ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Nhiệm vụ nghiên cứu Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau: - Nghiên cứu lý luận từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản quản lý nhà nước về quản lý nguồ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

VŨ THỊ THU HOÀI

ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội, 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh

và Xã hội” là công trình nghiên cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này,

tôi có tham khảo một số tài liệu và các công trình nghiên cứu khoa học khác và

đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất

cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

HỌC VIÊN

Vũ Thị Thu Hoài

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía lãnh đạo và chuyên viên của Văn phòng, Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội; các thầy cô giáo của Khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học – TS Cam Anh Tuấn, người đã trực tiếp gợi mở, góp ý cho luận văn Qua đây, tôi xin

bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

Đề tài này tôi ngoài hoàn thành trên cơ sở nỗ lực nghiên cứu của bản thân còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô, các nhà nghiên cứu và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

HỌC VIÊN

Vũ Thị Thu Hoài

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 3

6 Nguồn tài liệu tham khảo 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Đóng góp của đề tài: 6

9 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 8

1.1 hái quát về ản tả c ng việc 8

1.1.1 hái niệm 8

1.1.2 ngh a của bản mô tả công việc 10

1.1.3 êu cầu đối với bản mô tả công việc 12

1.1.4.Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc 13

1.1.5.Căn cứ và quy trình xây dựng bản mô tả công việc 13

1.2 hái quát về đội ngũ c ng chức quản v n ph ng 14

1.2.1 hái niệm Công chức quản lý văn phòng 14

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ 16

1.2.3 êu cầu đối với công chức quản lý văn phòng 20

1.2.4.Đặc th công việc của công chức quản lý văn phòng 21

1.3 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc đánh giá sự ph hợp ản tả c ng việc đối với c ng chức quản v n ph ng 22

1.3.1 hái niệm 22

1.3.2 ục đích đánh giá 24

1.3.3 Nguyên tắc đánh giá 24

1.4 Tầ quan trọng của đánh giá sự ph hợp của BMTCV đối với c ng chức

quản v n ph ng 25

1.5 Trách nhiệ đánh giá sự phù hợp bản mô tả công việc của công chức quản v n ph ng 26

1.6 Yếu tố tác động đến việc đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc của đội ngũ c ng chức quản v n ph ng 27

Tiểu ết Chuong 1 29

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP, ẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 30

2.1 Giới thiệu khái quát về V n ph ng Bộ Lao động - Thương inh và Xã hội 30

2.1.1 Chức năng 30

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 30

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 32

2.2 hái quát đội ngũ c ng chức quản lý tại V n ph ng Bộ LĐTBXH 34

2.2.1 Số lượng, cơ cấu 34

2.2.2 Cơ cấu theo ngạch 36

2.2.3 Trình độ chuyên môn 37

2.2.4 Trình độ lý luận chính trị, tin học, ngoại ngữ 40

2.3 Quy trình, phương pháp đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho đội ngũ c ng chức quản lý tại V n ph ng Bộ LĐTBXH 43

2.3.1 Quy trình đánh giá 43

2.3.2 Phương pháp đánh giá 46

2.4 Kết quả đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại V n ph ng Bộ Lao động – Thương inh và Xã hội 47

2.4.1 Đánh giá quy trình xây dựng bản mô tả công việc 47

2.4.2 Đánh giá nội dung bản mô tả công việc 52

2.4.3 Đánh giá việc sử dụng bản mô tả công việc 60

Tiểu ết Chương 2 65

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC QUẢN LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 66 3.1 Nâng cao vai trò của Chánh V n ph ng trong c ng tác xây dựng BMTCV 66 3.2 Hoàn thiện hệ thống v n ản quy định về nhiệ vụ, chức trách, quyền hạn của CCQL V n ph ng Bộ 66 3.3 Đẩy ạnh nghiên cứu khoa học về vị trí việc à nói chung và ản tả

c ng việc nói riêng 67

3.4 Giải pháp hoàn thiện nội dung của BMTCV đối với CCQL 68

3.5 T ng cường việc sử dụng bản mô tả công việc vào các mục đích khác nhau 74 Tiểu ết Chương 3 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Cơ cấu c ng chức quản theo ngạch 37

Biểu đồ 2.2 Cơ cấu c ng chức quản theo trình độ uận chính trị 41

Biểu đồ 2.3 Cơ cấu c ng chức quản theo trình độ tin học 41

Biểu đồ 2.4 Cơ cấu c ng chức quản theo trình độ ngoại ngữ 42

DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Cơ cấu c ng chức quản của Bộ LĐTBXH 35

Bảng 2.2 Cơ cấu c ng chức quản theo trình độ chuyên n 38

Bảng 2.3 So sánh nội dung phần xác định tên vị trí việc à giữa các chức danh c ng chức quản của V n ph ng Bộ LĐTBXH 52

Bảng 2.4 So sánh nội dung phần tó tắt tổng quan về vị trí việc à giữa các chức danh c ng chức quản của V n ph ng BLĐTBXH 54

Bảng 2.5 So sánh nội dung phần các yêu cầu cụ thể đối với vị trí việc à giữa các chức danh c ng chức quản của V n ph ng Bộ LĐTBXH 57

Bảng 2.6 Điều kiện à việc của các chức danh quản v n ph ng 59

tại V n ph ng Bộ LĐTBXH 59

Bảng 2.7 Số ƣợng c ng chức quản thay đổi vị trí à việc sử dụng 61

ản tả c ng việc giai đoạn 2015 - 2017 tại V n ph ng BLĐTBXH 61

Bảng 2.8 Số ƣợng c ng chức quản đƣợc nâng ngạch, chuyển ngạch sử dụng ản tả c ng việc giai đoạn 2015 – 2017 62

Bảng 3.1 Đề xuất ổ sung các nội dung về chức n ng, nhiệ vụ trong 69

ản tả c ng việc đối với c ng chức quản tại V n ph ng Bộ LĐTBXH 69

Bảng 3.2 Đề xuất ổ sung các nội dung về n ng ực trong Bản tả c ng việc đối với c ng chức quản tại V n ph ng Bộ LĐTBXH 72

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 Văn phòng Bộ LĐTBXH Văn phòng Bộ Lao động – Thương

binh và Xã hội

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được của bất kỳ tổ chức nào Nó ra đời và tồn tại song song cùng với sự tồn tại của tổ chức Trong văn phòng, quản lý nguồn nhân lực văn phòng luôn đóng vai trò trung tâm trong mọi hoạt động Trong

đó, đội ngũ công chức quản lý văn phòng là lực lượng nòng cốt, điều hành hoạt động của văn phòng nói riêng và tham mưu tổng hợp, giúp việc cho tổ chức nói chung Vì vậy, đội ngũ công chức văn phòng là một trong những nhân tố có ý ngh a chiến lược, quyết định sự thành bại của công cuộc xây dựng và phát triển của văn phòng Vấn đề làm sao để có thể quản lý đội ngũ này một cách hiệu quả để họ phát huy hết tiềm năng thể lực và trí lực phục vụ cho mục tiêu phát triển của văn phòng

Hiện nay, xác định vị trí việc làm được coi là nhiệm vụ bắt buộc đối với tất

cả các cơ quan nhà nước ở bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chế quản

lý cán bộ, công chức Và một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong giai đoạn 2010

- 2020 của đề án Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 là hoàn thiện các quy định về vị trí việc làm và triển khai xác định vị trí việc làm, cơ cấu

công chức theo ngạch tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương

Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong một cơ quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một công việc hoặc một nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại, có tên gọi

cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chất công việc và được gắn liền với quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó

Bản mô tả công việc là một công cụ hết sức quan trọng và hữu hiệu trong quản lý nguồn nhân lực và là tài liệu đặc biệt quan trọng trong đề án vị trí việc làm Bản mô tả công việc giúp các tổ chức tuyển chọn nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc; là cơ sở để sắp xếp, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá nhân lực một cách chính xác, khách quan, công bằng; là cơ sở để trả lương, thưởng phù hợp với công việc đó Do vậy, xây dựng bản mô tả công việc đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm

Tại Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội thời gian qua đã triển khai xây dựng bản mô tả công việc trên cơ sở đề án vị trí việc làm theo Nghị định

số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/04/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức Về cơ bản, qua bản mô tả công việc, lãnh đạo Văn phòng đã rà soát, đánh giá lại tình hình sử dụng, sắp xếp nhân sự trong đơn vị; có cái nhìn toàn diện về số lượng vị trí việc làm dự kiến và số lượng vị trí việc làm hiện tại cũng như xây dựng kế hoạch sử dụng cán bộ, công chức bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm Tuy nhiên, mục đích của việc xây dựng bản mô tả công việc tại Văn phòng Bộ mới chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho việc xác định biên chế và bố trí công việc; nội dung trong bản mô tả công việc mang tính khái quát, định tính, chưa xác định được thời gian công chức phải thực hiện để hoàn thành công việc; kết quả (sản phẩm) của công việc; chưa đề cập được việc phân tích quy trình giải quyết công việc của từng công chức dẫn đến thiếu thuyết phục trong đề xuất số lượng người làm việc tương ứng với số lượng vị trí việc làm Giải quyết vấn đề trên quả thật không đơn giản, cần sự phân tích, nghiên cứu kỹ công việc của không chỉ là trách nhiệm lãnh đạo mà còn cả nhân viên thực hiện công việc đó

Là một chuyên viên Văn phòng Bộ LĐTBXH, lại được nghiên cứu sâu về

l nh vực quản trị nguồn nhân lực văn phòng, tôi nhận thấy trách nhiệm của mình trong việc giải quyết vấn đề trên Vì những lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài

“Đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận

văn tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Với luận văn này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:

Một là: Giới thiệu quy trình xây dựng và sử dụng bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH

Hai là: Nhận xét, đánh giá, chỉ ra những yếu tố phù hợp và chưa phù hợp của bản mô tả công việc cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH

Ba là: Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện bản mô tả công việc cho cho công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài

* Đối tượng nghiên cứu của luận văn là sự phù hợp của bản mô tả công việc của các chức danh công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH đối với các quy định pháp lý và thực tiễn công việc của các chức danh đó

* Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các nội dung liên quan đến việc mô tả công việc, các tiêu chuẩn để thực hiện công việc của cán bộ quản lý tại Văn phòng

Bộ LĐTBXH Phạm vi thời gian là từ khi bắt đầu triển khai thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc từ 06/2013 đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Nghiên cứu lý luận từ các sách chuyên khảo cũng như các văn bản quản lý nhà nước về quản lý nguồn nhân lực văn phòng và vị trí việc làm;

- Khảo sát công việc cụ thể của từng vị trí quản lý văn phòng;

- Nghiên cứu các bản mô tả công việc của cán bộ, công chức Văn phòng Bộ LĐTBXH;

- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được và đưa ra những nhận xét, đánh giá hiệu quả của bản mô tả công việc đối với công tác nhân sự trong văn phòng

5 Lịch sử nghiên cứu

Trong quá trình tìm kiếm tài liệu phục vụ cho luận văn Chúng tôi nhận thấy khá ít các đề tài nghiên cứu sâu về l nh vực này Ngoài các giáo trình, sách của các nhà nghiên cứu, giảng viên đại học về các kiến thức liên quan đến khái niệm, quy trình xây dựng bảng mô tả công việc, cũng có một số đề tài nghiên cứu như:

Luận văn thạc s quản lý Hành chính công Xác định tiêu chuẩn công việc của một số chức danh trong các cơ quan hành chính nhà nước của tác giả

Nguyễn Thanh T ng Đề tài đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận đối với hoạt động xác định tiêu chuẩn công việc thông qua việc phân tích công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, là cơ sở cho việc quản lý nguồn nhân lực Luận văn đã lựa chọn phương pháp, giải pháp, xác định quy trình cho việc xây dựng bản tiêu chuẩn công

việc và các kỹ năng cần thiết của một số chức danh trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước

Luận văn thạc s Xây dựng bản mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm tại Phòng Tài Nguyên và Môi Trường, Huyện Tân Yên, Tỉnh Bắc Giang của tác giả Nguyễn Thị Yến Đề tài đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận của vị trí

việc làm, bảng mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm Trên cơ sở đó tác giả đã xây dựng được bảng mô tả công việc và khung năng lực vị trí việc làm cho vị trí trưởng phòng Tài nguyên và ôi trường, huyện Tân Yên, tỉnh Bắc Giang

Những công trình khoa học này cung cấp nhiều tư liệu quý báu về cơ sở lý luận, về kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc để tác giả tham khảo trong quá trình nghiên cứu đề tài của mình Tuy nhiên, các đề tài mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng bản mô tả công việc mẫu cho cơ quan mà chưa có đề tài nào nghiên cứu về đánh giá chất lượng, cải tiến của bản mô tả công việc trên thực tế gắn với việc nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ công chức quản lý văn phòng

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành nghiên cứu từ các nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Nghiên cứu các sách, tài liệu liên quan đến công tác quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, vị trí việc làm

- Nghiên cứu các văn bản quản lý nhà nước đã ban hành về vị trí việc làm, về tiêu chuẩn của các ngành nghề

- Nghiên cứu các văn bản do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành về công tác cán bộ, về vị trí việc làm

- Nghiên cứu các bài viết trên tạp chí về thực trạng xây dựng vị trí việc làm cũng như bảng mô tả công việc của các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay

7 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học

Đề tài áp dụng chủ ngh a duy vật lịch sử và duy vật biện chứng để tiếp cận và phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng bản mô tả vị trí công việc cũng như sự phù hợp của bảng mô tả công việc với công việc thực tế

Phương pháp thu thập thông tin

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của Nhà nước, của

cơ quan Bộ và của Văn phòng Bộ LĐTBXH

- Các bản báo cáo tổng kết hoạt động thực tiễn của Văn phòng Bộ LĐTBXH

Phương pháp khảo sát thực tế

Thứ nhất: điều tra khảo sát thực tế công việc chi tiết của các vị trí lãnh đạo các phòng ban khác nhau trong văn phòng Phân tích công việc của từng vị trí nhằm xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc

đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng cần phải có để thực hiện công việc Qua các số liệu thống kê thu thập được, ta có thể so sánh, đánh giá với bản mô tả công việc đã được xây dựng xem những điểm nào đã ph hợp và điểm nào còn chưa ph hợp

Thứ hai: Điều tra xã hội học về ý kiến của công chức quản lý văn phòng cũng như ý kiến của lãnh đạo cấp trên, ý kiến của nhân viên cấp dưới về tiêu chuẩn cần có tại mỗi vị trí công việc Xin ý kiến của các chuyên gia quản lý nhân sự để có cách nhìn thống nhất về các vấn đề tác giả còn chưa rõ Từ những kết quả thu được trên sẽ góp phần có cái nhìn khách quan về công việc tại các vị trí và điều kiện thực hiện nhằm hoàn thiện bản mô tả công việc áp dụng cho công chức quản lý của Văn phòng Bộ

Phương pháp hệ thống: Áp dụng phương pháp hệ thống giúp luận văn có

thể tổng hợp, khái quát các yêu cầu đối với từng vị trí công việc từ đó đưa ra được những tiêu chuẩn về đạo đức, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn nghiệp vụ cần

có đối với từng vị trí quản lý cụ thể

Phương pháp so sánh: Tiến hành so sánh bản mô tả công việc với thực tiễn

hoạt động của đội ngũ cán bộ quản lý văn phòng; đồng thời so sánh với các quy định của nhà nước, tiêu chuẩn chức danh do cơ quan ban hành nhằm tìm ra sự thống nhất hay chưa thống nhất, độ chênh giữa lý luận và thực tiễn từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp

Trên đây là những phương pháp cơ bản mà chúng tôi sử dụng trong quá trình nghiên cứu Ngoài ra chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp phụ như: phương pháp quan sát, phương pháp tổng hợp

- Đề xuất những giải pháp để Văn phòng Bộ LĐTBXH hoàn thiện và áp dụng bản mô tả công việc cho cán bộ quản lý nói riêng và các cán bộ, công chức nói chung

9 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, mục lục, phụ lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc của công chức quản lý văn phòng

Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã nghiên cứu và làm rõ một số khái niệm liên quan đến luận văn: bản mô tả công việc, công chức quản lý văn phòng Tác giả đã phân tích khái niệm, tầm quan trọng việc đánh giá sự ph hợp của bản

mô tả công việc của đội ngũ công chức văn phòng Đây được coi là cơ sở lý thuyết

để tác giả đi sâu nghiên cứu và đánh giá các vấn đề trong thực tế tại cơ quan cụ thể

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bản mô tả công việc của công chức quản lý tại Văn phòng Bộ LĐTBXH

Tại chương này, luận văn đã đưa ra một số giải pháp làm căn cứ để Văn phòng

Bộ LĐTBXH nâng cao chất lượng công tác xây dựng, hoàn thiện nội dung và hoàn thiện việc sử dụng bản mô tả công việc cho đội ngũ công chức quản lý nói riêng và toàn thể cán bộ công chức của Văn phòng Bộ nói chung Các giải pháp này có thể

áp dụng được ở nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

1.1.1 hái niệm

Bản mô tả công việc là tài liệu cơ bản khi phân tích công việc trong quản lý nhân sự Bản mô tả công việc là một trong hai tài liệu quan trọng (c ng với khung năng lực) trong đề án vị trí việc làm

Bản mô tả vị trí việc làm thể hiện sự cam kết của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng chưa làm rõ được Căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc đã được mô tả để đánh giá, so sánh, phân tích nhóm lao động

Hiện nay, trong một số giáo trình về quản lý nguồn nhân lực, các tác giả đã đưa ra một số quan điểm về bản mô tả công việc:

Theo Ths Nguyễn Vân Điềm và PGT.TS Nguyễn Ngọc Quân thì “Bản mô tả

công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể” [8, tr51] Quan điểm

trên đã nêu được nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của nhân viên khi thực hiện công việc nhưng chưa thể hiện được yêu cầu đối với người thực hiện công việc (về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, yêu cầu năng lực ), cũng như tiêu chuẩn cần đạt được sau khi thực hiện công việc (số lượng, khối lượng công việc )

Quan điểm khác của TS Hà Văn Hội cho rằng Bản mô tả công việc là văn

bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó [9, tr27] Quan điểm này cũng

đã nêu được trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc; yêu cầu đối với người làm nhiệm

vụ nhưng chưa nêu được điều kiện làm việc và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Có một quan điểm khác khá đầy đủ hơn là quan điểm của PGS.TS.Trần im

Dung “Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, mối quan

hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc [7, tr 65] Quan điểm này đã khái quát được những nội dung

cơ bản của bản mô tả công việc, bao gồm: Phần mô tả chi tiết công việc (các chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm), phần tiêu chuẩn thực hiện công việc và phần các yêu cầu của công việc nhưng chưa đề cập đến yêu cầu đối với người thực hiện công việc

Những quan điểm nêu trên đã đưa ra những nét khái quát nhất của nội dung bản mô tả công việc gồm:

tự thực hiện, đồng thời được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng

Yêu cầu đối với người thực hiện nhiệm vụ:

- Quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện nhiệm vụ phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí ỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ

-Yêu cầu năng lực: Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết để thực hiện được các nhiệm vụ, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ…

Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các

máy móc công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan

Tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc: là kết quả thực hiện công

việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra về số lượng và chất lượng công việc Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến mức nào Đối những ngành sản xuất vật chất, kết quả thực hiện công việc có thể

lượng hóa được Đối với những ngành sản xuất phi vật chất, kết quả thực hiện công

việc không phải là sản phẩm hữu hình, khó có thể lượng hóa được, vì vậy cần có tiêu chí đánh giá ph hợp

Từ những phân tích ở trên, luận văn đưa ra cách hiểu về bản mô tả công việc

như sau Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê ngắn gọn, súc tích các chức năng,

nhiệm vụ, mối quan hệ trong công việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, tiêu chuẩn đạt được khi hoàn thành công việc

1.1.2 nghĩa của bản mô tả công việc

 Đối với từng vị trí nhân sự, bản mô tả công việc có ý nghĩa sau:

Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó Bản mô tả công việc là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách ph hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của

bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức

Thông qua bản mô tả công việc, nhân viên biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc: đó là mức lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại; ngày nghỉ và ngày phép; sự phát triển chuyên

môn (cơ quan có thể tổ chức các đợt huấn luyện kỹ năng, đào tạo chuyên môn hàng năm), máy tính, chỗ ngồi và trang thiết bị hỗ trợ công việc…

Bản mô tả công việc còn giúp nhân viên có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ tránh những xung đột, kiện tụng không cần thiết

 Đối với người sử dụng lao động, ý nghĩa của bản mô tả công việc:

Đối với người sử dụng lao động, bản mô tả công việc có ý ngh a hết sức quan trọng:

Tuyển dụng và đào tạo:

Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức Như vậy, hoạt động tuyển dụng nhân lực được coi như một nội dung quan trọng trong công tác quản trị nhân sự

Căn cứ vào bản mô tả công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ xác định

rõ yêu cầu, tiêu chuẩn của vị trí việc làm tuyển dụng cũng như ứng viên dự tuyển mới biết chính xác họ phải làm cụ thể những công việc gì; yêu cầu về kinh nghiệm,

về năng lực quản lý thế nào; kết quả công việc ra sao

Bản mô tả công việc luôn là một tài liệu quan trọng đính kèm với quyết định tuyển dụng, nó như một nguồn thông tin tin cậy để xây dựng nên những thông báo tuyển dụng Những thông báo tuyển dụng được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc buộc các ứng viên phải cân nhắc kỹ lưỡng về yêu cầu công việc trước khi nộp

hồ sơ ứng tuyển

Hướng dẫn và giao việc: Người đứng đầu sẽ không phải mất nhiều thời gian

để hướng dẫn và giao việc, kiểm tra giám sát đội ngũ công chức quản lý dưới quyền Bởi lẽ đi liền với các nhiệm vụ công việc đã có những tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng Bản thân công chức quản lý cấp dưới cũng thấy thoải mái khi nhiệm vụ công việc họ phải làm đã được quy định rõ ràng thành văn bản với tiêu chí đo lường tương ứng

Trả lương công bằng: Trong hệ thống bản mô tả công việc của toàn đơn vị,

căn cứ vào trách nhiệm, khối lượng công việc, mức độ phức tạp, điều kiện và môi trường làm việc… đã được mô tả cụ thể, người làm công tác chuyên môn sẽ đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động Những chức danh có c ng giá trị công việc được xếp vào c ng một nhóm lương Hàng năm, việc cập nhật lại bản mô tả công việc sẽ giúp đánh giá lại đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương

Đánh giá hoàn thành công việc: Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu công

việc, định kỳ lãnh đạo và nhân viên dưới quyền sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết quả thực hiện công việc Thành tích, khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa hoàn thành đều được hai bên làm rõ Từ đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá kế tiếp

và những yếu điểm cần khắc phục, kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và cam kết thực hiện cụ thể ết quả đánh giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về mức lương, thưởng và đề bạt cán bộ

Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự: Thông qua việc

cập nhật định kỳ hệ thống bản mô tả công việc, người quản lý có thể nhận biết về sự chồng chéo, tr ng lắp trong giao việc; khoảng cách giữa năng lực thực tế của công chức so với yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh Từ đó kết hợp với một số phương pháp khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của cơ quan, tổ chức

1.1.3 êu c u đối với bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được xây dựng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Định hướng mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: vị trí này tồn tại để làm gì? Đây chính là mục tiêu công việc ph hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng Hành chính có chức năng quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan thì mục đích

có thể là đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan,

tổ chức Nội dung công tác này bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; tổ chức lựa chọn, lưu giữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan

Thể hiện rõ chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm

vụ chủ yếu Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình ô tả làm cái gì chứ không mô tả làm như thế nào

Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng ột số bản mô tả công việc

cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc

ỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây

Thể hiện rõ quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí ỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ

Thể hiện rõ yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ của nhân sự tại vị trí công việc

1.1.4 Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc được xây dựng phải ph hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và đơn vị;

Bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và ph hợp với điều kiện thực tiễn;

Phải tuân thủ quy định của pháp luật của nhà nước về quản lý lao động

1.1.5 Căn cứ và quy trình xây dựng bản mô tả công việc

Đối với các đơn vị khác nhau, việc xây dựng bản mô tả công việc sẽ dựa trên những căn cứ khác nhau, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm những căn cứ sau:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của đơn vị;

- Tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc của từng vị trí trong đơn vị;

- ức độ phức tạp, quy mô công việc; phạm vi và đối tượng phục vụ, quản lý; quy trình, thủ tục quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật;

- ức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin;

- Thực trạng bố trí, sử dụng đội ngũ nhân sự trong tổ chức

Việc xây dựng bản mô tả công việc thường tuân theo quy trình sau:

Bước 1: Thu thập thông tin công việc của cá nhân, đây là bước đầu tiên trong

quá trình xây dựng bản mô tả công việc Căn cứ vào việc thu thập các thông tin về công việc thực tế của từng cá nhân, từng vị trí trong tổ chức, người xây dựng bản

mô tả công việc có thể nắm bắt được các thông tin cần có trong bản mô tả công việc

để có thể thể hiện được hết các yêu cầu đối với người lao động cũng như các quyền

và ngh a vụ của người lao động trong quá trình thực hiện công việc

Bước 2: Lập danh mục công việc theo bộ phận, việc lập danh mục này sẽ giúp

thống kê các công việc, mảng công việc liên quan đến nhau, từ đó, trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc sẽ có cơ sở để nhìn nhận các mối quan hệ bên trong

và bên ngoài tổ chức của một vị trí bất kỳ

Bước 3: Xây dựng và xác định các nhiệm vụ cho từng vị trí, việc làm này phải

thống kê được hết tất cả các mảng công việc mà một vị trí cần phải làm

Bước 4: Xây dựng sơ đồ tổ chức của bộ phận/ đơn vị để thấy rõ quyền hạn,

ngh a vụ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của từng vị trí

Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí căn cứ theo các thông

tin đã thu thập được

1.2.1 hái niệm “Công chức quản lý văn phòng”

Chất lượng hoạt động của văn phòng phụ thuộc phần lớn vào đội ngũ quản lý văn phòng Đội ngũ này đặc biệt quan trọng trong vai trò đầu tầu , quyết định

hướng đi của văn phòng

trong một công sở của Nhà nước ở Trung ương hoặc địa phương, ở trong nước hoặc ở cơ quan đại diện nước ngoài và đã được xếp ngạch, hưởng lương từ ngân sách nhà nước (Tô Hạ Tử,1998)

Về mặt thực tiễn, theo Theo hoản 2 và khoản 3 Điều 4 Luật Cán bộ công

chức năm 2008 định ngh a: Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ

nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế

và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật”[11, tr1]

Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, công chức được hiểu theo khái niệm quy định bởi Luật Cán bộ công chức năm 2008

 Đội ngũ công chức quản lý văn phòng

Theo Khoản 2, Điều 3 Nghị định 158/2007/NĐ-CP thì ''Cán bộ, công chức,

viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý là người được bầu cử hoặc được người có thẩm quyền bổ nhiệm giữ chức vụ có thời hạn trong cơ quan, tổ chức, đơn vị và được hưởng phụ cấp lãnh đạo [5, tr1]

Từ khái niệm trên, luận văn đưa ra cách hiểu như sau: đội ngũ công chức

quản lý văn phòng là tập hợp những người được tuyển dụng, bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý để tổ chức, điều khiển, kiểm soát hoạt động của văn phòng

Đội ngũ công chức quản lý văn phòng cấp Bộ bao gồm:

- Đội ngũ quản lý trung gian: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng

- Đội ngũ quản lý cấp cơ sở: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Trưởng Đại diện, Phó Trưởng Đại diện, Giám đốc, Phó Giám đốc…

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ

 Văn phòng cấp Bộ

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ, có chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác thi đua - khen thưởng; thông tin - truyền thông; cải cách hành chính; kiểm soát thủ tục hành chính; triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất -

kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật

 Hoạt động chuyên môn của Văn phòng cấp Bộ

- Hoạt động tham mưu tổng hợp: Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

- Hoạt động trợ giúp điều hành: Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị, dự án thông qua các công việc

cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận;

tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…

- Hoạt động hậu cần: Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả Tổ chức việc tiếp đoàn đến làm việc tại đơn vị

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo Bộ thông qua ba chức năng quan trọng trên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau

và c ng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động

Dựa trên các hoạt động chuyên môn của Văn phòng cấp Bộ, công chức Quản

lý văn phòng cấp bộ về cơ bản thực hiện các chức năng cụ thể như sau:

 Chức năng của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ

Thực hiện chức năng quản lý

- Lập kế hoạch: Để triển khai công việc của văn phòng, nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của nhà quản lý là phải thiết lập các chương trình, kế hoạch công tác cho văn phòng ế hoạch là công cụ quan trọng hướng dẫn người quản lý sử dụng đúng đắn các nguồn lực của văn phòng nhằm hoàn thành các mục tiêu đề ra Nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu phấn đấu chung của công chức, nhân viên trong văn phòng ế hoạch cũng là cơ sở để đơn vị thiết lập các mối quan hệ phối hợp khi triển khai công việc, làm cơ sở cho công tác triển khai về sau Lập kế hoạch là hướng tới tương lai và hạn chế sự bất định trong hoạt động của văn phòng Có nhiều loại kế hoạch mà văn phòng cần thiết lập và mỗi loại đều có những chức năng cụ thể như: kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn Điều quan trọng là phải xác định trọng tâm rõ ràng cho mỗi chương trình, kế hoạch và giải thích được sự lựa chọn đó một cách có căn cứ Trong mỗi bản kế hoạch các mục tiêu đề ra đều phải được giải trình cụ thể; đồng thời phải thiết lập được sự cân bằng trong quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch đã đề ra Xây dựng được kế hoạch tốt thì hoạt động của lãnh đạo sẽ có nhiều thuận lợi trong việc triển khai các nhiệm vụ tiếp theo

- Tổ chức thực hiện kế hoạch: bao gồm công tác truyền đạt kế hoạch, bố trí nguồn lực và phân công, phối hợp thực hiện kế hoạch

+ Truyền đạt kế hoạch: Công việc đầu tiên trong tổ chức thực hiện kế hoạch

là tổ chức truyền đạt kế hoạch Thông thường, công việc này thực hiện thông qua hội nghị, cuộc họp Việc triển khai này nhằm mục đích: Giới thiệu nội dung kế hoạch; thảo luận, thống nhất các biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch; thống nhất

về trách nhiệm thực hiện công việc và các kết quả cần đạt được;

+ Bố trí nguồn lực: Bên cạnh các yếu tố về tổ chức thực hiện, việc bố trí kịp thời, đầy đủ trên cơ sở chi phí hiệu quả các nguồn lực là một yêu cầu tối quan trọng

để một kế hoạch thực hiện thành công (nhân lực, vật lực, trí lực)

+ Phân công, phối hợp thực hiện kế hoạch: Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhà quản lý chủ động phân công công việc cho các nhân viên thực hiện Việc phân công dựa trên bản mô tả công việc của từng nhân viên;

- iểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch: iểm tra là công việc đo lường

và điều chỉnh các hoạt động của văn phòng để bảm bảo rằng những hoạt động đó là

ph hợp với chương trình, kế hoạch đã đề ra hi so sánh việc thực hiện các nhiệm

vụ với các mục tiêu, chương trình, kế hoạch của văn phòng, việc kiểm tra sẽ cho phép chỉ ra những tồn tại, những sai lệch cần chấn chỉnh để hướng tới việc thực hiện các mục tiêu chung

Sau khi kiểm tra, sẽ đánh giá việc hoàn thành các kết quả đầu ra Đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả và tác động của kế hoạch nhằm có những quyết định điều chỉnh cần thiết, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn, kế hoạch tiếp theo

Thực hiện chức năng chuyên môn

- Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo theo chuyên môn của đơn vị

Tham mưu có tầm quan trọng đặc biệt trong tổ chức điều hành hoạt động bất kỳ

cơ quan, tổ chức nào Trong đó, văn phòng là một đơn vị tham mưu có vị trí đặc biệt trong bộ máy tham mưu, giúp việc lãnh đạo cơ quan, tổ chức Thước đo hiệu quả của công tác tham mưu là kết quả đề xuất và thực hiện những công việc phục vụ lãnh đạo hoạch định được đường lối chiến lược phát triển của mình, tổ chức thực hiện và kiểm soát hiệu quả đường lối chiến lược đó Tham mưu trong Văn phòng chính là tham mưu tổng hợp việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan; tham mưu sâu các l nh vực công tác có tính đặc th riêng của từng phòng ban (ví dụ: Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Bộ về xây dựng văn hóa công sở cho cơ quan)

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn: Ngoài các nhiệm vụ quản lý, nhà quản

lý văn phòng cần nắm vững các nhiệm vụ chuyên môn liên quan đến nhiệm vụ quản

lý hay tác nghiệp của đơn vị Ví dụ lãnh đạo phòng Hành chính có thể tham gia vào công tác soạn thảo văn bản liên quan đến công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

 Nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng cấp Bộ

Đối với văn phòng cấp Bộ, công chức quản lý bao gồm các chức vụ chính là Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó các Phòng/ Trung tâm trực thuộc Văn phòng ột văn phòng Bộ sẽ có một Chánh văn phòng và có thể có nhiều Phó Chánh văn phòng, t y theo tính chất, khối lượng mảng công việc của từng Bộ Các Phòng trực thuộc Văn phòng Bộ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các mảng chuyên môn chuyên trách như hành chính, tài chính, tổ chức, truyền thông, thi đua khen thưởng Về cơ bản, nhiệm vụ của công chức quản lý tại Văn phòng Bộ như sau:

 Nhiệm vụ của Chánh Văn phòng:

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ;

- Trực tiếp giúp việc Bộ trưởng; Tổ trưởng Tổ công tác của Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chỉ đạo, kết luận, nhiệm vụ của Đảng, Chủ tịch nước, Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Ban Cán sự đảng Bộ và Bộ trưởng giao các đơn vị thuộc Bộ

- Chỉ đạo công tác kế toán – tài chính; nhiệm vụ chủ đầu tư dự án theo quy định; công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;

- Thường trực công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính của Bộ; tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính của Bộ

- Là Người phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của Bộ; Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Bộ; giúp việc Thành viên Hội đồng thi đua khen thưởng Trung ương và thi đua khen thưởng theo khối

 Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng:

- Giúp Chánh văn phòng phụ trách: (i) công tác tổng hợp các loại báo cáo định

kỳ, đột xuất các l nh vực lao động, người có công và xã hội; các báo cáo kinh tế - xã hội và báo cáo chỉ đạo điều hành phục vụ Bộ trưởng; chỉ đạo, thực hiện và đôn đốc công tác xây dựng và thực hiện các chương trình, kế hoạch của Bộ; công tác phối hợp với các Bộ, ngành, đoàn thể, địa phương; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để trình Lãnh đạo Bộ duyệt ký; (ii) công tác nghiên cứu khoa học; (iii) quản

lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; (iv) công tác tổ chức cán bộ theo phân cấp; (v) công tác y tế cơ quan Bộ; công tác bảo đảm các yêu cầu, điều kiện làm việc, phục vụ hoạt động của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị làm việc tại Trụ sở

cơ quan Bộ

- Giúp Chánh Văn phòng phụ trách: (i) công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và Chính phủ điện tử theo phân cấp; (ii) công tác tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính của Bộ

- Tham gia quản lý, điều hành, giải quyết một số nhiệm vụ khi Chánh Văn phòng Bộ giao hoặc ủy quyền

 Nhiệm vụ của Trưởng các Phòng chức năng trực thuộc:

Đối với các Phòng chức năng cụ thể, nhiệm vụ sẽ mang tính chuyên môn hóa của từng Phòng, ví dụ như Phòng Tài chính thực hiện các công tác liên quan đến tài chính, Phòng Thi đua hen thưởng thực hiện các công tác thi đua khen thưởng Tuy nhiên, về cơ bản, nhiệm vụ của một Trưởng phòng bao gồm các công việc chính như sau:

- Chỉ đạo chung hoạt động của Phòng;

- Phân công, theo dõi, đôn đốc công việc các công chức thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao;

- Chỉ đạo xây dựng nội dung các chương trình, kế hoạch công tác chung của

Bộ, Văn phòng Bộ;

- Chỉ đạo tổng hợp, theo dõi các l nh vực của ngành ở các địa phương;

- Chỉ đạo thực hiện báo cáo chuyên môn định kỳ, đột xuất;

- Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao (góp ý văn bản, công tác đảng đoàn thể )

 Nhiệm vụ của Phó Trưởng các Phòng chức năng trực thuộc:

Cũng giống như đối với vị trí Trưởng phòng, các vị trí Phó phòng chức năng

cụ thể sẽ có những nhiệm vụ theo từng mảng công việc, tuy nhiên, về cơ bản sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, đôn đốc, thực hiện công việc theo l nh vực được giao theo chức năng nhiệm vụ của phòng;

- Chỉ đạo thực hiện việc xây dựng và triển khai kế hoạch của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng phòng;

- Chỉ đạo thực hiện báo cáo chuyên môn định kỳ, đột xuất theo l nh vực được giao;

- Thực hiện các phần nhiệm vụ khác do Trưởng phòng/ Phó Chánh văn phòng/ Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo cấp trên giao cho

1.2.3 êu c u đối với công chức quản lý văn phòng

 Về kiến thức, kinh nghiệm

- iến thức chung bao gồm: hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; kiến thức về nhà nước và pháp luật; kiến thức về ngoại ngữ, tin học

- iến thức, kinh nghiệm về chuyên môn, nghiệp vụ (trình độ học vấn của công chức so với yêu cầu; sự ph hợp giữa chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo với tiêu chuẩn chức danh; mức độ hiểu biết về l nh vực quản lý; mức độ thành thạo trong công việc chuyên môn; kinh nghiệm công tác của đội ngũ công chức quản lý)

 Về năng lực

- Năng lực cốt lõi: là năng lực liên quan tới phẩm chất, thái độ và hành vi của công chức Ví dụ: liêm chính, tin tưởng vào tổ chức và bản thân, minh bạch trong giải quyết công việc

- Năng lực quản lý: bao gồm các yếu tố sau:

+ Năng lực lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, thể hiện ở các yếu tố sau: Xác định các nhiệm vụ ưu tiên, xác định nhiệm vụ và nguồn lực thực hiện, lập trình để thực hiện công việc: phân bổ thời gian thích hợp để thực hiện công việc, sử dụng thời gian làm việc hiệu quả

+ Năng lực ra quyết định chiến lược: Phản ánh năng lực thu thập thông tin và xác định các vấn đề chính, các mối quan hệ liên quan để đạt mục tiêu dài hạn; cam kết một quá trình hành động để thực hiện mục tiêu sau phát triển các giải pháp thay thế

+ hả năng tạo dựng mối quan hệ: Phản ánh khả năng phát triển và sử dụng những mối quan hệ hợp tác để tạo thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ

+ Năng lực lãnh đạo: đây là năng lực giúp nhà quản lý thực thi chức năng, nhiệm vụ của vị trí công tác gồm các năng lực cần thiết cho công tác quản lý, điều hành trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao Ví dụ: kỹ năng quản lý nhân

sự, kỹ năng quản lý tài chính, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

- Năng lực chuyên môn: là tập hợp kiến thức và kỹ năng cơ bản để có thể làm việc một cách chuyên nghiệp, theo chuẩn mực Ví dụ: lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề, ra quyết định

1.2.4 Đ c th công việc của công chức quản lý văn phòng

 Công việc của công chức quản lý văn phòng là công việc trí óc

Đặc trưng chung của hoạt đông lao động quản lý là lao động trí óc Nội dung công việc đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật

chất trực tiếp (không tính được bằng các số đo tự nhiên như chiếc, cái ) Nên hoạt động lao động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá và khó định mức

 Có nhiều mối quan hệ trong công việc

Trong quá trình giải quyết nhiệm vụ, các công chức quản lý phải thực hiện nhiều mối quan hệ công việc qua lại với nhau Ngoài mối quan hệ trong văn phòng, công việc của họ còn liên quan mật thiết tới các phòng ban, đơn vị khác trong cơ quan Ví dụ: lãnh đạo phòng Tổng hợp quản lý toàn bộ quy trình trình ký văn bản của các chuyên viên, đơn vị trình lãnh đạo Bộ; lãnh đạo phòng Quốc phòng – an ninh đảm bảo an ninh, trật tự cho toàn bộ trụ sở cơ quan

 Phương tiện lao động của công chức quản lý văn phòng là thông tin

Trong quá trình lao động quản lý, đối tượng lao động không phải là các yếu

tố vật chất thông thường mà là các thông tin Bằng hoạt động lao động của mình, lao động quản lý thu nhận và biến đổi các thông tin để phục vụ mục đích của cơ quan, tổ chức

Những thông tin chưa được xử lý là đối tượng lao động của lao động quản lý còn những thông tin đã được xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động quản lý của họ ặt khác, thông tin là phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ của công chức quản lý văn phòng

 Trình độ công chức lãnh đạo văn phòng đa dạng

ỗi một bộ phận cấu thành tổ chức văn phòng có một nhiệm vụ khác nhau nên công chức lãnh đạo của mỗi bộ phận đó cũng phải được đào tạo ở trình độ khác nhau Ví dụ: quản lý phòng truyền thông thì phải được đào tạo nghiệp vụ báo chí tuyên truyền, quản lý phòng kế toán thì phải có nghiệp vụ về kế toán tài chính, quản

lý phòng cải cách thủ tục hành chính phải có nghiệp vụ về hành chính…

1.3 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc đánh giá sự ph hợp ản tả c ng việc đối với c ng chức quản v n ph ng

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ỹ thuật “Đánh giá sự phù hợp là việc xác

định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng” [10, tr1]

Theo Tiêu chuẩn, đo lường, đánh giá sự ph hợp và hiệp định TBT- 2008 thì

“Đánh giá sự phù hợp là một quá trình kiểm tra xem sản phẩm, dịch vụ, nguyên liệu, quy trình, hệ thống và con người có đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn, quy chuẩn hay những chỉ tiêu kỹ thuật hay không”[13, tr1]

Theo các khái niệm nói trên, việc đánh giá sự ph hợp là xem xét các tiêu chuẩn, khả năng đáp ứng của một hoặc nhiều các nhân tố cấu thành lên sự vật, sự việc, sản phẩm để xem mức độ đáp ứng của của các nhân tố này đối với thành phẩm hoặc đối với các quy định quy phạm đã có trước đó Việc đánh giá này cần có chủ thể cần đánh giá và một quy chuẩn nhất định để mang ra so sánh xem mức độ

ph hợp là bao nhiêu

Như vậy, các khái niệm trên đã nêu bật được ý ngh a của đánh giá sự ph hợp là việc so sánh các hoạt động trong thực tế với các quy định đã được quy

chuẩn Với cách hiểu đó, ta có thể đưa ra quan điểm: Đánh giá sự phù hợp của

bản mô tả công việc đối với công chức quản lý văn phòng là xác định mức độ đáp ứng về mặt quy trình xây dựng, nội dung, việc sử dụng của bản mô tả công việc so với yêu cầu thực tiễn và pháp lý của vị trí quản lý văn phòng mà công chức đó đảm nhiệm

Theo đó, việc đánh giá sự ph hợp của bản mô tả công việc đối với công chức quản lý văn phòng chính là việc xem xét quy trình xây dựng của bản mô tả công việc đã đáp ứng so với quy định hay chưa; so sánh giữa các nội dung trong

B TCV với các yếu tố thực tế của vị trí quản lý như nhiệm vụ, chức trách, yêu cầu năng lực để đánh giá xem các nội dung đó đã đầy đủ các thông tin cần thiết chưa, các thông tin hiển thị cũng như các yêu cầu có ph hợp với thực tế triển khai không, đồng thời cũng đánh giá xem các nội dung đó có đảm bảo tính pháp lý đối với các quy định, luật định của Nhà nước và đơn vị chủ quản hay không, nếu chưa

đủ hoặc chưa ph hợp thì là ở nội dung nào Việc sử dụng bảng mô tả công việc

đã đúng mục đích và đạt hiệu quả hay chưa Từ kết quả của hoạt động đánh giá sự

ph hợp này, tổ chức sẽ có những điều chỉnh nội dung B TCV để ph hợp với các yêu cầu thực tế của vị trí quản lý cũng như đảm bảo tính pháp lý của nội dung

1.3.2 Mục đích đánh giá

hác với các đơn vị chuyên môn, Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp, thông tin và quản trị hành chính do đó mỗi một vị trí quản lý trong văn phòng

có một chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc khác nhau Vì vậy, đánh giá sự

ph hợp của B TCV của mỗi vị trí quản lý có vai trò hết sức quan trọng Thông qua việc đánh giá, ta có thể thấy được:

- Biết được mức độ thực hiện công việc của vị trí việc làm so với tiêu chuẩn mẫu;

- Định kỳ đánh giá giúp cho nhà quản lý và cán bộ, công chức biết được những điểm hạn chế, thiếu sót của B TCV để có điều chỉnh cho ph hợp;

- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển cán bộ, cải tiến cơ cấu tổ chức;

- Những nhiệm vụ, yêu cầu phát sinh trong thực tế được thu thập thông tin cho lập BMTCV mới được tốt hơn và ph hợp hơn

cứ vào nội dung đánh giá, không thiên vị, không định kiến

Nguyên tắc ph hợp: Việc đánh giá sự ph hợp B TCV của CCQL phải xuất phát từ nhiệm vụ và ph hợp với tính chất đặc th của công việc, của từng bộ phận

Nguyên tắc lượng hóa: Việc đánh giá sự ph hợp của B TCV của CCQL phải được lượng hóa bằng các tiêu chí cụ thể

Nguyên tắc lưu trữ, thống kê: Việc đánh giá phải được ghi chép, thống kê đầy đủ và lưu trữ trong hồ sơ của đơn vị, chuyên viên tham gia đánh giá

1.4 Tầ quan trọng của đánh giá sự ph hợp của BMTCV đối với c ng chức quản v n ph ng

Đối với văn phòng

Giúp cho văn phòng chỉnh sửa, hoàn thiện B TCV cho ph hợp với tính pháp lý và thực tiễn công việc Hoạt động này phải diễn ra thường xuyên và liên tục, có thể đưa vào kế hoạch được thực hiện cố định và thường xuyên hàng năm hoặc ngay sau khi có những quy định pháp lý mới

Đối với cá nhân công chức quản lý văn phòng

Giúp các CCQL hiểu và tự hoàn thiện mình trong quá trình thực hiện công việc Đôi khi các CCQL thường giải quyết công việc theo thói quen, thì việc đánh giá giúp họ nhận thức được những gì ph hợp trong công việc cần phát huy và những điểm chưa ph hợp trong công việc để cải tiến, sửa đổi

Đối với đơn vị tổ chức nhân sự

- Có được hệ thống tiêu chuẩn thống nhất nhằm đánh giá bản mô tả công việc định kỳ hàng năm;

- Giúp thực hiện đánh giá tốt hơn các hồ sơ nhân sự khi đề bạt, thuyên chuyển;

- Cung cấp các thông tin chính sách để xây dựng hệ thống tiền lương công bằng

Đối với công cuộc cải cách hành chính

Việc đánh giá còn giúp nhận biết bản mô tả công việc có ph hợp với cải cách hành chính hiện nay hay không Vì xây dựng vị trí việc làm chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ công

chức, hướng tới một nền công vụ chuyên nghiệp, phục vụ hiệu quả các yêu cầu phát

triển và nguyện vọng của công dân, tổ chức

Đối với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Việc đánh giá còn giúp bản mô tả công việc có phù hợp với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, Việt Nam và tác động trực tiếp đến công việc của chúng ta hiện nay hay không Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tác động sâu sắc không chỉ đến hình thức việc làm, mà cả hàm lượng công nghệ và mức

độ kết nối, tương tác của việc làm Bởi lẽ, bản chất của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là tạo ra các hệ thống ảo được thiết lập từ môi trường thông tin, giúp kết nối và

tương tác giữa con người, máy móc và thế giới thực thông qua cả giác quan của con người Một trong những yêu cầu cơ bản của cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam

có lẽ phải đi lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử ra đời là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế Ví dụ: thay vì hình thức họp, hội nghị tập trung, mất nhiều thời gian đi lại, tiền bạc, nay ta có thể họp, hội nghị bằng hình thức trực tuyến, mỗi người chỉ cần một máy tính là thông tin chỉ đạo của cuộc họp có thể kết nối với từng người ngay tại phòng làm việc

1.5 Trách nhiệ đánh giá sự phù hợp bản mô tả công việc của công chức quản

v n ph ng

Công việc của người công chức nói chung và đội ngũ CCQLVP nói riêng liên quan đến nhiều đối tượng với phạm vi khác nhau theo thẩm quyền được phân công như lãnh đạo cơ quan, công chức quản lý và các chuyên viên các đơn vị khác có công việc liên quan trực tiếp đến văn phòng, chuyên viên trong văn phòng, tổ chức, công dân Do đó, trách nhiệm đánh giá thuộc về tất cả các chủ thể đó Bao gồm các chủ thể sau: Đồng nghiệp đánh giá, Cấp trên đánh giá, công chức/ tổ chức đánh giá đối với các vị trí công việc tiếp xúc trực tiếp với người dân

- Cấp trên trực tiếp đánh giá: Trong hầu hết các trường hợp, cấp trên trực tiếp

sẽ tham gia hoàn toàn hoặc một phần vào việc đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền mình Bởi lẽ, họ là người nắm rõ nhất các thành quả và thái độ của nhân viên trong suốt quá trình lao động

- Chuyên gia đánh giá : Chuyên gia là những người được đào tạo bài bản,

họ có kiến thức, có kinh nghiệm sâu về l nh vực này Chính vì vậy, họ có khả năng quan sát, so sánh và nhìn nhận ngay ra những vấn đề thiếu xót cần chỉnh sửa trong BMTCV hiện tại

- Tự đánh giá: Đây là cách đánh giá mang lại hiệu quả cao vì công chức QLVP nắm vững nhất những nhiệm vụ và yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ của mình nên họ sẽ

có những sáng kiến và thay đổi BMTCV cho phù hợp

1.6 Yếu tố tác động đến việc đánh giá sự phù hợp của bản mô tả công việc của đội ngũ c ng chức quản v n ph ng

 ếu tố bên trong

Chiến lược phát triển của đơn vị: chiến lược phát triển là một trong những yếu

tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc xây dựng B TCV văn phòng T y từng giai đoạn, thời kỳ mà cơ cấu tổ chức văn phòng mở rộng hay thu hẹp các bộ phận, phòng ban;

c ng với đó thì chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban cũng có sự điều chỉnh, thay đổi cho ph hợp Điều này làm cho B TCV của nhà quản lý có sự thêm bớt để đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình

Chính sách nhân sự: Thể hiện thông qua quan điểm về hoạch định nhân lực trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo cho các phòng ban có đủ nhân lực quản lý về chất và số lượng để thực hiện các mục tiêu của từng đơn vị cũng như mục tiêu chung của văn phòng

Chính sách đào tạo và phát triển: giúp cho văn phòng nâng cao chất lượng nhân

sự quản lý một cách toàn diện nhằm đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao và thực hiện thành công chiến lược phát triển của văn phòng

Văn hóa công sở: Ngày nay, văn hóa công sở có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi tổ chức Văn phòng được coi là cửa ngõ của cơ quan nên hình ảnh của văn phòng là đại diện cho hình ảnh của cơ quan Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những phương thức riêng giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao, thì việc hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phong cách ứng xử c ng hành vi văn minh, lịch sự nơi công sở là cách để xây dựng giá trị bản thân của mỗi CCQLVP ột người quản

lý biết xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện sẽ giúp nhân viên hứng khởi làm việc, từ đó sẽ giúp công việc đạt hiệu quả và chất lượng cao Tài chính: ọi chính sách phải được xây dựng dựa trên sự ph hợp với tiềm lực tài chính của mọi tổ chức Việc xây dựng bản mô tả công việc mang lại cho đơn vị nhiều lợi ích nhưng cũng tiêu tốn một khoản chi phí nhất định Do đó, khi cơ quan tiến hành xây dựng bản mô tả công việc cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí của việc xây dựng và lợi ích mà nó sẽ mang lại

 ếu tố bên ngoài

Chính sách pháp luật: tác động đến cơ chế tuyển dụng, chính sách trả lương cũng như việc quản lý nhân sự của đơn vị Chính vì vậy, việc xây dựng bản mô tả công việc phải được thực hiện phù hợp với pháp luật về lao động và thị trường lao động

Các yếu tố văn hóa, xã hội: Đây là những yếu tố có tác động lớn đến năng lực hành vi của người lao động Các yếu tố trong môi trường văn hóa xã hội bao gồm dân số, tình trạng hôn nhân, văn hóa, tôn giáo, phong cách sống, tâm lý Những nhân tố này có ảnh hưởng rất lớn đến việc nhận thức của người lao động, do vậy sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tư tưởng và kết quả của hoạt động giáo dục của người lao động Với mỗi cá nhân với các yếu tố văn hóa, xã hội khác nhau sẽ có những nhìn nhận khác nhau về vị trí, trách nhiệm đối với công việc, do vậy sẽ có những đánh giá khác nhau về sự ph hợp của bản mô tả công việc

hoa học, kỹ thuật và công nghệ: Tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ làm xuất hiện một số công việc mới đòi hỏi công chức phải được trang bị kiến thức,

kỹ năng mới, thêm vào đó là công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đối với cán bộ thực hiện công việc Do vậy, việc có thêm các yêu cầu về các k năng mới như khả năng tin học, khả năng thích nghi với kỹ thuật công nghệ cũng cần được thể hiện trong bản mô tả công việc Chính việc này sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá mức độ ph hợp của bản mô tả công việc vì không phải cán bộ nào, công việc nào cũng cần đến yếu tố này, do vậy, việc đưa yếu tố này vào bản mô tả công việc cũng ảnh hưởng đến việc đánh giá sự ph hợp của bản mô tả công việc

Tiểu ết Chuơng 1

Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã nghiên cứu và làm rõ một số khái niệm liên quan đến luận văn: bản mô tả công việc, đội ngũ công chức quản lý văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ, đặc th công việc của đội ngũ công chức này Từ những kiến thức nền đó, luận văn đưa ra quan điểm riêng về khái niệm, tầm quan trọng, các yếu tố tác động đến việc đánh giá sự ph hợp của bản mô tả công việc của đội ngũ công chức văn phòng Trong quá trình tìm kiếm tài liệu, tác giả nhận thấy chưa có một cuốn sách hay luận văn nào đề cập và phân tích được cặn kẽ

hệ thống lý thuyết nói trên Hầu hết các kiến thức luận văn xây dựng trên cơ sở nghiên cứu, tổng hợp nhiều kiến thức từ các giáo trình, sách, các văn bản quy phạm

và quan điểm riêng của tác giả nên có thể sẽ chưa phải là đầy đủ Nội dung của chương 1 được coi là cơ sở lý thuyết để tác giả đi sâu nghiên cứu và đánh giá các vấn đề trong thực tế tại cơ quan cụ thể ở chương 2

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP, ẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC QUẢN

LÝ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Giới thiệu khái quát về V n ph ng Bộ Lao động - Thương inh và Xã hội 2.1.1 Chức n ng

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các l nh vực lao động, người có công và xã hội

trong phạm vi cả nước

Văn phòng Bộ LĐTBXH là đơn vị thuộc Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham mưu tổng hợp, chức năng thông tin và chức năng hậu cần Cụ thể như sau:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ LĐTBXH có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc

Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; chuẩn

bị chương trình, nội dung, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội nghị, các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ

- Chức năng thông tin: tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên truyền của Bộ; công tác thi đua -khen thưởng; công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính; triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông

- Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của Văn phòng Bộ, đảm bảo phương tiện

và điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ LĐTBXH được quy định cụ thể trong Quyết định số 1698/QĐ-LĐTBXH ngày 25/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng tuần của Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được Bộ duyệt;

- Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, ngành, các tổ

chức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ;

- Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ;

- Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước; quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện Bộ;

- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

- Tổ chức thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt; phòng chống dịch bệnh và công tác y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác dân quân, tự vệ cơ quan Bộ Thực hiện nhiệm vụ Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy quân sự

cơ quan Bộ;

- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;

- Về Thi đua - hen thưởng:

+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp Lao động, Thương binh và xã hội; xét tặng các danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;

+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả khen thưởng thành tích kháng chiến);

+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của Bộ

và cơ quan ngang Bộ;

- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành; giúp Bộ theo dõi và

tổ chức cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức và

cá nhân theo quy định của Nhà nước và của Bộ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị