XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ. (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

Đề tài trên nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: - Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp các cơ quan tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định có thể đề xuất với cơ quan lãnh đạo c

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

LÃ THU HẰNG

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

(KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

LÃ THU HẰNG

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

(KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ XÃ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH.)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã ngành: 60.32.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là Lã Thu Hằng, học viên cao học khóa 2016, chuyên ngành Lưu trữ học, mã số 60320301, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Vũ Thị Phụng Trong luận văn có tham khảo thông tin từ các công trình nghiên cứu khác, một số báo cáo của các xã/ huyện/ tỉnh Nam Định và sử dụng một số thông tin trong một số văn bản của Đảng, nhà nước, cơ quan cấp tỉnh/ huyện nhưng đều được chú thích rõ ràng

Số liệu trong luận văn được thống kê trích dẫn biên tập dựa trên những số liệu thu thập được trong quá trình đi khảo sát

Tôi đã thực hiện theo đúng các quy định và trình tự thực hiện luận văn thạc sỹ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

HỌC VIÊN

LÃ THU HẰNG

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 8 1.1 Một số khái niệm được sử dụng trong luận văn 8

1.1.1 Khái quát về cấp xã 8

1.1.2 Hoạt động lưu trữ ở cấp xã 12

1.1.3 Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 12

1.1.4 Khái niệm về mô hình 13

1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã 14

1.2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã 14

1.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã 15

1.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã 17

1.4 Các quy định hiện hành về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã 23

1.5 Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ 31

2.1 Khái quát về địa bàn khảo sát và phương pháp khảo sát 31

2.1.1 Khái quát về địa bàn khảo sát 31

2.1.2 Phương pháp khảo sát 32

2.1.3 Nội dung khảo sát: 32

2.2 Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam Định 32

2.2.1 Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý lưu trữ của các cơ quan lãnh

Đảng cấp tỉnh và cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định 33

2.2.2 Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước ở cấp tỉnh và cấp huyện 34

2.2.3 Nhận xét 36

2.3 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở cấp xã 37

2.3.1 Tổ chức bộ phận phụ trách và nhân sự trực tiếp làm lưu trữ 37

2.3.2 Phổ biến văn bản và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn 40

2.3.3 Công tác kiểm tra đánh giá kết quả 42

2.3.4 Trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 43

2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 46

2.4 Thực trạng hoạt động lưu trữ ở cấp xã 47

2.4.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 47

2.4.2 Chỉnh lý tài liệu 50

2.4.3 Tổ chức bảo quản tài liệu 58

2.4.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 59

2.5 Một số nhận xét, đánh giá 61

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CẤP XÃ 64

3.1 Phân tích ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay 64

3.1.1 Khái quát mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay 64

3.1.2 Ưu điểm của mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay 65

3.1.3 Hạn chế của mô hình tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay 65

3.2 Đề xuất mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã 67

3.2.1 Tên mô hình: Thống nhất tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ của toàn hệ thống chính trị ở cấp xã 67

3.2.2 Mô tả cấu trúc của mô hình 67

3.3 Một số kiến nghị 70

3.3.1 Kiến nghị xây dựng các biện pháp quản lý 70

3.3.2 Xây dựng biện pháp về tổ chức 72

3.3.3 Cần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 74

PHẦN KẾT LUẬN 76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và

cụ thể các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước Theo số liệu thống kê năm 2018 cả nước hiện nay có 11.118 xã, phường, thị trấn Tại cấp xã, hiện có nhiều cơ quan, tổ chức đang hoạt động, như: Đảng bộ xã, Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) xã, các tổ chức đoàn thể khác…Trong qúa trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức nói trên đã sản sinh và lưu trữ nhiều tài liệu, văn bản có giá trị, phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa,

xã hội ở địa phương Nơi đây, hàng ngày hình thành nên các loại hình tài liệu phản ánh hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước tại địa phương Chính vì vậy, việc quan tâm tạo cơ sở pháp lý cần thiết giúp các xã, phường , thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) quản lý tốt công tác lưu trữ là việc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết trước mắt cũng như lâu dài trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Kể từ khi ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 cho đến nay, công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp xã, phường trong cả nước nói chung cũng như tỉnh Nam Định nói riêng đã có những chuyển biến tích cực Các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan, tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy công tác này thực sự chưa được quan tâm đúng mức nên cótình trạng buông lỏng quản lý, thiếu đầu tư cho công tác lưu trữ Việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát huy những giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản lý của chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bị còn lạc hậu, chưa đáp ứng được nhu cầu thực hiện các khâu nghiệp vụ Hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các xã chưa có phòng kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp tài liệu; hồ sơ, tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích đống, bảo quản phân tán tại các bộ phận khác nhau

Bên cạnh đó, vì chưa được đánh giá đúng mức nên có thể thấy một thực tế là công chức đảm nhiệm công tác lưu trữ luôn là kiêm nhiệm, hầu hết là chuyên môn

nghiệp vụ không vững vàng, tài liệu tồn đọng và tích đống, hoặc bị phân tán, không được xác định giá trị; tình trạng thất thoát và mất mát tài liệu đã xảy ra ở một số xã;

hồ sơ công việc chưa được lập; các điều kiện, yếu tố về kho, cơ sở vật chất thiếu và không được đầu tư Những hạn chế trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Theo chúng tôi, có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên, song trước hết đó chính là việc tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

ở cấp xã cũng như những quy định hiện hành còn nhiều bất cập Trên thực tế, hiện nay ở cấp xã đang tồn tại nhiều mô hình quản lý hoạt động lưu trữ khác nhau, gồm:

mô hình quản lý của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội Mỗi

mô hình quản lý lại có những quy định riêng, dẫn đến tình trạng hoạt động lưu trữ tại cấp xã hiện nay đang được thực hiện theo cách thức không thống nhất, đặc biệt

là không có cơ quan, tổ chức nào chịu trách nhiệm cao nhất trong việc chỉ đạo công tác lưu trữ ở cấp xã Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong hoạt động lưu trữ ở cấp xã

Nhận thức được vấn đề trên, tôi cho rằng, cần nghiên cứu và đề xuất một mô hình quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã có tính thống nhất và hiệu quả Chính vì

vậy, tôi xin chọn vấn đề“Xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp

xã” (qua khảo sát thực tế một số xã trên địa bàn tỉnh Nam Định) làm đề tài luận văn

thạc sĩ

2 Mục tiêu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi muốn hướng tới những mục tiêu sau:

- Hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã

- Khảo sát, phân tích thực tế mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ hiện nay tại các cơ quan cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định, chỉ ra những bất cập và sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ mới ở cấp xã

- Đề xuất, xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã thống nhất và hiệu quả, tương đối phù hợp với thực tiễn nhằm một mặt giúp các cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ, khoa học hoạt động lưu trữ; mặt khác góp phần phát

huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng cũng như của cả nước nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là mô hình (cách thức) tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã

3.2 Phạm vi nghiên cứu

* Về thời gian: luận văn tập trung khảo sát vấn đề quản lý hoạt động lưu trữ

ở cấp xã từ năm 2011 (sau khi ban hành Luật Lưu trữ) đến năm 2018

* Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ còn hạn chế, tôi chưa

có điều kiện khảo sát tất cả các xã trên địa bàn tỉnh Nam Định, mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở một xã trên địa bàn tỉnh theo phương pháp chọn mẫu (sẽ được trình bày cụ thể ở chương 2)

* Về nội dung: Luận văn đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công

tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ ở cấp xã (qua thực tế đi khảo sát)

3.3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tổng quan về cấp xã; hoạt động lưu trữ ở cấp xã cũng như khái quát một số cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý vềtổ chức quản lý hoạt động cấp xã

- Khảo sát, nghiên cứu phân tích thực trạng về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ (sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu phương pháp bảo quản cũng như tổ chức quản lý lưu trữ tại các xã qua thực tế đi khảo sát; đồng thời đánh giá ưu điểm và hạn chế)

- Xây dựng mô hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã (phân tích sự cần thiết của việc xây dựng mô hình; đề xuất mô hình quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã phù hợp với thực tế mang tính toàn diện, khả thi)

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học và tư liệu học của tác giả Tạ Văn Ngữ với đề

tài “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền

cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội” đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại

hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã

vàmột nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu của chính quyền cấp xã Luận văn này chưa thật sự đề cập đến công tác quản lý lưu trữ nói chung tại cơ quan cấp xã mà mới chỉ dừng lại ở một khâu chuyên môn nghiệp vụ

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học của tác giả Đặng Trọng Cường với đề tài“Tổ

chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền cơ quan phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt đông quản lý và các nhu cầu xã hội khác” đã đánh giá thực

trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ chính quyền phường, xã tại một địa phương

cụ thể là Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của xã hội Song, với luận văn này, tác giả lại tập trung đưa ra những giải pháp chứ không phải là xây dựng một mô hình cụ thể nào đối với lưu trữ cấp xã, phường

- Luận văn thạc sỹ lưu trữ học của tác giả Nguyễn Thị Hồng với đề tài:

“Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư - lưu trữ ở UBND cấp phường” Với đề tài này, tác giả đã đi sâu vào đánh giá cũng như đề xuất giải pháp

về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại một cơ quan chính quyền tương đương với cấp xã - đó là cấp phường Mặc dù chính quyền cấp xã tương đương với cấp phường, song đề tài vẫn không phản ánh hết được việc tổ chức quản lý của các cơ quan cấp xã bởi tình hình phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội giữa cấp xã và cấp phường có sự khác nhau

Ngoài ra, có một số bài viết trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ở cấp xã được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như:

- Bài viết Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã của tác

giả Vương Đình Quyền, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1990 Bài viết đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã, qua đó đề xuất những biện pháp tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu;

- Bài viết “Lại bàn về quản lý nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ ở địa

phương” của tác giả Trần Việt Hà, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Số 5/2006

đã khái quát một số vấn đề về việc quản lý nhà nước đối với lưu trữ địa phương;

- Bài viết “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực

thuộc trung ương” của tác giả Nguyễn Mạnh Cường, tạp chí Tổ chức nhà nước, số

8/2010 cũng đã tập trung nghiên cứu một số vấn đề về việc quản lý nhà nước đối với lưu trữ địa phương nhưng đã đi sâu và cụ thể hơn đối với lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã tham khảo một số nguồn tư liệu sau:

- Một số hướng dẫn được ban hành bởi các cơ quan lãnh đạo Đảng như: Quy

định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban bí thư Trung ương Đảng về

phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ban hành ngày

14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ ở

các cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội xã, phường, thị trấn;…

- Văn bản được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

+ Luật tổ chức HĐND – UBND số 11/2003 ban hành ngày 26/11/2003 + Luật Lưu trữ số 11/2011 ban hành ngày 11/11/2011

+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ban hành ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lý luận lưu trữ như: cuốn sách “Lưu

trữ Việt Nam – những chặng đường và phát triển” của GS.TSKH Nguyễn Văn

Thâm, TS Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; giáo trình “Lý luận và thực tiễn

công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình

Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp năm 1990;…

- Các báo cáo chuyên môn, các công trình nghiên cứu khoa học của các học giả, các đề tài luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các khóa luận, báo cáo khoa học của các bạn sinh viên đang được lưu giữ tại Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội

- Các thông tin liên quan đến tổ chức quản lý lưu trữ từ các website như: http:www.luutruvn.gov.vn; http: www.archives.gov.vn;

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra, trên cơ sở vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế: tôi tiến hành điều tra khảo sát, kết hợp phỏng

vấn lãnh đạo cơ quan, cán bộ trực tiếp làm lưu trữ tại xã khảo sát

- Phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê: phương pháp được sử dụng

nhằm tổng hợp thông tin đã thu thập được trong quá trình hệ thống tư liệu và khảo sát thực tế

- Phương pháp so sánh: qua số liệu được tổng hợp cũng như được phân tích,

tôi tiến hành khảo sát, so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan thực hiện, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ cấp xã với quy định hiện hành của nhà nước và giữa các xã với nhau Trên cơ sở đó tìm ra điểm tương đồng và khác biệt cũng như mặt hạn chế đang tồn tại

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã và sẽ được tiếp tục vận dụng đan xen, kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn khi triển khai đề tài này

6 Đóng góp của đề tài

Đề tài trên nếu thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:

- Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp các cơ quan tổ chức ở cấp xã trên địa bàn tỉnh Nam Định có thể đề xuất với cơ quan lãnh đạo cấp trên các quy định về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ, từ đó sẽ sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã nói chung

- Phân tích, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở một số xã, nhằm chỉ ra những hạn chế đang tồn tại qua đó sẽ tiến hành xây dựng

mô hình hoàn thiện về hệ thống tổ chức quản lý lưu trữ ở cấp xã được khoa học, thống nhất

lưu trữ ở cấp xã, cụ thể là các cơ quan, tổ chức ở cấp xã

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã (qua khảo sát tại một số xã trên địa bàn tỉnh Nam Định) sẽ khảo sát, phân tích thực tế mô

hình tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ tại các xã trên địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng cũng như tại các cơ quan, tổ chức cấp xã nói chung, qua đó chỉ ra những ưu

điểm và mặt hạn chế còn đang tồn tại

Chương 3: Đề xuất xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở

cấp xã Đây là kết quả cuối cùng của luận văn Với những phân tích ở chương 2

trước đó, chúng tôi tổng kết lại những nguyên nhân cơ bản, nhận xét, đánh giá về

mô hình hiện nay, từ đó đề xuất, xây dựng mô hình tổ chức quản lý sao cho khoa

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

1.1.1 Khái quát về cấp xã.

Trong hệ thống tổ chức hành chính nước ta, xã là đơn vị hành chính cơ sở ởnông thôn, tồn tại suốt nghìn năm lịch sử, từ thời kỳ phong kiến cho đến ngày nay

Là một nước thuần nông nghiệp với phần lớn số dân sống ở nông thôn, cho nên đơn

vị hành chính cấp xã có vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Xã cũng là cơ sở trực tiếp thực hiện và thể nghiệm nhiều chủ trương chính sách lớn của Đảng, nhà nước liên quan đến các lĩnh vực khác nhau nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

Theo từ điển điện tử Wikipedia.com, cấp xã hiện nay là tên gọi chung các đơn

vị hành chính thuộc cấp thấp nhất ở khu vực nông thôn, ngoại thành, ngoại thị ở Việt Nam Tính đến ngày 16 tháng 10 năm 2018, Việt Nam có 11.162 đơn vị hành

thuộc các thành phố trực thuộc tỉnh, 289 xã thuộc các thị xã và 8335 xã thuộc các huyện

Có thể thấy hiện nay, Xã là cấp cơ sở ở khu vực nông thôn; đây là một địa bàn rộng lớn, chiếm đa số trong tổng số đơn vị cơ sở hành chính ở nước ta Chính vì thế,

tổ chức cấp xã cũng có sự khác biệt hơn so với các cấp khác Hiện nay, về mặt thiết chế xã hội, để quản lý, điều hành hoạt động ở cấp xã có hệ thống chính trị, bao gồm:

a/ Tổ chức của Đảng ở cấp xã Theo Điều lệ Đảng (chương II và chương V) tổ

chức Đảng được thành lập ở cấp xã có từ 30 Đảng viên trở lên, lập thành một Đảng

bộ cấp cơ sở và có các chi bộ trực thuộc Đảng ủy Tổ chức của Đảng ở cấp xã gồm:

- Cơ quan lãnh đạo của Đảng ở cấp xã: cơ quan lãnh đạo cao nhất là Đại hội đại biểu Đảng bộ xã bầu ra ban chấp hành Đảng bộ xã Ban chấp hành Đảng bộ xã

sẽ tiếp tục bầu ra Ban thường vụ Đảng ủy, Bí thư Đảng ủy xã và Phó bí thư thường trực Đảng ủy

- Các ban của Đảng ủy xã được ban chấp hành Đảng bộ xã lập ra để đảm nhiệm từng mặt công tác của Đảng ủy như: Văn phòng Đảng ủy, Ủy ban kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo,…

Đảng ủy xã là tổ chức cơ sở Đảng có vai trò hạt nhân trong lãnh đạo hệ thống chính trị cơ sở đảm bảo đường lối chính sách của Đảng được cụ thể hóa Ngoài ra,

tổ chức cơ sở Đảng còn là nơi giáo dục, rèn luyện Đảng viên và phát triển Đảng, là chỗ dựa đáng tin cậy của quần chúng nhân dân

Sơ đồ hệ thống tổ chức của Đảng ở cấp xã

bầu ra lập ra

b/ Tổ chức bộ máy chính quyền địa phương ở xã (gọi chung là cấp xã)

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 111 Hiến pháp năm 2013 xác định và theo Điều 30 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (Luật số 77/2015/QH13 ban hành ngày 19/6/2015) đã quy định rõ: chính quyền địa phương ở xã gồm có Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã Bên cạnh đó còn có bộ máy giúp việc gồm các

Đại hội đại biểu Đảng bộ xã

Ban chấp hành Đảng bộ xã

Ban Thường vụ Đảng uỷ

Bí thư Đảng ủy Phó bí thư Đảng ủy

Các chi bộ trực thuộc Đảng ủy

công chức: Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - Xây dựng, Tài chính - Kế toán, Văn phòng

- Thống kê, Văn hóa - Xã hội; Chỉ huy Trưởng quân sự, Trưởng công an xã

Hội đồng nhân dân xã

Chủ tịch HĐND xã Phó chủ tịch HĐND xã Các ban HĐND

Ủy ban nhân dân xã

nước ở địa phương, Ủy ban nhân dân xã có vai trò trong việc quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội ở địa phương mình Như vậy, hoạt động tổ chức bộ máy cấp xã không giống như các đơn vị hành chính cấp trên

Ở xã chỉ có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện việc quản lý địa phương Chính quyền cấp xã vừa phải quản lý nhà nước về các mặt chính trị, kinh

tế, văn hóa, an toàn xã hội theo thẩm quyền do pháp luật quy định vừa nối liền trực tiếp chính quyền với nhân dân Cho nên các cơ quan lãnh đạo, thực thi ở cấp xã phải thực sự là cơ quan đại diện tiêu biểu cho nhân dân cơ sở ở cấp địa phương

c/ Hệ thống tổ chức của các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp xã gồm:

- Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam

- Tổ chức Đoàn cơ sở (Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh)

- Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam

- Hội Nông dân

- Hội Cựu chiến binh

Bên cạnh đó, ở cấp xã còn có một số tổ chức xã hội khác như Hội người cao tuổi, Hội khuyến học, Hội chữ thập đỏ… hay một tổ chức xã hội đặc thù chỉ có ở cấp xã như: Hội làm vườn, các dòng họ…

Vai trò của các tổ chức này đã được quy định trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 về quan hệ công tác giữa chính quyền địa phương với Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương Trong Mục 4 Điều 15 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 có quy định:

“chính quyền địa phương có trách nhiệm lắng nghe, giải quyết và trả lời các kiến

nghị của Uỷ ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội ở địa phương về xây dựng chính quyền và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương”

Chính vì thế, trong hoạt động quản lý của cơ quan, HĐND xã, UBND xã và các đại biểu Hội đồng nhân dân dựa vào sự cộng tác chặt chẽ của Mặt trận Tổ Quốc Việt Nam, của các đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội và sự tham gia rộng rãi của quần chúng nhân dân

Như vậy, trong sự thống nhất của hệ thống chính trị cấp xã, Đảng là bộ phận hạt nhân, giữ vai trò lãnh đạo trong hệ thống chính trị; chính quyền là lực lượng chủ đạo, giữ vai trò quản lý điều hành và các tổ chức chính trị xã hội, các đoàn thể là tổ

chức đại diện cho quyền làm chủ cho các tầng lớp nhân dân Chính quyền cơ sở là

cơ quan trực tiếp quản lý, tổ chức mọi mặt ở địa phương, phát huy mọi tiềm năng ở địa phương, phục vụ cho sự phát triển của xã hội Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức xã hội khác ở cấp xã là cầu nối giữa nhân dân với tổ chức Đảng và chính quyền cơ sở, đại biểu cho lợi ích của nhân dân, là hậu thuẫn của Đảng và chính quyền địa phương

1.1.2 Hoạt động lưu trữ ở cấp xã

Theo Điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 có quy định: “Hoạt động lưu trữ là hoạt

động thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Bám sát theo Điều 2 này thì có thể định nghĩa: Hoạt động lưu trữ ở cấp xã

chính là hoạt động thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị ở cấp xã bao gồm:

tổ chức Đảng ở cấp xã (Đảng ủy xã); cơ quan chính quyền ở cấp xã (HĐND xã và UBND xã); các tổ chức chính trị xã hội ở cấp xã (Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, ….)

1.1.3 Quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã

Quản lý có thể hiểu một cách tổng quát là sự tác động có ý thức bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp với các nguồn lực nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng1, quản lý (nếu hiểu theo nghĩa gốc) là các biện pháp của chủ thể quản lý nhằm xây dựng/ tạo ra những quy chế, khuôn khổ và điều khiển, tác động lên một đối tượng quản lý để đưa đối tượng đó vào khuôn khổ Như vậy, hoạt động quản lý bao gồm:

i/ Tạo ra khuôn khổ: chính là xây dựng hành lang pháp lý, ban hành các quy chế, quy định về một lĩnh vực nào đó; đồng thời thiết lập các cơ quan để thực thi các quy chế, quy định, biện pháp quản lý đã đặt ra

ii/ Sau khi tạo ra khuôn khổ, chủ thể quản lý cần tiến hành phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm (nếu có) theo các quy định đã ban hành

1

Tham khảo từ bài giảng cao học “Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Vũ Thị Phụng

(Tài liệu lưu hành nội bộ, 2016)

iii/ Chỉnh sửa, cải tiến các quy chế, quy định cho phù hợp với thực tế nhằm

để thay đổi sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế

Như vậy, từ khái niệm về quản lý, hoạt động lưu trữ và hoạt động lưu trữ cấp

xã thì quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã là các biện pháp nhằm tác động và điều

chỉnh để các hoạt động lưu trữ cấp xã được thực hiện theo những quy chế, quy định

đã được ban hành Cụ thể hơn, quản lý hoạt động lưu trữ nói chung và ở cấp xã nói

riêng, bao gồm các vấn đề sau:

- Xây dựng, ban hành những quy định về hoạt động lưu trữ

- Xác định và giao quyền quản lý cho các cơ quan, bộ phận

- Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm

Từ những khái niệm cơ bản trên đây, trong luận văn này, khái niệm tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã được hiểu là trách nhiệm và biện pháp của các

cơ quan chức năng có thẩm quyền nhằm quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã chặt chẽ theo đúng nguyên tắc, yêu cầu, mục tiêu đã được đặt ra

1.1.4 Khái niệm về mô hình

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, mô hình có hai nghĩa:

- Theo nghĩa rộng, mô hình là hình ảnh (hình tượng, sơ đồ, mô tả…) ước lệ về các sự vật hoặc hiện tượng Khái niệm mô hình được sử dụng rộng rãi trong triết học, tin học, kinh tế học, toán học, ngôn ngữ học và các khoa học khác

- Theo nghĩa hẹp, mô hình là khuôn, mẫu, tiêu chuẩn

Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi sử dụng định nghĩa mô hình theo nghĩa hẹp là các kiểu dạng, khuôn, tiêu chuẩn, khi được lựa chọn sẽ trở thành mẫu để tuân thủ, thực hiện theo

Như vậy, nếu gắn kết các khái niệm được trình bày ở trên thì mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã là kiểu dạng, cách tổ chức quản lý hoạt

động lưu trữ được cho là hợp lý và được lựa chọn thành mẫu để thực hiện theo Với

ý nghĩa đó, trong luận văn này, chúng tôi sẽ tìm hiểu các cách thức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã hiện nay và đề xuất mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ

ở cấp xã cho phù hợp hơn với yêu cầu thực tế

1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã

quan, tổ chức ở cấp xã

Mặc dù chưa có điều kiện khảo sát rộng rãi, nhưng qua khảo sát thực tế tại một số xã tại tỉnh Nam Định, tôi nhận thấy, khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động các cơ quan, tổ chức ở cấp xã không nhiều, số lượng không lớn; chủ yếu là tài liệu hành chính phản ảnh mọi mặt hoạt động của chính cơ quan, tổ

chức ở cấp xã

Bảng thống kê khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức chính trị xã hội (qua khảo sát thực tế tại một số xã tại tỉnh Nam Định) Khối lượng này là các tài liệu hiện có của nhiều năm gộp lại ( tài liệu UBND xã) và trong một nhiệm kỳ ( đối với tài liệu của Đảng và các tổ chức chính trị xã hội) tính đến thời điểm đi khảo sát Đơn vị tính: mét giá Nguồn: tự thống kê

1.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã

Có thể nói, ở một góc độ nào đó, xã là một “quốc gia” thu nhỏ Vì vậy, thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan ở cấp xã đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy:

Về loại hình tài liệu: chủ yếu là tài liệu bằng giấy Tài liệu hành chính có số lượng nhiều nhất, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Tài liệu khoa học

kỹ thuật chủ yếu là nhóm tài liệu xây dựng cơ bản các công trình ở địa phương Bên cạnh đó, tài liệu nghe nhìn chủ yếu là tài liệu ảnh lưu lại các hoạt động của các

cơ quan, tổ chức; tài liệu phim, ghi âm hầu như không có

Về nội dung: tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của cấp xã do chính các cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm:

- Tài liệu của Đảng bộ xã ( tổ chức cơ sở Đảng cấp xã)

- Tài liệu của cơ quan chính quyền cấp xã ( HĐND xã và UBND xã)

- Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội, các ban ngành Đoàn thể cấp xã

1.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức

cơ sở Đảng cấp xã (Đảng ủy xã)

 Tài liệu Đại hội Đảng bộ xã,

 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng ủy cấp xã:

- Tài liệu hội nghị Ban chấp hành, Ban Thường vụ, hội nghị cán bộ;

- Tài liệu do Đảng ủy cấp xã ban hành;

- Tài liệu của Thường trực Đảng ủy cấp xã;

- Tài liệu của các cơ quan cấp trên và của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến

 Tài liệu về một số mặt công tác của Đảng ủy xã:

- Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ,

- Tài liệu về công tác kiểm tra

- Tài liệu về công tác tôn giáo

- Tài liệu về công tác dân vận

- Tài liệu về công tác tài chính - kế toán,

- Công tác nội bộ Đảng ủy

 Tài liệu kết nạp, theo dõi Đảng viên

 Một số số sách

 Tài liệu của các chi ủy thuộc Đảng ủy xã

1.2.2.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan chính quyền cấp xã

a Tài liệu của Hội đồng nhân dân xã

- Hồ sơ, tài liệu về bầu cử HĐND xã;

- Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường;

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HDND và đại biểu HDND

- Tài liệu về công tác tiếp dân;

- Tài liệu khác: hội nghị tổng kết, sơ kết định kỳ theo chuyên đề; báo cáo của UBND xã tại các kỳ họp;

b Tài liệu của Ủy ban nhân dân xã

- Tài liệu tổng hợp chung:

+ Tập văn bản gửi chung đến UBND xã;

+ Tập công văn trao đổi những vấn đề chung;

+ Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu về tổ chức thực hiện đường lối của Đảng và Pháp luật, tổ chức cán bộ, kế hoạch phát triển kinh tế,

xã hội hàng năm, thông tin tuyên truyền của UBND xã; tài liệu về hoạt động của lãnh đạo cơ quan (báo cáo, bản thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn HĐ ND…)

- Tài liệu hình thành trong các lĩnh vực hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan UBND xã:

+ Tài liệu văn phòng - thống kê;

+ Tài liệu về phát triển nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;

+ Tài liệu về địa chính, xây dựng, môi trường;

+ Tài liệu về giao thông - thủy lợi;

+ Tài liệu văn hóa – xã hội, y tế, giáo dục;

+ Tài liệu quân sự;

+ Tài liệu công an (an ninh trật tự, an toàn xã hội);

+ Tài liệu tư pháp - hộ tịch;

+ Tài liệu tài chính - kế toán;

+ Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại;

+ Tài liệu công tác văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ

- Một số sổ sách liên quan ( sổ đăng ký văn bản đi/ đến)

1.2.2.3 Thành phần nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội

- Tài liệu Đại hội;

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Mặt trận Tổ quốc

và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã như: báo cáo các cấp tổng kết, công tác báo cáo kiểm điểm tình hình, kiểm tra đánh giá, nghị quyết, các biên bản của các kỳ đại hội…

- Một số sổ sách liên quan: sổ ghi biên bản cuộc họp, sổ quỹ, …

tổ chức ở cấp xã.

1.3.1 Phản ánh thực tiễn hoạt động của cơ quan

Mỗi một cơ quan, tổ chức được thành lập, đều được quy định rõ ràng về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn Do đó, tài liệu lưu trữ là một “sản phẩm” được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó và chính nó thể hiện rõ ràng nhất tất cả mọi hoạt động thực tiễn đã, đang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực mà cơ quan đó có thẩm quyền thực hiện

Tài liệu lưu trữ của Đảng bộ Xã có nội dung phản ánh đường lối lãnh đạo, chủ trương, chính sách của Đảng; đồng thời đề ra chủ trương, các nhiệm vụ chính trị của địa phương và lãnh đạo thực hiện có hiệu quả như: phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh trật tự địa phương, công tác chính trị tư tưởng, xây dựng Đảng bộ, chi bộ, công tác tổ chức cán bộ, công tác kiểm tra, kỷ luật…

Tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân nhằm xây dựng những định hướng

từ việc ban hành các nghị quyết quan trọng về thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, cụ thể hóa các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội theo các nghị quyết, quyết định của cơ quan nhà nước cấp trên phù hợp với tình hình địa phương Các nghị quyết của HĐND xã là cơ sở, mục tiêu, định hướng giúp UBND, các ngành hoàn thành tốt chỉ tiêu, nhiệm vụ theo Nghị quyết của HĐND, cũng như chỉ tiêu, nhiệm

vụ cấp trên giao Bên cạnh đó các tài liệu cũng phản ánh hoạt động giám sát của HĐND xã cũng đã giúp đại biểu HĐND xã nhận thức đầy đủ hơn về trách nhiệm của mình trước cử tri, có thêm thông tin để tham gia thảo luận, quyết định các chủ trương, chính sách thuộc thẩm quyền của HĐND xã

Tài liệu lưu trữ của cơ quan chính quyền xã (UBND xã) phản ánh việc triển khai toàn diện việc quản lý, điều hành và kết quả các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở cấp cơ sở như: kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, ngư nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng quy hoạch đất đai, giáo dục, y tế, văn hóa xã hội, an ninh trật tự, dân tộc tôn giáo…

Các tài liệu hình thành trong các tổ chức chính trị xã hội phản ánh nhiệm vụ giáo dục tư tưởng, động viên và phát huy tính tích cực thực hiện đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước tới các tầng lớp nhân dân, góp phần thực hiện nhiệm vụ chính trị, chăm lo bảo vệ lợi ích chính đáng và hợp pháp của nhân dân; tham gia vào công việc quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tăng cường mật thiết mối liên hệ giữa Đảng, nhà nước và nhân dân ở cấp xã

Ví dụ với Hội Liên hiệp Phụ nữ xã, tài liệu được hình thành phản ánh các hoạt động thực tiễn của tổ chức vận động các tầng lớp phụ nữ chủ động, tích cực thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ Tổ quốc; vận động, hỗ trợ phụ nữ nâng cao năng lực, trình độ, xây dựng gia đình hạnh phúc; chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần của phụ nữ tại địa phương

quản lý, điều hành ở cấp xã

Tài liệu lưu trữ cấp xã chứa đựng những thông tin quá khứ của chính cấp xã

Đó là sự phản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những hoạt động thực hiện triển khai, thực thi của các cơ quan, cá nhân hoặc những cống hiến to lớn của các nhân vật tiêu biểu của địa phương như các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng Ví dụ: Tài liệu lưu trữ của UBND xã cũng phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan nói riêng cũng như mọi mặt của đời sống

kinh tế - xã hội của địa phương qua các thời kỳ lịch sử và các giai đoạn lịch sử trong

công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Thực tiễn cho thấy, tài liệu lưu trữ đã hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đều là những thông tin quá khứ quan trọng nhằm phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, điều hành các công việc của các cơ quan tổ chức ở cấp xã và phục vụ nhu cầu nhân dân Tuy mang thông tin của quá khứ nhưng nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện các chủ trương chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ngắn hoặc dài hạn; phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và các cơ quan thuộc xã nói chung Nói cách tổng hợp hơn, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động cấp xã có giá trị to lớn nếu chúng được sử dụng với mục đích: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục,… đúng như tinh thần Luật Lưu trữ năm 2011 Cụ thể như sau:

* Trong lĩnh vực chính trị: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động cấp

xã có thể sử dụng làm bằng chứng để giải quyết các vấn đề tranh chấp xung đột về lãnh thổ địa phương, đất đai, cơ sở thờ tự các tôn giáo Mặt khác tài liệu lưu trữ cấp

xã được coi là kho tư liệu để các cơ quan chức năng cấp cao hơn nghiên cứu về đường lối, cơ sở trong các lĩnh vực phát triền kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội Từ

đó tổng kết đánh giá những thành tựu, những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp Bên cạnh đó: Hồ sơ tài liệu lưu trữ còn là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ

đó kiểm tra, đánh giá hoạt động các cơ quan Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện nhiệm

vụ quản lý; là cơ quan quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan tổ chức cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính địa phương

* Trong lĩnh vực kinh tế: các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên

được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc qui hoạch phát triển các khu vực địa phương Để có được những kế hoạch hoặc đề

án qui hoạch phù hợp khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ hình thành tại chính địa phương cần phát triển kinh

tế, như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội địa phương, số liệu dân số địa phương; điều kiện thổ nhưỡng đại lý của từng vùng, vùng kinh tế Ngoài ra với các doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về kinh nghiệm, sản xuất kinh doanh góp phần áp dụng những công nghệ, kinh nghiệm quản lý đẩy mạnh phát triển kinh doanh trong thời buổi bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế

Ví dụ: Trong lĩnh vực quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển ngành nghề truyền thống địa phương, hồ sơ tài liệu giúp chính quyền cấp xã xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển sản xuất kinh doanh theo thế mạnh từng địa phương Các hồ sơ tài liệu về phân bố dân cư, các ngành nghề truyền thống, tài liệu thống kê về kinh tế giúp chính quyền địa phương xây dựng quy hoạch phát triển kinh doanh các ngành nghề, dịch vụ phù hợp với đặc điểm phân bố dân cư, điều kiện địa lý tự nhiên, xã hội

* Trong lĩnh vực quản lý địa bàn dân cư: hiện nay vấn để quản lý dân cư,

cơ sở hạ tầng, việc xây dựng các công trình trên địa bàn đang là một vấn đề được quan tâm chú trọng Do đó, tài liệu lưu trữ chính là căn cứ để lãnh đạo cơ quan cấp

xã nắm rõ được khu vực quản lý nằm trên địa bàn xã; đồng thời đó cũng là căn cứ

để đưa ra các giải pháp có hiệu quả trong công tác quản lý khu dân cư tại địa phương

* Trong lĩnh vực văn hóa - xã hội: thông tin trong tài liệu lưu trữ cấp xã được

khai thác và sử dụng để phục vụ cho nghiên cứu văn hóa của dân tộc, văn hóa vùng miền địa phương Tài liệu lưu trữ về địa phương là bằng chứng ghi lại những dấu ấn văn hóa, phong tục tập quán đặc trưng tại vùng miền đó Ví dụ các nhà biên kịch, đạo diễn phim sân khấu khai thác sử dụng để xây dựng bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục đạo cụ cho một bộ phim hoặc vở kịch ở từng thời kỳ lịch sử khác nhau Ngoài ra, tài liệu lưu trữ cấp xã còn có vai trò to lớn trong việc đưa ra giải pháp đảm bảo an toàn xã hội, hướng dẫn nhân dân trong xã sống và làm việc theo pháp luật

* Trong lĩnh vực giáo dục: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin có nhiều giá trị

Để xác định chiến lược và kế hoạch phát triển giáo dục các nhà quản lý giáo dục, không thể khai thác số liệu thống kê về dân số, về chương trình, kết quả, đào tạo, xây dựng truyền thống giáo dục tại địa phương nhằm giúp các cơ quan có giải pháp

tốt nhất để nâng cao ý thức tinh thần phấn đấu của thanh niên để góp phần chung tay xây dựng phát triển địa phương

* Trong hoạt động quản lý: Tài liệu lưu trữ cấp xã có vai trò hết sức to lớn

phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của chính quyền cơ sở, phản ánh chân thực các hoạt động quản lý, diễn biến xảy ra tại địa phương đó; từ đó góp phần đưa ra thực trạng rõ ràng nhất về chất lượng hiệu quả của bộ máy quản lý tại địa phương

Ví dụ: Cơ quan muốn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế trên địa bàn xã trong năm tới thì cần phải căn cứ và khai thác thông tin, số liệu từ các báo cáo, kế hoạch, các văn bản xử lý vi phạm… đã được ban hành trong năm qua để tiếp tục xây dựng hoặc tiến hành sửa đổi, xây dựng lại sao cho phù hợp

1.3.3 Làm căn cứ, giải quyết chế độ, chính sách, quyền lợi của người dân

Cấp xã là cấp cơ sở tiếp xúc trực tiếp với nhân dân, quyền làm chủ của nhân dân được thể hiện rõ nhất Các cán bộ cấp xã hàng ngày sinh hoạt với nhân dân trong mối quan hệ không chỉ giữa chính quyền với dân mà còn là quan hệ gia tộc với xóm làng lâu đời, với cả những phong tục tập quán tốt đẹp Có thể thấy, cấp xã

là cấp giải quyết trực tiếp hàng ngày các thủ tục hành chính trong chức năng quyền hạn cho phép về các vấn đề dân quyền, dân sinh, dân trí Do vậy, một mặt cấp xã vẫn phải tiến hành thực hiện theo đúng chính sách, đường lối của Đảng và pháp luật của nhà nước, mặt khác vẫn phải phù hợp với tình hình thực tế trong xã hội, thấu tình đạt lý trong xóm làng, khu dân cư Chính vì vậy, mọi tài liệu hình thành trong hoạt động cấp xã không chỉ liên quan đến hoạt động của cơ quan mà còn làm căn cứ

cơ sở để giải quyết chế độ chính sách, quyền lợi của người dân Ví dụ như các thủ tục về lĩnh vực hộ tịch như cấp giấy khai sinh, giấy khai tử, đăng ký kết hôn, cấp giấy chứng nhận kinh tế trang trại; lĩnh vực đất đai như cấp giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất, đăng ký biến động quyền sử dụng đất; Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm nguy

cơ cao, không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh; các hộ gia đình, cá nhân; công nhận danh hiệu gia đình văn hóa, thủ tục giải quyết chính sách chế độ cho người có công, thân nhân liệt sỹ; đăng ký chương trình hoạt động tôn giáo hàng năm của tổ chức tôn giáo cơ sở… Tất cả các tài liệu đó đều đã, đang và sẽ tiếp tục giải quyết

các nhu cầu trong đời sống hàng ngày của nhân dân và đều trở thành căn cứ, cơ sở

để giải quyết mọi vấn đề theo nhu cầu của nhân dân

Ví dụ: Nhân dân muốn cấp lại giấy khai sinh thì ngoài những tài liệu liên quan

đến thủ tục cấp lại giấy khai sinh thì quyển sổ gốc ghi lại việc đăng ký giấy khai

sinh trước đó là một tài liệu quan trọng để căn cứ vào thông tin đã lưu để có thể xác

minh lại và giúp lãnh đạo, cán bộ phụ trách cơ quan căn cứ vào đó để hoàn thành

thủ tục và tiến hành xét duyệt cấp lại giấy khai sinh Cơ quan, tổ chức đang quản lý

sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Hoặc: Hồ sơ Đảng viên được lưu tại văn phòng Đảng ủy xã được coi là một tài

liệu có độ tin cậy cao nhằm xác minh được Đảng viên đó đang sinh hoạt tại địa

phương nào; có phải là Đảng viên không; từ đó làm căn cứ để chứng thực trong hồ

sơ xin việc hoặc giải quyết các chế độ đối với Đảng viên

1.3.4 Giáo dục truyền thống, biên soạn lịch sử địa phương

Qua tài liệu lưu trữ giúp chúng ta biết được lịch sử hình thành, xây dựng và

phát triển kinh tế xã hội của xã nói riêng qua các thời kỳ lịch sử Những thông tin

trong tài liệu là nguồn thông tin tư liệu quý báu để phát huy những giá trị truyền

thống của xã trong việc phát triển lịch sử văn hóa xã hội, phát triển kinh tế ngành

nghề truyền thống trong lao động sản xuất Bên cạnh đó, là công cụ để giúp các cơ

quan quản lý tuyên truyền, giáo dục thế hệ trẻ về truyền thống cách mạng anh hùng

trong đấu tranh, xây dựng, bảo vệ đất nước; giáo dục truyền thống văn hóa, đạo

đức, tinh thần tương ái, văn hóa làng xã trong giai đoạn đất nước đang trên đà xây

dựng và phát triển Hơn nữa, còn góp phần nuôi dưỡng lòng tự hào dân tộc, tự hào

về các thế hệ cha ông; mang ý nghĩa nhân văn, ý nghĩa gia đình sâu sắc Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động quản lý cấp xã có giá trị sử

liệu to lớn Lưu trữ chính là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cưu lịch sử địa

phương Những tài liệu có giá trị lịch sử thường là những tài liệu có giá trị cao vì

sau khi hết giá trị hiện hành, giá trị thực tiễn của nó vẫn còn có thể dùng làm tài liệu

để nghiên cứu lịch sử… Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ chân thực về lịch sử,

phản ánh chính xác nhất sự thật trong quá khứ Vì vậy khi muốn nghiên cứu lịch sử

hình thành và phát triển của địa phương thì tài liệu lưu trữ là tài liệu phải được

nghiên cứu trước nhất

1.4 Các quy định hiện hành về tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã (Phụ lục số 01)

1.4.1 Các quy định của Đảng

Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X đã xác định nhiệm vụ: “bảo vệ

và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” Chính vì vậy, các cơ sở pháp lý về tổ chức

và quản lý hoạt động lưu trữ nói riêng cũng như văn thư, lưu trữ nói chung đã được thực hiện và cụ thể hóa bằng các văn bản chủ yếu:

- Công văn số 158-CV/LT ban hành ngày 19/10/2004 của Cục lưu trữ Văn

phòng trung ương Đảng về việc triển khai thực hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu

các cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh/huyện/xã;

- Quy định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban bí thư Trung

ương Đảng về phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam;

- Hướng dẫn số 15-HD/VPTW ban hành ngày 14/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan tổ chức Đảng

và các tổ chức chính trị xã hội xã, phường, thị trấn;

- Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ban hành ngày 16/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ

quan;

- Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ban hành ngày 12/9/2017 của Văn phòng

Trung ương Đảng hướng dẫn về việc thực hiện tổ chức xác định giá trị tài liệu của

các cơ quan tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội;

- Hướng dẫn số 30-HD/VPTW ban hành ngày 12/9/2017 của Văn phòng

Trung ương Đảng hướng dẫn về việc thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu

những tài liệu chủ yếu của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội”

Hệ thống văn bản của Đảng về hoạt động lưu trữ nói riêng cũng như công tác văn thư, lưu trữ nói chung được ban hành đã quy định một số vấn đề, từ tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho đến việc tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên riêng với cấp xã, các văn bản của Đảng ban hành chưa thực sự

có nhiều, một số nội dung còn nằm rải rác ở một số văn bản khác nhau

Quy định số 270-QĐ/TW ban hành ngày 6/12/2014 của Ban bí thư Trung

ương Đảng về phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam có thể được coi là một trong

những văn bản có tính pháp lý “cao nhất” của Đảng về lưu trữ Văn bản đã quy định khá chi tiết về phông lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam - một trong những phông lưu trữ quan trọng trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Căn cứ theo Luật Lưu trữ năm 2011, văn bản đã quy định chi tiết về thành phần tài liệu; nguyên tắc quản

lý, trách nhiệm quản lý, tổ chức lưu trữ Đảng gồm hệ thống quản lý, tổ chức lưu trữ lịch sử Đảng, tổ chức lưu trữ ở các cơ quan, các tổ chức chính trị xã hội; việc thu thập, quản lý bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng… để từ đó làm căn cứ pháp lý áp dụng với các cơ quan lãnh Đảng, các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội ở các cấp

từ trung ương đến địa phương Tuy nhiên, vì văn bản quy định bao quát chung đối với Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; chưa có quy định riêng biệt nào cụ thể đối với từng cấp

Ví dụ: Mục 2 trong Điều 7:“ Phòng Lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc

Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh ủy), đặt trong văn phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư

và lưu trữ; trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của tỉnh ủy và văn phòng tỉnh ủy” đã xác định

được lưu trữ Đảng ở cấp xã sẽ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện bởi các cơ quan cấp trên ở địa phương

Hướng dẫn số 15 -HD/VPTW ban hành ngày 14/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan tổ chức Đảng

và các tổ chức chính trị xã hội xã, phường, thị trấn là một trong những văn bản duy

nhất quy định hướng dẫn khá chi tiết và đầy đủ tất cả các nội dung về tổ chức quản

lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã Hướng dẫn cũng đã bám sát các nội dung trong tổ chức hoạt động quản lý lưu trữ cụ thể là nguyên tắc, nội dung trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ trong các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị- xã hội ở xã/phường/ thị trấn Văn bản này đã hướng dẫn khá chi tiết một số nội dung quan

trọng của lưu trữ Đảng ở cấp xã như: Mục 1: Thu thập hồ sơ tài liệu vào văn phòng

Đảng ủy xã; Mục 2: Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Mục 3: thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,…Đây là cơ sở pháp lý giúp các cơ quan,

tổ chức Đảng ở cấp xã tổ chức thực hiện phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ vào các hoạt động lưu trữ của Đảng ở cấp xã

Song song với Hướng dẫn số 15, Công văn số 158-CV/LT ban hành ngày

19/10/2004 của Cục lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng về việc triển khai thực

hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu các cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh/huyện/xã cũng

là một trong những văn bản quy định chi tiết về một trong những nghiệp vụ lưu trữ

đó là phân loại tài liệu lưu trữ Tuy đã được ban hành từ thời gian khá lâu trở về trước (năm 2004) nhưng cho đến nay văn bản này vẫn còn hiệu lực Đối với cấp xã, công văn số 158 đã xây dựng rõ ràng mẫu khung phân loại tài liệu để từ đó tạo cơ

sở để các cơ quan, tổ chức dựa vào đó để thực hiện các nghiệp vụ của lưu trữ như phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu,…

Đối với các văn bản khác cũng đã được ban hành; hiện vẫn đang là cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội các cấp tiến hành thực hiện tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ Ví dụ: Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ban hành ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng, hướng dẫn về việc thực hiện tổ chức xác định giá trị tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; Hướng dẫn số 30-HD/VPTW ban hành ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn về việc thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội” Cơ quan đứng đầu các cấp chịu trách nhiệm căn cứ vào đó để chỉ đạo, triển khai thực hiện sao cho phù hợp với từng tính chất đặc thù của cơ quan, tổ chức

Như vậy, có thể thấy, cho đến nay, các cơ quan chức năng của Đảng đã ban hành tương đối đầy đủ các quy định về công tác lưu trữ nói chung và một số hướng dẫn thực hiện các hoạt động lưu trữ ở cấp xã như: thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu…Đây là cơ sở cho việc tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ của cơ quan Đảng ở cấp xã

1.4.2 Các quy định hiện hành của Nhà nước.

Hiện nay, Nhà nước và các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bảnlàm cơ sở pháp lý cho việc tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã, bao gồm:

- Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức;

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 8/11/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về

quản lý hồ sơ, lưu trữ hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã phường, thị trấn;

- Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 của Chính phủ quyết định chi tiết

một số điều của luật lưu trữ năm 2011;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

về xây dụng quy chế văn thư- lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;

Như vậy, Luật Lưu trữ năm 2011và Thông tư số 14/2011/TT-BNV 8/11/2011

là hai văn bản pháp lý cao nhất về việc tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp

phường, xã Khoản 1, Điều 14, quy định: “Lưu trữ hình thành trong hoạt động của

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp của

xã phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại văn phòng ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn” Văn phòng UBND xã sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm tiến hành tổ

chức quản lý hoạt động lưu trữ của cơ quan chính quyền cấp xã

Bên cạnh đó, về trách nhiệm quản lý lưu trữ cũng đã được quy định khá rõ ràng và cụ thể qua hai văn bản đó là: Nghị định số 12/2003/NĐ-CP 21/10/2013 quy

định về chế độ, cơ sở cán bộ xã phường thị trấn và Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định về cơ cấu Tổ chức của Uỷ ban nhân dân các

cấp Theo đó, tại mỗi xã, phường thị trấn được bố trí một công chức văn phòng

thống kê, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong đó có công tác lưu trữ

Quy định về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ: Thông tư 14 của Bộ Nội Vụ là văn bản quy định tương đối đầy đủ về chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ của lưu trữ cấp chính quyền xã, phường, cụ thể như sau:

- Mục 2: Quy định công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ Uỷ ban nhân dân

- Mục 3: Quy định thu thập bổ sung bảo quản, chế độ thống kê, kiểm kê trong lưu trữ xã phường

- Mục 4: Quy định về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Mục 5: Quy định tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Đối với hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, Thông tư 14 của Bộ Nội vụ là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên quy định, hướng dẫn tương đối đầy đủ về nghiệp vụ lưu trữ tại cấp xã, phường Điều này tạo cơ sở pháp lý, cũng như xây dựng nền tảng nghiệp vụ để chính quyền các xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ cấp xã Ví dụ: Theo Khoản 1, điều 13, Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định rõ về các nguồn nộp lưu bao gồm:

- Tài liệu của cơ quan cấp trên,

- Lãnh đạo hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân cấp xã, là chủ tịch và các phó chủ tịch xã,

- Các bộ phận, cán bộ công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn

- Các tổ chức đoàn thể cấp xã đều tiến hành nộp vào lưu trữ UBND xã

Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân được quy định: tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ ủy ban nhân dân xã; trong kho trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản tài liệu theo Điều 14, thông tư số 14/2011 của

dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể nhiệm vụ và tuyển dụng công chức cấp xã,

phường, thị trấn đã quy định công chức văn phòng – thống kê là người trực tiếp

thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư- lưu trữ

Tại Điều 9 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và ủy ban nhân dân các cấp quy

định: “ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm

văn thư - lưu trữ” và “ Người làm văn thư – lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của

Sở Nội vụ” Vì vậy, theo những quy định trong các văn bản trên, tại Ủy ban nhân

dân cấp xã bố trí công chức có chức danh văn phòng – thống kê để kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư – lưu trữ

ở cấp xã

Việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ là cần thiết vì một số lý

do sau:

Thứ nhất: qua việc hệ thống các quy định ở trên, có thể thấy, hoạt động lưu

trữ ở cấp xã đang có quá nhiều cơ quan điều chỉnh và thuộc sự quản lý của nhiều cơ quan khác nhau Mỗi cơ quan, tổ chức lại tiến hành tổ chức, quản lý theo những quy định riêng của chính cơ quan đó

Hoạt động lưu trữ ở tổ chức Đảng ở cấp xã đã được quy định theo hệ thống ngành dọc riêng của Đảng và được thống nhất bởi các cơ quan lãnh đạo Đảng từ trung ương cho đến địa phương Đối với cấp xã, mọi hoạt động lưu trữ, mọi tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng đều được tổ chức quản lý thực hiện bởi chính cơ quan đó và cụ thể là văn phòng Đảng ủy xã phụ trách Bên cạnh đó, khối tài liệu cũng như hoạt động lưu trữ của các tổ chức chính trị xã hội ở cấp xã như Mặt trận Tổ quốc, Đoàn Thanh Niên, Hội Phụ Nữ… cũng đều do cơ quan Đảng ở cấp xã tổ chức quản lý và đã được cơ quan lãnh đạo Đảng ở cấp trên quy định Mọi tài liệu sau khi được tiến hành tổ chức quản lý sẽ được lưu tại văn phòng Đảng ủy xã; hết nhiệm kỳ đại hội Đảng tất cả các tài liệu sẽ được giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp ủy huyện Như vậy, đối với lưu trữ Đảng ở cấp xã vẫn phải tiến hành

giao nộp vào lưu trữ lịch sử và vẫn tồn tại cấp lưu trữ trung gian – lưu trữ lịch sử cấp huyện ủy

Hoạt động lưu trữ ở cơ quan chính quyền cấp xã đã được quy định tương đối

rõ ràng trong hệ thống các văn bản như Luật Lưu trữ, các nghị định của Chính phủ, các thông tư của Bộ Nội vụ Theo đó, hoạt động lưu trữ tại các cơ quan chính quyền cấp xã sẽ do UBND xã cụ thể là văn phòng UBND xã tiến hành tổ chức quản

lý Tuy nhiên, đối với cấp xã, khác với hoạt động lưu trữ bên Đảng, hoạt động lưu trữ còn thể hiện sự lúng túng do các quy định được ban hành còn chưa thật sự đi sâu cũng như còn nhiều mâu thuẫn đối với riêng cấp xã Tính đến thời điểm hiện tại, lưu trữ cấp xã ở cơ quan chính quyền xã vẫn là một lưu trữ cố định, tất cả các tài liệu đều được bảo quản tại chính cơ quan ở cấp xã, không cần giao nộp lên lưu trữ lịch

sử cấp huyện do lưu trữ lịch sử cấp huyện đã không còn hoạt động; mọi hoạt động lưu trữ đều do văn phòng UBND xã chịu trách nhiệm phụ trách thực hiện Việc duy trì hình thức lưu trữ cố định đã dẫn đến sự lỏng lẻo trong tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ; các hoạt động lưu trữ như thu thập, chỉnh lý xác định, bảo quản, sử dụng thực hiện chưa đạt hiệu quả thực sự

Đối với hoạt động lưu trữ ở các tổ chức chính trị xã hội ở cấp xã, theo đúng nguyên tắc, quy định là do cơ quan bên Đảng ở cấp xã tổ chức quản lý Tuy nhiên, ở cấp xã quy định còn chưa rõ ràng và đang có sự chồng chéo đối với riêng hoạt động lưu trữ ở cấp xã khi cả cơ quan Đảng ở cấp xã cũng như cơ quan chính quyền xã đều tiến hành tổ chức quản lý và đều có nội dung đã được quy định Điều này tạo nên sự mâu thuẫn khi chưa thống nhất được ai mới là cơ quan thực sự tiến hành tổ chức, quản lý

Tóm lại, trong cùng một cấp hành chính, hoạt động lưu trữ ở cấp xã đang được tổ chức, quản lý theo những cách khác nhau và bởi các chủ thể khác nhau Việc duy trì các cách khác nhau như vậy gây nên sự thiếu đồng bộ trong việc tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ trong cả hệ thống chính trị ở cấp xã

Thứ hai: do có nhiều cách quản lý chưa đồng bộ, chưa thống nhất với nhau dẫn

đến tài liệu lưu trữ hiện nay ở cấp xã thường xuyên trong tình trạng không đầy đủ, tản mát, thậm chí là mất mát, thất lạc Hệ quả tác động lớn dẫn tới việc khai thác sử dụng khó khăn, gây chậm trễ trong giải quyết công việc hàng ngày do không đủ tài

liệu, dẫn tới không có đủ căn cứ để hoàn thành công việc Đặc biệt những công việc liên quan tới giải quyết chế độ chính sách, quyền lợi của nhân dân như tranh chấp

sở hữu đất đai… một khi tài liệu không đầy đủ thì sẽ không có bằng chứng căn cứ

để giải quyết từ đó có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng, khiếu nại, kiện tụng kéo dài, gây mất thời gian Bên cạnh đó, cấp xã đang đứng trước thời kỳ chuyển đổi đô thị hóa, sự biến động về dân cư, sự xuất hiện của các khu công nghiệp, các doanh nghiệp nước ngoài đặt nhà máy trên địa bàn xã thì tài liệu lưu trữ chính là những thông tin quá khứ, mang tính dự báo và là minh chứng pháp lý để giúp các

cơ quan quản lý ở cấp xã có những cơ sở, định hướng để xây dựng những kế hoạch quản lý, điều hành trong tương lai được phù hợp, hoàn thiện; quá trình giải quyết công việc cũng được xử lý nhanh chóng dựa trên những căn cứ có độ tin cậy cao Tuy nhiên, nếu tài liệu không đầy đủ có thể dẫn đến những hệ lụy trong việc quản lý điều hành của cơ quan, ảnh hưởng tới nhu cầu của nhân dân Vấn đề đặt ra là cần có

mô hình tổ chức quản lý đồng bộ, thống nhất tại cấp xã sao cho tập trung, thống nhất và hiệu quả hơn

Tiểu kết chương 1: Như vậy, chương 1 của luận văn đã phân tích một số

khái niệm được sử dụng trong luận văn, làm rõ các cơ sở lý luận, pháp lý, thực tiễn

về tổ chức hoạt động lưu trữ cấp xã đồng thời hệ thống được khối lượng thành phần, nội dung; khái quát một số giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã Bên cạnh đó, trong chương 1 đã hệ thống một số quy định hiện hành về tổ chức hoạt động lưu trữ ở cấp xã cũng như khẳng định sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp

xã Đây chính là những tiền đề quan trọng để luận văn căn cứ vào đó tiến hành phân tích thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ ở cấp xã trong chương 2 cũng như nghiên cứu đề xuất xây dựng mô hình tổ chức quản lý ở chương 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Ở CẤP XÃ

(Qua khảo sát thực tế tại một số xã trên địa bàn tỉnh Nam Định)

2.1 Khái quát về địa bàn khảo sát và phương pháp khảo sát

2.1.1 Khái quát về địa bàn khảo sát

Nam Định là một tỉnh lớn với khoảng 2 triệu dân (tính đến năm 2017) nằm ở phía Nam đồng bằng Bắc Bộ; tiếp giáp tỉnh Thái Bình ở phía Bắc, tỉnh Ninh Bình ở phía Nam, tỉnh Hà Nam ở phía Tây Bắc Tính đến nay, Nam Định hiện có 10 đơn vị hành chính trong đó có 1 thành phố trực thuộc tỉnh và 9 huyện Các đơn vị hành chính ở Nam Định gồm 229 đơn vị hành chính gồm 193 xã, 20 phường và 16 thị trấn Theo luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 quy định: “Các đơn vị hành chính cấp xã đều chịu sự chỉ đạo và quản lý của các cơ quan tổ chức cấp huyện”

Danh sách các đơn vị hành chính tỉnh Nam Định:

- Thành phố Nam Định: 26 xã/ phường (20 phường và 6 xã)

- Huyện Hải Hậu: 35 xã ( 3 thị trấn và 32 xã)

- Huyện Giao Thủy: 22 xã (2 thị trấn và 20 xã)

*Khái quát về các xã tiến hành khảo sát

Trong số 13 xã tôi đã đi khảo sát có:

- 9 xã thuộc huyện Hải Hậu ( Hải Anh, Hải Đường, Hải Hưng, Hải Lộc, Hải Phúc, Hải Quang, Hải Vân, Hải Trung, Hải Xuân)

- Xã Giao Thịnh thuộc huyện Giao Thủy

- Xã Hồng Quang thuộc huyện Nam Trực

- Xã Xuân Phong thuộc huyện Xuân Trường

- Xã Trực Mỹ thuộc huyện Trực Ninh

Các xã đi khảo sát chủ yếu nằm ở khu vực đồng bằng, không xã nào giáp biển hay có địa phận giáp với tỉnh khác Kinh tế chủ yếu phát triển thuần nông nghiệp trồng lúa, trồng hoa màu, hoặc tiểu thủ công nghiệp; các khu công nghiệp ở trong nước hoặc ở nước ngoài đầu tư đặt trên địa bàn xã hiện có nhưng với số lượng còn

ít Bên cạnh đó, một số xã đi khảo sát có truyền thống văn hóa lịch sử từ lâu đời như xã Hải Anh huyện Hải Hậu

để tiếp nhận, mô tả lại những thực tế hiện có

- Phương pháp phỏng vấn: đây cũng là một trong những phương pháp cần thiết đòi hỏi phải, thuyết phục tốt sao cho các cán bộ có thể cung cấp những thông tin có độ tin cậy cao, đúng với thực tế hiện nay

- Phương pháp xây dựng bảng hỏi: Việc xây dựng bảng hỏi sẽ bao quát được toàn bộ nội dung của luận văn; giúp cho những thông tin được cụ thể hơn, rõ ràng hơn, chính xác hơn để từ đó làm căn cứ, đảm bảo thông tin có độ tin cậy nhất

2.1.3 Nội dung khảo sát:

- Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam Định

- Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã

- Thực trạng hoạt động lưu trữ ở cấp xã

Sau đây là kết quả khảo sát mà tôi đã thực hiện

2.2 Các quy định hiện hành về quản lý hoạt động lưu trữ cấp xã tại tỉnh Nam Định

Với hệ thống cơ sở pháp lý khá đầy đủ từ phía trung ương (đã trình bày trong

chương 1), các cơ quan lãnh đạo của Đảng cũng như các cơ quan nhà nước ở tỉnh Nam Định đã tiếp thu, cập nhật và tiến hành phổ biến, chỉ đạo các văn bản từ phía cấp trên Trên cơ sở đó, các cơ quan lãnh đạo của tỉnh cũng tiếp tục ban hành các

văn bản chỉ đạo cho các cơ quan cấp dưới cũng như cho chính cơ quan

2.2.1 Các quy định hiện hành về tổ chức, quản lý lưu trữ của các cơ quan lãnh Đảng cấp tỉnh và cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định (Phụ lục số 02)

a Cấp Tỉnh: Văn phòng Tỉnh ủy hiện đang là cơ quan có trách nhiệm tổ

chức, quản lý hoạt động lưu trữ của các cơ quan Đảng ở địa phương Nếu tính trong vòng 1 năm, có khá nhiều văn bản được ban hành về lưu trữ chủ yếu là các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về lưu trữ trong đó phần lớn là hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ

Ví dụ về một số văn bản đã được ban hành:

- Chỉ thị số 12-CT/TU ngày 28/5/2008 về việc tăng cường lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ Quốc và các Đoàn thể nhân dân;

- Quyết định số 88-QĐ/TU ngày 16/12/2015 ban hành Danh mục các cơ quan

tổ chức Đảng, tổ chức chính trị; xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

sử của Tỉnh ủy;

- Quyết định số 311-QĐ/TU ngày 19/01/2017 về ban hành Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ Lịch sử của Đảng;

b Cấp Huyện: các văn bản cấp huyện (cụ thể là văn phòng Huyện ủy) ban

hành chủ yếu được tiếp thu, cập nhật, cụ thể hóa các văn bản của cơ quan quản lý cấp tỉnh chỉ đạo xuống bao gồm:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan;

- Danh mục hồ sơ cơ quan;

- Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện ủy; Ngoài ra, cấp huyện còn ban hành các văn bản liên quan đến việc quán triệt, triển khai các văn bản chuyên môn nghiệp vụ, các văn bản liên quan đến các kế hoạch thực hiện, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin đối với các cơ quan, các cơ quan tổ chức cơ sở Đảng Ví dụ:

 Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ qua các năm:

- Kế hoạch số 01-/KH/VPHU của Huyện ủy Hải Hậu ban hành ngày

17/1/2017 về kiểm tra công tác văn thư lưu trữ năm 2017

- Kế hoạch tập huấn công tác văn phòng cấp ủy qua các năm: (Kế hoạch số

03-KH/VPHU huyện ủy Giao Thủy ban hành ngày 18/4/2017 về tập huấn công tác

văn phòng cấp ủy năm 2017)