chuyên đề 15 kỹ năng soạn thảo văn bản

nội dung bài soạn slide chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019; nội dung bài soạn slide chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019; nội dung bài soạn slide chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019

Người soạn: Âu Phương Thảo Khoa Nhà nước và pháp luật

Chương trình BDKTQLNN ngạch chuyên viên

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Kết cấu bài giảng

III Quy trình xây dựng và ban hành

văn bản quản lý nhà nước

I

Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo

văn bản quản lý nhà nước

1 Khái niệm, đặc điểm VBQLNN

a Khái niệm

QLNN

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VBQLNN

Hiểu theo nghĩa chung nhất:

VB là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định

Văn bản có

tính quyền lực

nhà nước

Văn bản không có tính quyền lực

nhà nước

KHÁI NIỆM VĂN BẢN QLNN

VBQLNN là những QĐ và thông tin QL thành văn (được VB hoá) do các cơ quan QLNN và người có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định, nhằm điều chỉnh các mối quan

hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức

và công dân.

b Đặc điểm của VBQLNN

• Về mặt chủ thể ban hành văn bản: do các cơ quan

nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành.

• Về cách thức xây dựng và ban hành: theo trình tự,

thủ tục, thẩm quyền, hình thức nhất định;

• Về mục đích ban hành: cung cấp thông tin, truyền

đạt thông tin và ban hành các mệnh lệnh quản lý của NN để điều chỉnh các MQH quản lý nội bộ NN hoặc giữa các cơ quan NN với các tổ chức và công dân

• Về sự đảm bảo thực hiện: được NN bảo đảm thực

hiện bằng 1 loạt các biện pháp khác nhau

VB CHUYÊN NGÀNH

a Văn bản QPPL

VBQPPL là văn bản có chứa quy phạm pháp luật , được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định

(điều 2, Luật BHVBQPPL 2015)

Quy phạm pháp luật

• Là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do CQNN, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành

và được Nhà nước bảo đảm thực hiện

• (khoản 1, điều 3, Luật BHVBQPPL 2015)

Trong đó: Văn bản dưới luật gồm:

-Văn bản dưới luật mang tính chất luật

-Văn bản dưới luật lập quy (văn bản pháp quy)

Được áp dụng nhiều lần trong đời sống

Tên gọi, nội dung, trình tự ban hành được PL quy định

Được NN bảo đảm thực hiện bằng sức mạnh cưỡng chế NN …

Nhằm để điều chỉnh các QHXH

b Văn bản HCNN:

Được ban hành để giải quyết các vụ việc cụ thể; để truyền đạt thông tin phục vụ cho h/động QL điều hành, làm căn cứ ban hành

VBQLNN

VBHC thông thường cá biệt VBHC

* Văn bản hành chính

thông thường

Là VB dùng để: truyền đạt thông tin trong

h/động QLNN, hoặc giải quyết các công

việc trong hoạt động QLNN

Theo NĐ số 09/2010/ NĐ-CP

Có 29 loại

Đặc điểm của văn bản hành chính

thông thường

23 Giấy giới thiệu,24.Giấy nghỉ phép, 25.Giấy đi đường, 26.Giấy biên nhận hồ sơ, 27.Phiếu gửi,

28.Phiếu chuyển, 29.Thư công

* Văn bản hành chính cá biệt

Hình thức VB cá biệt

-Lệnh -NQ cá biệt -QĐ cá biệt -Chỉ thị

-Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy

Đặc điểm của VBHC cá biệt

(1) Do CQ, TC, cá nhân có thẩm quyền ban hành

(2) Thuộc loại VB áp dụng PL

(3) Giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt

(4) Áp dụng một lần đối với đối tượng cụ thể, được chỉ

định rõ

(5) Có tính đơn phương và bắt buộc thi hành ngay

c.Văn bản chuyên ngành

- Là loại VB đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan quản lý NN theo ngành và lĩnh vực.

- Được mẫu hóa.

-Cơ quan, tổ chức khác khi sử dụng không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức văn bản

II.YÊU CẦU CHUNG VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Về

nội

dung

3 Về ngôn ngữ

2 Về thể thức

và KT trình bày

1 Yêu cầu chung về nội dung văn

bản

1 Yêu cầu chung về nội dung văn

bản

2 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức VB là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao gồm những thành phần chung

và các thành phần bổ sung,

được thiết lập và trình bày

theo quy định của PL.

Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang

Quy định pháp luật về cách trình

bày thể thức trong văn bản

- Luật ban hành VBQPPL 2015; Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP (quy định thể thức VBQPPL)

- TT số: 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản HC

1 4 5

2 3

6

9

7a 7c 7b

Thành phần thể thức VBHC

(1) Quốc hiệu

(2) Tên cơ quan, tổ chức BHVB

(3) Số, ký hiệu của VB

(4) Địa danh và ngày, tháng, năm BHVB

(5a) Tên loại và trích yếu nội dung VB

(5b) Trích yếu nội dung công văn

(6) Nội dung VB

(7a, 7b, 7c) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký

(8) Dấu của cơ quan, tổ chức

(13) Ký hiệu người đánh máy; số lượng bản phát hành

(14) Địa chỉ CQ, TC; E-Mail, Website; số ĐT, Telex, Fax

(15) Logo

2

10b

3 5b 10a

6

9b

7a

7c 7b

8

10b

10a 10b

10a 10b 10a

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Chữ in hoa, 12-13,

đứng, đậm

Chữ in thường, 13-14, đứng, đậm

(1) Quốc hiệu

Ô số 1

2.Tên cơ quan

ban hành

In hoa, đứng, đậm, 13,

phía dưới có đường kẻ

ngang, nét liền, độ dài từ

1/3  1/2 độ dài của dòng

chữ và đặt cân đối so với

dòng chữ

là tên của CQ có thẩm quyền BH VB căn cứ theo quy định của PL

Ô số 2

Trình bày trên 1 dòng,

kiểu chữ đứng, cỡ 13

Ô số 3

Số: /Năm ban hành/

Viết tắt tên loại – Viết tắt tên CQ ban hành

Số: /Viết tắt tên loại-Viết tắt tên CQ ban hành

Số: /Viết tắt tên CQ ban hành – Viết tắt tên đơn vị soạn thảo

(Không có ký hiệu CV)

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH

4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành

- Trình bày bằng chữ in thường, 13-14, nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy;

- Đặt canh giữa dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Đc thông qua

Ô số 4

1 âm tiết, hoặc số thứ tự

TÊN LOẠI VĂN BẢN

TÊN GỌI VĂN BẢN

In hoa, cỡ chữ 14, kiểu đứng, đậm

In thường, cỡ 14, kiểu đứng, đậm

5 TÊN VĂN BẢN

Ô số 5

VBQPPL

TÊN LOẠI VĂN BẢN

TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN

In hoa, cỡ chữ 14,

kiểu đứng, đậm

In thường, cỡ 14, kiểu đứng, đậm

TÊN VĂN BẢN

Ô số 5a

VBHC

in thường, 12-13, đứng Dưới số, ký hiệu VB

6 NỘI DUNG VĂN BẢN

Căn cứ ban hành VB:

• Được thể hiện bằng chữ in thường,

nghiêng, cỡ 14, dưới phần tên của VB;

• Sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng

có dấu (;)

• Căn cứ cuối cùng VBQPPL kết thúc bằng

dấu chấm (.); VBHC kết thúc bằng là dấu (,)

-Tuỳ theo thể loại VB để trình bày nội dung của VB;

- VB có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Đối với VBQPPL: điều 62,Nghị định CP

34/2016/NĐ-Đối với VBHC: điều 11, thông tư 01/2011/TT-BNV

Phần Nội Dung:

Bố cục “văn điều khoản”

Phần I Chương I

7b, in thường,

13-14, đứng đậm

Chữ ký của người có thẩm quyền:

7c

Ô số 7

Con dấu của CQ, TC ban hành

- Chỉ được đóng vào

VB khi người có thẩm quyền ký VB.

- Được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Ô số 8

(8) Dấu của cơ quan, tổ chức:

9 NƠI NHẬN được trình bày tại ô số 9

số 9a và 9b

Phần nơi nhận trình bày tại ô số 9a

• Gồm từ “Kính gửi” và tên CQ, TC trực tiếp giải

quyết công việc

• In thường, 13-14, đứng

• Gửi cho 1 CQ: trình bày trên 1 dòng

• Gửi cho nhiều CQ: xuống dòng, mỗi CQ trình

bày trên 1 dòng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối có dấu (;), dòng cuối cùng có dấu (.)

Phần nơi nhận trình bày tại ô số 9b

• Gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê

CQ, TC nhận VB.

• “Nơi nhận”: trình bày trên 1 dòng

riêng, có dấu (:), bằng chữ in thường, 12, nghiêng, đậm.

• Phần liệt kê: in thường, 11, đứng,

mỗi CQ trình bày trên 1 dòng riêng, dầu dòng có (-), cuối có dấu (;), dòng cuối gồm chữ “Lưu: VT, ”

Đối với VBQLHCNN (9a, 9b)

-Từ “”Nơi nhận” : 12, nghiêng, đậm

- Liệt kê nơi nhận: 11, thường

Đối với VB của Đảng (8a, 8b)

-Từ “”Nơi nhận” : 14, thường, đứng,

ko đậm, có gạch chân.

- Liệt kê nơi nhận: 12, thường

Thành phần thể thức VBHC

(1) Quốc hiệu

(2) Tên cơ quan, tổ chức BHVB

(3) Số, ký hiệu của VB

(4) Địa danh và ngày, tháng, năm BHVB

(5a) Tên loại và trích yếu nội dung VB

(5b) Trích yếu nội dung công văn

(6) Nội dung VB

(7a, 7b, 7c) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký

(8) Dấu của cơ quan, tổ chức

1 4 5b

9a

2

10b

3 5a 10a

1 4 5b

9a

2

10b

3 5a 10a

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN

TỐI MẬT

THƯỢNG KHẨN

KHẨN

Trên ô Quốc hiệu

- XEM XONG TRẢ LẠI

ĐỊA CHỈ GIAO DỊCH

Địa chỉ cơ quan, SĐT,

số Fax, Telex, Email…

Ô số 14 - Phần cuối trang 1

- In thường, 11-12, đứng

3 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

2 YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ

Một số lưu ý khi diễn đạt ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước

• Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực;

văn phong HC- công vụ; HC- Pháp lý

III QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ

BAN HÀNH VĂN BẢN

Là trình tự các bước tiến hành

trong quá trình xây dựng và

ban hành VB.

1 Các quy định pháp lý

2 Quy trình chung xây dựng và

ban hành văn bản QPPL

Quy trình ban hành VBQPPL

QUỐC

HỘI

CHỦ TỊCH NƯỚC

CHÍNH PHỦ

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

BỘ TRƯỞNG

HĐND UBND

Luật ban hành VBQPPL năm 2015,

Gửi và lưu trữ

TRÌNH

TỰ CHUNG

2 3

Nêu sáng kiến

Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo

Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý

b.Quy trình ban hành văn bản hành chính

4 Kiểm tra dự thảo

IV SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI

VĂN BẢN THÔNG DỤNG

VĂN BẢN

CÓ TÊN LOẠI

VĂN BẢN KHÔNG CÓ TÊN LOẠI (CÔNG VĂN)

Quyết định cá

biệt

Tờ trình Biên bản Thông báo Báo cáo

Cấu trúc

Gồm

2 phần:

Phần mở đầu: Nêu các căn cứ

ban hành (căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn)

Phần nội dung của quyết định

• Điều 1 Trình bày chủ đề chính của văn bản

• Điều 2 Và các điều tiếp theo cần trình bày

những nội dung nhằm cụ thể hoá Điều 1 Đó là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ quan, cá nhân nói đến ở Điều 1.

• Điều cuối cùng (điều khoản thi hành) Trong

đó xác định rõ những đối tượng nào có trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ chức, cá nhân).

Công

văn Có nhiều loại C/V: c/v chất vấn, y/c, kiến nghị; c/v c/v mời họp;

trả lời; c/v đôn đốc; c/v hướng dẫn, giải thích…

là văn bản dùng phổ biến trong các CQ để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, phản ánh tình hình, hướng dẫn thực hiện hoặc trả lời, đề nghị vv…với những nhiệm vụ có liên quan

Công văn trả lời

• Phần mở đầu: ghi rõ trả lời theo công văn,

số, ký hiệu, ngày tháng năm, của ai, về vấn

đề gì;

• Phần nội dung: nêu những câu trả lời trực

tiếp từng vấn đề được yêu cầu, nêu phần nào hoặc vấn đề nào chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do vì sao;

• Phần kết thúc: thể hiện sự quan tâm của

người trả lời đối với người hỏi (mang tính xã giao).

Gồm 3 phần:

3.Tờ trình: Loại VB dùng để đề xuất với cấp trên hay CQ chức năng một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt

dự kiến khó khăn, đề xuất giải pháp, kiến

nghị…

Bày tỏ sự mong muốn được chấp thuận

4 Biên bản

• Là hình thức VB được dùng đề ghi chép lại

sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của CQ, tổ chức; do những người có trách nhiệm thực hiện.

• Cấu trúc:

+ Phần mở đầu: ghi thời gian, địa điểm, thành

phần tham dự

+ Phần nội dung: ghi diễn biến sự kiện

+ Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận; thông qua

biên bản

5 Thông báo

-Là VB dùng để truyền đạt nội dung 1 quyết định, 1 sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các CQ, đơn vị, cá nhân liên quan biết để thực hiện -Bố cục gồm 3 phần:

Xác định rõ thời gian

có hiệu lực

XIN CHÀO CÁC ĐỒNG CHÍ!