Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện. Nghiên cứu trường hợp của công ty cổ phần Lục giác (Hexagon)

Từ những vấn đề trên, Tác giả tiến đến nghiên cứu đề tài “Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện.. Qua đây, tác giả cũng có đóng góp một vài ý kiến, đề xuất, giải

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Sự kiện và tổ chức sự kiện chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống conngười và đời sống xã hội Một phần lớn cuộc sống của mỗi con người được tạo nênnhờ các sự kiện Tổ chức sự kiện không chỉ đem lại những lợi ích về kinh tế mà nócòn mang trong mình những ý nghĩa to lớn về mặt tinh thần, xã hội, chính trị Ví dụnhư các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừa là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triểnnhững giá trị về văn hóa, nơi gắn kết cộng đồng, củng cố các giá trị tinh thần Ngàynay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạtđộng tiếp thị và quan hệ công chúng chỉ đứnng sau quảng cáo và nghiên cứu thịtrường Mỗi cá nhân hay tổ chức, đều nhận thấy được tổ chức sự kiện mang họ đếnvới công chúng dễ dàng, ấn tượng hơn Chính vì vậy, hàng năm có hàng tỷ USDđược chi cho các hoạt động tổ chức sự kiện Trong việc tổ chức sự kiện, điều cốt lõichính là xây dựng sự kiện một cách sáng tạo, độc đáo, gây ấn tượng đối với kháchhàng và công chúng Tuy ra đời muộn so với một số ngành dịch vụ khác nhưngkhông vì thế mà ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tếthế giới Thay vào đó là sự cập nhật và đầu tư các trang thiết bị hiện đại tiên tiến củacác công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động

và phong phú hơn bao giờ hết.Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoànMaison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thờitrang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và cóthể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đãthay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổidiễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đãthực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”

Tuy có rất nhiều nỗ lực phát triển nhưng ngành Tổ chức sự kiện của ViệtNam nhưng nhìn vào thực tế có thể thấy rắng ngành tổ chức sự kiện trong nướcnhìn chung phát triển khá chậm và thiếu đột phá Về hệ thống kiến thức cũng như

cơ sở lý luận còn hạn chế, chưa có một quy trình chuẩn của một chương trình sựkiện dẫn đến hiện tượng hàng năm có hàng triệu sự kiện khác nhau diễn ra nhưngquy trình tổ chức nhìn chung vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm rút ra từ thực tế, do

1

đó dẫn đến hiện tượng, các nhà tổ chức sự kiện nhìn ra vấn đề khi sự kiện đã diễn

ra, khó có thể khác phục Bên cạnh đó, một hiện tương xảy ra khá phổ biết là việclên Concept sự kiện (tạm dịch là Chủ đề, ý tưởng của sự kiện) thiếu tính sáng tạo,đột phá khiến các sự kiện có sự lặp lại, thiếu tính khác biệt Đây là những vấn đề rất

cơ bản, cốt lỗi trong ngành tổ chức sự kiện

Từ những vấn đề trên, Tác giả tiến đến nghiên cứu đề tài “Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện Nghiên cứu trường hợp của công ty cổ phần Lục giác (Hexagon)” làm đề tài nghiên cứu của mình Nghiên

cứu này được thực hiện nhằm phần nào phân tích các bước cơ bản, cần thiết trongquy trình tổ chức một chương trình sự kiện Đồng thời, qua nghiên cứu, có thể làm

rõ hơn một vấn đề quan trọng, có ý nghĩa vô cùng quyết định với một chương trình

sự kiện, đó chính là Concept của sự kiện Có hiểu rõ về concept, mới có thể thànhcông trong việc xây dựng, triển khai thực hiện ý tưởng, từ đó mới tạo ra các sảnphẩm, dịch vụ đáp ứng được nhu cầu khách hàng, tạo được sự chú ý, thu hút củakhán giả Qua đây, tác giả cũng có đóng góp một vài ý kiến, đề xuất, giải pháp thíchhợp trong việc xây dựng quy trình, ý tưởng một chương trình sự kiện nhằm đạt hiệuquả cao về mặt kinh tế, cải thiện và khắc phục phần nào tình trạng hiện thời củahoạt động tổ chức sự kiện

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu về sự kiện, tổ chức sự kiện như: Khái niệm về sự kiện, tổ chức

sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện và một vài khái niệm liên quan

- Đánh giá sơ bộ về hiện trạng của ngành tổ chức sự kiện

- Phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần lúc giác Hexagon

- Phân tích, làm rõ cách thức triển khai Concept sự kiện bằng các ví dụ tại

- Đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển ngành tổ chức sự kiện.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các chương trình sự kiện mà công ty Hexagon đãthực hiện, từ đó mở rộng ra là các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về các sự kiện của công tyHexagon phục vụ cho việc nghiên cứu, phát triển ngành tổ chức sự kiện tại ViệtNam

- Về thời gian: Đề tài tập trung thu thập, phân tích chủ yếu các tài liệu liênquan đến sự kiện của công ty Hexagon trong giai đoạn 2009 – 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này thuộc lĩnh vực khoa học thực nghiệm, nên tác giả sử dụng chủ yếucác phương pháp nghiên cứu sau:

4.1 Phương pháp sưu tầm và nghiên cứu tài liệu

Để nghiên cứu đề rài này cần thu thập rất nhiều tài liệu có liên quan đến nộidung nghiên cứu Phân tích và xử lí các tài liệu này để làm sáng tỏ vấn đề nghiêncứu Các nguồn tài liệu được khai thác trên cơ sở tổng hợp và phân tích tài liệu thuthập từ các nguồn khác nhau như:

- Các giáo trình về bộ môn tổ chức sự kiện được giảng dạy, học tập tại cáctrường cao đẳng, đại học ở Việt Nam

- Các tài liệu của nước ngoài về tổ chức sự kiện

4.2 Phương pháp phân tích, đánh giá, so sánh

Nhằm kế thừa nghiên cứu, tri thức đã có, tác giả tiến hành đưa ra cái nhìntổng quan, thu thập các tài liệu được công bố về lý luận chung ngành tổ chức sựkiện và các nội dung liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện

Thông qua việc khảo sát thực tế và nguồn tư liệu thu thập được sau đó tiếnhành phân tích, so sánh và đưa ra nhận định đánh giá để làm nổi bật lên xu hướngphát triển của ngành tổ chức sự kiện, nêu lên thực trang của ngành Từ đó Đưa ra

3

một số đề xuất nhằm khắc phục những mặt hạn chế, phát huy hết tiềm năng củangành, góp phần vào sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện.

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

- Đề tài góp phần củng cố cơ sở lý luận về ngành tổ chức sự kiện

- Đề tài cho thấy rõ thực tiễn của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam trong thờigian vừa qua, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của các chương trình sựkiện

6 Bố cục của bài nghiên cứu

Tên đề tài: “Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện Nghiên cứu trường hợp của Công ty cổ phần lục giác (Hexagon).”

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, hình phụluc, phần nội dung nghiên cứu của báo cáo chia thành ba chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về Sự kiện, Tổ chức sự kiện

1.1 Các khái niệm

1.2 Hiện trạng về quy trình và concept trong tổ chức sự kiện trên Thế giới, ở Việt Nam

1.3 Một số quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng tại Việt Nam

Chương 2: Nghiên cứu một số chương trình sự kiện tiêu biểu của Hexagon

2.1 Giới thiệu chung về Hexagon :

2.2 Quy trình thực hiện một chương trình sự kiện của Hexagon

2.3 Một số chương trình sự kiện tiêu biểu của Hexagon

2.4 Phân tích các concept tiêu biểu trong sự kiện của Hexagon

Chương 3: Nhận định, đề xuất nhằm xây dựng quy trình thực hiện, concept trong tổ chức sự kiện

3.1 Nhận định về quy trình thực hiện, xây dựng concept trong tổ chức sự kiện 3.2 Một số đề xuất nhằm xây dựng quy trình thực hiện, phát triển concept trong tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ

CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Một số khái niệm

1.1.1: Khái niệm về sự kiện , tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện :

- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hộicao, quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (mộtthành phố, hay cả nước,) mới được xem là sự kiện Ví dụ như: SEAGAMES23, giảichạy báo Hà Nội mới

- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần gũi với “sự việc” ,

có nghĩa là ngoài cách hiểu như trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thườngnhật, mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội:đám cưới, sinh nhật,…

Theo tiếng Anh , sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

+ Bussiness events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỉniệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng,…

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+Festive events: Lễ hội

+Enteraiment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

5

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội

1.1.1.1.2 Phân loại sự kiện :

- Dựa theo loại hình: Trên thực tế, có rất nhiều loại hình sự kiện, tuy nhiên, cómột số loại hình thường diễn ra trong cuộc sống mà ta dễ có thể nhận ra

 Hội nghị, hội thao

 Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu

 Tiệc chiêu đãi, tiệc ngoại giao

- Dựa theo địa điểm

 Sự kiện trong nhà

 Sự kiện ngoài trời

- Dựa theo chủ thể thực hiện

Qua tìm hiểu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng có thểthấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện, lập

kế hoạch, chương trình cho sự kiện, điều hành các diễn biến của sự kiện, kết thúc sựkiện,…

Từ những các tiếp cận trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quátrình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng vớiviệc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảotoàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong mộtthời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện nhữngthông điệp truyền thống theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầucủa khách tham sự kiện

1.1.1.3 : Quy trình tổ chức sự kiện :

Từ khái niệm về sự kiện, tổ chức sự kiện, có thể hiểu quy trình tổ chức sựkiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc : nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng:lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức, tiến hành diễnbiến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt nhữngthông điệp nhất định

1.1.2: Khái niệm về Concept (tạm dịch là chủ đề của sự kiện)

“Concept” là một trong những thuật ngữ được sự dụng nhiều nhất trongngành tổ chức sự kiện Người ta sử dụng rất nhiều thuật ngữ này trong các hoạtđộng sự kiện Đây là một trong những thuật ngữ rất khó đưa ra dịch nghĩa sangtiếng Việt Người ta thường tự dịch, coi nghĩa của nó (trong ngành tổ chức sự kiện)

là “chủ đề của sự kiện” hay “ý tưởng của sự kiện” Tuy nhiên, tác giả cảm thấythuật ngữ “Concept” không nên dịch với nghĩa như vậy, và xét cho cùng cũngkhông nên dịch sang tiếng Việt Sở dĩ như vậy, bởi lẽ :

+ Thứ nhất, đối với ngành tổ chức sự kiện, việc sự dụng các thuật ngữchuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và phổ biến vì nó phản ánhđúng bản chất nội dung cần thông tin

+ Thứ hai, rất khó có thể dịch hết nghĩa của thuật ngữ “Concept” sang tiếngViệt Thực tế cho thấy, có rất nhiều cách hiểu về ý nghĩa của “concept”, người tathường hiểu nó như là: ý tưởng của sự kiện, chủ đề của sự kiện, kịch bản của sự

7

kiện Tuy nhiên, tất cả những các hiểu trên đều chưa thực sự chính xác và sát vớibản chất của thuật ngữ “concept”

Chính vì vậy, từ đây, tác giả không dịch thuật ngữ này sang tiếng Việt màxin phép sử dụng nguyên thuật ngữ này bằng tên gọi tiếng Anh

1.1.3: Những khái niệm liên quan

- Kịch bản sự kiện (event flow): là toàn bộ các hoạt động, công việc củachương trình Kịch bản chương trình bao gồm các nội dung : thời gian, hạng mụcchương trình, mô tả chi tiết công việc: từ các phần trình diễn, hoạt động cho đến cáctrang, thiết bị phục vụ cho sự kiện

- Chủ đề sự kiện: được hiểu là nội dung ngắn gọn, mang tính khái quát, biểutượng, chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung của sự kiện Chủ đề của sự kiện

là cơ sở để xây dựng các ý tưởng (tuy nhiên các ý tưởng cũng chính là cơ sở để điềuchính chủ đề, thậm chí từ ý tưởng cũng có thể xây nên chủ đề)

+ Trong nhiều trường hợp, người ta sử dụng chính chủ để (có thể thu gọn,khái quát hóa) để làm tên của sự kiện Chính vì điều này, có những quan điểm đồngnghĩa tên của sự kiện với chủ đề của sự kiện

+ Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp, tên của sự kiện mang tính biểu tượngcao hoặc với mục đích gây ấn tương, tạo hiếu kì, thì tên sự kiện được đưa ra ngắngọn, ví dụ: Ngày hội Mẹ và Bé, Duyên dáng Việt Nam,… Những tên gọi này khôngthể là chủ đề của sự kiện vì nó không đủ thông tn cho việc xây dựng hình ảnh, pháttriển ý tưởng để tổ chức sự kiện

1.2: Thực tiễn về Quy trình thực hiện một chương trình sự kiện trên Thế giới

và ở Việt Nam

1.2.1: Trên Thế giới:

Ngành tổ chức sự kiện đã phát triển khá lâu trên Thế giới Theo kết quả khảosát năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì tổ chức sự kiện là công cụmarketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thịtrường Trung bình hàng năm trên thế giới các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD choviệc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau nhưhội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm,… Ngành tổ chức sự kiện đã

ngành tổ chức sự kiện cũng như rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về ngành tổchức sự kiện Từ đó, quy trình tổ chức sự kiện cũng được xây dựng và hình thành

1.2.2: Tại Việt Nam:

Riêng tại thị trường Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện được coi là khá “nontrẻ” Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chấtlượng và cả số lượng Ngày càng nhiều các công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụchuyên nghiệp, bởi hok nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọngđối với hình ảnh thương hiệu của công ty Tuy có những bước phát triển nhất định,nhưng ngành Tổ chức sự kiện ở Việt Nam còn gặp phải những khó khăn nhất định

Về quy trình tổ chức sự kiện, chưa hình thành được một quy trình chuẩn cho cácchương trình sự kiện, dẫn đến hiện tượng các sự kiện được tổ chức không có sựthống nhất về quy trình Có thể nói, mỗi một loại hình, một chương trình sự kiệnđược tổ chức theo những quy trình khác nhau, không có sự thống nhất.Quy trìnhcủa từng công ty tổ chức sự kiện là khác nhau, quy trình được khái quát dựa trêncác kinh nghiệm thực tế là chủ yếu

Ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện đã bắt đầu phát triển, với sự xuấthiện của rất nhiều công ty tổ chức sự kiện khác nhau Trên thực tế, chưa có một quytrình chuẩn để tổ chức một sự kiện nhưng mỗi công ty đều tự xây dựng quy trìnhriêng để áp dụng, triển khai các chương trình sự kiện của mình Hầu hết các quytrình đều có những bước cơ bản: lên ý tưởng cho sự kiện, lên kế hoạch thực hiện sựkiện, tổ chức thực hiện Tuy nhiên, việc triển khai các bước của các công ty cónhững điểm khác nhau, ngoài những bước cơ bản, mỗi công ty còn thêm các bướcnhằm bổ sung vào quy trình của riêng mình

9

Công ty tổ chức Thành Đạt xây dựng quy trình của mình như sau:

Theo Eventchannel, Quy trình tổ chức sự kiện gồm

thông tin về thời giản,

địa điểm, yêu cầu cơ

bản của sự kiện

Hình thành Concept

và Theme

Brianstorming ý tưởng, xây dựng concept cho sự kiện

Lập kế hoạch và báo

giá

Viết kế hoạch, lên thiết

kế cho sự kiện Lập bảng báo giá

Thuyết trình kế hoạch

Thuyết trình để đấu thầu hoặc để được phê duyệt

Tổ chức thực hiện

- Tổ chức, kiểm soát sự kiện

- Giải quyết rủi roi, phát sinh

Tổng kết, đánh giá

- Tổng kết, lập báo cáo

sau sự kiện.

- Họp rút kinh nghiệm.

1.3 Hiện trạng về việc xây dựng concept trong tổ chức sự kiện:

1.3.1: Trên thế giới:

Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có

“Concept ấn tượng” Các concept được thu thập dựa trên sự khác biệt về các nềnvăn hóa, từ đó, chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event, tạo nên một sựkiện mang tính khác biệt về sáng tạo và thiết kế Các concept trong sự kiện của Thếgiới luôn được đánh giá cao bởi khả năng gây ấn tượng với khách hàng, yếu tố quantrọng nằm ở sự khác biệt hóa rất cao Các concept thể hiện sự sáng tạo không ngừngvới nhiều event trong các lĩnh vực khá nhau

1.3.1: Tại Việt Nam

Các concept trong sự kiện nói riêng còn khá nghèo nàn trong ý tưởng xâydựng, dẫn đến sự lặp lại, sao chép, cũng như các sản phẩm, dịch vụ chưa thực sự thuhút được khách hàng Mặc dù xác định được tầm quan trong của concept trong các

sự kiện nhưng các công ty tổ chức sự kiện vẫn không xây dựng được các conceptmới, độc đáo Điều này cũng đòi hỏi các công ty luôn phải sáng tạo, đổi mới tư duynhằm xây dựng được những concept sự kiện phù hợp, ấn tượng, đáp ứng được nhucầu của khách hàng

Trong sự phát triển chung của nền kinh tế, ngành tổ chức sự kiện ngành càng

có vị trí quan trọng và trở thành một trong những công cụ hiệu quả trong quan hệcông chúng, tiếp thị, góp phần tạo ra giá trị lớn của ngành tổ chức sự kiện Trongđiều kiện hội nhập hiện nay, Việt Nam không đứng ngoài xu hướng chung đó.Ngành tổ chức sự kiện của Việt Nam cũng đang được quan tâm, chú trọng nghiêncứu chuyên sâu và tạo điều kiện phát triển

Trên cơ sở tổng hợp, vận dụng và phân tích Chương 1 đã đưa ra những trìnhbày về một số cơ sở lý luận chung về sự kiện, tổ chức sự kiện, làm rõ các khái niệm,đặc điểm của quy trình tổ chức sự kiện cũng như cách hiểu đúng về concept trong tổchức sự kiện Điều này tạo nên cơ sở để định hướng cho việc tiếp cận, phân tích,nghiên cứu các sự kiện cụ thể mà Tác giả đề cập đến ở chương 2

11

CHƯƠNG 2: NGHIÊN CỨU MỘT SỐ CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN TIÊU

BIỂU CỦA HEXAGON 2.1: Khái quát chung về công ty cổ phần lục giác (Hexagon)

Công ty cổ phần lục giác Hexagon được thành lập năm 2005, với ba lĩnh vựckinh doanh độc lập: nhưng hỗ trợ nhau một cách toàn diện đã tạo nên sự khác biệttrong các sản phẩm, dich vụ của mình với các đơn vị khách cùng kinh doanh tronglĩnh vực Quảng cáo và Truyền thông Bên cạnh lĩnh vực Thiết kế và sản xuất,Marketing tổng thể thì Hexagon có một vị thế nhất định trong lĩnh vực tổ chức sựkiện Các sản phẩm, dịch vụ của Hexagon trong lĩnh vực này thể hiện ở các hội nghịkhách hàng, những lễ ra mắt sản phẩm, khai trương, triển lãm, những chiến dịch xúctiến cho sản phẩm được đặt hàng với nhiều quy mô tổ chức khác nhau Hexagon đặt

ra sứ mệnh của mình là thể hiện tất cả các mong muốn của khách hàng bằng ýtưởng độc đáo và đa dạng để từ đó xây dựng những sự kiện khiến khách hàng hàilòng và tự hào Với những thế mạnh về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng nhưnguồn nhân lực được đào tạo bài bản và có tính sáng tạo trong công việc đã giúpcho các sản phẩm, dịch vụ của Hexagon khiến khách hàng hài lòng, tin tưởng.Hexagon tham gia tổ chức khá nhiều loại hình sự kiện, từ các sự kiện được xem làthế mạnh như tổ chức hội nghị, hội thảo, đến các sự kiện tổ chức biểu diễn nghệthuật, ra mắt sản phẩm luôn được khách hàng tin tưởng và ủng hộ

Mô hình các loại hình sự kiện Hexagon tham gia tổ chức

2.2: Quy trình tổ chức sự kiện do Hexagon xây dựng:

Cũng như nhiều công ty khác, Hexagon cũng vạch rõ quy trình tổ chức sựkiện, dựa vào đó để triển khai cụ thể, chi tiết các bước nhằm tổ chức hiệu quả, thànhcông một sự kiện

13

Tiếp nhận yêu cầu

của khách hàng

Bảng 1 Quy trình sản xuất sự kiện của công ty Hexagon

Hexagon xây dựng một quy trình của riêng mình, quy trình khá chi tiết, tỉ mỉ

để tổ chức một sự kiện Các bước thực hiện được chia nhỏ nhằm đảm bảo sự chínhxác, đúng với nhu cầu của khách hàng và yêu cầu của phòng tổ chức sự kiện

- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu: đây không đơn giản là bước nhận những yêucầu của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ Nếu làm việc nghiêm túc ngay từ lúc tiếpnhận yêu cầu, nhà tổ chức sự kiện sẽ có được một lợi thế rất quan trọng, đó chính làhiểu sơ qua về những đòi hỏi của khách hàng, thái độ của khách hàng Từ đó, nhà tổchức sự kiện có them được một cơ sở, môt nguồn thông tin để phục vụ cho việc xâydựng sản phẩm của mình

- Bước 2: Khảo sát và thu thập thông tin Công việc này năm trong giai đoạnChuẩn bị cho sự kiện Hoạt động đầu tiên của giai đoạn chuẩn bị, nhà tổ chức sựkiện cần nắm được những thông tin cơ bản, cốt lỗi để xây dựng một chương trình,bao gồm: thông tin về sản phẩm, về các yêu cầu của khách hàng, về ngân sách chochương trình, và cả thông tin về đối thủ cùng tham gia Việc thu thập thông tin giúpnhà tổ chức sự kiện hiểu được sơ lược về khách hàng cũng như sản phẩm của mình.Kết hợp những nhu cầu của khách hàng với việc khảo sát và thu thập thông tin, nhà

tổ chức có thể dễ dàng hơn trong việc tư vấn thêm cho khách hàng

- Bước 3: Phân tích thông tin: Sau khi khảo sát và thu thập thông tin phục vụcho những yêu cầu của phía khách hàng Việc tiếp theo các nhà tổ chức cần làm làphân tích những thông tinh đã khảo sát và tìm kiếm nhằm tìm ra những thông tin cógiá trị về các yếu tố cần để thực hiện, xây dựng sản phẩm, dịch vụ dành cho kháchhàng

- Bước 4 : Xây dựng Concept sự kiện Đây là một bước vô cùng quan trọng,được xem là bước tiên quyết trong quá trình tổ chức sự kiện Concept của sự kiệnđược xây dựng dựa trên rất nhiều yếu tố : các đặc tính của sản phẩm, yêu cầu củakhách hàng, khả năng liên kết với các hoạt động, nội dung khác của sự kiện Xâydựng Concept là một trong những việc cần làm trong giai đoạn “Brain storming”.Bên cạnh việc xây dựng các concept, trong giai đoạn này, nhà tổ chức sự kiện cũngcần tính đến các vấn đề như: địa điểm tổ chức, lên thiết kế, lên chương trình sự kiện

và các hoạt động PR và truyền thông Khi xây dựng được concept của chương trìnhcũng coi như tạo được phần khung xương chính của sự kiện Từ concept đã đượchình thành, nhà tổ chức sự kiện có thể xây dựng tiếp các hạng mục khác của sựkiện: nội dung của sự kiện, các thiết kế, chương trình sự kiện

- Bước 5: Duyệt Concept Có thể nói, quá trình xây dựng Concept là quátrình phát huy khả năng sáng tạo, thu nhập các ý tưởng, ý kiến đóng góp của cácthành viên trong nhóm sự kiện Chính vì vậy, trong quá trình đó, không chỉ có mộtconcept được hình thành, ngược lại có rất nhiều concept được đưa ra Tuy nhiên,mỗi sự kiện chỉ thống nhất đưa ra một concept chính thức Concept này phải đảmbảo có thể truyền tải được hết yêu cầu của khách hàng, đặc tính của sản phẩm, dịch

vụ, và có thể link được với các hoạt động của sự kiện cũng như khả thi trong việc

15

thực hiện, lên thiết kế Chính vì thế, cần đưa ra những đánh giá, nhận định về cácconcept Từ đó, chọn lựa một concept phù hợp nhất.

- Bước 6: Báo giá, hợp đồng: Sau khi chọn lựa được Concept, cần xây dựngmột chương trình sơ lược để gửi tới khách hàng Khách hàng đồng ý với chươngtrình sự kiện đưa ra, nhà tổ chức sự kiện bắt đầu xây dựng báo giá cho chương trình

sự kiện Báo giá dựa trên……

- Bước 7: Xây dựng chương trình chi tiết Từ bản chương trình sơ lược gửiđến cho khách hàng, nhà tổ chức sự kiện cần xây dựng các hoạt động của chươngtrình một cách chi tiết, cụ thể Từ các công việc cụ thể, các hoạt động, trang thiết bị,

…

- Bước 8: Duyệt nội dung chính thức Đây là công đoạn cuối cùng trước khibắt tay vào sản xuất chương trình Các nội dung sự kiện, kịch bản sự kiện và cáchoạt động bên lề sự kiện sẽ được đưa ra để thống nhất và đi đến kết luận chính xác.Sau khi duyệt nội dung chính thức, sự kiện sẽ được tiến hành sản xuất và thực hiệnnhư kịch bản đã duyệt, sẽ không có nhiều sự thay đổi về mặt nội dung, mà tập trungvào thực hiện sự kiện Nội dung chính thức được duyệt bởi đại điện khách hàng vàđại diện của bên tổ chức nhằm đi đến thống nhất cuối cùng

- Bước 9: Sản xuất Với đặc thù của Hexagon, có một đội ngũ thiết kế đồhọa, một nhà xưởng tiến hành thi công toàn bộ các thiết kế : sân khấu, décor,banner, backdrop,…thì bước sản xuất cũng khá quan trọng Để chuẩn bị cho buổichạy chương trinh chính thức, thì các sản phẩm về cơ sở vật chất cần được đảm bảo

Về mặt hình ảnh, thiết kế, đảm bảo phù hợp với concept, đúng với chương trình sựkiện đã đưa ra và mang lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

- Bước 10: Kiểm tra Song song với hoạt động sản xuất, Hexagon cũng luôntrú trọng đến công tác giám sát, kiểm tra về sản xuất cũng như triển khai sự kiện Đểđảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và các nhu cầu của phía khách hàng cũng như nhucầu mà chương trình đặt ra ban đầu Công việc kiểm tra về mảng sản xuất là rất cầnthiết, để tránh các sai sót trong sản xuất, tránh lãng phí, không đúng yêu cầu Kiểmtra trong việc triển khai sự kiện nhằm đảm bảo tiến độ của sự kiện, việc chuẩn bịcho sự kiện có đúng với chương trình đã đưa ra ban đầu hay không

- Bước 11: Lắp đắp Sau khi đã sản xuất xong các thiết kế về sân khấu,décor,… cần tiến hành bước lắp đắt Để hình thành những hình ảnh ban đầu về mặtthiết kế So sánh dựa bản thiết kế và công trình lắp đặt thực tế Từ đó, đưa ra giảipháp, biện pháp nếu cần thiết Việc lắp đặt phải đảm bảo hoàn thành trước khi sựkiện được tổng duyệt, đặc biệt cần kiểm tra xem có đạt yêu cầu hay không.

- Bước 12: Tổng duyệt chương trình Sau khi đã hoàn thành xong khâu sảnxuất và lắp đặt, đồng thời thực hiện xong các bước chuẩn bị cho chương trình chínhthức Buộc phải có bước tổng duyệt chương trình, nhằm kiểm tra lại một lần cuốicác khâu thực hiện, các phần trong chương trình Đây là cơ hội để khách hàng xemtrước sản phẩm, dịch vụ, nếu có điểm nào chưa hài lòng thì vẫn có cơ hội để sửa lại

Và sau khi tổng duyệt, chương trình sẽ được ấn định và không có bất kì thay đổicho đến khi kết thúc chương trình chính thức

- Bước 13: Chạy chương trình: Đây là thời điểm toàn bộ hoạt động củachương trình diễn ra theo kịch bản Tất cả các nội dung sẽ diễn ra như kịch bảnchương trình được đưa ra ngay trước chương trình chính thức Khi chạy chươngtrình cũng là lúc mà sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng mua được mang ra tiêu thụ

và cảm nhận

- Bước 14: Báo cáo Sau khi chương trình kết thúc, đơn vị tổ chức cần đưa rabái cáo về chương trình Những vấn đề phát sinh nếu có, cũng như báo cáo về kếtquả chương trình đã diễn ra

- Bước 15: Nghiệm thu và bàn giao:

- Bước 16: Thanh lý – Thanh toán

Việc đưa ra một quy trình để tổ chức một chương trình sự kiện là việc vôcùng cần thiết Có đưa ra quy trình, nhà tổ chức mới hình dung được các bước, côngviệc cần phải làm để thực hiện một chương trình sự kiện Việc đưa ra quy trình cũnggiúp cho việc phân công, giám sát thực hiện dễ dàng hơn Có quy trình, nhà tổ chức

sự kiện có thể dễ dàng xây dựng các chương trình sự kiện Dù cho các loại hình sựkiện khác nhau, nhưng suy cho cùng quy trình cũng không có sự khác biệt nhiều Hexagon xây dựng cho mình một quy trình riêng trong tổ chức sự kiện là một lợithế so với các công ty khác Để xây dựng quy trình riêng cho mình, cần nắm đượcnhững bước cơ bản mà bất kì chương trình sự kiện nào, hay công ty nào cũng phải

17

thực hiện, nhưng bên cạnh đó, quy trình của Hexagon đã nhận ra những khác biệt,

cả những lợi thế của mình từ đó xây dựng một quy trình phù hợp với đặc điểm củacông ty, nhưng vẫn đảm bảo những bước cần thiết trong việc thực hiện một chươngtrình sự kiện

2.3 Một số chương trình sự kiện tiêu biểu của Hexagon:

Như đã phân tích, việc đưa ra Concept của một sự kiện là quyết định vô cùngquan trọng Concept cần đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, thể hiện đượccác đặc tính của sản phẩm, dịch vụ Concept được triển khai ở phương diện nộidung lẫn hình ảnh của một sự kiện Phần nội dung bao gồm các hoạt động của sựkiện, cách thức tổ chức cũng như các tiết mục trong sự kiện phải thống nhất và làmnổi bật concept đã đưa ra Đặc biệt, trong tổ chức sự kiện, phần không thể bỏ qua,

và có ý nghĩa quyết định đến việc có thu hút được sự quan tâm của khán giả, kháchhàng hay không, đó chính là phần hình ảnh của một chương trình sự kiện Nó baogồm cả hình ảnh 2D hoặc 3D phục vụ cho một sự kiện Hình ảnh 2D được thể hiện

tờ rơi, poster, banner, backdrop, … Hình ảnh 3D phục vụ chính cho việc thiết kếsân khấu, dựng phối cảnh của sự kiện Tuy nhiên, ở mỗi loại hình sự kiện khácnhau, thì việc xây dựng, triển khai Concept lại khác nhau

2.3.1: Sự kiện Hội nghị, hội thảo

Những khuôn mẫu định sẵn trong một chương trình Hội nghị, Hội thảo làmcho chúng có chiều hướng kém thu hút với quần chúng Thách thức đối với nhà tổchức sự kiện Hội nghị, Hội thảo là biến chúng thoát ra vẻ ngoài khô khan để tiếpcận với khán giả một cách nồng nhiệt và yêu mến Bằng sự sáng tạo trong xây dựngConcept, những chương trình sự kiện Hội nghị, Hội thảo do Hexagon thực hiệnthường được xúc cảm hóa thông điệp và khơi gợi được sự cởi mở, đón nhận củakhán giả

Sự kiện “Lễ công nhân danh hiệu TRIPLE DIAMOND của Amway”

Đối tác: Công ty Amway Việt Nam

Quy mô: 8000 người – Ngày 19 tháng 2 năm 2014

Địa điểm: Cung Điền Kinh Hà Nội

Concept chương trình: “Viên kim cương của cuộc sống”

Nội dung sự kiện: Buổi lễ vinh danh danh hiệu TripleDiamond của công tyAmway và tưởng thưởng cho các nhà phân phối đã đạt thành tích nổi trội.

Với Concept “ Viên kim cương của cuộc sống”, toàn bộ phần hình ảnh baogồm các thiết kế sân khấu hướng đến hình ảnh của những viên kim cương lấp lánh

Toàn bộ giàn không gian treo trần của sân khấu là các cạnh của ba viên kimcương Ngoài thiết kế sân khấu, thì phần hiệu ứng về đèn led cũng làm bật lên đượcphần hình ảnh của concept: màu trắng chủ đạo, với đèn led lấp lành đã truyền tảithành công Concept “ Viên kim cương” của chương trình

Về phần nội dung của sự kiện, đây là lễ vinh danh danh hiệu TrippleDiamond của công ty Amway Việt Nam, Concept “ Viên kim cương” là khá phùhợp với nội dung mà khách hàng yêu câu Hình ảnh ba viên kim cương tượng trưngcho danh hiệu TripleDiamond của công ty Amway, nhà phân phối của họ đã dànhđược “Ba viên kim cương” trong hoạt động kinh doanh Các hoạt động chính của

sự kiện bao gồm : Tiết mục biểu diễn nhạc với đèn lazer, trống hội chào đón nhânvật chính của sự kiện

19

Trên sân khấu sẽ là hình ảnh của một viên pin lớn xoay 180 độ, sau đó 2TripleDiamond sẽ xuất hiện và chào khán giá Trông loại hình sự kiện hội nghị hộithảo, concept được truyền tải thông qua phương diện hình ảnh Điều này hoàn toànphù hợp với đặc điểm của loại hình này, khi không tác động được nhiều vào nộidung chính của sự kiện

Sự kiện “Customer Night Park City Hà Nội”

Đối tác: Công ty cổ phần Đầu tư Quốc tế Việt NamVIDC

Địa điểm: Khách sạn Melia Hà Nội

Concept chương trình: “House in the Park”

Nội dung chương trình: Hội thảo và Gala dinner ra mắt khu đô thị Park Cityvới các đối tác, khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng

Với Concept “House in the Park”, toàn bộ phần hình ảnh hướng đến thiênnhiên Tông màu xanh chủ đạo bao trùm Ngoài sân khấu chính, thì các không giankhác của sự kiện cũng được kiến tạo như một công viên xanh với các chất liệu thiênnhiên, phù hợp với yêu cầu cũng như đặc tính sản phẩm mà khách hàng hướng tới

Cổng chào của địa điểm tổ chức được mô phỏng cổng công viên tại ParkCity Hình ảnh các không gian khác được kiến tạo như không gian tại công viên:khu chơi gofl, đường dạo đi bộ hay khu vực hồ nước,… Điều này khiến khách thamquan có cảm giác như được trực tiếp đến Park City

Phương diện nội dung, concept được truyền tải thông qua các hoạt động: chokhách tham gia hội thảo được xem những clip về Park City trong không gian thiênnhiên nhân tạo, khu giới thiệu căn hộ được xây dựng nhằm tạo cơ hội để kháchtham quan có thể hình dung, nắm được các thông tin về Park City dựa trên các môhình căn hộ, mô hình cả Park City Ngoài ra, thay bằng cách tiết mục biểu diễn, đểtruyền tải concept một cách hiệu quả, Hexagon lựa chọn việc sử dụng các âm thanh

mô phỏng tiếng các loại động vật để giúp khách tham quan có cảm giác gần gũi vớithiên nhiên Qua sự kiện này, có thể thấy rõ được rằng, Concept của một sự kiện có

ý nghĩa vô cùng quan trọng Concept phải được xây dựng dựa vào sản phẩm, dịch

vụ Concept triển khai về mặt nội dung, hình ảnh sao cho hòa hợp, thống nhất, gâyđược ấn tượng với khách tham quan cũng như khách đặt hàng

21