Bài giảng hệ thống thông tin quản lí 01

Bài giảng hệ thống thông tin quản lí

&KɉɇQJ III: Bài toán

ͩng dͥng

Hʃ TH͐NG QUɟN LÝ VɩT

7Ɉ

1 Gi͛i thiʄXVɇOɉͣc vɾ HTQL VɪWWɉ

† Công ty XYZ thͱc hiʄn các hoɞt ÿ͙ng kinh doanh liên

quan t͛i mua bán vɪt Wɉ/nguyên vɪt liʄu Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ quɠn lý nguyên vɪt liʄu do các b͙

1 Gi͛i thiʄXVɇOɉͣc vɾ HTQL VɪWWɉ

„ Kɼ toán nguyên vɪt liʄu:

† Quɠn lý và theo dõi tình hình nhɪp, xuɢt nguyên vɪt liʄu v͛i các hình thͩc thanh toán khác nhau QKɉ thanh toán bɮng tiɾn mɴt, chuyʀn khoɠn, trɠ chɪm quɠn lý hàng t͓n kho.

† In báo cáo nhɪp, xuɢt chi tiɼt cŸng QKɉ t͕ng hͣp, in báo cáo t͓n kho hàng hóa( s͑ Oɉͣng t͓n và v͑n hàng t͓n), in thɸ kho…

2 Khɠo sát HTQL VɪWWɉ

† Tính t͛i th͝i ÿLʀm hiʄn nay, công ty

FKɉD có bɢt kƒ hʄ th͑ng thông tin

quɠn lý vɪt Wɉ nào.

† Hʄ th͑ng thông tin quɠn lý vɪt Wɉ m͛i

ÿɉͣc xây dͱng dͱa trên:

„ Khɠo sát vɾ các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ

„ Các h͓ Vɇ, tài liʄu thu thɪp ÿɉͣc

„ Báo cáo t͕ng hͣp vɾ khó NKăQ và giɠi

Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ

† A Mua NVL vɾ nhɪp kho

† B Xuɢt NVL

† C Báo cáo, t͕ng kɼt

A Mua NVL vɾ nhɪp kho (2)

6 BPVT thông báo cho kho ÿʀ nhɪn NVL

7. Tɞi kho, thͧ kho sɺ kiʀm tra s͑ Oɉͣng, BPVT

kiʀm tra chɢt Oɉͣng NVL

8 Thͧ kho viɼt phiɼu nhɪp kho, r͓i viɼt vào thɸ

kho theo tͫng s͑ danh ÿLʀm vɪt Wɉ Sau m͗i lɤn nhɪp kho thͧ kho sɺ chuyʀn phiɼu nhɪp kho cho

kɼ toán

9 Khi nhɪn ÿɉͣc phiɼu nhɪp kho (do thͧ kho

chuyʀn vɾ) và hóa ÿɇQ (do BPVT chuyʀn vɾ), kɼ

toán viên sɺ FăQ cͩ vào ÿó ÿʀ thanh toán v͛i

A Mua NVL vɾ nhɪp kho (3)

† Có 2 WUɉ͝ng hͣp xɠy ra:

„ Mua NVL vɾ và thanh toán ngay cho NCC

† Hình thͩc thanh toán: bɮng tiɾn mɴt thông qua phiɼu chi, chuyʀn khoɠn qua ngân hàng

„ Mua NVL vɾ nhɪp kho QKɉQJ còn nͣ tiɾn NCC

† Khi ÿó kɼ toán sɺ theo dõi nͣ v͛i NCC

B Xuɢt nguyên vɪt liʄu

† Xuɢt NVL cho sɠn xuɢt:

1 Khi b͙ phɪn sɠn xuɢt cɤn bao nhiêu NVL

sɺ báo vɾ cho BPVT

2 BPVT báo vɾ kho

3 Tɞi kho, thͧ kho xuɢt NVL theo s͑ Oɉͣng

mà bên vɪt Wɉ yêu cɤu và viɼt phiɼu xuɢtkho sau ÿó chuyʀn vɾ cho kɼ toán

† Xuɢt bán:

1. Khi khách hàng có nhu cɤu mua NVL, BPVT lɪp

ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán và thông báo cho kho

2. Tɞi kho, thͧ kho cŸng xuɢt NVL theo ÿúng s͑

Oɉͣng mà bên vɪt Wɉ yêu cɤu và viɼt phiɼu xuɢt kho, viɼt vào thɸ kho, chuyʀn phiɼu xuɢt kho vɾ cho kɼ toán

3 Kɼ toán viɼt hóa ÿɇQ cho khách hàng

4 Khách hàng sɺ FăQ cͩ vào ÿó ÿʀ thanh toán

B Xuɢt nguyên vɪt liʄu (2)

† Xuɢt bán:

„ Nɼu khách hàng thanh toán trͱc tiɼp bɮng tiɾn

mɴt kɼ toán sɺ viɼt phiɼu thu cho khách

„ Nɼu khách hàng thanh toán bɮng chuyʀn khoɠn

qua ngân hàng (bɮng91Ĉhoɴc ngoɞi tʄ) Nɼu trɠ bɮng ngoɞi tʄ phɠi quy ÿ͕iVDQJ91Ĉ theo tͷ giá thͱc tɼ

„ Nɼu khách hàng mua NVL QKɉQJ còn nͣ tiɾn

Khi ÿó kɼ toán cŸng thͱc hiʄn viʄc theo dõi nͣ cͧa khách

B Xuɢt nguyên vɪt liʄu (3)

C Báo cáo, t͕ng kɼt

† Cu͑i m͗i kƒ BPVT cùng v͛i kɼ toán, thͧ

kho kiʀm kê lɞi NVL

„ Thͧ kho kiʀm kê vɾ s͑ Oɉͣng

„ B͙ phɪn vɪt Wɉ kiʀm tra vɾ chɢt Oɉͣng

† Sau ÿó kɼ toán ÿánh giá lɞi giá trʈ vɪt Wɉ

† Tɞi bɢt kƒ th͝i ÿLʀm nào, phɠi báo cáo

tình hình hàng hoá cͧa tͫng loɞi, tͫng kho, tình hình công nͣ nɼu lãnh ÿɞo yêu cɤu

Khó NKăQ và hɞn chɼ trong quɠn lý NVL

† Các hoɞt ÿ͙ng nghiʄp vͥ còn khá ÿɇQ giɠn,

FKɉD có hʄ th͑ng theo dõi NVL m͙t cách chi

tiɼt

† Nhɪp, xuɢt NVL ÿɉͣc thͱc hiʄn thͧ công

† Viʄc quɠn lý khách hàng và NCC ÿɾu thͱc hiʄn

trên giɢy t͝, s͕ sách dɨn ÿɼn viʄc tìm kiɼm thông tin rɢt khó NKăQ

† Trong công tác kɼ toán viʄc sͭa chͯa trên giɢy

t͝ là rɢt phͩc tɞp vì phɠi làm lɞi tͫ ÿɤu do nguyên tɬc không ÿɉͣc tɦy xóa

† Viʄc quɠn lý hʄ th͑ng các ÿ͙i trͱc thu͙c,

các xí nghiʄp nh͏ là rɢt khó NKăQ do các b͙phɪn phân b͑ rɠi rác, không tɪp trung

† Viʄc t͕ng kɼt sau m͗i quý (niên ÿ͙) là

không thʀ theo dõi triʄt ÿʀ ÿʀ báo cáo v͛ilãnh ÿɞo do ÿó khó ÿɉD ra chiɼn Oɉͣc hͣp lý

ÿʀ phát triʀn công ty

Khó NKăQ và hɞn chɼ trong quɠn lý NVL

Giɠi pháp khɬc phͥc

† ͨng dͥng tin h͍c vào trong công tác quɠn lý ÿʀ

giɠi quyɼt nhͯng vɢn ÿɾ còn t͓n tɞi

† Viʄc xây dͱng hʄ th͑ng quɠn lý NVL sɺ ÿHP lɞi

nhͯng hiʄu quɠ QKɉ sau:

„ B͙ phɪn vɪt Wɉ: Quɠn lý ÿɉͣc NVL, NCC, khách

hàng m͙t cách dʂ dàng.

„ B͙ phɪn kho: Quɠn lý vɾ s͑ Oɉͣng chͧng loɞi vɪt Wɉ

chính xác thuɪn tiʄn

3 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ

1 Mua NVL

1.2 Làm h ӧSÿӗng vӟi NCC 1.3 L ұSÿѫQÿһt hàng

1.4 Nh ұn hóDÿѫQWKDQKWRán 1.5 Thanh toán v ӟi NCC

1.1 L ұp phiӃXÿánh giá NCC

1 Mua NVL

† Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ

1.1 Lɪp phiɼu ÿánh giá NCC: Sau khi ÿL tìm hiʀu

NCC, BPVT lɪp phiɼu ÿánh giá NCC theo tiêu chí ÿánh giá cͧa ÿɇQ vʈ Tiêu chí ÿánh giá QKɉ: loɞi hình doanh nghiʄp, th͝i gian thành lɪp, QăQJ lͱc sɠn

xuɢt, QăQJ lͱc nhà [ɉ͟ng, qui mô…

1.2 Làm hͣp ÿ͓ng v͛i NCC: Nɼu lãnh ÿɞo ÿɇQ vʈ cho

phép lͱa ch͍n NCC BPVT sɺ làm hͣp ÿ͓ng v͛i NCC

và 2 bên phɠi tuân thͧ nhͯng quyɾn hɞn trong hͣp ÿ͓ng

1.3 Lɪp ÿɇQ ÿɴt hàng: Khi lͱa ch͍n ÿɉͣc NCC theo

yêu cɤu BPVT lɪp ÿɇQ ÿɴt hàng v͛i NCC ÿʀ mua hàng.

1 Mua NVL

† Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ (2)

„ 1.4 Nhɪn hóa ÿɇQ thanh toán: Nhà cung

cɢp giao hàng cho BPVT ÿ͓ng th͝i BPVT nhɪn hóa ÿɇQ thanh toán

„ 1.5 Thanh toán v͛i NCC: Sau khi mua

NVL BPVT chuyʀn hóa ÿɇQ thanh toán vɾ cho kɼ toán Hoɴc kɼ toán sɺ trͱc tiɼp

thanh toán v͛i NCC hoɴc thông qua BPVT

„ 1.6 Theo dõi nͣ NCC: Trong WUɉ͝ng hͣp

mua NVL và nͣ lɞi tiɾn cͧa NCC kɼ toán sɺ thͱc hiʄn theo dõi nͣ v͛i NCC

3 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ (2)

2 Nh ұp NVL

2.2 Vi Ӄt thҿ kho 2.1 Vi Ӄt phiӃu nhұp kho

2 Nhɪp NVL (2)

† Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ

„ 2.1 Viɼt phiɼu nhɪp kho: Sau khi kiʀm

tra s͑ Oɉͣng, chɢt Oɉͣng NVL thͧ kho viɼtphiɼu nhɪp kho ÿʀ nhɪp NVL vào kho

„ 2.2 Viɼt thɸ kho: Sau ÿó thͧ kho viɼt

vào thɸ kho NVL vͫa nhɪp vɾ ÿʀ theo dõitình hình NVL

3 6ɇ ÿ͓ phân rã chͩc QăQJ (3)

3.1 L ұSÿѫQÿӅ nghӏ xuҩt bán 3.2 Vi Ӄt phiӃu xuҩt kho

3.3 Vi Ӄt hóDÿѫQWKDQKWRán 3.4 Thanh toán v ӟi khách hàng 3.5 Theo dõi n ӧ cӫa khách

„ 3.2 Viɼt phiɼu xuɢt kho: Sau khi lɪp

ÿɇQ ÿɾ nghʈ xuɢt bán trong WUɉ͝ng hͣpbán NVL Thͧ kho viɼt phiɼu xuɢt kho

ÿʀ xuɢt NVL cho khách hàng Hoɴc thͧkho viɼt phiɼu xuɢt kho trong WUɉ͝ng

3 Xuɢt NVL (2)

† Mô tɠ chi tiɼt chͩc QăQJ

„ 3.3 Viɼt hóa ÿɇQ thanh toán: Khi

khách hàng mua NVL kɼ toán sɺ viɼt hóaÿɇQ thanh toán cho khách hàng

„ 3.4 Thanh toán v͛i khách hàng: Khách

hàng sɺ FăQ cͩ vào hóa ÿɇQ thanh toán

ÿʀ thanh toán v͛i ÿɇQ vʈ khi mua NVL

„ 3.5 Theo dõi nͣ khách hàng: Nɼu

khách hàng mua NVL QKɉQJ nͣ tiɾn ÿɇQ

vʈ Kɼ toán sɺ theo dõi nͣ cͧa kháchhàng

4 6ɇ ÿ͓ ngͯ cɠnh hʄ th͑ng

5 6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu

6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Mua NVL

6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Nhɪp NVL

6ɇ ÿ͓ lu͓ng dͯ liʄu Bán NVL