Tóm tắt luận văn Thạc sĩ: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương

Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung về nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp.

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Đối tác xuyênThái Bình Dương là công ty kinh doanh quy mô lớn, có mạng lướitiêu thụ rộng khắp cả nước Hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnhvực: nhập khẩu và phân phối các loại bánh kẹo nước giải khát từNhật Bản Ở công ty, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra thườngxuyên, liên tục mỗi ngày nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro Việc kiểmsoát tốt được các hoạt động này là điều kiện quan trọng để giúp Công

ty TPP duy trì, mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như đạt đượcmục tiêu đề ra Tuy nhiên, công tác KSNB chu trình bán hàng và thutiền tại Công ty TPP hiện nay đang còn tồn tại một số bất cập đòi hỏiphải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tínhđủ; Tiền thu vào từ hoạt động bán hàng cũng như hàng hoá của công

ty không bị thất thoát Bán hàng – Thu tiền là khâu vô cùng quantrọng đối với sự sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào, hơn hết việcnày cũng cần có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận Điều đó cho thấyCông ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái Bình Dương cần hoànthiện hơn nữa KSNB chu trình bán hàng và thu tiền để phục vụ choviệc quản lý các hoạt động kinh doanh của mình

Dưới vai trò là một kế toán tại đơn vị, với mục đích xây dựngtrong Công ty TPP một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ và hiệuquả nên bản thân đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái BìnhDương” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Luận văn trình bày những vấn đề lý luận cơ sở lý thuyết chung vềnội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

doanh nghiệp Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng thu tiền tại công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái BìnhDương trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt hoạtđộng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại côngty.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên Thái BìnhDương

Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH XNK Đối tác Xuyên

Thái Bình Dương

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống và phương phápthu thập thông tin bằng việc khảo sát thực trạng của Công ty thôngqua việc phỏng vấn trực tiếp và thu thập các thông tin từ các tài liệu

có sẵn của công ty

5 Bố cục đề tài

Chương I: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu

tiền trong doanh nghiệp

Chương II: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương

Chương III: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty TNHH XNK Đối tác xuyên Thái Bình Dương

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hiện nay các doanh nghiệp không những cạnh tranh với cácđối thủ bên ngoài, mà bản thân doanh nghiệp cũng là một cuộc canhtranh không ngừng để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp thôngqua việc kiểm soát tốt các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó

việc tạo ra doanh thu và kiểm soát tốt các hoạt động trong chu trìnhbán hàng – thu tiền là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra được lợi thếcạnh tranh riêng trên thương trường Cũng chính vì vậy mà đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền” được rất nhiều tác giảkhác nhau nghiên cứu Bài viết này tác giả đã tham khảo, tìm hiểucác đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền Cụ thể:

Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), luận văn Thạc sĩ kinh

tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soátnội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty thông tin diđộng (VMS)”, luận văn sử dụng các phương pháp thu thập thông tin

từ số liệu thực tế sau đó phân tích, đối chiếu, so sánh để làm rõ vấn

đề nghiên cứu Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu tình hìnhthực tế của doanh nghiệp, chỉ ra được các dịch vụ như: viễn thông,thông tin di động có các đặc điểm làm ảnh hưởng đến việc kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp và đặc biệt là chu trình bán hàng- thu tiền;nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại Từ đó luận văn đưa ra đượcnhững giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhbán hàng thu tiền tại Công ty thông tin di động

Đề tài của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), luận văn Thạc sĩkinh doanh, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối vớidoanh thu và tiền thu bán điện tại công ty TNHH MTV Điện lực ĐàNẵng”, luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợpcác phương pháp phân tích, so sánh đối chiếu, chứng minh để đi sâuvào tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiềnthu bán hàng tại doanh nghiệp qua đó đánh giá những kết quả đạtđược và những hạn chế cần khắc phục Tuy nhiên, luận văn này tácgiả mới chỉ đưa ra được những giải pháp tổng quát, chưa đi vào cụ

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), luận vănThạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăngcường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thôngquãng Ngãi”, trong luận văn tác giả tập trung nghiên cứu kiểm soátnội bộ trong hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông và thu cước viễnthông, nêu ra được các đặc điểm khác biệt trong hoạt động sản xuấtkinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông Tác giả sử dụngphương pháp luận duy vật biện chứng và kết hợp phương pháp phântích, so sánh đối chiếu chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu vàđưa ra các giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng vàthu tiền tại đơn vị

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) luận văn Thạc sĩkinh doanh, đại học Đà Nẵng “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”.Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử

và các phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, phân tích

so sánh để đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về KSNB chutrình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực sách và thiết bị trường họctại văn phòng công ty và 6 nhà sách tại TP Đà Nẵng của công ty Cổphần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng Qua đó đánh giá đượcnhững kết quả đạt được và các hạn chế còn tồn đọng cần phải đượckhắc phục đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tạicông ty Và đưa ra được các giải pháp để hoàn thiện các thủ tục kiểmsoát chu trình bán hàng và thu tiền

Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012), luận văn thạc sĩkinh tế, chuyên ngành kế toán Đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểm

soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phầnPymepharco”, Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thứcấp phương pháp phỏng vấn và phương pháp đôi chiếu để làm rõ vấn

đề nghiên cứu, chỉ rõ thực trạng của doanh nghiệp và đưa ra giảipháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn

vị Cụ thể là tác giả đã chỉ ra được những đặc thù riêng về KSNBtrong hoạt động kinh doanh các sản phẩm như thuốc, trang thiết bị,dụng cụ y tế…Tác giả cũng đưa ra được các giải pháp để tăng cườngKSNB có tính thực tiễn rất cao nhưng lại chưa đưa ra được cơ sở làmnền tảng cho việc kiểm tra kiểm soát

Đề tài của tác giả Dương Thị Thuý Liễu (2012) luận văn thạc

sĩ kinh doanh, chuyên ngành Kế toán, đại học Đà Nẵng “Kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su ĐàNẵng” tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát

và phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên, nhân viên kinh doanh cóliên quan đến chu trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn

vị Tác giả đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác quản lí kiểm soátchu trình bán hàng thu tiền tại công ty để từ đó chỉ ra những yếu kémcòn tồn đọng và cuối cùng là đi vào hoàn thiện đưa ra các giải phápnhằm nâng cao năng lực quản lí hoạt động KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng

Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013), luận văn thạc

sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “Tăng cường kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu nànhViệt Nam – Vinasoy” Luận văn sử dụng phương pháp phân tích sosánh, đối chiếu, chứng minh… để làm rõ vấn đề nghiên cứu, chỉ rõđược thực trạng của doanh nghiệp trong công tác KSNB đối với chutrình bán hàng và thu tiền, cũng như đưa ra được những giải pháp để

hoàn thiện KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công tySữa Đậu Nành Việt Nam- Vinasoy.

Đề tài của tác giả Khương Thị Lan Anh (2013) luận văn thạc

sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, đại học Đà Nẵng “ Tăng cườngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần

xi măng Hải Vân” Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệuthứ cấp, phương pháp phỏng vấn, và phương pháp đối chiếu để làm

rõ vấn đề nghiên cứu, nêu lên được thực trạng cụ thể mà doanhnghiệp đang gặp phải trong vấn đề kiểm soát chu trình bán hàng vàthu tiền Luận văn cũng đưa ra được các biện pháp tương đôi hữuhiệu nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát Các giải pháp đưa ragiúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn Công

ty Cổ phần xi măng Hải Vân có thể vận dụng một cách linh hoạtnhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tạingay đơn vị mình

Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về KSNB chu trình doanh thu

và thu tiền trong các doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thông, điện lực,xăng dầu, xi măng… Tuy nhiên vẫn chưa có Đề tài nào nghiên cứuKSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong các công ty kinh doanhcác mặt hàng bánh kẹo, nước giải khát nhập khẩu

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

a Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của ủy ban COSO (2013) (Committed OfSponsoring Organization) – là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc giaHoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính –kiểm soát nội bộ đượcđịnh nghĩa như sau: “KSNB là một tiến trình được thiết lập và vậnhành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, đượcthiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được cácmục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật vàquy định liên quan”

b Các khía cạnh của kiểm soát nội bộ

Tính hướng đến mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Có thể chia mục tiêu của một tổ chức thành 3 loại chính nhưsau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ

Kiểm soát nội bộ là một tiến trình

Đây được xem là phương tiện để đạt được mục đích hơn làmục đích cuối cùng

Kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người

Khi có các chính sách, thủ tục cho hoạt động kiểm soát rồi thìviệc thực hiện được việc kiểm soát đó hay không lại tuỳ thuộc vàocon người trong tổ chức

Kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm ở mức độ hợp lý

Tổ chức nào cũng sẽ bị giới hạn về mặt nguồn lực đặc biệt làyếu tố con người, đa phần các tổ chức sẽ ưu tiên phân bổ nguồn lựccho các hoạt dộng chính, trực tiếp tạo ra giá trị lợi nhuận cho tổchức

Tính thích ứng của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ có thể được áp dụng cho các cơ cấu tổ chức khácnhau cũng như các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức Vậy nên,

dù tổ chức được cấu trúc theo hình thức nào đi chăng nữa thì kiểm soátnội bộ cũng đều có thể được thiết lập một cách phù hợp với cách thức vậnhành của tổ chức đó

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát.

Theo TS Đường Nguyễn Hưng (2016) “Môi trường kiểm soát

là tập hợp các chuẩn mực, các quy trinh, và các cấu trúc thiết lập cơ

sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức”

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc tìm ra và phân tích khả năng rủi ro cóthể xảy ra đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức Đây là việclàm liên tục, được lặp đi lặp lại để nhằm thích ứng với sự thay đổibên trong cũng như bên ngoài của tổ chức

c Hoạt động kiểm soát: Là thủ tục, chính sách được thiết lập

bởi Ban lãnh đạo đơn vị nhằm thực hiện việc kiểm soát để đạt mụctiêu quản lý cụ thể Dựa trên 3 nguyên tắc sau:

- Thiết lập các mức rủi ro có thể chấp nhận được trong việcthực hiện các mục tiêu

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức để thực hiệncác hoạt động kiểm soát

- Việc kiểm soát dựa trên các chính sách và các thủ tục thực

thi chính sách

d Thông tin và trao đổi thông tin

Trao đổi thông tin được diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chứcnhằm cung cấp thông tin cho việc thực hiện các trách nhiệm củakiểm soát nội bộ

Hoạt động giám sát.

Đây là hoạt đông diễn ra thường xuyên hoặc nhằm thực hiệnviệc đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá chuyên biệt nhằm xem xétcác bộ phận trong tổ chức có đang thực hiện các hoạt động kiểm soáthay không, trong thực tế nhiều tổ chức kết hợp cả 2 hình thức đánhgiá cùng một lúc để nhằm đưa ra được kết quả đánh giá chính xác,khách quan nhất

1.1.3 Hạn chế của HTKSNB

Về chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB

Về khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tácđộng đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

a Nội dung và đặc điểm bán hàng và thu tiền

Nội dung: Để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các

quá trình sau: Tìm kiếm thị trường và khách hàng; Quảng cáo vàkhuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng vớikhách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhậntiền thanh toán khách hàng

Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền:

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữuhàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp

với khách hàng của doanh nghiệp

Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán

- Phương thức tiêu thụ: Gồm phương thức bán buôn, Phương

thức bán lẻ

+ Đối với bán buôn: Công ty sẽ cung cấp hàng đến các chuỗi

siêu thị như: AEON, Big C, Letee Mart, SeVen Eleven, FamilyMart…, các nhà phân phối lớn như: Trí Châu Thanh, Khánh Minh,Huy Hằng Anh, Nhật Hoàng, Thạnh Hưng… Đa số các khách hàngnày được ràng buộc chặt chẽ với công ty thông qua hợp đồng mà 2bên đã ký kết

Phương thức thanh toán: Mua hàng thanh toán ngay; công

nợ theo hợp đồng

Các rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

- Rủi ro về bán hàng: Xuất hàng bán khi không được phép;

Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu;

- Rủi ro về thu tiền: Người được giao nhiệm vụ thu tiền của

khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty

- Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không

được ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phảithu

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Nội dung kiểm soát nội bộ khâu bán hàng

 Mục tiêu

Mục tiêu chính trong khâu bán hàng là đảm bảo bán đúng giácho khách hàng, bảo đảm khả năng thu tiền hàng và thực hiện nghiệp

vụ bán hàng một cách hiệu quả

Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Khi tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng có thể gửi đơn đặthàng qua nhiều hình thức khác nhau, vì vậy rất dễ xảy ra sai sót

Quy trình giao hàng cho khách hàng: Khi thực hiện việc

giao hàng cho khách hàng có thể xảy ra sai sót như: thừa, thiếu, saiquy cách, chủng loại, hạn sử dụng của hàng hoá…

Quy trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng

có thể không được giao lại đầy đủ kịp thời cho các bên liên quan, cóthể hỏng hoặc mất

Thủ tục kiểm soát

Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng

- Khi tiếp nhận đơn hàng

- Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng

- Khi áp giá bán cho các đơn hàng

- Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng

- Việc phê chuẩn bán hàng và thông báo về đơn hàng đã được

b Nội dung kiểm soát nội bộ khâu thu tiền

 Mục tiêu

Đảm bảo công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời,

không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền khách hàng Rủi ro Thu tiền khách hàng:

Trong trường hợp thu tiền ngay tại công ty hoặc thu tiền qua

tài khoản ngân hàng

Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Việc lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng không được lậpmột cách chính xác, đầy dủ, kịp thời

Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Các khiếu nại của khách hàng không được tiếp cận một cáchđầy đủ, kịp thời

Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:

Khi đối chiếu công nợ với KH: phải có biên bản đối chiếu,biên bản phải được lập đúng đắn (căn cứ trên số liệu theo dõi ở hệthống, các đơn hàng phát sinh thực tế, phiếu đặt hàng…)

Báo cáo công nợ phải thu với khách hàng: Sau khi đối chiếucông nợ 3 bên, giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh, bộ phận kếtoán bán hàng thì người thực hiện đối chiếu công nợ phải lập báo cáotổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

Khi tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng về việc giảm giáhàng bán hoặc trả hàng thì NVKD có trách nhiệm tiếp nhận và báocáo kịp thời đến bộ phận kế toán và ban quản lí

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã tổng hợp các vấn đề về lý luận cơ bản trong hệthống KSNB đối với việc bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp