Thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường từ thực tiễn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Đã làm rõ được khái niệm, đặc điểm của chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực cũng như việc bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở cơ quan HCNN Đã xác định rõ thẩm quyền thực hiện chứng thực của từng chức danh cụ thể trong Bộ máy hành chính Nhà nước và thủ tục chứng thực của cơ quan HCNN. Giải quyết những vấn đề thực tiễn pháp luật về chứng thực của CQHCNN nêu những ưu điểm cũng như những tồn tại trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực, từ đó tác giả liên hệ thực tế trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, nêu những kết quả, hạn chế trong công tác thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ những tồn tại, hạn chế chưa được khắc phục tác giả nêu lên sự cần thiết nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước đồng thời đưa ra những giải pháp có tính tổ chức – pháp lý cũng như phương hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực đối với CQHCNN. Đã làm rõ được khái niệm, đặc điểm của chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực cũng như việc bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở cơ quan HCNN Đã xác định rõ thẩm quyền thực hiện chứng thực của từng chức danh cụ thể trong Bộ máy hành chính Nhà nước và thủ tục chứng thực của cơ quan HCNN. Giải quyết những vấn đề thực tiễn pháp luật về chứng thực của CQHCNN nêu những ưu điểm cũng như những tồn tại trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực, từ đó tác giả liên hệ thực tế trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, nêu những kết quả, hạn chế trong công tác thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ những tồn tại, hạn chế chưa được khắc phục tác giả nêu lên sự cần thiết nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước đồng thời đưa ra những giải pháp có tính tổ chức – pháp lý cũng như phương hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực đối với CQHCNN. Đã làm rõ được khái niệm, đặc điểm của chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực cũng như việc bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở cơ quan HCNN Đã xác định rõ thẩm quyền thực hiện chứng thực của từng chức danh cụ thể trong Bộ máy hành chính Nhà nước và thủ tục chứng thực của cơ quan HCNN. Giải quyết những vấn đề thực tiễn pháp luật về chứng thực của CQHCNN nêu những ưu điểm cũng như những tồn tại trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực, từ đó tác giả liên hệ thực tế trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, nêu những kết quả, hạn chế trong công tác thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ những tồn tại, hạn chế chưa được khắc phục tác giả nêu lên sự cần thiết nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước đồng thời đưa ra những giải pháp có tính tổ chức – pháp lý cũng như phương hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực đối với CQHCNN. Đã làm rõ được khái niệm, đặc điểm của chứng thực, thực hiện pháp luật về chứng thực cũng như việc bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở cơ quan HCNN Đã xác định rõ thẩm quyền thực hiện chứng thực của từng chức danh cụ thể trong Bộ máy hành chính Nhà nước và thủ tục chứng thực của cơ quan HCNN. Giải quyết những vấn đề thực tiễn pháp luật về chứng thực của CQHCNN nêu những ưu điểm cũng như những tồn tại trong việc thực hiện pháp luật về chứng thực, từ đó tác giả liên hệ thực tế trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, nêu những kết quả, hạn chế trong công tác thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ những tồn tại, hạn chế chưa được khắc phục tác giả nêu lên sự cần thiết nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước đồng thời đưa ra những giải pháp có tính tổ chức – pháp lý cũng như phương hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực đối với CQHCNN.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT

NGÔ THỊ HẠNH

THùC HIÖN PH¸P LUËT VÒ CHøNG THùC

ë ñY BAN NH¢N D¢N PH¦êNG - Tõ THùC TIÔN PH¦êNG HµNG BµI,

QUËN HOµN KIÕM, THµNH PHè Hµ NéI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC

HÀ NỘI - 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT

NGÔ THỊ HẠNH

THùC HIÖN PH¸P LUËT VÒ CHøNG THùC

ë ñY BAN NH¢N D¢N PH¦êNG - Tõ THùC TIÔN PH¦êNG HµNG BµI,

QUËN HOµN KIÕM, THµNH PHè Hµ NéI

Chuyên ngành: Luật Hiến pháp - Luật Hành chính

Mã số: 8380101.02

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS TRẦN THÁI DƯƠNG

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực Tôi đã hoàn thành tất cả các môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội.

Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Luật xem xét để tôi có thể bảo vệ Luận văn.

Tôi xin chân th nh c m n! ành cảm ơn! ảm ơn! ơn!

NGƯỜI CAM ĐOAN

Ngô Thị Hạnh

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC Ở UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 10 1.1 Khái niệm, đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy

ban nhân dân phường 10

1.1.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về chứng thực 101.1.2 Đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân

dân phường 23

1.2 Nội dung, hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy

ban nhân dân phường 27

1.2.1 Nội dung thực hiện pháp luật chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

271.2.2 Hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân

dân phường 30

1.3 Bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân

dân phường 33

1.3.1 Quan niệm về bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy

ban nhân dân phường 331.3.2 Các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban

nhân dân phường 34

Kết luận chương 1 37

Chương 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC Ở ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG HÀNG BÀI, QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 38

2.1 Đặc điểm kinh tế - xã hội và tổ chức hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường Hàng Bài 38

2.1.1 Đặc điểm kinh tế - xã hội 38

2.1.2 Đặc điểm tổ chức chứng thực 39

2.2 Kết quả và nguyên nhân của kết quả trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường Hàng Bài 40

2.2.1 Kết quả 40

2.2.2 Nguyên nhân của kết quả 44

2.3 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường Hàng Bài 46

2.3.1 Hạn chế 46

2.3.2 Nguyên nhân của hạn chế 52

Kết luận chương 2 55

Chương 3: QUAN ĐIỂM, GIẢI PHÁP BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC Ở ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG HÀNG BÀI, QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 56

3.1 Quan điểm bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực 56

3.1.1 Đảm bảo sự tiếp cận dễ dàng của công dân đến cơ quan hành chính nhà nước 56

3.1.2 Nâng cao trách nhiệm của công chức chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực trước nhân dân 57 3.1.3 Phát huy những kết quả đạt được, khắc phục các hạn chế trong

thực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường thời gian qua

57

3.1.4 Đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong hệ thống thể chế, văn bản quy phạm pháp luật, gắn việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính và chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước, địa phương 58

3.1.5 Đảm bảo nguyên tắc pháp chế, công khai, minh bạch trong quản lý của nhà nước, phát huy dân chủ cơ sở, tăng cường vai trò của người dân trong giám sát, đánh giá chất lượng, hiệu quả của hoạt động chứng thực 58

3.2 Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực 59

3.2.1 Hoàn thiện pháp luật về chứng thực 59

3.2.2 Nâng cao nhận thức, khắc phục hạn chế trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 64

3.2.3 Thực hiện cải cách hành chính tư pháp 71

Kết luận chương 3 72

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐND: Hội đồng nhân dân

UBND: Ủy ban nhân dân

UBTVQH: Ủy ban thường vụ Quốc hội

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 So sánh việc thực hiện pháp luật về chứng thực giữa

Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Cơ quan đại diệnngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quankhác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự củaViệt Nam ở nước ngoài với việc thực hiện pháp luật

Bảng 2.1 Số liệu việc chứng thực (từ 10/4/2015 đến

Bảng 2.2 Số liệu đánh giá sự hài lòng về chất lượng, thái độ

phục vụ khi thực hiện thủ tục hành chính của Bộphận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Cải cách hành chính nói chung, trong đó có cải cách hành chính tưpháp luôn được xem là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Đảng vàNhà nước ta Những năm gần đây, cải cách hành chính, cải cách hành chính

tư pháp cũng đã từng bước đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ mới, đóngvai trò quan trọng và có ý nghĩa quyết định góp phần vào việc xây dựngNhà nước phục vụ nhân dân Trong đó, công tác hành chính tư pháp, nhất

là công tác chứng thực, đã có những chuyển biến tích cực, trình tự, thủ tụcđược đơn giản hóa, rút ngắn thời gian thực hiện, cắt giảm chi phí và phiền

hà cho công dân, tổ chức

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu công chứng, chứng thực các văn bản,hợp đồng của cá nhân, tổ chức cũng ngày càng tăng Trước đây, hoạt độngcông chứng, chứng thực thường được quy định chung trong cùng một văn bảnpháp luật và hầu hết được thực hiện ở các Phòng Tư pháp cấp huyện, PhòngCông chứng nhà nước hoặc tư nhân nên xảy ra tình trạng quá tải và gây nhiềukhó khăn cho cá nhân, tổ chức Hiện nay, việc công chứng, chứng thực đã được

mở rộng phạm vi hoạt động và cũng có các quy định cụ thể về thẩm quyền củachủ thể thực hiện Sự ra đời của Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký là cột mốc quan trọng,đánh dấu sự phân chia thẩm quyền và tách bạch hoạt động công chứng vàchứng thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ đượcxây dựng trên tinh thần cải cách hành chính nhằm bảo đảm thuận lợi cho nhândân theo hướng mở rộng chủ thể có thẩm quyền chứng thực, xác định rõ phạm

vi của hoạt động chứng thực, đơn giản hoá trình tự, thủ tục chứng thực; thực

việc chứng thực; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc giảiquyết nhu cầu về chứng thực của nhân dân, giải quyết triệt để tình trạng áchtắc, phiền hà, tiêu cực trong hoạt động chứng thực.

Tuy nhiên, sau 7 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng đãbộc lộ những tồn tại, hạn chế như là: việc phân định thẩm quyền chứng thựccòn phức tạp, chồng chéo; chưa có sự phân biệt rõ ràng về tính chất, phạm vichứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch,… Đểkhắc phục những tồn tại, hạn chế (trong khi chờ Luật chứng thực được đưavào Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh của Quốc hội), đồng thời để cụ thểhóa quy định của Luật công chứng (sửa đổi năm 2014) liên quan đến chứng thựcthì việc ban hành Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch nhằm điều chỉnhmột cách tập trung, thống nhất các vấn đề về chứng thực là hết sức cần thiết Dovậy, ngày 16/02/2015, Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký vàchứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghịđịnh số 04/2012/NĐ-CP, Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP, các quy định

về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP sẽ tạo cơ sở pháp lý và tiền đề quan trọng để đưa hoạt động chứng thực vàonền nếp, góp phần bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, đồng thời đápứng yêu cầu triển khai, thi hành Luật công chứng (sửa đổi năm 2014) liên quanđến thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của các tổchức hành nghề công chứng

Chứng thực ở uỷ ban nhân dân phường là một trong những hoạt động cóvai trò và vị trí quan trọng, đáp ứng nhu cầu thiết yếu của các cá nhân, tổ chứctrên địa bàn Là một công chức đang làm việc tại UBND phường Hàng Bài,

quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, tác giả mong muốn nghiên cứu vấn đề thựchiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường, qua đó tổng kết, đánh giá nhữngkết quả đạt được, những hạn chế, khó khăn, vướng mắc cũng như nguyên nhâncủa thực trạng, từ đó đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm bảo đảm việcthực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường trong thời gian tới Xuất

phát từ lý do trên, tác giả đã mạnh dạn lựa chọn "Thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường - từ thực tiễn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội" làm đề tài luận văn thạc sĩ luật học chuyên ngành luật

hành chính và luật hiến pháp (mã số 838.01.01.02)

2 Tình hình nghiên cứu

Đến nay đã có khá nhiều các công trình nghiên cứu như các đề tài khoahọc, sách chuyên khảo, luận án, luận văn, bài báo khoa học, đề cập về hoạtđộng chứng thực từ những khía cạnh khác nhau như luật học, chính trị học,hành chính học…

Từ khía cạnh thực hiện pháp luật nói chung, có thể kể đến các côngtrình đã được công bố đáng chú ý như:

- Giáo trình lí luận chung về nhà nước và pháp luật của trường Đại họcLuật Hà Nội, tại phần về “Thực hiện pháp luật và áp dụng pháp luật” đã nêukhái niệm thực hiện pháp luật, áp dụng pháp luật; đặc điểm các trường hợp ápdụng pháp luật và các giai đoạn quá trình áp dụng pháp luật Đây được coi là

cơ sở lí luận chung cho việc nghiên cứu về thực hiện pháp luật trên các lĩnhvực khác nhau, trong đó có thực hiện pháp luật về chứng thực

- Giáo trình Cao cấp lí luận chính trị của Học viện Chính trị Quốc gia

Hồ Chí Minh đề cập nội dung về thực hiện pháp luật như khái niệm về thựchiện pháp luật, áp dụng pháp luật, các hình thức thực hiện pháp luật

- Sách chuyên khảo “Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về thực hiện

pháp luật" của tác giả Nguyễn Văn Mạnh: Nội dung cuốn sách gồm 2 phần:

Phần thứ nhất, một số vấn đề lí luận về thực hiện pháp luật, các tác giả đã nêunhững điểm hạn chế trong lí luận về thực hiện pháp luật mà các giáo trìnhhiện đang sử dụng trong các trường học, trên cơ sở đó đã nêu những điểm cần

bổ sung và phát triển một số vấn đề lý luận để phù hợp với điều kiện toàn cầuhóa, hội nhập quốc tế của Việt Nam Đồng thời, các tác giả cũng đã chỉ ra cácyếu tố đảm bảo thực hiện pháp luật trong giai đoạn hiện nay

- Sách chuyên khảo "Thực hiện và áp dụng pháp luật ở Việt Nam" của tác

giả Nguyễn Minh Đoan: Cuốn sách gồm 5 chương, trong đó, chương 1 bàn về

lý luận về thực hiện pháp luật Tác giả bàn luận về khái niệm, mục đích, ýnghĩa của thực hiện pháp luật… Các hình thức thực hiện pháp luật như tuânthủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật.Chương 2 bàn sâu về áp dụng pháp luật, các trường hợp áp dụng pháp luật,đặc điểm, nguyên tắc áp dụng pháp luật Chương 3 nghiên cứu về quy trìnhthực hiện pháp luật Chương 4 phân tích các yếu tố bảo đảm pháp luật ở ViệtNam Chương 5 bàn về hiệu quả thực hiện pháp luật; tiêu chí đánh giá hiệuquả của thực hiện pháp luật; thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quảthực hiện pháp luật Tác giả luận văn này coi đây là tài liệu chuyên khảo cógiá trị khoa học sâu sắc để vận dụng trong nghiên cứu đề tài luận văn củamình - thực hiện pháp luật về chứng thực qua thực tiễn phường Hàng Bàiquận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

- Chuyên đề “Thực hiện pháp luật có thể là rào cản đối với đổi mới tư

duy pháp lí” - của tác giả Chu Hồng Thanh trong tập sách chuyên khảo: “Tư duy pháp lí – lý luận và thực tiễn” Tác giả nhấn mạnh thực hiện pháp luật

trong quan niệm mới không nên chỉ coi là công việc chủ yếu của Nhà nước,

do Nhà nước, vì Nhà nước mà cần phải đề cao, phát huy tính tích cực, chủđộng, sáng tạo của các chủ thể pháp luật, tôn trọng, bảo vệ, bảo đảm quyềncon người, quyền công dân Yêu cầu pháp chế XHCN đặt ra nguyên tắc pháp

luật đã ban hành phải được thực hiện nghiêm chỉnh, điều đó là đúng nhưngchưa đủ Thực hiện pháp luật một cách máy móc, thụ động, bị ép buộc sẽ triệttiêu tính năng động, sáng tạo trong hoạt động thực tiễn và tư duy, sẽ là ràocản trong đổi mới tư duy pháp lí hiện nay.

Từ khía cạnh pháp luật, thực hiện pháp luật về chứng thực có thể kểđến các công trình nghiên cứu sau đây:

Sách chuyên khảo

Phạm Văn Huấn (2011), Tình huống pháp luật về chứng thực, Nxb Tư

pháp, Hà Nội

Đề tài, đề án khoa học:

Nguyễn Công Khanh (2013), Thực trạng và phương hướng hoàn thiện

pháp luật về chứng thực, Đề án Khoa học cấp bộ - Bộ Tư pháp.

Luận án, luận văn:

Đặng Văn Khanh (2000), Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc

xác định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay, Luận án tiến sĩ luật

học tại Viện Nhà nước và Pháp luật thuộc Viện Hàn lâm khoa học xã hội ViệtNam, Hà Nội;

Chu Tuyết Lan (2012), Quản lý nhà nước về chứng thực: thực trạng và

phương hướng đổi mới, Luận văn thạc sĩ luật học tại Khoa Luật, Đại học

Quốc gia Hà Nội;

Nguyễn Thùy Dung (2014), Quản lý nhà nước về chứng thực - qua

thực tiễn thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ luật học tại Khoa Luật, Đại học

Quốc Gia Hà Nội;

Nguyễn Thị Thu Hương (2015), Quản lí nhà nước về chứng thực từ

thực tiễn thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ luật học tại Học viện Khoa học

xã hội, Hà Nội;

Nguyễn Trung Kiên (2015), Quản lí nhà nước về chứng thực từ thực

tiễn quận Long Biên thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ luật học tại Học viện

Khoa học xã hội, Hà Nội;

Vũ Thị Thảo (2015), Hoàn thiện pháp luật về chứng thực ở Việt Nam

hiện nay, Luận văn thạc sĩ luật học tại Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí

Minh, Hà Nội;

Phùng Phương Anh (2015), Chứng thực ở UBND phường từ thực tiễn

quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Thịnh Thị Quyên (2016), Chứng thực của UBND cấp xã - qua thực

tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học tại Khoa

Luật, Đại học Quốc Gia Hà Nội

Bài báo khoa học:

Phạm Văn Lợi (2002), Công chứng, chứng thực ở Việt Nam - Thực

trạng và định hướng phát triển, Tạp chí Dân chủ và pháp luật, số 7;

Trần Thất (2004), Công chứng, chứng thực trong điều kiện cải cách

hành chính và cải cách tư pháp, đăng trên tạp chí Dân chủ và pháp luật, số 6;

Đặng Văn Tường (2010), Quản lý nhà nước về công chứng, chứng

thực ở nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra, Tạp chí Quản lý Nhà nước,

Số 168, tr 47-50;

Các bài viết đăng trên tập chí như: Đặc san tuyên truyền pháp luật số

02/2015 chủ đề Pháp luật về chứng thực do Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo

dục pháp luật Trung ương biên soạn; Sự cần thiết của việc mở rộng thẩm

quyền Chứng thực của UBND cấp xã, UBND cấp huyện đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản của tác giả Trần Hà; Một số vướng mắc trong hoạt động chứng thực chữ ký của tác giả Nguyễn Thu Hương; …

Các công trình nghiên cứu nêu trên đề cập một cách cư bản về cơ sở líluận và thực tiễn của hoạt động chứng thực, quản lý nhà nước về chứng thực

trên phạm vi cả nước cũng như ở một số địa phương Tuy nhiên, tình hìnhnghiên cứu cho thấy vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào được công

bố tập trung vào vấn đề thực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường

-từ thực tiễn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Những vấn đề lý luận và thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực ởUBND phường trên địa bàn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố

Hà Nội trong thời gian qua

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi thời gian: Luận văn nghiên cứu giai đoạn từ năm 2015 (khi cóNghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch) đến31/12/2017;

Phạm vi không gian: luận văn sẽ tập trung nghiên cứu thực tiễn việcthực hiện chứng thực của UBND phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thànhphố Hà Nội

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục tiêu

Trên cơ sở lí luận về thực hiện pháp luật về chứng thực của UBNDphường; thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực ở phường Hàng Bài,quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội luận văn phân tích quan điểm, giải phápnhằm bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND phường HàngBài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu trên, luận văn có các nhiệm vụ sau:

- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về thực hiện pháp luật về chứng thực củaUBND phường

- Phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thựccủa UBND phường từ thực tiễn phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thànhphố Hà Nội.

- Phân tích quan điểm và đề xuất các giải pháp nhằm bảo đảm thực hiệnpháp luật về chứng thực của UBND phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm,thành phố Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duyvật lịch sử macxit, tưởng Hồ Chí Minh, các quan điểm của Đảng Cộng sảnViệt Nam về xây dựng nhà nước pháp quyền của dân, do dân và vì dân trongmột xã hội dân chủ, công bằng và văn minh được thể hiện trong các chủtrương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước Việt Nam, các phươngpháp nghiên cứu được sử dụng trong luận văn là tổng hợp, phân tích, thống

kê, so sánh, nghiên cứu tài liệu thứ cấp nhằm giải quyết các nội dung theo yêucầu của đề tài Cụ thể như sau:

Các phương pháp phân tích, luận giải, tổng hợp, khái quát hoá được sửdụng để nghiên cứu chương 1 với các vấn đề như khái niệm, đặc điểm, vaitrò, nội dung, hình thức và các yếu tố bảo đảm thực hiện pháp luật về chứngthực ở UBND phường

Các phương pháp mô tả, phân tích, so sánh, thống kê, khái quát hoáđược sử dụng để nghiên cứu chương 2 với các nội dung như đặc điểm điềukiện tự nhiên, kinh tế-xã hội, cơ cấu tổ chức thực hiện pháp luật chứng thựccủa phường Hàng Bài; những kết quả và nguyên nhân của kết quả thực hiệnpháp luật về chứng thực; hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong thực hiệnpháp luật về chứng thực ở phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố HàNội trong giai đoạn từ 2015 – hết năm 2017

Để nghiên cứu chương 3 với các vấn đề quan điểm, giải pháp bảo đảm

thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND phường Hàng Bài, quận HoànKiếm, thành phố Hà Nội, về cơ bản, tác giả đã sử dụng các phương pháp nhưphân tích, tổng hợp, khái quát hoá.

Ngoài ra, phương pháp nghiên cứu, vận dụng tài liệu thứ cấp cũng làphương pháp được tác giả sử dụng nhiều (tần suất lớn) trong toàn bộ cácchương, phần của luận văn

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

Luận văn là công trình nghiên cứu một cách toàn diện và có hệ thống

về thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND phường Những kết quảnghiên cứu của luận văn sẽ góp phần bảo đảm hiệu quả của việc thực hiệnpháp luật về chứng thực ở UBND phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thànhphố Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung

Luận văn còn có thể làm tài liệu tham khảo cho các giảng viên, nhànghiên cứu chính sách, pháp luật, góp tiếng nói từ cấp cơ sở mang tính thamkhảo để các cơ quan nhà nước soạn thảo và ban hành Luật Chứng thực cũng nhưtiếp tục nghiên cứu nhằm hoàn thiện pháp luật, nâng cao hiệu quả thực hiện phápluật về chứng thực góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, cải thiện mốiquan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cá nhân, tổ chức

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,nội dung của luận văn gồm ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý của thực hiện pháp luật về chứng

thực ở UBND phường

Chương 2 Thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND

phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Chương 3 Quan điểm, giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng

thực ở UBND phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm,thành phố Hà Nội

Chương 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ

CHỨNG THỰC Ở UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

1.1 Khái niệm, đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

1.1.1 Khái niệm thực hiện pháp luật về chứng thực

1.1.1.1 Khái niệm chứng thực

“Chứng thực” là một thuật ngữ phức tạp, hoàn toàn không dễ địnhnghĩa, để hiểu rõ hơn về khái niệm “chứng thực” cần phải nhìn nhận dướinhiều góc độ, các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nước cũng nhưnhững khái niệm tương ứng của khoa học pháp lý nước ngoài

Ở Thụy Sỹ, theo quy định, Luật công chứng và chứng thực ngày30/8/2011 điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bangAargau Khoản 3, Điều 2, Luật công chứng và chứng thực nói trên quy định:

“Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch” Mặc dù Thụy Sĩ chưa tách riêng thành các đạo luật: Luật

công chứng, Luật chứng thực để điều chỉnh các quan hệ xã hội một cách độclập nhưng trong Luật Công chứng và chứng thực cũng đã có những quy địnhriêng nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội trong lĩnh vực chứng thực [11]

Ở Cộng hoà liên bang Đức, Luật Công chứng ngày 28/9/1969 tạichương III có quy định về các việc công chứng khác, nhằm điều chỉnh cácquan hệ xã hội về chứng thực Cụ thể, Khoản 1, Điều 42 quy định về chứng

thực bản sao như sau: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó

là bản chính” Điều 39 Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản:

Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khichứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đãvào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn

giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản côngchứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập,văn bản công chứng là đủ.

Các của Luật này quy định về chứng thực chữ ký như sau:

Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biếtchữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểmtra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hại đếnviệc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhânthân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy đượcchữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hayvừa lấy chữ ký [11, Điều 40, Khoản 1, 2, 3]

Như vậy, ở các nước, văn bản quy phạm pháp luật cũng chỉ đưa ra quanniệm về “chứng thực” với những việc làm, hành động cụ thể mà không cóđịnh nghĩa, khái niệm “chứng thực”

Trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam, thuật ngữ "chứngthực" xuất hiện lần đầu tiên trong Thông tư của Bộ Tư pháp số 858/QLTPKngày 15/10/1987 về hướng dẫn thực hiện các việc công chứng nhà nước:

Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái phápluật và đạo đức xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viênchứng thực chữ ký của người lập ra chúng Khi chứng nhận chữ ký,công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của việctrong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó cótrái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nộidung và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại chongười ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quảpháp lý của nó Sau khi đã kiểm tra chữ ký của đương sự, côngchứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi

Tuy nhiên, Thông tư 858/QLTPK không nêu rõ khái niệm "chứng thực".Tiếp theo, Nghị định của Chính phủ số 31/1996/NĐ-CP ngày 18/5/1996 về tổchức và hoạt động công chứng nhà nước đã quy định UBND thực hiện việcchứng thực: Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực cácviệc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ cácviệc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhândân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực dichúc và các việc khác do pháp luật quy định Nghị định số 31/1996/NĐ-CPcũng không nêu rõ khái niệm "chứng thực".

Nghị định của Chính phủ số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công

chứng, chứng thực là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” Nghị định của Chính phủ số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 quy định: “Chứng

thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này” [9, Điều 2, Khoản 2] Như

vậy, dưới góc độ pháp lý, ban đầu chứng thực do cơ quan hành chính nhànước (UBND cấp huyện, xã) thực hiện là chủ yếu Việc chứng thực bao gồmnhiều nội dung như: chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận disản, chứng thực nhân dân chứng thực đất đai không có tranh chấp, chứng thựcchữ ký cá nhân, chứng thực bản sao từ bản chính…

Tuy nhiên, Nghị định của Chính phủ số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000cũng quy định:

Phòng Công chứng được công chứng các việc thuộc thẩmquyền chứng thực của UBND cấp huyện quy định tại Điều 22 củaNghị định này, trừ hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sảnthuộc thẩm quyền địa hạt của UBND cấp huyện quy định tại khoản

2 Điều 23 của Nghị định này [9, Điều 21, Khoản 2]

Như vậy, nội dung quy định nêu trên lại vô hình chung khiến người dân

dễ nhầm lẫn giữa khái niệm công chứng và chứng thực cũng như nhầm lẫngiữa thẩm quyền công chứng và thẩm quyền chứng thực của hai cơ quan làPhòng Công chứng và UBND

Cho đến trước ngày 01/7/2007 thì chứng thực được quy định chungtrong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng Phải đến khi Luật Côngchứng năm 2006 (có hiệu lực thi hành ngày 01/7/2007) và Nghị định số79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký được ban hành thì chứng thực và công chứngmới được tách riêng Chính vì chứng thực và công chứng khá giống nhau, lạivốn được quy định trong cùng một văn bản quy phạm pháp luật và khôngđược phân biệt rõ ngay về khái niệm trong nội dung các điều, khoản của cácvăn bản quy phạm pháp luật đó nên dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn giữa côngchứng và chứng thực

Ngay cả Nghị định của Chính phủ số 79/2007/NĐ-CP - văn bản đánh dấu

sự độc lập của chứng thực với công chứng, tạo tiền đề để chứng thực ổn định và

đi vào nền nếp, cũng không có định nghĩa chung về khái niệm chứng thực màchỉ xác định các nội hàm chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký.Nghị định của Chính phủ số 79/2007/NĐ-CP quy định:

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước cóthẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vàobản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thựcchữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầuchứng thực [10, Điều 2, Khoản 5 và 6]

Sau 8 năm thực hiện, Nghị định của Chính phủ số 79/2007/NĐ-CP đã

bộc lộ những bất cập, hạn chế cần sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện Vì vậy, ngày16/2/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực

chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế cho Nghị định của Chính

phủ số 79/2007/NĐ-CP Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10tháng 4 năm 2015 Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP cũng khôngnêu định nghĩa chung của chứng thực song đã mở rộng giải thích 3 loại hìnhchứng thực gồm:

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính

để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntheo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ,văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩmquyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địađiểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tựnguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng,giao dịch [12, Điều 2]

Thuật ngữ chứng thực và công chứng thường đi cùng với nhau và cómột thời gian dài được quy định chung trong một văn bản quy phạm pháp luậtnên dễ dẫn đến tình trạng hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn Vì vậy, thiếtnghĩ, việc phân biệt một cách rõ ràng giữa chứng thực và công chứng là điềurất cần thiết

Trước hết, về khái niệm, công chứng, theo Luật Công chứng số 53/2014/QH13:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hànhnghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp

đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng,giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội củabản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc

từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) màtheo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức

tự nguyện yêu cầu công chứng [32, Điều 2, Khoản 1]

Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bảnchính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (Điều 2 Nghị định củaChính phủ số 23/2015/NĐ-CP)

Thứ hai, về thẩm quyền, công chứng do tổ chức hành nghề công chứng

thực hiện, gồm:

- Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị

sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng)

- Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lênthành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tàikhoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từphí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác)

Trong khi đó, chứng thực chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện Đó

Tùy từng loại giấy tờ mà người dân có thể thực hiện chứng thực ở các

cơ quan khác nhau

Thứ ba, về bản chất, công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng,

một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợpđồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro vàmang tính pháp lý cao hơn Còn trong chứng thực, cán bộ chứng thực chỉchứng nhận sự việc, không đề cập nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hìnhthức Đó là do công chứng và chứng thực khác nhau về đối tượng thực hiện

và bản chất công việc

Thứ tư, về giá trị pháp lý, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày

được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bênliên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ củamình thì bên kia có quyền yêu cầu tòa án giải quyết theo quy định pháp luật,trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác Hợpđồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiệntrong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừtrường hợp bị tòa án tuyên bố là vô hiệu Bản dịch được công chứng có giá trị

sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch

Còn bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay chobản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứngminh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định tráchnhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịchđược chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm cácbên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Thứ năm, về địa điểm thực hiện, chứng thực do các cơ quan hành chính

Nhà nước thực hiện nên việc chứng thực phải thực hiện tại trụ sở cơ quan

chứng thực, trong giờ hành chính Còn việc công chứng có thể được thực hiệntại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong giờ hành chính, hoặc ngoàigiờ hành chính, ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trườnghợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, ngườiđang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đángkhác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Do có những tương đồng và khác biệt nêu trên, hoạt động chứng thực

và công chứng lúc đầu được quy định trong cùng một văn bản quy phạm phápluật phù hợp với tình hình thực tế là số lượng văn bản cần công chứng, chứngthực còn chưa quá nhiều Tuy nhiên, khi các hoạt động giao dịch, quản lý pháttriển, nhu cầu công chứng và chứng thực quá nhiều trên thực tế, hoạt độngchứng thực và công chứng cần phải tách riêng nhằm khắc phục tình trạng quátải của công chứng, bảo đảm sự thuận tiện cho nhân dân (cá nhân, tổ chức)trong giao dịch Mặt khác, công chứng và chứng thực tuy độc lập nhưng cũngchỉ có ý nghĩa tương đối, tổ chức hành nghề công chứng vẫn có quyền “chứngthực” một số loại giấy tờ, ngược lại cơ quan hành chính nhà nước (theo quyđịnh của pháp luật) vẫn chứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch

Ngoài việc phân biệt chứng thực với công chứng, hoạt động chứng thựccòn cần phân biệt với một số hoạt đồng có những điểm tương đồng như: cấpbản sao từ sổ gốc, chứng nhận, làm chứng trong tố tụng

So sánh “chứng thực” với “cấp bản sao từ sổ gốc”

Tuy cùng được quy định trong cùng một văn bản nhưng chứng thực và

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là hai hoạt động khác nhau

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc,căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúngvới nội dung ghi trong sổ gốc

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập

ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dungnhư bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp "Bản chính" là bản do cơquan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng,

là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nộidung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc Thông thường, các bản sao từ sổgốc thường có thể thức và kỹ thuật trình bày giống bản chính, nhưng khácbiệt cơ bản là có ghi sẵn hai chữ “BẢN SAO” Bản sao được cấp từ sổ gốc

có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch cơ quan,

tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ

sổ gốc Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấpbản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền (Phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao,

cơ quan lãnh sự của nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bảnchính để chứng thực bản sao đúng với bản chính Bản chính ở đây được hiểu

là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, có giá trị pháp lý

để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên trong thực

tế, có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính đượccấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng … ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng kýlại… Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính được cấp lần đầu

Do vậy, theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày25/8/2008 hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì bản chínhđược dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là: bảnchính được cấp lần đầu, bản chính cấp lại và bản chính đăng ký lại

Bản sao được chứng thực từ bản chính phải được ghi rõ “chứng thựcbản sao đúng với bản chính”, ngày, tháng, năm chứng thực, có chữ ký và ghi

rõ họ tên người thực hiện chứng thực và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyềnchứng thực Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung,tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứngthực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ,văn bản thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định của Chínhphủ số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm vềtính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

Nhưng đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan, tổ chức đangquản lý sổ gốc phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản sao từ sổ gốckhi cấp bản sao từ sổ gốc

Về mặt giá trị pháp lý: bản sao chứng thực và bản sao từ sổ gốc đều cógiá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Tuy nhiên, không phảilúc nào bản sao hợp pháp cũng thay thế được cho bản gốc, bản chính trong hồ

sơ giải quyết một số quan hệ pháp luật Chẳng hạn, khi cảnh sát giao thôngthực hiện xử lý vi phạm hành chính về giao thông đường bộ, về nguyên tắc,cảnh sát phải tạm giữ giấy tờ gốc (bằng lái xe, đăng ký xe…) Cá nhân viphạm không thể sử dụng bản sao để thay thế cho bản gốc trong trường hợpnày Hoặc, việc thế chấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại ngân hàngphải là sổ gốc, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không thể có giátrị như bản chính trong trường hợp này

Ngoài việc phân biệt chứng thực với công chứng, với cấp bản sao từ sổgốc, hoạt động chứng thực còn khác với một số hoạt động chứng nhận có tínhchất gần giống như chứng thực như: các hoạt động có tính chất xác nhận hànhchính của chính quyền địa phương (xác nhận kê khai tài sản, kê khai vốn, xácnhận hồ sơ vay vốn, xác nhận kê khai thu nhập, xác nhận hoàn cảnh gia đình,xác nhận sơ yếu lý lịch, xác nhận hộ khẩu thường trú/tạm trú, xác nhận đơn

đề nghị lắp đặt điện/nước, đơn xin tách hợp đồng điện/nước, đơn đề nghịthăm nuôi, đơn xin cung cấp các dịch vụ nghĩa trang ) hoặc chứng nhận của

cơ quan, tổ chức đối với một sự việc nhất định Đó là những hoạt động mangtính sự vụ, hành chính Hoặc “chứng thực” cũng khác với “làm chứng” trong

tố tụng dù có điểm tương đồng là xác nhận về một sự vật, sự việc “Làmchứng” trong tố tụng là một dạng của hoạt động chứng minh nói chung Nó làhoạt động mang tính chất pháp lý được điều chỉnh bởi Luật tố tụng dân sự,Luật tố tụng hình sự và các quy định của pháp luật liên quan “Làm chứng”được thực hiện bởi các chủ thể có quyền, nghĩa vụ cụ thể Kết quả của hoạtđộng “làm chứng” sẽ góp phần giúp cho tòa án đưa ra được một bản án, quyếtđịnh mang tính chất bắt buộc áp dụng…

Tóm lại, qua phân tích trên, tác giả có thể rút ra được nhận thức chung về

khái niệm chứng thực như sau: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền xác nhận tính chính xác, tính có thực của bản sao giấy tờ, văn bản so với bản chính; xác nhận chữ ký đúng là chữ ký của một cá nhân cụ thể; xác nhận các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân khác (như thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch…) đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức khi tham gia quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính

1.1.1.2 Khái niệm thực hiện pháp luật về chứng thực

Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, pháp luật có vai trò đặc biệtquan trọng trong đảm bảo sự ổn định và phát triển năng động của xã hội.Trong điều kiện đổi mới, Đảng và nhà nước ta đã khẳng định vai trò hàng đầucủa pháp luật trong quản lý xã hội Chính vì vậy, Hiến pháp năm 1992 ghi

nhận: "Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật và không ngừng tăng cường

pháp chế xã hội chủ nghĩa" [29, Điều 12] Kế thừa và bổ sung quan điểm trên,

Hiến pháp năm 2013 quy định: "Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo

Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ" [30, Điều 8].

Theo Giáo trình Lý luận chung về nhà nước và pháp luật của Khoa luật,

Đại học Quốc gia Hà Nội:

Pháp luật xã hội chủ nghĩa Việt Nam là hệ thống những qui

tắc xử sự thể hiện ý chí, lợi ích của nhân dân lao động, do nhà nướcban hành (hoặc thừa nhận), có tính bắt buộc chung, được nhà nướcđảm bảo thực hiện trên cơ sở kết hợp giáo dục, thuyết phục vàcưỡng chế; thu hút sự tham gia tích cực của toàn xã hội vào hoạtđộng xây dựng và thực hiện pháp luật, nhằm điều chỉnh các quan hệ

xã hội vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ

và văn minh [17, tr.337]

Từ khái niệm trên, có thể hiểu khái niệm pháp luật chứng thực như sau:

“Pháp luật về chứng thực là hệ thống những quy tắc xử sự trong lĩnh vực

chứng thực do Nhà nước ban hành, có tính bắt buộc chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính,… của cá nhân, tổ chức khi tham gia”.

Pháp luật chứng thực ngoài việc mang đầy đủ các đặc điểm của phápluật thông thường, còn có các đặc điểm riêng khác biệt, cụ thể như sau:

Thứ nhất, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực và quản lý chứng thực

Căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực, cơ quan, tổ chức,

cá nhân hiểu được quyền, nghĩa vụ của mình khi có yêu cầu chứng thực; các

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực có cơ sở pháp lý để thực hiệnchức năng của mình

Về mặt quản lý nhà nước, đó là các hoạt động của các cơ quan nhànước, cơ quan hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhànước giao trong việc quản lý chứng thực Thông qua hoạt động quản lý nhànước, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm bắt được các nhu cầu về việc

sử dụng bản sao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có chứng thực chữ ký, qua

đó, đưa ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này đúng vớiyêu cầu của quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội

Thứ hai, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền nhân thân của công dân.

Do bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay chobản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứngminh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định tráchnhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịchđược chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm cácbên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Như vậy, xét về mục đích chung, thì thông qua hoạt động chứng thực,Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợpđồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứngthực phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo sự tin tưởng vững chắc cho các tổ chức, cánhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói chung Qua đó, giúp chongười thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn Thực tế cũng chothấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảmchi phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân

Có thể nói, hoạt động chứng thực không chỉ mang tính chất dịch vụcông, phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà còn là cơ sở pháp lý để các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép công dân, tổ chức thực hiện mộtcách hợp pháp các giao dịch của mình; điều kiện cần để các giao dịch dân sựđược bảo đảm thực hiện trên thực tế và là cơ sở pháp lý để tòa án giải quyếtcho các bên đương sự, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khi có tranh

chấp xảy ra; công cụ hỗ trợ cho chức năng quản lý nhà nước trong thực tiễnquản lý, giản tiện những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết.

Các văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành cần được thực hiệntrong cuộc sống thì chúng mới có ý nghĩa Mục đích của việc ban hành văn bảnpháp luật chỉ có thể đạt được khi các quy phạm do Nhà nước đặt ra được các tổchức và cá nhân trong xã hội thực hiện một cách chính xác, đầy đủ Việc này,

là mối quan tâm không chỉ từ phía Nhà nước mà cả từ mỗi người dân trong xãhội Người dân tự giác thực hiện pháp luật và đòi hỏi pháp luật phải được các

tổ chức, các cá nhân khác tôn trọng, thực hiện chính xác và đầy đủ

Theo giáo trình Lý luận chung về nhà nước và pháp luật của Khoa Luật

Đại học Quốc gia Hà Nội: "Thực hiện pháp luật là một quá trình hoạt động có

mục đích làm cho những quy định của pháp luật đi vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật" [17, tr.494].

Để những chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước đi vào cuộcsống trong lĩnh vực chứng thực cần tổ chức tốt việc thực hiện pháp luật chứngthực Thực hiện pháp luật về chứng thực là thực hiện pháp luật trên lĩnh vực

cụ thể, do đó, khái niệm về thực hiện pháp luật chứng thực cũng có đầy đủcác nội dung cơ bản của thực hiện pháp luật nói chung, đồng thời thể hiệnđược những phương hướng, mục tiêu cụ thể của Đảng, Nhà nước trong xâydựng, ban hành và tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực Như vậy, có thể

nêu khái niệm về thực hiện pháp luật về chứng thực như sau: “Thực hiện

pháp luật về chứng thực là quá trình hoạt động có mục đích làm cho các quy phạm pháp luật về chứng thực trở thành hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật nhằm bảo đảm và đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức khi tham gia quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính ”

1.1.2 Đặc điểm thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

Từ khái niệm về thực hiện pháp luật về chứng thực nêu trên, có thể rút

Thứ nhất, thực hiện pháp luật về chứng thực gồm thực hiện pháp luật về hoạt động chứng thực và thực hiện pháp luật quản

lý nhà nước về chứng thực

Đặc điểm đầu tiên của thực hiện pháp luật đó chính là một trong nhữnghình thức để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước Do vậy, thựchiện pháp luật về chứng thực cũng chính là một trong những hình thức đểthực hiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước trong lĩnh vực chứng thực, cụthể là: thực hiện hoạt động chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực

Thực hiện hoạt động chứng thực là việc các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực thực hiện quyền,nghĩa vụ của mình khi có yêu cầu chứng thực

Quản lý nhà nước về chứng thực là các hoạt động của các cơ quan Nhànước khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việcquản lý chứng thực Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thông qua hoạtđộng quản lý của mình thực hiện nắm bắt các nhu cầu về việc sử dụng bảnsao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có chứng thực chữ ký qua đó, có thể đưa

ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này đúng với yêu cầucủa quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội

Thứ hai, thực hiện pháp luật về chứng thực là hành vi hợp pháp của các chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực

Hành vi là toàn bộ những phản ứng, cách cư xử biểu hiện ra ngoài củamột người trong một hoàn cảnh cụ thể Hành vi hợp pháp nghĩa là nhữnghành vi mang tính pháp lý phù hợp với các quy định của pháp luật, cũng cóthể hiểu đó là hành vi làm đúng theo những gì mà pháp luật quy định Nhưvậy, chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực phải thực hiện hoạt độngchứng thực bằng hành vi hợp pháp, có thể là hành vi hành động hoặc khônghành động nhưng phải làm đúng, làm đủ, không trái với những quy định của

pháp luật về chứng thực

Chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực không chỉ là mỗi cơ quanNhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực mà còn bao gồm tất cả cánhân, tổ chức trong xã hội Nhà nước có trách nhiệm xây dựng, ban hành và

tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực.Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực vàquản lý theo đúng thẩm quyền pháp luật quy định Bên cạnh đó các cá nhân,

tổ chức trong xã hội có nghĩa vụ phải tôn trọng, thực hiện chính xác và đầy đủcác quy định của Nhà nước trong lĩnh vực chứng thực

Thứ ba, thực hiện pháp luật về chứng thực do nhiều chủ thể khác nhau tiến hành với nhiều cách thức, trình tự thủ tục khác nhau.

Thực hiện pháp luật về chứng thực có thể là hành vi của mỗi cá nhân,

có thể là hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, … Cách thức thựchiện pháp luật cũng khác nhau: hành động, không hành động Việc thực hiệnpháp luật có thể phụ thuộc vào ý chí của mỗi chủ thể, cũng có thể chỉ phụthuộc vào ý chí của Nhà nước

Để thực hiện pháp luật về chứng thực một cách nghiêm minh và hiệu quảcần có hai điều kiện sau: ban hành pháp luật về chứng thực đúng với yêu cầu của

xã hội; thực hiện pháp luật về chứng thực cần phải chính xác, đầy đủ làm chocác yêu cầu, quy định của chúng trở thành hiện thực và đi vào cuộc sống

Thực hiện pháp luật về chứng thực ở UBND phường mang đầy đủ cácđặc điểm của thực hiện pháp luật về chứng thực như trên, ngoài ra, thực hiệnpháp luật về chứng thực ở UBND phường còn có đặc điểm riêng như sau:

So với xã, phường tuy có địa bàn hẹp hơn nhưng lại có tốc độ đô thịhóa cao, dân cư đông, quản lý Nhà nước phức tạp, lượng người dân đếnUBND phường giao dịch lớn hơn nên việc thực hiện pháp luật về chứng thực

ở UBND phường so với UBND xã cũng phức tạp hơn

Cũng tương tự như thế, so sánh việc thực hiện pháp luật về chứng thựcgiữa Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quanđại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sựcủa Việt Nam ở nước ngoài với việc thực hiện pháp luật về chứng thực ởUBND phường được thể hiện ở bảng so sánh như sau:

Bảng 1.1 So sánh việc thực hiện pháp luật về chứng thực giữa Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài với việc thực hiện pháp

luật về chứng thực ở UBND phường

Phòng Tư pháp huyện

Ủy ban nhân dân phường

Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và

Cơ quan khác được

ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Thẩm quyền

và trách

nhiệm

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do

cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ

ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ

ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ

ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà

di sản là động sản.

động sản;

b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người

sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản

từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà

di sản là tài sản quy định tại các Điểm c,

d và đ

ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ

ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Người thực

hiện chứng

thực

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh

sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

1.2 Nội dung, hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

1.2.1 Nội dung thực hiện pháp luật chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

Các quy phạm pháp luật về chứng thực được quy định trong nhiều

văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, với nội dungrất rộng, liên quan đến tất cả các mặt của lĩnh vực chứng thực Tuy nhiên,

có thể khái quát nội dung thực hiện pháp luật chứng thực trên 2 phươngdiện chủ yếu là: thực hiện các quy định của pháp luật về phạm vi, thẩmquyền chứng thực của UBND phường; thực hiện các quy định của phápluật về thủ tục chứng thực ở UBND phường

1.2.1.1 Thực hiện các quy định của pháp luật về phạm vi, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân phường

Đó là việc thực hiện quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định của Chínhphủ số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên,người dân khi đi chứng thực tại UBND phường cần lưu ý một số điểm sau:

UBND xã, phường, thị trấn không có thẩm quyền chứng thực bản sao

từ bản chính là tiếng nước ngoài mà chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từbản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấphoặc chứng nhận

Theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định của Chính phủ số

23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thựchợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quyđịnh tại Điều 5 Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP không phụ thuộcvào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

Đối với việc chứng thực chữ ký, người nào yêu cầu thì người đó phảiđến trụ sở cơ quan mà mình đã chọn và yêu cầu, mang theo chứng minh nhândân và văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký của mình nhưng khôngđược ghi sẵn ngày, tháng, năm và ký trước vào văn bản mà mình đã soạn sẵn

và yêu cầu ký chứng thực chữ ký của mình Bởi vì quy định của Nghị địnhcủa Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP buộc người yêu cầu chứng thực chữ ký

phải ký trước mặt người có thẩm quyền ký chứng thực chữ ký.

Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, theo quy định tại khoản 6Điều 5 Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực các hợpđồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tạiUBND cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi có đất Việc chứng thực các hợpđồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã (xã,phường, thị trấn) nơi có nhà

1.2.1.2 Thực hiện các quy định của pháp luật về thủ tục chứng thực ở

Ủy ban nhân dân phường

Thủ tục chứng thực được thực hiện theo cơ chế “Một cửa” Quy chế

“Một cửa” được thực hiện theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 quy định về quy chế một cửa và một cửaliên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Theo Quyết địnhnày, “Một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộcthẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đếntrả lại kết quả chỉ thông qua một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả lại kếtquả” tại cơ quan hành chính nhà nước

Quy trình chung giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa gồm

ba bước: tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ và trả kết quả

- Tiếp nhận hồ sơ: người yêu cầu chứng thực mang hồ sơ, giấy tờ cầnchứng thực đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và yêu cầu chứng thực Bộphận này có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, giấy tờ mà người yêu cầuchứng thực xuất trình

- Thụ lý hồ sơ: sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, giấy tờ của ngườiyêu cầu chứng thực, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nếu thấy hồ sơ hợp lệ vàđầy đủ theo quy định thì thụ lý: vào sổ chứng thực, ghi lời chứng, ngày,tháng, năm… sau đó chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền ký và đóng dấu

của cơ quan chứng thực.

- Trả hồ sơ: hồ sơ sau khi được hoàn tất sẽ được chuyển lại cho bộ phậntiếp nhận và trả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ ghi hóa đơnthanh toán và thu lệ phí chứng thực rồi trả hồ sơ cho người yêu cầu chứngthực

Trường hợp yêu cầu chứng thực không thể thực hiện ngay trong ngàythì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải ghi phiếu hẹn cho người yêu cầuchứng thực Nếu việc chứng thực chậm trễ so với phiếu hẹn thì người có tráchnhiệm phải thông báo cho người yêu cầu chứng thực biết lý do và hẹn lạingày nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực không hợp lệ, cán bộ chứng thực

sẽ trả lại hồ sơ đó và nêu lý do không được giải quyết Nếu việc chứng thựckhông thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quankhác có thẩm quyền

Thực hiện các quy định của pháp luật về thủ tục chứng thực của UBNDphường là việc thực hiện các quy định tại: khoản 4 Điều 3, Điều 7, Điều 20,Điều 21, Điều 22, Điều 24, Điều 25, Điều 36 và Điều 37 Nghị định của Chínhphủ số 23/2015/NĐ-CP, bao gồm các quy định về thủ tục chứng thực bản sao

từ bản chính; thủ tục chứng thực chữ ký; thủ tục chứng thực hợp đồng, giaodịch; thời hạn chứng thực; gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính;giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từbản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực;các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính và không đượcchứng thực chữ ký; áp dụng chứng thực chữ ký trong trường hợp đặc biệt

1.2.2 Hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực ở Ủy ban nhân dân phường

Căn cứ vào tính chất của hoạt động thực hiện pháp luật, lý luận chung

về nhà nước và pháp luật xác định bốn hình thức thực hiện pháp luật là tuânthủ pháp luật, thi hành pháp luật, sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật.Nhận thức các hình thức thực hiện pháp luật chứng thực ở UBND phườngcũng dựa trên lý luận chung về các hình thức thực hiện pháp luật trên và dựavào những đặc trưng của lĩnh vực pháp luật cụ thể này Theo đó, các hìnhthức thực hiện pháp luật chứng thực ở UBND phường bao gồm:

- Tuân thủ pháp luật về chứng thực: là một hình thức thực hiệnpháp luật về chứng thực, trong đó các chủ thể pháp luật kiềm chế không tiến hànhnhững hoạt động mà pháp luật ngăn cấm Những quy phạm pháp luật cấm đượcquy định tại Điều 22 và Điều 25 Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CPđược thực hiện dưới hình thức này Để hình thức này đi vào cuộc sống, cácchủ thể thực hiện pháp luật chứng thực ở UBND phường phải kiềm chếkhông thực hiện hành vi bị nghiêm cấm Ví dụ: Nghị định của Chính phủ số23/2015/NĐ-CP quy định không thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký trongtrường hợp “Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minhnhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo”, nghĩa làkhi người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dânhoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo thì người thực hiệnchứng thực ở UBND phường sẽ không được thực hiện việc chứng thực chữký

- Thi hành pháp luật về chứng thực: là một hình thức thực hiệnpháp luật về chứng thực, trong đó chủ thể thực hiện nghĩa vụ của mình bằnghành động tích cực Những quy phạm pháp luật quy định tại khoản 2 - Điều 8(Nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực) và khoản 1, khoản 2, khoản 3 -Điều 9 (Nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực) thể hiện dưới hình thứcnày Để hình thức này đi vào cuộc sống, các chủ thể thực hiện chứng thực ởUBND phường cần tích cực, chủ động thực hiện các quy định về nghĩa vụ cụ

thể Ví dụ: Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP quy định người thựchiện chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực củamình, nếu không tuân thủ sẽ dẫn tới vi phạm pháp luật.

- Sử dụng pháp luật về chứng thực: là hình thức thực hiện pháp luật về

chứng thực, trong đó các chủ thể pháp luật về chứng thực thực hiện quyền chủthể của mình (thực hiện những hành vi mà pháp luật cho phép) Ở hình thức này,chủ thể pháp luật có thể thực hiện hoặc không thực hiện quyền được pháp luậttrao, theo ý thức của mình, chứ không bị ép buộc phải thực hiện Những quyphạm pháp luật quy định tại khoản 1 - Điều 8 (Quyền của người yêu cầu chứngthực) và khoản 4, khoản 5, khoản 6, khoản 7 - Điều 9 (Quyền của người thựchiện chứng thực) thể hiện dưới hình thức này Để hình thức này đi vào cuộcsống, các chủ thể thực hiện chứng thực ở UBND phường có thể thực hiện hoặckhông thực hiện quyền của mình Ví dụ: Nghị định của Chính phủ số23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký vào Sơ yếu lí lịch cánhân có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ UBND phường, xã, thị trấn hoặcVăn phòng công chứng nào thuận tiện nhất mà không cần phải về UBNDphường, xã, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú để xác nhận

- Áp dụng pháp luật về chứng thực: là một hình thức thực hiện pháp

luật về chứng thực mà trong đó Nhà nước thông qua các cơ quan có thẩmquyền hoặc nhà chức trách tổ chức cho các chủ thể thực hiện các quy định củapháp luật Trong trường hợp này, các chủ thể pháp luật thực hiện pháp luật có

sự can thiệp của Nhà nước Trong trường hợp đặc biệt, theo quy định củapháp luật, cơ quan tổ chức xã hội cũng có thể thực hiện hoạt động này Ápdụng pháp luật chứng thực gồm các chủ thể sau: cán bộ, công chức phụ tráchlĩnh vực chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện; cán bộ, công chức phụtrách lĩnh vực chứng thực làm việc tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quanđại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự