PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTIC CỦA CÔNG TYTNHH SX MAY ÁO THUN SÀI GÒN PHÚ THÀNH

Khách hàng sẽ gửi đơn hàng qua email cho giám đốc và phòng kinh doanh, 2.- Nếu khách hàng là khách hàng mới, phòng kinh doanh sẽ làm một bảng báo giá dựa trênmẫu mã, hình ảnh và những yê

MÔN HỌC : LOGISTICS

Giảng viên: Nguyễn Thị Dược

Bài tiểu luận :

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTIC CỦA CÔNG TY TNHH SX MAY ÁO THUN SÀI GÒN PHÚ THÀNH

Do năng lực và kiến thức của các thành viên còn nhiều hạn chế, không thể hiểu và phântích triệt để được tất cả các vấn đề, khó tránh khỏi những sai xót , cộng với việc công ty nghiêncứu phân tích là một công ty với qui mô nhỏ, nghiệp vụ và các bộ phân không nhiều, công tykhông vận dụng hết được tất cả các khâu trong logistics nhóm chỉ có thể phân tích một số phầncủa logistics mà công ty có mong cô và các bạn thông cảm

I Giới thiệu về công ty

Tiền thân của công ty May Sài Gòn Phú Thành là Công ty TNHH SX May Mặc VânNam ( 2008 – 2011) công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc Đến năm 2011công ty giải thể thành lập Công Ty May Sài Gòn Phú Thành với việc mở rộng các lĩnh vựchoạt động trong ngành may mặc, sản xuất kinh doanh và xuất khẩu

1 Lĩnh vực hoạt động : Sản xuất, gia công xuất khẩu hàng may mặc, in ấn, kinh

doanh các hàng may mặc

2 Qui mô công ty : 150 người

3 Thị trường xuất khẩu chính : Mỹ , Úc

4 Thị trường nội địa: sản xuất theo đơn hàng cho các khách hàng trong nước, sản xuất và bán lẻ

5 Sơ đồ 1 : Sơ đồ các bộ phận công ty

II Hệ thống thông tin trong công ty.

KHÁCH HÀNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH, ĐIỀU PHỐI ĐƠN HÀNG

PHÒNG MẪU ( CẮT, MAY MẪU)

PHÒNG IN MẪU

Mỗi công ty đều có một hệ thống truyền các thông tin, dự liệu giữa các phòng ban, các bộphận, xử lý thông tin đơn hàng mà khách hàng đưa xuống dưới đây là qui trình đường đithông tin của công ty sài gòn phú thành từ khách hàng, các phòng ban và các nhà cung cấp

1 Qui trình nhận đơn hàng, làm mẫu và duyệt mẫu hàng của khách hàng.

(6) (7) (12) (13)

(1) Khách hàng sẽ gửi đơn hàng qua email cho giám đốc và phòng kinh doanh,

(2).- Nếu khách hàng là khách hàng mới, phòng kinh doanh sẽ làm một bảng báo giá dựa trênmẫu mã, hình ảnh và những yêu cầu của đơn hàng gồm giá và các điều khoản như thanh toán,ngày giao hàng, địa điểm giao hàng … gửi lên cho giám đốc duyệt

- Nếu là khách hàng cũ báo giá sẽ đơn giản hơn chỉ cần giá và thời gian giao hàng, địa điểmgiao (Việc tính giá của phòng kinh doanh dựa vào giá những nguyên vật liệu cần cho đơn hàng

mà nhà cung cấp gửi)

(3) Giám đốc gửi bảng giá đã duyệt

(4) Phòng kinh doanh sẽ gửi giá cho khách hàng qua email ( thông tin cũng được gửi đến chogiám đốc)

(5) khách hàng phản hồi giá, thỏa thuận giá cả và các điều khoản trong hợp đồng với kháchhàng cũ thời gian này chỉ khoảng 7 ngày, khách hàng mới tùy thuộc vào đơn hàng lớn haynhỏ, thời gian thỏa thuận có thể là 7 ngày đến 1 tháng sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh

sẽ triển khai làm mẫu

(6) Với đơn hàng có in, thêu phòng kinh doanh sẽ chuyển mẫu cho xưởng in, nhà thêu để thiết

kế mẫu và tiến hành làm mẫu

(7) Sau khi làm mẫu xong, phòng mẫu chuyển mẫu về phòng thiết kể để kiểm tra chất lượngmẫu, trước khi chuyển về phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sẽ kiểm mẫu một lần nữa bảođảm mẫu đúng như yêu cầu của khách hàng thì chuyển đến cho khách hàng

(8) Nếu khách hàng là khách cũ, không có văn phòng đại diện tại việt nam, phong kinh doanhchỉ cần chụp hình mẫu in , gửi qua mail cho khách hàng duyệt và làm mẫu

(9) nếu khách hàng mới, hoặc khách hàng có văn phòng đại diện tài việt nam phòng kinhdoanh sẽ chuyển mẫu và các thông tin gửi hàng cho phòng giao nhân, Phòng giao nhận sẽ gửichuyển phát nhanh ( DHL, UPS) cho khách hàng, hoặc điều nhân viên giao đến cho kháchhàng nếu khách hàng cùng ở thành phố Hồ chí minh

(10) khách hàng sẽ phản hồi, duyệt mẫu bằng email (2 ngày)

(11) Sau khi khách hàng duyệt mẫu in Phòng kinh doanh triển khai cho phòng mẫu làm mẫu( 12) phòng mẫu sẽ cắt mẫu và chuyển cho phòng in, thêu

(13) xưởng in, thêu làm mẫu lại gửi lại cho phòng mẫu may mẫu

(14) phòng mẫu sẽ may mẫu, kiểm mẫu, đóng gói mẫu hoàn chỉnh Chuyển cho phòng kinhdoanh

(15) phòng kinh doanh sau khi kiểm lại mẫu chính xác, chuyển cho phòng giao nhận

(16) phòng giao nhận nhận mẫu và cử nhân viên giao cho khách hoặc chuyển phát nhanh chokhách hàng

PHÒNG KINH DOANH, ĐIỀU PHỐI ĐƠN HÀNG

GIÁM ĐỐC

PHÂN XƯỞNG IN

PHÂN XƯỞNG CẮT

NHÀ CUNG CẤP MỰC IN

NHÀ CUNG PHỤ LIỆU ( THÙNG, TÚI, BĂNG

KEO)

PHÂN XƯỞNG MAY

PHÂN XƯỞNG ĐÓNG GÓI

NHÀ CUNG CẤP CHỈ, NHÃN

KHO IN

KHO VẢI

KHO CHỈ,

NHÃN

KHO PHỤ

LIỆU( đó

ng hàng)

PHÒNG KẾ TOÁN

KHÁCH HÀNG

PHÒNG GIAO

NHẬN

(17) Khách hàng phản hồi và duyệt mẫu qua email( thường khoảng 3 ngày - 1 tuần)

2 Sơ đồ đặt nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng

Sau khi khách hàng ký hợp đồng, đồng thời với việc triển khai làm mẫu Phòng kinh doanh sẽ phân tích và chuyển các thông tin cần thiêt cho từng phòng ban Các phòng ban sẽ dựa vào thông tin nhận được , kiểm số lượng vải tồn và các nguyên phụ liệu còn trong kho, báo số lượng hàng hóa cần đặt thêm, hoặc những mã hàng trong kho không có cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc duyệt và tiến hàng đặt hàng với các nhà cung cấp, với những mặt hàng cần làm mẫu thì yêu cầu nhà cung cấp làm mẫu trước để duyệt trước khi sản xuất ( nhuộm màu vải)

Sơ đồ 3:

(10) (15)

(8) (10) (5) (4) (8) (9) (11) (14)

(8) (11)

(2) (1) (6) (13)

(3) (3) (12) (16)

(2) (1) (6) (13)

(7)

(3) (3) (11)

(12) (16)

(2) (1) (6) (13)

(3) (3) (6) (16)

(2) (1) (6) (13)

(3) (3) (12) (16)

NHÀ CUNG CẤP VẢI

(1) Phòng kinh doanh phân tích đơn hàng, gửi thông tin cho các phòng ban bằng email.

(2) các phòng ban kiểm tra kho các nguyên phụ liệu tồn kho, thống kê số lượng hàng cần đặtmới

(3) các phòng ban gửi số lượng chi tiết các măt hàng cần đặt thêm cho phòng kinh doanh bằngemail

(4) phòng kinh doanh lập báo cáo hàng hóa, nguyên phụ liệu gửi giám đốc duyệt

(5) Gíam đốc duyệt bảng kế hoạch để làm căn cứ cho việc đặt đơn hàng và thanh toán sau khinhận hang

(6) Phòng kinh doanh gửi đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp

(7) Các nhà cung cấp tiến hành làm mẫu với những mã hàng cần làm mẫu và gửi cho phòngkinh doanh duyệt cùng với báo giá

(8) Phòng kinh doanh sau khi nhận được mẫu sẽ gửi cho khách hàng duyệt mẫu cùng với mẫu

in, hoặc mẫu áo thông qua phòng giao nhận Và gửi giá của nhà cung cấp cho giám đốc

(9) Giám đốc duyệt giá nhà cung cấp, trong trường hợp giá không được duyệt giám đốc sẽ đưa

ra một mức ra yêu cầu và phòng kinh doanh cần thỏa thuận lại giá với nhà cung cấp, tuy nhiênvới những nhà cung cấp lâu năm giá báo thường không thay đổi

(10) Khách hàng gửi xác nhận duyệt mẫu,

(11) Phòng kinh doanh gửi một email cho nha cung cấp xác nhận duyệt mẫu và giá cho sảnxuất hàng đồng thời gửi đến giám đốc và phòng kế toán để chuẩn bị tiền thanh toán tiền hàng, (12) Khi nhận được thông báo giao hàng của nhà cung cấp phòng kinh doanh sẽ điều thôngtin xuống cho các phòng ban để nhận hàng bằng email hoặc điện thoại( thường khoảng 7ngày)

(13) Sauk hi đã giao hàng các nhà cung cấp gửi hóa đơn yêu cầu thành toán đến phòng kế toán(14) phòng kế toán lập báo cáo gửi ban giám đốc( phó giám đốc hoặc giám đốc) duyệt thanhtoán, chuyển khoản cho nhà cung cấp

(15) Ban giám đốc phê duyệt các hóa đơn thanh toán

(16) phòng kế toán tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp

Trong suốt quá trình đặt hàng và sản xuất của các nhà cung cấp, Phòng kinh doanh phảithường xuyên liên lạc để biết tiến độ làm hàng của nhà cung cấp bảo đảm hàng hóa giao đúngthời gian và đúng chất lượng yêu cầu

GIÁM ĐỐC

CẮT BÁN

THÀNH PHẨM

PHÒNG GIAO NHẬN

PHÒNG KINH DOANH

IN, THÊU BÁN

THÀNH PHẨM

PHÒNG KẾ TOÁN

KHÁCH HÀNG

KHO THÀNH

PHẨM

MAY BÁN THÀNH

PHẨM

KIỂM HÀNG ĐÓNG GÓI 3 Qui trình thực hiện đơn hàng. Sau khi nhận được vải và các nguyên phụ liệu phòng kinh doanh gửi thông tin cho giám đốc, các phòng ban và thông báo ngày cần giao hàng cho khách hàng ,Các bộ phần dựa vào đơn hàng phòng kinh doanh đã đưa xuống trước đó tiến hành sản xuất đơn hàng Sơ đồ 4:

(1) (10)

(1) (10)

(8) (10)

(2) (10) (12)

(6) (1)

(8) (11)

(3)

(1)

(8)

(4) (6)

(1)

(8)

(5) (1)

(8)

(9) (11)

(7)

(1) Sau khi khách hàng duyệt mẫu và nhận được nguyên phụ liệu từ các nhà cung cấp.phòng kinh doanh sẽ gửi thông báo đến giám đốc và các bộ phận để tiến hành sản xuất hàng.(2) Phòng cắt lấy vải từ kho cắt bán thành phẩm và gửi bán thành phẩm đi in, thêu

(3) Xưởng in, thêu in và thêu bán thành phẩm sau đó gửi cho bên may

(4) Bên may may bán thành phẩm thành thành phẩm và chuyển hàng cho bên kiểm hàng(5) Bên kiểm hàng kiểm hàng, hàng đạt thì chuyền hàng qua khâu đóng gói,

(6) Kiểm hàng trả hàng ko đạt về cho bên may, in, thêu sửa hàng nếu may và in, thêu saihàng

(7) Bên đóng gói tiến hành đóng gói và chuyển hàng thành phẩm vào kho

(8) Trong quá trình sản xuất hàng các phòng ban thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuấthàng cho phòng kinh doanh tiện theo dõi đơn hàng nếu có vấn đề phát sinh tại từng bộ phậnsản xuất, thông tin sẽ được gửi về phong kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ giải quyết các vấn

đề phát sinh hoặc báo cáo giám đốc để tìm cách giải quyết vấn đề

(9) Khi hàng sản xuất gần xong( 7 ngày trước ngày giao hàng) bộ phận đóng gói sẽ thôngbáo đến cho phòng kinh doanh sắp xếp xuất hàng

(10) Phòng kinh doanh gửi thông tin bằng email đến giám đốc, khách hàng, phòng kế toán

và bộ phân giao nhận để tiến hàng xuất hàng

(11) Bộ phận giao nhận sẽ book tàu với nhà vận tại bằng email, thuê container, lập chứng từxuất hàng Đến ngày giao hàng bộ phân giao nhận sẽ nhận hàng tại kho thành phẩm của công

ty và giao cho người vận tải giao hàng đến khách hàng

(12) Sau khi hàng được giao đi, Phòng kế toán sẽ lập bộ chứng từ thanh toán cho khách hàng

và lấy tiền hàng nếu là khách hàng nội địa Nếu là khách hàng quốc tế bộ phận kinh doanh sẽlập chứng từ thanh toán và gửi cho khách hàng

Khách hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Có thể khẳngđịnh rằng khách hàng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Để tìm kiếm một khách hàngmới cần rất nhiều thời gian và chi phí Nên việc giữ và duy trì những khách hàng cũ là vô cùngquan trọng Mỗi công ty đều có những chính sách, ưu đãi riêng cho khách hàng của mình nhằmgiữ được khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới Công ty Sài Gòn Phú Thành cũng vậy để

giữ chân khách hàng công ty có những ưu đãi riêng biệt dành cho từng đối tượng khách hàngcủa mình.

1 Thực trạng quan hệ khách hàng

Sơ đồ 5

Khách hàng của công ty:

 Quốc tế: gồm 3 khách hàng thân thiết với những đơn hàng lớn như Greenlight , Reva,Lushous và một số khách hàng nhỏ lẻ khác,

 Nội địa: gồm 2 khách hàng lớn như TCB(hàng in, may), Cây Bông (in, may), và một sốkhách hàng khác

2 Chính sách đối với khách hàng:

Với khách hàng lớn, cũ, đã làm ăn lâu năm và những khách hàng tiềm năng:

- Không tính tiền hàng mẫu và phí gửi hàng mẫu Làm mẫu trước khi thỏa thuân giá và ký

hợp đồng

- Có thể thanh toán chậm sau 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, không cần đặt cọc khi ký hợp

đồng

- Sản phẩm hư , lỗi, không đúng quy cách công ty sửa đổi, may bổ xung, chịu phí vận

chuyển giao tới cho khách hàng

- Thời gian ưu tiên làm mẫu và sản xuất hàng.

SÀI GÒN PHÚ THÀNH

- Giá cả đươc giữ trong 1 thời gian dài, không dao động

- Với các đơn hàng của khách hàng, công ty luôn trữ một lượng vải và các nguyên phụ liệu

nhất định để đảm bảo quá trình đặt hàng của khách hàng được nhanh chóng

- Đối với những đơn hàng gia công, công ty luôn dành một kho vải riêng để khách hàng trữ

vải, phí lưu kho công ty sẽ chịu

- Bảo hành hàng hóa trong một thời gian nhất đinh 3-6 tháng.

- Có chính sách giảm giá cho những đơn hàng lớn, làm quanh năm.

Với khách hàng mới:

- Ký hợp đồng hoặc đặt cọc hợp đồng mới tiến hành làm mẫu.

- Nếu khách muốn làm hàng mẫu trước khi ký hợp đồng công ty sẽ tính tiền mẫu, sau khi

ký hợp đồng sẽ trả lại

- Thanh toán: đặt cọc trước 30%, và trả sau 70% trong vòng 10 - 15 ngày kể từ ngày giao

hàng

- Sản phẩm hư lỗi không đổi, sửa chữa nếu như công ty đặt nhân viên kiểm hàng tại nhà

máy Sẽ bù hàng nếu hàng thiếu

Với khách hàng mua lẻ tại cửa hàng.

- Hàng được đổi trả nếu sản phẩm bị lỗi, hoặc khách hàng đổi ý với điều kiện hàng vẫncòn nhãn mác chưa sử dụng

Với khách hàng mua về kinh doanhi cửa hàng.

- Có thể trả chậm 30 ngày

- Đổi hàng

- Chiết khấu giá bán

- Nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng, tăng lợi thế cạnh tranh của công ty trênthị trường ngoài những chính sách trên công ty luôn đảm bảo đúng chất lượng, số lượnghàng hóa và thời gian giao hàng cho khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh mộtcách nhanh chóng

3 Mục tiêu của công ty

- Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng Duy trì lượng khách hàng cũ và tìmkiếm khách hàng mới

- Mở rộng thị trường

- Đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt.

- Tạo dựng lợi thế cạnh tranh vượt trội dựa trên mối quan hệ bền vững với các kháchhàng trung thành

- Nâng cao hình ảnh của tổ chức trong con mắt khách hàng và các bên đối tác thôngqua việc từng bước xây dựng văn hoá định hướng khách hàng

IV Hệ thồng kho

Để đảm bảo quá trình sản xuất không bị dán đoạn nguồn nguyên liệu dự trữ đủ cungcấp cho các đơn hàng và để dễ dàng trong việc quản lý các nguyên phụ liệu tồn kho Công tySài Gòn Phú thành chia kho thành hai loại đó là kho nguyên liệu và kho thành phẩm Khonguyên liệu, bán thành phẩm thì tùy thuộc vào từng loại nguyên liệu và mục đích sử dụng màcông ty chia thành từng kho nhỏ cho các bộ phận sản xuất tiện quản lý và theo dõi:

1 Kho Nguyên phụ liệu và bán thành phẩm

Sau khi tổng hợp các đơn hàng sản xuất hoặc gia công, phòng kinh doanh sẽ tiến hànhmua các nguyên liệu đầu vào, chúng được bảo quản tại kho sau khi được nhập mã trên hệthống cho từng loại nguyên liệu và được phân chia lưu trữ như sau:

 Kho 1: mực in và phụ liệu in Thuộc bộ phận quản lý xưởng in

 Kho 2: Kho hàng in, bán thành phẩm đã in chờ để giao cho khách hàng hoặc chưa innhận về từ khách hàng sẽ được để ở kho này Xưởng in sẽ quản lý kho này

 Kho 2: chỉ, nhãn và phụ liệu may Thuộc bộ phận quản lý xưởng may

 Kho 3: dự trữ vải và rập, sơ đồ, phụ liệu cắt Thuộc bộ phận quản lý xưởng cắt Khovải tại công ty có ba kho, hai kho trữ vải tồn của công ty, một kho trữ vải gia côngcho khách hàng

 Kho 4: chứa thùng, túi, nhãn, băng keo, phụ liệu đóng gói Thuộc bộ phận quản lýchất lượng, đóng gói

Ngoài ra để giảm thiểu chi phí lưu kho, công ty trữ một số lượng nhất định vải tại khocủa các nhà cung cấp

2 Kho thành phẩm:

- Sau các công đoạn cắt đo và may tại xưởng, hàng hoá sẽ được đóng gói, thêm nhãn mác

và nhập kho quản lý theo mã vạch

- Hàng sẽ được lưu trữ tại kho theo 3 khu vực:

 Hàng phân phối nội địa: sản phẩm chờ phân phối theo kế hoạch bán hàng của 03shop trong nước.

 Hàng gia công và xuất khẩu: hàng hoá bán hoặc gia công cho các đơn vị nước ngoàichuẩn bị xuất khẩu

 Hàng tồn, hàng lỗi chờ xử lý: những thành phẩm bị lỗi, hoặc hàng tồn sau khi đơnhàng giao cho khách hàng đã đủ Đây là hàng dư, một số mặt hàng công ty sẽ bántheo diện hàng tồn, một số còn lại phải tiêu hủy theo yêu cầu của khách hàng

- Chức năng điều tiết hoạt động vận tải hàng hoá, nguyên phụ liệu thuộc trách nhiệm củaphòng giao nhận Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh.Hoạt động vận tải không thể thiếu trong tổ chức kinh doanh sản xuất

- Sau khi nhận được thông báo chi tiết đơn hàng từ phòng kinh doanh về thời gian, sốlượng và trọng lượng, mã hàng hóa cần giao cho khách hàng Phòng giao nhận sẽ sắpxếp thời gian , lên lịch vận chuyển cho các xe hàng và nhân viên giao nhận hàng để kịpthời giao hàng cho khách hàng Chi tiết hoạt động vận tải tại công ty Sài Gòn PhúThành như sau:

- Đối với những đơn hàng in của khách hàng, bán thành phẩm cần đi thêu, nguyên vậtliệu cần vận chuyển từ nhà cung cấp ( vải, thùng carton) về công ty và các đơn hàngnhỏ, số lượng hàng không lớn công ty sử dụng 01 xe tải trọng tải 500kg và và một xe tảitrọng tải 1 tấn để giao hàng cho khách hàng tại thành phố hồ chí minh và các tỉnh lâncận và vận chuyển các đơn hàng nhỏ ra sân bay, cảng biển giao cho người vận chuyển.Vận chuyển vận tư giữa các cửa hàng trong nội thành dựa theo sự điều động của phònggiao nhận vận chuyển hàng hóa đến các xưởng gia công trong thành phố và các tỉnh lâncận

- Sử dụng 02 xe máy để vận chuyển hàng đến các shop trong thành phố, giao hàng mẫu,chứng từ cho khách hàng tại thành phố hồ chí mình Vận chuyển một số lượng hàng nhỏ

ra các hãng vận tại nội địa để giao cho các khách hàng xa như các cửa hàng bán lẻ ởmiền tây