Luận văn Thạc sĩ Vấn đề ngôn ngữ Văn bản Hành chính của hội liên hiệp phụ nữ Hải Phòng

Ðể nâng cao hiệu quả của VBHC trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lí, điều hành, Nhà nước đã ban hành một số văn bản pháp luật có tính quy định về vấn đề sử dụng ngôn ngữ trong

- -

VẤN ĐỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA HỘI LIÊN

HIỆP PHỤ NỮ HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ NGỮ VĂN

Chuyên ngành: Ngôn ngữ Việt Nam

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS Nguyễn Đức Tồn

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO UBND THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

HẢI PHÒNG, NĂM 2017

www.foxitsoftware.com/shopping

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, có sự hỗ

trợ từ người hướng dẫn khoa học, các tác giả và công trình nghiên cứu khoa

học đã trích dẫn trong luận văn này

Các kết quả, số liệu nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất cứ công trình nào khác

Hải Phòng, ngày 10 tháng 12 năm 2016

Tác giả luận văn

www.foxitsoftware.com/shopping

ii

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc nhất tới

GS.TS Nguyễn Đức Tồn - người đã tận tình hướng dẫn, góp ý và động viên

tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này

Xin được cảm ơn các thầy cô, cán bộ Khoa đào tạo sau Đại học -

Trường Đại học Hải Phòng, các bạn lớp Cao học Ngôn ngữ K6A đã giúp đỡ

tôi trong suốt thời gian học tập

Đặc biệt, xin được cảm ơn những người thân trong gia đình, bạn

bè, đồng nghiệp đã quan tâm, tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong quá

trình học tập và thực hiện luận văn

www.foxitsoftware.com/shopping

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

Trang iii

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 6

1.1 Khái quát về văn bản hành chính 6

1.1.1 Khái niệm văn bản và văn bản hành chính 6

1.1.2 Các loại văn bản hành chính 8

1.1.3 Chức năng của văn bản hành chính 11

1.1.4 Yêu cầu đối với văn bản hành chính 14

1.1.5 Các nhân tố giao tiếp chi phối ngôn ngữ trong văn bản hành chính 15

1.1.6 Đặc trưng phong cách ngôn ngữ hành chính 19

1.2 Khái quát về từ ngữ trong tiếng Việt 21

1.2.1 Khái niệm về từ tiếng Việt 21

1.2.2 Phân loại các lớp từ tiếng Việt 22

1.3 Khái quát về câu trong tiếng Việt 25

1.3.1 Khái niệm về câu 25

1.3.2 Phân loại câu 26

1.4 Tiểu kết chương 1 28

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM TỪ NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG 29

TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA 29

HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ HẢI PHÒNG 29

2.1 Yêu cầu chung về sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính 29

2.1.1 Tính chính xác, tường minh 29

2.1.2 Tính khuôn mẫu 30

2.1.3 Tính khách quan, thiên về lí trí 30

2.1.4 Tính trang trọng, lịch sự 31

2.1.5 Tính phổ thông, đại chúng 32

2.2 Các lớp từ ngữ được sử dụng trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng 32

2.2.1 Các lớp từ ngữ trong VBHC xét theo nguồn gốc 32

2.2.2 Các lớp từ ngữ trong VBHC xét theo phạm vi địa lí 37

2.2.3 Các lớp từ ngữ trong VBHC xét theo tính hiện thời 39

2.3 Đặc điểm ngữ nghĩa của từ ngữ được sử dụng trong VBHC của Hội

LHPN Hải Phòng 41

2.3.1 Đặc điểm ngữ nghĩa của từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính xét theo phạm trù đơn nghĩa – đa nghĩa, nghĩa đen- nghĩa bóng, nghĩa tường minh – nghĩa hàm ẩn 41

2.3.2 Đặc điểm ngữ nghĩa của từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính xét theo phạm trù nghĩa biểu niệm và nghĩa biểu cảm 44

2.4 Chuẩn hóa từ ngữ trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng 46

2.4.1 Sử dụng từ ngữ khẩu ngữ, tiếng lóng 46

2.4.2 Sử dụng những từ ngữ không đúng khuôn mẫu 47

2.4.3 Sử dụng từ ngữ mang tính văn chương, đa nghĩa, từ ngữ biểu cảm 48

2.5 Tiểu kết chương 2 49

CHƯƠNG 3 ĐẶC ĐIỂM CÂU ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ HẢI PHÒNG 51

3.1 Yêu cầu chung về sử dụng câu trong văn bản hành chính 51

3.1.1 Tính chính xác, tường minh 51

3.1.2 Tính khuôn mẫu 51

3.1.3 Tính khách quan, thiên về lí trí 52

3.1.4 Tính phổ thông, đại chúng 52

3.2 Các kiểu câu được sử dụng trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng 52

3.2.1 Câu trong VBHC xét về cấu trúc cú pháp 53

3.2.2 Câu trong văn bản hành chính xét theo mục đích phát ngôn 63

3.3 Chuẩn hóa câu trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng 67

3.3.1 Không dùng cấu trúc đảo thành phần cú pháp 67

3.3.2 Sử dụng câu ngắn với cấu trúc chặt chẽ 68

3.3.3 Sử dụng câu theo các cấu trúc chuyên dụng 70

3.4 Tiểu kết chương 3 71

KẾT LUẬN 73

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu

Trong xã hội phát triển, ngôn ngữ được sử dụng trong lĩnh vực quản lí, hành chính (gọi chung là ngôn ngữ hành chính) ngày càng được coi trọng Vì đây là lĩnh vực giao tiếp mang tính công vụ, tính pháp lý, đòi hỏi lí trí cao nên việc sử dụng ngôn ngữ cũng có những nét đặc thù, mang dấu ấn phong cách riêng, không giống với cách sử dụng ngôn ngữ trong lĩnh vực giao tiếp khác Ngôn ngữ hành chính tồn tại chủ yếu ở dạng viết và được thể hiện trong các công văn, giấy tờ hành chính, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan từ trung ương đến địa phương, các đơn từ của công dân Nhưng cũng có khi nó được sử dụng ở dạng nói như: báo cáo, phát biểu trong hội nghị, cuộc họp, hay trong giao tiếp trực tiếp của người thi hành công vụ Để đảm nhiệm tốt chức năng làm công cụ giao tiếp trong một lĩnh vực mang tính quy thức cao thì việc sử dụng ngôn ngữ hành chính cần phải đạt được sự chuẩn mực Điều

đó sẽ giúp cho thông tin được truyền tải chính xác, chặt chẽ về pháp lí, rõ ràng, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao

Văn bản hành chính (VBHC) là phương tiện cơ bản cung cấp thông tin

và điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức; là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí Mặt khác, VBHC thường là tiếng nói của tổ chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhà nước nên ngày càng có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lí của nhà nước không chỉ có liên quan đến thông tin trong văn bản mà còn liên quan đến thể thức và phương tiện ngôn từ trong văn bản

Ðể nâng cao hiệu quả của VBHC trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin

và quản lí, điều hành, Nhà nước đã ban hành một số văn bản pháp luật có tính quy định về vấn đề sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp công sở và trong VBHC

Đã có nhiều công trình của một số tác giả nghiên cứu về cách soạn thảo vãn bản, cách sử dụng ngôn ngữ trong VBHC Tuy nhiên, thực tế sử dụng ngôn

ngữ trong lĩnh vực hành chính ở nước ta còn khá nhiều hạn chế, không chuẩn xác, thiếu tính hệ thống, đồng bộ gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý nhà nước

Cùng với sự tiến bộ, phát triển của xã hội, công tác hành chính nói chung và việc chuẩn hóa ngôn ngữ hành chính trong VBHC nói riêng là hết sức cần thiết nhằm phát huy hơn nữa tính năng của một công cụ giao tiếp trong hoạt động quản lí nhà nước của các cấp, ngành

Nghiên cứu về sử dụng ngôn ngữ trong VBHC của Hội Liên hiệp phụ

nữ (LHPN) Hải Phòng, luận văn sẽ cung cấp bức tranh thu nhỏ về sử dụng ngôn ngữ hành chính trong việc truyền đạt, lưu trữ, quản lí thông tin trên thực

tế Từ đó, đưa ra một số đề xuất có tính chất chuyên môn về những vấn đề liên quan, mong góp phần vào việc định hướng chuẩn hoá ngôn ngữ VBHC

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Từ trước tới nay, ở Việt Nam đã có một số công trình nghiên cứu về văn bản và soạn thảo VBHC ở góc độ ngôn ngữ học văn bản, phong cách học

và thực hành VBHC Các công trình này đã phần nào đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu, áp dụng nâng cao chất lượng VBHC

- Trên phương diện lý luận, nổi bật là các nghiên cứu về ngôn ngữ hành

chính dưới góc độ phong cách học Trong các giáo trình như : Phong cách

học tiếng Việt, Nxb GD, H,.1982, Võ Bình, Lê Anh Hiền, Cù Đình Tú,

Nguyễn Thái Hòa; Phong cách học tiếng Việt Nxb GD, H,.1999, Đinh Trọng Lạc; Phong cách học tiếng Việt Nxb GD, H, 2004, Đinh Trọng Lạc, Nguyễn Thái Hòa; Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng Việt của Cù Đình Tú

(2001) đều nghiên cứu chung về phong cách và các phong cách chức năng tiếng Việt Tuy nhiên, xét riêng về phong cách ngôn ngữ hành chính thì mới chỉ dừng lại ở những nét phác thảo, khái quát một vài đặc trưng phong cách

và đặc điểm sử dụng các phương tiện ngôn ngữ như: ngữ âm, chính tả, từ vựng, ngữ pháp, cách diễn đạt Bên cạnh đó, một số ý kiến cho rằng chưa có

sự thống nhất trong khuôn mẫu, cách thức trình bày của các loại văn bản hành

chính và đặt vấn đề cần phải thống nhất về khuôn mẫu và cách thức trình bày văn bản

- Ở phương diện ứng dụng thực tiễn, ngôn ngữ hành chính được nghiên cứu gắn với sự hành chức của nó trong giao tiếp nơi công sở và đặc biệt là trong việc tạo lập văn bản hành chính Tác giả Nguyễn Văn Thâm

(1997), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lí nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội; Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản

quản lí nhà nước, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội; Tạ Hữu Ánh (1998), Xây dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước, Nxb Lao động, Hà Nội; Nguyễn

Văn Thông (2001), Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nguyễn Văn Khang (2002), Tiếng Việt trong giao tiếp hành chính, Nxb Văn hóa - thông tin, Hà Nội; Đinh Văn Mậu (chủ biên) (2008), Tài liệu bồi dưỡng về quản lý

hành chính nhà nước; Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (năm 2008), Giáo trình kỹ

thuật xây dựng và ban hành văn bản Tuy nhiên, việc giải quyết vấn đề mới

chỉ dừng lại ở mức độ nhất định: sơ lược một vài đặc điểm của ngôn ngữ trong văn bản hành chính dựa trên những tài liệu về phong cách học và phong cách chức năng tiếng Việt để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản hành chính, phần lớn các công trình này là giáo trình của ngành hành chính học, không chuyên sâu về ngôn ngữ học; nghiên cứu đặc điểm ngôn ngữ trong phạm vi một kiểu loại văn bản hành chính nhất định; nghiên cứu một bình diện nhất định của ngôn ngữ trong văn bản hành chính; tập hợp bài viết riêng

lẻ của các tác giả về một khía cạnh nào đó của ngôn ngữ hành chính

- Ngoài ra, có thể đề cập đến một số công trình nghiên cứu khác như:

luận án của Phạm Thị Ninh nghiên cứu về Phong cách ngôn ngữ hành chính; luận văn thạc sĩ của Đào Thị Lan Anh về Chính tả trong VBHC ở Hải Phòng

Đặc biệt, các bài báo trên Tạp chí Ngôn ngữ của tác giả Vũ Thị Sao Chi, Vũ Thị Sao Chi và Phạm Thị Ninh, Vũ Thị Sao Chi và Đỗ Thị Thanh Nga nghiên

cứu sâu về ngôn ngữ hành chính Gần đây là cuốn Tiếng Việt hành chính của

tác giả Vũ Thị Sao Chi do NXB Khoa học xã hội phát hành (4/2016) đã cung

cấp cơ sở khoa học cho việc xây dựng chính sách ngôn ngữ hành chính, hoặc

sử dụng làm tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, soạn thảo văn bản hành

chính

Từ những điều trình bày, chúng tôi thấy nghiên cứu "Vấn đề ngôn ngữ

văn bản hành chính của Hội LHPN Hải Phòng" là hướng đi thiết thực Trên

cơ sở kế thừa mặt lí thuyết của các công trình đi trước, chúng tôi sẽ ứng dụng

và qua khảo sát, luận văn sẽ đưa ra những nhận xét việc sử dụng ngôn ngữ trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng với mong muốn đóng góp một phần cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các VBHC của Hội LHPN Hải Phòng

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu vấn đề sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính của Hội LHPN Hải Phòng nhằm chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của ngôn ngữ được sử dụng trong VBHC của một hệ thống cơ quan trong thực tế Từ

đó, đề xuất biện pháp nhằm góp phần chuẩn hoá ngôn ngữ trong văn bản hành chính, phục vụ tốt hơn nữa công tác quản lí nhà nước

Để đạt được mục đích trên, các nhiệm vụ nghiên cứu được chúng tôi xác định như sau:

- Xác lập cơ sở lí luận gồm: khái niệm văn bản, văn bản hành chính; những lí thuyết được vận dụng vào nghiên cứu đề tài;

- Mô tả đặc điểm các phương tiện ngôn ngữ được sử dụng trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng trên các cấp độ: từ ngữ và câu

- Rút ra những đặc trưng của PCNN hành chính, đồng thời đây cũng là những tiêu chuẩn, yêu cầu đối với việc sử dụng từ ngữ và câu trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các phương tiện ngôn ngữ được

sử dụng trong văn bản hành chính của Hội LHPN Hải Phòng Trong giới hạn của một luận văn, chúng tôi sẽ tập trung khảo sát vào hai cấp độ ngôn ngữ là

từ ngữ và câu được sử dụng trong các VBHC, gồm hai hệ thống: 1) VBHC có tính chất pháp quy (chỉ thị, nghị quyết, quyết định) và 2) VBHC thông thường (báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn, đề án, kế hoạch, hướng dẫn, quy chế, quy định ) của Hội LHPN Hải Phòng soạn thảo, ban hành từ năm 2006 -

2016

5 Phương pháp nghiên cứu

Để triển khai các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau đây:

- Phương pháp thống kê, phân loại để thống kê các lớp từ ngữ và các kiểu câu cũng như các loại lỗi thường gặp trong VBHC

- Phương pháp miêu tả, phân tích miêu tả đặc điểm của từ ngữ và câu trong VBHC, miêu tả và phân tích các loại lỗi thường gặp trong các VBHC từ

đó tìm giải pháp khắc phục

- Thủ pháp đối chiếu, so sánh để so sánh việc thực hiện soạn thảo và ban hành VBHC với các văn bản quy định chuẩn về sử dụng từ ngữ và câu

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục tư liệu khảo sát, phần nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và những vấn đề lí thuyết

có liên quan đến đề tài

Chương 2: Đặc điểm từ ngữ được sử dụng trong văn bản hành chính của Hội LHPN Hải Phòng

Chương 3: Đặc điểm câu được sử dụng trong văn bản hành chính của Hội LHPN Hải Phòng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN

1.1 Khái quát về văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản và văn bản hành chính

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn bản, trong luận văn này, để tiện cho việc tìm hiểu về văn bản nói chung và VBHC nói riêng ở những phần tiếp theo, chúng tôi thống nhất cách hiểu khái niệm văn bản như sau:

“Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh

về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định” [57, tr.27]

Tính trọn vẹn về nội dung của văn bản được thể hiện ở chỗ: văn bản dù ngắn hay dài cũng trình bày một nội dung trọn vẹn khiến người khác có thể hiểu được Mặt khác, mỗi văn bản còn có sự nhất quán về chủ đề, thể hiện một chủ đề nhất định, một tiêu đề chung

Tính hoàn chỉnh về hình thức thể hiện ở kết cấu văn bản, ở các thể thức

mở đầu và kết thúc (văn bản hành chính)…

Tính liên kết trong văn bản đó là những mối liên hệ chặt chẽ giữa các câu, đoạn, phần trong văn bản….tạo nên tính chỉnh thể của văn bản

1.1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính

Nghiên cứu về VBHC, hầu hết các tác giả đều khẳng định đây là loại văn bản được sử dụng trong lĩnh vực quản lí, tổ chức và điều hành xã hội, nhưng nhìn từ phương diện tác giả (chủ thể ban hành) và tên gọi của loại văn bản này thì còn có nhiều quan điểm khác nhau:

a Quan điểm thứ nhất cho rằng VBHC là văn bản được ban hành bởi

cơ quan của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cơ quan khác Tác giả Vương Đình Quyền - đại diện tiêu biểu cho quan niệm này cho rằng: “VBHC là công

cụ được dùng để truyền đạt chủ trương, chính sách luật pháp và các thông tin cần thiết của Đản, nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác ” [47, tr.207]

Tương tự như vậy, các tác giả của Phong cách học Tiếng Việt tuy

không trực tiếp nêu tên chủ thể ban hành VBHC là các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cơ quan khác nhưng cũng nêu rõ: VBHC là văn bản

“tạo ra bởi “khuôn” phong cách hành chính công vụ trong đó thể hiện vai của

người tham gia vào giao tiếp trong lĩnh vực hành chính – công vụ tức những người tham gia vào guồng máy tổ chức, quản lí, điều hành tất cả các mặt của đời sống xã hội” “Những người tham gia vào guồng máy tổ chức,quản lí, điều hành tất cả các mặt của đời sống xã hội” ở nước ta cũng chính là các cơ

quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ

chức kinh tế và các tổ chức, cơ quan khác Các tác giả của Phong cách học

tiếng Việt xác định VBHC gồm các thể loại như: mệnh lệnh, báo cáo, điều lệnh, hướng dẫn trong các văn bản quân sự; công điện, công hàm, hiệp định, hiệp nghị, hiệp ước, điều ước, chứng thư nhà nước, nghị định thư trong

kiểu văn bản ngoại giao; hiến pháp, sắc lệnh, mệnh lệnh, điều lệ, nghị định,

thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định, đơn từ, báo cáo, biên bản, giấy khen, văn bằng, giấy chứng nhận, hợp đồng, hóa đơn, giấy biên nhận trong kiểu

văn bản văn thư [44, tr.67]

b Quan điểm thứ hai cho rằng, chủ thể ban hành VBHC ngoài các cơ

quan nhà nước, các đoàn thể xã hội còn có thể là nhân dân Trong cuốn Tiếng

Việt thực hành, các tác giả Bùi Minh Toán, Lê A, Đỗ Việt Hùng đã định

nghĩa: VBHC là “loại văn bản dùng trong các hoạt động tổ chức, quản lí, điều hành xã hội và thực hiện sự giao tiếp giữa các cơ quan nhà nước với nhân dân

và ngược lại; giữa các cơ quan nhà nước với nhau; giữa các cơ quan nhà nước với nhau; giữa các tổ chức đoàn thể với nhau và với quần chúng” và VBHC

bao gồm “các văn bản luật, các văn bản hội nghị (biên bản, nghị quyết, báo

cáo hoặc đề án công tác ), các văn bản về thủ tục hành chính (đơn từ, công văn, chỉ thị, quyết định)” [57, tr.31]

c Quan điểm thứ ba cho rằng, VBHC là văn bản được các cơ quan hành pháp (các cơ quan hành chính nhà nước) ban hành Tiêu biểu cho quan

điểm này là các tác giả cuốn Hành chính học đại cương đã cho rằng: “ VBHC

là hình thức thể hiện của quyết định hành chính nhằm cụ thể hóa hiến pháp, luật, pháp lệnh và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc áp dụng pháp luật cho các chủ thể xác định trong các trường hợp nhất định Nói cách khác, VBHC là các quyết định hành chính được ban hành thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan hành chính nhà nước hoặc người có thẩm quyến hành pháp ban hành theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, mang tính quyền lực nhà nước ”

Các tác giả cũng xác định VBHC gồm: 1) các văn bản pháp quy như nghị quyết, và nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; nghị quyết, quyết định, chỉ thị của các cơ quan chính quyền ở địa phương; 2) các “VBHC thông thường, mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp quy hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi về công việc trong quá trình thực thi các nhiệm vụ theo chức năng quản lí hành chính nhà nước” [63, tr 216]

Cũng theo quan niệm này thì VBHC là một loại nhỏ hơn của hệ thống văn bản quản lí nhà nước

Từ những quan niệm trên, chúng tôi thống nhất với quan điểm VBHC gắn với lĩnh vực hành chính theo nghĩa rộng Theo đó, khái niệm văn bản

hành chính được tác giả Vũ Thị Sao Chi trong cuốn Tiếng Việt hành chính

xác định:

“Văn bản hành chính là loại văn bản được tạo lập và sử dụng trong

hoạt động quản lý, tổ chức, điều hành, giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân dựa trên những nguyên tắc pháp lí” [17, tr.42]

1.1.2 Các loại văn bản hành chính

VBHC là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống nhỏ hơn hợp lại Văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ nói chung, Hội LHPN Hải Phòng nói riêng

không thuộc hệ thống văn bản của các cơ quan quản lí nhà nước mà thuộc hệ thống văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội Vì thế, theo quy định, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức chính trị - xã hội, để thực hiện nhiệm vụ quản lí, điều hành các hoạt động VBHC của Hội LHPN

có thể phân thành các hệ thống nhỏ: văn bản pháp quy (văn bản mang tính quy định pháp lí), văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Văn bản pháp quy phạm pháp luật của Hội LHPN có các thể loại như: nghị quyết, quyết định, quy chế, điều lệ

Nghị quyết là một hình thức văn bản quy phạm pháp luật, dùng để ghi

lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể các

cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị- xã hội… được thông qua theo trình tự thủ tục nhất định do pháp luật quy định [50, tr.229]

Quyết định là một hình thức văn bản quy phạm pháp luật, được cơ

quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp, chế độ thuộc thẩm quyền quản lý của mình [50, tr.230]

* Văn bản quy định cá biệt

Văn bản quy định cá biệt là văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục quy định, nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ để giải quyết những công việc nhất định trong công tác quản lý

Các văn bản quy định cá biệt thường gặp như: quyết định nhân sự (quyết định tuyển dụng, phân công công tác, quyết định thuyên chuyển, điều động công tác, quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm cán bộ ); quyết định khen thưởng, kỉ luật; quyết định thành lập ban hoặc hội đồng;

* Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành tác nghiệp trong các cơ quan, tổ chức như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình

hình, đánh giá kết quả các hoạt động; hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

Văn bản hành chính thông thường bao gồm các loại văn bản sau: thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn, hướng dẫn, biên bản, đề án, dự án, phương án, chương trình, công điện, các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình )

Thông báo là loại văn bản hành chính thông thường Nó được dùng

chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết hông tin về hoạt động của các

cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội; thông tin nhanh về những quyết định của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho các đối tượng của mình biết

để thi hành và những thông tin khác mà người có liên quan cần biết [50, tr.234]

Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt

động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp.Căn cứ vào nội dung, tính chất, mục đích, báo cáo có nhiều loại khác nhau [50, tr.235]

Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề, xin cấp trên phê

duyệt Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp, hoặc những vấn đề thông thường trong quản lý ở các cơ quan [50, tr.233]

Công văn là loại văn bản hành chính không có tên loại, được dùng phổ

biến và thường xuyên trong các cơ quan, tổ chức để trao đổi thông tin, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và với công dân nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình [50, tr.231]

1.1.3 Chức năng của văn bản hành chính

VBHC vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của quá trình quản lí Vì thế, khi nghiên cứu VBHC chúng ta cần nắm vững chức năng của chúng để định hướng đúng cho quá trình soạn thảo văn bản và sử dụng có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lí của văn bản Qua nghiên cứu lý luận và thực tế cho thấy cùng với mục đích và tính chất nội dung ban hành, có thể nêu lên một số chức năng điển hình của văn bản hành chính như sau:

1.1.3.1 Chức năng thông tin

- Thông tin là chức năng cơ bản nhất, tổng quát nhất của văn bản hành chính, được sử dụng ghi và truyền đạt các thông tin của các cơ quan nhà nước đến tổ chức và nhân dân Trong thời đại bùng nổ công nghệ hiện nay, mặc dù thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí được phản ánh, lưu giữ bằng nhiều phương tiện, nhiều kênh khác nhau nhưng văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu vì văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Thông qua văn bản các cá nhân, bộ phận, đơn vị trong cơ quan, tổ chức thu thập thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí của cơ quan mình đạt hiệu quả cao nhất

Tác giả Vũ Thị Sao Chi trong cuốn Tiếng Việt hành chính cho rằng:

“Các thông tin được thu thập từ văn bản hành chính thường là:

- Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của

Như vậy, tất cả các loại VBHC đều có chức năng thông tin

1.1.3.2 Chức năng quản lí

Chức năng quản lí của văn bản được thể hiện ở chỗ đây là công cụ, là phương tiện trong hoạt động quản lí, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Đây là một chức năng chuyên biệt của VBHC, được biểu hiện ở các điểm cơ bản sau:

- VBHC là phương tiện truyền đạt hữu hiệu các quyết định quản lí Trong hoạt động quản lí, truyền đạt quyết định là khâu tất yếu Các quyết định quản lí, các chủ trương, chính sách, biện pháp công tác sẽ được truyền đạt tới các đối tượng thi hành sau khi đã được thể chế hóa bằng các văn bản mang tính pháp lí, tính mệnh lệnh hành chính Do vậy, việc truyền đạt các quyết định quản lý là chức năng quan trọng của VBHC Nếu văn bản được xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học thì nó có khả năng truyền đạt các quyết định quả lí một cách nhanh chóng và có độ tin cậy cao [17, tr.47- 48]

- Văn bản là phương tiện tổ chức, điều hành công vụ

Từ việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai hoạt động; hay việc đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ; đề đạt ý kiến cấp trên hoặc tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo về các mặt, các lĩnh vực quản lí; đến việc trao đổi công việc với các

cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tất cả đều có thể được thực hiện thông qua văn bản [17, tr.48]

1.1.3.3 Chức năng pháp lí

Là một chức năng mang tính chuyên biệt của VBHC, chức năng pháp lí

ở các văn bản quản lí nhà nước thể hiện qua việc nó được các cơ quan nhà nước được sử dụng làm phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật Do đó, VBHC được các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng làm bằng chứng hoặc căn cứ pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản

lí hành chính nhà nước

- Chức năng pháp lí của văn bản quản lí hành chính nhà nước được thể hiện trên hai phương diện:

+ Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật;

+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc

Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí

1.1.3.4 Các chức năng khác

* Chức năng xã hội và giao tiếp

Văn bản nói chung thường được sản sinh do nhu cầu giao tiếp của xã hội VBHC cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức giải quyết các vấn đề đó trong từng thời điểm cụ thể hoặc trong phạm vi được xác định Ðiều đó tạo nên chức năng xã hội của văn bản nói chung và VBHC nói riêng

Vì VBHC là một phương tiện quan trọng để thực hiện hoạt động giao tiếp của cơ quan nhà nước nên khi soạn thảo, người soạn thảo hoặc cơ quan soạn thảo đều phải xác định rõ đối tượng giao tiếp, nội dung giao tiếp, mục đích giao tiếp và cách thức giao tiếp

* Chức năng văn hóa – lịch sử

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên

Văn bản góp phần quan trọng vào việc ghi lại và truyền bá cho các thế

hệ sau những truyền thống văn hoá quý báu của đất nước Có thể tìm thấy trong các văn bản quản lí nhà nước những chế định cơ bản của nếp sống, văn hoá trong từng thời kì lịch sử khác nhau để phát triển xã hội, phát triển đất nước Tất cả những điều đó là một biểu hiện của văn hoá quản lí

Như vậy, văn bản có một vai trò quan trọng trong việc tạo ra nếp sống mới cho xã hội Vì vậy, việc soạn thảo văn bản đúng, chuẩn xác sẽ góp phần

nâng cao văn hoá của quản lí, tạo nên một di sản văn hoá có giá trị cho hôm nay và mai sau

1.1.4 Yêu cầu đối với văn bản hành chính

Để thực hiện được tất cả những chức năng trên, đòi hỏi văn bản hành chính phải đảm bảo đạt chất lượng cả về nội dung và hình thức Chất lượng của văn bản được soạn thảo, ban hành cũng thể hiện nhận thức chính trị, trình

độ văn hóa, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu quả và tác phong làm việc của tập thể, cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức

1.1.4.1 Về nội dung

Nội dung của VBHC phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Tính chính xác: phải đúng với mục đích ban hành văn bản, phải hợp hiến, hợp pháp và phù hợp với thực tế khách quan

- Tính hệ thống, khoa học: nội dung văn bản với các phần, các ý phải được triển khai, sắp xếp theo bố cục, có trình tự, thứ bậc trên – dưới, trước – sau, lớn – nhỏ sao cho hợp lí, logic, đảm bảo tính liên kết, thống nhất và sự hoàn chỉnh của vấn đề Như vậy, nội dung văn bản mới được phản ánh chính xác, đầy đủ và người tiếp nhận văn bản mới có thể dễ dàng hiểu được một cách đúng đắn các vấn đề văn bản đưa ra Những văn bản có nội dung phức tạp nếu được trình bày theo một bố cục hợp lí, chặt chẽ, logic cũng sẽ trở nên

rõ ràng, mạch lạc, dễ tiếp nhận

- Tính trọng tâm: việc triển khai bố cục nội dung, sắp xếp các vấn đề, các phần, các ý phải đi liền với xác định dung lượng trình bày, vị trí ưu tiên, sao cho làm nổi bật được vấn đề hay phần ý, trọng tâm của nội dung văn bản

có sự chính xác,chuẩn mực cao, từ ngữ thường có tính khái niệm, đơn nghĩa

và trung hòa về sắc thái biểu cảm, câu văn chặt chẽ, rõ ràng, dễ hiểu và thiên

về lối tư duy logic

1.1.5 Các nhân tố giao tiếp chi phối ngôn ngữ trong văn bản hành chính

1.1.5.1 Hoàn cảnh giao tiếp

Hoàn cảnh giao tiếp có thể được hiểu khái quát nhất bao gồm các yếu

tố không gian, thời gian, xã hội, tâm lí, văn hóa, quan hệ giữa các nhân vật giao tiếp mà ở đó hoạt động giao tiếp diễn ra Nó chi phối hoạt động giao tiếp từ nội dung đến hình thức của văn bản và cách thức giao tiếp Hoàn cảnh giao tiếp theo diện rộng là toàn bộ những hoàn cảnh tự nhiên và điều kiện lịch

sử, xã hội, văn hóa, phong tục tập quán, của một cộng đồng ngôn ngữ, một dân tộc Theo nghĩa hẹp, thì đó là thời gian, địa điểm cụ thể, những tình huống cụ thể khi hoạt động giao tiếp diễn ra Có thể quy về hai loại hoàn cảnh giao tiếp đó là: hoàn cảnh giao tiếp có tính quy thức và hoàn cảnh giao tiếp không có tính quy thức

Hoàn cảnh giao tiếp có tính quy thức được tiết chế bởi những nghi lễ, phép tắc do tập thể hay cộng đồng xã hội đặt ra Những nghi lễ, phép tắc đó khiến lời nói của người tham gia giao tiếp phải được chọn lọc, gọt giũa, khuôn theo đúng chuẩn mực Chẳng hạn, giao tiếp trong hội họp, trong tập thể

Hoàn cảnh giao tiếp không có tính quy thức, tức là ít hoặc không bị phụ thuộc hay khuôn theo những nghi lễ, phép tắc, người tham gia giao tiếp có thể thoải mái, tự do dùng lời nói theo ý nghĩ, tình cảm, thói quen, sở thích của

mình Chẳng hạn, giao tiếp trong sinh hoạt đời thường, chuyện trò giữa những người trong gia đình, bạn bè [17, tr.22]

Hoàn cảnh giao tiếp trong lĩnh vực hành chính có đặc điểm rất đặc thù, khác với các lĩnh vực giao tiếp khác Khung cảnh chung của giao tiếp hành chính là khung cảnh pháp lí, mang tính quy thức rất cao Các hoạt động hành chính đều phải theo nội quy, quy chế, điều lệ hay những quy phạm pháp luật

và phải tuân theo quy trình nhất định được các tổ chức thừa nhận

Không gian, thời gian vật lí của giao tiếp hành chính là ở công sở, trong giờ hành chính, có sự chế định bởi những phép tắc, những nghi thức tại trụ sở

cơ quan, nơi mà các thông tin, các quyết định quản lí hành chính được ban hành

Tóm lại, hoàn cảnh giao tiếp hành chính luôn được đặt trong khuôn khổ những nội quy, quy tắc nhất định, mang tính pháp lí và nghi thức rất cao Trong hoàn cảnh giao tiếp ấy, đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ phải nghiêm túc, trang trọng, được gọt giũa và chuẩn mực

1.1.5.2 Vai giao tiếp

Nhân vật giao tiếp gồm những người phát ngôn (nói hay viết) và người nhận (nghe hay đọc) Hai vai này thường hoán đổi cho nhau theo các lượt lời, các cặp thoại Mỗi nhân vật giao tiếp đều có những đặc điểm riêng về giới tính, lứa tuổi, nghề nghiệp, vốn sống, vốn văn hóa, trình độ, tâm lí và tiến hành giao tiếp với tất cả dấu ấn cá nhân đó của họ Vì thế, ảnh hưởng nhất định đến ngôn ngữ mà họ sử dụng khi giao tiếp

Mặt khác, quan hệ giữa các nhân vật tham gia giao tiếp cũng chi phối rất lớn đến ngôn ngữ được sử dụng Mối quan hệ giữa những người tham gia giao tiếp gồm: 1) quan hệ xã hội – quan hệ giữa những người tham gia giao tiếp là ngang bằng hay không ngang bằng được đối chiếu từ cương vị hay

“vai” trong xã hội như chức vụ trong cơ quan hay chức danh trong xã hội: thủ trưởng, nhân viên, cán bộ, công dân, giáo viên, học sinh ; 2) quan hệ họ hàng ruột thịt- quan hệ giữa những người tham gia giao tiếp là ngang bằng

hay không ngang bằng được xét từ cương vị / “vai” trong gia đình, dòng tộc như: ông, bà, cha, mẹ, con, cháu, cô, dì, chú, bác ; 3) quan hệ tình cảm- quan hệ giữa những người tham gia giao tiếp là quen biết hay xa lạ, thân thiện hay đối nghịch, yêu hay ghét [17, tr.23] Trong giao tiếp, người có cương vị/

“vai” cao hơn sẽ có tiếng nói thể hiện quyền lực mạnh hơn; người có cương vị/ “vai” thấp hơn sẽ thể hiện phải sự lễ phép, kính trọng Với người có quan

hệ thân thiết thì nói năng tự nhiên, thoải mái; với người có quan hệ xa lạ thì nói năng cần phải lịch sự, giữ ý Nói chung, những đặc điểm về quan hệ xã hội, quan hệ thân sơ giữa các nhân vật giao tiếp sẽ chi phối nội dung, hình thức và cách thức giao tiếp của họ

Trong giao tiếp hành chính, các nhân vật giao tiếp có tư cách pháp nhân, có vị trí xã hội gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định rõ ràng Vì thế, mối quan hệ giữa các nhân vật giao tiếp là quan hệ quyền lực – pháp lí, mang tính tôn ti, thứ bậc, được xác định trong mối tương quan với vị trí xã hội, vị trí công việc mà họ nắm giữ

Tư cách pháp nhân của các nhân vật trong giao tiếp hành chính, nhất là của người phát, được xác định và thể hiện rõ trong phần nghi thức, giao tiếp như chào hỏi, giới thiệu; hoặc trong một số thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành văn bản, thẩm quyền của người kí ; hoặc được thể hiện trong cách sử dụng từ ngữ để xưng hô như: chức danh (chủ tịch, giám đốc, trưởng ban ), không dùng các từ ngữ chỉ quan hệ cá nhân hay thân tộc (anh, em, cô, dì ), riêng cặp từ ông/ bà được sử dụng nhưng không phản ánh quan hệ thân tộc, cá nhân mà biểu thị sắc thái trang trọng

Mối quan hệ giữa các nhân vật trong giao tiếp hành chính cũng được cụ thể hóa trong các chiều giao tiếp hành chính như sau: 1) các nhân vật giao tiếp có quan hệ không bằng vai về vị trí xã hội/vị trí công vụ thể hiện trong các chiều giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới, từ thủ trưởng tới nhân viên, trục quan hệ vai giao tiếp là trục dọc hướng từ trên xuống; theo đó người phát

ở vị thế cao hơn người nhận, vì thế ngôn ngữ thường mang tính quy định,

quyết định mạnh mẽ, dứt khoát, dùng hành động ngôn từ cho phép, ra lệnh, yêu cầu ; ngược lại, giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên, trục quan hệ vai giao tiếp là trục dọc hướng từ dưới lên, ngôn ngữ thường có tính tường trình, dùng nhiều hành động ngôn từ xin phép, đề nghị, kiến nghị và kết hợp với kính ngữ 2) các nhân vật giao tiếp bằng vai thể hiện trong các chiều giao tiếp ngang hàng Cụ thể là giao tiếp giữa các cơ quan ngang cấp hoặc giữa các đơn

vị, bộ phận, cá nhân cùng cấp trong một hệ thống, tổ chức; trục quan hệ vai giao tiếp là trục ngang do đó, ngôn ngữ mang tính bình đẳng, thường nêu vấn

đề đề các bên cùng giải quyết

1.1.5.3 Mục đích giao tiếp

Mỗi văn bản với nội dung và hình thức của nó đều phục vụ cho một mục đích giao tiếp nhất định Đó có thể thuộc về lĩnh vực tư tưởng, tình cảm, nhận thức hay hành động, thiết lập hay tăng cường quan hệ hoặc tích hợp tất

cả các mục đích đó song, nó đều chi phối và ảnh hưởng nhất định đến việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ Chẳng hạn, khi bàn về một vấn đề thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật thì ngôn ngữ sử dụng phải giàu tính biểu cảm, giàu hình ảnh và mang tính thẩm mĩ cao; khi bàn về vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học thì ngôn ngữ sử dụng phải mang tính chính xác, logic, thiên về lí trí

Mục đích chính của giao tiếp trong lĩnh vực hành chính là trao đổi các thông tin- quản lí, thông tin - pháp lí, phục vụ cho công tác quản lí, điều hành thực thi công vụ Vì thế, mục đích của giao tiếp hành chính là phải vì lợi ích hợp pháp, lợi ích chung của tập thể, xã hội Cũng có khi là lợi ích cá nhân nhưng không được nằm ngoài khuôn khổ, quy định của pháp luật và không gây ảnh hưởng đến lợi ích tập thể Các phát ngôn hành chính phải thể hiện ý chí hoặc tuân theo ý chí của nhà nước, của lãnh đạo, nhất là những phát ngôn đưa ra các quy phạm pháp luật Điều đó đi liền với tính hiệu lực, cứng rắn, một chiều của những phát ngôn này

Theo tác giả Nguyễn Văn Khang, “đối với giao tiếp hành chính thì mục đích luôn rõ ràng, cụ thể Nói cách khác, dường như, không có giao tiếp nào

có mục đích rõ ràng như giao tiếp hành chính Vì thế, hiệu quả của giao tiếp hành chính luôn đặt lên hàng đầu, thậm chí luôn “có sẵn” để định hướng giao tiếp” [41, tr.10]

Hoạt động quản lí hành chính diễn ra thường xuyên, liên tục nên các mục đích giao tiếp thường có sự lặp lại (ví dụ, việc đánh giá công tác tháng/quý/ năm ) Tính kỉ cương, đồng bộ trong hoạt động hành chính dẫn đến tính rập khuôn, định mẫu của ngôn ngữ được sử dụng trong lĩnh vực này (ví dụ, mẫu kế hoạch công tác, mẫu quyết định )

1.1.6 Đặc trưng phong cách ngôn ngữ hành chính

Văn bản hành chính được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp chính thức giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa các cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan,

tổ chức hoặc giữa các cá nhân với nhau trong khuôn khổ pháp luật Do đó, đặc điểm nổi bật của văn bản hành chính là:

- Tính chính xác, rõ ràng

Văn bản hành chính là vãn bản được viết ra chủ yếu để thực thi, do vậy cần phải rất chính xác, rõ ràng Ðặc điểm này chi phối toàn bộ các bình diện ngôn ngữ từ ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp đến cách tổ chức văn bản Trong đó, nổi bật nhất là tính đơn nghĩa về mặt nội dung - từ ngữ được sử dụng phải hướng tới mục tiêu người tham gia giao tiếp chỉ được hiểu theo một nghĩa duy nhất Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý Văn bản hành chính không dùng các phép tu từ hoặc lối biểu đạt hàm ý Mặt khác, ngôn từ trong văn bản hành chính là chứng tích pháp lí, nên không thể tuỳ tiện xoá bỏ, thay đổi, sửa chữa Các văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác đến từng dấu chấm, dấu phẩy

Phong cách ngôn ngữ hành chính cũng đòi hỏi sự chính xác như phong cách ngôn ngữ khoa học Nội dung của VBHC được soạn thảo theo các căn

cứ pháp lí rõ ràng và thường được trình bày minh bạch thành các điều, khoản, chương, mục để người tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và thi hành nghiêm

túc Văn bản hành chính không chính xác, rõ ràng sẽ đưa đến những cách hiểu khác nhau thậm chí nội dung dễ bị lợi dụng, xuyên tạc gây ảnh hưởng đến đời sống xã hội

- Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản cần được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu Muốn văn bản dễ nhớ, dễ hiểu thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học

- Tính khách quan, phi cá tính (tính trung hoà về sắc thái biểu cảm)

Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị bởi

vì loại văn bản này là tiếng nói của của quyền lực nhà nước, chứ không phải tiếng nói riêng của cá nhân dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo Là người phát ngôn thay cho cho cơ quan, tổ chức công quyền, cá nhân không thể tự ý đưa những quan điểm riêng vào nội dung văn bản Trong văn bản hành chính, những biểu đạt tình cảm của cá nhân bị hạn chế ở mức tối đa Các từ ngữ biểu cảm nếu có dùng cũng chỉ có tính ước lệ, khuôn mẫu,

ví dụ: kính chuyển, kính mong, trân trọng Trong đơn từ của cá nhân, khi

muốn trình bày sự việc, người ta chú ý đến những vấn đề biểu ý hơn là biểu cảm

- Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp, theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết là hoàn thành văn bản

VBHC cần trình bày nội dung theo các thể thức khuôn mẫu đã quy định cho từng loại văn bản khác nhau Tính khuôn mẫu văn bản đảm bảo sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính, một số từ ngữ, cụm cố

định như "Căn cứ vào ", "Theo đề nghị ", Các chịu trách nhiệm thi

hành này" , hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp

Phong cách khoa học cũng có tính khuôn mẫu nhưng được thể hiện trong những lược đồ kết cấu riêng lẻ, còn phong cách hành chính quy định theo những khuôn mẫu với những thể loại nhất định Do đó, trong nhiều trường hợp chỉ cần điền nội dung cần thiết vào các bản mẫu có sẵn

1.2 Khái quát về từ ngữ trong tiếng Việt

1.2.1 Khái niệm về từ tiếng Việt

Hiện nay, có tới trên 300 định nghĩa khác nhau về từ tiếng Việt Trong

đó, tiêu biểu là quan điểm của các tác giả sau:

Theo Nguyễn Thiện Giáp: “Từ là đơn vị nhỏ nhất của ngôn ngữ, độc lập về ý nghĩa và hình thức” [37, tr.61]

Tác giả Diệp Quang Ban đứng trên phương diện ngữ pháp cho rằng:

“Từ là đơn vị nhỏ nhất mà có nghĩa và có thể hoạt động tự do (trong câu)” [7,

tr 38]

Tác giả Ðỗ Hữu Châu: “Từ của tiếng Việt là một hoặc một số âm tiết

cố định, bất biến, có một ý nghĩa nhất định, nằm trong một phương thức (hoặc kiểu cấu tạo) nhất định, tuân theo những kiểu đặc điểm ngữ pháp nhất định, lớn nhất trong từ vựng và nhỏ nhất để tạo câu”[13, tr 14 ]

Nhìn chung, các tác giả đều khẳng định: từ là đơn vị nhỏ nhất của ngôn ngữ, có nghĩa, có hình thức độc lập và có khả năng để tạo câu

Vì thế, chúng tôi thống nhất với quan điểm của các tác giả Mai Ngọc

Chừ, Vũ Đức Nghiệu, Hoàng Trọng Phiến trong cuốn “Cơ sở ngôn ngữ học

và tiếng Việt” định nghĩa như sau: “Từ là đơn vị nhỏ nhất có nghĩa, có kết cấu

vỏ ngữ âm bền vững, hoàn chỉnh, có chức năng gọi tên, được vận dụng độc lập, tái hiện tự do trong lời nói để tạo câu” [19, tr 142] Ví dụ:

(1) nhà, người, áo, cũng, nếu, sẽ, thì, đường sắt, sân bay, dạ dày, đen sì, dai nhách

1.2.2 Phân loại các lớp từ tiếng Việt

Căn cứ vào các tiêu chí khác nhau có thể phân loại thành các lớp từ khác nhau Chẳng hạn, theo tiêu chí cấu tạo, có thể phân chia từ đơn và từ ghép; theo tiêu chí nguồn gốc, có thể phân chia từ Hán Việt, từ thuần Việt, từ gốc Ấn Âu; theo tiêu chí phạm vi địa lí, có thể phân chia từ toàn dân và từ địa phương; theo tiêu chí lịch sử, có thể phân chia từ cổ/cũ, từ mới, theo tiêu chí phạm vi hoạt động xã hội có thể phân chia thành từ ngữ hành chính, từ ngữ báo chí, từ ngữ văn chương, khẩu ngữ,…; theo tiêu chí ngữ nghĩa, có thể phân chia thành từ đơn nghĩa, từ đa nghĩa;…

Trong luận văn này, chúng tôi xin đề cập tới phân loại các lớp từ tiếng Việt theo tiêu chí cấu tạo, tiêu chí nguồn gốc, tiêu chí phạm vi địa lí và tiêu chí lịch sử

1.2.2.1 Theo tiêu chí cấu tạo

Theo tác giả Mai Ngọc Chừ, Vũ Đức Nghiệu, Hoàng Trọng Phiến thì:

Từ tiếng Việt được cấu tạo hoặc là bằng cách dùng một tiếng, hoặc là

tổ hợp các tiếng lại theo lối nào đó [19, tr.145]

- Phương thức dùng một tiếng làm một từ sẽ cho ta các từ đơn (còn gọi

là từ đơn tiết) Vậy từ đơn ở đây được hiểu là những từ cấu tạo bằng một tiếng [19, tr 145] Ví dụ:

(2) tôi, bác, người, nhà, cây, hoa, trâu, ngựa đi, chạy, cười, đùa, vui, buồn, hay, đẹp vì, nếu, đã, đang, à, ư, nhỉ, nhé

- Phương thức tổ hợp (ghép) các tiếng lại, mà giữa các tiếng (thành tố

cấu tạo) đó có quan hệ về nghĩa với nhau, sẽ cho ta những từ gọi là từ ghép [19, tr.145] Dựa vào tính chất của mối quan hệ về nghĩa giữa các thành tố cấu tạo, có thể phân loại từ ghép tiếng Việt như sau:

- Từ ghép đẳng lập Đây là những từ mà các thành tố cấu tạo có quan

hệ bình đẳng với nhau về nghĩa Từ ghép đẳng lập biểu thị ý nghĩa khái quát

và tổng hợp Ví dụ:

(3) chợ búa, bếp núc, đường sá, tre pheo, cỏ rả, sầu muộn, chó má, gà qué,

cá mú, xe cộ, áo xống

Từ ghép chính phụ Những từ ghép mà có thành tố cấu tạo này phụ

thuộc vào thành tố cấu tạo kia, đều được gọi là từ ghép chính phụ Thành tố phụ có vai trò phân loại, chuyên biệt hoá và sắc thái hoá cho thành tố chính [19, tr 144] Ví dụ:

(4) tàu hoả, đường sắt, sân bay, hàng không, nông sản, cà chua, máy cái, dưa hấu, cỏ gà xấu bụng, tốt mã, lão hoá xanh lè, đỏ rực, ngay đơ, thẳng tắp, sưng vù

1.2.2.2 Theo tiêu chí nguồn gốc

Trên thực tế, hầu như không có từ vựng của ngôn ngữ nào lại chỉ hình thành, xây dựng bằng con đường “tự nó” Trong những ngôn ngữ được sử dụng khá rộng rãi trên thế giới như tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp người

ta vẫn có thể thấy hàng loạt từ ngữ mà chúng vay mượn, hoặc vốn có nguồn gốc từ ngôn ngữ khác Tiếng Việt cũng không nằm ngoài điều đó

Ở tiếng Việt, chúng ta có thể dễ thấy nhất ở đây là nổi lên đường phân giới giữa hai lớp từ ngữ: lớp từ bản ngữ (còn gọi là lớp từ thuần Việt) và lớp

từ có nguồn gốc khác, xa lạ (còn gọi là lớp từ ngoại lai) Lớp từ ngoại lai được phân thành hai lớp nhỏ hơn: lớp các từ ngữ gốc Hán và lớp các từ ngữ gốc Ấn-Âu (chủ yếu là gốc Pháp)

Các từ gốc Hán nói chung và từ Hán Việt nói riêng, có vị trí rất đặc biệt trong từ vựng tiếng Việt Chúng có số lượng rất lớn và năng lực sản sinh rất mạnh Chúng ra nhập vào mọi lĩnh vực giao tiếp của đời sống người Việt: chính trị, văn hoá, khoa học, kĩ thuật, quân sự, ngoại giao, y tế, pháp luật do quá trình tiếp xúc lâu đời giữa tiếng Hán với tiếng Việt

Các từ gốc Ấn – Âu đã thâm nhập khá nhiều mặt của đời sống xã hội của nước ta Từ đời sống giao tiếp hàng ngày cho đến các ngành văn hóa, nghệ thuật, khoa học, kĩ thuật Ví dụ:

(5) pho mat, kem, ca – phê

Lớp từ thuần Việt là cốt lõi của từ vựng tiếng Việt Nó làm chỗ dựa và

có vai trò điều khiển, chi phối sự hoạt động của mọi lớp từ khác Ngoại trừ những từ ngoại nhập ra, phần cơ bản còn lại được gọi là lớp từ bản ngữ (từ thuần Việt) [19, tr 218]

1.2.2.3 Theo tiêu chí phạm vi địa lí

Căn cứ tiêu chí này, người ta chia ra thành từ địa phương và từ toàn dân

Những từ thuộc một phương ngữ (tiếng địa phương) nào đó của ngôn ngữ dân tộc và chỉ phổ biến trong phạm vi, lãnh thổ, địa phương đó thì được gọi là từ địa phương [19, tr.221]

Có những từ là các sự vật được gọi tên chỉ có ở một vài địa phương nhất định nên tên gọi của của chúng thành từ địa phương Loại này, trong từ vựng chung của từ toàn dân không có từ tương ứng Ví dụ:

(6) măng cụt, chôm chôm, tràm, đước

Có những từ cùng gọi tên một sự vật, hiện tượng với từ trong từ vựng chung, nhưng hai từ khác nhau hoàn toàn về mặt ngữ âm Ví dụ:

(7) gấy – gái, chí- chấy, nác – nước, mắc cỡ - xấu hổ,

Các lớp từ ngữ địa phương hiện đang tồn tại như một tất yếu Điều đó, thể hiện tính đa dạng của ngôn ngữ trong sự tồn tại thống nhất của ngôn ngữ dân tộc

Trừ những từ ngữ thuộc các lớp từ ngữ được sử dụng hạn chế về mặt lãnh thổ (từ địa phương) hoặc về mặt “phương ngữ xã hội” (thuật ngữ, tiếng lóng, từ nghề nghiệp), số còn lại được gọi là lớp từ vựng chung hoặc từ vựng toàn dân [19, tr 226]

Lớp từ này có khối lượng từ ngữ lớn nhất và đóng vai trò nền tảng Nó cũng là cơ sở để thống nhất từ vựng và thống nhất ngôn ngữ dân tộc, đồng thời là tài sản chung để cộng đồng sử dụng làm công cụ giao tiếp chung

1.2.2.4.Theo tiêu chí lịch sử

Theo tiêu chí này, các nhà nghiên cứu chia các lớp từ tiếng Việt thành

từ hiện thời, từ cổ/cũ và từ mới

Các lớp từ cổ/cũ và từ mới đều là hai lớp từ ít được sử dụng trong cộng đồng ngôn ngữ Ngược lại, lớp từ hiện thời là lớp từ đang được sử dụng phổ biến trong cộng đồng ngôn ngữ

1.3 Khái quát về câu trong tiếng Việt

1.3.1 Khái niệm về câu

Từ những thế kỉ III –II trước công nguyên, học phái ngữ pháp Alecxangđria đã định nghĩa như sau: “Câu là sự tổng hợp của các từ biểu thị một tư tưởng trọn vẹn” [7, tr.106]

Trải qua hàng ngàn năm, đến nay định nghĩa về câu đã không dừng lại

ở đó Có rất nhiều khái niệm khác nhau về câu, song tựu chung lại, trong một định nghĩa về câu thường nêu các yếu tố sau:

- Về hình thức: Câu có cấu tạo ngữ pháp bên trong và bên ngoài có tính chất tự lập và có một ngữ điệu kết thúc

- Về nội dung: Câu có nội dung là một tư tưởng tương đối trọn vẹn và

có thể kèm thái độ của người nói hay thái độ, tình cảm của người nói

- Về chức năng: Câu có chức năng hình thành và biểu hiện, truyền đạt

tư tưởng, tình cảm Là đơn vị thông báo nhỏ nhất

- Về lĩnh vực nghiên cứu: Câu là đơn vị của nghiên cứu ngôn ngữ Theo đó, chúng tôi thống nhất quan điểm với tác giả Diệp Quang Ban:

“Câu là đơn vị của nghiên cứu ngôn ngữ có cấu tạo ngữ pháp (bên trong và bên ngoài) tự lập và ngữ điệu kết thúc, mang một ý nghĩ tương đối trọn vẹn hay thái độ, sự đánh giá của người nói, giúp hình thành và biểu hiện, truyền đạt tư tưởng, tình cảm Câu đồng thời là đơn vị thông báo nhỏ nhất” [7, tr.107]

1.3.2 Phân loại câu

Sự phân loại câu trong ngôn ngữ học hiện nay khá phức tạp, dựa vào những tiêu chuẩn rất khác nhau Ở đây, chúng tôi chỉ đề cập đến sự phân loại câu theo cấu tạo ngữ pháp và phân loại câu theo mục đích nói theo quan điểm của tác giả Diệp Quang Ban

1.3.2.1 Phân loại câu theo cấu tạo ngữ pháp

Căn cứ vào cấu tạo ngữ pháp, có thể chia thành câu đơn và câu ghép + Câu đơn

Diệp Quang Ban trong cuốn Ngữ pháp Tiếng Việt chia câu đơn thành

hai kiểu: câu đơn hai thành phần và câu đơn đặc biệt

- Câu đơn hai thành phần là câu đơn có một cụm chủ - vị duy nhất làm thành nòng cốt câu [7, tr.120] Ví dụ:

+ Câu ghép đẳng lập có các vế câu bình đẳng nhau về mặt ý nghĩa, có các kết từ thường đứng ở vế cuối chỉ quan hệ liệt kê (và), chỉ quan hệ nối tiếp (và, rồi), chỉ quan hệ lựa chọn (hoặc, hay); chỉ quan hệ đối chiếu (còn, mà, và)

+ Câu ghép chính phụ: nội dung mối quan hệ giữa 2 vế của câu ghép chính phụ thường là nội dung của các suy lí, vì vậy một trật tự thông thường

là vế phụ đứng trước, vế chính đứng sau Mối quan hệ giữa hai vế câu được thể hiện bằng các cặp kết từ chuyên dụng chỉ quan hệ nguyên nhân – hệ quả (bởi vì nên, nhờ mà); điều kiện/ giả thiết – hệ quả (nếu thì ); nhượng bộ

- tăng tiến (tuy nhưng); mục đích – sự kiện (để thì)

+ Câu ghép qua lại: có các cặp phụ từ hô ứng ở 2 vế câu ghép tạo ra quan hệ qua lại như: vừa mới đã, chưa đã

+ Câu ghép chuỗi: không có từ liên kết, nên mối quan hệ ngữ pháp trong kiểu câu ghép này thường chỉ xác định đúng hoặc gần đúng trong ngữ cảnh và tình huống

1.3.2.2 Phân loại câu theo mục đích nói

Trong giao tiếp, ứng với mỗi mục đích giao tiếp mà người ta có thể chia ra thành các kiểu câu riêng với những đặc điểm riêng về cấu trúc, cụ thể như sau:

Câu tường thuật: được dùng để kể, xác nhận, mô tả một vật với các đặc trưng (hoạt động, trạng thái, tính chất, quan hệ) của nó hoặc một sự kiện với chi tiết nào đó Ngoài cấu trúc câu thể hiện bằng các thực từ và phụ từ của chúng, câu tường thuật nhiều khi còn sử dụng các tiểu từ tình thái riêng để bày tỏ thái độ đối với nội dung câu nói, hoặc đối với người nghe [7, tr.225] Câu tường thuật là cái gốc để tạo nên các kiểu câu khác Ví dụ:

(10) Con đi nhé

Câu nghi vấn: thường được dùng để nêu lên điều chưa biết hoặc còn hoài nghi và chờ đợi sự trả lời, giải thích của người tiếp nhận câu đó [7, tr.226] Câu nghi vấn được cấu tạo nhờ các phương tiện như: đại từ nghi vấn

(ai, gì, nào, như thế nào, sao ); kết từ “hay” và phụ từ nghi vấn (khuôn có

phải… không?); các tiểu từ: à, ư, hả…vào cuối các câu; ngữ điệu Ví dụ:

(11) Anh đọc sách à?, Có phải anh đọc sách không?

Câu mệnh lệnh (câu cầu khiến) được dùng để bày tỏ ý muốn nhờ hay bắt buộc người nghe thực hiện điều được nêu lên trong câu [7, tr 235] Tiếng

Việt tạo kiểu câu này bằng cách thêm một trong các phó từ hãy, đừng,

chớ….vào trước vị ngữ hoặc thêm một trong các trợ từ đi, nào, thôi….vào

cuối câu Ví dụ:

(12) Anh hãy đóng cửa lại đi

Câu cảm thán (câu cảm) được dùng khi cần thể hiện đến một mức độ nhất định những tình cảm khác nhau, thái độ đánh giá, những trạng thái tinh thần khác thường của người nói đối với sự vật hay sự kiện mà câu nói đề cập,

ám chỉ [7, tr.237] Câu cảm thán thường có các thán từ như: ôi, chao, trời

ơi… hay các phó từ chỉ mức độc có ý nghĩa tình thái cao và các trợ từ cuối

câu như: quá, lắm, ghê, thật….Ví dụ:

(13) Ôi, sức trẻ!

1.4 Tiểu kết chương 1

Ngôn ngữ là phương tiện chủ yếu và quan trọng nhất của hoạt động giao tiếp giữa con người với con người Ngôn ngữ hành chính gắn với chức năng làm công cụ giao tiếp trong lĩnh vực hành chính Nó có những đặc thù riêng, khác với các lĩnh vực giao tiếp khác và tất nhiên cũng quy định việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ Ngôn ngữ hành chính có thể tồn tại ở cả dạng nói

và viết nhưng dạng điển hình, bắt buộc phải đảm bảo đúng chuẩn mực của ngôn ngữ hành chính là dạng viết mà sản phẩm cụ thể là văn bản hành chính

Do đó, chúng tôi hướng đến đối tượng cơ bản là ngôn ngữ trong văn bản hành chính tiếng Việt

Ở chương 1, chúng tôi đi sâu trình bày một số vấn đề lí thuyết làm cơ

sở cho việc khảo sát nội dung chính ở chương hai và chương ba, gồm:

- Khái niệm văn bản và văn bản hành chính;

- Các chức năng của văn bản hành chính; đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính và các nhân tố chi phối trong giao tiếp hành chính;

- Khái quát về từ ngữ và câu trong tiếng Việt

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM TỪ NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG

TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ HẢI PHÒNG

2.1 Yêu cầu chung về sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính

VBHC là tiếng nói pháp lí của các cơ quan, tổ chức được thể hiện với những yêu cầu khắt khe về sự chuẩn xác của từ ngữ Từ ngữ trong VBHC phải đảm bảo được những yêu cầu chung đó là: tính chính xác, tường minh; tính khuôn mẫu; tính khách quan, lí trí; tính trang trọng, lịch sự; tính phổ thông, đại chúng

2.1.1 Tính chính xác, tường minh

Ở VBHC tính chính xác của từ ngữ đi liền với sự tường minh được thể hiện ở chỗ: mỗi từ chỉ có một nghĩa và là nghĩa trực tiếp; không dùng từ thừa, thiếu từ, từ đa nghĩa hay các từ gây nên cách hiểu mơ hồ, có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, vì thế phải chính xác đến từng con chữ Nghĩa là ngôn ngữ hành chính phải phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, rõ vấn đề, không

để người tiếp nhận hiểu nhầm hoặc hiểu sai ý, suy diễn thành nhiều ý khác nhau dẫn đến việc thi hành bị sai lạc

Việc sử dụng từ ngữ trong VBHC phải chính xác, tức là phải đúng âm, đúng nghĩa, đúng khả năng kết hợp

Để đảm bảo tính chính xác về mặt từ ngữ, cần phân biệt rõ các từ gần

âm, gần nghĩa, các từ ghép Hán – Việt có yếu tố đồng âm vì rất dễ nhầm lẫn khi sử dụng Ví dụ:

(14) từ nhược điểm (điểm yếu kém), khuyết điểm (điểm thiếu sót)

Do yêu cầu về tính tường minh cho nên trong VBHC không cho phép

sử dụng những từ ngữ có tính đa nghĩa, các thành ngữ, tục ngữ, ca dao, các biện pháp tu từ như: so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân hóa, ngoa dụ, chơi chữ vốn chứa đựng nhiều hàm ý

VBHC hạn chế viết tắt, chỉ viết tắt các từ/các cụm từ cố định và thường

là đã có quy ước cách viết tắt được thống nhất chung cho tất cả các cơ quan khi sử dụng (Ví dụ: Trung ương = TW; Ủy ban nhân dân = UBND ).Các tên riêng như tên cơ quan, tổ chức nếu được viết tắt đều phải có văn bản quy định cách viết tắt và giải thích rõ ràng ý nghĩa của từ/cụm từ viết tắt đó Các thuật ngữ, từ/cụm từ sử dụng nhiều lần trong văn bản nếu được viết tắt thì viết đầu tiên phải quy ước cách viết và giải thích ý nghĩa của từ/cụm từ được viết tắt

2.1.2 Tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu của từ ngữ trong VBHC được biểu hiện ở chỗ: trong mỗi kiểu loại VBHC thường có những khuôn từ ngữ chuyên dụng, được dựng sẵn và dùng ở những vị trí nhất định với các chức năng biểu đạt điển hình VBHC thường dùng các khuôn ngôn ngữ đã được dựng sẵn để tạo lập văn bản Ví dụ:

- Để nêu các căn cứ pháp lí và thực tiễn ở phần mở đầu của nội dung

văn bản quy phạm pháp luật có các khuôn mẫu: căn cứ; xét đề nghị

- Để trình bày mong muốn, nguyện vọng hay đề nghị có các khuôn:

kính đề nghị; rất mong (Sp2) quan tâm, giúp đỡ; xin báo cáo

- Để thể hiện nghi thức giao tiếp, có các khuôn: trân trọng cảm ơn; rất

hân hạnh được đón tiếp

- Để quy định trách nhiệm, quán triệt ý thức trong việc thực hiện văn

bản, đề nghị về thông tin phản hồi, có các khuôn: chịu trách nhiệm thi hành,

yêu cầu,

2.1.3 Tính khách quan, thiên về lí trí

Ngôn ngữ hành chính thể hiện ý chí của nhà nước, của tổ chức, tập thể, không có yếu tố cá nhân Các từ ngữ mang tính công quyền xuất hiện rất

nhiều trong VBHC như: ban hành, đề nghị, yêu cầu, căn cứ vào, chịu trách

nhiệm thi hành, cần/cần phải, có trách nhiệm thực hiện, chấp hành nghiêm chỉnh

Cùng với đó là xu hướng loại trừ tính cá nhân Khi xưng hô trong giao

dịch hành chính phải dùng danh xưng cơ quan, tập thể (ví dụ: Hội LHPN

thành phố đề nghị ) hoặc sử dụng đại từ nhân xưng số nhiều (ví dụ: chúng tôi nhất trí với đề nghị ) Nếu có xưng hô chức danh cá nhân (Chủ tịch Hội LHPN thành phố đề nghị) thì đó cũng là chức danh đại diện cho tập thể cơ

quan, tổ chức Ở đây có sự nhấn mạnh thẩm quyền hay tư cách đại diện cho

cơ quan, thay mặt cho tập thể, tổ chức ra quyết định hay truyền đạt thông tin quản lí Do vậy, tiếng nói của họ không phải là tiếng nói riêng, phản ánh ý chí

cá nhân

Từ ngữ trong văn bản hành chính phải phản ánh khách quan sự việc, hạn chế tối đa những biểu đạt mang tính cảm xúc, tình cảm cá nhân Vì thế, từ ngữ được sử dụng trong VBHC mang sắc thái trung tính, không kèm sắc thái biểu cảm cao hoặc mang sắc thái văn chương Ví dụ, không viết:

- Các cấp Hội tích cực hưởng ứng phong trào làm mĩ lệ đường phố

xanh – sạch- đẹp

VBHC không dùng các từ ngũ biểu cảm, từ tượng hình,từ tượng thanh,

từ láy, các hư từ tình thái Ngay cả trong đơn từ của cá nhân, khi trình bày nguyện vọng riêng, người ta cũng thiên về sử dụng những từ ngữ biểu ý, đưa

ra những căn cứ hợp lí hơn là dùng các từ ngữ biểu cảm, chỉ hợp tình

2.1.4 Tính trang trọng, lịch sự

VBHC dùng ngôn ngữ gọt giũa, ngôn ngữ văn hóa; không dùng khẩu ngữ thông tục, bất nhã, bởi chúng sẽ gây nên phản ứng xấu ở đối tượng tiếp nhận, từ đó dẫn đến sự thiếu tôn trọng đối với văn bản và đối tượng ban hành văn bản Ví dụ, không viết :

Từ ngữ trong VBHC cần tuân thủ các nghi thức hành chính Việc dùng các từ ngữ phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp có tính nghi thức; có sự phân biệt thứ bậc hành chính; cách xưng hô phải lịch sự, đúng thứ bậc hành chính giữa cấp trên với cấp dưới, ngang cấp, cơ quan ngoài hệ thống và với công dân Văn bản của cấp trên gửi cấp dưới không được tỏ thái độ hách dịch, trịch thượng hay dọa nạt Văn bản của cấp dưới gửi cấp trên tránh lỗi diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợt sệt hay nịnh bợ, ngược lại cũng không cho phép diễn đạt xách mé, tỏ thái độ thiếu tôn trọng cấp trên Ví dụ, không viết:

(16a) Chúng tôi không thể chấp nhận được đề nghị của Hội LHPN huyện X

(17) Vậy, kính đề nghị Trung ương Hội LHPN Việt Nam tặng kỉ niệm

chương cho các cá nhân

2.1.5 Tính phổ thông, đại chúng

Để đảm bảo tính phổ thông đại chúng, VBHC cần sử dụng lớp từ ngữ toàn dân Không dùng từ ngữ địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ ngữ nước

ngoài tùy tiện như: vô, cớm, chạy, dù, sếp, víp, coment

2.2 Các lớp từ ngữ được sử dụng trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng

Ngữ liệu khảo sát là 900 trang văn bản hành chính được chọn ngẫu nhiên, thuộc nhiều thể loại khác nhau do Hội LHPN Hải Phòng ban hành từ năm 2006 đến năm 2016 Số lượng thống kê được trong 900 trang văn bản là 188.534 lượt từ Kết quả khảo sát được thể hiện cụ thể trong các mục sau

2.2.1 Các lớp từ ngữ trong VBHC xét theo nguồn gốc

Xét theo nguồn gốc, các lớp từ được sử dụng trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng gồm: từ thuần Việt, từ Hán – Việt và từ Ấn Âu Số liệu

thống kê các lớp từ trong VBHC của Hội LHPN Hải Phòng xét theo nguồn gốc được tổng hợp trong bảng 2.1 dưới đây

Bảng 2.1 Thống kê các lớp từ ngữ trong VBHC xét theo nguồn gốc

Lớp từ ngữ

Thể loại VB

Từ thuần Việt Từ Hán - Việt Từ Ấn - Âu Tổng

Quyết định 2.770(18,4%) 12.269(81,5%) 16(0,1%) 15.055(100%) Quy chế 6.545(27,3%) 17.405(72,6%) 12(0,1%) 23.962(100%)

Kế hoạch 5.032(20,9%) 18.972(79%) 12(0,1%) 24.016(100%) Báo cáo 7.960(26,6%) 21.849(73%) 121(0,4%) 29.930(100%) Hướng dẫn 6.041(21,5%) 21.925(78,4%) 10(0,1%) 27.976(100%)

Tờ trình 3.207 (20,6%) 12.358(79,4%) 0(0%) 15.565(100%) Giấy mời 2.018(16,1%) 10.483(83,8%) 9(0,1%) 12.510(100%) Chương trình 5.260(21,7%) 18.955 (78,2%) 25(0,1%) 24.240(100%) Công văn 3.714(24,3%) 11.460(75%) 27(0,7%) 15.280 (100%) Tổng 42.547 (22,6%) 145.676

từ thuần Việt là lớp từ ngữ còn lại trong tiếng Việt sau khi đã loại trừ các từ ngữ Hán – Việt và Ấn – Âu

Kết quả thống kê cho thấy, trong tất cả thể loại VBHC của Hội LHPN Hải Phòng, lớp từ thuần Việt chiếm tỉ lệ không nhiều chỉ khoảng 22,6%, trong các văn bản cá biệt thì chưa đến 19% Sở dĩ có hiện tượng đó là do từ ngữ thuần Việt thường có ý nghĩa cụ thể, mang tính biểu cảm hoặc tính khẩu ngữ, ngôn ngữ sinh hoạt đời thường nên không phù hợp trong lĩnh vực giao tiếp hành chính Lĩnh vực giao tiếp hành chính vốn có tính trang trọng,