Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)

Một là, luận án đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị rủi ro nói chung và nghiên cứu xây dựng hệ thống cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong lưu trữ. Hai là, trên cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong lưu trữ, luận án đã khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động liên quan đến quản trị rủi ro trong lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam, từ đó đưa ra nhận xét đánh giá Ba là, thực hiện phương pháp nghiên cứu của lý thuyết quản trị rủi ro, luận án đã nhận diện làm sáng tỏ các loại RR xảy ra gây thiệt hại, tổn thất trong lưu trữ ở Việt Nam; phân tích làm sáng tỏ các yếu tố gia tăng RR trong lưu trữ Bốn là, luận án đã áp dụng phương pháp định lượng để đo lường mức độ tác động của các RR, yếu tố gia tăng RR gây thiệt hại tổn thất trong lưu trữ. Cơ sở dữ liệu được sử dụng trên cơ sở điều tra khảo sát tới 27 cơ quan, tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương với 320 phiếu trả lời của cán bộ lưu trữ Năm là, trên cơ sở những nội dung được làm sáng tỏ, luận án đề xuất các giải pháp QTRR trong lưu trữ. Các giải pháp được kiến nghị bao gồm 02 nhóm: giải pháp chuyên môn và giải pháp về tổ chức, quản lý.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Trần Thanh Tùng

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ

(QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM)

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Trần Thanh Tùng

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ

(QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM)

XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá

Luận án Tiến sĩ

PGS.TS Vũ Thị Phụng GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép

từ các công trình nghiên cứu khác Các số liệu khảo sát trình bày trong luận án là trung thực và chưa được công bố trong các công trình nghiên cứu khác

Các thông tin tham khảo từ các công trình của các học giả trong và ngoài nước được trích dẫn nguồn rõ ràng

Nếu không đúng như trên tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả luận án

Trần Thanh Tùng

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện luận án “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam), tôi đã nhận được sự giúp đỡ trực tiếp của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lai Châu, Thái Nguyên, Hà Giang, Nam Định, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Phước… Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của Quý cơ quan

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng - giảng viên trực tiếp định hướng, hướng dẫn tôi thực hiện luận án

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học

và Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nơi tôi đang công tác đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu, viết luận án

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã động viên khích lệ tôi để tôi hoàn thành luận án

Tác giả Trần Thanh Tùng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của luận án 7

3 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận án 8

5 Góc độ tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 9

6 Tài liệu tham khảo 12

7 Đóng góp của luận án 12

8 Bố cục của luận án 13

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 15

1.1 Nguồn tư liệu, tài liệu sử dụng trong tổng quan 15

1.1.1 Các công trình nghiên cứu về RR và QTRR nói chung 15

1.1.2 Các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ 17

1.2 Những vấn đề đã được nghiên cứu 21

1.2.1 Những vấn đề đã được nghiên cứu về QTRR nói chung 21

1.2.2 Những nội dung đã được nghiên cứu liên quan đến RR và QTRR trong

lưu trữ 27

1.3 Nhận xét chung 37

1.3.1 Những nghiên cứu về QTRR nói chung 37

1.3.2 Những nghiên cứu có liên quan đến QTRR trong lưu trữ 38

1.4 Những vấn đề đặt ra cho luận án 38

Tiểu kết chương 1 40

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO

TRONG LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 41

2.1 Cơ sở lý luận về QTRR trong lưu trữ 41

2.1.1 Khái niệm về RR và QTRR trong lưu trữ 41

2.1.2 Vai trò QTRR trong lưu trữ 48

2.1.3 Nguyên tắc QTRR trong lưu trữ 50

2.1.4 Nội dung QTRR trong lưu trữ 52

2.2 Cơ sở thực tiễn quản trị rủi ro trong lưu trữ 57

2.2.1 Các quy định pháp lý liên quan đến QTRR trong lưu trữ 57

2.2.2 Một số hoạt động có liên quan về QTRR trong lưu trữ 59

2.3 Nhận xét, đánh giá hoạt động liên quan đến QTRR trong lưu trữ ở VN 68

Tiểu kết chương 2 73

Chương 3 NHẬN DIỆN, ĐO LƯỜNG RỦI RO VÀ NGUY CƠ RỦI RO

TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) 75

3.1 Nhận diện RR và nguyên nhân RR trong lưu trữ 75

3.1.1 RR xảy ra do môi trường khí hậu bất lợi 75

3.1.2 RR xảy ra do thiên tai 80

3.1.3 RR xảy ra do chiến tranh 81

3.1.4 RR xảy ra do thiếu các biện pháp quản lý 82

3.1.5 RR xảy ra do sai sót của cán bộ khi thực hiện nghiệp vụ chuyên môn 85

3.1.6 RR xảy ra do công tác bảo vệ an ninh 88

3.1.7 RR xảy ra do sự cố trong quá trình di chuyển 89

3.1.8 RR xảy ra do sự cố hỏa hoạn 90

3.2 Nhận diện nguy cơ RR trong lưu trữ 91

3.2.1 Nguy cơ RR từ môi trường pháp luật về lưu trữ còn bất cập 91

3.2.2 Nguy cơ RR từ trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ chưa đạt chuẩn 95

3.2.3 Nguy cơ RR từ cơ sở vật chất hạn chế 97

3.3 Đánh giá, đo lường RR và nguy cơ RR 100

3.3.1 Xây dựng thang đo và bảng khảo sát đánh giá RR trong lưu trữ 100

3.3.2 Điều tra thử nghiệm 104

3.3.3 Thu thập dữ liệu khảo sát 104

3.3.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 105

3.3.5 Kết quả phân tích xử lý dữ liệu 108

Tiểu kết chương 3 114

Chương 4 GIẢI PHÁP QTRR TRONG LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 115

4.1 Nhóm giải pháp chuyên môn để thực hiện QTRR trong lưu trữ 115

4.1.1 Triển khai và thực hiện các biện pháp xây dựng ý thức về RR 115

4.1.2 Triển khai, thực hiện các biện pháp đánh giá nguy cơ và nhận diện RR 118

4.1.3 Triển khai, thực hiện các biện pháp phòng ngừa RR 124

4.1.4 Triển khai, thực hiện các giải pháp kiểm soát ứng phó RR 142

4.2 Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động QTRR

trong lưu trữ ở Việt Nam 145

4.2.1 Kiện toàn cơ chế thực thi pháp luật lưu trữ 145

4.2.2 Kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ 146

4.2.3 Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, trang thiết bị 149

4.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 149

Tiểu kết chương 4 151

KẾT LUẬN 153

DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN

ĐẾN LUẬN ÁN 157

TÀI LIỆU THAM KHẢO 158

PHỤ LỤC 169

Phụ lục 1: Số liệu thống kê về tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ hiện đang được

bảo quản tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh 170

Phụ lục 2: Thống kê nhân sự làm công tác lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia năm 2016 172

Phụ lục 3: Thống kê nhân sự Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh năm 2016 173

Phụ lục 4: Thống kê về tình trạng kho lưu trữ của các tỉnh thành phố

trực thuộc TW 178

Phụ lục 5: Bảng hỏi khảo sát nghiên cứu RR trong lưu trữ 180

Phụ lục 6: Thông tin về cơ quan khảo sát, tổng số lượng phiếu điều tra 192

Phụ lục 7: Kiểm định độ tin cậy của các nhân tố đo lường 195

Phụ lục 8: Các nhân tố hội tụ 200

Phụ lục 9: Tổng giá trị biến đươc giải thích 203

Phụ lục 10: Kết quả phân tích hồi quy 204

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Thống kê các công trình nghiên cứu về RR và QTRR 15

Bảng 1.2 Thống kê các công trình nghiên cứu có liên quan đên RR và QTRR

trong lưu trữ 18

Bảng 2.1 Tổng hợp số liệu thống kê TLLT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

cần được bảo hiểm 60

Bảng 3.1 Tổng hợp số câu hỏi khảo sát nghiên cứu về RR trong lưu trữ 102

Bảng 3.2 Các tiêu chí đặc trưng hội tụ trong phân tích nhân tố khám phá 109

Bảng 3.3 Kết quả mô hình hồi quy đánh giá tác động của các nhân tố đại diện

tới thiệt hại trong lưu trữ 111

Bảng 4.1 Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 6 125

Bảng 4.2 Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 8 126

Bảng 4.3 Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 9 126

Bảng 4.4 Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 2 127

Bảng 4.5 Hệ thống những lỗi thường gặp và RR có thể xảy ra đối với từng

nghiệp vụ lưu trữ 135

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1 Tài liệu lưu trữ của Chi cục Thủy Sản Bắc Giang - Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bị mối xông 77

Hình 3.2 Tài liệu lưu trữbị hư hại về tình trạng vật 78

Hình 3.3 Tài liệu lưu trữ đưa ra chỉnh lý của Bộ Xây dựng năm 2016 86

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lưu trữ là hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ và truyền lại cho muôn đời sau những thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt trên nhiều phương diện Vì vậy, mỗi quốc gia đều có những chính sách, biện pháp khác nhau nhằm hướng tới mục tiêu bảo quản an toàn và khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên những yếu tố mất an toàn, gây thiệt hại bất ngờ cho các đối tượng trong lưu trữ vẫn thường xảy ra, người ta gọi đó là rủi ro (RR)

Thực tế ở Việt Nam cũng như nhiều nước trên thế giới đã cho thấy, RR trong lưu trữ có thể xảy đến do nhiều nguyên nhân Trong đó nguyên nhân chủ yếu là do chiến tranh, điều kiện môi trường khí hậu, thiên tai, hỏa hoạn …Ngoài ra, lưu trữ cũng tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ RR khác đến từ môi trường xã hội như: RR do các quy chế pháp lý, RR do thiếu các biện pháp tổ chức quản lý; RR do thay đổi công nghệ…Những RR nói trên đã gây ra những tổn thất lớn, nhiều khi không thể khắc phục được cho TLLT như: mất mát, thất lạc; tài liệu bị hư hỏng về tình trạng vật lý

… RR trong lưu trữ còn gây ra hậu quả xấu cho những người làm việc trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ như: bị bệnh nghề nghiệp, bị kỷ luật hoặc sa thải, mất uy tín (nếu làm mất hoặc làm lộ tài liệu mật) và đôi khi thiệt hại về tính mạng (không nhiều); hoặc gây thiệt hại về cơ sở vật chất cho các cơ quan lưu trữ như: cháy, nổ nơi bảo quản tài liệu và hư hỏng các trang thiết bị…

Đối diện với những RR như trên, trong những năm qua, các nhà khoa học, các nhà quản lý trong lĩnh vực lưu trữ trên thế giới và ở Việt Nam đã dành sự quan tâm nghiên cứu và không ngừng đề xuất các biện pháp để hướng tới mục tiêu kiểm soát, ngăn ngừa, hạn chế tối đa những nguy cơ gây RR và khắc phục RR trong lưu trữ

Ở các nước phát triển, ban đầu những nghiên cứu thường tập trung vào việc giải quyết hậu quả do RR mang lại Nhưng về sau, sự quan tâm của giới nghiên cứu

ở những nước này đã hướng tới các biện pháp chủ động nhằm kiểm soát, ngăn ngừa

và hạn chế RR Đây là cách tiếp cận vấn đề theo hướng quản trị rủi ro (QTRR) - một cách tiếp cận mang tính khoa học, chủ động và hiệu quả

Ở Việt Nam, theo khảo sát của chúng tôi (sẽ được trình bày chi tiết trong Chương 1- tổng quan tình hình nghiên cứu), đã có những nghiên cứu về dự phòng, khắc phục một số RR cho tài liệu lưu trữ dưới góc độ bảo quản, bảo hiểm và số hóa Nhưng chưa có nghiên cứu nào bàn tới vấn đề QTRR trong lưu trữ

Trong hoạt động quản lý, theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2017), cách tiếp cận

và giải quyết vấn đề RR trong lưu trữ ở Việt Nam mới chỉ được thực hiện theo hai hướng [55, tr.8]

Hướng thứ nhất, sau khi RR xảy ra, các cơ quan, tổ chức lưu trữ bắt đầu quan tâm lý giải nguyên nhân và tìm cách ứng phó, giải quyết hậu quả Còn nếu ở đâu chưa gặp RR thì công việc này ít được chú trọng

Hướng thứ hai, chỉ tập trung áp dụng các biện pháp dự phòng cho những RR nghiêm trọng như chiến tranh, hỏa hoạn, chưa quan tâm nhiều đến các loại nguy cơ gây RR khác

Nếu theo hướng thứ nhất, vấn đề RR trong lưu trữ mới chỉ được tiếp cận và giải quyết theo cách bị động thì hướng thứ hai, tuy đã có biện pháp dự phòng, nhưng chưa bao quát đến các nguyên nhân và nguy cơ RR khác Hay nói cách khác,

ở phạm vi quản lý, vấn đề RR trong lưu trữ ở Việt Nam (VN) chưa được tiếp cận và giải quyết đầy đủ dưới góc độ QTRR

Trong khi đó, thời gian qua ở Việt Nam đã có nhiều ngành, lĩnh vực như kinh tế, ngân hàng, xây dựng, giao thông vận tải, du lịch… nghiên cứu ứng dụng lý thuyết về QTRR để hướng tới mục tiêu chủ động kiểm soát RR, nhằm hạn chế thiệt hại, tổn thất, thậm chí còn giúp các cơ quan, tổ chức tận dụng một số cơ hội do RR mang lại để phát triển QTRR đã được đưa thành môn học trong chương trình đào tạo đại học và sau đại học của những ngành mà nguy cơ RR và RR thường xảy ra với tần suất phổ biến

Từ những vấn đề trên, chúng tôi cho rằng: Lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực đã và đang tồn tại những nguy cơ RR và khi RR xảy ra thường rất lớn và nhiều khi không có gì có thể bù đắp được Vì TLLT là bản gốc, bản chính, hầu hết là độc bản Do đó, lưu trữ là ngành rất cần quan tâm đến vấn đề QTRR Điều này đặc biệt cần thiết đối với Việt Nam

Với mong muốn nghiên cứu, tìm kiếm những giải pháp hiệu quả, chủ động với mọi RR, nguy cơ RR và tìm cách kiểm soát, ngăn ngừa, hạn chế, khắc phục,

vượt qua RR trong lưu trữ, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài luận án “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (Qua thực tế ở Việt Nam)

Thực hiện luận án này, chúng tôi hướng tới mục đích sau:

- Một là: Nâng cao hiểu biết của các cơ quan quản lý, cơ quan lưu trữ, cán bộ lưu trữ về sự cần thiết phải QTRR nhằm đảm bảo an toàn cho các đối tượng trong lưu trữ;

- Hai là: Góp phần giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ có nhận thức toàn diện,

hệ thống về nguy cơ rủi ro, các loại rủi ro;

- Ba là: Góp phần tìm kiếm những giải pháp để nâng cao hiệu quả QTRR trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ;

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của luận án

Để thực hiện được mục tiêu trên, luận án có nhiệm vụ:

- Một là: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về QTRR như: khái niệm rủi ro, quản trị rủi ro; nội dung QTRR; phương pháp nhận diện, đánh giá, đo lường rủi ro;

- Hai là: Nghiên cứu làm sáng tỏ cơ sở lý luận và hoạt động thực tiễn về QTRR trong lưu trữ ở Việt Nam;

- Ba là: Nhận diện, đo lường RR và nguy cơ RR trong lưu trữ ở Việt Nam;

- Bốn là: Đề xuất giải pháp giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ QTRR theo

hướng chủ động, khoa học và hiệu quả hơn

3 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu

Để triển khai luận án, chúng tôi đặt ra một số câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu sau đây:

* Câu hỏi thứ nhất: Những vấn đề lý luận cơ bản của QTRR trong lưu trữ

là gì?

Trả lời câu hỏi này, chúng tôi đưa ra giả thuyết nghiên cứu: “Lý luận QTRR trong lưu trữ kế thừa những nội dung cơ bản của QTRR nói chung nhưng có những đặc trưng riêng”

* Câu hỏi thứ hai: Nguyên nhân dẫn đến RR trong lưu trữ ?

Với câu hỏi thứ hai, giả thuyết được đưa ra: “Do VN là quốc gia có nhiều yếu

tố bất lợi về thiên nhiên, khí hậu, là đất nước đang phát triển nên điều kiện dành cho lưu trữ còn hạn chế… Đây là những nguyên nhân mang đến nhiều RR trong lưu trữ”

* Câu hỏi nghiên cứu thứ ba: Giải pháp để QTRR trong lưu trữ là gì?

Trả lời câu hỏi thứ ba, giả thuyết được đưa ra: “Lưu trữ VN đã có những biện pháp ứng phó nhưng chưa đầy đủ, còn bị động, chưa áp dụng các biện pháp khoa

học mang tính chủ động dự phòng, kiểm soát, ứng phó RR”

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận án

* Đối tượng nghiên cứu: Đề tài luận án là QTRR trong lưu trữ (qua thực tế

ở Việt Nam) Vì vậy đối tượng nghiên cứu được xác định là các loại RR, những yếu

tố tác động gia tăng RR và các biện pháp nhằm QTRR trong lưu trữ

Với đề tài QTRR trong lưu trữ, thuật ngữ “lưu trữ” được chúng tôi sử dụng với 02 nghĩa:

+ Khi được dùng với nghĩa là động từ: Lưu trữ là một hoạt động lưu giữ, giữ

lại những văn bản, giấy tờ có giá trị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng

chứng, chứng cứ khi cần thiết

+ Khi được dùng với nghĩa là danh từ: lưu trữ là từ để chỉ nơi bảo quản tài liệu lưu trữ ( lưu trữ cơ quan, trung tâm lưu trữ; cơ quan quản lý lưu trữ từ trung ương đến địa phương)

* Phạm vi nghiên cứu gồm:

- Phạm vi về nội dung: Với đề tài QTRR trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt

Nam), chúng tôi giới hạn phạm vi nghiên cứu QTRR ở cấp vĩ mô (gồm tầm nhìn

và trách nhiệm của cơ quan lưu trữ), chưa nghiên cứu QTRR cho công tác lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức cụ thể

Ngoài ra, đối tượng được chúng tôi tập trung nghiên cứu là QTRR đối với tài liệu lưu trữ Vì TLLT là đối tượng quan trọng của công tác lưu trữ Mọi hoạt động của lưu trữ đều hướng tới mục tiêu bảo quản an toàn và phát huy giá trị của TLLT Hiện nay ở Việt Nam, TLLT tồn tại dưới nhiều dạng mang tin khác nhau, bao gồm: tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu được số hoá Trong luận án của mình, chúng tôi tập trung nghiên cứu những vấn đề gây mất an toàn, tổn thất đối với TLLT trên giấy Sỡ dĩ chúng tôi lựa chọn nghiên cứu, QTRR đối với tài liệu giấy vì trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở VN, tài liệu giấy vẫn chiếm số lượng chủ yếu Mặt khác, trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia, TLLT được ghi trên giấy chiếm số lượng lớn nhất so với các loại hình TLLT khác, thời gian hình thành tài liệu sớm nhất Nhiều tài liệu hiện đã và đang phải đối mặt với những RR gây hư hại, tổn thất lớn đứng trước nguy cơ bị mất vĩnh viễn, hoặc đang trong tình trạng hư hỏng nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau gây ra

- Phạm vi về thời gian: Chúng tôi nghiên cứu, khảo sát để nhận diện RR,

nguy cơ RR trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở Việt Nam trong giai đoạn từ 1945 hiện nay

- Phạm vi về không gian: Với đề tài QTRR trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt

Nam), chúng tôi không giới hạn phạm vi không gian nghiên cứu Tuy nhiên trong quá trình điều tra, khảo sát, chúng tôi chủ yếu thực hiện tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống lưu trữ nhà nước bao gồm: cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở TW và địa phương, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các lưu trữ

cơ quan Bộ, ngành… Đối với các cơ quan lưu trữ Đảng và doanh nghiệp, vì nhiều

lý do, chúng tôi có tham khảo tài liệu, nhưng không tiến hành khảo sát sâu

5 Góc độ tiếp cận và phương pháp nghiên cứu

- Góc độ tiếp cận: Luận án của chúng tôi tiếp cận vấn đề từ hai góc độ: lưu

trữ học và quản trị học, cụ thể là QTRR Lưu trữ học là ngành khoa học nghiên cứu

về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Khoa học về QTRR là ngành khoa học nghiên cứu về các yếu tố, đối tượng gây RR, nguy cơ RR và các biện pháp để kiểm soát, ngăn chặn, phòng ngừa, hạn chế những thiệt hại do RR gây ra

Mục tiêu của quản trị rủi ro trong lưu trữ là để đảm bảo cho các đối tượng: tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong lưu trữ không gặp

RR hoặc nếu gặp RR thì mức độ thiệt hại được hạn chế ở mức thấp nhất Vì vậy, nhiệm vụ của QTRR là phải nhận diện, kiểm soát các nguyên nhân dẫn đến những

RR, nguy cơ RR gây thiệt hại không mong muốn Do đó, vấn đề này cần được tiếp cận ở cả hai góc độ nêu trên

- Phương pháp nghiên cứu: để thực hiện luận án, chúng tôi đã sử dụng

nhiều phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp luận: Luận án sử dụng phương pháp luận duy vật lịch sử và

duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác Lênin Đây là những phương pháp giúp chúng tôi định hướng tư duy, lập trường nghiên cứu Cụ thể, khi khảo cứu, hệ thống, đánh giá các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo, chúng tôi luôn tôn trọng quan điểm khách quan, đánh giá toàn diện nhiều chiều; phê phán, kế thừa có chọn lọc và đặt trong bối cảnh lịch sử xã hội, không phiến diện chủ quan duy ý trí, các luận cứ đưa ra đảm bảo có luận chứng cụ thể, rõ ràng

+ Phương pháp cụ thể: Để nghiên cứu QTRR trong lưu trữ, các phương pháp

được chúng tôi sử dụng là phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học và phương pháp nghiên cứu liên ngành của khoa học quản trị nói chung (tập trung vào QTRR)

Về phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học: Hiện nay, theo quan điểm của một số nhà khoa học (đặc biệt là các học giả Trung Quốc), lưu trữ học là khoa học liên ngành, chưa có phương pháp nghiên cứu độc lập1 mà sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu của các ngành khoa học xã hội như: phương pháp hệ thống, phương pháp điều tra, phương pháp quan sát; phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và tổng hợp, nhưng phải dựa trên những quan điểm cơ bản như: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và lấy đặc điểm, giá trị của tài liệu lưu trữ làm định hướng

xã hội, khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật

Ở góc độ khoa học QTRR, chúng tôi áp dụng phương pháp để nhận diện, đo lường RR, nguy cơ RR và các biện pháp để kiểm soát RR Lý thuyết này sẽ được chúng tôi trình bày trong chương tổng quan và các chương nội dung của luận án

Dưới đây là những phương pháp cụ thể được sử dụng trong luận án:

* Phương pháp hệ thống: được chúng tôi sử dụng khi xem xét các yếu tố

trong hệ thống lưu trữ Các yếu tố đó tồn tại và hoạt động trong môi trường tác động, tương tác trực tiếp với nhau như: môi trường tự nhiên khí hậu, môi trường văn hóa, pháp luật, tổ chức Phân tích các yếu tố trong hệ thống lưu trữ là cơ sở để chúng tôi nhận diện các yếu tố làm gia tăng RR, nguy cơ RR trong lưu trữ

* Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là phương pháp không thể

thiếu trong nghiên cứu các khoa học xã hội nói chung và lưu trữ học nói riêng Phương pháp phân tích, tổng hợp được chúng tôi sử dụng để xử lý các số liệu từ phương pháp điều tra phỏng vấn, điều tra qua phiếu và khảo sát trực tiếp Từ những thông tin thu thập được, chúng tôi phân tích để đưa ra những luận cứ, luận chứng chứng minh RR và nguy cơ RR trong lưu trữ là điều có thật luôn tiền ẩn, gây nhiều tổn thất

* Phương pháp điều tra, khảo sát, trải nghiệm thực tiễn: là những phương

pháp quan trọng để chúng tôi thu thập cơ sở dữ liệu nhằm nhận diện, đo lường, đánh

giá những RR đã từng xảy ra, nguy cơ xảy ra RR trong tương lai Phương pháp

điều tra là phương pháp cơ bản thường dùng trong lưu trữ học Lưu trữ học là môn khoa học có tính thực tiễn, bắt nguồn từ thực tiễn và quay trở lại xây dựng nền tảng

cơ sở lý luận để phục vụ hoạt động thực tiễn Sử dụng phương pháp điều tra là cách tìm hiểu trong thực tiễn đã xảy ra những RR nào, mức độ thiệt hại, tổn thất của những RR đó Phương pháp này có hai hình thức cơ bản là điều tra phỏng vấn và điều tra qua bảng hỏi Quá trình thực hiện chi tiết các phương pháp này sẽ được chúng tôi trình bày tại chương 2

Phương pháp khảo sát, trải nghiệm: Khác với phương pháp điều tra qua bảng hỏi, phương pháp khảo sát, trải nghiệm được chúng tôi tiến hành bằng cách trực tiếp quan sát, đánh giá những yếu tố, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức

lưu trữ để phân tích nhận diện những nguy cơ có thể gây RR Phương pháp này được thực hiện sau khi có kết quả thu về từ các phiếu khảo sát Chúng tôi lựa chọn ngẫu nhiên một số cơ quan, tổ chức, nơi đã phát phiếu để đến trực tiếp khảo sát, mô

tả Mục đích của phương pháp này nhằm làm sáng tỏ những nội dung còn thiếu trong phiếu khảo sát và là phương pháp giúp chúng tôi kiểm tra xác định độ chính xác của các thông tin được khảo cứu Nôi dung khảo sát tập trung làm sáng tỏ những vấn đề như điều kiện kho bảo quản, chế độ nhiệt độ, độ ẩm trong kho; đội ngũ cán bộ lưu trữ, quá trình thực hiện nghiệp vụ, nhiệm vụ trong công tác lưu trữ

* Phương pháp chuyên gia: Đây là phương pháp được chúng tôi thực hiện trong quá trình phỏng vấn, tham vấn xây dựng các tiêu chí để đánh giá, đo lường

RR và nguy cơ RR Các chuyên gia được chúng tôi lựa chọn là các cán bộ quản lý, chuyên viên có kinh nghiệm trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ; cán bộ là giảng viên tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ và chuyên gia thống kê định lượng

6 Tài liệu tham khảo

Luận án của chúng tôi đã tiếp cận và sử dụng nhiều nguồn tài liệu tham khảo gồm:

- Các công trình nghiên cứu được được hệ thống tại chương Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Các sách chuyên khảo, giáo trình về lý thuyết QTRR

- Các sách, giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam

- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của VN và một số nước do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức dịch như: Pháp, Hàn Quốc…

- Tư liệu khảo sát từ thực tế

7 Đóng góp của luận án

Nếu được thực hiện thành công, luận án sẽ có những đóng góp sau:

Về khoa học: Luận án là công trình đầu tiên nghiên cứu có hệ thống về vấn

đề đảm bảo an toàn, phòng tránh RR cho các đối tượng trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam) dưới góc tiếp cận ứng dụng lý thuyết QTRR Đây là hướng tiếp cận mới, liên ngành, chưa đươc thực hiện ở các công trình nghiên cứu trước đó Luận án sẽ góp phần bổ sung,xây dựng lý thuyết về QTRR trong lưu trữ để áp dụng vào VN

Về thực tiễn: Luận án góp phần nâng cao nhận thức của đội ngũ lãnh đạo và

cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ trong việc đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị, con người phòng chống, khắc phục những biến

cố, khủng hoảng và rủi ro; góp phần tổng kết, đánh giá những rủi ro đã xảy ra trong

lưu trữ ở VN, đồng thời quan tâm giải quyết vấn đề RR trong lưu trữ trên cơ sở áp dụng tư duy và lý thuyết QTRR; xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản trị rủi ro từ cấp nhà nước đến các tổ chức lưu trữ

8 Bố cục của luận án

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận án được chia thành 04 chương

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đây là chương mở đầu nhằm đánh giá tình hình nghiên cứu về rủi ro, quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong lưu trữ nói riêng của các học giả trong và ngoài nước Nội dung của chương tập trung làm sáng tỏ các quan điểm nghiên cứu về: rủi ro, quản trị rủi ro, nội dung quản trị rủi ro, các phương pháp để nhận diện, đo lường, đánh giá rủi ro

Chương 2: Cơ sở lý luận và thực tiễn về QTRR trong lưu trữ (qua thực

tế ở Việt Nam)

Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu làm sáng tỏ cơ sở lý luận về QTRR

và thực tiễn hoạt động QTRR trong lưu trữ ở Việt Nam Nội dung lý luận QTRR trong lưu trữ được thể hiện qua kết quả phân tích các khái niệm RR, QTRR, nội dung, mục tiêu, nguyên tắc QTRR trong lưu trữ Từ nền tảng cơ sở lý luận, chúng tôi khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ liên quan đến QTRR nhằm làm sáng tỏ cơ sở thực tiễn của hoạt động này ở Việt Nam

Chương 3: Nhận diện, đo lường RR và nguy cơ RR trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)

RR mang tính bất ngờ, ngoài mong muốn của con người nhưng không tự dưng mà đến, nó có nguyên nhân hoặc do các nguy cơ tác động xảy ra Vì vậy ở chương 3, chúng tôi sẽ làm rõ những RR, nguyên nhân và phân tích nguy cơ RR trong lưu trữ ở Việt Nam; thực hiện (thử nghiệm) áp dụng phương pháp đánh giá,

đo lường RR nhằm xác định mức độ tác động của các nhân tố đối với RR trong lưu trữ qua các số liệu khảo sát thực tiễn

Chương 4: Giải pháp QTRR trong lưu trữ ở Việt Nam

Trên cơ sở những nội dung được nghiên cứu trình bày tại các chương, trong chương này chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháp chuyên môn và các giải pháp về

tổ chức quản lý để thực hiện QTRR trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở Việt Nam

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng luận án không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô, các chuyên gia để luận án được hoàn thiện Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các cơ quan lưu trữ, các cá nhân đã cung cấp tư liệu Đặc biệt, tôi xin dành lời cảm ơn tới PGS.TS Vũ Thị Phụng, giảng viên hướng dẫn và các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã động viên, tạo nhiều thuận lợi, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận án

Xin trân trọng cảm ơn./

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Với đề tài “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)”, chúng tôi xác định những từ khóa: RR, QTRR và QTRR trong lưu trữ Dựa vào những từ khóa này, chúng tôi tìm kiếm các công trình nghiên cứu về vấn đề nói trên để phục

vụ tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1 Nguồn tư liệu, tài liệu sử dụng trong tổng quan

1.1.1 Các công trình nghiên cứu về RR và QTRR nói chung

Chúng tôi thực hiện sưu tầm, hệ thống các công trình nghiên cứu từ nguồn cơ

sở dữ liệu: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Hành chính Quốc gia … hệ thống các webside cung cấp nguồn tư liệu như: tulieu.vn, tài liệu 123, google sách, schoolship…Kết quả được chúng tôi thống kê như sau:

Bảng 1.1 Thống kê các công trình nghiên cứu về RR và QTRR

- QTRR trong nông nghiệp

2 Luận án 03 2006, 2010, 2012 - QTRR trong hoạt động ngân hàng;

kinh doanh vật liệu xây dựng,

- Các biện pháp QTRR đối với các công trình giao thông vận tải

3 Luận văn 2002 Từ năm 2000 đến

nay

Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết QTRR nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các cơ quan, tổ chức

- Quản trị kinh doanh

- Quản lý rủi ro trong tổ chức

- Rủi ro và bảo hiểm

- Khái niệm và quản lý RR

Nguồn: Tác giả thống kê năm 2017

Qua bảng thống kê cho thấy, có nhiều điểm khác biệt về loại hình, thời gian

công bố các nghiên cứu của học giả trong nước và ngoài nước

a Về loại hình nghiên cứu :

- Ở trong nước: chiếm số lượng lớn nhất là các công trình nghiên cứu thực hiện dưới dạng đề tài luận văn thạc sĩ của các học viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, ngân hàng, du lịch Tiếp đến là các bài viết được đăng trên tạp chí, hội thảo khoa học Theo thống kê của chúng tôi, hiện nay có khoảng 50 bài viết nghiên cứu

về lý thuyết RR và ứng dụng lý thuyết QTRR trong nhiều lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội; thứ ba là các sách chuyên khảo, giáo trình giảng dạy với số lượng 12 cuốn; thứ tư là các luận án tiến sĩ Trong cơ sở dữ liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện có 03 cuốn luận án tiến sĩ trực tiếp nghiên cứu về QTRR trong lĩnh vực ngân hàng, công trình giao thông, kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng;

- Ở nước ngoài: nghiên cứu về RR và QTRR được công bố dưới dạng sách

chiếm số lượng vượt trội với 25 công trình; bài viết trên tạp chí hoặc hội thảo khoa học chiếm số lượng ít hơn, với 04 bài viết Hiện nay, ngoài hai loại hình nghiên cứu

đã được công bố trên, chúng tôi chưa tìm thấy các loại hình nghiên cứu khác của các học giả nước ngoài

3

Tổng hợp theo thống kê của Trịnh Thùy Anh (2006) “Nghiên cứu một số giải pháp quản lý rủi ro trong các

dự án xây dựng công trình giao thông ở Việt Nam” Luận án TS Thư viện Quốc gia Việt Nam, mã số LA 06.0544.1 và Nguyễn Thị Quy (2009) trong cuốn Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, Nhà xuất bản Văn hóa

Thông tin 2009 Theo khảo sát của chúng tôi đây là hai công trình khảo cứu nhiều tài liệu nước ngoài nghiên cứu về QTRR nhất

4 Một là của tác giả John Haynes, “Risk as an Economic Factor” tạm dịch là RR trong hoạt động kinh tế

được đăng trên Tạp chí The Quarterly Journal of Economic, IX số 4 (7/1895) 4 ; David Hilson với 02 bài viết

“Managing risk” tạm dịch là Quản trị RR và “Success in risk Management” tạm dịch là “Thành công nhờ

quản trị RR” thuộc chương trình đào tạo Kỹ năng

b Thời gian công bố:

Các công trình nghiên cứu RR và QTRR được các học giả nước ngoài thực hiện và công bố sớm hơn các học giả Việt Nam Theo Trịnh Thùy Anh (2006), năm

1895 John Haynes đã đề cập đến RR trong hoạt động kinh tế Đến thập niên 90 của thế kỷ XX, nghiên cứu về RR và QTRR được các học giả quan tâm hơn thể hiện qua việc gia tăng về số lượng công trình5

Ở trong nước, theo kết quả khảo cứu của chúng tôi, nghiên cứu về RR được công bố sớm nhất vào năm 1991 của tác giả Nguyễn Hữu Thân (1991)

trong cuốn Phương pháp mạo hiểm và phòng ngừa RR trong kinh doanh, Nhà

xuất bản Thông tin Hà Nội Đến những năm 2000, nhiều sách, giáo trình nghiên cứu về hoạt động QTRR trong các tổ chức doanh nghiệp đã được các nhà khoa học khác công bố6

1.1.2 Các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ

Ngoài cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức nói trên, chúng tôi khảo cứu các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ từ nguồn tài liệu,

tư liệu được lưu trữ tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Thư viện Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Webside của lưu trữ các nước như Anh, Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc Do hạn chế về ngôn ngữ, chúng tôi chỉ trực tiếp đọc và dịch các tài liệu từ tiếng Anh; các bài viết, báo cáo khoa học của các tác giả Nga, Trung Quốc, Đức qua phần hỗ trợ tìm kiếm và dịch thuật của cán bộ tại Trung tâm Tư liệu Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Kết quả được chúng tôi tổng hợp như sau:

5

Trịnh Thùy Anh (2006), Nguyễn Thị Quy (2009), Đỗ Hoàng Toàn (2010) và Đoàn Thị Hồng Vân (2013) trong nghiên cứu của mình đã trích dẫn 25 cuốn sách, giáo trình của các học giả nước ngoài có nghiên cứu về

RR và QTRR trong giai đoạn này

6 Đoàn Thị Hồng Vân (2005) “Quản trị RR và khủng hoảng”, NXB Thống kê (sách đã được tái bản 05 lần trong các năm 2006, 2007, 2009, 2011 và 2013; Nguyễn Anh Tuấn (2006) “Quản trị RR trong kinh doanh ngoại thương”, NXB Lao động Xã hội; Ngô Thị Ngọc Huyền, Nguyễn Thị Hồng Thu, Lê Tấn Bửu, Bùi Thanh Tráng (2007) “RR trong kinh doanh” NXB Thống kê Hà Nội; Nguyễn Thị Quy (2009) “Quản trị

RR trong doanh nghiệp”, NXB Văn hóa Thông tin và Đỗ Hoàng Toàn (2010) “Quản trị RR”, NXB Lao

động Xã hội

Bảng 1.2 Thống kê các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR

- Bảo hiểm tài liệu giấy

- Công nghệ bảo hiểm tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ

37 1967 -Nguyên nhân gây hư hại TLLT

- Các biện pháp khắc phục khi tài liệu gặp một số rủi ro như côn trùng phá hoại, tài liệu bị ngập lụt, tài liệu bị hư hỏng tình trạng vật lý

- Bảo quản dự phòng

* Ở nước ngoài

TT Loại hình Số

lƣợng Thời gian Nội dung đề cập trong NC

1 Sách 04 1993- 2009 - An ninh trong bảo tàng, lưu trữ,

- Các tác nhân gây hư hại tài liệu

- Các biện pháp khắc phục khi tài liệu

bị hư hỏng

- Cảnh báo nguy cơ hư hỏng tài liệu

- Đánh giá các nguy cơ gây rủi ro

Nguồn: Tác giả luận án tổng hợp năm 2017

Qua bảng tổng hợp trên, chúng tôi nhận thấy:

a Về loại hình nghiên cứu:

Chiếm số lượng nhiều nhất là bài báo/ báo cáo đăng trên tạp chí hoặc tại hội thảo khoa học Theo thống kê chưa đầy đủ có 37 công trình nghiên cứu của các tác giả Việt Nam và 35 công trình của các tác giả nước ngoài

Ở nước ngoài, các học giả đã công bố 04 cuốn sách nghiên cứu các thảm

họa gây thiệt hại trong các cơ quan thư viện, lưu trữ và bảo tàng Cụ thể: “Museum

archive, and library security (An ninh trong bảo tàng, lưu trữ và thư thư viện) của

Lawrence J Fennelly nhà xuất bản Butterworth năm 1983; “Disaster Recovery for

Archives, Libraries and Records Management Systems in Australia and New Zealand, (Khắc phục những thảm họa trong lưu trữ, thư viện và quản lý hệ thống

hồ sơ tài liệu ở Autralia và New Zealand) của Judith Doig xuất bản năm 1997;

“Building an Emergency Plan (Xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp) của J.Paul Getty Trust xuất bản tại Mỹ năm 1999; “Disaster Management in Archives,

Libraries and Museums”(Quản trị thảm họa trong lưu trữ, thư viện và bảo tàng)

của tác giả Graham Matthews, Yvonne Smith and Gemma Knowles xuất bản tại Anh năm 2009

Ở Việt Nam cho đến nay, chúng tôi chưa tìm thấy cuốn sách nào trực tiếp đề cập các vấn đề trên Tuy nhiên, một số vấn đề thuộc nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ như những nguy cơ gây hư hỏng tài liệu và các biện pháp khắc phục, dự phòng

đã được các tác giả công bố giới thiệu trong 05 công trình nghiên cứu khoa học và

04 luận văn thạc sĩ

b Về thời gian công bố

Theo thông tin chúng tôi tiếp cận, từ thập niên 60 của thế kỷ XX các học giả Liên Xô là những người đầu tiên công bố nghiên cứu có liên quan đến tác nhân gây

hư hại tài liệu lưu trữ Những năm cuối của thập niên 60 - 70, các học giả lưu trữ Việt Nam đã công bố một số bài viết đề cập những yếu tố gây hại cho tài liệu lưu trữ từ môi trường, khí hậu và vấn đề phòng chống tác động của lửa, nước, chiến tranh

Đến những năm 90 của thế kỷ XX, nghiên cứu nhận diện những nguy cơ

RR đối với tài liệu lưu trữ và đề xuất các biện pháp để hạn chế những nguy cơ đó

được các học giả phương tây như Đức, Anh, Ba Lan, Hungary đề cập trực tiếp và đầy đủ hơn Hội đồng Lưu trữ quốc tế đã xuất bản Tập san Atlanti năm 1992,

1993, 1995 tập hợp các bài viết nghiên cứu đề cập đến một số nguy cơ RR đối với tài liệu lưu trữ

Từ năm 2000 đến nay, nghiên cứu RR trong lưu trữ được các nhà lưu trữ học Trung Quốc quan tâm Các hướng nghiên cứu chính được đề cập: nghiên cứu hệ thống đảm bảo an toàn, cảnh báo sớm những nguy cơ RR; các biện pháp để khắc phục những RR khi xảy ra đối với tài liệu lưu trữ Đặc biệt trong năm 2008, tác giả Ana Catarina Pinheiro và Maria Filomena Macedo Trường Đại học Lisbon Bồ Đào

Nha công bố bài viết “Risk assessment A comparative study of archive storage

rooms” tạm dịch là Đánh giá rủi ro: một nghiên cứu so sánh của các phòng kho lưu

trữ và năm 2014, tác giả Alpaslan Hamdi Kuzucuğlu (Thổ Nhĩ Kỳ) đã công bố

nghiên cứu “Risk management in libraries, archives and museums” tạm dịch là

quản trị RR trong lưu trữ, thư viện, bảo tàng Đây là lần đầu tiên thuật ngữ QTRR trực tiếp xuất hiện trong nghiên cứu về lưu trữ, thư viện và bảo tàng

Năm 2015, 2016 và 2017, tác giả luận án công bố 03 bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số tháng 8/2015, 8/2016 và tháng 7/2017 đề cập vấn đề

nghiên cứu RR trong lưu trữ, cụ thể là: “Dự phòng rủi ro - Sự cần thiết trong tổ

chức quản lý lưu trữ”; bài viết “Những nghiên cứu của các học giả quốc tế và Việt Nam về nhận diện rủi ro và nguy cơ rủi ro trong lưu trữ” và bài viết “Nguy cơ RR đối với tài liệu lưu trữ nhìn từ góc độ tổ chức quản lý công tác lưu trữ”

Như vậy, qua khảo cứu các nguồn tư liệu, tài liệu cho thấy, ở Việt Nam và nước ngoài chưa có những nghiên cứu quy mô được công bố dưới dạng sách, giáo trình, đề tài, luận văn, luận án đề cập trực tiếp về QTRR trong lưu trữ Một số sách được công bố của các tác giả nước ngoài (như đã dẫn) là những nghiên cứu về quản

lý thảm hoạ, dự phòng thiệt hại trong lưu trữ được lồng ghép chung với ngành thư viện và bảo tàng Nghiên cứu trực tiếp về những thiệt hại và một số biện pháp dự phòng, khắc phục trong lưu trữ mới được công bố dưới dạng các bài viết đăng trên tạp chí hoặc các hội thảo khoa học

đề của xã hội đương đại và được nhiều ngành, lĩnh vực quan tâm nghiên cứu

Ở nước ngoài7, quan điểm về RR được John Haynes khởi xướng trong bài

viết “Risk as an Economic Factor tạm dịch là “Rủi ro là một nhân tố trong kinh tế”

trên The Quarter Journal of Economic (Tạp chí Kinh tế) năm 1895 khi cho rằng:

“rủi ro là khả năng xảy ra tổn thất” Đến năm 1951, Allan H Willett trong cuốn

The Economic Theory of risk and Insurance tạm dịch là “Lý thuyết rủi ro và Bảo

hiểm” khẳng định “RR là sự không chắc chắn về tổn thất ”; tác giả Frank Knight

trong tác phẩm “Risk, uncertaily and profit” tạm dịch là “RR, không chắc chắn và lợi nhuận” nhà xuất bản Boston and New York trang 233, thì khẳng định “RR là sự

bất trắc có thể đo lường được”; tác giả Irving Pfeffee (Mỹ), Marylu Hard McCorty

(Anh) trong những nghiên cứu của mình đã đưa ra qua điểm;“rủi ro là tổ hợp

những sự ngẫu nhiên có thể đo lường được bằng xác suất” và “rủi ro là trạng thái trong đó các biến cố xảy ra trong tương lai có thể xác định được”

Ở Việt Nam, quan điểm về RR được tác giả Nguyễn Hữu Thân (1991) đưa

ra “rủi ro là sự bất trắc gây ra mất mát, thiệt hại” [68, tr.122] Tác giả Nguyễn Thị Quy và công sự (2009) sách Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, quan niệm RR “là

tình huống của thế giới khách quan trong đó tồn tại khả năng xảy ra một sự sai lệch bất lợi so với kết quả được dự tính hay mong chờ” [59, tr.18] Tác giả Đoàn Thị

Hồng Vân và cộng sự (2013) trong cuốn Quản trị rủi ro và khủng hoảng với quan

7 Các quan điểm về RR của các học giả nước ngoài đã được nhắc đến trong nhiều nghiên cứu về RR của các tác giả như Nguyễn Thị Quy, Đỗ Hoàng Toàn, Đoàn Thị Hồng Vân, Trịnh Thùy Anh

niệm: “rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được, nó có thể tạo ra những tổn thất,

thiêt hại hoặc làm mất đi những cơ hội sinh lời nhưng cũng có thể đưa đến những lợi ích cơ hội trong kinh doanh” [99, tr.31]

Như vậy cho đến nay, khái niệm về RR chưa được các nhà khoa học hiểu một cách thống nhất và có nhiều quan điểm khác nhau về RR Điểm chung lớn nhất

trong các quan điểm về RR là đều nhấn mạnh đến khía cạnh thiệt hại, tổn thất khi

RR xảy ra và đặc tính bất ngờ không báo trước của RR

1.2.1.2 Phân loại rủi ro

Theo các nhà khoa học, RR có rất nhiều loại và do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra Vì vậy, cần xác định các tiêu chí phân loại RR

+ Ở nước ngoài: tác giả Anthony Walker (1996) phân loại RR theo nguyên

nhân gây RR, theo tiêu chí này RR gồm có: RR do môi trường xã hội, RR do sai lầm của con người, RR do hành động bất cẩn Caltrans (2003) chia RR thành 02

loại: RR phát sinh từ môi trường bên ngoài (khách quan) và RR phát sinh từ môi

trường bên trong (chủ quan) Jay Chistensen phân loại RR thành: RR có thể tính toán được và RR không thể tính toán được [1, tr.13]

* Ở Việt Nam, tác giả Nguyễn Thị Quy (2009), phân loại RR theo 04 tiêu chí:

theo tính chất; phạm vi ảnh hưởng; nguyên nhân và tác động của môi trường [59, tr.21-22] Nếu theo tính chất, RR có hai loại là RR suy đoán và RR thuần túy; nếu theo phạm vi ảnh hưởng có RR cơ bản và RR riêng biệt; theo nguyên nhân có RR do yếu tố khách quan và RR do yếu tố chủ quan; theo tác động của môi trường có RR tự nhiên, RR pháp luật và RR văn hóa Đoàn Thị Hồng Vân (2010) [99], đưa ra 05 cách phân loại RR: theo truyền thống; theo nguồn gốc; theo môi trường tác động; theo đối tượng và theo ngành, lĩnh vực Nếu phân loại theo phương pháp truyền thống, RR có

3 nhóm cơ bản: RR từ thảm họa (động đất, lũ lụt, chiến tranh, khủng bố); RR tài chính; RR tác nghiệp và RR chiến lược Nếu phân loại theo nguồn gốc, có 09 loại RR gồm: RR do môi trường thiên nhiên, RR do môi trường văn hóa, RR do môi trường

xã hội, RR do môi trường chính trị, RR do môi trường pháp luật, RR do môi trường kinh tế, RR do môi trường công nghệ, RR do môi trường hoạt động của tổ chức, RR

do nhận thức của con người Nếu phân loại theo môi trường tác động sẽ có RR do

môi trường bên ngoài tác động gây ra và RR do môi trường bên trong tổ chức gây ra Nếu phân loại theo đối tượng RR sẽ có: RR về tài sản, RR về nhân lực và RR về trách nhiệm pháp lý Nếu phân loại RR theo ngành, lĩnh vực sẽ có: RR trong công nghiệp,

RR trong nông nghiệp; RR trong kinh doanh thương mại, RR trong xây dựng, RR trong giáo dục đào tạo Tác giả Đỗ Hoàng Toàn (2010) [76], phân chia RR theo 06 cách : theo cách xử lý; tác động dẫn xuất; tốc độ xảy ra tổn thất; mức độ cảm nhận; phạm vi ảnh hưởng và mức độ tác hại

Như vậy, đã có nhiều cách phân loại RR được các học giả trong nước và ngoài nước nghiên cứu xây dựng Khi nghiên cứu về RR, cần tùy theo đối tượng, mục đích để lựa chọn cách phân loại RR phù hợp Hiểu về RR, các loại RR là cơ sở quan trọng để thực hiện các biện pháp phòng ngừa

1.2.1.3 Khái niệm quản trị rủi ro

Cho đến nay, khái niệm QTRR cũng có nhiều định nghĩa

- Ở nước ngoài, các học giả như H.Beenhakker (1993), J.Raftery (1994),

M.Rosenau (1998) cho rằng “QTRR là quá trình nhận dạng, xác định, phân tích, đo

lường mức độ RR, trên cơ sở đó lựa chọn, triển khai và quản lý các hoạt động đối phó với RR có thể xảy ra” [1, tr.10]

- Ở trong nước, các tác giả Nguyễn Quang Thu (1998) [69], Nguyễn Thị

Hương (2004) [39] cho rằng QTRR là những nỗ lực của các cơ quan, tổ chức để giảm thiểu các tác động gây ra thiệt hại, tổn thất Tác giả Trịnh Thùy Anh (2006)

khẳng định “QTRR là chủ động kiểm soát các sự kiện tương lai dựa trên cơ sở dự

báo trước các sự kiện chứ không phải phản ứng thụ động trước các sự kiện đó” [1,

tr.19] Theo Nguyễn Thị Quy (2009), thuật ngữ QTRR bắt đầu xuất hiện phổ biến từ

thập niên 50 của thế kỷ XX, “QTRR là quá trình xử lý các RR một cách có hệ thống,

khoa học, toàn diện thông qua các hoạt động nhận diện và đánh giá RR, xây dựng

và thực thi các kế hoạch phòng ngừa, ngăn chặn RR xảy ra, thực hiện việc kiểm soát, giảm thiểu những tổn thất gây cho doanh nghiệp một khi xảy ra RR cũng như

dự phòng về tài chính để bù đắp cho các tổn thất đó” [59, tr.54] Tác giả Đoàn Thị

Hồng Vân (2013) cho rằng, trong quá khứ có nhiều học giả coi QTRR đơn thuần là mua bảo hiểm QTRR gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp và có chức năng

gần giống với quản trị nói chung Theo đó “QTRR là sự cố gắng của tổ chức để

nhận ra và lượng hóa các khả năng xảy ra rủi ro đồng thời đề xuất các kế hoạch nhằm loại trừ hoặc giảm bớt các hậu quả mà RR có thể gây ra”[99, tr.65]

Mặc dù có nhiều khái niệm về QTRR nhưng điểm chung của các nghiên cứu đều cho rằng QTRR là quá trình chủ động nhận diện RR để kiểm soát nguồn gốc

RR, dự phòng giảm thiểu tổn thất, chủ động khắc phục khi RR xảy ra

1.2.1.4 Nội dung của quản trị rủi ro

Qua khảo cứu, chúng tôi thấy về cơ bản các nhà nghiên cứu đã thống nhất xác định nội dung của QTRR bao gồm: nhận diện xác định RR; đánh giá, đo lường

và kiểm soát RR

+ Về nhận diện xác định RR: Theo Nguyễn Thị Quy (2009), để QTRR trước

hết phải nhận diện xác định được RR Nhận diện RR là “quá trình xác định liên tục

và có hệ thống các RR nảy sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhằm thu thập thông tin về các đối tượng có thể gặp RR, nguồn phát sinh RR, các

yếu tố mạo hiểm, hiểm họa, các loại tổn thất mà RR có thể gây ra” [59, tr.55] Để

nhận diện chính xác, đầy đủ các RR trong doanh nghiệp, tác giả đã giới thiệu 02

phương pháp và 03 công cụ phát hiện RR

Theo tác giả, phương pháp nhận diện RR bao gồm: phương pháp dựa trên những RR đã xảy ra trong quá khứ và phương pháp hệ thống an toàn Việc nghiên cứu các RR đã xảy ra không chỉ giới hạn ở những RR đã gây ra thiệt hại mà cả việc phân tích những yếu tố làm gia tăng RR

Phương pháp hệ thống an toàn, theo tác giả là do các nhà khoa học vũ trũ

Mỹ phát triển từ chương trình vũ trụ Vì trong lĩnh vực vũ trụ, các RR trong quá khứ hầu như chưa được biết tới Khi đưa thiết bị, con người lên không gian thực hiện nghiên cứu, các nhà khoa học cần phải biết các nguy cơ có thể xảy ra gây tác động lên con người, trang thiết bị như thế nào Vì vậy, các nhà khoa học của cơ quan hàng không vũ trụ Mỹ Nasa đã xây dựng các mô hình mô phỏng trên cơ sở những phân tích về quy trình và môi trường hoạt động, từ đó phát hiện các tình huống nảy sinh trong môi trường giả định để tìm những nguy cơ RR gây thiệt hại, tổn thất [59, tr.56]

Các công cụ phát hiện RR được tác giả giới thiệu là xây dựng hệ thống các

bảng hỏi điều tra: bảng câu hỏi phân tích RR, bảng hỏi danh mục các nguy cơ RR:

bảng hỏi danh mục các RR được bảo hiểm

Khác với Nguyễn Thị Quy, Trịnh Thị Thùy Anh (2006) giới thiệu 05 phương pháp để nhận diện RR đó là: phỏng vấn, điều tra; phương pháp chuyên gia; phương pháp kỹ thuật biểu đồ; so sánh, đối chiếu; phân tích Theo tác giả, phương pháp phỏng vấn, điều tra cho kết quả tốt với việc thiết lập bảng câu hỏi nghiên cứu về

RR Các câu hỏi cũng được sắp xếp theo nguồn RR hoặc môi trường tác động để xảy ra những RR trước đây như thế nào? Tổn thất là bao nhiêu? Số lần xuất hiện? Biện pháp phòng ngừa đã được sử dụng? Kết quả đạt được? Phương pháp chuyên

gia là phương pháp sử dụng những người có kinh nghiệm thực tế và kỹ năng chuyên

môn trong phán đoán, phân tích để xác định, nhận diện RR Phương pháp kỹ thuật biểu đồ là phương pháp diễn tả mối quan hê giữa các yếu tố nguyên nhân và kết quả

của RR Phương pháp so sánh, đối chiếu là phương pháp xác định RR bằng cách đối

chiếu với danh mục các loại RR đã được xây dựng từ những thông tin trong quá

khứ Phương pháp phân tích là phương pháp được sử dụng để đánh giá thực trạng

và khả năng hoạt động của các cơ quan tổ chức, qua đó nhận diện những nguy cơ

RR Đây là phương pháp được sử dụng để xác định nguyên nhân gây RR Phân tích

RR là việc xem xét để biết trước những khả năng xuất hiện RR và mức độ tác động của nó trong từng tình huống

Như vậy, có nhiều phương pháp khác nhau để nhận diện RR Việc lựa chọn phương pháp, cách thức để nhận diện RR phải tùy theo đặc trưng của mỗi ngành, lĩnh vực và đặc thù của từng cơ quan tổ chức

- Phương pháp định lượng: Theo Trịnh Thùy Anh (2006), Nguyễn Thị Quy

(2009), Đoàn Thị Hồng Vân (2013), trong kinh tế sử dụng phương pháp định lượng

để ước lượng RR về chi phí, thời gian, nguồn lực Các tình huống RR được tính

toán dựa trên các số liệu có liên quan tác động đến đối tượng cần đo lường

- Phương pháp định tính: Đo lường RR theo phương pháp định tính được áp

dụng đối với những RR khó quan sát, RR xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan Phương pháp định tính không đưa ra số liệu cụ thể được tính toán bởi các con

số gắn liền với đối tượng được đo lường Theo các tác giả, hiện nay phương pháp định tính đo lường RR đơn giản và phổ biến nhất là lấy ý kiến chuyên gia8, sau đó

RR được tính theo công thức:

RR = xác suất xuất hiện RR (x) mức độ tác động của RR

* Xác suất RR được gán giá trị

Điểm trung bình RR của các chuyên gia đánh giá, được tính theo công thức

Rji= Pji IjI ( trong đó RjI là điểm của RR do từng chuyên gia đánh giá; PjI

là xác suất xuất hiện RR do chuyên gia đánh giá; IjI là mức độ tác động của RR)

Điểm trung bình của RR càng cao thì nguy cơ RR xảy ra càng lớn Sau khi

có kết quả chấm điểm của các chuyên gia, cơ quan sẽ xây dựng danh mục nguy cơ

RR và sắp xếp theo thứ tự từ lớn đến bé

8

Trong nghiên cứu của mình, các tác giả cho rằng chuyên gia là những người có kinh nghiệm quản lý nhiều

dự án; có kinh nghiệm đối phó với RR

9 Theo lý thuyết RR đã được các nhà khoa học chứng minh, nếu trị số một sự cố hay RR xảy ra = 1 sẽ không được tính là RR Ví dụ một người nhảy từ tầng 10 xuống đất chắc chắn sẽ bị thiệt mạng Vì vậy, hậu quả này không được coi là RR mà đó là điều chắc chắn sẽ xảy ra

+ Về kiểm soát RR

Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2013) kiểm soát RR là “sử dụng các biện pháp,

kỹ thuật, công cụ, chiến lược, các chương trình hành động …để ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi có thể đến với cơ quan, tổ chức” [99, tr.76] Nguyễn Thị Quy (2009) cho rằng: “Kiểm soát RR là một trong hai nội dung trọng tâm của QTRR hiện đại Kiểm soát RR là việc sử dụng các chiến lược, các chương trình hành động, công cụ, kỹ thuật… nhằm ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi của RR đối với doanh nghiệp”[59, tr.68] Theo các tác giả, biện

pháp cơ bản để kiểm soát RR gồm: né tránh RR; ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất; chuyển giao RR

Như vậy qua tổng quan chúng tôi nhận thấy, khái niệm; tiêu chí phân loại RR; nội dung; phương pháp QTRR đã được các tác giả trong và ngoài nước nghiên cứu dưới nhiều góc độ nhưng tương đối thống nhất Quan điểm mở rộng trong nghiên cứu đã góp phần làm cho lý thuyết RR, QTRR có khả năng phù hợp khi ứng dụng vào nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, mỗi ngành, lĩnh vực khi ứng dụng lý thuyết này luôn có những đặc trưng riêng để nhận diện, kiểm soát, dự phòng, khắc phục RR QTRR trong lưu trữ cũng không nằm ngoài những yếu tố đặc thù đó.Chúng tôi sẽ phân tích để làm sáng tỏ những điểm khác biệt về cơ sở lý luận khi nghiên cứu ứng dụng QTRR trong lưu trữ tại chương 2

1.2.2 Những nội dung đã được nghiên cứu liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ

Với những nguồn tư liệu, tài liệu được tiếp cận, chúng tôi chưa tìm thấy công trình nghiên cứu nào đề cập trực tiếp, đầy đủ về QTRR trong lưu trữ Tuy nhiên một

số vấn đề liên quan đã đươc đề cập tới

Dưới góc độ bảo quản tài liệu, các tác giả trong và ngoài nước đã có những nghiên cứu phản ánh tư duy nhận diện những yếu tố gây hư hại cho TLLT, cảnh báo những mối nguy cơ mất an toàn do thiên tai, sai lầm trong quá trình tổ chức quản lý, khai thác sử dụng TLLT Cụ thể như:

1.2.2.1 Những nghiên cứu về các mối nguy hại đối với TLLT

Qua khảo cứu cho thấy, các công trình nghiên cứu đã chỉ ra những yếu tố gây hại cho TLLT bao gồm: do điều kiện tự nhiên, ô nhiễm môi trường; thảm họa thiên nhiên; cháy nổ và bất cẩn của con người

Thứ nhất: Các công trình nghiên cứu đề cập đến nguyên nhân gây hư hỏng TLLT do điều kiện tự nhiên, ô nhiễm môi trường, thảm hoạ thiên nhiên được các tác

giả Xô Viết thực hiện từ thập niên 60,70 Thập niên 90 thế kỷ XX, các học giả nghiên cứu về thư viện, lưu trữ của Mỹ, Anh, Đức, Hà Lan, Việt Nam làm sáng tỏ những tác động của các yếu tố đó trong quá trình bảo quản tài liệu, tư liệu Điều kiện

tự nhiên không thuận lợi, điều kiện bảo quản tài liệu không tốt là nguyên nhân xuất hiện những loài côn trùng như nấm mốc, mối, mọt, gián, chuột phá hoại TLLT Ngoài

ra các chất ô nhiễm không khí cũng góp phần đáng kể làm hư hại tài liệu Theo Sherelin Ocden (2003) [20, tr.7], các chất gây ô nhiễm chính là dạng khí và dạng bụi Theo tác giả, TLLT là giấy có tính hút ẩm, sự thay đổi về thiệt độ, độ ẩm hàng ngày, theo mùa có thể làm các tư liệu, tài liệu nở ra hoặc co lại; ánh sáng không phù hợp có thể làm giòn các sợi giấy, làm giấy ngả màu vàng, hoặc sẫm lại Các tác giả Việt Nam như Nguyễn Thị Tâm (2003) [63], Nguyễn Thị Hà (2012) [27] đã minh chứng bằng

số liệu về tài liệu bị hư hỏng tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia

Ở Trung Quốc, tác giả Hướng Lập Văn và Xương Trân Hà (2011) trong bài

viết “Nghiên cứu cơ chế quản lý thiên tai của các cơ quan lưu trữ” [122] khẳng

định các hiện tượng của thiên nhiên như động đất, hồng thủy, lở đất là những RR mang lại tổn thất vô cùng lớn cho các cơ quan lưu trữ Trước tiên, các thảm hoạ từ thiên thiên đe doạ đến sự an toàn của các công trình lưu trữ Tác giả dẫn chứng năm

2008, tại Vấn Xuyên trận động đất đã làm cho toà nhà Văn phòng của Cục Lưu trữ huyện bị đổ sập hoàn toàn, những tư liệu lịch sử hơn 1700 năm của dân tộc Khương được lưu trữ tại kho đã bị vùi lấp Năm 2010, trận động đất tại huyện Ngọc Thụ, tỉnh Thanh Hải cũng vùi lấp 130.000 hồ sơ [122]

Thứ hai: Do cháy nổ các toà nhà lưu trữ

Đây là nguyên nhân được đề cập trong nghiên cứu của một số học giả nước

ngoài từ thập niên 90 của thế kỷ XX như bài viết :“Thảm họa cháy ở Viện Lưu trữ

nhà nước Landshut và sự cần thiết của việc xây dựng một kế hoạch phòng tránh thảm

họa của ngành lưu trữ CHLB Đức” của tác giả Herman Rumschöttel (Cộng hoà liên

bang Đức) [107]; “Công tác phòng cháy ở Viện lưu trữ nhà nước Hà Lan” của tác giả

Edvard Fracki (Hà Lan) đăng trên Tập an Atlanti số 2 năm 1993 [109] Các tác giả chỉ ra một số nguyên nhân gây cháy nổ trong các cơ quan lưu trữ như: do thiếu thiết

bị phòng cháy, chữa cháy; tín hiệu báo cháy lỗi; đội ngũ công nhân chữa cháy ít; sự tuân thủ không nghiêm ngặt những điều khoản về đảm bảo an toàn, vận hành không cẩn thận thiết bị điện; thiếu một kế hoạch phòng chống thảm họa; biện pháp khắc phục đối với tài liệu bị hư hại không được đưa ra ngay lập tức; không có thiết bị vận chuyển; không có thiết bị sấy khô… Ngoài việc phân tích nguyên nhân rủi ro cháy

nổ, các tác giả đã đưa ra các biện pháp dự phòng, phòng tránh các nguy cơ Trên cơ

sở phân tích RR, các tác giả đã khẳng định khi rủi ro xảy ra, cơ quan lưu trữ cần chủ động thực hiện những biện pháp như: xác định người có trách nhiệm cao nhất trong

xử lý RR; xác định nguồn xảy ra RR; thường xuyên giữ các mối liên hệ với các chuyên gia trong phòng cháy chữa cháy, các tổ chức gần với ngành lưu trữ như bảo tàng, thư viện và có kế hoạch phòng chống rủi ro một cách chi tiết

Thứ ba: Do hoạt động của con người

Những hư hại phát sinh do hoạt động của con người được đề cập trong một

số bài viết đăng trên Tập san Alanti số 3 năm 1993 và số 4/1994 của các tác giả:

Imre Ress (Hungary) với bài viết : Những kinh nghiệm của công tác bảo vệ do con

người ở các Viện lưu trữ”[ 108]; TS Gereld Ganser (Áo) với bài viết “An toàn tài liệu đề phòng sự trộm cắp, phá hoại”; tác giả Hoa Lâm, Lý Giai Nghiên, Đoàn Huy

với bài viết “Nghiên cứu về việc bảo vệ tránh làm mất mát nguồn di sản tư liệu của

các dân tộc thiểu số trong bối cảnh phát triển tại miền Tây Trung Quốc” Tạp chí

Thông tấn Lưu trữ học số 4/2011 [119] Đề cập đến nguy cơ gây mất an toàn đối với các cơ quan lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ công tác bảo vệ, tác giả Imre Ress khẳng định, công tác bảo vệ các cơ quan lưu trữ chống lại hiện tượng trộm cắp đột nhập không thực sự hiệu quả, chưa đạt tính chuyên nghiệp cần thiết, hầu hết đội ngũ bảo vệ của các viện lưu trữ không được đào tạo, thậm chí phần lớn họ có thể là người đã nghỉ hưu TS Gerald Ganser (Áo) trong bài nghiên cứu đã chỉ ra nguy cơ

RR có thể xảy đến khi cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ không mặc quần áo bảo

hộ, không đeo khẩu trang và không rửa tay sạch sẽ Theo tác giả, nếu vấn đề vệ sinh

không được coi trọng, sẽ sản sinh hiện tượng nấm trên tài liệu và sinh ra các loại côn trùng phá hoại tài liệu, điều này gây nguy hiểm không chỉ đối với tài liệu mà còn với cả sức khỏe của cán bộ lưu trữ làm việc trong kho [109]

Ở góc độ khác, các tác giả Trung Quốc như Hoa Lâm, Lý Giai Nghiêm, Đoàn Huy đã nhìn nhận yếu tố RR từ con người dưới khía cạnh mua bán tài liệu Các tác giả khẳng định, do ảnh hưởng của lợi ích kinh tế, vấn đề mất mát tài liệu ngày càng trầm trọng Một nguy cơ khác của RR cũng đến từ con người được các

tác giả nhận diện “Do ảnh hưởng bởi những nhân tố như sự xung đột của phong

trào chính trị, quan điểm không coi trọng tài liệu, di sản tư liệu của các dân tộc (đặc biệt là các dân tộc thiểu số) bị hủy hoại nghiêm trọng do hành vi của con

người” [119] Trong bài viết các tác giả đã nêu dẫn chứng, thời kỳ Cách mạng Văn

hóa, tại Kho Lưu trữ Khu tự trị Tây Tạng, một lượng lớn những bản kinh bằng tiếng Tạng và những TLLT hành chính được lưu trữ trong kho này đều bị hủy hoại bởi cái được cho là “tứ cữu” (tư tưởng cũ, văn hóa cũ, phong tục cũ, tập quán cũ)

Thứ tƣ: do quá trình thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ

Bàn về vấn đề này, có thể kể đến bài viết của tác giả Gerald Gänser

(Áo):“Vấn đề sử dụng và bảo vệ tài liệu - phương pháp tiếp cận phổ biến” [110] và tác giả Akos Koroknai (Hungary) với bài viết “Những vấn đề kỹ thuật của việc

mượn tài liệu phục vụ công tác trưng bày triển lãm” đăng trên Atlanti số 4 / năm

1994 Các tác giả đã đưa ra những nguy cơ đến từ quy trình khai thác, sử dụng và công tác phục vụ trưng bày, triển lãm TS.Gerald Gänser khẳng định, tài liệu lưu trữ thường được đục lỗ, xuyên dây để tạo thành những quyển dày, trong quá trình khai thác sử dụng việc lật giở từng tờ sẽ dẫn đến hiện tượng mất chữ nằm ở cạnh nơi đục

lỗ Bên cạnh đó, khi tài liệu được đem ra sử dụng mà không có thiết bị máy móc hỗ trợ cũng gây những nguy cơ không nhỏ đối với tài liệu Tác giả dẫn chứng trong lưu trữ Áo, có tài liệu là những cuộn giấy dầu cuộn nếp, nếu đưa ra khai thác chúng phải được trải căng ra mới có thể đọc được Vì vậy, tài liệu phải chịu một lực tác động bên ngoài về mặt vật lý, hóa học Mặt khác việc chưa có những quy định về diện tích của mỗi vị trí dành cho độc giả, khoảng cách đối với từng độc giả cũng có thể có nguy cơ lẫn lộn tài liệu với nhau một cách vô ý

Trong công tác trưng bày, triển lãm TLLT, tác giả Akos Koroknai (Hungary)

đã chỉ ra rằng, hầu hết các cơ quan lưu trữ ở Hungary đều không có khu trưng bày, triển làm riêng, ngoại trừ Viện lưu trữ quốc gia và Viện Lưu trữ Sopron Vì vậy, hầu hết các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ ở Hungary đều được tổ chức ở Viện bảo tàng Cơ quan lưu trữ chỉ đóng vai trò là đơn vị phối hợp Hoạt động này diễn ra khá thường xuyên nhưng việc chưa có một phương pháp riêng tổ chức cho triển lãm tài liệu lưu trữ cũng có những nguy cơ không tốt cho tài liệu

Theo khảo cứu của chúng tôi, Mỹ, Anh là quốc gia có nhiều học giả quan tâm nghiên cứu đến vấn đề dự phòng, cảnh báo sớm RR Tuy nhiên những nghiên cứu đó được đề cập cho tất cả các nguồn tư liệu, tài liệu được bảo quản trong các cơ quan văn hoá như thư viện, bảo tảng Những nghiên cứu của các học giả Mỹ có tính thực tiễn, giải quyết những vấn đề rất cụ thể trong các cơ quan lưu trữ, thư viện, bảo tàng Theo các tác giả, cơ quan, tổ chức có thể làm nhẹ hoặc tránh được những nguy

cơ RR bằng một chương trình sẵn sàng đối phó nguy cơ một cách hệ thống và toàn diện Để dự phòng RR từ thiên tai, nghiên cứu của các học giả đã hướng dẫn các

biện pháp cho các cơ quan, tổ chức cần thực hiện như: “xem xét cẩn thận toà nhà và

khu vực xung quanh; kiểm tra địa hình xem toà nhà có nằm trên đường dốc hay không ?; nền nhà thấp hay cao?, có nằm trên mực nước lụt không?; có cây to gần toà nhà không?; mái nhà có bằng phẳng không?; có bị nước tích tụ không?; cửa sổ

có được đóng chặt không?; bên trong toà nhà có các hệ thống cứu hỏa, hệ thống điện, bơm nước có được kiểm tra định kỳ không?” [20, tr.47]

Khác với nghiên cứu của các tác giả phương tây, nghiên cứu của tác giả Vũ Hải Yến (Trung Quốc) lại nhìn nhận dự phòng RR dưới góc độ nghiên cứu cơ chế

cảnh báo sớm được đăng trong bài viết “Nghiên cứu cơ chế cảnh báo sớm về những

tai họa đối với tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Thông tấn Lưu trữ học Trung Quốc kỳ 4/

2011 Theo tác giả cơ chế cảnh báo sớm về những RR là: “Hệ thống có khả năng

cảm nhận, thể hiện một cách chính xác về những điểm báo rủi ro, kịp thời đưa ra những thông tin cảnh báo trước khi rủi ro phát sinh, gửi tín hiệu cảnh báo rủi ro đến các kho lưu trữ để có thể kịp thời bố trí các biện pháp cần thiết nhằm phòng

tránh và giảm nhẹ tai họa, tránh các rủi ro xảy ra trong tình huống không được biết trước hoặc biết nhưng chưa chuẩn bị kịp” [123] Tác giả đã đưa ra 4 cấp độ cảnh

báo sớm rủi ro từ lớn đến nhỏ: Rất lớn (cấp I); lớn (cấp II); tương đối lớn (cấp III); bình thường (cấp IV) và sử dụng các sắc màu đỏ, cam, vàng, xanh lam để biểu thị Theo tác giả, hệ thống vận hành cảnh báo sớm RR gồm các yếu tố: Kiểm soát việc cảnh báo sớm; đánh giá về mối nguy hiểm; gửi và truyền dẫn thông tin về cảnh báo sớm; ứng phó với cảnh báo sớm và kết thúc cảnh báo sớm

Ở Việt Nam, dự phòng RR được thể hiện dưới dạng nghiên cứu tạo lập bản sao bảo hiểm Nghiên cứu này được thể hiện qua các đề tài luận văn thạc sĩ của

Nguyễn Thị Tâm năm 2003 “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia” và luận văn thạc sĩ của Phạm Thu Hương năm 2013:

“Nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu

trữ” Các luận văn đã nghiên cứu và luận giải các vấn đề về lập bản sao bảo hiểm và

công nghệ lập bản sảo bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ; đánh giá, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng các bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam Ngoài ra, dự phòng RR cũng đã được đề cập trong nghiên cứu của tác giả Lê

Nguyên Ngọc qua bài viết “Bảo quản phòng ngừa sự huỷ hoại của tài liệu lưu trữ”,

đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 6/2005 Lần đầu tiên khái niệm bảo quản phòng ngừa được đề cập ở VN Theo tác giả, bảo quản phòng ngừa là một loạt các biện pháp sử dụng để ngăn ngừa sự huỷ hoại tự nhiên hoặc của con người đối với tài liệu lưu trữ Nếu như bảo quản thụ động nhằm vào những tài liệu đã bị hư hỏng, những thiệt hại đã được xác định thì bảo quản phòng ngừa là chủ động sử dụng các biện pháp tác động vào nguyên nhân RR đã được nhận diện để ngăn ngừa, hạn chế khả năng gây RR [51]

1.2.2.3 Những nghiên cứu về đánh giá RR trong lưu trữ

Tác giả Bành Viễn Minh (Trung Quốc) là người đầu tiên nghiên cứu tiêu chí

đánh giá RR trong lưu trữ thể hiện qua bài viết “Nghiên cứu xây dưng các tiêu chí

đánh giá RR gây mất an toàn đối với TLLT và phương thức thực hiện”, công bố trên

Tạp chí Nghiên cứu lưu trữ học, kỳ 1/2012 [118] Sau khi nêu những nguy cơ gây mất an toàn (RR) đối với tài liệu lưu trữ, tác giả đã diễn giải các phương pháp thực

hiện như: thiết kế tổng thể và những yêu cầu cơ bản trong đánh giá RR với 03 cấp

độ: chiến lược, quản lý và kỹ thuật; xác định nguyên tắc khi xây dựng hệ thống

đánh giá bao gồm tính khoa học, tính tổng hợp, tính khách quan, tính toàn diện, tính

khả thi; xây dựng quy trình đánh giá gồm 03 bước: đánh giá tĩnh, đánh giá động, đánh giá trạng thái Đánh giá tĩnh (đánh giá chức năng) được tác giả xác định là đánh giá về những RR gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ từ quá trình thực hiện các nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ; đánh giá động (đánh giá vận hành) là sự phán đoán về tình trạng thực hiện giảm thiểu các RR gây mất an toàn cho TLLT Sự phán đoán được dựa trên những ghi chép về thực trạng số lượng, chủng loại tài liệu lưu trữ trong kho, tỷ lệ các tài liệu bị hư hỏng do những lần RR trước gây ra; đánh giá trạng thái (đánh giá thuộc tính) là kiểm nghiệm hiệu quả của việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, chủ yếu biểu hiện tiến hành thử nghiệm và kiểm nghiệm đối với các thuộc tính an toàn của TLLT (tính bảo mật, tính hoàn chỉnh, tính chân thực, tính khả dụng, tính rõ ràng, tính hiệu quả….); xác định tiêu chí đánh giá: các tiêu chí đánh giá về RR gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ gồm: lãnh đạo tổ chức, tố chất cán bộ, xây dựng cơ sở hạ tầng cho kho tàng lưu trữ, trang thiết bị đồng bộ đi kèm, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, biện pháp bảo vệ, quản lý tài liệu lưu trữ ở giai đoạn trước và sau, các phương án ứng phó khẩn cấp nhằm giảm nhẹ những tai hoạ bất ngờ xảy ra, cấp cứu, phục chế bản gốc TLLT, đánh giá đặc biệt…

Phần cuối bài viết tác giả đưa ra các biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu đánh giá RR Theo đó, biện pháp đầu tiên là tăng cường ý thức phòng tránh RR, xây dựng

nhận thức về “con đường sống” cho sự an toàn của TLLT, kiên trì nguyên tắc “phòng

là chính, kết hợp giữa phòng tránh và xử lý”, tăng cường việc phòng tránh các RR gây

mất an toàn cho TLLT và việc cấp cứu, bảo vệ những tài liệu bị hư hại, giảm thiểu sự tác động mang tính huỷ hoại của các nhân tố gây hại đối với TLLT; tăng cường pháp luật hoá việc quản lý TLLT, thông qua việc xây dựng cơ chế và kiểm soát an toàn, thiết thực nâng cao năng lực thực hiện, loại bỏ các ẩn hoạ gây mất an toàn trong hoạt động quản lý; tăng cường NCKH về lưu trữ, phát huy vai trò tiên phong của việc sáng tạo KHKT, không ngừng cung cấp những sự bảo đảm kỹ thuật chắc chắn cho sự an toàn của thực thể tài liệu lưu trữ và sự an toàn của thông tin lưu trữ

Khác với tác giả Trung Quốc, tác giả Alpaslan Hamdi Kuzucuoglu [124],

đưa ra các bảng đo xác suất xuất hiện RR, đánh giá mức độ nghiêm trọng của RR và phương pháp phân tích ma trận của RR Theo tác giả, bảng đo xác suất xuất hiện

RR và mức độ nghiêm trọng của RR trong lưu trữ, thư viện và bảo tàng gồm 05 mức độ: rất thấp, thấp, trung bình, cao, rất cao

1.2.2.4 Những nghiên cứu về các biện pháp khắc phục khi RR

Mục đích của những nghiên cứu này nhằm đưa ra những giải pháp tối ưu để cứu vãn những gì còn sót lại sau những RR

Biện pháp diệt nấm mốc: Đây là hướng nghiên cứu được các học giả lưu trữ

Liên Xô và Việt Nam quan tâm Năm 1966 và 1974, tác giả T.N Smolkina giới thiệu 02 phương pháp diệt nấm mốc trên tài liệu, sử dụng oxit etilen, bromua metal

và sử dụng thuốc sát trùng [115] Ở Việt Nam, tác giả Vũ Hữu Vân (1995) [102] đã nghiên cứu biện pháp diệt trừ nấm mốc gây hại trên tài liệu lưu trữ bằng hóa chất và tinh dầu thảo mộc

Năm 2003, tác giả Beth Lindblom Patkus đã công bố, giới thiệu quy trình xử

lý tài liệu bị nấm mốc bao gồm 5 bước [20, tr.120]: Bước 1, xác định nguyên nhân gây ra nấm mốc; bước 2, thực hiện thay đổi điều kiện môi trường để không còn khuyến khích nấm mốc phát triển; bước 3, cách ly những đồ bị nấm mốc; bước 4, bắt đầu làm khô các tài liệu bị nhiễm nấm; (nếu không làm khô được thì phải đông cứng những tài liệu bị nấm mốc); bước 5, là làm sạch những đồ bị nấm mốc; bước 6

là vệ sinh thật kỹ phòng kho nơi phát sinh nấm mốc

Biện pháp diệt côn trùng trên tài liệu: tác giả Vũ Hữu Vân (1987) [102] đã

thực hiện đề tài “Nghiên cứu xác định kết quả xông khí chất Bêkaphốt để diệt côn

trùng cho tài liệu giấy trong kho lưu trữ” Kết quả nghiên cứu của đề tài đã được

các cơ quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam áp dụng trong những năm 70 và 80 của thế

kỷ XX Tuy nhiên đến năm 1988, hóa chất này không còn được sử dụng vì gây độc hại môi trường, ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ lưu trữ

Năm 2005, tác giả Nguyễn Trọng Biên đã nghiên cứu phương pháp diệt côn

trùng mới qua đề tài “Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ giấy” sử

dụng phương pháp xông hơi bằng khí Methyl bromide Theo nhóm tác giả, phương pháp xông hơi Methyl Bromide cho thấy mức độ diệt côn trùng là 100% không để lại thuốc trên tài liệu, hợp chất không có tác động trên giấy, không làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu, môi trường xung quanh [5]

Hiện nay có nhiều cách thức để tiêu diệt côn trùng không cần sử dụng hóa chất Tác giả Ngô Hiếu Chí (2009) [10, tr.06], giới thiệu các 04 phương pháp diệt côn trùng gây hại cho tài liệu lưu trữ bao gồm: gây lạnh, gây nóng, dùng tia phóng

xạ, dùng bẫy để bắt

Các biện pháp khắc phục tài liệu khi bị ngấm nước; Ở Việt Nam từ năm

1971, các biện pháp khắc phục khi tài liệu bị ngập nước đã được cán bộ lưu trữ của

Phòng Chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng hướng dẫn dưới bài viết: Một

số biện pháp cần làm đối với tài liệu hồ sơ bị ẩm ướt vì nước lụt đăng trên Công

tác lưu trữ hồ sơ năm 1971 Theo đó quy trình xử lý bao gồm: Nhanh chóng mang tài liệu ra khỏi khu vực bị ngập, đưa tài liệu đến nơi khô ráo, những tài liệu bị bám phù sa, cát, bẩn cần được rửa sạch bằng nước ngọt, sau đó làm khô theo các phương pháp: làm khô tài liệu bằng vôi sống, làm khô tài liệu bằng không khí, làm

khô tài liệu trong tủ sấy

Trong giai đoạn hiện nay, các biện pháp khắc phục khi tài liệu bị ẩm, ướt được hỗ trợ bởi các thiết bị hiện đại mang lại hiệu quả nhanh hơn Tác giả Sally Buchanan của Trường Đại học Pittsburgh trong nghiên cứu của mình đã giới thiệu

06 biện pháp xử lý tài liệu ướt: làm khô tài liệu bằng không khí, làm giảm độ ẩm, phương pháp làm lạnh; phương pháp làm khô bằng hơi lạnh/đông lạnh; phương pháp làm lạnh chân không [20, tr.80]; tác giả Nguyễn Thị Hà (2008) [26] cũng đã khẳng định trong nghiên cứu các phương pháp khắc phục tài liệu bị ngấm nước như tác giả Sally Buchanan nhưng được đặt trong hoàn cảnh ở Việt Nam

Biện pháp khắc phục tài liệu bị hư hại về tình trạng vật lý

Khi tài liệu bị tác động bởi các yếu tố khách quan, chủ quan khác nhau gây

hư hại về tình trạng vật lý như bị thủng hay rách, bết dính, ố vàng do bi nhiễm axit thì các biện pháp xử lý cũng đã được nghiên cứu