Huong dan lap quy trinh tac nghiep tủ tài liệu bách khoa

Quy trình sẽ: • xác định cách thực hiện một nhiệm vụ để đạt kết quả đã định, • chuẩn hóa cách thực hiện một nhiệm vụ để hạn chế tối đa sự thay đổi, • là cơ sở để đào tạo những người thực

Bộ Xây Dựng – 37 Lê Đại Hành – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội – Việt Nam

Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 - Project GTZ TA No: 2000.2208.7

Tài liệu dự án số: GL 002 - Project Document No.: GL 002

Phát hành lần: 01 - Edition: 01

Hà Nội, tháng 3 năm 2007 - Hanoi, March 2007

Bộ Xây dựng – Hà Nội

Ministry of Construction – Hanoi

hợp tác với

in cooperation with

Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH

Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện

Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates

HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN (SOP)

GUIDELINES ON WRITING STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH

Your contact with GFA Consulting Group GmbH

Gudrun Krause

Fax +49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de

Địa chỉ Address

GFA Consulting Group GmbH

Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg

Germany

Người chuẩn bị This guidelines was prepared by

Roderick H Chisholm CPA

rhchisholm@yahoo.com

MỤC LỤC

HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA

NHÂN VIÊN 1

TRƯỚC KHI LẬP 2

Lựa chọn loại quy trình 3

Xác định nơi cần có quy trình 3

Xác định phạm vi của SOP 3

Xác định người sử dụng quy trình 4

Quyết định mức độ chi tiết của quy trình 5

Mức độ chi tiết thích hợp 5

Sử dụng SOP cho đào tạo 6

Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng 6

Xác định bố cục mô tả 6

Soạn thảo quy trình 6

Hướng dẫn số 1 – Phác thảo quy trình 7

Hướng dẫn số 2 – Sử dụng từ ngữ có ý nghĩa chủ động 7

Hướng dẫn số 3 – Sử dụng các khoảng dung sai bất cứ khi nào có thể 7

Hướng dẫn số 4 – Đem đến cho người sử dụng SOP sự linh hoạt trong trình tự các bước 8

Hướng dẫn số 5 – Kiểm tra và Phê duyệt 8

Hướng dẫn số 6 – Thực hiện 9

Hướng dẫn số 7 – Đảm bảo cú pháp nhất quán 9

Hướng dẫn số 8 – Sử dụng từ vựng trong sáng 9

Hướng dẫn số 9 – Sử dụng các đề mục có ích 9

PHỤ LỤC A – VÍ DỤ VỀ MỘT QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CHUẨN 10

TABLE OF CONTENTS

INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING

STAFF PERFORMANCE 1

BEFORE WRITING 2

Choose the Type of Procedure 3

Determine Where a Procedure Is Needed 3

Determine the Scope of the SOP 3

Identify Who Will Use the Procedure 4

Decide On a Level of Detail 5

Appropriate Level of Detail 5

Use the SOP for Training 6

Assess the Users’ Reading Ability 6

Define the Description Format 6

Generating a Procedure 6

GUIDELINES FOR WRITING SOPs 7

Guideline No 1 - Draw a Procedural Sketch 7

Guideline No 2 - Use Active Words 7

Guideline No 3 - Use Ranges Whenever Possible 7

Guideline No 4 - Give SOP Users Sequence Flexibility 8

Guideline No 5 - Review and Approval 8

Guideline No 6 – Implementation 9

Guideline No 7 - Develop Consistent Syntax 9

Guideline No 8 - Use Clear Vocabulary 9

Guideline No 9 - Write Useful Headings 9

ATTACHMENT A – EXAMPLE OF A STANDARD OPERATING PROCEDURE 12

HƯỚNG DẪN LẬP QUY TRÌNH GÓP PHẦN ĐÁNH

GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN VIÊN INTRODUCTION TO WRITING PROCEDURES THAT CONTRIBUTE TO ASSESSING STAFF

PERFORMANCE

Khi lập quy trình, điều quan trọng là phải lập kế

hoạch cẩn thận, chúng ta cần chú ý:

When writing procedures it is very important to plan carefully, we need to consider:

• Phong cách viết của tổ chức Cùng một vấn đề

nhưng các tổ chức khác nhau nhấn mạnh nhiều

hay ít tùy thuộc vào phong cách viết và báo cáo

của tổ chức

• Kinh nghiệm và đặc điểm của người sử dụng

quy trình

• Loại hình nhiệm vụ, ví dụ: quản trị, nhận thức,

ra quyết định

• Nơi cần quy trình

• Phạm vi của quy trình

• Mức độ chi tiết

• Cách sử dụng từ, ví dụ: chủ động, phức tạp

• Các gạch đầu dòng

• Sự đóng góp của các chuyên gia về nội dung

• The organizations style of writing Different organizations place greater and lesser emphasis upon the style of its reporting and writing

• Experience and characteristics of the procedure’s users

• The type of task, e.g., administrative, cognitive, decision-making

• Where the procedure is needed

• Scope of the procedure

• Level of detail

• Use of words, e.g., active, difficulty

• Bullet points

• Subject-matter experts contributions

Nói chung, tất cả chúng ta đều biế tại sao quy trình

(hay quy trình tác nghiệp chuẩn, SOP) lại quan

trọng

In general terms, we all know why procedures (or standard operating procedures, SOPs) are important

Quy trình sẽ:

• xác định cách thực hiện một nhiệm vụ để đạt

kết quả đã định,

• chuẩn hóa cách thực hiện một nhiệm vụ để hạn

chế tối đa sự thay đổi,

• là cơ sở để đào tạo những người thực hiện

nhiệm vụ,

• là một công cụ thông tin hỗ trợ người thực hiện

nhiệm vụ trong các hoạt động công việc

They will:

• define how a task is to be performed to achieve a specified outcome,

• standardize the way a task is to be performed so as

to minimize variation,

• form the basis for training the task performers,

• provide an informational tool that supports the task performers on the job activities

Mặc dù vậy, chúng ta cũng biết rằng có một số khó

khăn gắn liền với việc lập và áp dụng SOP

However we are also aware that there are some difficulties that are apparent with the writing and adoption

of SOPs

Trong số đó, có những khó khăn xuất phát từ một

thực tế là quy trình:

Some of these difficulties related to the fact that often they :

• thay đổi thường xuyên,

• không phải lúc nào cũng được tuân thủ,

• mất quá nhiều thời gian để kiểm tra và phê

duyệt,

• thiếu nhất quán và có sự khác biệt nhỏ giữa

các phòng/ban,

• thường không được biên soạn cho đối tượng là

những người sử dụng cuối cùng,

• thường không đủ chi tiết, hoặc trái lại, quá chi

tiết,

• không tương xứng với cách thực hiện công

việc trên thực tế, và (còn nhiều khó khăn khác)

• change frequently,

• are not always followed,

• take too long to review and approve,

• are inconsistent and slightly different from department to department,

• are often not written for end-users,

• are often not detailed enough or are too detailed,

• don’t match how the job is really done, and (the list continues)

Quy trình không chỉ đơn giản là các tài liệu chức

năng để xác định nhiệm vụ hoặc chỉ dẫn phải làm gì

hay phải làm như thế nào

Procedures are more than simply functional documents that define a task or tell what to do or how to do it

Quy trình là kết quả của một quá trình bao gồm biên

soạn, rà soát, phê duyệt, thực hiện, phổ biến, duy trì

Procedures are the results of a process that includes generation, review, approval, implementation,

và kiểm soát distribution, maintenance, and control

Phần lớn các khó khăn liên quan đến quy trình như

đã liệt kê ở trên xuất phát từ các hoạt động không

phù hợp hoặc không được kiểm soát đúng cách

Most of the procedural difficulties listed above have their roots in activities that are inadequate or improperly controlled

Hình 1/Figure 1

Trước khi lập SOP, điều quan trọng là phải lập kế

hoạch cẩn thận để xác định quy trình sẽ được trình

bày và soạn thảo như thế nào Đây sẽ là những “chỉ

dẫn về phong cách” và chúng không chỉ bao gồm

cách thức trình bày quy trình mà phải có cả những

điểm sẽ nêu dưới đây

Before writing an SOP, it is important to plan carefully what your organizations procedures will look like and how they are to be written That “style guide” covers more than just the appearance of the procedure; it needs to include the points discussed here

Một khi những vấn đề này đã được giải quyết và

thống nhất, việc soạn thảo, rà soát và phê duyệt quy

trình sẽ nhanh hơn nhiều Thêm nữa, quy trình được

soạn thảo sẽ dễ sử dụng hơn cho mục đích đào tạo

và góp phần tạo ra kết quả hoạt động tốt hơn và nhất

quán hơn

Once these issues are resolved and agreed on, the generating, reviewing, and approving of a procedure will go much faster Additionally, the resulting SOPs will be easier to use in training and will contribute to better, more consistent performance

Những hướng dẫn dưới đây tập trung vào việc lập

quy trình

These guidelines focus on the writing of procedures

Trước khi lập một SOP, chúng ta cần cân nhắc quy

trình nào cần thiết, quy trình nào đã có, kinh nghiệm

và đặc điểm của người sử dụng (“người thực hiện”),

loại hình và thời lượng đào tạo dự kiến, và cách thức

SOP được dùng trong “cuộc sống thực”

Before writing an SOP, we need to consider what procedures are needed, what procedures have already been written, the experience and characteristics of the users (the “performers”), the type and amount of training intended, and how the SOPs will be used in

“real life.”

Bước 1 Biên soạn/

Step 1 Generation

Bước 2 Rà soát / Step 2 Review

Bước 7 Kiểm soát /

Step 7 Control

Bước 3 Phê duyệt / Step 3 Approval

Bước 4 Thực hiện / Step 4 Implemenation Bước 5 Phân phối /

Step 5 Distribution

Bước 6 Duy trì / Step 6 Maintenance

CÁC BƯỚC SOẠN THẢO

VÀ ÁP DỤNG SOP / ADOPTING A SOP

Bước 1 Biên soạn/

Step 1 Generation

Bước 2 Rà soát / Step 2 Review

Bước 7 Kiểm soát /

Step 7 Control

Bước 3 Phê duyệt / Step 3 Approval

Bước 4 Thực hiện / Step 4 Implemenation Bước 5 Phân phối /

Step 5 Distribution

Bước 6 Duy trì / Step 6 Maintenance

CÁC BƯỚC SOẠN THẢO

VÀ ÁP DỤNG SOP / ADOPTING A SOP

Lựa chọn loại quy trình Choose the Type of Procedure

SOP có 3 loại chính:

• các nhiệm vụ quản trị (các quy tắc hay nhiệm vụ

dựa trên quy tắc, chẳng hạn như ai được phép ra

vào một khu vực cụ thể);

• các nhiệm vụ liên quan đến nhận thức (ví dụ như

quyết định một vấn đề, rà soát các ghi chép của

phòng thí nghiệm); và

• các nhiệm vụ liên quan đến động cơ (ví dụ như

lắp đặt một thùng gây men)

Ba loại quy trình này có một số điểm trùng nhau

SOPs are of three main types:

• administrative tasks (rules or rule-based, such as who has permission to enter a particular area);

• cognitive tasks (a decision- making activity, for instance, reviewing laboratory notebooks); and

• motor tasks (such as setting up a fermentor) These distinctions have some overlap

Xác định nơi cần có quy trình Determine Where a Procedure Is Needed

Để xác định nơi cần có quy trình, hãy lập một biểu đồ

tiến trình cho một lĩnh vực hoạt động và xác định các

quá trình liên quan cùng các nhiệm vụ trong từng quá

trình Những nhiệm vụ này sẽ trở thành danh mục

khởi đầu cho các tiêu đề trong quy trình của bạn

To determine where an SOP is needed, create a flow chart of an operational area and identify the processes involved and the tasks within those processes Those tasks become your initial list of procedure titles

SOP được lập sẽ xác định cách thức thực hiện

những nhiệm vụ nói trên Nếu đã có quy trình thì có

thể sắp xếp lại theo những nhiệm vụ đã được liệt kê

The SOPs that are to be written will define how those tasks are to be performed If procedures already exist, they can be mapped against the listed tasks

So sánh biểu đồ tiến trình hoặc tiêu đề cho các lĩnh

vực khác nhau có thể chỉ ra những lĩnh vực có thể

hoặc lẽ ra đã có thể sử dụng quy trình để hỗ trợ việc

chuẩn hóa

Comparing flow charts or titles of different areas can show where common procedures are or could be used

to aid in standardization

Đôi khi mọi người đặt ra câu hỏi liệu SOP có cần

thiết không

Sometimes people will ask whether an SOP is required

Trong trường hợp như vậy, điều quan trọng là trả lời

một số câu hỏi sau đây:

• Nhiệm vụ hoặc hoạt động đó có quan trọng

không?

• Nhiệm vụ đó có nhiều người tham gia không?

• Nhiệm vụ hoặc quá trình công việc có ảnh hưởng

đến sự an toàn, tính đồng nhất, độ bền, độ tinh

khiết hoặc chất lượng sản phẩm không?

• Nhiệm vụ có cần được thực hiện một cách nhất

quán không?

When asked that, it is important that several questions are answered:

• Is the task or activity important?

• Is more than one person involved?

• Does the task or process affect the safety, identity, strength, purity, or quality of the product?

• Does the task need to be done consistently?

Chỉ cần một câu hỏi trong số trên được trả lời “Có”

thì lập quy trình là việc nên làm

If the response to any of those questions is “yes,” Then

it is recommended that a procedure be written

Xác định phạm vi của SOP. Determine the Scope of the SOP

Một câu hỏi thường gặp khác là “Quy trình có độ dài

bao nhiêu?” Thực ra, câu hỏi này thường có nghĩa là

“Quy trình có phạm vi rộng đến đâu?”

Another frequently asked question is “How long should

a procedure be?” What that question usually means is,

“How broad should the procedure be?”

Điều này phần nào phụ thuộc vào việc quy trình có

mô tả một quá trình gồm nhiều nhiệm vụ (do nhiều

người từ nhiều phòng ban khác nhau thực hiện) hay

không, hoặc quy trình chỉ quy định cho một nhiệm vụ

và các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ

In part, that depends on whether a procedure describes a process with many tasks (performed by various people in different sections or departments) or whether the procedure defines one task and the steps needed to accomplish that task

Đôi khi, các tổ chức sử dụng nhiều loại tài liệu chức

năng cụ thể hơn, gọi là hướng dẫn công việc, để

Sometimes, organizations use more specific types of functional documents called work instructions to provide details on how one person accomplishes his or

hướng dẫn chi tiết cách thức một nhân viên cần thực

hiện công việc

her job

Một số tổ chức phân biệt giữa SOP và hướng dẫn

công việc, số khác không phân biệt Tuy nhiên dù có

tên gọi như thế nào thì các tài liệu chức năng này

vẫn phải có cấu trúc hợp lý để hỗ trợ kết quả hoạt

động thực tế

Some organizations distinguish between SOPs and work instructions, others do not However irrespective

of what such functional documents are called, they need to be well constructed to support actual performance

Các tổ chức lớn thường có một hệ thống cấp bậc các

quy trình tuân theo các chính sách được xây dựng

trong quá trình lập kế hoạch chiến lược Khi các quy

trình này được khoanh vùng phạm vi áp dụng, chúng

sẽ tập trung hơn vào cách thức vận hành của một

phòng/ban cụ thể

Large organizations generally have a hierarchy of procedures that follow from the policies developed as part of the strategic planning process As these procedures get more localized, they are more focused

on how a section or department or area operates

Nói chung, điều quan trọng là phải quyết định có nên

lập SOP riêng cho từng nhiệm vụ không hay chỉ lập

một SOP chung cho tất cả mọi nhiệm vụ

In general it is important to decide whether to write an individual SOP for each task or one procedure covering all the tasks

Trên thực tế, sự lựa chọn tốt hơn là nhóm các nhiệm

vụ do một đội hoặc một cá nhân làm trong các điều

kiện vận hành “bình thường” vào một quy trình (ví dụ

như lắp đặt, vận hành, tháo dỡ và lau dọn)

In practice it a better choice would be to group into one procedure those tasks that are done by one team or individual during “normal” operations (for example,

set-up, operation, disassembly, and cleaning)

Các nhiệm vụ khác (ví dụ như sửa chữa sai sót, bảo

trì, và điều chỉnh kích cỡ) có thể được quy định trong

các SOP riêng biệt

Then the other tasks (for example, troubleshooting, preventative maintenance, and calibration) would be separate SOPs

Không có cách làm nào tuyệt đối đúng hay tuyệt đối

sai khi lập quy trình: soạn thảo và duy trì một quy

trình ngắn với phạm vi nhỏ thì dễ hơn, nhưng cuối

cùng bạn lại phải lập ra nhiều quy trình hơn

No right or wrong way exists for procedures: Smaller, shorter procedures are easier to develop and maintain, but you end up with more of them

Từ quan điểm của người sử dụng, các quy trình từ 2

đến 6 trang thường không đáng ngại như một tài liệu

30 trang

From a user’s point of view, several two- to six-page procedures are less intimidating than one 30- page document

Xác định người sử dụng quy trình Identify Who Will Use the Procedure

Người sử dụng cấp 1 là những người thực sự thực

hiện những nhiệm vụ được xác định trong quy trình;

người sử dụng cấp 2 là những người có thể cần

biết một điều gì đó về quy trình nhưng không trực

tiếp sử dụng quy trình

Primary users are those who actually perform the

tasks defined; secondary audiences are those who

may need to know something about the procedure but

do not directly use it

• Ai là người sử dụng cấp 1 của quy trình?

• Họ có kinh nghiệm không?

• Tốc độ thay thế và tuyển dụng nhân viên trong tổ

chức của bạn có ổn định không?

• Nhân viên của bạn có khả năng đọc tài liệu bằng

ngôn ngữ dùng để viết SOP không và mức độ

khả năng đến đâu?

• Trên thực tế nhân viên sẽ sử dụng tài liệu như

thế nào?

• Nhân viên có để công khai quy trình tại nơi làm

việc không, hay chỉ sử dụng quy trình khi cần

tham khảo?

• Người sử dụng quy trình có thường xuyên thực

hiện nhiệm vụ không?

• Họ sẽ được đào tạo đến mức độ nào?

• Who are your primary users?

• Are they experienced?

• Is your work force stable in its turnover and hiring?

• What is the reading level of work personnel in the language in which the SOPs will be written?

• How will staff actually use the document?

• Will staff have the procedure open in their work areas (the expected practice with laboratory methods), or will they use it only as a reference?

• How frequently will users perform the task?

• How much training will they be given?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ xác định mức

độ cụ thể của quy trình

The answers to these questions will shape the amount

of detail contained in your procedure.

Quyết định mức độ chi tiết của quy trình Decide On a Level of Detail

Một việc quan trọng cần quyết định trước khi lập

SOP (hoặc trước khi sửa đổi một hệ thống quy trình)

là xác định mức độ chi tiết mà quy trình cần đáp ứng

A major decision to make before writing any SOP (or before revising a procedure system) is defining the level of detail that should be met

Điều được cho là rất quan trọng - đó là cân đối mức

độ chi tiết với mức độ kỹ năng của người sử dụng

Quá nhiều chi tiết sẽ gây nhầm lẫn, quá ít chi tiết thì

không đủ thông tin Do đó nên đảm bảo “mức độ chi

tiết thích hợp” để quy trình đủ thông tin và người sử

dụng có thể tuân thủ quy trình mà không bị nhầm lẫn

It seems that it is very important to balance the level of detail with the skill level of the user Too much detail will be confusing, and too little will be uninformative It

is suggested that the “Appropriate Level of of Detail” is reached when there’s sufficient for the procedure to be followed without confusion

Khối lượng chi tiết tối thiểu cho một quy trình cần bao

gồm các câu hỏi “cái gì” có ý nghĩa then chốt (tức là

các bước cần thiết để xác định những gì sẽ xảy ra),

các câu hỏi “như thế nào” có ý nghĩa then chốt (tức

là các bước phụ để xác định từng bước chính sẽ

được thực hiện như thế nào), và “ai”, nếu thích hợp

(tức là ai sẽ thực hiện những bước chính và bước

phụ, nếu không chỉ có một người liên quan)

The minimum amount of detail in a procedure should include the “critical what’s” (the required steps defining what is to happen), the “critical how’s” (the sub steps defining how each step is to be performed), and when applicable, the “who’s” (that is, who performs those steps and sub steps) if more than one person is involved

Tính chất quan trọng được hiểu là những điều cần

thiết để người thực hiện hoàn thành thành công mục

đích của quy trình Ở một mức độ nào đó, tính chất

quan trọng phụ thuộc vào những gì mà người thực

hiện được đào tạo, cũng như kinh nghiệm và trình độ

của anh ta/cô ta Khi mức độ chi tiết tăng lên (theo độ

dài của tài liệu), định nghĩa “tính chất quan trọng” sẽ

được mở rộng

Criticality is defined as that which is necessary for a

performer to be successful in accomplishing the goal of the procedure In part, criticality depends on the performer’s training, experience, and education As the detail level increases (along with the length of the document), the definition of criticality widens

Đối với các SOP được viết chi tiết hoặc rất chi tiết,

các câu hỏi “như thế nào” sẽ ít hơn

For SOPs with “high” and “fine” levels of detail, less critical “hows” are included

Các nguy cơ khi viết một quy trình chi tiết và rất chi

tiết bao gồm:

• Những quy trình như vậy có thể rất khó đọc và

khó áp dụng

• Hơn nữa, các quy trình này có thể không chấp

nhận sự sai sót

• Chỉ cần một trong số các chi tiết rất cụ thể thay

đổi, quy trình sẽ sai về mặt kỹ thuật

Hazards exist in using high or fine levels of detail:

• Such procedures can be hard to read and follow

• Also, they can be unforgiving:

• If one of the very fine details changes, the procedure is technically wrong

Do đó, thách thức ở đây là phải soạn thảo được một

tài liệu hữu ích chỉ quy định những quy trình hoặc

nhiệm vụ thật sự cần thiết

Therefore, the challenge is to create a useful document that defines the process or task only to the necessary

Mức độ chi tiết thích hợp Appropriate Level of Detail

Tài liệu cần chi tiết hơn nếu:

• Nhiệm vụ ít khi được thực hiện

• Nhiệm vụ có nhiều người tham gia

• Nhiệm vụ chỉ cho phép sai sót nhỏ trong thực

hiện

• Nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng

• Đào tạo chưa toàn diện

• Ít thời gian thực hành

• Mức độ chuẩn hoá

A higher level of detail is called for when:

• Task is infrequently performed

• Many different people are involved

• Little variation in performance can be allowed

• Task is critical

• Training is not comprehensive

• Little time to practice

• Level of standardization

Không phải tất cả các SOP đang áp dụng trong tổ

chức đều có mức độ chi tiết như nhau; điều hợp lý là

phải soạn thảo được các quy trình đáp ứng nhu cầu

Not all the SOPs in use throughout the organization need the same level of detail; it is reasonable to write

to meet the needs of the users

của người sử dụng

Các khu vực hoặc phòng/ban khác nhau có thể có

những nhu cầu khác nhau (Các tổ chức có hướng

dẫn công việc thường tập trung vào một nhiệm vụ cụ

thể và một người (hoặc vị trí công việc) cụ thể chịu

trách nhiệm về nhiệm vụ đó

Different sites or departments may have different needs (Organizations that write work instructions typically focus on a particular task and the particular person (or job position) responsible for that task.)

Sử dụng SOP cho đào tạo Use the SOP for Training

Mục đích và phạm vi của SOP là các yếu tố có thể hỗ

trợ đào tạo Mục đích của SOP có thể đồng nhất với

mục đích của khóa đào tạo Phạm vi của SOP (áp

dụng SOP ở đâu và cho ai) sẽ rất có ích khi xác định

những người cần được đào tạo

Elements of a procedure that help with training include the SOP’s purpose and its scope The purpose can be equated to the goal of a training event: The scope (where and to whom the procedure applies) is useful in identifying those who need to be trained.

Đánh giá khả năng đọc của người sử dụng Assess the Users’ Reading Ability

Một số tổ chức đã tiến hành kiểm tra khả năng đọc

của nhân viên, nhưng nhiều tổ chức hoàn toàn không

có ý niệm gì về việc này

Although some organizations have examined the reading levels of their work force, many have no idea

Thế chỗ cho các dữ liệu là một hướng dẫn phác thảo

về cách viết quy trình cho các bộ phận hoạt động đạt

đến bậc 7 về khả năng đọc và viết quy trình cho các

cán bộ chuyên môn với khả năng đọc từ bậc 10 đến

bậc 12

In lieu of data, a rough guide is to write procedures used in operational areas to a 7th-grade level and those used by professional staff to a 10th- to 12th-grade level

Microsoft Word có các công cụ cài đặt sẵn để kiểm

tra khả năng đọc (ví dụ như công cụ cho điểm theo

bậc Flesch-Kincaid), qua đây có thể có một ý niệm

khái quát về khả năng đọc tài liệu

Microsoft Word has built-in readability testing tools (such as the Flesch-Kincaid grade-level score) that can provide a rough idea of a document’s readability

Đọc được đến điểm này trong tài liệu này sẽ đạt bậc

10 theo thang tính điểm của công cụ Flesch-Kincaid

The Flesch-Kincaid reading grade level for this article

up to this point is 10th grade

Để so sánh, hầu hết các tờ nhật báo được viết ở

mức độ xấp xỉ bậc 12 Câu văn ngắn gọn, từ ngữ ít

âm tiết và các đoạn ngắn, tất cả đều giúp cho quy

trình trở nên dễ đọc hơn

For comparison, most daily newspapers are written at approximately a 12th-grade level Short sentences, words with few syllables, and short paragraphs all contribute to more readable procedures

Xác định bố cục mô tả Define the Description Format

Điểm cuối cùng cần cân nhắc trước khi viết là quyết

định xem quy trình sẽ được trình bày như thế nào

(bố cục của quy trình)

One last item to consider before beginning to write is to decide what the procedural description is to look like (the “layout” of the procedure)

Xem thêm Phụ lục A để biết thêm một số ví dụ về bố

cục của quy trình

Please refer to appendix A which gives some examples of procedures layouts

Sau khi đã hoàn thành phần mở đầu, người viết cần

biết hoặc tranh thủ sự trợ giúp của một người có kiến

thức kỹ thuật liên quan đến các nhiệm vụ hoặc quá

trình công việc sẽ được quy định trong SOP, xác

định quy trình sẽ được soạn cho ai, mức độ chi tiết

đến đâu và cách trình bày như thế nào

With the preliminaries completed, the writer needs to know or to enlist the assistance of a person who has the technical knowledge required of which processes

or tasks need to be defined by SOPs and for whom they are intended, the level of detail needed, and the format to be used

Ghi nhớ: Như Sholem Asch từng nói,

“Viết sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn có điều gì đó

để nói”

Remember: As Sholem Asch said,

“Writing comes more easily if you have something to say.”