Quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại công ty cổ phần đo đạc và khoáng sản

Do vậy các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện công tác quản lý xây dựng kế hoạch, mục tiêu để thích nghi, tồn tại và phát triển trong bối cảnh như vậy.Một trong những vấn đề quản lý đó là q

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BỘ NỘI VỤ

ĐỖ THỊ HÀ

QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ

KHOÁNG SẢN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BỘ NỘI VỤ

ĐỖ THỊ HÀ

QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Các số liệutrong Đề tài là hoàn toàn trung thực xuất phát từ những tình hình thực tế củađơn vị nghiên cứu Toàn bộ nội dung của đề tài chưa được công bố trong bất

kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây

Hà Nội, ngày… tháng … năm 2017

Tác giả

Đỗ Thị Hà

LỜI CẢM N

Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đãnhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ,động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình

Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kínhtrọng và biết ơn sâu sắc đến TS.Trần Hậu Thành đã tận tình hướng dẫn, dànhnhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập

và thực hiện đề tài

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô, Khoa sau Đạihọc – Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trìnhhọc tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ công chức Công ty

Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốtquá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đãtạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyếnkhích tôi hoàn thành luận văn./

Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm 2017

Tác giả

Đỗ Thị Hà

MỤC LỤC Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Mục lục

Danh mục viết tắt

Danh mục bảng biểu, sơ đồ

Mở đầu ……… 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÓ VỐN NHÀ NƯỚC……… 5

1.1 Khái niệm về quản lý hoạt động lập kế hoạch……… 5

1.1.1 Khái niệm về quản lý……… 5

1.1.2 Khái niệm “Kế hoạch” và “Lập kế hoạch” ……….………8

1.2 Nội dung, quy trình hoạt động lập kế hoạch ………17

1.2.1 Nội dung hoạt động lập kế hoạch……… …17

1.2.2 Quy trình hoạt động lập kế hoạch……….…17

1.3 Phương pháp và yêu cầu hoạt động lập kế hoạch……….23

1.3.1 Phương pháp lập kế hoạch……….23

1.3.2 Yêu cầu của lập kế hoạch……… 25

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động lập kế hoạch ……… 27

1.4.1 Nhóm yếu tố thuộc môi trường nội bộ doanh nghiệp………27

1.4.2 Nhóm yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp………… 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ

HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN GIAI

ĐOẠN 2015-2017 34

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản 35

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty 35

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy: 35

2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty 40

2.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 41

2.1.5 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 44

2.2 Thực trạng công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty 46

2.2.1 Kết quả đạt được 46

2.2.2 Hạn chế, yếu kém và nguyên nhân 53

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐO ĐẠC VÀ KHOÁNG SẢN 75

3.1 Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty cổ phần Đo đạc và Khoáng sản 75

3.3.1 Phương hướng chung 75

3.3.2 Một số chỉ tiêu cơ bản sau: 76

3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản 76

3.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch trung hạn, dài hạn 76

3.2.2 Hoàn thiện quy chế quản lý các hoạt động của Công ty 85

3.2.3 Phát huy thế mạnh về nhân sự, xây dựng chiến lược đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên đồng thời thu hút, tuyển dụng nhân sự 88

3.2.4 Hoàn thiện bộ máy quản lý, cải tiến đồng bộ các l nh vực trong hoạt

động kinh doanh của Công ty: 90

3.2.5 Một số giải pháp khác 91

3.3 Một số kiến nghị 92

3.3.1 Đối với Chính phủ 92

3.3.2 Đối với Bộ Tài nguyên và Môi trường 93

3.3.3 Đối với Tổng Công ty Tài nguyên và Môi trường Việt Nam 93

3.3.4 Đối với các Sở tài nguyên và Môi trường 94

KẾT LUẬN 96

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

Doanh nghiệp Nhà nướcHội đồng quản trị Công tyNgười quản lý khác của Công tySản xuất kinh doanh

DANH MỤC BẢNG BIỂU, S ĐỒ

trang

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Đo đạc và Khoáng sản

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty Cổ phần Đo đạc và

Khoáng sản

Bảng 2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận 2016

Bảng 2.4 Bảng chỉ tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp năm 2015

Bảng 2.5 Bảng báo cáo xác định quỹ tiền lương thực hiện của người

Bảng 2.8 Kế hoạch nhiệm vụ năm 2016 của xí nghiệp phát triển tài

nguyên và môi trường biển

Bảng 3.1 Kế hoạch sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, phân phối lợi

nhuận và chia cổ tức của Công ty cổ phần Đo đạc và Khoáng sản

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài luận văn

Các doanh nghiệp nhà nước được hình thành chủ yếu trong thời kỳkinh tế kế hoạch hoá tập trung, doanh nghiệp nhà nước là nền tảng đáp ứngnhững nhu cầu thiết yếu của xã hội Trong công cuộc đổi mới, hệ thống doanhnghiệp nhà nước vừa được mở rộng phát triển, vừa được đổi mới sắp xếp,từng bước chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường Cổ phần hóa doanhnghiệp nhà nước là một giải pháp quan trọng được Đảng và Nhà nước đặcbiệt quan tâm, chỉ đạo Hơn nữa các doanh nghiệp Nhà nước cũng phải tự chủ

về kinh doanh về tài chính và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh củamình Do vậy các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện công tác quản lý xây dựng

kế hoạch, mục tiêu để thích nghi, tồn tại và phát triển trong bối cảnh như vậy.Một trong những vấn đề quản lý đó là quản lý về hoạt động lập kế hoạchtrong mỗi doanh nghiệp

Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản nhất, phổ biến nhấtcủa quản lý Chức năng này tồn tại và bắt buộc phải tồn tại trong mọi tổ chức

dù đó là các tổ chức sản xuất kinh doanh hay các doanh nghiệp, các công tyxuyên quốc gia Đó cũng là chức năng của mọi tổ chức, không phân biệt tổchức đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế thị trường địnhhướng xã hội chủ ngh a hay tư bản chủ ngh a

Lập kế hoạch là một trong những công việc khó khăn nhất, phức tạpnhất và cũng là nơi thể hiện cao nhất năng lực của các nhà quản lý Chức nănglập kế hoạch đòi hỏi vận dụng nhiều loại kiến thức khác nhau về chính trị,kinh tế, xã hội cũng như một số kỹ năng về lập kế hoạch Trong chức nănglập kế hoạch, phân tích và dự báo là những kiến thức không thể thiếu đượccủa các nhà quản lý

Trong hoạt động quản lý, việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng.Không có kế hoạch tốt, một tổ chức không thể xác định mục tiêu mà mìnhmuốn đạt được và cách thức mà tổ chức cần làm để đạt tới mục tiêu Lập kếhoạch luôn gắn liền với việc lựa chọn phương hướng hành động để đạt tớimục tiêu của bất kỳ tổ chức nào Lập kế hoạch không chỉ là chức năng cơ bảncủa các nhà quản lý ở mọi cấp độ mà nó còn liên quan tới tất cả các chứcnăng còn lại của quá trình quản lý Những chức năng khác, như chức năngthiết kế tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra đều phải dựa trên nền tảng củacác kế hoạch đã được vạch ra từ trước Như vậy, chức năng lập kế hoạch baogiờ cũng phải được thực hiện trước khi thực hiện các chức năng khác.

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản là một doanh nghiệp Nhànước trực thuộc Tổng Công ty tài nguyên và Môi trường Việt Nam - Bộ Tàinguyên và Môi trường với ngành nghề kinh doanh chính là đo đạc bản đồ,cấp giấy CNQSD đất, điều tra thăm dò địa chất khoáng sản Công ty nhậnthấy vấn đề quản lý về hoạt động lập kế hoạch rất cần thiết để quyết định đếnkhả năng cạnh tranh trong các công ty cùng ngành và vị thế của Công ty trongtương lai Công ty là một doanh nghiệp tiền thân 100 vốn điều lệ là từ vốncủa Nhà nước đầu tư cho đến tháng 4 2016 chuyển sang mô hình Công ty Cổphần Nhà nước nắm giữ 64,84 vốn Nhà nước do đó s phải tuân thủ chặt ch cơchế chính sách quản lý do Nhà nước quy định đồng thời linh hoạt thích ứngvới mô hình hoạt động của Công ty Cổ phần

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, nhận thức được tầm quan trọngcủa công tác quản lý về hoạt động lập kế hoạch cả về lý luận lẫn thực ti n, tôi

đi đến nghiên cứu đề tài “Quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổphần Đo đạc và Khoáng sản” làm luận văn Thạc s quản lý công của mình

3 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích: Mục đích nghiên cứu của đề tài là quản lý về hoạt động lập kế

hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản có căn cứ khoa học, có tính khảthi, đúng chính sách chế độ của Nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh của Công ty cổ phần có vốn Nhà nước

- Nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý tại Công ty Cổ phần

+ Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý của Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản giai đoạn 2015-2017

+ Đề xuất và xây dựng một số giải pháp tăng cường công tác quản lý hoạt động lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là công tác lập

kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu cho Công ty Cổ phần

Đo đạc và Khoáng sản trong khoảng thời gian từ năm 2015-2017

5 Phương pháp nghiên cứu của luận văn

Với đối tượng, phạm vi nghiên cứu như trên, luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp

- Khi nghiên cứu về cơ sở lý luận của đề tài, luận văn sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, tổng hợp

- Khi đánh giá thực trạng đối tượng nghiên cứu, luận văn sử dụng cácphương pháp như điều tra, khảo sát, phương pháp phân tích so sánh, phươngpháp chỉ số, phương pháp đồ thị…

- Khi xây dựng các giải pháp hoàn thiện đối tượng nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp lựa chọn tối ưu, phương pháp tham vấn chuyên gia…

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

- nghho h c:

Luận văn góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận quản lý về hoạt động lập kếhoạch nói riêng và khoa học quản lý nói chung Đặc biệt góp phần nâng caonăng lực quản lý điều hành tại Công ty Cổ phần có vốn Nhà nước

- ngh th c ti n:

Kết quả nghiên cứu của đề tài luận văn dựa trên những số liệu thu thập

và thống kế thực tế ở Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản nên có thểđược áp dụng vào chính công ty, đồng thời là tài liệu tham khảo cho các đơn

vị khác, nhất là các doanh nghiệp có vốn Cổ phần Nhà nước

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài Lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luậnvăn được kết cấu trong 03 chương trong 07 bảng biểu và 02 sơ đồ:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản lý hoạt động lập kế hoạch tại Công

ty Cổ phần có vốn nhà nước

Chương 2: Thực trạng quản lý về hoạt động lập kế hoạch tại Công ty

Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản giai đoạn 2015-2017

Chương 3: Hoàn thiện, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý về hoạtđộng lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản

Chương 1

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÓ VỐN NHÀ NƯỚC

1.1 Khái niệm về quản lý hoạt động lập kế hoạch

Trước khi nghiên cứu khái niệm quản lý về hoạt động lập kế hoạch,cần tiếp cận khái niệm về quản lý và khái niệm lập kế hoạch

Trong nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ ngh a ở Việt Nam,việc quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước là một đòi hỏi tất yếukhách quan, bởi l kinh tế nhà nước giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế.Trong Văn kiện Đại hội Đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam khóa X (2006)khẳng định “Kinh tế nhà nước giữ vai trò chủ đạo, là lực lượng vật chất quantrọng để Nhà nước định hướng và điều tiết nền kinh tế, tạo môi trường vàđiều kiện thúc đẩy các thành phần kinh tế cùng phát triển” [3]

Bên cạnh những doanh nghiệp có100 vốn nhà nước, còn có những doanhnghiệp mà Nhà nước chỉ có cổ phần chi phối ở một số ngành, l nh vực thenchốt và địa bàn quan trọng Trong hệ thống các doanh nghiệp nhà nước, Nhànước đã chủ trương thành lập một số tập đoàn kinh tế mạnh trên cơ sở cáctổng công ty nhà nước, trong đó có Tổng Công ty Tài Nguyên và Môi trườngViệt Nam Mặt khác, chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước và

đa dạng hóa sở hữu đối với các doanh nghiệp nhà nước (mà Nhà nước khôngcần nắm 100 vốn) cũng được chú trọng Quan điểm trên đây hoàn toàn phùhợp với các nhìn nhận của Đảng và Nhà nước về vai trò của doanh nghiệpnhà nước thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành Trungương Đảng khóa IX: Việc xem xét, đánh giá hiệu quả

của doanh nghiệp nhà nước phải có quan điểm toàn diện cả về kinh tế, chínhtrị, xã hội; trong đó, lấy suất sinh lời trên vốn làm một trong những tiêu chuẩnchủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, lấy kết quả thực hiện cácchính sách xã hội làm tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanhnghiệp công ích[4].

Như vậy theo pháp luật của Việt Nam, DNNN có một số đặc trưng sau:Một là, Nhà nước giữ quyền chi phối DN thông qua đầu tư vốn vào DN Tỷtrọng đầu tư nhà nước có thể khác nhau trong các DN khác nhau, nhưngđiểm chung là đủ để cho phép Nhà nước giữ quyền chi phối đối với hoạt độngcủa DN Hai là, DNNN hoạt động tự chủ theo chế độ phân cấp và ủy quyềnquản lý của Nhà nước, trong đó Nhà nước chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn vềngh a vụ tài chính của DN trong khuôn khổ số vốn đầu tư vào DN Ba là, Vềmặt pháp lý DNNN hoạt động trong môi trường cạnh tranh bình đẳng với các

DN khác Bốn là, Mặc dù hoạt động kinh doanh tự chủ nhưng DNNN đươngnhiên phải thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước giao

Cũng như các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp nhà nước hoạt độngsản xuất và kinh doanh trong khuôn khổ và phạm vi của luật pháp Nhà nước

Do đó, Nhà nước không can thiệp trực tiếp vào hoạt động kinh doanh của cácdoanh nghiệp bằng quyền lực hành chính, mà chi phối chúng dưới hình thức

là một cổ đông, thông qua những đại diện của sở hữu vốn nhà nước được cửtham gia Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Đo đạc và Khoáng sản là Công

ty con trực thuộc Tổng Công ty Tài Nguyên và Môi trường Việt Nam, hoạtđộng tự chủ theo chế độ phân cấp và ủy quyền quản lý của Nhà nước, trong

đó Nhà nước chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn về ngh a vụ tài chính của DNtrong khuôn khổ số vốn đầu tư vào DN Theo Quyết định số 2913 QĐ-

BTNMT ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài ngu yên và Môitrường về việc phê duyệt Phương án cổ phần hoá Ngày 26 4 2016 Công tyTNHH MTV Đo đạc và Khoáng sản chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đođạc và Khoáng sản Việc cổ phần hóa Công ty mang lại nhiều cơ hội cũngnhư thách thức lớn trong thời kì đầu hoạt động theo mô hình mới này Do vậyCông ty phải tự hoàn thiện công tác quản lý xây dựng kế hoạch, mục tiêu đểthích nghi, tồn tại và phát triển trong bối cảnh như vậy.

Quản lý là một hoạt động tất yếu khách quan, di n ra ở mọi tổ chức dùquy mô nhỏ hay lớn, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp, Xã hội càng pháttriển, trình độ hiệp tác và phân công lao động càng cao thì yêu cầu về công tácquản lý ngày càng hoàn thiện Do quản lý gắn liền với quá trình phát triểnkinh tế xã hội, nên trên thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về quản lý.Những quan niệm này có lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạtđộng trong từng l nh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong từng tổ chức Một

số quan niệm về quản lý là:

- Theo F.W.Taylor, quản lý là biết chính xác điều bạn muốn ngườikhác làm và sau đó biết được rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốtnhất và rẻ nhất

- Theo Henry Fayol, quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâulập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nỗ lực của các thành viên trong

tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mụctiêu đã định trước

- Mary Parker Follett cho rằng, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thôngqua con người [6, tr.8]

Tuy nhiên, khi đề cập đến quản lý có một cách tiếp cận nhận được sựủng hộ của nhiều nhà khoa học và nhà quản lý thực ti n, đó là : Quản lý là sựtác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằmđạt được mục tiêu dự kiến.

Từ khái niệm nêu trên, quá trình quản lý bao gồm các yếu tố thể hiệndưới dạng sơ đồ sau

Công cụquản lý

quản lý - quản lý quản lý

Phương phápquản lý

để đáp ứng sự phát triển của tổ chức Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liênquan tới công việc của quản lý chiến lược

Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổchức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực đượcchương trình hóa

Từ định ngh a này có thể thấy nội dung cơ bản của kế hoạch bao gồm:

+ Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên phải quan tâm là tại sao phảilàm công việc này? Nó có ý ngh a như thế nào với tổ chức, bộ phận? Hậu quảnếu không thực hiện chúng?

+ Xác định nội dung công việc 1W (what)

Nội dung công việc đó là gi? Chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao?

+ Xác định 3W: where, when, who

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau: Công việc đó thực hiệntại đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Kiểm tra tại bộ phận nào? Testing nhữngcông đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kếtthúc…Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định được mức

độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc Có 4 loại công việckhác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọngnhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việckhông quan trọng và không khẩn cấp, phải thực hiện công việc quan trọng vàkhẩn cấp trước

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai

hổ trợ? Ai chịu trách nhiệm…

+ Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

How ngh a là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung: Tài liệu hướngdẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? Tiêu chuẩn là gì?Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?[9]

Như vậy, khái niệm kế hoạch bao chứa tổng thể các nhân tố cơ bản của

hệ thống quản lý Kế hoạch là tên gọi chung cho một tập hợp các hoạt động

tương tự Trong thực tế, biểu hiện của kế hoạch rất đa dạng và phong phú.Trong đó, những tên gọi sau đây cũng chính là những dạng kế hoạch phổbiến: Chiến lược, Chính sách, chương trình, v.v Giữa chúng với kế hoạch cóđiểm chung nhưng cũng có những khác biệt nhất định.

+ Chiến lược: Thông thường người ta gọi các chiến lược là những kế hoạchlớn với những mục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quantrọng

Ngày nay, hàm ngh a của từ “chiến lược” được hiểu theo 3 khía cạnh:

Thứ nhất: Các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực

tổng hợp và quan trọng

Thứ h i: Chương trình các mục tiêu hành động trong dài hạn của một tổ

chức Những chương trình này cung cấp thông tin cho việc dự báo nhữngthay đổi và sắp xếp bố trí các nguồn lực để đạt mục tiêu

Thứ b : Chiến lược chính là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một

tổ chức và lựa chọn phương hướng hành động, phân bổ các nguồn lực cầnthiết để đạt mục tiêu này

Nhìn chung, chiến lược không vạch ra một cách chính xác làm thế nào

để đạt mục tiêu Nhưng chúng lại cho chúng ta một bộ khung để hướng dẫn

tư duy và hành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức Vì thế, chiếnlược là một loại kế hoạch đặc biệt

+ Các chính sách: Cũng là một dạng kế hoạch theo ngh a chúng là những điềukhoản hoặc những quy định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trungvào những nhiệm vụ ưu tiên

Tuy nhiên, chỉ những hướng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp và phạm vi tác động rộng thì mới trở thành chính sách

Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi hơn

và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau Nhờ đó, người quản lý

có thể uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một phần các mục tiêu và nhiệm vụcủa tổ chức

+ Các chương trình: Đây là một dạng kế hoạch đặc biệt

Các chương trình là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, cácnhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chươngtrình hành động xác định từ trước

Một chương trình lớn được chi tiết hoá thành nhiều chương trình nhỏ

và kế hoạch cụ thể

Các chương trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ vớinhiều chương trình khác Vì thế, việc lập chương trình là một dạng lập kếhoạch đặc biệt

+ Tính bắt buộc

Các kế hoạch khi đã được thông qua luôn đòi hỏi các chủ thể có liên quan có ngh a vụ thực hiện những nội dung của kế hoạch Điều kiện đảm bảo

cho các nội dung kế hoạch được thực thi chính là quyền khen thưởng và kỷ luật của nhà quản lý mỗi cấp.

+ Tính ổn định

Các kế hoạch thường có sự ổn định tương đối Ngh a là, khi hoàn cảnhthực hiện kế hoạch thay đổi thì các kế hoạch cũng phải được điều chỉnh kịpthời

+ Tính linh hoạt

Các kế hoạch cũng phải có sự cân bằng hợp lý giữa tính ổn định và tínhlinh hoạt Khi các điều kiện cho sự tồn tại của kế hoạch thay đổi thì bản thân

kế hoạch cũng phải được điều chỉnh

Không có một kế hoạch bất biến trong mọi trường hợp Vì thế, việcđiều chỉnh kế hoạch là một tất yếu để làm cho tổ chức có khả năng ứng phóđược với môi trường

+ Tính rõ ràng

Các kế hoạch phải được trình bày rõ ràng và logic Một kế hoạch phải

rõ ràng về nhiệm vụ của các chủ thể thực hiện mục tiêu

- V i trò củ ế hoạch

Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý

Nó là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý Các kế hoạch được xây dựng ramột cách hiệu quả s đóng những vai trò cơ bản như sau:

+ Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý

Các chức năng khác đều được thiết kế phù hợp với kế hoạch và nhằm thực hiện kế hoạch Từ những mục tiêu được xác định s làm cơ sở cho việc

xác định biên chế, phân công công việc và giao quyền, lựa chọn phong cách lãnh đạo và phương thức kiểm tra thích hợp.

Khi kế hoạch phải điều chỉnh thì các chức năng khác cũng phải điều chỉnh ở những nội dung tương ứng

+ Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường

Nếu không có kế hoạch thì tổ chức s không phát triển ổn định và khôngứng phó linh hoạt với những thay đổi của môi trường Chính sự thay đổi hay

là tính bất định của môi trường làm cho việc lập kế hoạch trở nên tất yếu Bởi

l , tương lai ít khi chắc chắn, và tương lai càng xa thì việc lập kế hoạch càngtrở nên cần thiết Vì thế, việc lập kế hoạch chính là cây cầu quan trọng hỗ trợnhà quản lý ra được những quyết định tối ưu hơn

Tuy vậy, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kếhoạch là vẫn cần thiết vì các lý do: 1) Các nhà quản lý luôn phải tìm mọi cáchtốt nhất để đạt mục tiêu; 2) Thuận lợi hơn cho các bộ phận triển khai và thựcthi nhiệm vụ

Một kế hoạch tốt s tạo cơ hội cho tổ chức có thể thay đổi

+ Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu

Việc lập kế hoạch chu đáo s đưa ra được phương án tối ưu nhất đểthực hiện các mục tiêu Nhờ đó, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực vàtiết kiệm được thời gian

Việc lập kế hoạch s cực tiểu hoá chi phí không cần thiết

+ Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức

Kế hoạch làm giảm bớt những hành động tuỳ tiện, tự phát, vô tổ chức

và d đi chệch hướng mục tiêu

Tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung Nó thay thếnhững hoạt động mong muốn, không được phối hợp thành một hợp lựcchung, thay thế những hoạt động thất thường bằng những hoạt động đều đặn,thay thế những quyết định vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹlưỡng.

+ Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

Những yêu cầu của về mục tiêu và phương án hành động là căn cứ để xây dựng những tiêu chuẩn của công tác kiểm tra

Người quản lý s thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra nếu như các kế hoạch được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất

- Phân loại ế hoạch

Căn cứ vào thời gian, kế hoạch được phân chia thành: Kế hoạch dàihạn, Kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn

Kế hoạch ngắn hạn thường được giới hạn trong một năm hoặc hơn vàđược chia nhỏ thành các kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng, tuần hoặc ngày

Kế hoạch ngắn hạn thường có mối quan hệ hữu cơ với các kế hoạch trung vàdài hạn Đây là những kế hoạch mang tính thực tế và có nhiệm vụ cụ thể hoácác kế hoạch trung và dài hạn

Kế hoạch trung và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu dài hạn, sửdụng các nguồn lực lớn và mang tính tổng hợp, có nhiều phương án thực hiệnlớn Trong thực tế, một kế hoạch trung và dài hạn thường được thực hiệntrong thời gian từ 3 đến 5 năm trở lên Những kế hoạch này chủ yếu nhằm cảitiến bộ mặt của toàn bộ tổ chức như: chiến lược, chính sách.v.v.[10]

Căn cứ vào tính chất củ ế hoạch:

+ Kế hoạch định tính

+ Kế hoạch định lượng

Căn cứ vào cấp độ củ ế hoạch:

+ Kế hoạch chiến lược

+ Kế hoạch tác nghiệp

Căn cứ vào quy mô củ ế hoạch:

+ Kế hoạch v mô và Kế hoạch vi mô

+ Kế hoạch chung và Kế hoạch riêng

Căn cứ vào các chức năng củ quy trình quản lý:

+ Kế hoạch về công tác lập kế hoạch

+ Kế hoạch về công tác tổ chức

+ Kế hoạch về công tác lãnh đạo

+ Kế hoạch về công tác kiểm tra

Sự phân loại trên là mang tính tương đối

1.1.2.2 Lập kế oạc

- Khái niệm

Lập kế hoạch là một hoạt động có ý thức của con người, nó được tiếnhành trước khi con người thực hiện bất cứ một hoạt động nào đó Việc lập kếhoạch có thể được phân thành 2 loại: kế hoạch chính thức và kế hoạch phi

chính thức Kế hoạch chính thức là kế hoạch được viết bằng văn bản; còn kếhoạch phi chính thức là những kế hoạch không được viết ra bằng văn bản.Trong quản lý tổ chức, lập kế hoạch được xem là một chức năng cơ bản nhất

và đầu tiên trong tất cả các chức năng quản lý[7]

Lập kế hoạch là một tiến trình kết hợp tất cả các mặt của hoạt độngquản lý, là một tiến trình trí tuệ con người trong việc xác định mong muốn cái

gì và có thể đạt được mong muốn đó như thế nào Hay nói cách khác, lập kếhoạch là một quá trình của việc ra quyết định trước xem phải làm cái gì, làmnhư thế nào, ai làm, làm khi nào và ở đâu để đạt được những mục tiêu nhấtđịnh

Lập kế hoạch là cần thiết Thứ nhất, do sự bất định của tương lai nênviệc lập kế hoạch trở thành tất yếu, tương lai càng xa thì các kế hoạch càngkém chắc chắn Thứ hai, ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì việclập kế hoạch vẫn cần thiết vì nhà quản lý cần phải tìm cách tốt nhất để hoànthành mục tiêu Thứ ba, nhà quản lý cần phải đưa ra các kế hoạch để mọi bộphận, mọi thành viên trong tổ chức có thể biết phải tiến hành công việc nhưthế nào.[8, Trg: 8]

Là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình quản lý Nó có ý ngh atiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý Tất cả các nhà quản lý (cấpcao - trung - thấp) và tất cả các l nh vực quản lý đều phải thực hiện việc lập kếhoạch Do vậy, có thể cho rằng đây là một chức năng mang tính phổ quát

Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người Ngh a làtrước khi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được

Lập kế hoạch là một quy trình gồm nhiều bước (đánh giá, dự đoán - dựbáo và huy động các nguồn lực)

Trọng tâm của lập kế hoạch chính là hướng vào tương lai: Xác địnhnhững gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào Về cơ bản, chứcnăng lập kế hoạch bao gồm các hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêutrong tương lai những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó.Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí lànhững ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức s thực hiện.

Lập ế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương l i, các phương thức thích hợp để đạt được mục tiêu đó.

Quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân - quả: Kếhoạch là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch vì vậy để có một kế hoạch đúngđắn và phù hợp thì quá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phảiquản lý

1.2 Nội dung, quy trình hoạt động lập kế hoạch

1.2.1 Nộ du g oạt độ g ập kế oạc

Theo quan niệm của H Koontz lập kế hoạch là quy trình bao gồm 8bước: 1 Nhận thức cơ hội; 2 Xác lập mục tiêu; 3 Kế thừa các tiền đề; 4 Xâydựng các phương án; 5 Đánh giá các phương án; 6 Lựa chọn phương án; 7.Xây dựng các kế hoạch bổ trợ; 8 Lượng hoá kế hoạch dưới dạng ngân quỹ[12, Trg: 5]

Trong hoạt động quản lý công, việc lập kế hoạch đóng vai trò quantrọng Không có kế hoạch tốt, một tổ chức công không thể xác định chính xácmục tiêu mà mình muốn đạt được và cách thức mà tổ chức công cần làm đểđạt tới mục tiêu Lập kế hoạch luôn gắn liền với lựa chọn phương án hànhđộng để đạt tới mục tiêu của bất kì tổ chức nào Lập kế hoạch không chỉ làchức năng cơ bản của nhà quản lý công ở mọi cấp độ mà nó còn liên quan tớitất cả các chức năng còn lại của quá trình quản lý Những chức năng khác,

như chức năng thiết kế tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra đều phải dựa trênnền tảng của các kế hoạch đã được vạch ra từ trước Như vậy, chức năng lập

kế hoạch bao giờ cũng phải được thực hiện trước khi thực hiện các chức năngkhác

Kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách chính xác: muốnthực hiện được mục tiêu mà tổ chức đã xác định cần phải chỉ rõ cách thức để

đi tới mục tiêu mà tổ chức đã xác định cần phải chỉ rõ cách thức để đi tới mụctiêu và chuẩn bị các nguồn lực ( nhân lực, vật lực ) cũng như phân bổ cácnguồn lực đó một cách hợp lý Không có kế hoạch, các hoạt động của tổ chức

s di n ra một cách ngẫu nhiên, tự phát và khó có thể được định hướng theocác mục tiêu, các nhà quản lý công s hành động theo kiểu ứng phó với các thayđổi, không xác định được rõ ràng họ thực sự cần đạt tới cái gì Thiếu kế hoạch lànguyên nhân của những hoạt động manh mún, nó s làm cho tổ chức luôn bị động,thiếu sự phối hợp hiệu quả

Kế hoạch cụ thể làm tăng hiệu quả công việc: Với một bản kế hoạch chitiết, cụ thể và chính xác, mỗi người trong tổ chức đều có thể nhận rõ nhữngđòi hỏi cũng như quyền lợi và trách nhiệm của mình.Việc lập kế hoạchhướng các nỗ lực của mọi người, mọi tổ chức vào việc đạt mục tiêu và giảmbớt các hoạt động đi lệch mục tiêu Không có kế hoạch các nhà quản lý công

s không biết chính xác tổ chức cần các nguồn lực như thế nào cho có hiệuquả Một kế hoạch tốt giúp tổ chức tiết kiệm được chi phí, giúp cho các hoạt độngtrong tổ chức công trở nên rõ ràng, không chồng chéo lên nhau và qua đó hạn chếtối đa việc sử dụng lãng phí các nguồn lực

Kế hoạch giúo các nhà quản lý công hạn chế rủi ro khi ra quyết định.Khi một công việc được tiến hành theo kế hoạch, các bước của nó đã đượctrù định sẵn Như vậy, thay cho các quyết định mang tính giải pháp, tình thế

không có dự định trước, nhà quản lý khi có kế hoạch có thể ban hành cácquyết định đã được cân nhắc k càng Tất nhiên, kế hoạch, nhất là trong bốicảnh kinh tế thị trường như hiện nay, không phải bất biến và cũng không thểlường trước được hết các rủi ro Các kế hoạch càng lớn, càng lâu dài thì tínhrủi ro càng cao Nhưng việc có một kế hoạch cho phép nhà quản lý công ítnhất là có những phương hướng để đối phó với những rủi ro nếu chúng xảyra.

Kế hoạch là cơ sở của việc kiểm tra: Lập kế hoạch và kiểm tra là haicông việc có liên quan mật thiết với nhau trong quá trình thực hiện hoạt độngquản lý, không có kế hoạch thì s không có cơ sở để kiểm tra vì bản chất củakiểm tra chính là việc so sánh những kết quả đã thực hiện được với nhữngmục tiêu đã đề ra trong kế hoạch

Kế hoạch giúp nhà quản lý công ứng phó với những thay đổi di n ra bêntrong và bên ngoài tổ chức, mỗi tổ chức luôn phải đối mặt với những thay đổi

di n ra bên trong và bên ngoài tổ chức Tổ chức có tổn tại và phát triển đượchay không là nhờ vào việc nó có thích ứng được những thay đổi đó haykhông Việc tổ chức có thay đổi phù hợp với những thay đổi đó hay khôngphụ thuộc nhiều vào các kế hoạch phát triển của tổ chức, nhất là các kế hoạchchiến lược [3, Trg: 75]

1.2.2 Quy trình oạt độ g ập kế oạc

Quan niệm của H Koontz cơ bản là hợp lý Tuy nhiên, có thể tiếp cậnquy trình lập kế hoạch theo các bước sau:

Bước 1: Đánh giá th c trạng các nguồn l c

Đây là việc xác định các nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu, baogồm: Nhân lực, vật lực, tài lực Các nguồn lực không chỉ có ở hiện tại mà cònxuất hiện trong quá trình thực hiện mục tiêu ở tương lai Vì thế, nhà quản lý

phải d báo các nguồn lực s xuất hiện trong thời gian tiếp theo là gì, mức độ

nào

Một trong những phương pháp hữu hiệu cần phải sử dụng ở đây làphương pháp phân tích SWOT Bằng phương pháp này nhà quản lý s nhậnthức được một cách đúng đắn, toàn diện về những điểm mạnh, điểm yếu, cơhội và thách thức về nguồn lực của tổ chức Từ đó chủ thể quản lý nhận thứcđược cơ hội của tổ chức

Bước 2: D đoán - d báo

Dự đoán - dự báo là bước tiếp theo của lập kế hoạch Trên cơ sở nhậnthức hiện trạng của tổ chức, nhà quản lý phải dự đoán - dự báo về điều kiệnmôi trường, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch hiện có của

tổ chức và các nguồn lực có thể huy động

Bước 3: Xác định mục tiêu

Lập kế hoạch bắt đầu từ việc xác định mục tiêu tương lai và những mục

tiêu này phải thoả mãn những kỳ vọng của nhiều nhóm lợi ích, nhiều chủ thểkhác nhau Bên cạnh việc chỉ ra các mục tiêu thì nhà quản lý còn phải xácđịnh cách thức đo lường mục tiêu Từ đó, làm căn cứ đánh giá mức độ hoànthành mục tiêu của các chủ thể.

Khi xác định các mục tiêu cần phải chú ý đến các phương diện sau đây:+ Thứ tự ưu tiên của các mục tiêu:

Việc xác định mục tiêu có liên quan chặt ch với quá trình phân bổ hợp

lý các nguồn lực, vì thế, việc xác định đúng thứ tự ưu tiên các mục tiêu s quyết định đến hiệu quả sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực của tổ chức

+ Xác định khung thời gian cho các mục tiêu: Các mục tiêu cần phải đượcxác định là ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn Thông thường, những mục tiêu dàihạn thường được ưu tiên hoàn thành để có thể đảm bảo chắc chắn rằng tổ chức stồn tại lâu dài trong tương lai

+ Các mục tiêu phải đo lường được: Một mục tiêu có thể đo lường được cóthể nâng cao kết quả thực hiện và d dàng cho việc kiểm tra

Mục tiêu bao gồm: Mục tiêu chung (tổng thể) và các mục tiêu riêng (cụthể bộ phận) Các mục tiêu được xác lập phải phù hợp với năng lực của tổchức

Bước 4: Xây d ng các phương án

Các phương án hành động là một trong những nội dung quan trọng của

lập kế hoạch Các phương án hành động là chất xúc tác quyết định đến sự

thành công hay thất bại của các mục tiêu

Để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tương lai cũng cần phải có nhiềuphương án Đối với những vấn đề và tình huống phức tạp, quan trọng hay gaycấn, đòi hỏi nhà quản lý phải có nhiều phương án để từ đó có thể lựa chọn

được phương án tối ưu Nghiên cứu và xây dựng các phương án là sự tìm tòi

và sáng tạo của các nhà quản lý Sự tìm tòi, nghiên cứu càng công phu, khoahọc và sáng tạo bao nhiêu thì càng có khả năng xây dựng được nhiều phương

án đúng đắn và hiệu quả bấy nhiêu

Bước 5: Đánh giá các phương án

Sau khi xây dựng các phương án khác nhau để thực hiện mục tiêu, chủthể quản lý cần phải xem xét những điểm mạnh, điểm yếu của từng phương

án trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu đã có

Có nhiều cách để đánh giá và so sánh các phương án:

Lựa chọn các chỉ tiêu hay các mục tiêu quan trọng nhất để làm ưu tiêncho việc so sánh, đánh giá;

Xem xét và đánh giá mức độ quan trọng của những mục tiêu và xếploại theo thứ tự 1, 2, 3, …

Tổng hợp đánh giá chung xem phương án nào giải quyết được nhiềuvấn đề quan trọng và cốt yếu nhất

Bước 7: Xây d ng các ế hoạch bổ trợ

Trên thực tế, phần lớn các kế hoạch chính đều cần các kế hoạch phụ đểbảo đảm kế hoạch chính được thực hiện tốt Tuỳ từng tổ chức với mục tiêu,chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà có những kế hoạch bổ trợ thích ứng

Bước 8: Chương trình hoá tổng thể

Lượng hoá kế hoạch bằng việc thiết lập ngân quỹ là khâu cuối cùngcủa lập kế hoạch Đó là chương trình hoá tổng thể về các vấn đề liên quan tới:Các chủ thể tiến hành công việc; Nội dung công việc; Yêu cầu thực hiện côngviệc; Tài chính và các công cụ, phương tiện khác; Thời gian hoàn thành côngviệc; …

Sự phân chia các bước lập kế hoạch chỉ mang tính tương đối Cácbước lập kế hoạch có mối quan hệ hữu cơ với nhau Việc áp dụng các bướclập kế hoạch cần căn cứ vào đặc thù của từng tổ chức cụ thể (tổ chức mớithành lập, tổ chức kinh tế…)[12, Trg: 5]

1.3 Phương pháp và yêu cầu hoạt động lập kế hoạch

Phương pháp hoạch định động

Đây là một phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứngcao với sự thay đổi của môi trường Nó tuân theo các nguyên tắc: Mục tiêungắn hạn thì cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát, điều chỉnh

thường xuyên, kết hợp chặt ch giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắnhạn Phương pháp này được biểu hiện cụ thể: trên cơ sở kế hoạch đã lập raqua mỗi thời gian cố định (một quý, một năm…) thời gian này được gọi là kỳphát triển ở trạng thái động, căn cứ vào sự thay đổi của điều kiện môi trường

và tình hình triển khai trên thực tế, chúng ta s có những điều chỉnh thích hợpnhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã xác định Mỗi lần điều chỉnh vẫnphải giữ nguyên kỳ hạn kế hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạnhoạch định đến kỳ tiếp theo

Phương pháp d toán - quy hoạch

Khác với phương pháp dự toán truyền thống đây là phương pháp dựtoán được lập ra theo hệ thống mục tiêu

Ngoài ra còn một số phương pháp lập kế hoạch cụ thể như:

Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới có thể hỗ trợ hiệu quả quátrình lập kế hoạch nhưng phương pháp thông dụng nhất là PERT (TheProgram evaluation and Review Technique)

PERT là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phốihợp các hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu chung của một dựán

PERT thường được sử dụng để phân tích và và chỉ ra những nhiệm vụcần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu trong một khoảng thời gianxác định

Phương pháp phân tích SWOT (phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội

và thách thức)

Phương pháp SWOT có khả năng phát hiện và nắm bắt các khía cạnhcủa một chủ thể hay một vấn đề nào đó Phương pháp này cho chúng ta biết

được điểm mạnh và điểm yếu, và nhìn ra những cơ hội cũng như thách thức s

phải đối mặt Vì thế, SWOT là một công cụ phân tích chung, mang tính tổng

hợp nên thường mang tính phán đoán và định tính nhiều hơn và lấy các số

liệu, dẫn chứng để chứng minh

Phân tích SWOT được chia thành 3 phần là: phân tích điều kiện bêntrong, phân tích điều kiện bên ngoài và phân tích tổng hợp cả bên trong - bênngoài của đối tượng

Phương pháp phân tích chi phí - lợi ích (Cost benefit Analysis)

Phân tích chi phí - lợi ích (CBA) ước lượng và tính tổng giá trị tươngđương đối với những lợi ích và chi phí của một hoạt động nào đó xem cóđáng để đầu tư hay không Đây chính là phương pháp đánh giá các hoạt động

từ góc độ kinh tế học

Phương pháp chuyên gi và phương pháp Delphi

Phương pháp chuyên gi là phương pháp mà các chủ thể quản lý

thường sử dụng khi phải đối mặt với những vấn đề vượt ra khỏi năng lựcchuyên môn của họ Nhà quản lý tham vấn các ý kiến về chuyên môn của các

cá nhân chuyên gia hoặc tập thể các chuyên gia bằng toạ đàm, hội thảo để từ

đó lựa chọn những ý kiến tối ưu của họ nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạchhoặc ra quyết định về những vấn đề mà họ cần

Phương pháp Delphi là phương pháp gần giống với phương pháp

chuyên gia, nhưng khác biệt ở hình thức tham vấn Thay vì việc lấy ý kiếncông khai thông qua toạ đàm, hội thảo, nhà quản lý sử dụng phiếu kín để cácchuyên gia biểu thị tính độc lập của mình trong việc đưa ra các ý kiến Chính

vì vậy, những quan điểm mà các chuyên gia đưa ra thường không bị ảnhhưởng bởi quan hệ với các đồng nghiệp nên mang tính khoa học, khách quan

và có giá trị tham khảo cao Tuy nhiên, các nhà quản lý thường gặp khó khăn

để đưa ra quyết định cuối cùng khi mà các chuyên gia đưa ra nhiều ý kiếnkhác nhau [13, Trg: 10]

Như vậy, để lập kế hoạch một cách có hiệu quả, cần phải sử dụng

nhiều

1.3.2 Yêu cầu của ập kế oạc

Phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và tính chất của kếhoạch

Để có kế hoạch hiệu quả, phù hợp với năng lực của tổ chức và xuhướng vận động khách quan thì quá trình lập kế hoạch phải được đầu tư vềnhân lực, vật lực, tài lực và thời gian để đáp ứng các yêu cầu sau:

Công tác lập ế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: Ưu tiên về mặt nhân

lực, tài chính và về mặt thời gian

Lập ế hoạch phải m ng tính hách qu n.

Kế hoạch phải m ng tính ế thừ : Khi lập kế hoạch, các nhà quản lý phải

kế thừa những hạt nhân hợp lý của kế hoạch trước Kế hoạch phải thể hiệnđược tính liên tục và ngắt quãng trong sự phát triển của tổ chức

Kế hoạch phải m ng tính hả thi: Tính khả thi thể hiện ở tính phù hợp

mục tiêu kế hoạch với năng lực tổ chức, yêu cầu hiện tại Các mục tiêu phảimang tính hiện thực, vừa tầm Để có tính thực tế, một mục tiêu có thể vừa caovừa thực tế; chúng ta cần xác định mục tiêu nên cao đến mức độ nào Nhưngphải đảm bảo rằng mọi mục tiêu thể hiện được sự tiến triển chắc chắn Mộtmục tiêu cao thường d đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu thấpđưa ra nỗ lực thấp hơn, còn mục tiêu cao hơn đưa ra nỗ lực cao hơn

Kế hoạch phải m ng tính hiệu quả: Một kế hoạch được coi là hiệu quả

khi nó được thực thi một cách tốt nhất trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhấtvới một thời gian ngắn nhất

Quá trình lập ế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ: chủ thể quản lý phải

huy động, khuyến khích và tạo điều kiện cho các cấp quản lý và các thànhviên của tổ chức tham gia vào công tác lập kế hoạch

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động lập kế hoạch

1.4.1 N ó yếu tố t uộc ô trườ g ộ bộ doa g p

Mục tiêu của doanh nghiệp luôn xuất phát từ sứ mệnh, hoài bão, giá trịcốt lõi của doanh nghiệp vì thế cần phải phân tích đầy đủ các yếu tố tác động

để xây dựng mục tiêu một cách toàn diện Phân tích môi trường bên trong làmột bộ phận không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng mục tiêu

và chiến lược cho mình

- Quan điểm của các nhà lập kế hoạch

Vì việc lập kế hoạch là do các nhà lập kế hoạch hoạch định nên quanngoài những yếu tố tác động khách quan thì các kế hoạch vẫn s bị chi phối bởiquan điểm chủ quan của những nhà làm công tác kế hoạch

Cấp quản lý: giữa cấp quản lý trong một doanh nghiệp và các loại kếhoạch được lập ra có mối quan hệ với nhau Cấp quản lý mà càng cao thì việclập kế hoạch càng mang tính chiến lược Các nhà quản lý cấp trung và cấpthấp thường lập các kế hoạch tác nghiệp

- Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch

Năng lực của các chuyên gia lập kế hoạch có ảnh hưởng lớn đến côngtác xây dựng kế hoạch, các nhà lập kế hoạch phải có kiến thức và trình độtổng hợp để lập kế hoạch

- Hệ thống mục tiêu , chiến lược của doanh nghiệp

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân , tổ chức haydoanh nghiệp Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản lý

và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế Mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch Do vậy các nhà lập kế hoạch cầnphải dựa vào hệ thống mục tiêu của tổ chức , doanh nghiệp mình để có các kếhoạch dài hay ngắn cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Chu kì kinh doanh của doanh nghiệp

Mỗi chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp đều trải qua bốn giai đoạn làhình thành, tăng trưởng , chín muồi , và suy thoái.Với mỗi giai đoạn thì việclập kế hoạch là không giống nhau.Qua các giai đoạn khác nhau thì độ dài vàtính cụ thể của các kế hoạch là khác nhau

Trong giai đoạn hình thành (hay giai đoạn bắt đầu đi lên của chu kỳkinh doanh) các nhà quản lý thường phải dựa vào kế hoạch định hướng Thời kỳ này các kế hoạch rất cần tới sự mềm dẻo và linh hoạt vì mục tiêu cótính chất thăm dò, nguồn lực chưa được xác định rõ, và thị trường chưa có gìchắc chắn Kế hoạch định hướng trong giai đoạn này giúp cho những nhàquản lý nhanh chóng có những thay đổi khi cần thiết

Trong giai đoạn tăng trưởng, kế hoạch ngắn hạn được sử dụng nhiều

và thiên về cụ thể vì các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn lực đangđược đưa vào và thị trường cho đầu ra đang tiến triển

Ở giai đoạn chín muồi, doanh nghiệp nên có các kế hoạch dài hạn và cụthể vì ở giai đoạn này tính ổn định và tính dự đoán được của doanh nghiệp là lớnnhất.

Trong giai đoạn suy thoái, kế hoạch lại chuyển từ kế hoạch dài hạnsang kế hoạch ngắn hạn, từ kế hoạch cụ thể sang kế hoạch định hướng Cũnggiống như giai đoạn đầu, giai đoạn suy thoái cần tới sự mềm dẻo, linh hoạt vìcác mục tiêu phải được xem xét và đánh giá lại, nguồn lực cũng được phânphối lại cùng với những điều chỉnh khác.[5, Trg: 42]

- Sự hạn chế của các nguồn lực

Khi lập kế hoạch các nhà lập kế hoạch phải dựa vào nguồn lực hiện cócủa doanh nghiệp mình Thực ti n cho thấy sự khan hiếm của các nguồn lực làbài toán làm đau đầu các nhà quản lý khi lập kế hoạch Chính điều này nhiềukhi còn làm giảm mức tối ưu của các phương án được lựa chọn Nguồn lưccủa doanh nghiệp bao gồm: Nguồn nhân lực, nguồn lực về tài chính, cơ sở vậtchất kỹ thuật, máy móc thiết bị, khoa học công nghệ…

Trước hết là nguồn nhân lực, đây được coi là một trong những thếmạnh của nước ta, nhưng thực tế ở các doanh nghiệp còn rất nan giải Lựclượng lao động mặc dù thừa về số lượng nhưng lại yếu về chất lượng Sốlượng lao động có trình độ quản lý, tay nghề cao còn thiếu nhiều, lực lượnglao động trẻ ít kinh nghiệm vẫn cần phải đào tạo nhiều

Tiếp đến phải kể đến là sự hạn hẹp về tài chính Nguồn lực tài chínhyếu s cản trở sự triển khai các kế hoạch và nó cũng giới hạn việc lựa chọnnhững phương án tối ưu

Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị của doanh nghiệp cũng lànguồn lực hạn chế Thực tế hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta hệ thống cơ

sở vật chất kỹ thuật còn yếu, thiếu và lạc hậu, trình độ khoa học công nghệ

còn thấp Điều này đã cản trở việc xây dựng và lựa chọn những kế hoạch sản xuất tối ưu.

- Hệ thống thông tin

Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thông tin s giúp bộphận lãnh đạo của doanh nghiệp có được các quyết định đúng đắn kịp thời

Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là quan trọng nhất, thông tin

là cơ sở của công tác lập kế hoạch Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vàothông tin về các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực và mối quan hệ tối ưu giữachúng, làm cho chúng thích nghi với sự biến động của môi trường, giảm thiểutính mù quáng của hoạt động kinh tế, đảm bảo tạo ra khối lượng sản phẩmlớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất Đồng thời trong quá trình thực hiện kế hoạchthì chúng ta cũng cần phải dựa vào các thông tin phản hồi để có những điềuchỉnh phù hợp

- Hệ thống kiểm tra đảm bảo cho quá trình lập kế hoạch đạt kết quả và hiệu quả

Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như

ý muốn Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm

và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúngtrở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành theo đúng kếhoạch đã đề ra

1.4.2 Nhóm yếu tố t uộc ô trườ g bên ngoài doa g p

- Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh

Lập kế hoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tình huống không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là các nhân tố