được kiểm soát trên các hoạt động nghiệp vụ thông qua phân chia nhiệm vụ các phòng, ban
Công tác kế hoạch được thực hiện định kỳ trên tất cả các nội dung nhằm mục đích định hướng hoạt động tất cả các mặt nghiệp vụ, các phòng, ban, đơn vị trong năm và kiểm soát hoạt động của các đơn vị
Công tác kế hoạch do Ban Kế hoạch Phát triển đảm nhiệm
Tại BIDV, việc lập kế hoạch được dựa trên báo cáo về tình hình biến động của môi trường kinh doanh bên ngoài và môi trường nội tại BIDV do phòng Nghiên cứu Phát triển thuộc Ban Kế hoạch Phát triển đảm nhiệm Căn cứ vào những báo cáo như trên,
Trang 9phòng Kế hoạch hướng dẫn các đơn vị thành viên, các đơn vị tại HSC xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm và các kế hoạch khác trên mọi mặt hoạt động của đơn vị Song song với quá trình thực hiện kế hoạch là quá trình đánh giá xu hướng phát triển, các mặt hoạt động của ngành NH để đề xuất những giải pháp thích ứng cần thiết Đối với những biến động của thị trường hay những điều chỉnh pháp lý trong kinh doanh NH, nếu không thể đề xuất biện pháp giải quyết thì thực hiện điều chỉnh chính sách, chiến lược, kế hoạch cho phù hợp với thực tế kinh doanh
Ngoài lập kế hoạch, công việc điều hành và quản lý quá trình thực hiện kế hoạch của các đơn vị cũng được thực hiện nghiêm túc nhằm kiểm soát tốt nhất mọi diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch Các đơn vị định kỳ đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của đơn vị mình hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Công tác chỉ đạo điều hành, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị thành viên được thực hiện bởi các ban, phòng chức năng
Việc kiểm soát dựa vào kế hoạch chưa tập trung vào các dấu hiệu bất thường, tăng giảm đột biến không phù hợp với tình hình thực tế của thị trường bên ngoài cũng như tình hình của đơn vị Việc kiểm tra được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất, kết quả đưa ra mang tính thời điểm, vì vậy những dấu hiệu bất thường xảy ra trong khoảng thời gian kiểm tra sẽ không được phát hiện
Ban Kiểm soát HĐQT tại HSC BIDV được thành lập nhằm kiểm soát, định hướng các hoạt động của BIDV tuân thủ pháp luật, giảm thiểu sai phạm, đảm bảo hiệu quả kinh doanh
Ban Kiểm soát HĐQT BIDV là đơn vị trực thuộc bộ máy tổ chức hoạt động của BIDV tại HSC, hoạt động theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của BIDV, Quy chế tổ chức, hoạt động của HĐQT và Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Ban Kiểm
Trang 10soát HĐQT; chịu sự lãnh đạo trực tiếp của HĐQT
Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra hoạt động tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, sự an toàn trong hoạt động của BIDV, thực hiện kiểm toán nội bộ hoạt động từng thời kỳ, từng lĩnh vực nhằm đánh giá chính xác hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của BIDV
Điều hành mọi hoạt động của Ban Kiểm soát là Trưởng Ban Giúp việc Trưởng Ban là Phó Trưởng Ban, Trưởng/Phó phòng thuộc Ban và các thành viên Ban Kiểm soát
Số lượng thành viên do HĐQT quyết định, hiện tại Ban Kiểm soát gồm 05 thành viên đáp ứng những tiêu chuẩn cụ thể về chuyên môn và phẩm chất đạo đức Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các thành viên ban Kiểm soát được thực hiện theo Quy chế Tổ chức và Hoạt động của ban Kiểm soát HĐQT và Quy trình Bổ nhiệm cán bộ của BIDV
Hoạt động NH được coi là huyết mạch của nền kinh tế, do đó quản lý vĩ mô đối với hoạt động NH rất chặt chẽ thông qua các quy định, quy chế và hướng dẫn của NHNN, thông qua chế độ thông tin báo cáo định kỳ gửi NHNN, thông qua hoạt động thanh tra NHNN các cấp
NHNN Việt Nam thực hiện quản lý các NH nói chung và BIDV nói riêng thông qua các cơ chế, chính sách: chính sách tỷ giá, chính sách về lãi suất, quản lý dự trữ, soạn thảo các dự thảo luật về kinh doanh NH và các tổ chức tính dụng, quy định thực hiện kiểm toán bắt buộc hàng năm, xem xét việc thành lập các NH và TCTD, quản lý các NHTM nhà nước Ngoài ra, BIDV chịu sự ảnh hưởng của các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà đầu tư, sự biến động tình hình kinh tế vĩ mô, thị trường chứng khoán, thị trường bất động sản, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế …