Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học

Tình hình quản lý và một số định hướng quản lý các kết quả nghiên cứu khoa học thống kê Trước hết cần phải biết kết quả của một nghiên cứu bao gồm những tài liệu gì?. Mặc dù vậy, nhưng t

Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết quả

các đề tài nghiên cứu khoa học

1 Cấp đề tài : Cơ sở

2 Thời gian nghiên cứu : 2003

3 Đơn vị chủ trì : Viện Khoa học Thống kê

4 Đơn vị quản lý : Viện Khoa học Thống kê

5 Chủ nhiệm đề tài : KS Lê Đỗ Mạch

6 Những người phối hợp nghiên cứu:

CN Lê Văn Duỵ

CN Đinh Thị Thuý Phương

CN Trần Sinh

7 Kết quả bảo vệ: loại khá

Đề tài khoa học Số: 09-2003

1 Tình hình quản lý và một số định hướng quản lý các kết quả nghiên cứu khoa học thống kê

Trước hết cần phải biết kết quả của một nghiên cứu bao gồm những tài liệu gì? Và đây chính là nguồn tài liệu mà đề tài tập trung xây dựng CSDL Thông thường kết quả nghiên cứu chủ yếu bao gồm 7 tài liệu sau:

- Phiếu đăng ký đề tài

- Thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học

- Giấy chứng nhận đăng ký đề tài nghiên cứu

- Báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu

- Báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu

- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu và biên bản nghiệm thu

- Phiếu đăng ký kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ

Bảy tài liệu này tạo thành hồ sơ cho một kết quả nghiên cứu Không phải bất cứ kết quả nghiên cứu nào cũng đầy đủ hồ sơ Sau đây sẽ trình khái quát về tình hình kho hồ sơ gốc

Gần 30 năm nghiên cứu khoa học và tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học của cả Ngành, tại Viện khoa học thống kê đã có hàng trăm kết quả đề tài nghiên cứu khác nhau, bao gồm từ cấp cơ sở, cấp bộ/tổng cục đến cấp nhà nước Các kết quả nghiên cứu (hồ sơ các kết quả nghiên cứu) hiện đang được lưu giữ tại viện khoa học thống kê, hàng ngày vẫn được các cán bộ thống kê, cán bộ nghiên cứu

và sinh viên tìm đọc, tra cứu

Đáng tiếc là trong những năm qua công tác quản lý các tài liệu này còn mang tính thủ công, nên hiệu quả sử dụng chúng còn bị hạn chế Thậm chí một

số tài liệu còn bị xuống cấp như các bản viết tay mực đã bị phai mờ, giấy kém chất lượng bị mục nát theo thời gian Do nhiều nguyên nhân như di chuyển, thay

đổi người quản lý, có khi tài liệu còn bị thất lạc, sắp xếp không có hệ thống khiến cho việc tìm kiếm các tài liệu này gặp khó khăn nhiều

Mặc dù vậy, nhưng trong các năm qua Viện Khoa học Thống kê mà trực tiếp là Phòng Quản lý cũng đã có nhiều cố gắng lưu trữ và quản lý kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học

Dưới đây là tình hình cụ thể kho hồ sơ qua các giai đoạn

- Trước năm 1985, kết quả các đề tài ít, một số còn viết bằng tay, chất lượng giấy xấu, nhiều loại giấy đen đến nay ròn nát, mục Hồ sơ của đề tài không đầy đủ như không có đăng ký đề tài, thuyết minh đề tài, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận kết quả Vì vậy nhiều mục thông tin về các đề tài trong giai

đoạn này không có trong hồ sơ

- Từ năm 1985 đến 1995, kết quả của các đề tài được lưu dưới dạng văn bản, vẫn còn một số tài liệu viết tay và không đầy đủ

- Từ năm 1996 đến nay, nói chung hồ sơ về các đề tài tương đối đầy đủ, có một số báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của các năm 2001,

2002 đã được lưu trong đĩa CD

Từ tình hình thực tiễn đó, Viện Khoa học Thống kê đã có ý tưởng tổ chức, quản lý và khai thác kho hồ sơ này tốt hơn

• Lưu trữ các kết quả nghiên cứu lên thiết bị kỹ thuật để bảo quản lâu dài tránh thất lạc, hư hỏng Các văn bản gốc cũng phải được sắp xếp phân loại một cách có hệ thống để dễ tìm khi cần tra cứu

• Hiện đại hoá công tác quản lý kết quả các đề tài, bằng cách tổ chức xây dựng CSDL tập trung kết quả nghiên cứu, thường xuyên cập nhật các kết quả mới, phục vụ người dùng nhanh chóng tra cứu được những thông tin chủ yếu về kết quả nghiên cứu và khi cần cần thiết có thể tiếp cận với các tài liệu gốc một cách nhanh chóng

• Để có nhiều thông tin hơn về kết quả các đề tài, ngoài các thông tin sẵn

có trong hồ sơ nghiên cứu, cần thu thập thêm một số thông tin về chủ nhiệm đề tài, về đơn vị chủ trì,v.v để người sử dụng trao đổi với chủ nhiệm cũng như giúp người dùng tin có nhiều thông tin hơn khi hợp tác với chủ nhiệm Do số đề tài ít, số chủ nhiệm ít và chủ yếu đều ở trong ngành thống kê nên việc thu thập thêm các thông tin về chủ nhiệm có tính khả thi

2 Xây dựng bộ tiêu chí để lập danh mục thông tin chủ yếu các kết quả nghiên cứu khoa học thống kê

Muốn quản lý tốt các kết quả nghiên cứu phải xác định được nội dung những thông tin chủ yếu (bộ tiêu chí) cần quản lý đối với một kết quả nghiên cứu Bộ tiêu chí về các kết quả nghiên cứu là những thông tin cơ bản nhất về một

đề tài nghiên cứu, qua những thông tin này, có thể có một cái nhìn toàn diện và

đầy đủ về kết quả nghiên cứu trên nhiều khía cạnh khác nhau Cơ sở để xác định những thông tin chủ yếu là căn cứ vào hồ sơ các kết quả nghiên cứu và yêu câù quản lý đối với các kết quả này Những tiêu chí được đề nghị như vậy phải đáp ứng cơ bản bốn yêu cầu sau :

- Yêu cầu tìm hiểu cơ bản nhất về một kết quả nghiên cứu của người dùng

- Yêu cầu quản lý đối với một kết quả nghiên cứu

- Yêu cầu lưu trữ, quản lý các kết quả nghiên cứu của bộ khoa học công nghệ môi trường

- Phải có tính khả thi, nghĩa là dựa vào hồ sơ kết quả nghiên cứu và khai báo thông tin chủ nhiệm khi đăng ký đề tài có thể thu thập những thông tin chủ yếu đã đề nghị

Dựa trên những tiêu chí đó tiến hành lập danh mục thông tin về các kết quả nghiên cứu Những thông tin chủ yếu có thể được thu thập dựa trên hồ sơ kết quả nghiên cứu và một số ít thông tin chưa có sẽ được thu thập bổ sung như các thông tin về chủ nhiệm đề tài Hồ sơ của kết quả một đề tài bao gồm 7 tư liệu đã nêu trên

Những thông tin do “Phiếu đăng ký đề tài” và “Thuyết minh đề tài nghiên cứu” cung cấp là những thông tin không thay đổi và là những thông tin ban đầu

về một đề tài nghiên cứu Vì vậy đối với một đề tài mới, có thể đưa trước những thông tin này vào CSDL, còn những thông tin về kết quả đề tài sẽ được đưa vào sau khi đề tài đã hoàn thành và có Phiếu đăng ký kết quả Cũng như vậy, những thông tin về chủ nhiệm, đơn vị chủ trì thường là những thông tin đã biết trước, vì vậy có thể đưa ngay vào CSDL đề tài Rõ ràng là cơ sở dữ liệu kết quả nghiên cứu không chỉ lưu trữ và tìm kiếm kết quả nghiên cứu mà còn là một cơ sở dữ liệu tác nghiệp theo dõi các nghiên cứu đang hoạt động

Trên cơ sở những nguyên tắc đã nêu và những nguồn tài liệu đã có, đề tài

đề nghị một bộ tiêu chí giúp cho việc lập danh mục các kết quả nghiên cứu Đây

là những thông tin chủ yếu nhất và cơ bản nhất về một kết quả nghiên cứu:

1 Mã tài liệu

2 Dạng tài liệu

3 Vật mang tin

4 Tên đề tài (tên tài liệu)

5 Mục tiêu của đề tài

6 Chủ nhiệm

7 Cán bộ phối hợp

8 Đơn vị chủ trì

9 Địa chỉ ĐVCT

10 Số điện thoại

11 Fax

12 Email

13 Cơ quan phối hợp

14 Cơ quan chủ quản

15 Địa chỉ CQCQ

16 Số điện thoại

17 Fax

18 Email

19 Cấp đề tài

20 Chủ đề nghiên cứu

21 Lĩnh vực thống kê

22 Thuộc chương trình

23 Thời gian bắt đầu

24 Thời gian kết thúc

25 Số trang tài liệu

26 Xếp loại kết quả đề tài

27 Số đăng kí kết quả

28 Ngày đăng kí kết quả

29 Từ khoá

30 Tóm tắt nội dung

31 Số hồ sơ tài liệu gốc

32 Nơi bảo quản tài liệu gốc

33 Bảo mật

34 Người nhập

35 Ngày tháng nhập

36 Ngày tháng chỉnh

Về chủ nhiệm, chủ đề nghiên cứu và lĩnh vực thống kê sẽ có những thông tin cụ thể hơn ở dưới

Chủ đề nghiên cứu

Trong bản đăng ký đề tài nói chung của Bộ Khoa học Công nghệ Môi trường, loại hình nghiên cứu được phân ra làm ba loại: Nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, triển khai thực nghiệm Nếu đem phân loại này áp dụng trong lĩnh vực thống kê thì các nghiên cứu chủ yếu thuộc loại hình nghiên cứu ứng dụng, nếu vậy thì chung chung quá Cũng nên nhấn mạnh rằng khoa học thống kê có đặc thù riêng, vì vậy thay vì loại hình nghiên cứu chúng tôi đề nghị một mục riêng cho vấn đề này, gọi là chủ đề nghiên cứu Phương pháp phân loại chủ đề nghiên cứu dựa trên qui trình của công tác thống kê và xem xét chủ đề

mà hàng trăm đề tài đã đề cập Sau khi cân nhắc chúng tôi đưa ra bảng phân loại các chủ đề nghiên cứu bao gồm 9 mục phục vụ cho việc phân loại các chủ đề nghiên cứu của đề tài Nhờ có phân loại chủ đề nghiên cứu mà người dùng có thể biết được có bao nhiêu đề tài đã nghiên cứu về cùng một chủ đề nào đó, thí dụ như hệ thống chỉ tiêu chẳng hạn, và đó là các đề tài nào Có thể có đề tài đề cập

đến một vài chủ đề nhưng khi khai báo thông tin về chủ đề chỉ cần nêu chủ đề chính

Sau đây là 9 chủ đề :

1 Hệ thống chỉ tiêu, bộ chỉ tiêu thống kê

2 Hệ thống phân loại, danh mục trong thống kê

3 Chế độ báo cáo thống kê

4 Tổng điều tra, điều tra và điều tra chọn mẫu

5 Phương pháp tính

6 Tổng hợp, phân tích, so sánh và dự báo thống kê

7 ứng dụng tin học trong công tác thống kê

8 Xây dựng hệ thống thông tin thống kê

9 Những vấn đề khác

Lĩnh vực thống kê

Trong phiếu đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học, lĩnh vực khoa học bao gồm năm lĩnh vực: Tự nhiên, kỹ thuật công nghệ, nông nghiệp, y học, xã hội nhân văn Nếu theo phiếu đăng ký để phân loại thì các đề tài nghiên cứu khoa học thống kê thường được xếp vào lĩnh vực “xã hội nhân văn”, với thông tin này

ta không thể biết được một đề tài nghiên cứu cụ thể thuộc lĩnh vực thống kê nào Vì vậy cần phải có một bảng phân loại về lĩnh vực thống kê dù còn thô để giúp cho việc phân loại đúng lĩnh vực thống kê của đề tài nghiên cứu Nhờ phân loại

đó mà người dùng có thể tra cứu xem trong một lĩnh vực thống kê có bao nhiêu

đề tài đã nghiên cứu và đó là các đề tài nào Ngoài ra, kết hợp với thông tin về chủ đề nghiên cứu trong đề tài người dùng có thể biết được thí dụ trong lĩnh vực Công nghiệp có những đề nào đã nghiên cứu về hệ thống chỉ tiêu Do đó phân loại đề tài nghiên cứu theo một số tiêu chí thực sự giúp cho người dùng nhanh chóng tìm đến đúng đề tài mà mình cần tham khảo

Sau đây là 12 lĩnh vực chính yếu:

1 Công nghiệp

2 Xây dựng cơ bản

3 Nông lâm nghiệp và thuỷ sản

4 Thương mại giá cả và dịch vụ

5 Giao thông và bưu điện

6 Lao động, dân số và việc làm

7 Xã hội và môi trường

8 Tài khoản quốc gia

9 ứng dụng công nghệ thông tin

10 Phương pháp chế độ

11 Xây dựng và quản lý bộ máy thống kê

12 Những lĩnh vực khác về hệ thống thông tin thống kê Chủ nhiệm đề tài

1 Mã chủ nhiệm

2 Họ tên chủ nhiệm

3 Năm sinh

4 Nơi sinh

5 Giới tinh

6 Dân tộc

7 Đơn vị công tác

8 Địa chỉ cơ quan

9 Điên thoại cơ quan

10 Fax cơ quan

11 Email cơ quan

12 Địa chỉ liên hệ

13 Điện thoại riêng

14 Fax

15 Email

16 Chức danh công chức

17 Học vị cao nhất

18 Học hàm

19 Chuyên ngành đào tạo

20 Công việc chính đang làm

21 Chức vụ

22 Trình độ ngoại ngữ

23 Tình trạng hiện tại

24 Người nhập

25 Ngày tháng nhập

26 Ngày tháng chỉnh

3 Xây dựng CSDL các kết quả nghiên cứu

• Xây dựng sơ đồ hệ thống

Dựa trên mục đích và bộ tiêu chí quản lý các kết quả nghiên cứu, tiến hành xây dựng CSDL, có nghĩa là CSDL phải đáp ứng được các mục đích đề ra Vì vậy mô hình hệ thống cơ sở dữ liệu, quản lý và khai thác dữ liệu KQNC bao gồm các thành phần sau :

- Cơ sở dữ liệu các kết quả nghiên cứu và danh mục

- Giao diện để quan sát và tra cứu thông tin, lập danh sách các đề tài

- Các giao diện để quan sát và tra cứu thông tin các bảng danh mục và mã hoá

- Báo cáo một số thông tin chung về các kết quả nghiên cứu

- Các giao diện cập nhật CSDL

Dưới đây là sơ đồ tổng quát về hệ thống

Đây là mô hình hệ thống tổng quát về cơ sở dữ liệu các kết quả nghiên cứu Xuất phát từ mô hình này chúng tôi sẽ thiết kế và cài đặt các thành phần của

hệ thống

- CSDL Các kết quả nghiên cứu bao gồm các thông tin chủ yếu về các KQNC, gồm bảng dữ liệu của các KQNC và một số bảng danh mục và mã hoá

- Giao diện quan sát và tra cứu lập danh sách kết quả nghiên cứu giúp người dùng xem, tra cứu thông tin về các KQNC, lập danh sách KQNC theo một yêu cầu nào đó

- Giao diện quan sát và tra cứu danh mục và mã hoá giúp người dùng xem

và tra cứu các thông tin về các bảng danh mục và mã hoá

- Báo cáo một số thông tin chung về KQNC là một số bảng thống kê đơn giản về những khía cạnh chung nhất của các KQNC để người dùng tra cứu

Cơ sở dữ liệu Các KQ nghiên cứu

Giao diện quan sát, tra cứu, lập d/s KQ nghiên cứu

Các giao diện quan sát tra cứu

DM

Giao diện

Cặp nhật DL

KQ nghiên

Giao diện cặp nhật

DL DM

Báo cáo một số thông tin chung

về KQ NC

Người dùng

Người dùng, ứng dụng Người dùng

- Giao diện cặp nhật CSDL các KQNC giúp cho việc sửa chữa, bổ xung hoặc xoá các dữ liệu về KQNC

- Giao diện cặp nhật CSDL danh mục giúp cho việc sửa chữa, bổ xung hoặc xoá các dữ liệu về danh mục

Ngoài ra CSDL các KQNC còn là nguồn dữ liệu để người sử dụng tra cứu các thông tin theo nhu cầu riêng, hoặc các ứng dụng truy nhập vào để lấy các thông tin phục vụ phân tích sâu thêm về nhiều mặt của các KQNC

Việc liên kết và truy nhập vào các thành phần của hệ thống dựa trên một

hệ thống các menu, bao gồm một menu chính và ba menu con Hệ thống menu giúp ta truy nhập vào các giao diện để thực hiện các chức năng của CSDL Trong mục hướng dẫn sử dụng CSDL của báo cáo chính, sẽ giới thiệu kỹ hệ thống menu này

• Thiết kế và cài đặt CSDL

ứng dụng mô hình quan hệ để thiết kế CSDL KQNC và định hướng cài đặt trong môi trường Access 2000 Access là một hệ thống CSDL văn phòng thông dụng, nhiều người biết và dễ sử dụng

Sử dụng các bước thiết kế và chuẩn hoá dữ liệu, đã phân tích nguồn dữ liệu các KQNC thành một số bảng sau:

- Bảng thông tin về KQNC

Bảng này bao gồm toàn bộ thông tin chủ yếu về các kết quả nghiên cứu, khoá chính là “Ma tai lieu”

- Một số bảng danh mục: Danh mục chủ nhiệm đề tài, Danh mục chủ đề nghiên cứu, danh mục lĩnh vực thống kê, danh mục cơ quan chủ quản, danh mục

đơn vị chủ trì

Chúng là các bảng riêng rẽ, mỗi danh mục là một bảng

• Thiết kế các giao diện quan sát và tra cứu dữ liệu

Mục đích của giao diện là xem và tra cứu dữ liệu, lập danh sách dữ liệu

Sử dụng phương pháp thiết kế Form để thiết kế giao diện KQNC và các giao diện danh mục Giao diện không cho phép cặp nhật dữ liệu Giao diện KQNC chứa tất

cả thông tin của một kết quả nghiên cứu và các thông tin về chủ nhiệm của đề tài

đó Các giao diện danh mục chứa các danh mục và mã hoá của chúng

Có thể di chuyển trong form để xem bất cứ thông tin nào của đối tượng, và cũng có thể tìm kiếm bất kỳ đối tượng nào dựa trên những thông tin cơ bản về chúng, có thể lọc một danh sách đối tượng theo những điều kiện lọc nhất định từ những thông tin cơ bản

Ngoài ra có thể in thông tin của đối tượng hoặc danh sách đối tượng, hoặc chuyển các thông tin cơ bản của đối tượng sang Word hoặc Excel

• Thiết kế giao diện cập nhật cơ sở dữ liệu

Việc cập nhật cơ sở dữ liệu KQNC cũng thông qua các giao diện (Form) Gồm một form để cập nhật các thông tin cơ bản về KQNC và các Form còn lại

để cập nhật các thông tin về danh mục Việc thiết kế các Form này cũng tương tự như các form quan sát và tra cứu dữ liệu

Việc cập nhật được tiến hành trên ba mặt:

- Sửa đổi dữ liệu Khi cần phải sửa chữa dữ liệu hoặc thay thế những dữ liệu cũ của đối tượng bằng dữ liệu mới thu được Nếu mã danh mục trong các bảng danh mục thay đổi thì nó cũng tự động được cập nhật trong bảng KQNC

- Xoá dữ liệu Có thể xoá một đối tượng (một bản ghi) ra khỏi bảng

- Thêm dữ liệu Khi cần bổ xung một KQNC hoặc một danh mục mới nào

đó vào cơ sở dữ liệu, tiến hành nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu qua form tương ứng

• Thiết kế một số báo cáo chung về kết quả nghiên cứu

Giao diện quan sát và tra cứu dữ liệu, lập danh sách KQNC cho phép xem

và tra cứu thông tin từng KQNC, hoặc lập danh sách một số KQNC thoả mãn một điều kiện nào đó Còn ngược lại báo cáo một số thông tin chung về KQNC cho ta biết một số thông tin số lượng về các mặt chung nhất của KQNC hiện có trong cơ sở dữ liệu Những thông tin này giúp người dùng nắm được thực trạng các KQNC đến thời điểm hiện tại Những phân tích sâu hơn về KQNC, người dùng có thể tự mình thực hiện qua các phương tiện của Access như câu hỏi và