Hướng dẫn kê khai nghiên cứu khoa học

Nội dung của tài liệu trình bày những chuẩn bị, lưu ý trước khi kê khai; chuẩn bị file (tệp) minh chứng dạng pdf; kê khai thông tin sản phẩm nghiên cứu khoa học (bài báo, đề tài, dự án, sách, tham luận); theo dõi quá trình phê duyệt sản phẩm.

HƯỚNG DẪN KÊ KHAI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

-  -

1 NH ỮNG CHUẨN BỊ, LƯU Ý TRƯỚC KHI KÊ KHAI

1.1 Chu ẩn bị file (tệp) minh chứng dạng PDF

Quý Th ầy/Cô cần chuẩn bị file minh chứng cho sản phẩm nghiên cứu khoa học

g ồm: Thông tin bìa (bìa của tạp chí, sách, kỷ yếu hội thảo, …); Nội dung (nội dung của bài báo, bài đăng trong kỷ yếu hội thảo, …) Tất cả những thông tin này quý Thầy/Cô cần gom chung thành 1 file PDF

Để thực hiện, quý Thầy/Cô có thể sử dụng các phần mềm khác để tạo file PDF, hoặc cách thông d ụng và dễ nhất là quý Thầy/Cô sử dụng MS Word: Thầy/Cô có thể chụp hình minh ch ứng và dán (paste) vào MS Word Sau đó vào File  ch ọn Save As (như hình 1)

 đặt tên file ( File name) (hình 2)  và dòng Save as type ch ọn PDF (như hình 2)

Hình 1: Menu ch ọn

File -> Save As

Hình 2: Cách save as thành file PDF t ừ MS Word

 Đề nghị cách đặt tên file ( File name):

 Quý Thầy/Cô nên đặt có tiền tố năm học và loại sản phẩm (Bài báo - BB, Sách

- SA, Đề tài - DT, Tham luận - TL)

 Tên file nên viết hoa mỗi từ, không dấu, không khoảng trắng và không vượt

quá 150 ký t ự (n ếu vượt quá thì Quý Thầy/Cô viết tắt)

Ví d ụ: Bài báo “Bảo mật trong mạng cảm biến không dây” kê khai ở năm học

2017-2018

=> Tên file: 17-18_BB_BaoMatTrongMangCamBienKhongDay.pdf

1.2 Nh ững ai kê khai

N ếu sản phẩm có nhiều thành viên thì chỉ cần tác giả chính kê khai cho toàn bộ các thành viên trong nhóm Các thành viên khác không c ần phải kê khai lại.

1.3 Kê khai các trường (field) có liên quan ngày/tháng/năm

Nh ững thông tin cần kê khai ngày/tháng/năm mà quý thầy cô không nhớ ngày thì

ch ọn ngày 01, không nhớ tháng thì chọn tháng 01

Ví d ụ: Kê khai thông tin ngày/tháng/năm trong năm 2018 mà không nhớ rõ ngày

nào, tháng tháng nào thì kê khai là 01/01/2018

1.4 Lưu ý:

 Ph ần tên thành viên:

Quý Th ầy/Cô có thể gõ mã GV hoặc họ tên  hệ thống sẽ gợi ý danh sách thành viên có liên quan ( như hình 3), Th ầy/Cô nên dùng chuột chọn vào tên thành viên tương ứng

Hình 3: Danh sách g ợi ý tên GV của hệ thống

 Upload file minh ch ứng:

 Quý Thầy/Cô chọn vào nút Ch ọn file (PDF) để upload file minh chứng đã chu ẩn bị

 Form upload hiện ra như hình 4  chọn nút Upload để tải file (PDF) minh

Hình 4: Form upload & qu ản lý minh chứng

 Ch ọn file minh chứng trên hệ thống:

 Sau khi tải xong các file được upload sẽ hiển thị như hình 4

 Quý Th ầy/Cô double click (nh ấp chọn 2 lần) vào file minh ch ứng để chỉ định file nào là minh chứng cho sản phẩm mình đang kê khai

 Sau đó quý Thầy/Cô sẽ thấy một đường dẫn xuất hiện như hình 5

Hình 5: Ch ỉ định đường dẫn file minh chứng

2 KÊ KHAI THÔNG TIN S ẢN PHẨM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (BÀI BÁO,

ĐỀ TÀI, DỰ ÁN, SÁCH, THAM LUẬN)

Bước 1: Truy cập vào hệ thống theo địa chỉ https://apps.agu.edu.vn/qldlkh/

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống (như hình 6): Username là địa chỉ email AGU và

Password là m ật khẩu cũ của quý Thầy/Cô (trong trường hợp quên mật khẩu thì gửi mail đến quản lý hệ thống lhanh@agu.edu.vn để được cấp lại mật khẩu mới) Sau khi đăng nhập thành công , người dùng sẽ nhìn thấy giao diện chính như hình 7

Hình 6: Form đăng nhập vào hệ thống

Hình 7: Giao di ện chính sau khi đăng nhập thành công

Bước 3: Chọn vào nút Thêm M ới Sản Phẩm NCKH ho ặc trên menu chọn S ản Phẩm NCKH THÊM M ỚI  ch ọn S ẢN PHẨM NCKH (như hình 8) để kê khai thông tin Mẫu

kê khai thông tin như hình 9

Hình 8: Ch ọn chức năng kê khai sản phẩm NCKH từ menu

Username là địa chỉ email AGU Password là mật

khẩu cũ của

Thầy, Cô đã sử

dụng từ năm

2016-2017

Hình 9: Form kê khai thông tin sản phẩm NCKH

Bước 4: Quý Thầy/Cô chọn loại (Bài báo, Tham luận, Sách, Đề tài) tương ứng (như

ở hình 9)

Bước 5: Kê khai thông tin chi tiết

Bước 5.1 Kê khai bài báo

Bước 5.1.1: Quý Thầy/Cô điền đầy đủ thông tin theo mẫu (như hình 10) và

nh ấn nút Lưu

Hình 10: M ẫu kê khai thông tin bài báo khoa học

Bước 5.1.2: Lưu ý:

 Ph ần tên tạp chí (1):

1

 Khi gõ tên tạp chí hệ thống sẽ gợi ý danh sách các tạp chí liên quan (như hình 8) Th ầy cô nên dùng chuột chọn vào tên tạp chí tương ứng

Hình 11: H ệ thống gợi ý danh sách các tên tạp chí có sẵn trong hệ thống

 Ph ần tên thành viên (2): Xem mục 1.4

Bước 5.2 Kê khai tham luận: Tương tự kê khai bài báo

Bước 5.3 Kê khai sách: Tương tự kê khai bài báo

Bước 5.4 Kê khai đề tài, dự án: Tương tự kê khai bài báo

3 THEO DÕI QUÁ TRÌNH PHÊ DUY ỆT SẢN PHẨM

3.1 Danh sách s ản phẩm đã kê khai và chờ kiểm duyệt

Quý Th ầy/Cô chọn menu S ẢN PHẨM NCKH  ch ọn DANH SÁCH CH Ờ KIỂM DUY ỆT (như hình 12) để xem danh sách đã kê khai (như hình 13)

Hình 12: Menu S ẢN PHẨM NCKH

Hình 13: Danh sách s ản phẩm NCKH đã kê khai chờ kiểm duyệt

Ở danh sách này (hình 13), quý Thầy/Cô thể xem lại chi tiết thông tin đã kê khai,

có th ể chỉnh sửa nếu có sai sót hoặc có thể xóa nếu không muốn kê khai

T ại giao diện này quý Thầy/Cô có thể tải bảng kê khai bằng cách nhấp vào nút T ải

Qu ản lý khoa học và Đào tạo sau đại học

3.2 Danh sách s ản phẩm NCKH chờ phê duyệt và đã kiểm duyệt

- Để xem danh sách sản phẩm NCKH đã khai báo quý Thầy/Cô chọn menu S ẢN

PH ẨM NCKH  ch ọn DANH SÁCH CH Ờ KIỂM DUYỆT (hình 12)

- Để xem danh sách sản phẩm NCKH đã kiểm duyệt quý Thầy/Cô chọn menu S ẢN

PH ẨM NCKH  ch ọn DANH SÁCH ĐÃ KIỂM DUYỆT (hình 12)

3.3 Danh sách s ản phẩm NCKH đã được phê duyệt

Quý Th ầy/Cô chọn menu S ẢN PHẨM NCKH  ch ọn DANH SÁCH ĐÃ PHÊ

DUY ỆT (hình 12 ) để xem danh sách đã được phê duyệt

3.4 Danh sách b ị từ chối

Quý Th ầy/Cô chọn menu S ẢN PHẨM NCKH  ch ọn DANH SÁCH B Ị TỪ

CH ỐI (như hình 12) để xem danh sách sản phẩm NCKH bị từ chối Đối với các sản phẩm

NCKH b ị từ chối quý Thầy/Cô cần liên hệ ngay với Phòng Quản lý khoa học và Đào tạo sau đại học để biết thông tin chi tiết và tiến hành chỉnh sửa lại theo yêu cầu

M ỤC LỤC

1 NHỮNG CHUẨN BỊ, LƯU Ý TRƯỚC KHI KÊ KHAI 1

1.1 Chuẩn bị file (tệp) minh chứng dạng PDF 1

1.2 Những ai kê khai 2

1.3 Kê khai các trường (field) có liên quan ngày/tháng/năm 2

1.4 Lưu ý: 2

 Phần tên thành viên: 2

 Upload file minh chứng: 2

 Chọn file minh chứng trên hệ thống: 3

2 KÊ KHAI THÔNG TIN SẢN PHẨM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (BÀI BÁO, ĐỀ TÀI, DỰ ÁN, SÁCH, THAM LUẬN) 3

Bước 5.1 Kê khai bài báo 5

Bước 5.1.2: Lưu ý: 5

 Phần tên tạp chí (1): 5

 Phần tên thành viên (2): Xem mục 1.4 .6

Bước 5.2 Kê khai tham luận: Tương tự kê khai bài báo .6

Bước 5.3 Kê khai sách: Tương tự kê khai bài báo .6

Bước 5.4 Kê khai đề tài, dự án: Tương tự kê khai bài báo .6

3 THEO DÕI QUÁ TRÌNH PHÊ DUYỆT SẢN PHẨM 6

3.1 Danh sách sản phẩm đã kê khai và chờ kiểm duyệt 6

3.2 Danh sách đã kiểm duyệt và chờ phê duyệt 7

3.3 Danh sách đã được phê duyệt 7

3.4 Danh sách bị từ chối 7