Luật sư thường được hình dung như một nhà hùng biện tài ba nhưng họ không biết rằng luật sư cũng là những người soạn thảo văn bản giỏi. Bởi vì kỹ năng soạn thảo văn bản cũng quan trọng không kém kỹ năng tranh biện, một luật sư đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác , ngôn ngữ lịch sự, trang trọng mới là một luật sư giỏi. Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp. Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng. Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau. Nếu tính trong mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng thì những văn bản sau thường được sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngoài ra, để xử lý hồ sơ của khách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba. Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác của khách hàng thanh toán, làm một việc hay không làm một việc. Hoặc trong quá trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng hoặc chưa quy định, luật sư có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của cơ quan hữu quan. Còn có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác… Làm thế nào để trở thành một người soạn thảo giỏi? Người xưa vẫn có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm. Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng. Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý. Vì vậy, đã từ lâu, ở các nước phương Tây, môn học về kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý rất được chú trọng trong các chương trình đạo tạo sinh viên cũng như đào tạo các luật sư.
Trang 1Họ và tên: Đỗ Hoàng Dương
Mã học viên: K16FCQ086
Lớp: K16F
Câu 15 PHÂN TÍCH NHỮNG YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO
VĂN BẢN TƯ VẤN PHÁP LUẬT
Luật sư thường được hình dung như một nhà hùng biện tài ba nhưng họ không biết rằng luật sư cũng là những người soạn thảo văn bản giỏi Bởi vì kỹ năng soạn thảo văn bản cũng quan trọng không kém kỹ năng tranh biện, một luật sư đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác , ngôn ngữ lịch sự, trang trọng mới là một luật sư giỏi
Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau Nếu tính trong mối quan hệ giữa luật sư
và khách hàng thì những văn bản sau thường được sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngoài ra, để xử lý hồ sơ của khách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác của khách hàng thanh toán, làm một việc hay không làm một việc Hoặc trong quá trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng
Trang 2hoặc chưa quy định, luật sư có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của
cơ quan hữu quan Còn có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo,
ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác…
Làm thế nào để trở thành một người soạn thảo giỏi? Người xưa vẫn có câu:
“Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm
sẽ đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý Vì vậy, đã từ lâu, ở các nước phương Tây, môn học về kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý rất được chú trọng trong các chương trình đạo tạo sinh viên cũng như đào tạo các luật sư
1 Tính lôgic
Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:
− Khẳng định phạm vi tư vấn;
− Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra;
− Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn;
− Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên;
− Kết thúc (chào cuối thư)
Nếu trong một thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn
Trang 3đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư
2 Tính súc tích
Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một
sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt
ra Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 122 Bộ luật Dân sự 2005
mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại bị xem là vô hiệu
3 Tính chính xác
Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo Như đã nói ở trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình
Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 04 tháng 4 năm 1998
về mã số thuế Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, có thể quy ước Thông tư này được viết tắt là “Thông tư 79”
Trang 44 Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự.
Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai
Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản
do luật sư soạn thảo Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp
5 Trả lời đúng hẹn
Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực
sự coi trọng tính đúng hẹn Tôi có một người bạn làm việc cho một công ty của nước
Trang 5ngoài Công ty này đang triển khai các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đại diện hoặc công ty Người bạn tôi đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn ở một số văn phòng luật sư của Việt Nam cũng như một số chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài thì tại Việt Nam nhưng chỉ nhận được bản chào giá dịch vụ rất chi tiết từ các chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài, còn các văn phòng luật sư Việt Nam được hỏi thì hoặc không có câu trả lời hoặc chỉ trả lời vắn tắt qua điện thoại hoặc cả tuần sau mới gửi một bản chào giá rất sơ sài Và đương nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, khách hàng đã lựa chọn dịch vụ của một chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài vì họ thấy cho dù phí dịch vụ có thể đắt hơn nhưng bù lại
họ có được một cảm giác an tâm khi giao việc cho các luật sư mà họ đánh giá là chuyên nghiệp Qua câu chuyện nhỏ này có thể rút ra bài học là chỉ có quyết tâm theo định hướng chuyên nghiệp mới có thể tăng tính cạnh tranh cho các văn phòng luật sư Việt Nam, nhất là trong bối cảnh mở cửa thị trường như hiện nay
6 Kỹ thuật trình bày văn bản
Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản Việc chia đoạn
và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn
Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất
Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản
1 Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá
Trang 62 Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác
3 Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người
có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v
4 Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản
5 Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn
Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức (như lỗi chính tả, ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…) Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy