Executive summary of PhD Dissertation: Accounting of fixed assets in coal mining enterprises of Vinacomin

The PhD thesis studies the theoretical and practical issues of fixed asset accounting in coal mining enterprises of Vinacomin. In particular, the thesis focuses on studying the principles of measuring, recording, presenting and providing information on fixed assets as well as the method to collect, process, analyze and provide information in respond to requirements of fixed asset management. The thesis studies the application of these principles in the practice of fixed asset accounting in Vinacomin''s coal mining enterprises.

EXECUTIVE SUMMARY OF PHD DISSERTATION

Academic supervisors: 1. Ass.Professor, PhD. Pham Thi Thu Thuy

       2. Ass.Professor, PhD. Le Thi Thanh Hai

Reviewer 1:

Reviewer 2:

Reviewer 3:

The dissertation will be defended university level council of dissertation at Thuong Mai University Time:   date  month year 20

and the Library of Thuong Mai University

1. Rationale 

In the process of integration and development, the international accounting system   on   fixed   assets   has   constantly   been   improved   Regulations   on identification, valuation and recognition of fixed assets have been mentioned in a comprehensive, systematic and more synchronous way in the relevant standards. It includes the regulation on the application of different pricing models to record and present information about fixed assets as well as regulations on accounting of environmental recovery costs; to identify and record the decline inn value of fixed assets; accounting of mineral pre­exploration costs 

  Vietnam   is   in   the   process   of   operating   the   socialist­oriented   market mechanism, with open economic policies, attracting foreign investment capital and gradually integrating with the world economy. To meet the requirements of this process, Vietnamese accounting system has been constantly improved. However, the updating and appropriately applying the current regulations on accounting of fixed assets of international accounting standards are still limited and not yet paid sufficient attention

In recent years, the mining industry of Vietnam in general, the coal mining industry in particular has made an important contribution to the socio­economic development, contributing positively and effectively to ensuring energy security and to meet the domestic coal demand. Along with the technology revolution 4.0, coal   mining   enterprises   continue   to   equip   and   renew   fixed   assets   to   access processes of modern mining technology, contributing to increasing productivity, promoting   the   substainable   development   of   coal   industry   In   coal   mining enterprises, fixed assets account for a relatively large proportion in the total asset value of enterprises, thus fixed asset accounting is considered an important part of the accounting system of these enterprises. The application of the pricing model to identify,   record   and   present   information   about   fixed   assets   in   coal   mining enterprises   is   also   a   matter   for   discussion   and   consideration   Recovery   and protection   of   the   ecological   environment   are   also   issues   requiring   sufficient attention. However, the regulations on accounting of environmental recovery costs are only first mentioned in Circular No. 200/2014 / TT­BTC of the Ministry of Finance, leading to the fact that the application of this regulation in coal mining enterprises still faces many problems. In addition, the industrial revolution 4.0 has caused   coal   mining   enterprises   to   face   many   challenges   such   as   unupdated 

In addition, how to effectively manage and use fixed assets is also a problem for coal mining enterprises. Important and decisive information that governs the investment as well as the use of fixed assets is provided by the management accounting of fixed assets. However, in the coal mining enterprises of Vinacomin cureently,   the   management   accounting   of   fixed   assets   has   not   been   properly concerned by the managers, the information collected when developing investment plans is not clear and complete, mainly predictive. The provision of fixed asset accounting   information   under   management   accounting   perspective   affects   the planning,   control   and   evaluation   of   the   implementation   within   the   enterprise. Therefore, this issue needs to be researched and improved

For the mentioned reasons, the author decided to choose  "Accounting of  fixed assets in coal mining enterprises of Vietnam National Coal and Mineral   Industries Holding Corporation" as the research topic of the thesis.

2. Overview of research 

From an overview of studies published in Vietnam and in the world on fixed assets and accounting of fixed assets, the PhD student found out that the previous studies  have   focused  on  the  content   of measuring,  recording  fixed  assets  and presenting   in   financial   statements;   studying   the   compliance   of   fixed   asset accounting   in   some   countries   with   common   practice,   international   accounting standards;   the   content   and   extent   of   application   of   fixed   asset   depreciation methods. The studies on fixed asset accounting is mainly based on the financial perspective accounting, not yet focusing on the effects of price calculation and fixed   asset   accounting   according   to   the   price   calculation   basis,   therefore   the appropriate choice of price calculation basis for fixed assets has not been made. In addition, no research has fully and comprehensively made regarding fixed asset accounting   under   management   accounting   perspective   Therefore,   the   author decided to do research on some issues for further research and development in the thesis as follows:

­ Firstly, to study and analyze the views on fixed asset measurement based on 

different price evaluation to select the appropriate price calculation method for fixed   assets   of   Vietnamese   enterprises   and   at   the   same   time   to   apply   in Vinacomin’s coal mining enterprises

asset   transactions   with   specific   characteristics   of   coal   mining   enterprises, including mining rights,  mineral  pre­exploration costs,  environmental  recovery costs and apply these theories in coal mining enterprises of Vinacomin

With   the   above   research   objectives,   the   thesis   defines   specific   tasks   as follows:

­ Systematizing and clarifying the theoretical basis of fixed assets, accounting 

of fixed assets in enterprises, paying attention to the accounting of fixed assets according to the viewpoint of original prices and re­evaluation prices, thereby proposing a suitable price calculation basis for fixed assets in enterprises

­   Surveying,   analyzing   and   assessing   the   actual   status   of   fixed   asset accounting in Vinacomin’s coal mining enterprises to confirm the achieved results and limitations of fixed asset accounting in these enterprises

­ Determining the factors and the level of influence of these factors on fixed asset accounting in Vinacomin’s coal mining enterprises

­   Proposing   solutions   to   improve   fixed   asset   accounting   in   coal   mining companies  of Vinacomin,  contributing to improving  the quality of accounting information on fixed assets, the effectiveness of managing and using fixed assets 

of fixed asset accounting in Vinacomin's coal mining enterprises

  ­   Research   content:   The   thesis   only   focuses   on   studying   fixed   asset 

accounting   for   production   and   business   activities   according   to   the   financial accounting   and   management   accounting   angles;   excluding   accounting   of outsourced fixed assets and investment in real estate

­ Research space:  The thesis focuses on studying fixed asset accounting in 

coal mining enterprises which are subsidiaries of the Group and Joint ventures of Vinacomin. The dissertation only studies accounting of fixed assets in coal mining enterprises for the preparation of separate financial statements, not the information presented on the consolidated financial statements

 (2). What is the accounting of fixed assets in view of the original price, the re­evaluation price and the appropriate price calculation basis for fixed assets?(3). What is the actual situation of fixed asset accounting under the financial and accouting perspective in Vinacomin’s coal mining enterprises currently?

(4)   How  do  these  factors   affect   fixed   asset   accounting   in   coal   mining companies of Vinacomin?

in coal mining enterprises of Vinacomin. From the research results, limitations and causes are drawn as a basis for proposing solutions in Chapter 3

­ Step 6: Conclusions, suggestions and recommendations

7. New contributions of the thesis

In terms of academics and reasoning: The thesis has clarified the theoretical 

issues of fixed asset accounting from the view of the original price and the re­evaluation price, thereby selecting the appropriate price calculation basis for fixed assets   In   addition,   the   thesis   also   clarified   the   accounting   of   mining   rights; mineral   pre­exploration   costs   and   environmental   reconstitution   costs   in   coal mining enterprises

In   terms   of   practice:  The   thesis   has   conducted   surveys,   analyzed   and 

comprehensively   assessed   fixed   asset   accounting   in   Vinacomin’s   coal   mining enterprises in both angles of financial accounting and management accounting. The thesis has selected a appropriate basis for calculating prices for fixed assets in Vietnamese enterprises in general and coal mining enterprises in VINACOMIN in particular, which is the original price combined with accounting of the declining value of fixed assets in case of the degraded fixed assets with the aim of providing complete, reliable and transparent information about fixed assets for users

The thesis has proposed solutions to improve the accounting of featured fixed assets in coal mining enterprises including mineral exploitation rights; mineral pre­exploration costs and environmental recovery costs

In addition,  the thesis  also  proposes  solutions  on improving management accounting of fixed assets to provide information for making decisions regarding investment, management and using assets

8. The structure of the thesis

In addition to the Introduction, the conclusion references and appendices, the thesis consists of 3 chapters: 

1.1.1.2. Classification of fixed assets

­ Classified in the form of manifestations, fixed assets in enterprises include: tangible fixed assets and intangible fixed assets

­ Classified by ownership, fixed assets in enterprises include: proprietary fixed assets and outsourced fixed assets

­ Classified by purpose and usage, fixed assets in enterprises include: Fixed assets used for production and business activities; Fixed assets used for welfare, security   and   defense   purposes;   Fixed   assets   awaiting   handling   and   fixed   assets receiving preservation and custody for other subjects

1.1.2. The role of fixed asset accounting information for management

For corporate management

Fixed asset accounting information is used for planning and estimation process; organizing implementation; checking; decision­making process and contributing to innovation and management improvement in enterprises

For third parties

Fixed asset information not only serves the needs of business management but also serves third parties such as investors, banks and credit institutions and state management agencies in making appropriate decisions

1.2. Accounting  of fixed  assets  in  enterprises  under  the  perspective  of financial accounting

1.2.1. Principles and requirements of fixed asset accounting in enterprises 1.2.1.1. Principles of fixed asset accounting  

All economic transactions related to fixed assets are recorded on an accrual basis. Information on fixed assets must be measured, recorded and presented on the financial   statements   objectively   and   on   the   basis   of   generally   accepted   price 

an annual accounting period. Businesses are not valued higher than the value of fixed assets. Therefore, information on depreciation of fixed assets should be considered on the basis of prudent principles. Fixed asset accounting must collect, process and fully provide information of essential nature about fixed assets

1.2.1.2. Requirement in fixed asset accounting

Accounting reflects fully, promptly, accurately, clearly and comprehensively economic   transactions   arising   regarding   fixed   assets   in   accounting   vouchers, accounting books and financial statements. Information and accounting data of fixed assets must reflect honestly and objectively in accordance with the current status, nature, content and value of fixed asset transactions; at the same time, information must  be  reflect   continuously  and  classified,   arranged  in  a  scientific,   systematic, verifiable and comparable order

1.2.2. Fixed asset accounting according to view of price calculation

1.2.2.1. Overview of the views on calculating prices for assets in accounting Calculating prices for assets from the ‘original price’ point of view

According to original price, assets are measured, recorded and presented in financial statements on the basis of historical costs. Historical cost is the total cost that the unit has actually spent on asset formation

Calculating prices for assets according to the re­evaluation point of view

In this view, after initial recognition, the property must be measured, recorded at the re­assessed price  Re­evaluation prices can be general  prices,  current prices, output prices or fair values

1.2.2.2. Fixed asset accounting according to price calculation points of view

 Accounting of fixed assets from the ‘original price’ point of view

Initial measurement and recognition of fixed assets

At the time of determining the initial value, fixed assets are recorded at original price which includes all initial direct related costs to form fixed assets.  In addition to guiding the measurement and recording of common fixed assets for production and business activities, IASB also issues accounting standard guidelines to measure and record the specifically featured fixed assets of the mining industry as follows :

­ Firstly, mineral pre­exploration costs:  According to international financial 

record standards (IFRS 06) ­ "Exploration and assessment of natural resources and 

minerals",   mineral   exploration   costs   are   recorded   as   intangible   fixed   assets. Accordingly, this asset is measured, initially recorded at the original price, including all the expenses that the enterprise has spent on mineral pre­exploration drilling provided that the exploration drilling results discover a reserve of minerals.

­ Secondly, regarding mineral exploitation rights:  According to IFRS 06, the 

cost of purchasing mineral rights is recognized as intangible fixed assets. At the time 

of initial recognition, this asset is recognized at original price, which includes all the expenses paid by the entity to obtain mining rights such as the cost of obtaining a license exploitation, cost of granting mining rights

­ Thirdly, the cost of environmental recovery costs: according to international 

accounting standard No. 37 (IAS 37) ­ "Reserves, contingent liabilities and potential assets", environmental recovery costs are compulsory expenses at a specified time in the future with a defined value, related to the mining project of the enterprise. Also according IAS 16, enterprises must initially estimate the cost of destruction, returning the site and restoring the original status as well as obligations that the organization incurs (recovery costs) when buying property or using properties in a certain period. Thus, the recovery cost is the cost that constitutes the original price of the tangible fixed assets

Measuring and recording fixed assets after initial recognition  

  Firstly, identifying and recording the depreciation value of fixed assets:  In 

order to calculate the depreciation value of fixed assets in each stage of production and business period, enterprises must allocate the original value of fixed assets to the years of using assets by the company. Enterprises often use straight­line depreciation method;   Decclining   balance   depreciation   method   and   output­based   depreciation 

method to calculate depreciation of fixed assets. 

Secondly, identify and record the costs incurred after the initial recognition of   fixed assets:  The costs incurred after the initial recognition of fixed assets may 

include: (i) repair costs to maintain the operational capacity of the fixed assets; (ii) the cost of repair and upgrading increases the value of fixed assets (recording the increase in original cost of fixed assets); (iii) fixed asset depreciation costs for the purpose of recovering investment capital in which depreciation expense of fixed assets has been presented by the author

Third, identify and record accumulated losses due to depreciation of fixed   assets: After original recognition, due to many factors, fixed assets may decline in 

value. In order to reflect the true value of fixed assets at the time of constructing financial statements, the accountants should determine the decline value of fixed assets. Therefore, after initial recognition, fixed assets are determined and recorded 

Stop recording fixed assets

The accountants stop recording fixed assets (also known as the deletion of fixed assets) in the following cases: (1) When liquidating assets or (2) When the enterprise no longer receives future economic benefits from using the assetes; (3) When capitalizing fixed assets, transfer owner’s fixed assets to real estate, missing inventory check,

Presenting fixed asset accounting information

In addition to the information presented about fixed asset accounting as the method of determining original price of fixed assets; depreciation methods; useful life 

or depreciation rate   Financial statements also reflect signs of depreciation of fixed assets and decline in value of such assets, information on long­term assets held for sale and terminated operation

Thus,   the   advantages   of   the   original   prices   are   reliable, objective,understandable, easy to apply, but the application of pure original prices in fixed asset accounting has certain limitations. Information on fixed assets at the original price does not reflect the real value of fixed assets at the time of reporting, especially when fixed assets are degraded in value; it does not satisfied the needs of investors   or   creditors   Therefore,   there   should   be   a   combination   of   fixed   asset accounting at the original price with accounting for depreciation of fixed assets (if any)

Accounting of fixed assets in view of re­evaluation prices

According to the re­evaluation price, after the initial recognition, the fixed  assets are re­evaluated according to the general price, current price, output price 

or fair price

Measure and record fixed assets according to general prices 

Accounting of measurement and initial recognition of fixed assets according to general prices based on the background of the original price system.  At the time of preparing the financial statements, all items of the Balance Sheet, including fixed assets, are employed as an index to adjust such as consumer price index or deflation price index

Measure and record fixed assets at current prices

At the time of initial recognition, fixed assets are measured at original cost. After initial recognition, fixed assets of enterprises are recorded at current prices, which is the amount and cash equivalents that the unit must spend to procure, invest 

or produce similar assets as fixed assets currently held. According to the current price basis,   the   current   price   of   fixed   assets   is   determined   each   time   the   financial statements are made.

Measure and record fixed assets at the output price

At the time of initial recognition, the accountant recorded an increase in fixed assets at the investment price similar to the original price basis. The output price refers  to  the  actual  use of observed prices  at  the time  of establishing  financial statements   to   measure   the   value   of   fixed   assets   Accordingly,   fixed   assets   are evaluated according to the net realizable value which is the estimated selling price of the assets minus the necessary expenses for the sale of assets. In financial records, fixed assets are presented at the output price

Measure and record fixed assets at fair value

At the time of initial and initial recognition, fixed assets are recorded at fair value. Fair price is the price that can be received if an asset is sold or payable if a debt is paid in a normal transaction between market participants at the valuation date. In addition to the information presented on the financial statements similar to the original price, for fixed assets recorded at fair value, it is necessary to present: the time of evaluation, assessment experts, methods and assumptions to determine fair value 

Thus, the revaluation of assets according to fair value is considered and applied 

by  many   countries,   but   for  fixed  assets   after   initial   recognition,   measuring  and recording   fixed   assets   according   to   the   original   prices   in   combination   with   the recognition of the decline in value of fixed assets is still the most suitable option, especially in conditions of underdeveloped and incompleted market operations in many countries

1.3. Accounting  of fixed  assets  in  enterprises  under  the  perspective  of management accounting

1.3.1   Management   accounting   in   collecting,   processing,   analyzing   and  providing information for making investment decisions on fixed assets

Decisions related to fixed assets are often long­term decisions. The management needs information provided by many departments, including information provided by the division of fixed asset management accounting to make decisions on investment in fixed assets. Based on the list of fixed assets to be invested, the accounting department operate in combination with other departments in the enterprise to collect, process, analyze and provide information for making decision of investment in fixed assets

1.3.2   Management   accounting   with   the   task   of   collecting,   processing,   analyzing and providing information for managing and using fixed assets

assets must be managed scientifically and used effectively. Therefore, fixed assets must be strictly managed both in terms of quantity and values. The management of fixed assets is carried out on the accounting system of fixed assets at the place of use and in the accounting department

Management accounting with the selection of fixed asset depreciation policy:

The selection of appropriate depreciation method is an important measure to preserve fixed capital and is also an important basis to determine the payback period 

of investment in fixed assets from long­term funding sources. Thus, enterprises need 

to select scientific depreciation methods based on the objectives of enterprises, the nature   of   production   and   business   activities,   management   and   organization characteristics 

Assessment of investment efficiency and use of fixed assets: In order to obtain 

useful information on investment, management and use of fixed assets, accountants need to build a system of indicators to reflect the investment situation of fixed assets and technical status. and effective use of fixed assets in enterprises

Research on experience of calculating fixed asset prices, accounting for specific fixed asset transactions in mining enterprises as well as fixed asset management accounting in some typical countries in the world such as the US and China, some lessons are drawn for coal mining enterprises of Vinacomin:

Firstly, selectinging the basis for calculating the price of fixed assets

According to US and Chinese accounting, fixed assets are initially recorded according to the original price principle in combination with reflecting the decline in value of fixed assets. According to prudent requirements, in case of fixed asset depreciation, enterprises need to record and present the decline in value in financial statements