Summary of Doctoral thesis in Economics: Cost management accounting in construction ceramic companies in Thai Binh province

This is one of important research directions of management accounting (MA) in many decades because it directly affects cost accounting (CA) and responsibility accounting (RA); it serves as the basis to measure efficiency and is also used for many purposes such as: planning, allocating resources, co-coordinating operations, motivating and encouraging employees…. (Birnberg et al, 2006).

1. Urgency of the thesis topic 

Cost and cost management are among the issues that receive special attention from company. It is   because cost represents consumed resources and directly has impact on the quality of products and services,  which is one of three pillars that affect profit.  New conditions of business and production require that the  system of theories about management in general and cost management accounting (CMA) in particular to be   improved

The rapid development of market economy and global integration bring about many opportunities  but also great challenges. In Thai Binh province (Thai Binh), the group of construction ceramic companies  always   enjoys   strong   annual   growth   of   20­25%  Surveys   show   that,   however,   accounting   activities   in  construction ceramic companies in the provincial area only focus on financial accounting rather than support  business management. Accounting staffs have not had enough skills to use CMA’s tools and techniques. 

Based on theoretical and practical issues, the author chose the following topic for his doctoral thesis: “Cost  management accounting in construction ceramic companies in Thai Binh Province”.

2. Overview of research

2.1. Studies on creating estimates of operating cost

This is one of important research directions of management accounting (MA) in many decades  because it directly affects cost accounting (CA) and responsibility accounting (RA); it serves as the basis to  measure   efficiency   and   is   also   used   for   many   purposes   such   as:   planning,   allocating   resources,   co­ coordinating operations, motivating and encouraging employees…. (Birnberg et al, 2006). 

2.2. Studies on creating strategic cost planning 

Current studies about creating strategic cost planning mainly focus on creating target cost planning  for companies. Most studies on target cost focus on the method’s technical aspects, such as: determining  profit target, product price, cost estimates.   

2.3. Studies on implementing and controlling operational cost

Studies on implementing CMA focus on identifying cost models, cost distribution and cost function 

in companies. Basically, these studies associate the implementation of traditional CA in the context of  modern technology because the development of science and technology has been directly affecting cost  information and changing assumptions of traditional product costs 

2.4. Studies in controlling strategic cost and responsibility accounting 

Regarding studies on controlling strategic cost,  Tomkins và Carr (1996)  stated that even though  existing studies achieved certain results, they did not present a general method so that MA data could support  the analysis of product value chain  in companies. As for  RA  ,  in general, most studies agreed that the  accounting system is designed to highlight cost control via evaluating the responsibility of individuals who  are in charge of controlling cost in each units of companies.   

2.5. Studies on cost efficiency based on the general management system of companies

Most notable studies are those evaluating cost efficiency based on the Total Quality Management  (TQM)   system   of   companies   Synchronized,   comprehensive   or   total   quality   management   is   first   and  foremost   a  management   philosophy  in  which  TQM  focuses  on  improving  the  quality  of   products  and  services in companies

2.6. Studies on implementing CMA at Vietnamese and foreign production companies  

Regarding this, most existing studies in the world focus on issues related to checking influencing  factors   of   the   application   of   cost   accounting   system   in   specialized   production   and   service   providing  companies  (Brierley et al, 2001; Fullerton  and  Mcwatters, 2004)  for example at hospitals, schools, banks,  steel or car manufacturing companies….In Vietnam, studies on implementing CMA at companies can be  divided into three groups: studies on building the model of CMA, on implementing CMA in companies, and 

on CMA based on the approach to technical processes

2.7. Studies on influencing factors of CMA in companies

As of now, studies in the world on identifying influencing factors of applying CMA in companies are  quite modest compared to similar studies on MA. Some recent studies are those of Abdel – Kader (2008),  Tuan   Mat   (2010),  and  Lucas   (2013)  In   Vietnam,   recently   there   are   several   notable   studies   analyzing  influencing factors of applying management accounting, including CMA, in companies by Tran Ngoc Hung 

in 2016 and Nguyen Thanh Hung in 2017 

2.8. Identifying research gaps for the thesis

Regarding the thesis content, studies on CMA have the following general research gaps: studies on  the theory and practice of CMA to service business management functions are limited by several activities.  Influencing factors of the application of CMA in actual production of companies of different scale and in  different areas are identified by have low representativeness.  In­depth studies on CMA need to be further   carried out at companies of different scales and in different fields. It is especially necessary for construction  ceramic companies because previous studies mostly focus on financial accounting (FA). 

3. Research objectives and tasks

The   thesis   aims   to   systemize   and   clarify   theoretical   basis   related   to   CMA   to   serve   business  management functions and influencing factors of the application of CMA in companies. From that, the thesis  presents the reality and provides a system of solutions to increase the application of CMA in construction  ceramic companies in Thai Binh. To achieve these objectives, the thesis identifies 5 basic tasks

4. Research object and scope

Research object: The thesis studies CMA in construction ceramic companies in Thai Binh

Research scope: The thesis focuses on studying and systemizing theories of CMA to serve business  management functions at all construction ceramic companies in Thai Binh. 

5. Research questions and methodology

5.1. Research questions 

Q1: How do you think about CMA with management functions in manufacturing enterprises and  what factors influence CMA application in manufacturing enterprises? Q2: How does CMA apply CMA in  construction ceramics enterprises in Thai Binh province? Q3: What are the solutions for CMA to better meet  the management functions and be more advantageous in construction ceramics enterprises in Thai Binh  province?

5.2. Research methodologies

5.2.1. The overall research process

To complete the thesis, the overall research process consists of 5 steps. Step 1: Select method of   synthesizing theory and data collection methods and tools. Step 2: Select samples, investigate to test and  complete the content of 2 questionnaires. Step 3: Collect relevant primary and secondary data. Step 4:  Processing data of questionnaires and interviewing experts to discuss statistical results. Step 5: Making  conclusions on the status of economic and economic development with the management functions and  factors affecting the application of the economic and technical development as a basis to improve and   enhance the application of economic efficiency in the enterprises producing ceramics on the construction.  Thai Binh province

5.2.2. Practical methods

5.2.2.1. Methods of document synthesis; 5.2.2.2. Observation method; 5.2.2.3. Interview method;  5.2.2.4. Questionnaire method; 5.2.2.5. Professional solution. To find the answer to the second question of the  thesis, the author designed 2 questionnaire tables. Including the CMA Direct Questionnaire for corporate  governance   functions   and   the   Questionnaire   for   factors   affecting   the   CMA   application.5.2.2.4  Sample  selection

5.2.3. Methods of processing and analyzing data

After completing the data collection plan and selecting the research sample, the author conducts data  collection through the main methods of sending direct questionnaires, sending letters and sending them  online. To ensure the reasonableness of the data before analysis, from the respondents' responses, review and  check the quality of each questionnaire. The data is then encoded, input and processed in the form of  statistics described on SPSS software

6. Contributions of the thesis

In terms of theory:    The thesis summarizes and approaches the economic theory of economic  relations associated with the corporate governance functions. Besides, the dissertation identifies three groups 

of factors affecting the application of the economy and economy: human factors, organizational factors,   external factors

In terms of practice: The thesis has identified the situation of methods and techniques that KTQPP 

is being used; identify the current situation of factors affecting the application of economic efficiency in the   ceramics manufacturing enterprises in Thai Binh province, as a basis to provide a system of solutions to   improve the efficiency of the economic efficiency with each functions of governance and strengthening the  application of economic efficiency in enterprises

7.  Structure of the thesis

In addition to preface and conclusion, the thesis has three chapters:

Chương   1:  Theoretical   framework   of   cost   management   accounting   in   production   companies. 

Chương 2: Reality of cost management accounting in construction ceramic companies in Thai Binh. Chapter  3: Solutions to improve cost management accounting in construction ceramic companies in Thai Binh 

CHAPTER 1 THEORETICAL FRAMEWORK OF COST MANAGEMENT ACCOUNTING IN PRODUCTION 

COMPANIES 1.1. Identify and classifying cost in production companies  

1.1.1. The nature of cost

There   are   many   ways   to   define   cost;   however,   according   to   the   author,   the   nature   of   cost   in  production  companies  nowadays   needs  to   be  associated  with  management   activities  of   each  company. 

Therefore, it should be considered  “current and future incurred cost associated with plans, products and   services of a company”. 

1.1.2. Classifying cost 

Cost is analyzed from many aspects. Within the thesis’s scope and related to the thesis topic, the  author generalizes several criteria of classifying production cost according to operational function, relation  with   the period of business result, relations with operation level or cost behavior,  inductive ability into cost  object, serving decision­making, and according to decision­making authority

1.2. Business management functions and requirement of cost management accounting 

information to serve executives 

1.2.1. Business management functions

The   thesis   approaches  business   management   functions  from   two   directions:   according   to  management process and business fields of companies with 4 basic functions: planning, implementation,  leading and checking/evaluating 

1.2.2. Viewpoint and role of cost management accounting  

In essence, the author believes that: “Cost management accounting is a component of the business  management  system and it belongs to the system of cost management  accounting  information to identify,  measure, analyze, provide cost information in the process of implementing the organization's goals. Such   information helps managers plan, organize implementation, check and evaluate the implementation situation   and make appropriate decisions to optimize the organization's objectives.”. This is considered as the author's 

view throughout the study of cost management accounting

In terms of role, in its simplest form, the role of CMA can be understood as the collection, recording,   and synthesis of useful cost information to serve decision­making. Nowadays, MA displays great changes,  participates deeply into management activities, and help companies optimizes their targets

1.2.3. Requirement of cost management accounting cost to serve business functions

(1)  Regarding the planning:  CMA  can concretize goals into levels of planning  (2)  Regarding  implementation: CMA reflects implementation information of cost contents including input, production and  output   costs   through   specialized   methods   and   techniques   of   CMA  (3)  Regarding   cost   control   and  evaluation:   CMA  assists executives in directing and leading companies to reach and exceed targets via  continuously controlling daily cost to increase operational efficiency (4) Regarding decision­making: CMA  asists the decision­making process via specialized analysis methods

1.3.  Cost management accounting with business management functions

1.3.1. Cost management accounting with the planning function

To serve the planning function, CMA focuses on three contents: creating cost norms, creating  operational cost and creating planning of strategic cost. 

1.3.2. Cost management accounting with the implementation function

To serve the implementation functions, CMA focuses on the application of appropriate cost model  for each specific cost identification method to timely provide information of operational cost

1.3.3. Cost management accounting with cost control and analysis function

To help executives perform this function, CMA collects target cost information (including strategic  cost)   and   cost   incurred   during   the   implementation   process   Through   related   cost   reports,   accountants  compare, analyze, and identify influencing factors and responsibility of related units to assist executives in  making timely adjustment of decisions during the implementation process

1.3.4. Applying cost management accounting information for making decisions

This includes applying the relation among cost­volume­profit, analysis of break­even points and  analysis of relevant information for the decision­making process

1.4. Influencing factors of the application of cost management accounting in companies  

Based on basis factors from theoretical framework,  the author synthesizes the following groups of   influencing   factors:   human   factor   including   executives   and   accountants;   information   technology   (IT);  infrastructure;  level of delegation and responsibility;  product; company size; corporate culture; cost for  investment; business strategy; state ownership level; external factors including business environment, global  integration, and legal policies of the government related to accounting

1.5. Cost management accounting in developed countries in the world and experience lessons  for Vietnamese companies  

The author focuses on studying CMA in the US, Germany, and Japan and then draws 6 experience   lessons for Vietnamese companies

CONCLUSION OF CHAPTER 1 The thesis’s theoretical framework starts with the identification and classification of cost; viewpoint,  role and requirement of CMA information to assist executives. With the consistent viewpoint of using CMA 

to serve business functions, thesis systemizes basic contents of CMA related to the functions of planning,  implementation, checking and evaluation as well as the application of CMA information to assist decision  making. In addition, the thesis identifies 3 groups of factors related to the ability of applying CMA in  companies and draws 6 experience lessons for Vietnamese companies based on practical experience in the 

US, Germany, and Japan so that CMA can be effectively applied in production companies

CHƯƠNG 2 REALITY OF COST MANAGEMENT ACCOUNTING IN CONSTRUCTION CERAMIC 

COMPANIES IN THAI BINH 2.1. Overview of the ceramic industry and construction ceramic companies in Thai Binh 

2.1.1. History of establishment, development and market of construction ceramic products in  Vietnam  

Ceramic industry is one of traditional industries that developed a long time ago. At present, there are  many Vietnamese products of good quality in the construction ceramic market. However, domestic products  have fierce competition from imported products. Some reasons why domestic products have not dominated  the market are due to limited scale and technology; they have not yet created new consumption trend,

2.1.2. Overview of construction ceramic companies in Thai Binh

As of the end of  2017,  there are  30 construction ceramic companies,  mostly located in Tien Hai  district. In terms of legal status, most of them are limited companies which are previously private companies;  some are joint stock companies which are previously state enterprises. In terms of scale, most of them at   least have medium size; some have very large scales

2.1.3  Characteristics   of   management   apparatus   and   production   technology   of   construction  ceramic

2.1.3.1. Characteristic of management apparatus

The management apparatus of construction ceramic companies in Thai Binh is organized according 

to the online functional model

2.1.3.2. Characteristic of production process and technology

The   production   of   construction   ceramic   products   includes   complicated   technology   and   is   a  continuous   process   with   many   successive   stages   according   to   certain   order   Each   stage   creates   semi­ products. Semi­products of the previous stage are products of the next stage. Products are mass­produced in  large quantity.   

2.1.4. Characteristic of accounting activities

The accounting apparatus of construction ceramic companies in Thai Binh is organized according to  the centralized model. Attention has not been given in assigning personnel for  management accounting.  Accounting policies and mechanism are not properly executed.  

2.1.5. Characteristics of companies that affect cost management accounting  

Firstly, CMA is subject to fluctuations in input price and is closely associated with the real estate  market. Secondly, the environment is highly competitive. Thirdly, the sector is likely to cause significant  environmental pollution with large investment costs

2.1.6. Identifying and classifying cost in companies

Results show that all companies use basis criteria to classify cost according to functions, relation  with the period of business result and inductive ability into cost objects. A few classify cost according to the  relation with level of operation and according to decision­making authority

2.2 Reality of cost management accounting regarding business functions in construction ceramic  companies in Thai Binh

2.2.1. Reality of cost management accounting with planning function

2.2.1.1. Reality of creating cost norms

 Procedure of creating cost norms

The building, verification process of cost norms often has 5 steps

 Method of identifying production cost norms

+ Direct material cost norm: Norm of main material is the total norms of using and allowance for 

loss. Norm of main material price is usually calculated based on the previous year’s average price to predict  market price with relatively stable input factors. The same way is used to calculate norms for direct sub­ material cost

+ Direct labor cost norm: It is calculated for each stage, based on the average standard daily output 

and daily wage level of direct production workers. Norm for wage deduction is calculated according to   regulation

+ General production cost norm: Survey results show that only 50% of companies create this norm 

but at different levels

    Method of identifying norms for non­production cost 

There is no norm for non­production cost or norm is created generally, similar to norm for general  production cost

2.2.1.2. Reality of creating operational cost estimate

 Objective and system of operational cost estimates that are being applied: The creation of  operational cost estimate receives attention from the corporate accounting units. 

 Procedures of creating operational cost estimates: Bases to create operational cost estimates  are  targets  and  specific  annual   business  provided  by  company  managers  based  on  resolutions  General  Meeting of Shareholders or Members' Assembly

 Method of creating production cost estimates

+ For direct material cost: It is created annually for direct main material and direct sub­material.  +  For direct  labor cost:  It  is  created annually including  wage  and  wage  deductions of  direct 

production workers.   

+ For general production cost:  It is created annually based on estimates of incurred cost related to 

each activity of in the factory, number of officers and employee in the factory and some specific cost norms  for each activity in the year.      

 Method of create estimates for non­production cost  

It is created annually with focus on several cost categories of sales and business management costs

2.2.1.3. Reality of creating strategic cost planning

2.2.2 Reality of cost management accounting with the implementation function.

2.2.2.1. Regarding the accounting model of production cost

Most companies apply the model of actual cost; the ratio of companies applying the model of actual  cost combined with cost estimate is only 16,67%. 

2.2.2. Regarding the identification of production cost 

 About cost center 

It is done according to each product line; no company collect cost according production stages.   

  About collecting initial cost information:  The system of document that  construction ceramic  companies in Thai Binh use includes documents reflecting direct material cost, labor cost, general production  cost, cost of sales and business management cost

  Processing,  recording cost information  in  accounting  accounts:  For production  cost,  use  accounts 621, 622, 627, and 154 to record information; for non­production cost, accounts 641, and 642

 Presenting information in the reporting system of accounting cost

After being recorded in details books and general books, cost information is periodically reflected in  the reporting system of cost. Companies have not created cost reports according operation and their reports  have not met the information requirement of business management activities

2.2.3. Reality of cost management accounting with the function of cost control and evaluation Managing cost when companies carry out research and production of new products: Several  companies pay attention to this; accountants work with related unit to control production cost of trial  product and determine total estimated cost and ratio of each type of cost to calculate profit. Controlling  daily operational cost: accountants perform this indirectly through controlling productivity, quality, and  efficiency of each unit on the relation between input costs and output results, especially at production  factories. Evaluating fluctuations of key operational cost categories: Many companies perform monthly  cost evaluation but there are also companies do so on a annual basis. In terms of content, companies  normally evaluate cost categories of big ratio, especially direct production cost. Evaluating fluctuations of  operational cost ratio in companies:    Most accountants have not paid attention to the evaluation of  information of basic  operational cost  ratio  Evaluating operational efficiency of strategic cost and cost  centers: 100% of companies have not performed evaluation of operational efficiency of strategic cost and  control responsibility at cost centers

2.2.4. Reality of  applying information of cost management  accounting  to assist the decision­ making process   

Most companies have not applied such techniques like cost­volume­profit analysis, break­even point  analysis, and analysis of relevant information to assist the decision­making process.  

2.3  Influencing factors of the application of cost management  accounting  in  construction  ceramic companies in Thai Binh

2.3.1. Description of research sample

2.3.2. Descriptive statistics results of the impact of human factor 

Synthesized results of factors 

Table 2.22: Synthesized influencing factors of cost management accounting in construction ceramic 

companies in Thai Binh

No Group of factor General average 

point

Standar

d  deviatio n