Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

Luận văn gồm 3 chương với các nội dung cơ bản sau: Chương 1. Cơ sở lý luận của việc kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Nội dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến các căn cứ về lý luận hoạt động kiểm soát thông tin văn bản như: khái niệm, sự cần thiết, nội dung, các yêu cầu và biện pháp kiểm soát thông tin văn bản. Đồng thời, giới thiệu khái quát thông tin cơ bản và các đặc điểm nổi bật của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội. Chương 2. Thực trạng kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Chương này trình bày thực trạng hoạt động kiểm soát thông tin văn bản trên các mặt: các văn bản quy định, môi trường, nội dung và biện pháp kiểm soát thông tin văn bản. Qua đó, đánh giá những thành tựu và hạn chế trong quá trình kiểm soát, đây là cơ sở để tác giả trình bày những biện pháp kiểm soát thông tin văn bản được đề cập ở Chương 3. Chương 3. Đề xuất các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Đây cũng là mục tiêu chính mà đề tài hướng tới. Chương này tập trung trình bày những biện pháp kiểm soát thông tin văn bản trên cả hai loại hình văn bản giấy và văn bản điện tử; đồng thời, đề cập tới cách thức tổ chức và triển khai thực hiện biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THU HẰNG

NGHIÊN CỨU CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI

LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội – 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THU HẰNG

NGHIÊN CỨU CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI

LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng

Mã số: 60 34 04 06

Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Thắng

Hà Nội – 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát

thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” là công trình nghiên

cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thu Hằng

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm,

giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía Cơ quan Liên đoàn Lao động thành phố Hà

Nội và các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Tác giả trân trọng cảm ơn những

đóng góp chân thành và quý báu của các nhà khoa học, sự quan tâm, giúp đỡ, tạo mọi điều kiệu về thời gian, vật chất, tinh thần ủng hộ của các đồng chí Thường trực, Thủ trưởng các Ban, các đồng chí cán bộ, chuyên viên của Liên đoàn Lao động Thành phố

Hà Nội trong quá trình thu thập tài liệu khi thực hiện luận văn Đặc biệt, tác giả xin

bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới người hướng dẫn khoa học - TS.Trần Thắng đã nhiệt

tình hướng dẫn, giúp tác giả có thể hoàn thành luận văn

Đề tài “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn

Lao động thành phố Hà Nội” mang tính tổng hợp liên ngành, cần sử dụng nhiều kiến

thức của các ngành như: quản trị văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin, công đoàn Là người được đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nên vốn kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và công nghệ thông tin còn có hạn chế, vì vậy tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy

cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở

để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thu Hằng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH vi

MỞ ĐẦU …1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

7 Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo 5

8 Đóng góp của đề tài 6

9 Bố cục của đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN 7

1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát thông tin văn bản 7

1.1.1 Các khái niệm 7

1.1.2 Nội dung của kiểm soát thông tin văn bản 11

1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát thông tin văn bản 14

1.1.4 Các yêu cầu và biện pháp kiểm soát thông tin văn bản 16

1.2 Cơ sở pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản 22

1.2.1 Quy định của Nhà nước về kiểm soát thông tin văn bản 22

1.2.2 Quy định của Đảng về kiểm soát thông tin văn bản 24

1.2.3 Quy định của Công đoàn Việt Nam về kiểm soát thông tin văn bản 25

Tiểu kết Chương 1 26

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI 27 2.1 Khái quát về Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội 27

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của LĐLĐ thành phố Hà Nội 27

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ thành phố Hà Nội 28

2.1.4 Phân loại thông tin trong hoạt động của LĐLĐ thành phố Hà Nội 32

2.2 Các quy định về kiểm soát thông tin văn bản của LĐLĐ TP Hà Nội 37

2.3 Thực trạng kiểm soát thông tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội 41

2.3.1 Môi trường kiểm soát thông tin văn bản 41

2.3.2.Nội dung kiểm soát thông tin văn bản 44

2.3.3 Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản 57

2.4 Đánh giáhoạt động kiểm soát thông tin văn bản 61

2.4.1 Ưu điểm 61

2.4.2 Những bất cập, tồn tại 63

2.4.3 Nguyên nhân những bất cập, tồn tại 67

Tiểu kết Chương 2 68

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 69

3.1 Các biện pháp kiểm soát thông tin và kiểm soát thông tin văn bản 69

3.1.1 Nâng cao nhận thức về KSTT và KSTTVB 69

3.1.2 Hoàn thiện môi trường về kiểm soát thông tin 70

3.1.3 Xây dựng quy trình về kiểm soát thông tin 73

3.1.4 Đảm bảo hệ thống thông tin 75

3.1.5.Tổ chức các điểm kiểm soát thông tin 78

3.1.6 Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản dạng giấy 80

3.1.7 Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản dạng điện tử 86

3.2 Tổ chức thực hiện các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội 91

3.2.1 Đối với LĐLĐ thành phố Hà Nội 91

3.2.2 Đối với các CĐCS trực thuộc LĐLĐ thành phố Hà Nội 96

Tiểu kết Chương 3 97

KẾT LUẬN 98

TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

PHỤ LỤC 102

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNVCLĐ Công nhân, viên chức và người lao động

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ công đoàn chuyên trách cơ quan LĐLĐ thành phố

(Nguồn: Ban Tổ chức LĐLĐ thành phố Hà Nội) 42

Bảng 2.2.Thống kê trang thiết bị, sơ sở vật chất phục vụ hoạt động thông tin tại cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội (Nguồn: Sổ theo dõi tài sản cơ quan LĐLĐ Thành phố năm 2017) 44

Bảng 2.3 Tổng hợp các đối tượng thực hiện việc KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 45

Bảng 2.4 Tổng hợp các nội dung KSTTVB đầu ra tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 49

Bảng 2.5 Tổng hợp các nội dung KSTTVB đầu vào tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 52

Bảng 2.6 Tổng hợp các nội dung KSTTVB điện tử tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 54

Bảng 2.7 Sử dụng các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 59

Bảng 2.8 Tần suất sử dụng các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ TP Hà Nội (Nguồn: Tác giả tổng hợp) 60

Bảng 3.1 Danh mục các thuật ngữ viết tắt của LĐLĐ thành phố Hà Nội 81

Bảng 3.2 Bảng viết tắt tên các đơn vị, phòng ban LĐLĐ thành phố Hà Nội 81

Bảng 3.3 Trách nhiệm ban hành các loại văn bản 83

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ thành phố Hà Nội 29

Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội 30

Biểu đồ 2.1 Mục đích sử dụng thông tin văn bản của cán bộ, chuyên viên Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội 55

Biểu đồ 2.2 Phương án lưu trữ văn bản của cán bộ, chuyên viên Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội 57

Sơ đồ 3.1 Quy trình làm việc của Ban Kiểm soát thông tin LĐLĐ Thành phố 72

Sơ đồ 3.2 Quy trình kiểm soát thông tin của LĐLĐ Thành phố 74

Sơ đồ 3.3 Quy trình kiểm soát thông tin văn bản 82

Sơ đồ 3.4 Mô hình tổ chức bộ máy Ban Kiểm soát thông tin 92

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 3.1 Kiến trúc hệ thống theo mô hình 3 lớp 77

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Kiểm soát thông tin (KSTT) là một trong những nội dung của hoạt động quản lý hành chính Trong quá trình quản lý của cơ quan, đơn vị các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa của môi trường xung quanh vì vậy việc đảm bảo thông tin có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý Việc đảm bảo thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của bất cứ một cơ quan, tổ chức chính là làm thế nào để thu thập, xử

lý và sử dụng được những thông tin có giá trị, đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý và hạn chế tối đa những sai lệch về thông tin sao cho những quyết định quản lý đó phải phù hợp với thực tiễn, có giá trị hiện hành và đem lại những lợi ích thiết thực cho khách thể của nền hành chính

Đối với LĐLĐ thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là LĐLĐ Thành phố) là một tổ chức chính trị - xã hội, đồng thời là cơ quan chuyên môn, quản lý nghiệp

vụ về công tác công đoàn của Thủ đô Hà Nội, quản lý số lượng công nhân, viên chức, người lao động (CNVCLĐ) vô cùng đông đảo vì vậy nhu cầu về thông tin

và kiểm soát các thông tin trong hoạt động quản lý của tổ chức này càng đòi hỏi phải có sự nhận thức và quan tâm một cách đầy đủ Hiện nay, LĐLĐ Thành phố

đã áp dụng một số biện pháp kiểm soát thông tin văn bản (KSTTVB) vào hoạt động quản lý của LĐLĐ Thành phố để hạn chế bớt các sai sót, rủi ro trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý Tuy nhiên, trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý còn xảy ra các sai phạm trong quá trình thực hiện như: văn bản chứa các thông tin không đầy đủ, chính xác, không đúng thẩm quyền, thiếu tính pháp lý của văn bản, văn bản không đúng thẩm quyền trong quản lý và các sai phạm về thể thức, kỹ thuật thuật trình bày văn bản vẫn được ban hành dẫn đến ảnh hưởng tới kế hoạch và mục tiêu đề ra của tổ chức

Từ những thực tế đó cho thấy, tuy trong hoạt động chỉ đạo và điều hành của LĐLĐ thành phố Hà Nội đã rất cố gắng nỗ lực nhưng vẫn còn những hạn chế, sai sót nói trên đã làm cho việc truyền đạt các quyết định quản lý kém hiệu quả, các quyết định quản lý của LĐLĐ thành phố Hà Nội chưa tạo cho xã hội có cái nhìn đúng đắn về vị trí và vai trò của tổ chức CĐ trong bộ máy chính trị cũng như đối với cộng đồng xã hội Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra về xây dựng các biện pháp KSTTVB là vô cùng cấp thiết

Từ lý luận và thực tiễn hoạt động tại LĐLĐ thành phố Hà Nội, là một Chuyên viên Văn phòng đồng thời cũng là một Học viên cao học chuyên ngành

Quản trị văn phòng, tác giả nhận thấy kết quả từ việc nghiên cứu các biện pháp KSTTVB trong hoạt động quản lý có thể vận dụng vào LĐLĐ thành phố Hà Nội Vấn đề này không những mang ý nghĩa thiết thực cho công tác quản lý, điều hành của LĐLĐ thành phố Hà Nội mà còn cho các cấp trong hệ thống Công đoàn Thủ đô có cơ hội để tổng kết, nhìn nhận lại và hoàn thiện hơn

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu sau:

- Hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản

- Khảo sát và đánh giá KSTTVB trong hoạt động quản lý của LĐLĐ thành phố Hà Nội

- Đề xuất các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Thứ nhất, khái quát những vấn đề chung về KSTTVB làm rõ: các khái

niệm, sự cần thiết, các nội dung cơ bản, yêu cầu và biện pháp của KSTTVB

- Thứ hai, phân loại các thông tin cơ bản hình thành trong quá trình hoạt

động của LĐLĐ thành phố Hà Nội Trong đó đi sâu vào thông tin bằng văn bản

- Thứ ba, khảo sát thực trạng KSTTVB bao gồm: các văn bản chỉ đạo,

môi trường KSTT, nội dung và các biện pháp KSTTVB từ đó nhận xét, đánh giá hiệu quả của KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội

- Thứ tư, nghiên cứu các biện pháp KSTTVB cụ thể đối với thông tin văn

bản bằng giấy và thông tin văn bản điện tử (VBĐT) để kiểm soát các thông tin này một cách có hiệu quả

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài này tập trung nghiên cứu các biện pháp

kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính của nhà quản trị văn phòng

- Phạm vi nghiên cứu: Trong khoảng thời gian nghiên cứu và khảo sát tại

LĐLĐ thành phố Hà Nội tôi tập trung nghiên KSTTVB trong một nhiệm kỳ 2013-2018 do Thường trực, Văn phòng và các Ban LĐLĐ thành phố Hà Nội

trong việc tiếp nhận, xử lý, tạo lập, sử dụng và lưu trữ thông tin văn bản

5 Phương pháp nghiên cứu

Từ những nhiệm vụ đã đặt ra, chúng tôi lựa chọn những phương pháp sau:

- Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này dựa trên hệ thống các nguyên lý, quan điểm, quy luật của phương pháp luận giúp cho người nghiên cứu

có sự đối chiếu giữa lý luận KSTTVB và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ

có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả đã tiến hành nghiên cứu những văn bản, những quy định của Đảng, Nhà nước, Tổng LĐLĐ Việt Nam về chế độ thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính văn phòng và các văn bản luật có liên quan tới kiểm soát và thông tin văn bản

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: đây là phương pháp được tác giả sử dụng để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện

để đảm bảo đầy đủ và hiệu quả

- Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật, Đảng và của Tổng LĐLĐ Việt Nam…

- Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình hình KSTTVB, đồng thời bằng phương pháp phỏng vấn, điều tra chúng tôi sẽ thu thập được những khó khăn, vướng mắc và mong muốn của chính những người trực tiếp tham gia vào công tác này

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Qua quá trình khảo sát tại một số Thư viện và Tư liệu khoa như: Thư viện Quốc gia, Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội… cho thấy trong những năm qua đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới dạng sách giáo khoa, sách chuyên khảo, đề tài nghiên cứu trên tạp chí hoặc kỷ yếu hội thảo khoa học, luận

án Tiến sỹ, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp.Tuy được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng các công trình nghiên cứu về thông tin và KSTTVB thường tập trung vào một trong các hướng cơ bản sau:

- Những nghiên cứu tổng quan về kiểm soát và thông tin như: khái niệm, vai trò, các yếu tố cấu thành, quá trình thông tin, nguyên tắc… thường được trình bày trong các sách giáo khoa, sách chuyên khảo hoặc các đề tài cấp bộ, ngành

như như: cuốn “Thông tin từ lý luận đến thực tiễn” của tác giả Nguyễn Hữu Hùng, Nxb Văn hóa Hà Nội, Hà Nội, 2005; “Nghiệp vụ văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2001; “Hành chính học đại cương” của

tác giả Đoàn Trọng Truyến (chủ biên), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998…

- Những nghiên cứu về kiểm soát Hướng nghiên cứu này được các học

giả nghiên cứu về lý luận kiểm soát vào thực tiễn công tác hành chính như: Cải cách thủ tục hành chính - thông qua thực tiễn tỉnh Nam Định, Luận văn thạc sỹ Nguyễn Phúc Sơn, 2014 Nghiên cứu về lý luận kiểm soát vào thực tiễn công tác tài chính, kế toán tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp như: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị, Luận văn tiến sỹ kinh tế Đinh Hoài Nam, 2016 Các công

trình nghiên cứu được đề cập ở trên phần lớn tập trung đi vào nghiên cứu, phân tích và đưa ra các biện pháp để kiểm soát các đối tượng theo ngành nghề như thủ tục hành chính, nguồn ngân sách, tài chính của cơ quan, đơn vị hành chính hoặc một doanh nghiệp hoặc một nhóm tổ chức doanh nghiệp đặc thù mà chưa có sự

đề cập vào đối tượng KSTTVB trong hoạt động quản lý

- Những nghiên cứu vận dụng lý luận thông tin vào thực tiễn công tác quản

lý ở Việt Nam Hướng nghiên cứu này được các nhà khoa học và nhà quản lý quan tâm, thể hiện ở số lượng công trình như đề tài cấp bộ, ngành, cấp cơ sở, luận văn,

khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trên báo và tạp chí chuyên ngành như: Quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay, Lưu Kiếm Thanh, Đề tài khoa học cấp Bộ, năm 2009; Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và công nghệ,

Luận văn thạc sỹ Lê Tuấn Hùng, 2004… Các đề tài, công trình nghiên cứu được nêu ở trên phần lớn đều tập trung đi vào mô tả hoặc phân tích một khâu, một giai đoạn hay một bộ phận của hệ thống thông tin như thu thập, xử lý… mà chưa có một nghiên cứu nào nghiên cứu tổng thể về thông tin, chưa rõ các thông tin nào cần phải chú trọng kiểm soát trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị

Có thể nói rằng, kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác quản

lý trên phạm vi rộng và vấn đề KSTTVB phạm vi hẹp ở Việt Nam Tuy nhiên, các công trình hoặc chỉ thiên về lý luận, chỉ mới chỉ mô tả hệ thống hoặc phân

tích một phần, một khâu, một giai đoạn của thông tin mà chưa đưa ra được những biện pháp kiểm soát cụ thể đối với một loại hình thông tin cụ thể Như vậy, cho đến nay tuy có nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề thông tin và các vấn

đề về kiểm soát nhưng chưa có một nghiên cứu nào đề cập tới các biện pháp KSTTVB cho một đoàn thể, một tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, thành phố

Do đó, với đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả nhận thấy đây là điểm mới mẻ chưa từng được thực hiện

7 Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo

* Nguồn tư liệu tham khảo

- Tài liệu lý luận gồm:

+ Các giáo trình lý luận thông tin và lý luận kiểm soát của các học giả nghiên cứu trong nước như: “Thông tin từ lý luận đến thực tiễn” của tác giả Nguyễn Hữu Hùng, Nxb Văn hóa Hà Nội, Hà Nội, 2005; “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất bản thành phố Hồ Chí Minh, 1998; “Hành chính học đại cương” của tác giả Đoàn Trọng Truyến (chủ

biên), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998…

+ Các công trình nghiên cứu cấp bộ, ngành, đề tài luận án, luận văn thạc sỹ

và khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của các học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tài chính, Kinh tế

- Tài liệu pháp lý: là những văn bản của Nhà nước, Trung ương Đảng, Tổng LĐLĐ Việt Nam, LĐLĐ thành phố Hà Nội quy định, hướng dẫn về chế độ thông tin và KSTTVB như: Điều lệ Công đoàn Việt Nam (khóa XI) năm 2013; Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22/11/2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam về việc đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn; Quyết định 346/QĐ-LĐLĐ ngày 26/4/2013 của LĐLĐ thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế làm việc của Ban Chấp hành và cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội…

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại LĐLĐ thành phố Hà Nội

- Các thông tin liên quan từ các website:

Trong số các nguồn tài liệu tham khảo trên thì nguồn tài liệu chủ yếu là nguồn tài liệu lý luận

8 Đóng góp của đề tài

Nếu được thực hiện tốt luận văn sẽ đóng góp về các mặt sau:

- Về lý luận: Lý luận về KSTTVB được giới thiệu, hệ thống, khái quát về

những vấn đề lý luận cơ bản và các quy định của pháp luật về kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các tác giả sau này, những ai muốn nghiên cứu, tìm hiểu KSTTVB sẽ có nhìn khái quát, không mất nhiều thời gian, công sức thu thập tài liệu

- Về thực tiễn, dựng lên bức tranh toàn diện thực tiễn hoạt động KSTTVB

tại LĐLĐ thành phố Hà Nội Trên cơ sở đó, luận văn tìm hiểu những hạn chế, tồn tại, bất cập trong quá trình vận dụng lý luận vào thực tiễn để xây dựng nên các biện pháp KSTTVB nhằm khắc khắc phục và nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý của tổ chức Công đoàn Thủ đô

Chương 2 của đề tài là “Khảo sát, đánh giá hoạt động kiểm soát thông

tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội” Chương này trình bày thực trạng

hoạt động KSTTVB trên các mặt: các văn bản quy định, môi trường, nội dung

và biện pháp KSTTVB Qua đó, đánh giá những ưu điểm và tồn tại trong quá trình kiểm soát, đây là cơ sở để tác giả trình bày những biện pháp KSTTVB được đề cập ở Chương 3

Chương 3 của đề tài có tên gọi “Đề xuất các biện pháp kiểm soát thông

tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” Đây cũng là mục tiêu

chính mà đề tài hướng tới Chương này, trình bày những biện pháp KSTTVB trên

cả hai loại hình văn bản giấy và văn bản điện tử Đồng thời, đề cập tới cách thức tổ chức và triển khai thực hiện biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội

Theo nghĩa rộng: Kiểm soát là một quá trình giám sát, điều chỉnh được thực

hiện liên tục trong mọi cấp độ và hoạt động của tổ chức, được thực hiện ngay từ khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch, cho đến khi đạt được mục tiêu và có mối quan

hệ chặt chẽ với các chức năng khác [15] Theo nghĩa này, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quá trình quản lý một tổ chức Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong môi trường có những thay đổi nhanh chóng, điều đó khiến cho các tổ chức có nhu cầu đáp ứng các thay đổi để đạt hiệu quả Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường

Theo nghĩa hẹp: Kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thỏa thuận với quy định [17] Theo cách định nghĩa này,

việc kiểm soát chỉ là sự xem xét ở các địa điểm dễ xảy ra vi phạm ở một khâu trong quá trình hoạt động nhằm phát hiện ra những việc làm sai trái và kịp thời ngăn chặn những sai phạm trong quá trình thực hiện các quy định

Nhìn nhận kiểm soát ở góc độ của các nhà quản trị và hoạt động quản trị

khái niệm kiểm soát được Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916: kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn Nhấn mạnh đến kiểm soát theo phạm vi rộng, từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi các kế hoạch này được

thực hiện xong, kiểm soát được định nghĩa: Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp đã thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định [44] Nhìn nhận

kiểm soát là chức năng cuối cùng của quản lý, tác giả Dương Hữu Hạnh nêu

quan điểm: “Kiểm soát là tiến trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” [6] Ở một góc tiếp cận khác, tác giả Lưu

Kiếm Thanh đề cập tới mục tiêu của kiểm soát: “Kiểm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc tập trung và đi đúng mục tiêu Kiểm soát cũng là các biện pháp, quy trình thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn cơ quan.” [24]

Như vậy, kết hợp các quan điểm nêu trên, tác giả nhận thấy các quan điểm

đó có sự tương đồng nhau ở mục đích của kiểm soát đó là: kiểm soát nhằm ngăn ngừa những sai phạm và giữ cho các quy định đặt ra được thực hiện đúng mục tiêu Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi việc kiểm soát có thể hiểu theo nghĩa

như sau: Kiểm soát là một quá trình áp dụng các cơ chế và biện pháp của nhà

quản lý tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm nắm được, điều khiển, sử dụng, phát hiện, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu và đảm bảo các hoạt động và kết quả hoạt động đạt được phù hợp với mục tiêu, kế

hoạch và các chuẩn mực đã đặt ra của cơ quan, tổ chức

Bản chất của kiểm soát chính là một trong các chức năng hoạt động cơ

bản của hoạt động quản trị Trong đó, việc đưa ra các cơ chế và phương pháp kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch và mục tiêu nhằm phản ứng lại với các sự kiện xảy ra và giúp cho cơ quan, tổ chức đi đúng hướng Đồng thời dự tính được những sự kiện có thể xảy ra trong tương lai

Môi trường kiểm soát: là tất cả các nhân tố mang tính môi trường, có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát Môi trường là nền tảng, là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, một môi trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu quả, hạn chế thiếu sót của hoạt động quản lý Còn môi trường yếu sẽ kìm hãm hoặc vô hiệu hoá các hoạt động kiểm soát khiến nó tồn tại chỉ còn hình thức

1.1.1.2 Thông tin văn bản

sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo

Theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng,

phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh

Trên quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội

(thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người [22] Tuy còn có nhiều cách kiến giải khác nhau, nhưng tựu chung đều thống nhất thừa nhận: thông tin là biểu hiện của quá trình tác động lẫn nhau giữa các đối tượng vật chất, nó gắn liền với quá trình phản ánh và mang tính khách quan Như vậy, thông tin là thuộc tính vốn có của thế giới vật chất Chỉ có điều, xét từ góc độ nhận thức luận, sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ được chia thành vật truyền tin và vật mang tin Nhưng, nhìn theo góc độ khái quát, khi tác động đến một vật khác, mỗi một vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin Đây là tính chất cần được lưu ý khi phân tích quá trình quản lý Vì quá trình quản lý cũng chính là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản

lý và đối tượng bị quản lý [7]

* Văn bản và thông tin văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như ngôn ngữ

học, văn bản học, hành chính học, luật học, quản trị văn phòng, v.v… Vì vậy khái niệm văn bản đã được đề cập trong nhiều văn bản của nhà nước và nhiều công trình nghiên cứu với những quan điểm khác nhau

Ở nghĩa rộng nhất, văn bản là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm

của hoạt động giao tiếp dùng để ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định [8] Với nghĩa này văn bản bao gồm rất nhiều loại như: sách, báo, câu đối, văn bia, gia phả… cho đến các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức

Ở nghĩa hẹp hơn, công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan, tổ chức nhất định, được sử dụng để quản lý, điều hành công việc thường được gọi chung là văn bản quản lý [18] Văn bản hiểu theo nghĩa này, thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên

bản, sổ sách, chứng từ… được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản

Dưới góc độ quản lý thông tin, TS Lưu Kiếm Thanh đã khẳng định:

“Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý nhà nước”[25] Tiếp cận ở góc độ chức năng của văn bản, PGS Vương Đình Quyền đã khẳng định: “chức năng thông tin là chức năng cao nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng”[19]

Thông tin có thể được truyền đạt với nhiều hình thức khác nhau trong đó văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin được sử dụng rộng rãi trong xã hội và sử dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý Văn bản là nguồn thông tin đặc biệt quan trọng bởi nó thể hiện được tình hình tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch, biện pháp công tác; nó phản ánh các hoạt động quản lý của nhà nước và xã hội, phản ánh toàn diện đời sống kinh tế - xã hội của đất nước Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể khai thác, sử dụng thông tin từ nguồn thông tin trong văn bản, tài liệu; thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, thông tin truyền miệng… Trong đó, văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy, chính xác cao và gắn liền với hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan quản lý

1.1.1.3 Kiểm soát thông tin văn bản

Từ các khái niệm đã phân tích ở trên, thông tin văn bản là tất cả những thông tin mà người ban hành gửi đến người tiếp nhận thông tin bằng hình thức văn bản Ở mỗi góc độ quản lý, các nhà quản trị sẽ tập trung kiểm soát ở những vấn đề như:

- Dưới góc độ của người lãnh đạo sẽ lưu ý và tập trung vào kiểm soát: + Kiểm soát thông tin về tình hình hoạt động chung của cơ quan, tổ chức mình đang quản lý

+ Kiểm soát những nội dung thông tin quan trọng

- Dưới góc độ của nhà quản lý chuyên môn sẽ lưu ý và tập trung vào kiểm

soát: nội dung thông tin văn bản, kiểm soát vấn đề kiểm tra, giải quyết và theo dõi vấn đề được đề cập trong thông tin văn bản

- Dưới góc độ của nhà quản trị văn phòng sẽ lưu ý và tập trung kiểm soát vào các thông tin thể hiện trên văn bản và kiểm soát về kỹ thuật trình bày văn bản như: văn bản loại gì? tác giả là ai? thời gian của văn bản? người ký và thẩm quyền ký văn bản? thông tin văn bản đó phản ánh, giải quyết vấn đề gì? có đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hay không? thông tin được trình bày,

diễn đạt qua ngôn ngữ như thế nào? các căn cứ đưa ra có hợp pháp, hợp lý và việc phân tích, giải quyết vấn đề ra sao?

Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tôi nhìn nhận kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính, khái niệm kiểm soát thông tin

văn bản (KSTTVB) là việc áp dụng các cơ chế và biện pháp của nhà quản lý tác động lên các đối tượng KSTTVB nhằm nắm được, điều khiển, sử dụng, phát hiện, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro của thông tin văn bản trong quá trình truyền đạt,

sử dụng và lưu trữ thông tin văn bản

Quá trình áp dụng các cơ chế, biện pháp của nhà quản lý chính là việc đưa

ra các quy định, các tiêu chuẩn cho KSTTVB được thực hiện một cách đồng bộ

và thống nhất trong toàn cơ quan Từ những quy định tiêu chuẩn được đề ra, các nhà quản lý có thể đối chiếu giữa kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn đưa ra để

có thể kịp thời nắm bắt, điều chỉnh và giảm thiểu những rủi ro có thể mắc phải trong quá trình hoạt động của cơ quan

Có thể nói, KSTTVB là một trong các nội dung của công tác văn thư KSTTVB không phải bao gồm tất cả các nội dung của công tác văn thư mà KSTTVB được hiểu ở đây chính là hoạt động nhằm giúp công tác văn thư hoạt động hiệu quả hơn Bên cạnh đó, KSTTVB còn được hiểu là việc kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức thông qua các thông tin đã được thể chế hóa bằng văn bản

1.1.2 Nội dung của kiểm soát thông tin văn bản

Trong hoạt động KSTTVB có nhiều nội dung được đề cập, tuy nhiên trong khuôn khổ của luận văn, tác giả đề cập tới một số đối tượng và nội dung hoạt động của KSTTVB sau:

1.1.2.1 Đối tượng của kiểm soát thông tin văn bản

Đối tượng của KSTTVB là các đối tượng trong cơ quan liên quan trực tiếp tới việc tiếp nhận, hình thành, xử lý và lưu trữ các thông tin văn bản như:

- Lãnh đạo

- Thủ trưởng các Ban, đơn vị

- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính

- Cán bộ văn thư

- Chuyên viên

- Cán bộ, chuyên gia tin học

Khi tiến hành kiểm soát, có thể lựa chọn đối tượng hoàn chỉnh để xây dựng những tiêu chuẩn để làm căn cứ kiểm soát nhưng cũng có thể giới hạn ở

một vài nội dung hoặc đối tượng cụ thể của đối tượng đó Ví dụ: đối với thông tin dưới hình thức văn bản, người ta có thể kiểm soát tất cả các tiêu chí, quy trình của văn bản trong công tác văn thư bằng một tiêu chuẩn duy nhất để có thể đối chiếu kết quả thực tế với tiêu chuẩn được đề ra Nhưng cũng có thể đưa ra các tiêu chuẩn kiểm soát một số vấn đề của văn bản như tiêu chuẩn trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản hoặc phân phối văn bản… để làm thước đo cho việc KSTTVB

1.1.2.2 Thẩm quyền và trách nhiệm kiểm soát thông tin văn bản

Thông qua những văn bản chỉ đạo và xuất phát từ nhu cầu của hoạt động quản lý, việc KSTTVB được phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của từng

cá nhân cán bộ, chuyên viên của từng phòng ban, đơn vị trong việc thực hiện

công việc và sử dụng, giải quyết thông tin văn bản Cụ thể:

* Lãnh đạo

- Lãnh đạo có thẩm quyền cao nhất, quyết định về KSTTVB của cơ quan, đơn vị Đồng thời, có thẩm quyền ban hành thông tin văn bản hoặc được giao thẩm quyền quản lý việc phát hành thông tin văn bản

- Trách nhiệm của lãnh đạo bao gồm:

+ Quy định cụ thể và kiểm soát chặt chẽ việc xem xét, phê duyệt thông tin văn bản, phân công người soạn thảo cũng như việc sử dụng các thông tin văn

bản của các cán bộ, công chức, viên chức

+ Quy định cụ thể và kiểm soát chặt việc sao chụp và gửi thông tin văn bản trong nội bộ cũng như ngoài cơ quan, đơn vị mình

+ Quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng được nhận văn bản

+ Kiểm soát chặt chẽ những văn bản của mình sử dụng trong quá trình

làm việc và nộp lưu văn bản đúng quy định của cơ quan

* Thẩm quyền và trách nhiệm của thủ trưởng các phòng ban, đơn vị

- Thủ trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc có thẩm quyền quyết định

về KSTTVB của phòng ban, đơn vị mình quản lý và được ban hành các thông tin văn bản do Thủ trưởng cơ quan ủy quyền thực hiện

- Trách nhiệm của Thủ trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc:

+ Tuân thủ các quy trình và kỹ thuật hành chính liên quan đến thông tin

văn bản của cơ quan và các đơn vị cấp trên

+ Có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra các cán bộ, chuyên viên của phòng ban, đơn vị mình trong việc soạn thảo và xem xét và phê duyệt nội dung thông

tin văn bản có liên quan đến đơn vị mình phụ trách

+ Có trách nhiệm phân công người đôn đốc nhắc nhở việc KSTTVB và

việc thực hiện công việc của nhân viên trong đơn vị mình phụ trách quản lý

+ Tự kiểm soát những thông tin văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của

mình trong quá trình giải quyết công việc

* Thẩm quyền và trách nhiệm của cán bộ văn thư

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm tham gia KSTTVB trong toàn bộ các

nghiệp vụ của công tác văn thư và kỹ thuật hành chính của văn bản

- Cung cấp và kiểm soát tất cả các văn bản và thông tin văn bản đã được phê duyệt, kể cả những tài liệu được sửa đổi và phê duyệt lại để đảm bảo hệ thống mã số văn bản được thực hiện theo đúng quy định và thống nhất trong

toàn bộ cơ quan

- Sử dụng mạng tin học để cập nhật đầy đủ và kịp thời thông tin văn bản

đồng thời bước đầu kiểm soát những thông tin cơ bản của văn bản

- Quản lý, bảo quản văn bản của cơ quan cả về bản cứng và bản mềm tránh hư hỏng và cập nhật khi có sự thay đổi trên máy tính hoặc các phương tiện lưu trữ khác Đảm bảo tài liệu được sử dụng là mới nhất và tương thích với bản

cứng đang sử dụng

- Đảm bảo việc phân phát, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời đúng người,

đúng đối tượng

- Bảo quản và lưu trữ tất cả bản gốc của văn bản đã ban hành

* Thẩm quyền và trách nhiệm của cán bộ, chuyên gia tin học

- Cán bộ, chuyên gia tin học có trách nhiệm đảm bảo cho các thông tin văn

bản được cập nhật nhanh chóng và kịp thời lên hệ thống quản lý văn bản và đảm

bảo cho hệ thống hoạt động liên tục và ổn định

- Xây dựng và thực hiện quy trình khắc phục, phòng ngừa và cải tiến các

quy trình trong hệ thống quản lý văn bản và KSTTVB

- Chịu trách nhiệm phân quyền sử dụng thông tin văn bản, khóa quyền sử

dụng, sửa đổi của người sử dụng nếu vi phạm

- Theo dõi việc thực hiện, xử lý và nhắc nhở những vi phạm của các cán

bộ chuyên viên, lãnh đạo thông qua vận hành hệ thống

*Thẩm quyền và trách nhiệm của các cán bộ, chuyên viên

- Tất cả các cán bộ, chuyên viên đều có trách nhiệm thực hiện theo các

quy định về trách nhiệm, quyền hạn và chế độ làm việc được đề ra của cơ quan

- Đảm bảo cho các khâu nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính liên quan tới

văn bản và thông tin văn bản của mình đúng quy định

- Các cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm tự KSTTVB hình thành trong

quá trình giải quyết công việc của mình theo đúng quy định

1.1.2.3 Các thông tin văn bản cần kiểm soát

Tập trung vào các nội dung thông tin văn bản trong quy trình kiểm soát văn bản ở hai loại hình giấy và loại hình điện tử

- Đối với thông tin văn bản ở dạng giấy:

+ Kiểm soát về thể thức và kỹ thuật trình bày đối với thông tin văn bản đầu ra tập trung vào: Kiểm soát thể thức văn bản, kiểm soát nội dung văn bản, kiểm soát chữ ký ban hành văn bản, kiểm soát việc gửi và phân phối văn bản

+ Kiểm soát kỹ thuật hành chính ở việc tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đầu vào tập trung ở: kiểm soát việc phân phối văn bản, kiểm soát việc giải

quyết thông tin văn bản

- Đối với các thông tin văn bản ở dạng điện tử (VBĐT):

VBĐT là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu Thông

điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận và được lưu bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và được quy định, hướng dẫn cụ thể trong các văn bản pháp luật khác về ứng dụng CNTT liên quan đến tạo lập, xử lý, quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử [45] Kiểm soát các thông tin văn bản được thể hiện qua VBĐT chính là việc tự động hóa công tác văn thư được đặt trên cơ sở kiểm soát các thao tác thực hiện với tài liệu giấy cũng như kiểm soát việc sử dụng những VBĐT trong trường hợp không cần xác nhận tính nguyên bản của chúng Ở loại hình này cần tập trung kiểm soát:

+ Kiểm soát việc tiếp nhận và tạo lập thông tin VBĐT

+ Kiểm soát tính pháp lý của VBĐT

+ Kiểm soát việc xử lý VBĐT qua môi trường điện tử

- Kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ hành chính của cán bộ, chuyên viên

trong việc lưu trữ và sử dụng các thông tin văn bản trong quá trình xử lý và giải

quyết công việc

1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát thông tin văn bản

Thông tin là một nhu cầu cấp thiết của mọi cá nhân, tổ chức và đơn vị bởi tất cả các quan hệ và hoạt động của con người đều dựa trên một hình thức giao

lưu thông tin nào đó Trong hoạt động quản lý, thông tin về các sự kiện, hiện tượng là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi các quyết định quản lý

kế tiếp nhau trên cơ sở những thông tin đã được xử lý Các thông tin này được truyền đạt dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó văn bản là phương tiện được sử dụng chủ yếu, được ghi chép và truyền đạt thông tin và được sử dụng rộng rãi trong xã hội Thiết lập KSTTVB trong hoạt động quản lý chính là việc xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó các nhà quản lý không quản lý bằng niềm tin mà bằng những quy định cụ thể, rõ ràng nhằm:

- Để nắm bắt, điểu khiển và sử dụng được các thông tin bằng văn bản

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thông tin bằng văn bản

Các nguy cơ rủi ro có thể là: sai sót vô tình gây ra thiếu thông tin, thông tin không chính xác, kịp thời, gây chậm chễ trong vấn đề xử lý; các rủi ro làm chậm

kế hoạch, giảm chất lượng hiệu quả của các quyết định quản lý

- Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin trong hoạt

động quản lý

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế làm việc của cơ

quan, tổ chức cũng như các quy định của pháp luật Các quyết định quản lý sau khi được thể chế hóa thành văn bản mang tính quyền lực nhà nước sẽ là căn cứ

để chủ thể quản lý ban hành văn bản, tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn thông tin và đạt được mục tiêu đề ra

Để đạt được mục tiêu các nhà quản lý đã tập trung đưa ra nhiều biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý trong đó có biện pháp kiểm soát đối với các đối tượng trong quá trình quản lý như: con người, tài chính, thông tin, quy trình… Trong đó, thông tin trong văn bản là hình thức giao tiếp chủ yếu và

là phương tiện để truyền tải những thông tin liên quan đến các mặt hoạt động của cơ quan Thông qua các biện pháp KSTTVB có thể sẽ giúp cho các nhà quản

lý tạo ra mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu đã định

Đối với LĐLĐ thành phố Hà Nội, các thông tin hình thành trong quá

trình hoạt động của tổ chức chủ yếu qua hình thức văn bản, mang đặc điểm của thông tin về đời sống CNVCLĐ mang dấu ấn những quan điểm chính trị, tư tưởng của giai cấp CNVCLĐ trên địa bàn Thủ đô Hà Nội Hiện nay, hệ thống văn bản của tổ chức CĐ Thành phố Hà Nội rất đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung và bao quát mọi mặt hoạt động của tổ chức CĐ trên địa bàn của Thành

phố Hà Nội Vì vậy, để quản lý tốt và nâng cao hiệu quả thông tin qua hệ thống văn bản, LĐLĐ Thành phố đã từng bước tiến hành KSTTVB tại nội bộ cơ quan LĐLĐ Thành phố với các mục đích:

- Quy định thống nhất trình tự soạn thảo, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, ban hành, phân phối và quản lý các văn bản thuộc hệ thống văn bản của cơ quan

- Đảm bảo tất cả các văn bản đều được kiểm soát chặt chẽ, phân phối đến tất cả các bộ phận đơn vị, phòng ban có liên quan

- Nội dung văn bản được cập nhật thường xuyên và luôn sẵn có để sử dụng khi cần thiết và phòng ngừa việc sử dụng các tài liệu không phù hợp

Có thể thấy, ở thời điểm hiện tại LĐLĐ Thành phố chỉ tập trung KSTTVB theo hướng kiểm soát văn bản Tuy nhiên, trong tương lai yêu cầu đặt

ra đối với LĐLĐ Thành phố cần phải KSTTVB để đảm bảo các mục đích như: đảm bảo tính pháp lý của văn bản, đảm bảo việc truyền đạt và thực hiện các thông tin bằng văn bản trong hoạt động quản lý được thông suốt và kịp thời ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những sai sót, vi phạm trong quá trình thực hiện Đồng thời, trong hoạt động KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố cần được tổ chức và đưa ra các biện pháp kiểm tra, kiểm soát tốt công việc qua hình thức văn bản để phổ biến, đúc rút kinh nghiệm quản lý và chỉ đạo đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc của LĐLĐ Thành phố

1.1.4 Các yêu cầu và biện pháp kiểm soát thông tin văn bản

1.1.4.1 Các yêu cầu của kiểm soát thông tin

Để kiểm soát hoạt động có hiệu quả yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức tiến hành kiểm soát phải đảm bảo các vấn đề sau:

* Yêu cầu về thông tin văn bản:

- Yêu cầu đối với nội dung của thông tin văn bản phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Nội dung thông tin văn bản phải có tính mục đích: Văn bản phải thể

hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm

tư, nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị

+ Thông tin văn bản phải có tính khoa học: thông tin văn bản có tính khoa

học là văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết Các sự kiện, biến cố, hay nói cách khác nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng những thông tin, sự kiện quá cũ, quá lạc hậu Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm

+ Thông tin văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là thông tin văn bản

phải đáp ứng các vấn đề như: Phải đưa ra được những vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất định như tình hình của đối tượng, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản; yêu cầu

về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của các quy luật khách quan Mọi quy định trong văn bản phải biết gắn giữa quyền với nghĩa vụ

đi đôi với những điều kiện cụ thể để thực hiện những quyền và nghĩa vụ đó

+ Thông tin văn bản có tính quy phạm: văn bản quản lý nhìn chung là

truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn đề có tính quy phạm Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản Tính quy phạm còn thể hiện người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ viết để thể hiện nội dung một cách rõ ràng, rành mạch, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ thực hiện

- Yêu cầu đối với kỹ thuật hành chính đối với thông tin văn bản Các kỹ thuật hành chính này chủ yếu thể hiện ở kỹ thuật trình bày thông tin văn bản qua các yêu cầu về thể thức văn bản và các nghiệp vụ hành chính liên quan đến công tác văn thư (soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan)

+ Đối với kỹ thuật trình bày văn bản yêu cầu: các thông tin trình bày trên văn bản phải đảm bảo đủ và đúng các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định chung của Nhà nước và của cơ quan

+ Đối với các nghiệp vụ hành chính liên quan đến công tác văn thư có liên quan mật thiết với các thông tin văn bản cần phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, cơ quan và phải được thực hiện một cách thống nhất cao

* Yêu cầu đối với môi trường kiểm soát:

- Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát phải được xây dựng rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ cơ quan để việc thực hiện

kiểm soát được thực hiện một cách thống nhất và đồng bộ trong toàn cơ quan

- Mọi thành viên trong cơ quan phải tuân thủ hoạt động kiểm soát của cơ quan nhằm mục đích thực hiện một cách đồng bộ, nghiêm túc trong toàn cơ quan và tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kiểm soát diễn ra

- Phải có đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực để thực hiện công việc được phân công giải quyết Đồng thời, yêu cầu đội ngũ cán bộ kiểm soát phải có trình

độ và năng lực vững vàng để thực hiện công việc kiểm soát một cách có hiệu quả

- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát phải được phân tách rõ ràng giữa các đối tượng, đơn vị, phòng ban và các cán bộ trong quá trình thực hiện kiểm soát Mục đích của yêu cầu này chính là gắn trách nhiệm riêng đối với các đối tượng, đơn vị, phòng ban và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc nếu có sai sót

để quy trách nhiệm xử lý

- Hệ thống thông tin (HTTT) và truyền thông phải thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho lãnh đạo và những người có thẩm quyền, đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ có thể hiểu và nắm rõ các chuẩn mực của cơ quan,

tổ chức Thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự việc bất thường có khả năng gây thiệt hại; Lắp đặt và xây dựng hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không

có thẩm quyền

- Trang bị các phương tiện làm việc, dụng cụ kiểm soát phải được trang bị theo hướng ngày càng hiện đại hóa để phục vụ đắc lực và ngày càng hiệu quả hơn trong xử lý công việc nói chung và trong hoạt động kiểm soát nói riêng

- Mọi giao dịch quan trọng đều được ghi lại dưới dạng văn bản để làm căn cứ đối chiếu việc thực hiện các giao dịch trong quá trình thực hiện Trong trường hợp xảy ra sai sót hoặc vi phạm có thể dùng văn bản đó là căn cứ đối chiếu với sai phạm và có các biện pháp xử lý vi phạm

- Định kỳ phải tiến hành kiểm tra độc lập nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp sai phạm trong quá trình thực hiện công việc để đưa ra các giải pháp điều chỉnh và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát [21]

* Các điều kiện kiểm soát thông tin văn bản KSTTVB muốn được

thực hiện và triển khai một cách đồng bộ trong toàn bộ cơ quan phải có những điều kiện cơ bản cho hoạt động kiểm soát có thể hoạt động đó là:

Sự quản lý: đây là yếu tố quan trọng trong việc đưa ra các quy tắc, chuẩn

mực được ban hành bằng văn bản hoặc mệnh lệnh quản lý được phổ biến rộng rãi trong cơ quan Sự quản lý ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của hoạt động kiểm soát Vì vậy, quản lý có chặt chẽ, sát sao và đồng bộ thì việc KSTTVB mới đạt được hiệu quả và đảm bảo được mục tiêu, kế hoạch được thực hiện đúng mục tiêu

Cán bộ: Đây chính là một đối tượng của hoạt động KSTTVB Trong đó, việc

đưa ra các quy tắc, chuẩn mực của nhà quản lý hướng tới quy định cho các đối tượng này thực hiện và đồng thời kiểm soát việc thực hiện những quy tắc, chuẩn mực của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức Các cán bộ vừa là đối tượng được KSTTVB do mình xử lý và giải quyết công việc nhưng cũng là đối tượng bị

cá nhân hoặc đơn vị có thẩm quyền kiểm soát trong việc thực hiện KSTTVB

Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng: là những công cụ hỗ trợ cho việc giải

quyết công việc và kiểm soát được thực hiện một cách thuận tiện và dễ dàng hơn

Hệ thống máy tính là công cụ, phương tiện của hoạt động KSTTVB Thông qua

hệ thống máy tính việc KSTTVB được tiến hành một cách nhanh chóng và hữu hiệu hơn Với hệ thống máy tính hiện đại cho phép thông tin văn bản được kiểm soát một cách tự động trên hệ thống máy tính và hệ thống mạng nội bộ của cơ quan Hệ thống máy tính còn giúp cho cơ quan không những quản lý và kiểm soát được những thông tin của văn bản giấy mà còn quản lý và kiểm soát những VBĐT Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ tạo ra điều kiện làm việc cho cán bộ được đảm bảo, tạo cảm giác dễ chịu trong quá trình thực hiện công việc

Sự kiểm tra, giám sát: nhằm theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện

công việc để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi được cải thiện khi có sai sót và khiếm khuyết

Để việc KSTTVB hoạt động một cách có hiệu quả đòi hỏi trong quá trình kiểm soát các điều kiện này phải có sự kết hợp và hỗ trợ nhau Ví dụ như, trong quá trình KSTTVB phải đồng thời kết hợp giữa HTTT và truyền thông với sự kiểm tra, giám sát và thẩm định vào trong môi trường KSTTVB Sau đó, đưa ra các đánh giá về rủi ro có thể mắc phải để kịp thời ngăn ngừa, điều chỉnh việc kiểm soát sao cho có hiệu quả cao nhất

1.1.4.2 Các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản

Trong hoạt động kiểm soát của một cơ quan, đơn vị, tổ chức việc xác định phương pháp kiểm soát là một trong những vấn đề quan trọng Khi xác định biện pháp KSTTVB cần phải làm rõ các vấn đề như: những công việc cần kiểm soát; các bước phải kiểm soát; đặc tính của công việc; tần suất kiểm soát; ai tiến hành

kiểm soát; có bao nhiêu điểm phải kiểm soát và làm thế nào để đo lường việc kiểm soát này Đối với các cơ quan, tổ chức việc xác định biện pháp KSTTVB phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Đồng thời, căn cứ vào các nội dung của công tác KSTTVB của từng cơ quan, tổ chức có thể xác định được các biện pháp KSTTVB cơ bản như sau:

Thứ nhất, Ban hành các quy định về KSTTVB Các quy định này cần

tập trung vào các vấn đề xoay quanh công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng và việc điều hành của các nhà quản lý như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy trình KSTTVB, Quy chế làm việc của Cơ quan, Hướng dẫn về quy trình quản lý và sử dụng văn bản điện tử qua môi trường mạng…

Thứ hai, Phổ biến và hướng dẫn các quy định về KSTTVB Sau khi ban

hành các quy định về KSTTVB nói trên, các nhà quản lý hành chính tiến hành phổ biến, hướng dẫn các quy định này bằng các cách thức như: gửi thông tin văn bản tới các đối tượng áp dụng hoặc có liên quan thực hiện, phổ biến, quán triệt qua các cuộc họp, hội nghị hoặc tập huấn triển khai văn bản quy định…

Thứ ba, Kiểm tra việc thực hiện KSTTVB của các cán bộ, chuyên viên

trong quá trình thực hiện các kỹ thuật hành chính liên quan đến thông tin văn bản bằng các cách:

- Phê duyệt: Đây là biện pháp cho phép một nghiệp vụ của văn bản được

phát sinh, tiếp cận hay sử dụng thông tin trong văn bản của cơ quan, tổ chức Căn cứ vào Quy chế làm việc và thẩm quyền được giao, việc phê duyệt được thực hiện trên đúng cơ sở và nội dung phê duyệt Yêu cầu của biện pháp phê duyệt này bao gồm: Việc phê duyệt, ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng; Việc phê duyệt soạn thảo, ban hành, sử dụng, tiếp cận thông tin trong văn bản phải phù hợp với quy chế, đúng thẩm quyền cơ sở và nội dung phê duyệt Đồng thời, việc phê duyệt cũng phải tránh chồng chéo, gây phiền phức, mất thời gian và ảnh hưởng tới tiến độ công việc

- Báo cáo: Quá trình thực hiện và KSTTVB yêu cầu mọi thành viên trong cơ quan có trách nhiệm báo cáo việc thực hiện công việc đối với thủ trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền theo dõi việc thực hiện công việc kiểm soát của cơ quan

- Đối chiếu: do các nghiệp vụ liên quan đến văn bản phát sinh thường liên

quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng ban, bộ phận trong cơ quan, tổ chức nên việc đối chiếu, tổng hợp, kiểm tra chéo kịp thời giữa các cá nhân, các phòng ban, bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ sẽ giúp nâng cao tinh thần trách

nhiệm giữa các thành viên phát hiện và ngăn ngừa những sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ

- Giám sát : Giám sát là biện pháp theo dõi thường xuyên đối với tiến trình

công việc Đây là một trong những biện pháp của nhà quản lý nhằm thu thập và phân tích một cách thường xuyên dữ liệu theo các tiêu chí trước, giúp các cấp lãnh đạo, quản lý có thông tin để xác định: việc thực hiện KSTTVB tại từng đơn

vị, phòng ban có được thực hiện; người chịu trách nhiệm KSTTVB có đủ phẩm chất cá nhân và kỹ thuật cần thiết; các hoạt động kiểm soát có diễn ra theo đúng

kế hoạch; kế hoạch đề ra trong văn bản có tuân thủ và đảm bảo đạt các mục tiêu, tiến độ thực hiện và kết quả mong đợi

- Kiểm tra: kiểm tra là một trong những chức năng lãnh đạo, một bộ phận

quan trọng trong toàn bộ các công tác xây dựng cơ quan, tổ chức để phát hiện những ưu điểm, nhược điểm nảy sinh trong hoạt động nhằm đảm bảo cho việc

đề ra đường lỗi chủ trương đúng đắn và thực hiện các quyết định quản lý có hiệu quả nhất Chất lượng của công tác kiểm tra văn bản phụ thuộc phần lớn vào: nhận thức đúng và thống nhất về công tác kiểm tra văn bản, ý thức sự cần thiết phải tăng cường công tác kiếm tra văn bản, đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả; Đảm bảo đúng mục tiêu, tư tưởng chỉ đạo của công tác kiểm tra Mức

độ chủ động hóa, hiện đại hóa công tác kiểm tra văn bản, tính linh hoạt, vận dụng đồng bộ và sáng tạo các hình thức kiểm tra văn bản như: kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất và các phương pháp khác như kiểm tra trực tiếp, gián tiếp và các phương thức khác Để kiểm tra có hiệu quả cần phải chú ý đúng mức

ở cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản Một là, tình hình thực hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc Hai là, nội dung của các văn bản và hoàn thiện trên thực tế nội dung đó

- Ứng dụng CNTT: Đây là một biện pháp bổ trợ cho các biện pháp kiểm

soát trên một cách hữu hiệu Việc sử dụng các yếu tố công nghệ cho phép các văn bản được kiểm soát một cách hoàn toàn tự động do một chương trình được cài đặt

từ trước Các văn bản sau khi đã được mẫu hóa được phổ biến rộng rãi và áp dụng trong toàn cơ quan bắt buộc việc thực hiện của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan phải tuân thủ nghiêm chỉnh theo mẫu của cơ quan Đối với các văn bản dưới dạng điện tử được đưa ra các định dạng và các ứng dụng tiện lợi để kiểm soát khi

áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác giải quyết công việc và công tác quản lý

Thứ tư, Giải quyết xử lý các sai phạm về kỹ thuật hành chính của cán bộ,

chuyện viên trong việc xử lý thông tin văn bản Trong quá trình thực hiện các quy định về KSTTVB, các nhà quản lý theo dõi, nắm bắt được tình hình xử lý các thông tin văn bản và kỹ thuật hành chính của các cán bộ, chuyên viên trong quá trình giải quyết công việc Khi phát hiện ra các sai phạm về kỹ thuật hành chính, các nhà quản lý có thể kịp thời nắm bắt được tình hình và nghiên cứu các cách thức xử lý sai phạm để kịp điều chỉnh và hướng tới chỉnh sửa theo đúng quy định

Thứ năm, Thay đổi, cải tiến về các quy định và cách thức thực hiện đối

với thông tin văn bản sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.Trong quá trình thực hiện quản lý thông tin văn bản và KSTTVB, các nhà quản lý phải thường xuyên thu thập và phân tích thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và tiến hành đánh giá chất lượng hoạt động KSTTVB Trên cơ sở kết quả phân tích, đánh giá,

cơ quan cần tiến hành cải tiến, trong đó các biện pháp khắc phục và phòng ngừa cần được tiến hành thường xuyên

Như vậy, công việc KSTTVB sẽ bao gồm nhiều biện pháp khác nhau như:

đã phân tích ở trên Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các biện pháp đó với nhau nhằm mục đích đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện văn bản đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch đặt ra đã

và đang đúng quy định và có hiệu quả; Xác định và dự đoán được trước những biến động và những chiều hướng chính; Phát hiện kịp thời những sai sót bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh, phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến, tiết kiệm thời gian, của cải và công sức

1.2 Căn cứ pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản

1.2.1 Quy định của Nhà nước về kiểm soát thông tin văn bản

Qua quá trình khảo sát các văn bản của Nhà nước về kiểm soát thông tin văn bản chủ yếu được quy định ở các lĩnh vực như quy định về chế độ thông tin, báo cáo; quy định về công tác văn thư, lưu trữ; quy định về ứng dụng CNTT Cụ thể:

* Những quy định về chế độ thông tin, báo cáo

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước những năm gần đây, công tác thông tin đã được quan tâm, tổ chức thực hiện có hiệu quả trong công tác quản lý điều hành Công tác này được quy định cụ thể trong một số văn bản quy phạm pháp

luật của các cơ quan nhà nước ban hành từ năm 1992 đến nay như: Quyết định số 162-TTg ngày 12/12/1992 của Thủ tướng Chính phủ ban hành về chế độ thông tin báo cáo Sau đó, để bổ sung cho những quy định trong Quyết định 162/TTg

như việc: quy định về việc lập và gửi các báo cáo định kỳ, đột xuất và chuyên đề

phải theo quy định của Quyết định 162/TTg Thủ tướng Chính phủ đã ban hành

Chỉ thị số 218/TTg ngày 7/4/1997 và Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Với Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban

hành năm 2007 là một văn bản có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy các cơ quan hành chính nhà nước chấn chỉnh lại công tác thông tin, báo cáo nhằm nâng cao hơn nhận thức của đông đảo cán bộ, công nhân viên chức trong việc thực hiện tốt việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin

Như vậy, có thể thấy rằng, công tác thông tin báo cáo trong thời gian vừa qua đã được các cơ quan nhà nước quan tâm một cách đúng mức Công tác thông tin, báo cáo ngày càng giữ một vai trò quan trọng trong công tác đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước Bên cạnh

đó, những quy định của các cơ quan Nhà nước về chế độ thông tin, báo cáo cũng

là căn cứ, là nguồn để các tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị Việt Nam nghiên cứu, học tập

* Những quy định về thông tin và ứng dụng CNTT trong hoạt động của

các cơ quan nhà nước

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc Ứng

dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin hoặc cổng thông tin điện tử của

cơ quan Nhà nước Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính

phủ về việc tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của cơ quan nhà nước Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020

* Những văn bản quy định về tiêu chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng CNTT Bao gồm các văn bản như: Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày

09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành “Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước” Chỉ thị số

07/2008/CT-BTTTT ngày 30/12/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về đẩy mạnh sử dụng phần mềm mã nguồn mở trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước; Thông tư số 41/2009/TT-BTTTT ngày 30/12/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành Danh mục các sản phẩm phần mềm mã nguồn mở đáp ứng được yêu cầu sử dụng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước; Thông tư số

22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố

Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước

* Nhóm văn bản quy định về văn bản và thông tin văn bản

- Để quy định và hướng dẫn về công tác này, các cơ quan Nhà nước chủ yếu ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số

điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

1.2.2 Những quy định của Đảng về kiểm soát thông tin văn bản

Bên cạnh các văn bản của các cơ quan Nhà nước, để ban hành, chỉ đạo, hướng dẫn và triển khai một cách đồng bộ đối với các cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với các cơ quan Đảng, MTTQ và các tổ chức

chính trị - xã hội thực hiện như: Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 quy định về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Hướng dẫn số 48-HD/VPTW

ngày 11/3/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội Trên cơ sở đó, Thành ủy Hà Nội đã ban hành Quyết định số 1110-QĐ/TU ngày 10/6/2016 về công tác Văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố Hà Nội áp dụng cho các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội của trực thuộc Đảng bộ thành phố Hà Nội Đây là những văn bản quan trọng của Đảng hướng dẫn cho các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện các công việc của công tác văn thư, là căn cứ cho việc thực hiện KSTTVB được thuận lợi

Để hướng dẫn và thực hiện việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Thành phố Hà Nội, Thành ủy Hà Nội đã ban hành: Chỉ thị số 13-CT/TU ngày 09/6/2009 của Thành ủy Hà Nội về tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng

về việc ứng dụng, phát triển CNTT trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, MTTQ

và các đoàn thể chính trị - xã hội Thành phố Hà Nội; Chỉ thị số 31-CT/TU ngày 16/9/2015 của Thành ủy Hà Nội về tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp

ủy Đảng về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế

1.2.3 Những quy định của tổ chức Công đoàn Việt Nam

Đối với tổ chức Công đoàn, tuy không thực hiện chức năng quản lý nhà nước nhưng có chức năng đại diện cho đoàn viên, CNVCLĐ tham gia vào hoạt động quản lý và giám sát hoạt động quản lý Để bộ máy Công đoàn Việt Nam vận hành được tốt, Tổng LĐLĐ Việt Nam đã sớm ban hành những văn bản quy định về chế độ thông tin, báo cáo trong toàn hệ thống Công đoàn như:

- Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22/11/2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam (khóa VIII) đã đề cập đến việc đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn Nghị quyết đã nhấn

mạnh: để đáp ứng yêu cầu của phong trào CNVCLĐ và hoạt động CĐ trong tình hình mới và phù hợp với sự phát triển của CNTT trong giai đoạn mới thì việc tổ chức, nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức CĐ có

ý nghĩa hết sức quan trọng và cấp thiết

- Ngày 24 tháng 02 năm 2005, Tổng LĐLĐ Việt Nam đã ban hành Quyết định số 264/QĐ-TLĐ quy định về chế độ báo cáo của các LĐLĐ tỉnh, thành phố,

CĐ ngành Trung ương, CĐ Tổng công ty và các Ban, đơn vị trực thuộc TLĐ Văn

bản này đã quy định rất cụ thể các loại báo cáo cùng với yêu cầu về nội dung, thời gian và thẩm quyền ký cho mỗi loại báo cáo của LĐLĐ tỉnh, thành phố, CĐ ngành, CĐ Tổng công ty trực thuộc gửi về Tổng LĐLĐ Việt Nam

- Để tiếp tục đổi mới và chấn chỉnh công tác thông tin báo cáo trong hoạt động của tổ chức CĐ, Tổng LĐLĐ Việt Nam tiếp tục ban hành các văn bản như:

Chỉ thị số 02/CT-ĐCT ngày 2/8/2010 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam (khóa X) về tiếp tục đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn; Quyết định 1012/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam ban hành quy định về chế độ báo cáo đối

với LĐLĐ tỉnh, thành phố, CĐ ngành, CĐ Tổng công ty và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng LĐLĐ Việt Nam

- Đối với những thông tin quan trọng thuộc bí mật của nhà nước, Tổng LĐLĐ Việt Nam đã ban hành các văn bản quy định về tài liệu bí mật nhà nước

của tổ chức CĐ như: Quyết định số 250/QĐ-TLĐ ngày 22/2/2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam về Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước của Tổng LĐLĐ Việt Nam; Quyết định số 1386/QĐ-TLĐ ngày 06/9/2006 của Đoàn Chủ

tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam về ban hành Qui chế về bảo vệ tài liệu bí mật nhà nước mức độ mật của Tổng LĐLĐ Việt Nam

- Đối với công tác văn thư, lưu trữ, Tổng LĐLĐ Việt Nam đã liên tiếp ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ trong tổ chức Công đoàn Việt Nam, làm tiền đề và căn cứ pháp lý cho hoạt động KSTTVB của tổ

chức Công đoàn thực hiện như: Quyết định số 1013/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của

Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam ban hành Qui định về thể loại văn bản, thể

thức và thẩm quyền ban hành văn bản của tổ chức CĐ; Quyết định 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam ban hành Qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức CĐ; Quyết định 1015/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam về việc ban hành Qui

định về công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn

Những văn bản quy định của Đảng, Nhà nước và Tổng LĐLĐ Việt Nam được đề cập ở trên mới đề cập tới một hoặc một số vấn đề của KSTT và KSTTVB Tuy nhiên, nhờ vào những quy định đó, LĐLĐ Thành phố có thể nghiên cứu và xác định các quy định, tiêu chuẩn cụ thể cho việc KSTTVB áp dụng với cơ quan LĐLĐ Thành phố và hệ thống Công đoàn Thành phố Hà Nội

Tiểu kết chương 1

Như vậy, trong Chương này, tác giả đã tìm hiểu và làm rõ các vấn đề liên quan đến cơ sở lý luận của KSTTVB, tập trung chủ yếu vào các khái niệm, sự cần thiết của KSTTVB, nội dung, các yêu cầu, và biện pháp KSTTVB Đồng thời, tác giả đã tìm hiểu một số thông tin là cơ sở pháp lý cho hoạt động kiểm soát thông tin văn bản được thực hiện Trên cơ sở tìm hiểu các thông tin cơ bản này sẽ là tiền đề, là căn cứ lý luận và pháp lý để có thể đưa ra các nghiên cứu đối chiếu, so sánh, bên cạnh đó đưa ra các đánh giá, nhận xét giữa lý luận và thực tế đang diễn ra có những ưu điểm nào cần phát huy và những hạn chế, tồn tại nào cần khắc phục Các vấn đề này sẽ được tác giả tiếp tục giải quyết ở các chương tiếp theo

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Khái quát về Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

2.1.1.1 Chức năng của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

Theo Luật Công đoàn năm 2012 và Điều lệ Công đoàn năm 2013 quy

định tổ chức Công đoàn có các chức năng như: Một là, Đại diện, bảo vệ quyền,

lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động trên địa bàn Thành phố Hà Nội;

Hai là, Tham gia vào hoạt động quản lý của Thành phố Hà Nội; Ba là, Tuyên

truyền giáo dục để CNVCLĐ Thủ đô hiểu lợi ích của họ gắn với lợi ích tập thể, lợi ích của xã hội, muốn có lợi ích và lợi ích của mình được bảo vệ trước hết phải thực hiện tốt nghĩa vụ lao động, nghĩa vụ của người công dân đối với cơ quan, xí nghiệp và xã hội

LĐLĐ thành phố Hà Nội sau nhiều lần sáp nhập, đổi tên cho đến hiện tại, LĐLĐ thành phố Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 1210/QĐ-TLĐ ngày 07/8/2008 về việc kết thúc hoạt động của LĐLĐ tỉnh Hà Tây, LĐLĐ thành phố Hà Nội, thành lập LĐLĐ thành phố Hà Nội (mới) trực thuộc Tổng LĐLĐ Việt Nam;

là cơ quan quản lý Công đoàn cao nhất trên địa bàn Thành phố Hà Nội

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

Tại Quyết định 684/QĐ-LĐLĐ ngày 14/10/2016 của Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố Hà Nội ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, bộ máy tổ chức và mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội Tác giả tóm lược các nhiệm vụ thành các nhóm nhiệm vụ sau:

Một là, Nghiên cứu, đề xuất về: Chủ trương, nghị quyết, chương trình phối

hợp, kế hoạch công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố theo yêu cầu, nhiệm vụ chính trị của địa phương và của Tổng LĐLĐ Việt Nam Tham gia xây dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh

Hai là, Tham gia thanh tra, kiểm tra, giám sát và phản biện xã hội theo quy

định; Chế độ, chính sách liên quan đến quyền, lợi ích, nhiệm vụ của CĐ và cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan chuyên trách CĐ

Ba là, Quản lý, điều hành, bảo đảm điều kiện hoạt động của cơ quan, xây

dựng đội ngũ CNVCLĐ có phẩm chất chính trị, đạo đức, trình độ chuyên môn, năng lực và kỹ năng công tác; xây dựng cơ quan, đơn vị vững mạnh Sơ kết, tổng

kết công tác CĐ và phong trào CNVCLĐ theo phân công, phân cấp Giúp Ban Thường vụ, Thường trực LĐLĐ Thành phố chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức hoạt động của các cấp CĐ Thành phố; các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trực thuộc LĐLĐ Thành phố theo phân cấp quản lý

Bốn là, Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát các công việc: Các chủ

trương, nghị quyết, chương trình phối hợp, kế hoạch công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố; nghiệp vụ công tác CĐ theo phân công, phân cấp;

Năm là, Tuyên truyền, phổ biến, vận động đoàn viên, CNVCLĐ thực hiện

đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

và nhiệm vụ của tổ chức CĐ theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam, quy định của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan theo phân cấp

Sáu là, Thu, chi, quản lý tài chính công đoàn theo quy định của pháp luật Bẩy là, Thực hiện mối quan hệ công tác với các cơ quan Đảng, Nhà nước,

Tổng LĐLĐ Việt Nam, Thành ủy Hà Nội, HĐND, UBND, Ủy ban MTTQ, các đoàn thể chính trị - xã hội của Thành phố, các sở, ban, ngành, đơn vị liên quan… trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn vị, địa phương

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

Hiện nay theo phân cấp quản lý, LĐLĐ Thành phố Hà Nội đang theo sự chỉ đạo của hai cơ quan cấp trên Cụ thể:

2.1.2.1 Theo quy định của Tổng LĐLĐ Việt Nam

Căn cứ theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam, Hiện nay, LĐLĐ thành phố

Hà Nội đang quản lý trực tiếp về mặt chuyên môn CĐ của gần 100 đầu mối đơn

vị trực thuộc, quản lý 7867 CĐCS với số lượng đoàn viên 591064 đoàn viên và gần 2,5 triệu CNLĐ trên địa bàn Thành phố Hà Nội Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ Thành phố được thể hiện qua sơ đồ sau:

(Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ thành phố Hà Nội) Theo phân cấp quản lý này, LĐLĐ Thành phố sẽ quản lý về cơ cấu tổ chức bộ máy; số lượng, biên chế con người làm việc trong bộ máy; cơ chế tài chính; chủ trương, phương hướng hoạt động của tổ chức Công đoàn Tuy nhiên,

về mặt nhân sự làm việc tại các đơn vị trực thuộc phải được sự thỏa thuận của Đảng ủy đồng cấp

2.1.2.2 Theo Quy định của Ban chấp hành Trung ương Đảng

Theo Quyết định 282-QĐ/TW ngày 01/4/2015 của Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Ủy ban MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và Thông báo kết luận của Thành ủy Hà Nội duyệt về Đề án vị trí việc làm đối với Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội Từ đó, LĐLĐ Thành phố đã nghiên cứu và ban hành Quyết định 684/QĐ-LĐLĐ ngày 14/10/2016 của Ban Thường vụ LĐLĐ thành phố Hà Nội về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội Cụ thể:

* Thường trực LĐLĐ Thành phố: gồm Chủ tịch và không quá 5 Phó

Chủ tịch (Trong đó: 01 Phó Chủ tịch kiêm Chủ tịch CĐ Viên chức Thành phố)

* Các đơn vị trực thuộc quản lý trực tiếp bao gồm:

- Các Ban LĐLĐ Thành phố: Ban Tổ chức, Ban Chính sách Pháp luật, Ban Tuyên giáo, Ban Nữ công, Ban Tài chính, Văn phòng và Văn phòng Ủy ban kiểm tra

- Công đoàn ngành gồm: CĐ ngành Công thương, CĐ ngành Dệt - May, CĐ ngành Giáo dục, CĐ ngành Giao thông Vận tải, CĐ ngành Nông nghiệp và phát triển nông thôn, CĐ ngành Xây dựng, CĐ ngành Y Tế, CĐ Viên chức Thành phố

- Công đoàn Các Khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội

Theo Quy định này thì chủ yếu tập trung ở cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế của từng đơn vị trên cơ sở vị trí việc làm của LĐLĐ Thành phố, do Ban Thường vụ LĐLĐ Thành phố quyết định Các đơn vị CĐ các nhóm như LĐLĐ quận, huyện, thị xã, CĐ các Tổng công ty sẽ do cấp ủy Đảng đồng cấp quản lý về

bộ máy, nhân sự còn nội dung, phương hướng hoạt động và tài chính CĐ vẫn do LĐLĐ Thành phố xem xét, quyết định

2.1.3 Mối quan hệ công tác của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội

Là cơ quan chuyên môn quản lý công tác CĐ của Thủ đô Hà Nội đồng thời cũng là một đoàn thể chính trị - xã hội rộng lớn của Thành phố Hà Nội vì vậy, LĐLĐ thành phố Hà Nội có mối quan hệ công tác với rất nhiều đơn vị trong và ngoài hệ thống CĐ Mối quan hệ được thể hiện qua Sơ đồ mối quan hệ công tác của LĐLĐ Thành phố Hà Nội như sau:

Sơ đồ 2.2: Mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội

* Mối quan hệ công tác trong nội bộ LĐLĐ Thành phố

LĐLĐ Thành phố có các ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Cơ quan LĐLĐ Thành phố Mỗi ban, đơn vị trực thuộc có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên trao đổi, hợp tác và phối hợp để giải quyết công việc đạt được hiệu quả công tác chung của LĐLĐ Thành phố Mối quan hệ này chính là sự trao đổi thông tin diễn ra hàng ngày và thường xuyên theo định kỳ hoặc không theo quy luật Mối quan hệ công tác đồng thời tạo ra sự trao đổi thông tin cũng được phân theo khối chức năng hay mục đích công việc tương ứng đối với từng ban, từng đơn vị

* Mối quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức khác

- Quan hệ với Tổng LĐLĐ Việt Nam và các Ban của Tổng LĐLĐ Việt Nam LĐLĐ Thành phố chịu sự chỉ đạo của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam; thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất các vấn đề về công tác CĐ, những vấn đề liên quan đến đoàn viên CĐ và CNVCLĐ

- Quan hệ với LĐLĐ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, CĐ các ngành, CĐ các Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc Tổng LĐLĐ Việt Nam Đây

là mối quan hệ ngang cấp và phối hợp hoạt động

- Quan hệ với Thành ủy và các ban đảng của Thành ủy Hà Nội Công

đoàn Thành phố là sợi dây nối liền giữa Đảng với giai cấp công nhân, với toàn thể người lao động Thành ủy lãnh đạo CĐ bằng đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đại hội, Nghị quyết của cấp ủy Đảng, LĐLĐ Thành phố chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo về mọi mặt của Thành ủy Hà Nội; thực hiện chế độ báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và đề xuất các vấn đề thuộc trách nhiệm của lĩnh vực được phân công với Ban Thường vụ và Thường trực Thành ủy Hà Nội, Văn phòng các ban

đảng Thành ủy Hà Nội về việc thực hiện nhiệm vụ được giao

- Quan hệ với các cơ quan Nhà nước: LĐLĐ Thành phố có mối quan hệ

thường xuyên với các cơ quan quản lý nhà nước của Thành phố Hà Nội như: UBND, HĐND, các sở, ban, ngành Thành phố LĐLĐ Thành phố là thành viên của bộ máy chính trị Thành phố Hà Nội LĐLĐ Thành phố đại diện cho cho CNVCLĐ trên địa bàn Thủ đô tham gia quản lý kinh tế, quản lý Nhà nước, tham gia xây dựng pháp luật, chế độ chính sách liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của CNVCLĐ Đồng thời, thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và phản biện

các hoạt động của các cơ quan Nhà nước cũng như chủ sử dụng lao động

- Quan hệ với MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội Thành phố khác:

LĐLĐ Thành phố là một thành viên của tổ chức chính trị - xã hội của Thành phố

Hà Nội, hoạt động có nguyên tắc, mục đích và tiêu chí riêng Các tổ chức này có mối quan hệ phối hợp công tác nhằm tạo điều kiện để mỗi bên thực hiện, hoàn

thành tốt chức năng, nhiệm vụ và nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động

- Quan hệ với cấp ủy nơi có các tổ chức CĐ trực thuộc LĐLĐ Thành phố

Quan hệ giữa LĐLĐ Thành phố và cấp ủy nơi có các tổ chức CĐ trực thuộc

LĐLĐ Thành phố là mối quan hệ phối hợp hoạt động

- Quan hệ với các LĐLĐ quận, huyện, thị xã, CĐ ngành, CĐ Tổng công

ty, CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, CĐCS trực thuộc, các ban, đơn vị trực thuộc cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội là các đầu mối, đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp

về tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ chế tài chính và phương hướng, nhiệm vụ cụ thể

do Ban Thường vụ hoặc Ban chấp hành LĐLĐ Thành phố giao

- Quan hệ với CĐ một số nước trên Thế giới và Khu vực trên tình thần hợp tác, đoàn kết, hữu nghị và cùng tiến bộ

2.1.4 Phân loại thông tin trong hoạt động của LĐLĐ thành phố Hà Nội

Thông tin được được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, để thuận tiện cho công tác thu thập và xử lý, bảo quản người ta phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau như: theo cấp quản lý, theo chức năng của thông tin, theo lĩnh vực hoạt động và nội dung thông tin, theo vật mang tin… Đối với LĐLĐ Thành phố Hà Nội, thông tin là cơ sở, là phương tiện liên kết, thực hiện các hoạt động quản lý, kết nối các hoạt động có tổ chức giữa các cá nhân và bộ phận, giữa các bộ phận với nhau trong và ngoài tổ chức CĐ Thủ đô Để sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin văn bản này, LĐLĐ Thành phố đã phân loại thông

tin theo các tiêu chí như:

2.1.4.1 Phân loại thông tin theo cấu trúc của mối quan hệ quản lý

Căn cứ vào các cấp quản lý trong cơ quan, với tư cách như một hệ thống thì thông tin bao gồm: chủ thể, khách thể và môi trường quản lý Trong đó:

*Chủ thể quản lý bao gồm: Các thông tin văn bản về bản thân cơ quan

LĐLĐ Thành phố bao gồm: cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quy mô, quy chế làm việc… của LĐLĐ Thành phố Những thông tin này cho biết về mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp hoạt động của LĐLĐ Thành phố và thông tin về hoạt động của LĐLĐ Thành phố

* Thông tin về khách thể quản lý: Các khách thể ở đây là các LĐLĐ

quận, huyện, thị xã, CĐ ngành, CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, CĐCS trực thuộc và các đơn vị trực thuộc cơ quan LĐLĐ Thành phố Những thông tin này giúp cho LĐLĐ Thành phố tổng kết được hoạt động của hệ thống các cấp Công đoàn Thủ