Abstract of PhD thesis in Economics: Improvement of accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam

Study accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam; evaluate accounting information systems by level of satisfaction of the users working for the construction joint stock companies in Vietnam.

TRAN THI KIM PHU

IMPROVEMENT OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS OPERATED BY CONSTRUCTION JOINT STOCK 

COMPANIES IN VIETNAM

Major: Accounting No.: 62.34.03.01       

Abstract of PhD. thesis in Economics

1. Essential of thesis

Nowadays, construction join stock companies in Vietnam search their new works   through   tendering   methods   It   is   shown   that   the   competitiveness   in construction is very drastic under criteria, such as competitive price, financial ability, etc. Each of construction joint stock companies is required to positively apply applicable management tools in order to improve their competitiveness, in which accounting information system plays one of the significant factors. A good accounting information system is a key for planning a strategy for management and improving operation efficiency of the companies (Chang, 2001). Each of construction join stock companies should establish an accounting information system applicable to characteristics and demand of economic management.Research findings of accounting information system in line of business and type of business in Vietnam have shown that the accounting information systems operated by construction joint stock companies are improving in a better way   Such   systems   not   only   operate   in   financial   accounting,   but   also   in management accounting; Application of Information Technology in accounting may help provide a timely accounting information. However, the drawbacks of accounting information systems operated by some of construction joint stock companies in Vietnam have been found which constrain the competitiveness and operation efficiency of the companies; on the other hand, not many of research papers of accounting information system has been performed as improvement of some accounting information system has been performed by the companies listed 

on Vietnam securities market. Therefore, the implementation of a research paper 

of actual state of accounting information systems operated by the construction joint stock companies in Vietnam is essential to find out drawbacks and suggest some of improvement solutions

Due to such reasons, the author of thesis has selected “Improvement of  accounting   information   systems   operated   by   construction   joint   stock   companies in Vietnam”.

Approach   of  accounting   information   system   by   cycle:  Some   of   the 

authors, such as Nguyen The Hung (2006), Nguyen Manh Toan with his co­workers (2011),  Hall, J.A., & Bennett, P.E, 2011, etc. have published their research papers of accounting information system in textbooks. Or experimental research by Huynh Thi Hong Hanh (2014). Such research papers have pointed out   the   targets   of   each   cycle,   and   emphasize   the   efficiency   of   accounting information system made by divisions and personnel in a business cycle; the efficiency of data collection and information exchange between the accounting and other divisions, helping to create a platform for ERP application in the companies   However,   such   research   papers   have   failed   to   emphasize   the efficiency of data processing

Approach of  accounting information system by progress of information   system:  The   approach   of   accounting   information   system   by   progress   of 

Information System has many research papers by the authors such as Nguyen Manh Toan with his coworkers (2011), Hall, J.A., & Bennett, P.E. (2011), etc. Additionally, there are some authors, such as Hoang Van Ninh (2010), Nguyen Thi Thu Thuy (2017), whose experimental research papers have contributed to such approach. Those research papers have elucidated the data processing of an accounting information system, from input, data processing, to output to provide information to the users. However, a completed accounting information system is comprised of multiple factors, so that the approach of accounting information 

system by progress of Information System will not provide a full detail.

Approach of Accounting Information System by factors that constitute   such systems

This approach has been studied by the authors, such as Azhar Susanto (2008), Thai Phuc Huy with coworkers (2012), Le Thi Hong (2016), etc. Each of research papers has expressed its viewpoint about factors that constitute other types of accounting information system. Such approach is considered to be more comprehensive than the above­mentioned ways of approach

2.2. Rating of accounting information system in respect to efficiency

Rating of accounting information system in respect to efficiency may be classified into the following two popular models: 

Model of rating of accounting information systems in respect to efficiency  

by indirect method  will not provide a direct rating of accounting information 

systems  in respect  to  efficiency,  but  use  of  means  of  other  factors   At  the moment, the model of rating of accounting information systems in respect to efficiency by reviewing level of satisfaction of users is more popular. This model was researched by many researchers, such as DeLone and McLean (1992), Kim (1989), years ago in the world. In the next years, the famous research papers of rating of accounting information systems in respect to efficiency by reviewing level of satisfaction of users, which may be used by prospective researchers, was carried out by DeLone, W.H., & E.R. McLean. (2003)

2.3. Comments on overview of research work regarding name of thesis and   finding research problem 

In research into Accounting Information System, the thesis has evaluated 

research methodology of each way of approach through research overview of accounting   information   systems   The   approach   of   rating   of   accounting information systems by factors,  which  constitute  the accounting  information systems,   has   shown   full   detail   of   accounting   information   systems   and   is applicable to model of rating of accounting information systems in respect to efficiency   at   the   moment   Therefore,   the   author   of   thesis   has   applied   such approach to use as a research methodology in the thesis. However, in order to establish a theory basis for purpose of research into actual state of accounting information systems with solutions, the author of thesis has not only collected the consequent from approach of rating of accounting information systems by factors that   constitute   the   accounting   information   systems,   but   also   selected   the consequent collected from the above­mentioned three ways of approach

In research into rating of accounting information systems in respect to   efficiency, in improvement of the approach of rating of Accounting Information 

System   in   respect   to   efficiency   by   direct   method,  the   rating   has   just   been 

performed based on benefits of accounting information systems. The approach of rating of accounting information systems by reviewing level of satisfaction of the users provides a comprehensive view and rating on quality of factors contributed 

to   accounting   information   systems   in   Information   Technology   application platform   Many   of   published   research   papers   have   not   performed   rating   of accounting information systems, which are operated by the construction joint stock companies, by level of satisfaction of the users, so that their solutions are 

­ Evaluate the efficiency of accounting information systems operated by the   construction   joint   stock   companies   in   Vietnam   by   reviewing   level   of satisfaction of the users working for the companies.

­   Study   and   suggest   the   solutions   that   help   improve   accounting information systems operated by the construction joint stock companies, which apply Information Technology to establishing internal  information system in direction of integrating financial accounting and management accounting

4. Research questions:

­ What detail does research into accounting information systems operated 

by construction joint stock companies perform?

­ What is the actual state of accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam?

­   What   are   solutions   can   be   suggest   to   help   improve   accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam?

5. Objects and scope of research

­   Objects:  Study   accounting   information   systems   operated   by construction joint stock companies in Vietnam; Evaluate accounting information systems by level of satisfaction of the users working for the construction joint stock companies in Vietnam

Real significance:  The thesis has evaluated actual state of accounting 

information systems within five viewpoints; in which it has reviewed level of satisfaction of the users within five factors; and suggested solutions that help 

8. Outline of thesis: This thesis is structured into 4 chapters.

CHAPTER 1. THEORETICAL BASIS OF ACCOUNTING 

INFORMATION SYSTEMS OPERATED BY CONSTRUCTION JOINT 

STOCK COMPANIES 1.1. Theoretical basis  

1.1.1. Accounting information system

At   the   moment,   some   of   the   different   viewpoints   over   accounting information systems has been expressed by, such as Azhar Susanto (2008), in which it  has expressed  that  an accounting  information system  is built from material   and   non­material   used   to   process   transactions   related   to   financial position   of   a   company   One   viewpoint   has   expressed   that   an   accounting information system is an organized system that its function is to collect, classify, process and analyze status information, and provide the users in or out of a company with such information in order to take a decision in respect to economy (Moscove, 1997). A viewpoint by Romney and Steinbart (2006) also expressed that an accounting information system functioned in collection, data recording and processing in order to provide the users, who desired to make a decision in respect to economy, with relevant information

Viewpoint by the author of thesis: “Accounting information system is a  combination   of   different   components   which   function   in  collection,   storage,  processing of data under the typical orders so as to provide the users in and out  

of a company with information in respect to finance and non­finance.

1.1.2. Theory of asymmetric information:  The asymmetric information is 

caused by difference in level and detail of information, and differential purposes from   leadership   of   a   company   to   an   investor   (Nguyen   Cong   Phuong   with coworkers,   2012)  An   investor   needs   providing   not   only   information   of   a financial  statement, but  also information  of a  management  accounting.  This theory should be applied in order to establish an efficient accounting information system and provide the users with useful information

1.1.3. Theory of dynamic capabilities: This theory has been applied by many 

authors   in   their   research   papers   in   improvement   of   competitiveness   of   a company   In   application   of   such   theory,   the   author   of   thesis   has   identified Information Technology systems, economic employees, quality of service, and administrators’ awareness of usefulness of an accounting information system and rating of an account information system in respect to efficiency by reviewing level of satisfaction of the users

1.2   Characteristics   of   accounting   information   systems   operated   by 

1.2.1. Characteristics of a construction joint stock company which shape   accounting information

There are three characteristics which shape an accounting information system,   including   manufacturing   engineering,   constructional   products   and expenditure   management   Such   characteristics  create   effect   to   the   following matters   of   an   accounting   information   system:   Prepare   projected   cost   of production on each construction or work item; collect information regarding expenditure and calculate price of a basic constructional product

1.2.2. Role of accounting information systems operated by construction   joint stock companies 

The accounting information systems play a drastically significant role in contribution to business operation efficiency of a company as it may provide the administrators and those, who desire to make decisions in respect to economy, with useful and timely information. Such drastically significant role of providing information to the users, who is not only in construction joint stock companies (management accounting), but also out of the companies (financial accounting). The   combination   of   an   accounting   information   system   and   other information   systems   will   establish   a   big   database   in   respect   to   quantity, processing speed and types of information, which plays an important role in construction   joint   stock   companies,   units   and   personnel   in   and   out   of   the companies

1.2.3   Demand   in   providing   accounting   information   and   factors   that  constitute   an   accounting   information   system   in   construction   joint   stock   company

There   are   two   types   of   users   of   an   accounting   information   system, including those who is in or out of a construction joint stock company. Due to differential purposes of the users, the accounting information providing to the users may not be totally the same. However, a completed accounting information system that may act as an accounting information provider to all of the users consists of five factors: (1) Input data, (2) Data processing, (3) Output data, (4) Control of accounting information system, (5) Storage of accounting information and data

1.2.4. Requirements of an accounting information system in construction  joint stock company

­ Output data: Meet the requirements in regard to accounting information quality   and   matters   In   which,   a   qualified   information   should   maintain   its accuracy, time, recapitulation, appropriateness and completion

­ Resources participating in an accounting information system: ensure installation, technical devices and personnel

1.3.1. Input data

­ Content of input data that needs collecting relies on types of information required by the users (Nguyen Bich Lien and coworkers, 2016). However, in summary, types of accounting data include older data and forecast regarding economic entities in a company

­ Methods and tools for input data collection: The companies may apply different methods, including word of mouth, remembering or using accounting records and other types of documents

­ Accounting division and other functional divisions may participate in collection of accounting data

­ There are two popular methods of collecting input data, including the use of accounting software dependent from other software used by different functional   divisions,  or  the  accounting   software   integrated  into management software used by other divisions

1.3.2. Accounting data processing in construction joint stock data

The personnel participating in accounting data processing are specified by accounting division, tasks and assignments for each accountant

Methods and accounting data processing are supported by independent or integrated accounting software. 

Popular   tools:   Encryption   methods,   accounting   policies,   accounting account, and promotion methods for managing accounting information system. The   ultimate   goal   is   to   obtain   information   on   financial   accounting   and management accounting. There is a difference in such types of information, so that a certain difference in application of tools may be discovered. 

1.3.3. Provide accounting information

Accounting   report   can   provide  the   users  in  or  out  of  company  with accounting information. Depend on different purposes of the users, the content, time and methods of accounting report may be different. Including:

­   Provide   accounting   information   to   external   units   via   financial statements; prepare and form financial statements in accordance with regulations 

of the Government

­ Provide the internal users with accounting information via management accounting; preparation and form of management accounting report should abide 

by administration requirements of the company other than regulations of the Government

1.3.4. Control of accounting information system

The control of accounting information system plays an importance role in contributing to efficiency of accounting information system. However, this thesis will only mention control of applications in an accounting information system. 

1.3.5. Storage of accounting information and data

Storage   of   accounting   information   and   data   includes:   (1)   Accounting information and data classification and sorting; (2) Place of storage; (3) Time of storage;   (4)   Security;   (5)   Personnel   responsible   for   storage   of   accounting information and data. 

1.4   Model   of   rating   of   accounting   information   systems   in   respect   to efficiency by reviewing level of satisfaction of users 

1.4.1. Viewpoint of rating Accounting Information System in respect to   efficiency

The efficiency of an accounting information system is interpreted in way 

of   achieving   certain   goals   The   interpretation   of   such   efficiency   has   been expressed under viewpoints, such as: It is considered as efficiency of accounting information system if such system can provide accounting information which can meet demand of the users (Kim, 1989; Nicolaou, 2000; H. Sajady and coworkers, 2008), or meet satisfaction of the users (Bailey and coworkers, 1983; William DeLone and coworkers; Huynh Thi Hong Hanh, 2013; Nguyen Tran Ngoc Dieu, 2017). Or the approach by reviewing level of satisfaction of the users in a way more   popular   and   closer   to   the   matters   of   accounting   information   system. Therefore, this thesis has selected research methodology in rating of accounting information systems in respect to efficiency by reviewing level of satisfaction of the users

1.4.2. Theory of research in to model of rating of accounting information  

in respect to efficiency by reviewing level of satisfaction of the users

This thesis has collected research findings and performed analysis on study model by DeLone, W.H. & E.R. McLean (1992, 2003) and other study model by Nguyen Tran Ngoc Dieu (2017). In which, a study model by DeLone, W.H., & E.R. McLean (1992, 2003), which has been selected by many other authors   for   their   experimental   research   papers,   consists   of   five   factors:   (1) Quality of accounting information; (2) Quality of accounting information system; (3) Quality of service; (4) Satisfaction of system utilization; (5) Awareness of helpfulness in accounting information system. However, the fourth factor of author   DeLone,   W.H.&   E.R   McLean   has   not   been   used   in   this   thesis. Moreover, this thesis has applied additional factor “Qualities of accountants” in research paper of author Nguyen Tran Ngoc Dieu (2017)

1.4.3. Viewpoint on approach and assumption 

H1: Quality of accounting information has a reversible relationship with level of satisfaction of the users

H2:   Quality   of   accounting   information   system   has   a   reversible relationship with level of satisfaction of the users

H3:  Qualities of accountants has a reversible relationship with level of satisfaction of the users.

H4: Awareness of helpfulness in accounting information system has a reversible relationship with level of satisfaction of the users

H5:   Quality   of   service   has   a   reversible   relationship   with   level   of satisfaction of the users

Chart 1.14. Research model

In order to show the relationship between satisfaction of the users and the aforementioned factors, this thesis has suggested the estimated recursive equation under the following formula: 

US =  1IQ +  2SQ +  3QA +  4QU +  5SVQβ β β β β

CONCLUSION OF CHAPTER 1Theoretical basis of accounting information system provide foundation in research into actual state and improvement of accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam. In this chapter, the thesis has performed  profound research  into essence  and role of accounting information system; five matters that constitute accounting information system; 

an overview of efficiency of accounting information system, and collection of study models in rating of accounting information system in respect to efficiency and thence suggestion of model of rating of accounting information system in respect to efficiency by this thesis

CHAPTER 2. RESEARCH METHODOLOGY ON ACTUAL STATE OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS OPERATED BY CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANIES

2.1. Research chart 

In order of implementation of thesis, or answering the questions regarding actual state in essence, the author of thesis has formed study chart:

2.2.1. Qualitative research

­ Methods of data collection include semi­structured interview, structured interview, and observation

­ Survey methodology and objects: Survey data collection is performed 

by using questionnaires. Two steps of survey data collection include unofficial survey   and   official   survey   The   survey   objects   for   rating   of   accounting information systems operated by construction joint stock companies in Vietnam are   heads   of   department,   deputy   heads   of   department   and   experienced accountants;   The   survey   objects   for   giving   assumption   and   rating   scale   of accounting information system in respect to efficiency are top men of companies, divisions, building divisions in construction joint stock companies in Vietnam

­ Survey forms: Select the typical construction joint stock companies for performing unofficial survey, and perform profound study into actual state of accounting information systems, and establish assumption and rating scale, and implement profound interview with seven heads, deputy heads and experienced accountants   in   Accounting   department,   and   leadership   of   seem   companies 

of accounting information. In case a survey is performed for purpose of analysis and evaluation of accounting information systems, 90 people as heads, deputy heads and accountants in Accounting departments of 90 construction joint stock companies may be interviewed

­   Methods   of   survey   data   collection:  Survey   data  collection  may  be performed by using questionnaires, profound interviews, accounting reports and records. Survey data may be processed by Excel. 

2.2.2. Quantitative research

­ Methods of survey data collection, survey objects and forms: In order to maintain reliability, the survey has been performed by interviewing the users of accounting   information   system,   including   leadership,   divisions   and   building divisions   of   90   construction   joint   stock   companies   in   Vietnam   with   220 questionnaires.