- Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng viên/người hướng dẫn - Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có bản đánh giá/có xác nhận của Trưởng bộ phận/ghi nhận trong hồ sơ nhân viên - Bản tổn
Trang 1ĐÀO TẠO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN
Ngày hiệu lực: … /… /2007
I MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định nội dung, trình tự các bước, mối quan hệ và trách nhiệm, quyền
hạn của các cá nhân, đơn vị, bộ phân có liên quan trong việc đào tạo cán bộ, nhân viên
II LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH
EDUKA.VN
Trang 2- Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng viên/người hướng dẫn
- Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có bản đánh giá/có xác nhận của Trưởng bộ phận/ghi nhận trong hồ sơ nhân viên
- Bản tổng kết khoá đào tạo
- Hồ sơ Nhà cung ứng và tài liệu lưu đầy đủ
Điều kiện thực hiện
Nhân lực
Kinh phí
Thời gian
- Nhà cung ứng/Giảng viên, người hướng dẫn
- Điều phối viên đào tạo
- Ngân sách đào tạo
- Thời gian đào tạo
- Nhà cung ứng/giảng viên có đủ năng lực giảng dạy
- Có đủ năng lực tổ chức, điều phối
- Ngân sách đựoc phê duyệt hàng năm
- Thời gian đào tạo phù hợp và được chấp thuận của học viên và Đơn vị
đi lại
- 70% thời lượng giờ cán bộ nhân viên được đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch
- Điểm đánh giá khoá học >=7 trên thang điểm 10
Quá trình liên quan
EDUKA.VN
Trang 3IV LƯU ĐỒ CHI TIẾT
1 Quá trình lập kế hoạch
1.1 Lưu đồ:
EDUKA.VN
Trang 41.2 Mô tả:
Bước Người thực hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
Thể hiện các nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Check point: theo định kỳ checkpoint
- Đơn xin đi học
- Survey nhu cầu đào tạo năm
- Checkpoint
- Đơn xin đi học
- Báo cáo tổng hợp survey nhu cầu đào tạo
Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đào tạo
Thể hiện các yêu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Kế hoạch phát triển của đơn vị
- Mô tả các công việc của các vị trí đảm nhiệm
- Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh
- Báo cáo/Kế hoạch nhân sự
- Mô tả vị trí công việc/chức danh
Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đào tạo
2
Đối chiếu giữa nhu cầu/yêu cầu với Kế hoạch phát triển của tổ chức
Xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Chính sách đào tạo Công ty
- Kế hoạch phát triển về nhân sự của đơn vị
- Kế hoạch phát triển kinh doanh của đơn vị
- Mô tả các công việc của các vị trí đảm nhiệm
- Chính sách đào tạo
- Báo cáo/Kế hoạch kinh doanh
- Báo cáo/Kế hoạch nhân sự
- Mô tả vị trí công việc/chức danh
Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đào tạo
2.2 Cán bộ, Nhân viên
Cán bộ quản lý trực tiếp
Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất
Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất căn cứ vào:
- Nhu cầu của công việc
- Đơn xin đi học đột xuất của cá nhân được phê duyệt
- Đơn xin đi học
Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đào tạo
- Nếu phù hợp: Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo chuyển sang bước Tập hợp nhu cầu đào tạo từ các nguồn
- Nếu không phù hợp: thông báo lại cho CBNV
về việc không chấp nhận yêu cầu đào tạo này
các nguồn Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị Tổng hợp các nhu cầu/yêu
cầu đào tạo từ các nguồn
Tổng hợp các nhu cầu đào tạo từ nguồn:
- Nhu cầu đào tạo từ Cán bộ,nhân viên: Quý I hàng năm
- Yêu cầu đào tạo từ Cán bộ quản lý trực tiếp
- Yêu cầu đào tạo từ Trưởng bộ phận
Bản tổng hợp các nhu cầu/yêu cầu đào tạo ban đầu
EDUKA.VN
Trang 5Xác định phạm vi, kế hoạch đào tạo sau khi đã phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo:
- Đào tạo cấp đơn vị
- Đào tạo cấp Tập đoàn
- Đào tạo theo các hình thức đã xác định:
tổ chức lớp, hội thảo, trong nước, ngoài nước…
Xác định mục tiêu liên quan tới :
- Yêu cầu của tổ chức
- Yêu cầu của người tham gia
- Lịch sử 4.3
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị Xác định các hoạt động để đạt mục tiêu đào tạo
Xác định các khoá đào tạo, giảng viên, các hoạt động khác để đạt mục tiêu
4.4
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị
Dự trù nguồn kinh phí và nguồn lực để thực hiện kế hoạch hành động
Kế hoạch lập chi tiết có các đầu mục chỉ tiêu cần đạt được; các rủi ro và phòng ngừa liên quan
4.6 Trưởng bộ phận Xây dựng kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm/đột xuất
Các căn cứ để thiết lập kế hoạch đào tạo đơn vị:
- Các báo cáo năm trước đã thực hiện
- Đã xác định được mục tiêu đào tạo
- Đã xác định được các hoạt đồng liên quan
- Đã xác định được nguồn lực, kinh phí, thời gian dự kiến
- Đã xác định được các rủi ro và quản lý phòng ngừa
Kế hoạch đào tạo của đơn vị hàng năm
Kế hoạch đào tạo hàng năm
- Báo cáo đào tạo năm trước đã thực hiện
- Quy mô và yêu cầu tổ chức cấp Công ty
Kế hoạch đào tạo của Công ty hàng năm
Kế hoạch đào tạo hàng năm
6
Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo Đơn vị hàng nă,/đột xuất
6.1 Trưởng ban TCCB Xem xét kế hoạch
Trưởng ban TCCB xem xét kế hoạch đào tạo của đơn vị
- Nếu kế hoạch được xem xét thông qua, gửi trả lại kế hoạch đã xem xét cho cán
Kế hoạch đào tạo được phê xem xét; hoặc được chỉnh sửa EDUKA.VN
Trang 6bộ phụ trách đào tạo đơn vị để xin phê duyệt
- Nếu chưa đồng ý, kế hoạch cần phải được chỉnh sửa theo chỉ đạo của lãnh đạo; hoặc có thể bị hủy bỏ
lại
hoạch đào tạo của Công ty 7.1 Cán bộ NS phụ trách đào
Lãnh đạo Ban TCCB chấp thuận kế hoạch đào
Kế hoạch đào tạo được phê duyệt 7.3
tạo đơn vị.Trưởng đơn vị Trình Ban Tổng giám đốc
xem xét và phê duyệt
Ban Giám đốc/lãnh đạo Công ty xem xét, phản biện và phê duyệt
công ty
Kế hoạch được chấp thuận
Ban Giám đốc/Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch
Kế hoạch đào tạo được phê duyệt 7.6
Cán bộ NS phụ trách đào
tạo đơn vị
Định kỳ một năm 2 lần, lập đánh giá về công tác đào tạo trong Báo cáo tổng kết Nhân sự gửi Lãnh đạo Công ty
Lãnh đạo Ban TCCB trình bày tại Hội nghị tổng kết của Công ty/đơn vị hoặc báo cáo cho các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo
2 Quá trình tổ chức thực hiện
2.1 Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp/hội thảo
2.1.1 Lưu đồ:
EDUKA.VN
Trang 7EDUKA.VN
Trang 82.1.2 Mô tả
2.1.2.1 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng nhân viên chính thức
Bước Người thực hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
1.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo đào tạo Phân tích nhu cầu/yêu cầu
Thực hiện việc phân tích dựa trên:
- Cơ sở Kế hoạch đào tạo Công ty/đơn vị đã được phê duyệt
- Nguồn nhân lực và thời gian tổ chức hợp lý
Bản báo cáo,/phân tích xu hướng đào tạo (TNA)
Thư mời tham gia đào tạo dưới các hình thức
1.2
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Xác định loại hình đào tạo
- Tuỳ theo điều kiện của Công ty/Đơn vị có đủ khả năng đáp ứng đầy đủ đầu vào khoá đào tạo không mà khoá đào tạo sẽ duợc tổ chức dưới hình thức Lớp hoặc hội thảo
- Khoá đào tạo nội bộ sẽ do Công ty/đơn vị đứng
ra tự tổ chức về thời gian, địa điểm, phương pháp cũng như nội dung giảng dạy
- Dẫn chiếu về các báo cáo khoá học lịch sử, nhà cung ứng và nội dung đào tạo (nếu có)…
1.3
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Trình xem xét thông tin
về khoá đào tạo để xác định các thành tố liên quan
Tập hợp đầy đủ các thông tin sơ bộ về khoá đào tạo để trình Trưởng Bộ phận xem xét, và chuyển khâu xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khoá đào tạo
2 Trưởng bộ phận Xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự
khóa đào tạo
Danh sách được cập nhật định kỳ 6 tháng/lần
2.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Lên danh sách học viên
Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:
- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ quản lý
- Các yêu cầu của tổ chức
- Khác khi có các khoá học đặc biệt
Biểu mẫu danh sách học viên
Danh sách học viên cho từng lớp
2.2 Trưởng bộ phận Phê duyệt danh sách học
viên dự kiến
Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập
kế hoạch thực hiện chi tiết
Danh sách học viên cho từng lớp đã được xem xét EDUKA.VN
Trang 9Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng dự kiến đào tạo
để xem xét tổng thể và so sánh Quy trình quản lý Nhà cung ứng
Nhà cung ứng được đánh giá, phê duyệt cho khoá học sẽ thực hiện
Lựa chọn một nhà cung ứng phù hợp nhất của khoá học
dự kiến để lập kế hoạch Các tiêu chí lựa chọn liên quan:
- Giảng viên & phương pháp đào tạo
- Kinh phí
- Thời lượng & Thời gian
- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể
Biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng
- Mục tiêu đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Thời lượng đào tạo
- Điều kiện tham gia đào tạo
- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp
- Điều kiện đạt của khoá đào tạo
- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
- Các đề xuất khác (nếu có)
Kế hoạch của khoá học Các tài liệu liên
quan tới xác đinh
kế hoạch khoá học
5 Trưởng bộ phận Duyệt thông tin nội dung
Kế hoạch cho khoá học
Kế hoạch của từng khoá đào tạo đã được phê duyệt
5.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
5.2 Trưởng bộ phận Không duyệt nội dung khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp
Kế hoạch khoá học không được duyệt EDUKA.VN
Trang 105.3 Trưởng bộ phận Ký duyệt nội dung khoá
học
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt Nhà cung ứng được phê duyệt cho khoá học
Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:
- Danh sách học viên được phê duyệt
- Đăng ký tham
dự của cá nhân
- Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng các bên ký kết
-Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kế hoạhc đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính thức
- Tổ chức sắp xếp lớp
Danh sách học viên chính thức
Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà cung ứng để có các phản hồi kịp thời
Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo
hậu cần cho lớp học
- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên
quan
- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak…
- Chuẩn bị các phần liên quan tài chính dự trữ
- Tài liệu đàp tao
đã được phê duyệt
- Hậu cần sẵn sàng
- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần
thiết)
- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá
học đạt kết quả mong đợi
- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các
bên/nhiều chiều để làm tổng hợp/ phân tích/báo cáo
Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo
Đánh giá khoá học đạt tiêu chí yêu cầu
cầu EDUKA.VN
Trang 11Tài liệu khoá học
đã được xem qua
và thống nhất giữa các bên tổ chức 7.2 Nhà cung ứng Triển khai khoá học Nhà cung ứng tiến hành việc triển khai trách nhiệm
đào tạo theo cam kết đã ràng buộc
7.3
Nhà cung ứng
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Sau khoá học Thực hiện các đánh giá, báo cáo tổng kết trong vòng
7 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá học Báo cáo sau khoá học
Tổng hợp, phân tích, báo cáo của khoá học
8 Cán bộ, nhân viên Tham dự khóa học, kiểm tra cuối khóa và đánh giá
10 Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân tích, báo cáo
- Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích của khóa học
- Trình trưởng bộ phận phê duyệt
- Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ quá trình quản lý Nhà cung ứng
- Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự của học viên không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc
Báo cáo khoá học Danh sách học viên đã được ghi nhận
Các thông tin được cập nhật và xử lý kịp thời, không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc
11 Trưởng bộ phân Xem xét Trưởng bộ phận xem xét và xác nhận nội dung của báo
cáo sau khoá đào tạo
Báo cáo khoá học được ký xem xét
Báo cáo khoá học được ký xem xét EDUKA.VN
Trang 122.1.2 2 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng tân binh (Orientation)
Bước Người thực hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Thông tin về khoá đào tạo
Phân tích yêu cầu đào tạo
Định kỳ ít nhất 1 năm 2 lần, dựa trên danh sách tân binh (nhân viên trong quá trình thử việc, lao động đào tạo), tiến hành thực hiện các khoá học giảng dạy dưới các hình thức: gửi tài liệu tự ôn tập/tham gia khoá đào tạo trên lớp/…
Kế hoạch khoá học
Thư mời tham gia đào tạo dưới các hình thức
2.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Lên danh sách học viên
Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:
- Danh sách các cán bộ mới ký Hợp đồng
- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ quản lý
- Các yêu cầu của tổ chức khác nếu có
Biểu mẫu danh sách học viên
Danh sách tân binh cần đào tạo
2.2 Trưởng bộ phận Phê duyệt danh sách học
viên dự kiến
Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập
kế hoạch thực hiện chi tiết Bước này có thể gộp lại để làm một kế hoạch chung cho cả khoá huấn luyện
Danh sách Tân binh đã được xem xét
Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng/Giảng viên dự kiến đào tạo để xem xét tổng thể và so sánh
Quy trình quản lý Nhà cung ứng
Nhà cung ứng được đánh giá, phê duyệt cho khoá học sẽ thực hiện
3.2 Lựa chọn Nhà cung ứng/Giảng viên
Lựa chọn Giảng viên/Tài liệu phù hợp nhất của khoá học
dự kiến để lập kế hoạch Các tiêu chí lựa chọn liên quan:
- Giảng viên & phương pháp đào tạo
- Tài liệu liên quan
- Kinh phí
- Thời lượng & Thời gian
- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể EDUKA.VN
Trang 13- Mục tiêu đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Thời lượng đào tạo
- Điều kiện tham gia đào tạo
- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp
- Điều kiện đạt của khoá đào tạo
- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
- Các đề xuất khác (nếu có)
Kế hoạch của khoá học Các tài liệu liên
quan tới xác đinh
kế hoạch khoá học
5 Trưởng bộ phận Duyệt thông tin nội dung
Kế hoạch cho khoá học
Kế hoạch của từng khoá đào tạo đã được phê duyệt
5.1
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo Trình duyệt nội dung Kế
hoạch khoá học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học
5.2 Trưởng bộ phận Không duyệt nội dung
khoá học
Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp
Kế hoạch khoá học không được duyệt
5.3 Trưởng bộ phận Ký duyệt nội dung khoá
học
Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên
Kế hoạch khoá học
đã phê duyệt Nhà cung ứng được phê duyệt cho khoá học
Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:
- Danh sách học viên phải tham dự Trường hợp
là Tân binh thì khôngbắt buộc phải có xác nhận của Trưởng bộ phận/đơn vị
- Hợp đồng dịch vụ đào tạo nếu giảng viên có phí giảng dạy
- Danh sách học viên ban
đầu
- Hợp đồng/thoả thuận hợp
tác với nhà cung ứng/Giảng viên
- Danh sách học viên
- Đăng ký tham
dự của cá nhân
- Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng các bên ký kết
EDUKA.VN
Trang 146.2 Lên danh sách học viên
-Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kế hoạch đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính thức
- Tổ chức sắp xếp lớp
Danh sách học viên chính thức
Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà cung ứng để có các phản hồi kịp thời
Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo
hậu cần cho lớp học
- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên
quan
- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak…
- Chuẩn bị các phần liên quan tài chịnh dự trừ
- Tài liệu đàp tao
đã được phê duyệt
- Hậu cần sẵn sàng
- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần
thiết)
- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá
học đạt kết quả mong đợi
- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các
bên/nhiều chiều để làm tổng hơp/ phân tích/báo cáo
Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo
Đánh giá khoá học đạt tiêu chí yêu cầu
- Cung cấp, trao đổi và thống nhất tài liệu giảng dạy lần cuối trước khi khoá học thực hiện
Tài liệu khoá học
đã được xem qua
và thống nhất giữa các bên tổ chức
7.2 Giảng viên Triển khai khoá học Giảng viên tiến hành việc triển khai trách nhiệm đào
tạo theo cam kết đã ràng buộc
7.3
Giảng viên
Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Sau khoá học Thực hiện các đánh giá, báo cáo tổng kết trong vòng
7 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá học Báo cáo sau khoá học
Tổng hợp, phân tích, báo cáo của khoá học
8 Cán bộ, nhân viên Tham dự khóa học, kiểm tra cuối khóa và đánh giá
Trang 1510 Cán bộ Nhân sự phụ
trách đào tạo
Thực hiện tổng hợp, phân tích, báo cáo
- Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích của khóa học
- Lưu hồ sơ tài liệu đào tạo
- Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ quá trình quản lý Nhà cung ứng
- Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự của học viên không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc
Báo cáo khoá học Danh sách học viên đã được ghi nhận
Các thông tin được cập nhật và xử lý kịp thời, không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc
11 Trưởng bộ phân Xem xét
Trong trường hợp đào tạo tân binh thì lưu giữ và nhập liệu theo hồ sơ cá nhân để làm căn cứ cho các hoạt động liên quan Quy trình Quản lý cán bộ tiếp theo
Không bắt buộc truởng Bộ phận phải ký xem xét
EDUKA.VN
Trang 162.2 Quá trình đào tạo theo hình thức đào tạo/thi lấy chứng chỉ trong nước
2.2.1 Lưu đồ:
EDUKA.VN