Quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế Đại học Quốc gia Hà Nội

Quản trị tinh gọn áp dụng vào quản trị đại học là một đề tài không hề mới trên thế giới nhưng lại là mới tại Việt Nam, tác giả đã sử dụng phương pháp tiếp cận thực tế khi thực hiện điều tra khảo sát với đối tượng là cán bộ nhân viên của Khoa Quốc tế ĐHQGHN. Thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả đã tìm hiểu rõ hơn về những lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế, để xuất những giải pháp để loại bỏ những lãng phí đó nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế ĐHQGHN.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-LÊ THỊ THU HUYỂN

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH

TẠI KHOA QUỐC TẾ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Hà Nội – 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-LÊ THỊ THU HUYỂN

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH

TẠI KHOA QUỐC TẾ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Hà Nội – 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài luận văn “Quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu độc lập của tôi Nội

dung nghiên cứu và các kết quả nghiên cứu trong luận văn hoàn toàn do cá nhân tôithực hiện, đánh giá và trình bày một cách trung thực, hợp lý

Tôi xin chịu trách nhiệm đối với luận văn của mình

Tác giả luận văn

Lê Thị Thu Huyền

Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn tới Ban Chủ nhiệm Khoa, cùng toàn thểcác cán bộ, giảng viên và nhân viên trong Khoa Quốc tế đã tạo điều kiện thuận lợicho tác giả thu thập tài liệu về hoạt động tuyển sinh tại Khoa Các cán bộ, giảngviên đã nhiệt tình tham gia góp ý kiến, trả lời câu hỏi phỏng vấn, câu hỏi khảo sát,đưa ra các gợi ý giúp tác giả hoàn thiện luận văn cao học này.

Tác giả cũng xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã hỗ trợ, giúp đỡ và động viên tácgiả trong quá trình thực hiện luận văn Tác giả rất mong nhận được sự góp ý, phêbình của các thầy cô, các bạn đồng nghiệp để hoàn thành luận văn được tốt nhất

Tác giả luận văn

Lê Thị Thu Huyền

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC BẢNG ii

DANH MỤC CÁC HÌNH iv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

1.1.1 Ngoài nước 4

1.1.2 Trong nước 7

1.2 Cơ sở lý luận về quản trị hoạt động tuyển sinh trong trường đại học 9

1.2.1 Quản trị 9

1.2.2 Quản trị đại học 12

1.2.3 Quản trị tinh gọn trong quản trị trường đại học 16

1.2.4 Quản trị hoạt động tuyển sinh tại trường đại học 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN.32 2.1 Quy trình nghiên cứu 32

2.2 Phương pháp thu thập tài liệu và dữ liệu 33

2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 33

2.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 33

2.3 Phương pháp phân tích dữ liệu 40

2.3.1 Quy trình phân tích dữ liệu 40

2.3.2 Các giai đoạn phân tích dữ liệu khảo sát 40

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH TẠI KHOA QUỐC TẾ- ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 42

3.1 Giới thiệu Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội 42

3.1.1 Giới thiệu về Khoa Quốc tế - ĐHQGHN 42

3.1.2 Quy trình quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế 44

3.1.3 Kết quả hoạt động tuyển sinh đại học từ năm 2013 – 2017 53

3.2 Thực trạng quản trị hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế -ĐHQGHN qua một số kết quả khảo sát 55

3.2.1 Lãng phí trong quá trình lập kế hoạch tuyển sinh 56

3.2.2 Lãng phí trong quá trình thực hiện hoạt động tuyển sinh đại học tại Khoa Quốc tế 58

3.2.3 Lãng phí trong quá trình kiểm tra, đánh giá hoạt động tuyển sinh 70

3.3 Thứ tự ưu tiên cắt giảm lãng phí dựa trên kết quả khảo sát 72

3.4 Phương pháp loại bỏ lãng phí theo kết quả khảo sát 75

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 76

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH TẠI KHOA QUỐC TẾ 77

4.1 Tổng hợp các lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh và đề xuất một số giải pháp giảm trừ hoặc loại bỏ lãng phí 77

4.2 Các giải pháp cụ thể 79

4.2.1 Các chính sách từ Khoa Quốc tế 79

4.2.2 Xây dựng tâm thế 82

4.2.3 Áp dụng 5S trong quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế 82

4.2.4 Áp dụng cải tiến liên tục (Kaizen) 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 89

KẾT LUẬN 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

7. ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội

8. ĐHQGTPHCM Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí

Minh

10 KHCN&HTPT Khoa học công nghệ và hợp tác phát triển

12 KHTN&CN Khoa học tự nhiên và Công nghệ

13 KHXH,KT&QL Khoa học xã hội, Kinh tế và Quản lý

DANH MỤC CÁC BẢNG

ST

T

1 Bảng 2.1 Mức độ nhận thức về tầm quan trọng của hoạt

4 Bảng 2.4 Nguyên nhân gây lãng phí trong hoạt động tuyển

sinh tại Khoa Quốc tế 37

5 Bảng 2.5 Giải pháp loại bỏ lãng phí trong công tác quản trị

hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế 37

6 Bảng 2.6 Kết quả thu phát bảng khảo sát 39

7 Bảng 3.1 Thống kê chỉ tiêu tuyển sinh của Khoa Quốc tế qua

10 Bảng 3.4 Kết quả khảo về các lãng phí trong quá trình lập kế

hoạch tuyển sinh tại Khoa Quốc tế 56

11 Bảng 3.5

Kết quả khảo về các lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị trong hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế

59

12 Bảng 3.6 Kết quả khảo về các lãng phí về con người trong

hoạt động tuyển sinh đại học tại Khoa Quốc tế 62

13 Bảng 3.7

Kết quả khảo về các lãng phí về hoạt động thừa trong hoạt động tuyển sinh đại học tại Khoa Quốc 63

T

14 Bảng 3.8 Kết quả khảo về các lãng phí về thao tác thừa trong

hoạt động tuyển sinh đại học tại Khoa Quốc tế 65

15 Bảng 3.9 Kết quả khảo sát lãng phí do sự di chuyển thừa trong

hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế 67

16 Bảng 3.10 Kết quả khảo sát lãng phí do thông tin rời rạc trong

hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế 69

17 Bảng 3.11 Kết quả khảo sát lãng phí do thông tin rời rạc trong

hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế 71

18 Bảng 3.12 Thứ tự ưu tiên cắt giảm hoặc loại bỏ lãng phí trong

hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế 72

19 Bảng 3.13 Phương pháp cắt giảm hoặc loại bỏ lãng phí trong

hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế 75

20 Bảng 4.1 Giải pháp loại bỏ lãng phí trong công tác quản trị

hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế 78

DANH MỤC CÁC HÌNH

ST

1 Hình 1.1 Quá trình kiểm tra 11

3 Hình 2.1 Các bước nghiên cứu luận văn 32

4 Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu khảo sát 40

5 Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Khoa Quốc tế - ĐHQGHN 43

6 Hình 3.2 Bài đăng trên facebook Khoa Quốc tế 46

7 Hình 3.3 Bài đăng trên website Khoa Quốc tế 47

8 Hình 3.4 Hình ảnh cán bộ TVTS tại THPT Đào Duy Từ - Hà

11 Hình 3.7 Hình ảnh chương trình TVTS trực tuyến tuyển

sinh đại học chính quy năm 2017 50

13 Hình 3.8 Các công cụ tuyển sinh của Khoa Quốc tế 51

14 Hình 3.9

Biểu đồ mức độ đáp ứng chỉ tiểu tiêu tuyển sinhđại học của Khoa Quốc tế từ năm 2013 đến năm2017

55

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Về tính cấp thiết của đề tài

Quản trị đại học có tác động rất lớn đến vận mệnh của một trường đại học, làmột trong những mảnh ghép quan trọng trong bất kỳ hệ thống giáo dục đại học nào.Đặc biệt, quản trị đại học sẽ được áp dụng hiệu quả và nhiều lợi thế nhất tại cáctrường đại học được trao quyền tự chủ Các trường đại học này sẽ hoàn toàn chủđộng trong việc áp dụng các phương pháp quản trị đại học tiên tiến để nâng cao chấtlượng trường đại học về mọi mặt

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và chính sách tuyển sinh của Bộ Giáo dục &Đào tạo có nhiều thay đổi trong những năm gần đây, với thực tế nhiều trường đạihọc tuyển sinh chưa đạt chỉ tiêu, công tác tuyển sinh của các trường đại học ngàycàng được quan tâm đầu tư về nguồn lực và tài chính Vì vậy, công tác quản trị hoạtđộng tuyển sinh tại trường đại học là một mắt xích quan trọng hàng đầu của cáctrường đại học hiện nay, đặc biệt là các trường đại học được trao quyền tự chủ

Khoa Quốc tế - ĐHQGHN là đơn vị đầu tiên trong ĐHQGHN được traoquyền tự chủ và cũng là đơn vị tiên phong trong đào tạo đại học và sau đại học bằngtiếng nước ngoài tại ĐHQGHN Các chương trình đào tạo của Khoa Quốc tế mangđặc thù riêng vì đào tạo bằng tiếng Anh và học phí cao hơn so với mặt bằng học phícủa các trường đại học công lập khác Nguồn thu chủ yếu của Khoa Quốc tế là từhọc phí của sinh viên nên năng lực tài chính của Khoa được quyết định bởi số lượngsinh viên học tập tại Khoa Vì vậy, hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế cầnđược chú trọng và quản trị hiệu quả để tuyển được số lượng sinh viên hằng năm đạthoặc vượt chỉ tiêu mà Khoa đề ra

Xuất phát từ thực tiễn đó, với mong muốn được vận dụng những kiến thức,

lý thuyết tiếp thu được trong quá trình học tập tại Trường Đại học Kinh tế - Đại họcQuốc gia Hà Nội để phân tích và đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề trong

công việc thực tiễn, tác giả luận văn lựa chọn đề tài nghiên cứu của mình là “Quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội”.

Câu hỏi nghiên cứu

Trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu đã đưa ra, Luận văn tìm câu trả lời cho 3 câuhỏi nghiên cứu sau:

Câu hỏi 1: Công tác quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế đangđược thực hiện như thế nào?

Câu hỏi 2: Công tác quản trị hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế cònnhững vấn đề tồn tại gì? Nguyên nhân của các vấn đề đó?

Câu hỏi 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hoạt động tuyển sinh tạiKhoa Quốc tế?

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Đề xuất các biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện côngtác quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Làm rõ một số vấn đề lý luận về quản trị hoạt động tuyển sinh tại trườngđại học;

+ Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hoạt động tuyển sinh

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Khoa Quốc tế - ĐHQGHN

+ Thời gian: từ năm 2013 đến năm 2017

+ Nội dung: công tác quản trị hoạt động tuyển sinh bậc đại học

4 Đóng góp của luận văn

- Luận văn đã hệ thống hóa các nghiên cứu trước của các tác giả trong vàngoài nước về phương pháp quản trị trong trường đại học

- Luận văn đã đánh giá được các vấn đề còn tồn tại trong công tác quản trịhoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - ĐHQGHN và nguyên nhân của các vấn đề

đó Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị hoạt dộngtuyển sinh của Khoa Quốc tế trong những năm tiếp theo

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn gồm

có 4 chương:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lí luận về quản trị hoạtđộng tuyển sinh tại trường đại học

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và thiết kế luận văn

Chương 3: Thực trạng quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - Đạihọc Quốc gia Hà Nội

Chương 4: Giải pháp quản trị hoạt động tuyển sinh tại Khoa Quốc tế - Đạihọc Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG TUYỂN SINH

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Ngoài nước

Kỉ yếu Đại học Humboldt 200 năm (1810-2010) “Kinh nghiệm thế giới vàViệt Nam” là một công trình nghiên cứu và lí luận về giáo dục đại học của các họcgiả trong và ngoài nước Với sự đóng góp của nhiều nhà khoa học tên tuổi quenthuộc trong nước (như Hoàng Tụy, Nguyễn Văn Hiệu, Nguyễn Xuân Xanh, BùiVăn Nam Sơn, Lâm Quang Thiệt, Ngô Việt Trung, v.v.), ngoài nước (cố giáo sưBùi Trọng Liễu, Hà Dương Tường, Cao Huy Thuần, Phạm Xuân Yêm, NguyễnQuang Riệu, Vũ Quang Việt, Trần Hữu Dũng, Trần Nam Bình, v.v.), và một số nhàgiáo dục nổi tiếng của Mỹ (như P Altbach, R Levin, và G Casper) Có thể nói đây

là một công trình đồ sộ, với hơn 800 trang, thể hiện tâm huyết của các giáo sư vàchuyên gia trong và ngoài nước quan tâm đến nền giáo dục đại học nước nhà Kỉyếu gồm 57 bài viết theo 6 chủ đề, từ lịch sử phát triển giáo dục đại học, đến hệthống đại học của Mỹ, Canada, Úc, Nhật, Trung Quốc, Việt Nam, và những địnhhướng cho giáo dục đại học trong thế kỉ 21 Những bài viết trong kỉ yếu cung cấpcho chúng ta một lượng thông tin đồ sộ về hệ thống giáo dục của các nước trongvùng và vòng quanh thế giới Cuốn kỉ yếu còn có những so sánh bằng dữ liệu cụ thểgiữa hai hệ thống giáo dục đại học Việt Nam và Thái Lan, với những kết quả bấtngờ Chẳng hạn như trong số 38,217 giảng viên đại học ở Việt Nam, khoảng 15%

có bằng tiến sĩ; còn ở Thái Lan, trong số 59,562 giảng viên, số có bằng tiến sĩ là24% So sánh này cho thấy con đường đại học Việt Nam có tên trong danh sách

"Top 200" còn rất xa vời Những bài viết chỉ ra những bất cập trong hệ thống giáodục đại học, cùng với những đề nghị cụ thể để nâng cao chất lượng đào tạo vớinhững tiêu chí cụ thể làm cho cuốn kỉ yếu không chỉ là một công trình lí luận màcòn là một cẩm nang về so sánh giáo dục đại học quốc tế

Trường Đại học Humboldt là một trường công được nhà nước Phổ cấp ngânsách hoạt động Giảng viên là những công chức nhà nước và có uy tín xã hội cao,cũng như có biên chế an toàn Ý tưởng của Humboldt về Lernfreiheit (tự do họctập) và Lehrfreiheit (tự do giảng dạy) đã giúp cho mức độ tự chủ và tự do học thuậtrất cao trong nhà trường được gìn giữ như một báu vật thiêng liêng Nhà nước Phổrất ủng hộ mô hình trường đại học mới này vì nó hứa hẹn hỗ trợ cho sự phát triểncủa quốc gia và giúp cho nước Phổ, sau này là nước Đức đạt được sức mạnh và tầmảnh hưởng quốc tế.

Trong bối cảnh giáo dục đại học Việt Nam hiện nay, cuốn kỉ yếu Humboldt có

ý nghĩa thiết thực cho giới lãnh đạo đại học, các nhà quản lí giáo dục, các nhà nghiêncứu về giáo dục đại học, và tất cả những ai trong công chúng quan tâm đến giáo dụcđại học nước nhà giúp nâng cao vị thế của khoa học Việt Nam trên trường quốc tế,nếu giáo dục đại học Việt Nam dựa vào một triết lí giáo dục tốt và nếu đại học cóđược tự do học thuật, tự do giảng dạy, và tự do học tập để tìm sự thật khoa học

Theo Philip Altbach (2011), “Quá khứ, hiện tại và tương lai của trường đại

học nghiên cứu”, điều nổi bật là hai nước nhiệt tình nhất trong việc vận dụng mô

hình Humboldt là Nhật Bản và Hoa Kỳ; cả hai, đặc biệt là trong thế kỷ 19 và 20,đều gắn bó với sự phát triển của quốc gia và đều coi giáo dục đại học như là nhân tốchính đóng góp cho sự phát triển ấy Sự khác nhau của các trường đại học nghiêncứu của Mỹ và Đức đặc biệt có ý nghĩa Vào cuối thế kỷ 19, theo Luật Hỗ trợ Đất,các trường đại học Hoa Kỳ bắt đầu nhấn mạnh hoạt động nghiên cứu, tập trung vàokhoa học khai thác sản xuất điện cho nông nghiệp và cho nền công nghiệp đangthành hình Các trường đại học nghiên cứu Hoa Kỳ khác với mô hình của Đức vềnhiều mặt quan trọng: (a) nhấn mạnh việc phục vụ xã hội như là một giá trị trọngyếu; (b) tổ chức của nghề giảng viên có tính dân chủ hơn, dùng các khoa/ tổ bộ môndựa trên chuyên ngành hơn là dùng thứ bậc của hệ thống chủ tịch; và (c) hệ thốngquản trị và quản lý của Hoa Kỳ có sự tham gia của giảng viên nhiều hơn và có tínhchất quản lý hơn (trưởng khoa, trưởng đơn vị và hiệu trưởng được hội đồng quản trị

bổ nhiệm chứ không phải được đồng nghiệp bầu chọn)

Các trường đại học nghiên cứu Hoa Kỳ trở thành mô hình toàn cầu nổi bậtvào khoảng giữa thế kỷ 20 Thông qua kết hợp một ngân sách to lớn cho nghiên cứu

- một phần do Bộ Quốc Phòng cung cấp và liên quan tới kỹ thuật quân sự trong thờiChiến tranh Lạnh - với sự hỗ trợ mạnh mẽ của nhà nước, hệ thống quản trị hiệu quả,

sự sáng tạo của một hệ thống đào tạo được phân tầng ở hầu hết các bang, một hệthống coi đại học nghiên cứu là ở trên đỉnh, và một bộ phận đào tạo phi lợi nhuậnđầy sức sống mạnh mẽ, các trường đại học nghiên cứu Hoa Kỳ đã trở thành “tiêuchuẩn vàng” của thế giới

Hệ thống quản trị đại học hiệu quả là một vấn đề được rất nhiều trường đại họctrên thế giới quan tâm Trong một nghiên cứu của của Rand Corporation (2004) mangtên “Organizational Improvement &Accountability & Lesson for Education from othersectors” đã kết luận rằng, triết lý quản trị tinh gọn và những công cụ phù hợp của nó sẽcung cấp cho các nhà giáo dục một mô hình quản trị và cải tiến mạnh mẽ giúp cho các cơ

sở giáo dục đối mặt với những thách thức cho ngành giáo dục trong thế kỷ 21

Mặc dù ban đầu lý thuyết quản trị tinh gọn được áp dụng trong sản suất kinhdoanh, quản trị tinh gọn ngày càng được sử dụng nhiều ở các tổ chức khác như quản

lý nhà nước, chăm sóc sức khỏe và giáo dục đại học Quản trị tinh gọn được ápdụng vào các tổ chức quản lý nhà nước và chăm sóc sức khỏe trước khi áp dụng vàocác trường đại học, tuy nhiên việc áp dụng quản trị tinh gọn trong những trường đạihọc trên thế giới lại dễ được chấp nhận và nhiều trường đại học đã thành công(Radnor & Bucci, 2011)

Theo William K Balzer (2010) với cuốn sách “Quản trị tinh gọn trong giáodục đại học” đã cung cấp những kiến thức và công cụ cần thiết để để áp dụngphương pháp quản trị tinh gọn trong doanh nghiệp vào lĩnh vực giáo dục đại học.Việc áp dụng quản trị tinh gọn trong trường đại học giúp làm gia tăng giá trị và kếtquả của mọi quá trình thực hiện trong trường đại học Ông đã trình bày rất nhiềubằng chứng thực tế đã ứng dụng thành công các nguyên lý quản trị tinh gọn vào cáctrường đại học lớn trên thế giới và cung cấp các phương pháp đã được chứng minh

để loại bỏ các hoạt động không mang lại giá trị cho trường đại học

Xuất phát từ thực tế của việc bị cắt giảm chi phí cho giáo dục, mức độ hàilòng thấp của nhân viên, tiến trình quản lý lạc hậu và năng suất thấp, một số trườngđại học ở Mỹ đã áp dụng các nguyên lý quản trị tinh gọn như đại học Trung tâmOklahoma, đại học Iowa, đại học Scranton… Các trường đại học và cao đẳng đãnhận được rất nhiều lợi ích từ các dự án quản trị tinh gọn khi áp dụng trong nhiềumảng dịch vụ đại học, trong đó có hoạt động tuyển sinh sinh viên với tất cả cácbước trong quá trình đều được đơn giản hóa và tập trung vào nhu cầu sinh viên(Balzer, 2010; Langer, 2011).

1.1.2 Trong nước

Nhóm đối thoại giáo dục Việt Nam (VED) gồm các nhà khoa học trẻ và tâmhuyết với ngành giáo dục do giáo sư Ngô Bảo Châu chủ trì đã đưa ra hướng cảicách giáo dục đại học ở Việt Nam theo mô hình Đại học các nước phát triển(phương tây), trong đó nhấn mạnh động lực cải tổ là tự chủ đại học Nhóm cũng nêu

rõ giáo dục đại học là một quá trình lâu dài và liên tục; giáo dục cần được cải tổ từnguyên lí chứ không phải thay đổi một vài chi tiết

Trong cuốn sách “Kẻ trăn trở” , tác giả Lương Hoài Nam - vốn là một doanhnhân - chia sẻ quan điểm về nhiều bất cập xã hội, nhất là vấn đề về cải cách giáodục Cuốn sách tập hợp những bài viết hay của Lương Hoài Nam được đăng tải trênmột số trang báo trong nước, hoặc trên trang cá nhân của tác giả và các bài ông trảlời phỏng vấn của báo chí Các bài báo của Lương Hoài Nam thuộc nhiều chủ đềkhác nhau, nhiều hơn cả là bàn về cải cách giáo dục Chiếm tới một nửa dung lượngcuốn sách là những suy tư về nền giáo dục nước nhà Ông cho rằng giáo dục có vaitrò định mệnh với sự phát triển quốc gia: "Nếu chúng ta muốn thay đổi cái địnhmệnh nghìn năm, không có cách nào khác là bắt đầu từ một nền giáo dục mới để tạodựng những thế hệ người Việt mới" Từ đó, Lương Hoài Nam cho rằng cần phải đổimới toàn diện giáo dục, không chắp vá Ông đề xuất Việt Nam nên cân nhắc lựachọn mô hình giáo dục của Anh để sớm có thành tựu trong tương lai Giáo sư NgôBảo Châu nhận xét: "Với tư duy mạch lạc của một doanh nhân có nhiều kinhnghiệm, những bài viết của anh Nam luôn dựa trên những bảng biểu đối sánh,

những con số cụ thể Anh cũng nhìn giáo dục từ quan điểm của thị trường lao động,mong muốn giáo dục đáp ứng một cách hiệu quả nhu cầu của nền kinh tế, thay vìchỉ hướng tới các giá trị chân thiện mỹ"

Trong một nghiên cứu của tác giả Nguyễn Đông Phong và Nguyễn Hữu HuyNhựt (2013) với nội dung “Quản trị đại học và mô hình trường đại học khối kinh tế ởViệt Nam”, các tác giả đã chỉ ra sự cần thiết trong việc đổi mới công tác quản trị đạihọc trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh giáo dục gay gắt hiện nay Tác giả cũngnhấn mạnh nhu cầu tự chủ của các trường đại học là tất yếu và các trường đại học ViệtNam cần áp dụng các phương pháp và mô hình quản trị đại học phù hợp

Một trong những phương pháp quản trị tiên tiến được nhiều trường đại học lớntrên thế giới áp dụng là phương pháp quản trị tinh gọn, trong các nghiên cứu về quản trịtinh gọn tại Việt Nam không thể không kể đến cuốn sách “Quản trị tinh gọn tại ViệtNam – Đường tới thành công” của tác giả Nguyễn Đăng Minh Trong cuốn sách, tác giả

đã nghiên cứu và đề xuất một cách có hệ thống tư duy, mô hình quản trị tinh gọn “made

in Vietnam” Bên cạnh đó, tác giả Nguyễn Đăng Minh và các cộng sự (2014) với bài báo

“Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam”, Tạpchí Khoa học, Đại học Quốc Gia Hà Nội, số 1 (2014) đã tóm tắt lý thuyết cơ bản về quảntrị tinh gọn, chỉ ra lợi ích và ứng dụng của quản trị tinh gọn trong sản xuất và dịch vụ từ

đó khuyến nghị một số hướng nghiên cứu và áp dụng tại Việt Nam

Trên thế giới, quản trị tinh gọn được áp dụng tương đối rộng rãi và đa dạng

ở mọi bậc giáo dục từ cấp một, trung học cơ sở, phổ thông đến đại học, cao học vàcác trung tâm học thuật Ở Việt Nam, việc áp dụng triết lý quản trị tinh gọn chủ yếuđược thực hiện trong các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, sự áp dụng phương thứcquản trị này trong các cơ sở giáo dục còn nhiều hạn chế, bước đầu chỉ có những ứngdụng kỹ thuật của quản trị tinh gọn trong phạm vi hẹp Thậm chí, với nhiều ngườitrong ngành giáo dục, khái niệm về quản trị tinh gọn còn xa lạ và họ chưa thực sựquan tâm về việc quản trị tinh gọn là cái gì, lợi ích mang lại ra sao khi áp dụng nó

Qua việc nghiên cứu các tài liệu trong và ngoài nước về quản trị đại học vàquản trị tinh gọn trong trường đại học, tác giả nhận thấy quản trị tinh gọn là phương

pháp quản trị tiên tiến góp phần giảm lãng phí và nâng cao năng suất lao động củanhân viên không những trong doanh nghiệp kinh doanh mà có thể áp dụng trongquản trị đại học nói chung và trong các nội dung của quản trị đại học nói riêng,trong đó có hoạt động tuyển sinh tại trường đại học.

1.2 Cơ sở lý luận về quản trị hoạt động tuyển sinh trong trường đại học

1.2.1 Quản trị

1.2.1.1 Khái niệm quản trị

“Quản trị” được định nghĩa bởi nhiều cách khác nhau Theo James Stoner vàStephen Robins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soátnhững hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lựckhác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra” Bên cạnh đó, Mary Parker Follettcho rằng "quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác"

Theo PGS.TS Trần Anh Tài (Quản trị học, trang 12), “quản trị là quá trình

tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhầm

sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục

tiêu đã đặt ra”.

1.2.1.2 Các chức năng của quản trị

Qúa trình quản trị bao gồm 4 chức năng chính đó là hoạch định, tổ chức, lãnhđạo và kiểm tra

a Hoạch định

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, giữ vai trò mở đường cho tất

cả các chức năng khác của quản trị nên được coi là chức năng quản trị chính yếu.Hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu, định ra chương trình, bước đi và triểnkhai các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu Hoạch định là quá trình bao gồmnhững bước sau:

- Lựa chọn sứ mệnh và các mục tiêu chung cho cả hoạt động ngắn hạn vàdài hạn của tổ chức;

- Xác lập mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và các cá nhân dựa trên cácmục tiêu chung của tổ chức;

- Lựa chọn chiến lược và chiến thuật để thực hiện các mục tiêu;

- Quyết định phân bổ các nguồn lực của tổ chức (nhân lực, tài chính, thiết

bị, công cụ…) để thực hiện mục tiêu đã đặt ra

b Tổ chức

Tổ chức là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực,

là việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận, các thành viên trong

tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa chúng trong quá trình hoạt động

Việc thiết lập cơ cấu tổ chức là để thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức,

do đó cơ cấu tổ chức hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng đến mức độ đạt mục tiêu của

tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý có nghĩa là chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức được xác định rõ ràng, hợp lý từ đó gópphần phát huy sức mạnh tập thể nói chung và của đội ngũ cán bộ quản lý nói riêng(Trần Anh Tài, 2013)

c Lãnh đạo

Lãnh đạo gắn liền với việc thực hiện các hành vi như việc ban hành cácquyết đinh, chỉ thị, mệnh lệnh hay thực hiện việc động viên, khuyến khích nhằm tạođộng lực thúc đẩy các đơn vị, các thành viên trong tổ chức tích cực và tự giác thựchiện nhiệm vụ (Trần Anh Tài, 2013)

Năng lực lãnh đạo là tổng hợp các kiến thức, kỹ năng và hành vi, thái độ màmột nhà lãnh đạo cần có Năng lực lãnh đạo được cấu thành và biểu hiện ở các bộphận cụ thể như: tầm nhìn chiến lược, năng lực động viên khuyến khích, năng lựcphân quyền và ủy quyền, năng lực ra quyết định, năng lực gây ảnh hưởng và nănglực giao tiếp lãnh đạo

d Kiểm tra

Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những vấn đề đãhoạch định, từ đó phát hiện ra các sai lầm và tìm ra các giải pháp khắc phục để đảmbảo việc hoàn thành mục tiêu như kế hoạch đã đề ra

Các giai đoạn của quá trình kiểm tra

Hình 1.1: Quá trình kiểm tra

(Nguồn: Sách Quản trị học, Trần Anh Tài, 2013, trang 178)

1.2.1.3 Phương pháp quản trị

a Khái niệm

Phương pháp quản trị là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủđích của nhà quản trị lên các đối tượng (cấp dưới và tiềm năng của tổ chức) và cáckhách thể (khách hàng, đối thủ cạnh tranh…) để đạt được mục tiêu đã đề ra

Mục tiêu, nhiệm vụ của quản trị được thực hiện thông qua các phương phápquản trị Trong những điều kiện nhất định, phương pháp quản trị có tác động lên sựthành công hay thất bại trong việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.Quản trị đạt hiệu quả nhất khi các nhà quản trị lựa chọn phương pháp quản trị đúngđắn và phù hợp

b Các phương pháp quản trị

Hiện nay, nhiều phương pháp quản trị khác nhau được các tổ chức áp dụngrất đa dạng và phong phú tùy thuộc vào mục tiêu áp dụng như phương pháp quản trịchiến lược, quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị công nghệ, quản trị sảnphẩm, quản trị vật tư Trong đó, phương pháp quản trị tiên tiến được nhiều tổ chức

áp dụng nhằm loại bỏ các lãng phí và sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức đó

là phương pháp quản trị tinh gọn

Phương pháp quản trị tinh gọn ban đầu được áp dụng trong sản xuất, kinhdoanh Tuy nhiên, hiện nay phương pháp này đã được áp dụng rộng rãi trong nhiềulĩnh vực khác như dịch vụ, y tế và đặc biệt là trong giáo dục

Kết quả

thực tế

Đo lườngkết quảthực tế

So sánh vớicác tiêuchuẩn

Xác địnhsai lệch

Kết quả

mong

muốn

Thực hiệnđiều chỉnh

Xây dựngchươngtrình

Phân tíchnguyênnhân

1.2.2 Quản trị đại học

1.2.2.1 Khái niệm về quản trị đại học

Hiện nay khái niệm về quản trị trong các trường đại học vẫn còn là một kháiniệm mới đối với những nhà quản lý ở Việt Nam và trong một chừng mực nào đóvẫn còn có sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm quản trị trường đại học và quản lýtrường đại học Nhưng trên thực tế, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau Quảntrị trường đại học tập trung vào các cơ cấu và các quy trình hoạt động của trườngđại học nhằm đảm bảo tính hiệu quả, tính hiệu lực và tính bền vững Đồng thời,đảm bảo sự công bằng, tính minh bạch và tính trách nhiệm Trong khi đó, quản lýtrường đại học tập trung vào các công cụ cần thiết để điều hành trường đại học

Theo GS.TS Nguyễn Đông Phong và TS Nguyễn Hữu Huy Nhựt, “quản trịđại học là quá trình xây dựng và tập hợp các quy tắc, hệ thống nhằm quản lý vàkiểm soát toàn bộ hoạt động của một trường đại học Nhà quản trị đại học chịu tráchnhiệm trước Nhà trường, cộng đồng và người học về sự tin cậy, tính thích ứng vàhiệu quả chi phí quản lý thông qua việc phân chia trách nhiệm, nguồn lực và kiểmsoát tính hiệu lực và hiệu quả Quản trị đại học là những phương cách để nhữngngười có thẩm quyền lãnh đạo hướng dẫn và giám sát các mục tiêu và giá trị củanhà trường thông qua các chính sách và quy trình thực hiện.”

Mặc dù có một mảng chung giữa hai lĩnh vực này là mảng chiến lược nhưng

có thể thấy rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm quản trị và quản lý trường đại học.Quản trị trường đại học được đặt ở một tầm cao hơn nhằm đảm bảo trường đại học

sẽ được quản lý theo một cách thống nhất từ trên xuống dưới Quản trị là hoạchđịnh đường lối, chính sách và quyết định các định hướng đầu tư lớn trong khi quản

lý là điều hành và thực thi công việc hằng ngày

1.2.2.2 Nội dung của quản trị đại học

a Quản trị về cơ cấu tổ chức, nhân sự

Một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản trị trường đại học

là quản trị về cơ cấu tổ chức, nhân sự Nội dung quản trị các trường đại học thể hiệnmối quan hệ giữa Nhà nước và các trường đại học dựa trên mối tương quan giữa

năng lực quản lý tập trung của Nhà nước và năng lực tự chịu trách nhiệm của cácnhà trường; tự chủ cao đồng nghĩa với mức độ can thiệp thấp của Nhà nước vào cáccông việc của các trường đại học Nội dung quản trị của nhà nước và quyền tự chủ,năng lực tự chịu trách nhiệm của các trường đại hoc còn tuỳ thuộc vào điều kiện vàhoàn cảnh của mỗi quốc gia, đặc điểm truyền thống của dân tộc, thể chế xã hội

Quản trị về cơ cấu tổ chức, nhân sự là việc Nhà nước trao quyền cho cáctrường đại học được quyền thiết lập cơ cấu bộ máy, tuyển dụng hoặc sa thải cán bộcủa trường Về công tác nhân sự, trường đại học được quyền đưa ra những quy định

về việc lựa chọn ban lãnh đạo Nhà trường, quy định bổ nhiệm và miễn nhiệm cán

bộ, tổ chức bộ máy sao cho phù hợp và hiệu quả Được sắp xếp, phân công giảngviên, công chức, viên chức theo năng lực của từng người và phù hợp với vị trí côngtác đòi hỏi của Nhà trường; được mời giảng viên thỉnh giảng hoặc ký hợp đồngnghiên cứu khoa học và các hợp đồng thuê khoán chuyên môn với các chuyển giabên ngoài bằng kinh phí tự có của Nhà trường Được quyền quyết định mời chuyêngia nước ngoài đến làm việc chuyên môn, cử công chức, viên chức của đơn vị đicông tác, học tập ở nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật

b Quản trị về đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế

Luật Giáo dục Đại học quy định các trường đại học được quyền quyết địnhviệc mở các ngành đào tạo đại học và chuyên ngành đào tạo sau đại học đã có trongdanh mục ngành đào tạo của Nhà nước; xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạchgiảng dạy và học tập cho các ngành đào tạo của trường trên cơ sở quy định của Nhànước; tổ chức biên soạn, duyệt và thẩm định các giáo trình theo chuyên ngành vàcác tài liệu giảng dạy, học tập của trường; được quyết định mẫu văn bằng, chứngchỉ và tổ chức cấp văn bằng, chứng chỉ cho những người được trường đào tạo khi có

đủ các điều kiện theo quy định của Nhà nước Vai trò của Nhà nước là phân bổ chỉtiêu cho phù hợp với cơ cấu ngành nghề và giám sát việc thực hiện công tác tuyểnsinh của các trường

Luật Giáo dục Đại học còn cho phép các trường đại học được quyền xác địnhnhiệm vụ cơ bản của trường về nghiên cứu và giảng dạy, giới thiệu hoặc chấm dứt

chương trình đào tạo, quyết định cơ cấu và nội dung của chương trình đào tạo; xácđịnh vai trò và trách nhiệm của Nhà trường đối với việc đảm bảo chất lượng cácchương trình đào tạo và bằng cấp

Luật Giáo dục quy định các trường đại học được quyền xây dựng kế hoạch hoạtđộng khoa học và công nghệ như: Xây dựng định hướng, kế hoạch hằng năm, trunghạn và dài hạn về hoạt động khoa học và công nghệ của trường; chủ động đăng kýtham gia tuyển chọn, đấu thầu, ký kết hợp đồng hoặc các hình thức khác theo quy địnhcủa pháp luật; tự xác định các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp trường Đượcquyền xây dựng các Viện, Trung tâm nghiên cứu và phát triển, các cơ sở sản xuất thửnghiệm, các doanh nghiệp khoa học và công nghệ; phối hợp với các tổ chức khoa học

và công nghệ, các đơn vị sự nghiệp, các cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ tổ chức cáchoạt động khoa học và công nghệ; hợp tác khoa học và công nghệ với nước ngoài vàcác tổ chức quốc tế theo quy định của pháp luật; tổ chức các hoạt động nghiên cứukhoa học và phát triển công nghệ của người học; tổ chức các hội nghị khoa học vàcông nghệ, tham dự các giải thưởng khoa học và công nghệ trong nước và quốc tế

Ngoài ra, các trường đại học còn được quyền chủ động thiết lập các mối quan hệhợp tác, ký các văn bản ghi nhớ, thoả thuận hợp tác về đào tạo, khoa học và công nghệvới các trường đại học, các tổ chức giáo dục, khoa học và công nghệ nước ngoài; mờichuyên gia nước ngoài đến giảng dạy và trao đổi kinh nghiệm theo các quy định của Nhànước; tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo các quy định của Nhà nước

c Quản trị về hoạt động tuyển sinh

Công tác quản trị trường đại học bao gồm cả việc Nhà trường được quyềnquyết định chỉ tiêu tuyển sinh và phương thức tuyển sinh các bậc học (Đại học,Thạc sĩ, Tiến sĩ) vào trường hằng năm phù hợp với khả năng của Nhà trường vàđiều kiện của xã hội, đảm bảo đúng quy định của Luật Giáo dục Đại học, cũng nhưcủa Bộ Giáo dục và Đào tạo

Bên cạnh đó, các trường đại học còn có thể chủ động lập kế hoạch và triểnkhai các hoạt động quảng bá, tiếp cận người học và thu hút tuyển sinh cho cácchương trình đào tạo của Nhà trường

d Quản trị về công tác kiểm định và đánh giá chất lượng

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 65/2007/QĐ-BGD&ĐTngày 01/11/2007 quy định 10 tiêu chuẩn về đánh giá chất lượng các trường đại học,

cụ thể như sau:

Tiêu chuẩn 1: Sứ mạng và mục tiêu của các trường đại học; Tiêu chuẩn 2:Quy định về tổ chức và quản lý; Tiêu chuẩn 3: Chương trình giáo dục; Tiêu chuẩn4: Hoạt động đào tạo; Tiêu chuẩn 5: Đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên và nhânviên; Tiêu chuẩn 6: Người học; Tiêu chuẩn 7: Nghiên cứu khoa học, ứng dụng, pháttriển và chuyển giao công nghệ; Tiêu chuẩn 8: Hoạt động hợp tác quốc tế; Tiêuchuẩn 9: Thư viện, trang thiết bị học tập và cơ sở vật chất khác; Tiêu chuẩn 10: Tàichính và quản lý tài chính

Trên cơ sở 10 tiêu chuẩn này, Bộ Giáo dục và Đào tạo giao cho các trườnghằng năm tự đánh giá (đánh giá trong) và báo cáo về Bộ thông qua Cục khảo thí vàkiểm định chất lượng Căn cứ vào báo cáo tự đánh giá trong của các trường đại học,

Bộ Giáo dục và Đào tạo còn tổ chức cho các trường tự đăng ký tham gia đánh giángoài chất lượng các trường đại học bằng hình thức: tổ chức các đoàn kiểm tra,giám sát; tổ chức cho các trường tự đánh giá lẫn nhau; các tổ chức xã hội và cácdoanh nghiệp sử dụng lao động cùng tham gia đánh giá việc thực hiện các tiêuchuẩn, tiêu chí nêu trên

e Quản trị về tài chính

Luật Giáo dục Đại học quy định các trường đại học được quyền quyết địnhhoạt động tài chính của Nhà trường bao gồm các hoạt động thu, chi, quản lý vàphân phối kết quả hoạt động tài chính, huy động vốn, quản lý các quỹ chuyên dụng,quản lý tài sản, quản lý nợ phải trả của Nhà trường và các hoạt động tài chính kháctheo quy định của pháp luật Nguồn thu của trường đại học bao gồm các nguồn từcác khoản thu học phí, lệ phí, thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa học và chuyển giaocông nghệ, từ hợp tác quốc tế, tài trợ của các tổ chức hoặc các doanh nghiệp, khoảnvay từ các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng và các khoản vay hợp pháp kháctheo quy định của pháp luật Đối với việc quản lý các nguồn thu, trường đại học

được quyền quyết định các khoản thu, mức thu đối với những hoạt động dịch vụtheo hợp đồng đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; có thể tích luỹ dựtrữ; được quyền thiết lập mức học phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước; quyềnđược vay tiền từ thị trường tài chính để đầu tư cho giáo dục hoặc kêu gọi tài trợ củacác tổ chức, các doanh nghiệp; quyền sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị phục

vụ cho công tác đào tạo của Nhà trường theo đúng quy định của pháp luật Cáckhoản chi chủ yếu của trường đại học gồm: chi sự nghiệp, chi đầu tư phát triển, chicho xây dựng cơ bản, chi hỗ trợ đối với các đơn vị trực thuộc Trong các khoản chi,trường đại học được quyết định phương thức khoán chi phí cho từng bộ phận, đơn

vị trực thuộc; quyết định các khoản đầu tư cho nghiên cứu khoa học của Nhàtrường; quyết định đầu tư xây dựng, mua sắm mới và sửa chữa lớn tài sản thực hiệntheo quy định của pháp luật; được lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp; trả thunhập tăng thêm cho người lao động; trích lập Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ

dự phòng ổn định thu nhập Mức độ tự chủ tài chính của các trường tới đâu tuỳthuộc vào điều kiện và khả năng tài chính của từng trường

1.2.3 Quản trị tinh gọn trong quản trị trường đại học

1.2.3.1 Khái niệm quản trị tinh gọn

Quản trị tinh gọn là phương pháp cải tiến có hệ thống, liên tục và tập trungvào việc tạo thêm giá trị cho khách hàng cùng lúc với việc loại bỏ các lãng phí trongquá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức, từ đó giúp cắt giảm chiphí (đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận), tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, rútngắn thời gian chu trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời tăng khả năngđáp ứng một cách linh hoạt các yêu cầu không ngừng biến động và ngày càng khắtkhe của khách hàng

Bên cạnh đó, khái niệm về quản trị tinh gọn có những cách hiểu khác nhaucủa các chuyện gia trên thế giới

Trong cuốn sách Lean Thinking, James Womack và Danial Jones định nghĩa

“tinh gọn” theo 3 yếu tố: dòng sản xuất, hệ thống kéo và nỗ lực để đạt được sự

“xuất sắc” “Sự xuất sắc” được định nghĩa là một hệ thống các phương pháp áp

dụng trong sản xuất nhằm hạn chế tối đa sự lãng phí thông qua tập trung vào chínhxác những gì khách hàng mong muốn.

John Shook - chuyên gia làm việc tại Viện Nghiên cứu Lean tại Anh Quốcđịnh nghĩa tinh gọn là một triết lý sản xuất rút ngắn thời gian từ khi nhận được đơnhàng của khách đến khi giao hàng bằng cách cắt giảm chi phí

1.2.3.2 Nội dung của quản trị tinh gọn trong quản trị trường đại học

Theo Balzer (2010), 5 nguyên lý nền tảng của quản trị tinh gọn trong giáodục đại học bao gồm:

a Tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng

Giá trị là điểm bắt đều của tư duy tinh gọn Giá trị chỉ có ý nghĩa khi được

mô tả theo một sản phẩm dịch vụ cụ thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mộtthời điểm cụ thể với một giá cụ thể Giá trị được tạo ra bởi nhà cung cấp dịch vụ,tuy nhiên nhà cung cấp dịch vụ thường có khuynh hướng tạo ra sản phẩm, dịch vụtheo năng lực hệ thống của mình hơn là nghĩ tới nhu cầu của khách hàng Thực tế,các sản phẩm dịch vụ được cung cấp dựa theo nhu cầu của khách hàng, mang lại giátrị gia tăng cho khách hàng mới tạo ra giá trị

Trong giáo dục đại học, trường đại học chính là nhà cung cấp dịch vụ đào tạo đạihọc và khách hàng chính là học sinh THPT (sinh viên tương lai), sinh viên đang học tậptại trường, các đối tác doanh nghiệp… Vậy trường đại học cần xác định những gì màkhách hàng cần để thực hiện các hoạt động tạo giá trị gia tăng cho khách hàng

b Tạo dòng chảy

Dòng chảy của quá trình được tạo ra khi tất cả các bước trong quát trìnhđược thực hiện liên tục, không ngắt quãng, xếp hàng hay chờ đợi Để tạo dòng chảyliên tục cho các bước tăng giá trị, nhà cung cấp dịch vụ cần tập trung vào quan điểmcủa khách hàng trong hệ thống dịch vụ Trong trường đại học, nhìn chung, để tạodòng chảy liên tục trong các giao dịch tài chính, thuê văn phòng, mua hàng hóa vàdịch vụ, lên lịch giảng dạy, tổ chức hội thảo và nhiều quá trình khác trong trườngđại học cần được cải thiện bằng việc cắt giảm lãng phí và nỗ lực tạo dòng chảy liêntục, không ngắt quãng (Balzer, 2010)

c Nhận dạng và loại bỏ các lãng phí

Bước đầu tiên là nhận thức về những gì có và những gì không làm tăng thêmgiá trị từ góc độ khách hàng Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạothêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là thừa và nên loại bỏ Cácloại lãng phí xuất hiện trong trường đại học bao gồm:

- Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn: sự trì hoãn thực hiện quá trình trongtrường đại học do sự chờ đợi giữa các cá nhân hoặc các bộ phận trong tổ chức

- Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển: Đây có thể là nguyên nhân của việcsắp xếp nơi làm việc không hợp lý như con người, máy móc và tài liệu không hợp

lý dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí

- Lãng phí trong quá trình hoạt động: Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìnthấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người Chẳnghạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thờigian hoàn thành công việc khác nhau Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kếtquả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoànthành công việc

- Láng phí do trùng lặp: phải nhập lại dữ liệu, lặp lại các chi tiết trong các biểumẫu khác nhau, sao chép thông tin, trả lời các truy vấn từ nhiều nguồn trong tổ chức

- Lãng phí do tồn kho: Các sản phẩm hàng hóa được lưu kho mà không tạo ragiá trị gia tăng Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặtbằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc…

- Lãng phí do các động tác thừa: Khi nhân sự trong trường đại học xử lý mộtcông việc có thể tạo ra các cử động Các cử động này không làm gia tăng giá trị choquá trình xử lý công việc gọi là động tác thừa

- Lãng phí do lỗi trong quá trình thực hiện công việc: Các lỗi xảy ra trongquá trình thực hiện công việc sẽ làm phát sinh hoạt động sửa sai gây lãng phí

- Lãng phí do thừa yếu tố đầu vào: Nhập các tài liệu, công cụ thừa trongvphục vụ các hoạt động khác nhau trong trường đại học sẽ phát sinh các chi phílãng phí như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hànhchính, chi phí thiết bị, chi phí tài chính…

- Lãng phí do kiến thức, thông tin rời rạc: truyền thông không rõ ràng làmphát sinh các lãng phí liên quan đến việc làm rõ thông tin hoặc nhầm lẫn liên quanđến sản phẩm, dịch vụ Kiến thức rời rạc có thể dẫn đến các lãng phí khác.

- Lãng phí do mất cơ hội giữ khách hàng: thất bại trong việc thiết lập quan hệ vớikhách hàng, bỏ qua khách hàng, không thân thiện thậm chí khiếm nhã với khách hàng

Các lãng phí nêu trên là các hoạt động không tạo giá trị gia tăng trong trườngđại học Vì vậy ban lãnh đạo các trường đại học cần nhận dạng đúng và áp dụng cácphương pháp phù hợp để loại bỏ lãng phí

d Kéo dòng chảy

Khi đã thiết lập được dòng chảy của quá trình, nguyên tắc tinh gọn sử dụngphương pháp kéo Phương pháp kéo chỉ tạo ra sản phẩm dịch vụ khi cần thiết, đápứng nhu cầu ngắn hạn của khách hàng, không sản xuất thừa Sản xuất đúng và kịpthời, không có yêu cầu của khách hàng thì không sản xuất

Trong trường đại học, phương pháp kéo được áp dụng khi hầu hết các trườngđại học tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đúng lịch trình, kế hoạch đã đề ra dựavào nhu cầu của các dự án hoặc khi thuận lợi cho cán bộ nhân viên trong trường(Balzer, 2010)

e Cải tiên liên tục đến sự hoàn hảo

Sự thay đổi và tương tác lẫn nhau giữa đối tượng của các nguyên lý tinh gọn

là quá trình giảm nguồn lực, giảm lãng phí, giảm thời gian và chi phí và gia tăng giátrị là quá trình liên tục không có điểm kết thúc Quản trị tinh gọn tiến đến bước cuốicùng là cải tiến liên tục dẫn đến sự hoàn hảo (Nguyễn Đăng Minh, 2016) Hoàn hảokhông chỉ là chất lượng dịch vụ mà còn là cung cấp đúng loại dịch vụ và đúng lúckhách hàng cần với giá cả hợp lý và với lãng phí bằng không

1.2.3.3 Công cụ của quản trị tinh gọn trong quản trị đại học

a Chuẩn hóa quy trình

Chuẩn hóa quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất đượcquy định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết, nhằm tránh sự thiếu nhấtquán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc Mục tiêu của việc chuẩn

hóa là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất,ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý Mức độchuẩn hóa cao về quy trình cũng giúp các tổ chức mở rộng sản xuất và dịch vụ dễdàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trìnhđược chuẩn hóa Thường áp dụng tiêu chuẩn cho một số công việc sau:

- Trình tự công việc chuẩn: Bao gồm trình tự các bước thực hiện công việcchuẩn mà nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt

- Thời gian chuẩn: take time – thời gian mà khách hàng yêu cầu

- Mức tồn kho chuẩn: Sản phẩm tồn kho tối thiểu, cần có quy trình để hoạtđộng ở cường độ mong muốn

b Phương pháp 5S và quản lý trực quan

Phương pháp 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S” bao gồm Seiri, Seiton,Seiso, Seiketsu và Shitsuke Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từkhác nhau, tuy nhiên, về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi Trong tiếngAnh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise vàSustain Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, chuẩn hóa và tâmthế (Nguyễn Đăng Minh, 2016)

- Seiri có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự Đây chính làbước đầu tiên cần phải làm trong thực hành 5S Nội dung chính trong Seiri là phânloại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc Nhiệm vụ của Seiri là làphân loại các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặcthanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việckhoa học và an toàn hơn

- Seiton (sắp xếp): Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọngàng và có trật tự Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết, công việc tiếptheo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy,

dễ lấy và dễ trả lại

- Seiso (sạch sẽ): Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ Côngviệc chính trong phần này là giữ gìn sự sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp, tổ chức.

- Seiketsu (chuẩn hóa) là hoạt động kiểm tra, đánh giá, duy trì kết quả và cáchoạt động trong 3S đầu tiên

- Shitsuke (Tâm thế) có nghĩa là xây dựng ý thức cho người lao động có haithấu và một ý để họ có tâm thế về việc rèn luyện tác phong, thói quen, nề nếp thựchiện 5S tại nơi làm việc

Theo Nguyễn Đăng Minh (2016), Tâm thê là một phạm trù quản trị đượcđịnh nghĩa theo công thức sau:

TÂM THẾ = THẤU 1 + THẤU 2 + Ý

THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc mà con người thực hiện là có ích cho bảnthân mình

THÁU 2: Thấu hiểu rằng con người chỉ có làm thật mới nâng cao được nănglực tư duy và năng lực làm việc của chính bản thân mình

Ý: Con người cần có ý thức, thái độ và đạo đức tốt với công việc của mình

để soi đường cho thực hiện hai thấu ở trên

Thuật ngữ “Tâm thế” được dùng ở đây là một phạm trù quản trị bao gồm haithấu một ý, như cách định nghĩa ở trên Tâm thế không tự nhiên sinh ra, nó phảiđược hình thành (giáo dục hình thành) thông qua ba khu vực chính đó là gia đình(từ lúc mới sinh ra), tiếp tục bồi dưỡng ở nhà trường (cơ quan, tổ chức) khi đi học đilàm và trong xã hội (khi tham gia vào xã hội trong cuộc sống hằng ngày) Tâm thếđược phát triển thông qua việc giáo dục, dạy dỗ, động viên khen thưởng, kỷ luậtmột cách thường xuyên, theo một triết lý xuyên suốt Trong gia đình, đối với từng

cá nhân, cách nào cũng được, chúng ta phải tìm ra phương pháp phù hợp để có đượchai thấu một ý Trong tổ chức, cách nào cũng được, phải có các biện pháp thườngxuyên liên tục để duy trì Tâm thế Trong xã hội, bằng mọi hình thức tuyên truyềngiáo dục khác nhau như bài hát, kịch nghệ, chương trình truyền hình, gương ngườitốt…để góp phần giáo dục tâm thế cho con người

Quản lý trực quan

Hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan: cho phép các nhân viên có thông tinđầy đủ về các quy trình làm việc, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làmviệc có hiệu quả nhất Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau:

- Các bảng hiển thị trực quan: các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủtục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho cán bộ nhân viên

- Các bảng kiểm soát bằng trực quan: các chỉ số dùng để kiểm soát hay báohiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin vềtiến độ công việc, thông tin theo dõi chất lượng công việc…

- Các chỉ dẫn bằng hình ảnh: giúp truyền đạt thông tin các quy trình làmviệc hay các khu vực làm việc được quy định Chẳng hạn, trong một số tổ chức việc

sử dụng các ô vẽ trên nền văn phòng lớn để phân biệt các khu vực làm việc hay cáckhu vực để tài liệu khác nhau

5S chính là điều kiện tiên quyết để thực hiện quản lý trực quan Trong sảnxuất và dịch vụ, nếu không tuân thủ theo nguyên tắc 5S thì sự lãng phí sẽ tích tụ dầnlên, làm mờ đi các sự cố và dần biến những lỗi cơ bản trở thành sai lệch mang tính

hệ thống Vì vậy, 5S được xem là “bàn đạp” để tiến hành hoạt động hệ thống quản

lý trực quan (Ortiz, 2010)

c Cải tiến liên tục (Kaizen)

Cải tiến liên tục là một công cụ trong quản trị được áp dụng nhằm thúc đẩyhoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện khôngngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình

Cải tiến liên tục là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được NhậtBản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ hai Cải tiến liên tục là sự tích lũy các cảitiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thayđổi cải tiến liên tục với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn Qua đó,tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyếnkhích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày

Đặc điểm của cải tiến liên tục:

- Là quá trình cần được thực hiện liên tục nơi làm việc;

- Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông quagiảm lãng phí;

- Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kếtmạnh mẽ của lãnh đạo;

- Nhấn mạnh hoạt động nhóm;

- Thu nhập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu;

- Cải tiến liên tục được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiếnthì kết quả sẽ được cải tiến Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quátrình Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi

Định hướng theo quá trình được thực hiện khi áp dụng các chiến lược cải tiếnliên tục khác nhau như áp dụng chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act)

Hình 1.2: Mô hình PDCA

(Nguồn: Masaki Imail, 1986)Các bước thực hiện cải tiến liên tục tại nơi làm việc tuân thủ theo vòngPDCA Các bước từ (1) - (4) là Kế hoạch (Plan), bước (5) là Thực hiện (Do), bước(6) là Kiểm tra (Check) và bước (7), (8) là Hành động

(1) Lựa chọn đối tượng cải tiến

Cải tiến

(3) Thu thập và phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân

(4) Dự kiến giải pháp dựa trên dữ liệu thu thập

(5) Thực hiện giải pháp

(6) Kiểm tra kêt quả

(7) Đưa ra tiêu chuẩn để ngăn ngừa tái xảy ra lỗi

(8) Xem xét kết quả và chuẩn bị cho dự án cải tiến tiếp theo

Một vòng PDCA thường được bắt đầu khi bắt đầu một kế hoạch hoặc một dự

án mới Được xem như một công cụ cơ bản, vòng PDCA đảm bảo cho sự liên tụccủa quá trình Kaizen

1.2.4 Quản trị hoạt động tuyển sinh tại trường đại học

1.2.4.1 Hoạt động tuyển sinh

a Khái niệm

Tuyển sinh là hoạt đông cung cấp thông tin định hướng nghề nghiệp cho họcsinh, giúp các em hiểu rõ về ngành nghề tương lai của mình lựa chọn qua việc giớithiệu thông tin các chuyên ngành đào tạo của nhà trường và các điều kiện yêu cầubắt buộc đối với ngành nghề để từ đó học sinh có được sự so sánh những gì đã cócủa bản than tương ứng với yêu cầu của ngành nghề đó

b Mục tiêu của hoạt động tuyển sinh

Mục tiêu của hoạt động tuyển sinh là tiếp cận số lượng lớn học sinh THPT,đặc biệt là học sinh lớp 12 đang chuẩn bị bước vào kỳ thi đại học, từ đó cung cấpthông tin tuyển sinh để học sinh có sự cân nhắc và lựa chọn ngành nghề của mìnhtrong tương lai Đó là những thông tin về chương trình đào tạo, thời gian đào tạo,học phí, quyền lợi và nghĩa vụ của người học… Cán bộ tuyển sinh tư vấn cho cácđối tượng có nhu cầu như học sinh hoặc phụ huynh học sinh vì gia đình cũng có tầmảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọn ngành nghề tương lai của học sinh

Hoạt động tuyển sinh cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu củatrường đại học tới các thầy cô giáo, tới phụ huynh và học sinh trường THPT, từ đótạo nên uy tín và niềm tin cho học sinh tìm hiểu và lựa chọn đăng ký vào trường đạihọc Xét cho cùng, mục tiêu lớn nhất của hoạt động tuyển sinh là tuyển được sốlượng sinh viên đạt hoặc vượt chỉ tiêu mà trường đại học đề ra

1.2.4.2 Quản trị hoạt động tuyển sinh trong trường đại học

a Khái niệm

Quản trị hoạt động tuyển sinh của trường đại học là một nội dung trong quảntrị đại học, là quá trình xây dựng và tập hợp các quy tắc, hệ thống nhằm quản lý vàkiểm soát toàn bộ hoạt động tuyển sinh của một trường đại học Nhà quản trị hoạtđộng tuyển sinh của trường đại học chịu trách nhiệm trước Nhà trường về chỉ tiêutuyển sinh, hiệu quả chi phí quản lý thông qua việc phân chia trách nhiệm, nguồnlực và kiểm soát tính hiệu quả trong hoạt động tuyển sinh

b Quy trình quản trị hoạt động tuyển sinh

Quy trình quản trị hoạt động tuyển sinh trong trường đại học là một quá trìnhbao gồm bốn bước chính: lập kế hoạch tuyển sinh, tổ chức thực hiện hoạt độngtuyển sinh, chỉ đạo thực hiện hoạt động tuyển sinh và kiểm tra, đánh giá kết quả

Lập kế hoạch tuyển sinh

Theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường đại học công lập trựcthuộc đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh và được sự phê duyệt chỉ tiêu của Bộ Giáo dục vàĐào tạo Đối với các trường đại học trực thuộc hai hệ thống giáo dục đại học củaViệt Nam là ĐHQGHN và ĐHQGTPHCM, dựa vào quy mô và năng lực đào tạo,các trường thành viên sẽ đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh với Ban chuyên trách của cácĐại học Quốc gia và chỉ tiêu hằng năm sẽ do Đại học Quốc gia phê duyệt

Hiệu trưởng là người ra quyết định ký kế hoạch hoạt động tuyển sinh hàngnăm, trong đó có nêu rõ số lượng tuyển sinh, thời gian tuyển sinh, phân công cán bộtuyển sinh, tổ chức thực hiện đảm bảo hiệu quả kế hoạch phân công

Hiệu trưởng ký quyết định thành lập Trung tâm tư vấn tuyển sinh, Ban tuyểnsinh, Phòng tuyển sinh, Bộ phận Tuyển sinh hay Tổ tuyển sinh tùy theo mức độ quy

mô của trường đại học và mức độ của hoạt động tuyển sinh

Tổ chức thực hiện hoạt động tuyến sinh

 Đội ngũ tham gia hoạt động tuyển sinh

Nhân sự tham gia vào hoạt động tuyển sinh bao gồm: Lãnh đạo phụ tráchtuyển sinh, bộ phận phụ trách tư vấn tuyển sinh và bộ phận phụ trách công táctruyền thông marketing.

Lãnh đạo phụ trách tuyển sinh là người quản trị chung các hoạt động tuyểnsinh của trường đại học Việc quản lý đội ngũ cán bộ tư vấn tuyển sinh và cán bộtruyền thông marketing cũng đòi hỏi phải khéo léo, tâm lý, khích lệ vừa quản lý sátsao nhằm đảm bảo hiệu quả được giao

Đội ngũ cán bộ tư vấn tuyển sinh trong điều kiện hiện nay vừa phải có nănglực trình độ nhận thức về ngành nghề cần tư vấn, kỹ năng thuyết trình giỏi vừa phảinhanh nhẹn hoạt bát, năng động nhằm thích nghi môi trường làm việc độc lập.Trong điều kiện hiện nay công tác tư vấn tuyển sinh ngày càng được các trườngquan tâm, mức độ cạnh tranh lớn đòi hỏi cán bộ tuyển sinh ngày càng phải giỏi vềnăng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức

Cán bộ phụ trách truyền thông marketing cần nắm bắt các nhu cầu về ngànhnghề, có sự hiểu biết và áp dụng linh hoạt, sáng tạo các công cụ truyền thôngmarketing để đưa các thông tin tuyển sinh của trường đại học tiếp cận số lượng lớnphụ huynh và học sinh quan tâm dẫn đến hành động tìm hiểu và đăng ký chuyênngành mà trường đại học đang tuyển sinh

 Nội dung tư vấn tuyển sinh

Đối với trường đại học hiện nay việc xây dựng nội dung tuyển sinh rất cầnthiết nhằm mục tiêu tuyển sinh được đúng, đủ học sinh theo đúng quy định Nhưvậy việc chuẩn bị nội dung tư vấn tuyển sinh sẽ góp phần quảng bá hình ảnh củaNhà trường đến với học sinh, các thầy cô giáo trường THPT và phụ huynh học sinh

Nội dung tư vấn tuyển sinh bao gồm: hình ảnh Nhà trường, quy mô đào tạo,thời gian đào tạo, giới thiệu các ngành nghề nhà trường đang đào tạo, đội ngũ giáoviên, cơ sở vật chất, mối quan hệ với doanh nghiệp và khả năng giới thiệu việc làmcho sinh viên sau khi tốt nghiệp Cán bộ tuyển sinh cũng cần chú trọng đến thếmạnh của nhà trường và các lợi thế mà nhà trường đem lại cho sinh viên để đưa vàonội dung tư vấn tuyển sinh

 Phương pháp tuyển sinh

Hoạt động tuyển sinh bao gồm 2 mảng đó là tư vấn tuyển sinh và truyền thôngmarketing Vì vậy, mỗi mảng sẽ bao gồm những phương pháp đặc trưng khác nhau:

Tư vấn tuyển sinh là hoạt động thông tin, định hướng nghề nghiệp cho họcsinh, giúp cho các em hiểu rõ về ngành đào tạo đại học mà mình lựa chọn, các yêucầu bắt buộc để trúng tuyển vào ngành và để từ đó có được sự so sánh, đối chiếunhững gì đã có của bản thân tương ứng với yêu cầu ngành đó Các phương thức tưvấn tuyển sinh bao gồm:

Phương pháp thuyết trình bao gồm các dạng trần thuật và diễn giải, làphương pháp tư vấn mà phương tiện cơ bản dùng để thực hiện là lời nói sinh độngcủa cán bộ tư vấn tuyển sinh Cấu trúc của nó bao gồm 04 bước: Đặt vấn đề; Phátbiểu vấn đề; Giải quyết vấn đề; Kết luận

Phương pháp đàm thoại là phương pháp cán bộ tư vấn tuyển sinh dùng bộcâu hỏi thông qua hỏi - trả lời để làm sáng tỏ vấn đề

Phương pháp trắc nghiệm là phương pháp cán bộ tư vấn tuyển sinh dùng cáccâu hỏi trắc nghiệm thông qua hình thức viết

Phương pháp truyền thông marketing là phương pháp truyền tải thông tin tuyển

sinh đến người quan tâm là học sinh và phụ huynh học sinh dưới các hình thức sau:

Tạo các bài đăng trên website của trường đại học, tạo tương tác trên các trangmạng xã hội của nhà trường

Quảng cáo để đưa thông tin tuyển sinh của trường đại học đến số lượng đôngđảo phụ huynh và học sinh quan tâm các chuyên ngành đào tạo của trường đại họcđang tuyển sinh để tìm hiểu và đăng ký chương trình

 Hình thức tổ chức hoạt động tuyển sinh

Để tăng tương tác với đối tượng tiềm năng cho hoạt động tuyển sinh, cáctrường đại học sử dụng rất đa dạng các hình thức tuyển sinh Các hình thức tổ chứchoạt động tuyển sinh mà các trường đại học thường sử dụng bao gồm:

Tuyển sinh trực tiếp tại trường đại học khi học sinh hoặc phụ huynh đếntrường để tìm hiểu thông tin Ngoài ra, nhiều trường hợp người quan tâm gọi điệnđến trường đại học và nhận được sự tư vấn của cán bộ tuyển sinh

Tuyền sinh tại các sự kiện tư vấn tuyển sinh – hướng nghiệp lớn, nơi tậptrung đông học sinh và phụ huynh đến tìm hiểu thông tin tuyển sinh và đặt ra cáccâu hỏi để được các cán bộ tuyển sinh trực tiếp tư vấn.

Tuyến sinh tại các trường THPT tại các sự kiện tư vấn tuyển sinh do trườngTHPT tổ chức

Tuyển sinh tại các sự kiện tư vấn tuyển sinh trực tuyến do trường đại học tổchức, hoặc tư vấn tuyển sinh qua trả lời thông tin trên facebook, zalo hoặc các công

cụ khác để tương tác với người quan tâm

 Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động tuyển sinh

Cùng với sự tăng cường nguồn lực cho hoạt động tuyển sinh tại các trườngđại học thì việc đầu tư trang sắm các phương tiện, thiết bị, cơ sở vật chất phục vụhoạt động tuyển snh cũng là yếu tố rất quan trọng, có thể kể đến: phương tiện đi lại,máy tính xách tay, máy chiếu, pano, tờ rơi…

Việc quản lý các phương tiện, thiết bị, cơ sở vật chất nhằm đảm bảo hiệu quảkhoa học cũng cần được các trường quan tâm đầu tư, quản lý nhằm tiết giảm chi phíphải trang sắm nhiều lần, liên tục, sắp xếp bố trí khoa học tránh chồng chéo trongcác đợt tư vấn tuyển sinh tại nhiều nơi, cùng một lúc

Chỉ đạo triển khai hoạt động tuyển sinh

Hiệu trưởng là người quyết định trong việc thành lập trung tâm tư vấn tuyểnsinh, phòng, bộ phận tuyển sinh hay tổ tuyển sinh tùy theo từng quy mô của cơ sởgiáo dục và là người quyết định hoặc ủy quyền cho các giám đốc trung tâm, trưởngphòng, tổ trưởng tổ tư vấn tuyển sinh trong hoạt động tư vấn tuyển sinh

Trưởng Phòng tuyển sinh, bộ phận tuyển sinh hay tổ tuyển sinh chịu trách nhiệmthực hiện các quy chế hoạt động, nội dung tư vấn, cơ chế hoạt động do Hiệu trưởngtrường đại học phân công Thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất tùytheo tính chất thời điểm tư vấn tuyển sinh nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo được xuyênsuốt, tư vấn tuyển sinh được thuận lợi đảm bảo được mục đích, yêu cầu đã đề ra

Quá trình triển khai tư vấn tuyển sinh xét theo từng điều kiện thực tế hoàncảnh cụ thể, hiệu trưởng sẽ quyết định bổ sung thêm các chỉ đạo nhằm đảm bảo hiệuquả hoạt động tư vấn tuyển sinh theo kế hoạch được giao

Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện hoạt động tuyển sinh

Về mục tiêu: Việc kiểm tra nhằm mục tiêu đưa hoạt động tư vấn tuyển sinh

đi đúng hướng yêu cầu của Hiệu trưởng đại học trong việc thực hiện nhiệm vụ đượcgiao đảm bảo kế hoạch từ đầu năm đã phê duyệt

Về nội dung kiểm tra: Kiểm tra năng lực của cán bộ tuyển sinh thông quađánh giá về hiểu biết nghề nghiệp tư vấn tuyển sinh, các kỹ năng tư ván tuyển sinh,khả năng thuyết trình, các phương pháp tổ chức hoạt động tư vấn tuyển sinh từng cánhân phụ thuộc vào địa bàn được phân công, đối tượng được phân công tư vấn Đốivới cán bộ làm công tác truyền thông, kiểm tra dựa vào số lượng thông tin tiềmnăng cho tuyển sinh mà truyền thông mang lại, chất lượng hoạt động tương tác vớingười quan tâm…

Về thời điểm kiểm tra: Việc kiểm tra được thực hiện thường kỳ hoặc đột xuấttheo chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc ủy quyền của Hiệu trưởng cho quản lýcác Trung tâm/phòng/bộ phận/tổ tư vấn tuyển sinh

Về hình thức kiểm tra: Việc kiểm tra thông qua nhiều hình thức như kiểm tratrực tiếp hoặc gián tiếp, thông qua phiếu khảo sát người được tư vấn tuyển sinh, cácđối tác doanh nghiệp, địa phương, trao đổi trực tiếp với các khách thể liên quan đếnhoạt động tư vấn tuyển sinh

1.2.4.3 Tiếp cận quản trị tinh gọn trong quản trị hoạt động tuyển sinh trong trường đại học

Nhiều trường đại học trên thế giới đã áp dụng thành công phương pháp quảntrị tinh gọn trong công tác quản trị đại học như trường đại học Iowa, đại họcScranton, đại học New Orleans (Hoa Kỳ)… Quản trị hoạt động tuyển sinh là mộtnội dung của quản trị đại học, những nguyên lý và công cụ của quản trị tinh gọntrong quản trị đại học hoàn toàn có cơ sở để áp dụng trong công tác quản trị hoạtđộng tuyển sinh của trường đại học

Việc tiếp cận quản trị tinh gọn trong quản trị hoạt động tuyển sinh của trườngđại học có vai trò quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng quá trình tuyển sinh

Nó có tác động tích cực đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động tuyển sinh vớiviệc giảm trừ các lãng phí xuất hiện trong hoạt động tuyển sinh và tăng hiệu suất