Tài liệu Quản trị kinh doanh các sự kiện: Đại hội đồng cổ đông

Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu về “SỰ KIỆN” và nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” một cách chi tiết, bài tiểu luận này đã nghiên cứu một số khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện, mục đích của Tổ chức sự kiện, vài trò của tổ chức sự kiện Đi sâu vào hơn với sự kiện cụ thể là “Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường Niên Cty Cổ Phần Điện Cơ Năm 2018” chúng ta đã tìm hiểu các quy định và cách thức tiến hành sự kiện Đại Hội Đồng Cổ Đông Tiếp đến là đi sâu vào phân tích, lên kế hoạch tổng hợp cũng như chi tiết của sự kiện trên. Thông qua tiểu luận này, chúng ta đã có một cái nhìn cụ thể và tổng hợp về tổ chức sự kiện

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

o0o

QUẢN TRỊ KINH DOANH CÁC

SỰ KIỆN

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CTY CỔ

PHẦN ĐIỆN CƠ NĂM 2018

SINH VIÊN THỰC HIỆN :NGUYỄN THỊ THANH HUYỀN

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1

1.1 Sự kiện 1

1.2 Tổ chức sự kiện 1

1.3 Mục đích của việc tổ chức Sự kiện 1

1.4 Những hình thức sự kiện thường gặp 2

1.5 Vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp 4

1.6 Các quy định và cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông

5 CHƯƠNG 2 NỘI DUNG SỰ KIỆN 11

2.1 Xây dựng chủ đề sự kiện 11

2.1.1 Giới thiệu về công ty và sự kiện 11

2.1.2 Mục tiêu 13

2.1.3 Ban tổ chức 13

2.1.4 Nhân lực hậu cần 14

2.2 Xây dựng chương trình sự kiện 14

2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông 14

2.2.2 Chuẩn bị hậu cần 16

2.2.3 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên 16

2.3 Kế hoạch chi tiết 16

2.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư các cổ đông 17

2.3.2 Chuẩn bị hậu cần 18

2.3.3 Tổ chức Đại hội cổ đông 18

2.4 Lập dự toán ngân sách sự kiện 20

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

CHƯƠNG 1.MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Sự kiện

Sự kiện là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những ngườitham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Sự kiện (sự kiện)

và người tổ chức ra những hoạt động này được gọi là những người làm sự kiệnhay còn gọi là tổ chức sự kiện

1.2 Tổ chức sự kiện

Tổ chức Sự kiện là sự kiện được lên kế hoạch xây dựng và triển khai giúpthu hút nhiều người tham gia và biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức

sự kiện

Các hình thức Sự kiện được chia thành các nhóm bao gồm:

– Sự kiện trong doanh nghiệp: Hội nghị, hội thảo, cuộc họp cổ đông, lễ khaitrương…

– Sự kiện của khách hàng: họp báo, lễ tri ân, các chương trình ca nhạc, giớithiệu sản phẩm

– Sự kiện phi lợi nhuận : hoạt động từ thiện, quyên góp tiền, lễ hội…

1.3 Mục đích của việc tổ chức Sự kiện

Tổ chức các Sự kiện giúp quảng bá hình ảnh của công ty, giúp khách hàngbiết đến các dịch vụ sản phẩm công ty đang cung cấp Mở rộng số lượng kháchhàng tiềm năng cũng như tăng lượng khách hàng hiện có giúp tăng doanh thucho công ty

Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng Do đó, việc trùng lặp ýtưởng giữa các sự kiện khác nhau sẽ ảnh hưởng đến chất lượng uy tín của buổi

sự kiện Tùy theo quy mô sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm tổ chức cho phùhợp, không gian đủ rộng để chứa hết khách mời tham gia sự kiện, phù hợp vớicách trang trí, bố trí thiết bị sân khấu

1.4 Những hình thức sự kiện thường gặp

Đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, mộthội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một OpeningPromotions, những buổi thuyết trình đào tạo…

Live show

Live show thường là chương trình biểu diễn ca nhạc sống động, trực tiếp

và có quy mô lớn của một cá nhân doanh nghiệp nào đó đầu tư tổ chức Mụcđích của live show là mang lại lợi nhuận và quảng cáo, có thể được tổ chứctrong các chương trình giải trí trên truyền hình

Ngày nay, các hình thức của live show rất đa dạng, chủ yếu xuất phát từcác ca sĩ muốn “ đánh bóng tên tuổi” Từ các ca sĩ nổi tiếng muốn quảng bá hìnhảnh của mình ra nước ngoài đến các ca sĩ vô danh hay đang nhọc nhằn tìm kiếmdanh Điều này dẫn đến nhiều ý kiến trái chiều từ cộng đồng về tổ chức liveshow

Giải đấu Thể thao

Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vậnđộng viên trong một quốc gia hay các quốc gia trong khu vực và trên toàn thếgiới, có thể tổ chức ở quy mô nhỏ, thời gian ngắn hoặc những giải đấu có kinhphí tổ chức rất lớn và trong thời gian dài Các giải đấu không chỉ có các vậnđộng viên mà còn là nơi thu hút mọi người đến tham gia các hoạt động bên lề,

có thể vui chơi, tham quan Mục đích của giải đấu thể thao có thể là giao lưugiữa các vận động viên, rèn luyện sức khỏe hoặc để nâng cao tinh thần đoàn kết,hòa bình của toàn nhân loại

Giải đấu thể thao là cuộc tranh tài trong nhiều môn thể thao giữa các vậnđộng viên trong một quốc gia hay các quốc gia trong khu vực và trên toàn thếgiới, có thể tổ chức ở quy mô nhỏ, thời gian ngắn hoặc những giải đấu có kinhphí tổ chức rất lớn và trong thời gian dài Các giải đấu không chỉ có các vậnđộng viên mà còn là nơi thu hút mọi người đến tham gia các hoạt động bên lề,

giữa các vận động viên, rèn luyện sức khỏe hoặc để nâng cao tinh thần đoàn kết,hòa bình của toàn nhân loại.

Festival

Festival là một sự kiện lớn có vai trò vô cùng quý giá trong cả một chuỗi

sự kiện, hoạt động nhằm kiến tạo thương hiệu địa phương Festival, bản thân sự

ra đời, phát triển và tồn tại của nó không nhắm vào mục tiêu thương hiệu nhưnglại là chất liệu đắt nhất, chính xác nhất, hiệu quả nhất để xây dựng một thươnghiệu địa phương, vùng và có thể là cả một quốc gia nơi diễn ra Festival đó

Lễ hội

Lễ hội là một sự kiện văn hóa được tổ chức mang tính cộng đồng vàthường có liên quan đến tín ngưỡng, tôn giáo “Lễ” là hệ thống những hành vi,động tác nhằm biểu hiện sự tôn kính của con người với thần linh, phản ánhnhững ước mơ chính đáng của con người trước cuộc sống mà bản thân họ chưa

có khả năng thực hiện “Hội” là sinh hoạt văn hóa, tôn giáo, nghệ thuật của cộngđồng, xuất phát từ nhu cầu cuộc sống

Lễ hội là sinh hoạt văn hóa dân gian hầu như có mặt ở khắp mọi miền đấtnước Nhiều lễ hội ra đời cách đây hàng nghìn năm đến nay vẫn được duy trì Lễhội ở Việt Nam bao giờ cũng hướng tới một đối tượng thiêng liêng cần suy tôn

là nhân thần hay nhiên thần Đó chính là hình ảnh hội tụ những phẩm chất caođẹp nhất của con người Giúp con người nhớ về nguồn cội, hướng thiện và nhằmtạo dựng một cuộc sống tốt lành, yên vui

Hội nghị

Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào

đó, có thể là trong một quốc gia hoặc các nước trên thế giới Vấn đề đặt ra tronghội nghị thường là các sự kiện mang tính cấp thiết hoặc tổng kết những kết quảhoạt đổng của tổ chức, quốc gia

Các hội nghị quốc tế thường được tổ chức thường xuyên và được mọingười quan tâm vì những quyết định của đại hội có ảnh hưởng lớn đến toàn cầu.Các vấn đề hợp tác phát triển kinh tế, văn hóa, và an ninh giữa các nước thànhviên với nhau cũng như với các thành viên đối thoại sẽ được cộng đồng theo dõicũng như có những nhận định, đánh giá hiệu quả của hội nghị.

Những hoạt động xúc tiến thương mại, công tác tiếp thị tổng hợp, hội chợ triển lãm là công cụ ưa thích

-1.5 Vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, việc lựa chọn kênh quảng cáo hiệu quả là mộtbài toán rất khó khăn, vậy nên, bài toán giữa chi phí đầu tư quảng cáo và hiệuquả thu lại sẽ được tính toán rất kỹ Liệu hiệu quả quảng cáo mang lại có bù đắpđược chi phí hay không, có làm tăng doanh số bán ra? Sự lan tỏa thương hiệu có

đủ mạnh để đi tới người dùng mục tiêu hay không? Tất cả những câu hỏi đó sẽđược cân đo đong đếm rất kỹ lưỡng

Trong thời kỳ nền kinh tế đang phát triển, hội nhập như hiện nay, tổ chức

sự kiện là kênh tiếp cận, giao lưu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng, chínhxác nhất Việc tổ chức sự kiện giúp thúc đẩy, quảng bá đa chiều về thương hiệu

và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho doanhnghiệp Ngoài ra còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội mộtcách trực tiếp, hiệu quả nhất

Nhìn chung, tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự pháttriển, tồn tại của một doanh nghiệp:

Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thương hiệu

Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp

Là một phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác

Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mìnhChính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency

để tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được

áp dụng cho nhiều doanh nghiệp

1.6 Các quy định và cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị và Đại hội

cổ đông

Ở trong tiểu luận này, chúng ta đi sâu vào các vấn đề trong việc tiến hànhcuộc họp Hội đồng cổ đông

Chuẩn bị cho cuộc họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm điều khiểncuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác Người chịu trách nhiệm tiếnhành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:

Lên danh sách người dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựatrên sổ đăng ký cổ đông của công ty Danh sách này phải lập xong chậm nhất bamươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công tykhông quy định một thời hạn khác ngắn hơn

Thông báo

Thông báo mời họp phải được gửi tới từng cổ đông hoặc các ủy viênHĐQT để họ biết được ngày và địa điểm tổ chức cuộc họp

Điều 100.1 của Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng

cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm

nhất 7 ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy địnhthời hạn Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉthường trú của cổ đông.

Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo đối với cáccuộc họp HĐQT hoặc những cuộc họp đại hội cổ đông bất thường, nhưng có thểquy định điều này trong Điều lệ công ty Tốt nhất nên gửi thông báo trước tốithiểu là 2 tuần trước ngày họp để mọi người có thể thu xếp thời gian đến dự

Chương trình

Theo Điều 99.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, chương trình dự kiếncủa tất cả các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp phải được gửi cho các ủy viênHĐQT và các cổ đông, đồng thời với bản thông báo mời họp Các ủy viênHĐQT và các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề trong chương trình, vàchương trình sẽ được thay đổi tương ứng và gửi lại

Các tài liệu làm cơ sở

Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chươngtrình Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyếtđịnh về từng vấn đề trong chương trình Nếu được, các tài liệu làm cơ sở phảiđược gửi trước ít nhất 1 tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp

có thể thu thập thêm thông tin hoặc phân tích thông tin trước khi cuộc họp diễnra

Bố trí các điều kiện cho cuộc họp

Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chứccần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đốivới những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ

Ủy quyền & Giấy ủy quyền

Theo quy định tại điều 100.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, trongtrường hợp một cổ đông hoặc ủy viên HĐQT không thể dự họp được, người ấy

có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp.Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thànhvăn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định Người được ủyquyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản ủy quyền trước khi vàophòng họp Giấy ủy quyền có thể chỉ ủy quyền cho người đại diện biểu quyếtcác vấn đề cụ thể hoặc có thể ủy quyền cho người đại diện biểu quyết mọi vấn

đề phát sinh trong cuộc họp

Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo ủyquyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật;trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xácđịnh cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện

Họp HĐQT và Họp Đại hội đồng cổ đông

Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp HĐQT

HĐQT do các cổ đông bổ nhiệm vì thế đại diện cho các cổ đông và hoạt động vìlợi ích cao nhất của các cổ đông Các thành viên của HĐQT cần phải có kiếnthức toàn diện về các hoạt động của công ty Thông thường, các cuộc họp củaHĐQT kéo dài hơn rất nhiều so với các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thảoluận một cách toàn diện về những chiến lược, những khó khăn và những kếhoạch mở rộng, v.v… của công ty

Đối với các công ty có nhiều cổ đông, các cuộc thảo luận trong một cuộchọp HĐQT thường là bí mật trong khi các cuộc thảo luận trong một cuộc họp cổđông thì không

Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được nêu trong Điều lệ của công ty và tạiĐiều 108.2 của Luật Doanh nghiệp, bao gồm:

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanhhàng năm của công ty

b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từngloại.

c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chàobán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác

d) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạntheo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty

đ) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông quahợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khácnhỏ hơn được quy định tại Điều lệ công ty

e) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc (tổng giám đốc) và cán bộ quản

lý quan trọng khác của công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của cáccán bộ quản lý đó;

g) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thànhlập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phầncủa doanh nghiệp khác

h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

i) Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc

xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh

k) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; định giá tài sảngóp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng

l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệutập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hộiđồng cổ đông thông qua quyết định

m) Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại

n) Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty

o) Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ côngty

p) Giám sát, chỉ đạo giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác trongđiều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.

Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp Đại hội đồng cố đông

Những vấn đề cần bàn tới tại những cuộc họp cổ đông được nêu trong Điều lệcủa công ty và tại Điều 96.2 của Luật Doanh nghiệp

Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông gồm:

a) Thông qua định hướng phát triển của công ty

b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chàobán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợpĐiều lệ công ty có quy định khác

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát.d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổnggiá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệcông ty không quy định một tỷ lệ khác

e) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốnđiều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyềnchào bán quy định tại Điều lệ công ty

f) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm

g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại

h) Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban kiểm soát gây thiệt hại chocông ty và cổ đông công ty

i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty

j) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệcông ty

Những vấn đề được xem xét và thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm:

- Báo cáo tài chính hằng năm của công ty

- Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty.

- Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, giám đốc hoặc tổnggiám đốc

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại

- Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền