Tiểu luận Phong cách giao tiếp trong công tác quản lý

Giao tiếp là tiếp xúc tâm lý có tính đa chiều và đồng chủ thể giữa người và với người được quy định bởi các yếu tố văn hóa xã hội và đặc trưng tâm lý cá nhân. Giao tiếp có chức năng thỏa mãn các nhu cầu vật chất và tinh thần của con người, trao đổi thông tin, cảm xúc, định hướng và điều chỉnh nhận thức hành vi của bản thân và của nhau, tri giác lẫn nhau, tạo dựng quan hệ với nhau và tác động qua lại lẫn nhau ( Theo TS Nguyễn Văn Đồng). Hay nói cách khác: Giao tiếp là sự tương tác tâm lý giữa người với người nhằm trao đổi thông tin, hiểu biết lẫn nhau và trao đổi cảm xúc. Phong cách là những lối, những cung cách sinh hoạt, làm việc, hoạt động, xử sự tạo nên cái riêng biệt của một người hay một loại người nào đó.( Theo Hoàng Lê ). Phong cách giao tiếp là toàn bộ hệ thống những phương pháp, những thủ thuật tiếp nhận, những phản ứng hành động tương đối ổn định và bền vững của chủ thể và đối tượng giao tiếp trong quá trình giao tiếp với nhau và mới người đảm bảo sự tồn tại và phát triển của họ. Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Tiểu luận môn học: Tâm lý học giao tiếp Tên đề tài:

GVHD:

SVTH:

MSSV:

Tp Hồ Chí Minh, tháng 01,năm 2010

Mục lục

Mục lục 1

1 MỞ ĐẦU 2

1.1 Lý do chọn đề tài 2

1.2 Mục đích nghiên cứu 2

1.3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu 2

1.4 Nhiệm vụ của đề tài nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3

1.6 Giả thuyết nghiên cứu 3

2 NỘI DUNG 3

2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3

2.1.1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

2.1.2 Cơ sở lý luận 5

a Một số khái niệm 5

b Đặc điểm của phong cách giao tiếp và giao tiếp trong quản lý 6

c Các nhân tố hình thành phong cách giao tiếp 7

2.2 Phong cách giao tiếp trong công tác quản lý 7

2.2.1 Phong cách giao tiếp dân chủ 7

2.2.2 Phong cách quản lý độc đoán 8

2.2.3 Phong cách giao tiếp tự do 9

2.2.4 Phong cách giao tiếp theo tình huống 9

2.3 Sự điều chỉnh phong cách giao tiếp: bí quyết xây dựng mối quan hệ có hiệu quả……… 10

3 KẾT LUẬN 12

Tài liệu tham khảo 13

Phụ lục: “Tôi” 14

“Bản chất con người chỉ biểu hiện trong giao tiếp, trong sự thống nhất của con

người với con người, trong sự thống nhất dựa trên tính hiện thực của sự khác niệt giữa tôi và bạn”.

(Phơbach)

1 MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Sự phát triển của xã hội, cùng với nền văn minh của nhân loại đang tiến vào những thập niên đầu tiên của thế kỉ 21 Nền kinh tế thị trường và xu hướng khu vực hóa, toàn cầu hóa đòi hỏi con người ngày càng cao cả về năng lực lẫn phẩm chất.Vì thế, con người phải không ngừng học hỏi, bởi thành công là sự kết hợp của nhiều yếu

tố Trong đó giao tiếp đóng vai trò hết sức quan trọng Khéo léo giao tiếp có thể điều tiết mối quan hệ giữa con người với con người: tăng cường sự tôn trọng lẫn nhau, thiết lập mối quan hệ hợp tác hữu nghị, tránh tối đa mâu thuẫn và xung đột không đáng có Mặt khác, giao tiếp đã trở thành phương tiện và công cụ đắc lực của hoạt động quản

lý Phong cách giao tiếp thể hiện tài năng của nhà quản lý Đó là sự sáng tạo, là nhu cầu, là cách đối đãi để tạo thêm sức thu hút và thành công trong cuộc đời của mỗi con người

Trong thời đại ngày nay, nhịp sống làm việc của con người ngày càng khẩn trương, và không phải ai cũng có khả năng giao tiếp tốt Khi con người nhận được sự tôn trọng, sự tiếp đãi ân cần, sự tán đồng và giúp đỡ sẽ tạo được mối quan hệ tốt đẹp với mọi người; còn ngược lại có thể gây cho người khác sự ác cảm, sự thù địch, cố chấp… nhìn chung là sẽ tạo ra một tâm lý không được tốt

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi nhận thấy vấn đề về phong cách giao tiếp, đặc biệt là phong cách giao tiếp trong quản lý đang nổi lên và là mối quan tâm của toàn xã hội Đây cũng là lý do chọn đề tài:

“ Phong cách giao tiếp trong công tác quản lý.”

1.2 Mục đích nghiên cứu

Xác định được các loại phong cách giao tiếp chủ yếu Từ đó tìm hiểu được mức

độ ảnh hưởng của từng loại phong cách giao tiếp đến hiệu quả giao tiếp trong quản lý

1.3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng của đề tài nghiên cứu: là phong cách giao tiếp

- Khách thể của đề tài nghiên cứu: là nhà quản lý

1.4 Nhiệm vụ của đề tài nghiên cứu

Nghiên cứu về “ Phong cách giao tiếp trong công tác quản lý ” phải nghiên cứu trên nhiều khía cạnh, góc độ Song, do hạn chế về thời gian và khả năng mà đề tài nghiên cứu chúng tôi chỉ giới hạn ở một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Phân tích hệ thống hóa cơ sơ lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu

- Xác định được các loại phong cách giao tiếp và mức độ ảnh hưởng của từng loại phong cách giao tiếp đến hiệu quả giao tiếp trong quản lý

- Đề xuất giải pháp tăng hiệu quả giao tiếp trong quản lý

1.5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện được mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, chúng tôi sử dụng chủ yếu các phương pháp nghiên cứu lý thuyết: bằng con đường suy luận dựa trên các nguồn tài liệu thu thập được từ các nguồn khác nhau, phân tích, tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa lý thuyết tạo thành cơ sở cho đề tài

1.6 Giả thuyết nghiên cứu

Có nhiều loại phong cách giao tiếp Mỗi phong cách giao tiếp có ưu điểm và nhược điểm riêng.Các phong cách giao tiếp sau có thể là chủ yếu và vai trò của từng phong cách là:

- Phong cách giao tiếp dân chủ: phát huy được tính độc lập sáng tạo của mổi người

- Phong cách giao tiếp độc đoán giúp công việc được hoàn thành dễ dàng

- Phong cách giao tiếp tự do tạo gần gũi, thân mật, một bầu không khí dễ chịu

- Phong cách giao tiếp theo tình huống giúp cá nhân ứng xử linh hoạt đạt được mục đích giao tiếp đề ra

2 NỘI DUNG

2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

n:

- Tác già Chu Sĩ Liên trong “Nghệ thuật giao tiếp” xem phong cách giao tiếp là

hoạt động giao tiếp, giao tế ngôn ngữ được thể hiện trong giao tiếp, là cách thức, điệu

bộ mang tính ổn định trong giao tiếp, nhưng vẫn có nét độc đáo riêng Ông cho rằng “ Việc trở thành một người hoàn thiện là do quá trình trưởng thành quyết định Trong

đó, việc sử dụng và nắm bắt ngôn ngữ giữ một vai trò khá quan trọng Con người không chỉ nhận biết được tri giác, mà còn nhận biết được quá trình trưởng thành của bản thân” Chu Sĩ Chiêu xem xét phong cách giao tiếp dưới các hình thức giao tiếp sau:

+ Phong cách giao tiếp chân thật, cởi mở

+ Phong cách giao tiếp ngắn gọn, dứt khoát

+ Phong cách giao tiếp trau chuốt

+ Phong cách giao tiếp nhẹ nhàng và kín đáo

+ Phong cách giao tiếp cẩn thận, trang nhã

+ Phong cách giao tiếp thân mật + Phong cách giao tiếp sâu sắc, nghiêm túc

+ Phong cách giao tiếp hài hước

Như vậy, Chu Sĩ Chiêu khi nghiên cứu về phong cách giao tiếp chú trọng vào yếu tố ngôn ngữ và sắc thái biểu đạt ngôn ngữ

- Viện nghiên cứu và đào tạo về đào tạo và quản lý trong “ Chuẩn mực giao

tiếp thời hội nhập” thì lại nghiên cứu về phong cách giao tiếp theo một hướng khác.

Theo các tác giả thì giao tiếp là hình thức biểu hiện bên ngoài của văn hóa đạo đức xã hội, phản ánh tố chất công dân của một quốc gia Còn, phong cách giao tiếp là tài năng, là sáng tạo, là nhu cầu, là cách đối đãi của mỗi người Và mỗi chúng ta đều cần biết phong cách giao tiếp cần thiết để phục vụ cho công việc và giao tiếp với mọi người

Viện nghiên cứu và đào tạo về đào tạo và quản lý đã nghiên cứu:

+ Phong cách về dáng vẻ, cử chỉ

+ Phong cách về cử chỉ ngôn ngữ

+ Phong cách giao tiếp thường gặp: ở nơi công sở, ở gia đình…

+ Phong cách giao tiếp đối với cấp trên, cấp dưới

…

Như vậy, viện nghiên cứu và đào tạo về đào tạo và quản lý đã chú trọng vào các trường hợp, các biểu hiện cụ thể của phong cách giao tiếp

- Ts.Nguyễn Bá Minh trong “Nhập môn khoa học giao tiếp” thì xem phong cách

giao tiếp là toàn bộ hệ thống các phương pháp, thủ thuật tiếp nhận, phản ứng hành động tương đối bền vững, ổn định của mỗi cá nhân Chúng quy định sự khác biệt cá nhân, giúp cá nhân thích ứng với môi trường sống ( đặc biệt là môi trường xã hội)

Ông xem xét phong cách giao tiếp dưới 3 dạng chủ yếu:

+ Phong cách giao tiếp dân chủ + Phong cách giao tiếp độc đoán + Phong cách giao tiếp tự do

Như vậy, Nguyễn Bá Minh đã xem xét phong cách giao tiếp dựa trên nền tảng các quan điểm của các nhà tâm lý học Xô Viết

2.1.1 Cơ sở lý luận

a Một số khái niệm

- Giao tiếp là tiếp xúc tâm lý có tính đa chiều và đồng chủ thể giữa người và với người được quy định bởi các yếu tố văn hóa xã hội và đặc trưng tâm lý cá nhân Giao tiếp có chức năng thỏa mãn các nhu cầu vật chất và tinh thần của con người, trao đổi thông tin, cảm xúc, định hướng và điều chỉnh nhận thức hành vi của bản thân và của nhau, tri giác lẫn nhau, tạo dựng quan hệ với nhau và tác động qua lại lẫn nhau ( Theo

TS Nguyễn Văn Đồng).

Hay nói cách khác: Giao tiếp là sự tương tác tâm lý giữa người với người nhằm trao đổi thông tin, hiểu biết lẫn nhau và trao đổi cảm xúc

- Phong cách là những lối, những cung cách sinh hoạt, làm việc, hoạt động, xử

sự tạo nên cái riêng biệt của một người hay một loại người nào đó.( Theo Hoàng Lê ).

- Phong cách giao tiếp là toàn bộ hệ thống những phương pháp, những thủ thuật tiếp nhận, những phản ứng hành động tương đối ổn định và bền vững của chủ thể và đối tượng giao tiếp trong quá trình giao tiếp với nhau và mới người đảm bảo sự tồn tại

và phát triển của họ

- Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Giao tiếp trong quản lý là sự tác động qua lại giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý tạo ra sự đồng cảm chung trong việc tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin quản lý khi nhận được các chức năng quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung của quản lý

b Đặc điểm của phong cách giao tiếp và giao tiếp trong quản lý.

b.1 Đặc điểm của phong cách giao tiếp

Phong cách giao tiếp có 3 dấu hiệu cơ bản:

- Hệ thống những phương pháp, thủ thuật tiếp nhận, phản ánh hoạt động tương đối ổn định, bền vững của cá nhân, giúp con người hành động ứng xử…tương đối như nhau trong tình huống khác nhau

- Hệ thống các phương pháp thủ thuật quy định những đặc điểm khác biệt giữa các cá nhân

- Hệ thống những phương tiện có hiệu quả giúp cá nhân thích nghi với những thay đổi của môi trường

Như vậy, phong cách giao tiếp có 2 phần rõ rệt:

- Phần tương đối ổn định: Bao gồm những tác phong, những hành vi tương đối

ổn định và bền vững do tính chất của hệ thống thần kinh và giác quan do các phản xạ

có điều kiện đã được củng cố khá bền vững…qui định nên, điều đó có nghĩa là những tác phong, những hành vi tập nhiễm lâu ngày đã được củng cố trở thành thói quen hành vi rất khó xóa bỏ Mặt khác, quan hệ xã hội được củng cố lâu ngày cũng tạo ra thói quen giao tiếp

Chẳng hạn như các thầy cô khi giảng bài, có người ưa đi lại trên bục giảng, nói vung tay, nhưng củng có người chỉ đứng một chỗ thì mới nói được rõ ràng hùng hồn

- Phần linh hoạt mềm dẻo: Đó là những hành vi, cử chỉ rất linh hoạt và cơ động, xuất hiện bất thường để giúp con người mau chóng thích ứng với sự biến động của môi trường sống Sự thay đổi môi trường sống là nguyên nhân trực tiếp làm thay đổi phong cách giao tiếp của con người

Chẳng hạn như, Thành là một nhân viên bình thường được thăng chức làm phó giám đốc Khi còn là nhân viên, mối quan hệ của Thành với mọi người chỉ là đồng nghiệp; còn giờ đã là cấp trên - cấp dưới Và khi chưa làm nhà quản lý thì Thành rất

“bình dân”; còn giờ thì điều kiện sinh hoạt và làm việc đã thay đổi nhiều

Tóm lại, phong cách giao tiếp của con người rất đa dạng và phức tạp.

b.2 Đặc điểm của giao tiếp trong quản lý

Giao tiếp trong quản lý có các đặc điểm cơ bản sau:

- Giao tiếp trong quản lý là sự tiếp xúc , quan hệ tác động qua lại về mặt tâm lý giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Đó là quan hệ cấp trên-cấp dưới, quan hệ ra lệnh - phục tùng và mang tính chất bắt buộc

- Giao tiếp trong quản lý là dạng giao tiếp nghề nghiệp

- Nó bị chi phối bởi các quan hệ quản lý, tâm lý nghề nghiệp, thông tin quản lý…

c Các nhân tố hình thành phong cách giao tiếp.

c.1 Nhân tố khách quan hình thành phong cách giao tiếp

1 Yếu tố thời đại

2 Hoàn cảnh xã hội

3 Đặc điểm dân tộc

4 Đối tượng học giao tiếp ( những người mà ta cảm tình, thì ta dễ bị ảnh hưởng và hình thành phong cách giao tiếp cho bản thân)

c.2 Nhân tố chủ quan hình thành phong cách giao tiếp

1 Cá tính

2 Kinh nghiệm sống

3 Bồi dưỡng văn hóa

4 Đặc điểm nghề nghiệp

2.2 Phong cách giao tiếp trong công tác quản lý.

2.2.1 Phong cách giao tiếp dân chủ

Phong cách giao tiếp dân chủ là luôn luôn tôn trọng nhau giữa chủ thể và đối tượng giao tiếp

- Biểu hiện của phong cách giao tiếp dân chủ là:

+ Coi trọng các đặc điểm cá biệt, kinh nghiệm cá nhân, nhu cầu, hứng thú… của đối tượng giao tiếp Nhờ đó dự đoán được mức độ phản ứng cũng như hành động của đối tượng giao tiếp trong và sau quá trình giao tiếp

+ Lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của đối tượng giao tiếp, đáp ứng kịp thời và thích đáng; luôn luôn gần gũi, giải quyết nhanh chóng những vướng mắt trong mối quan hệ, trong sinh hoạt, trong sinh hoạt và trong công việc, tạo ra sự tin tưởng

-Ưu điểm: tạo ra bầu không khí thân mật gần gũi, cởi mở và quý trọng nhau,

giải phóng được tư tưởng làm cho con người thoải mái, đồng thời phát huy được tính độc lập sáng tạo của con người

-Nhược điểm: thường mất nhiều thời gian để đạt được mục đích giao tiếp.

Do hoạt động quản lý diễn ra trên nền của hoạt động giao tiếp nên phong cách giao tiếp thường quyết định phong cách quản lý Người quản lý có phong cách giao tiếp dân chủ sẽ là trung tâm của tập thể, thường đưa những vấn đề quản lý cho đông đảo mọi người dưới quyền thảo luận góp ý, để họ thông suốt Và chỉ ra quyết định khi nhiều người đồng ý Nhà quản lý luôn tôn trọng cấp dưới, luôn tạo điều kiện cho họ phát huy tính độc lập, sáng tạo, luôn khích, động viên kịp thời các nhân viên của mình Đây là phong cách quản lý dân chủ Tuy nhiên, nhả quản lý cũng cần chú ý: dân chủ phải đi với tập trung, dân chủ không có nghĩa là quá đề cao cá nhân, đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích tập thể mà quên đi những yêu cầu những đòi hỏi của nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức

2.2.2 Phong cách quản lý độc đoán

Phong cách quản lý độc đoán xuất phát từ nội dung công việc hoặc do hoạt động xã hội; là phong cách mà thiếu sự tôn trọng lẫn nhau

- Biểu hiện của phong cách giao tiếp độc đoán là:

+ Chủ thể giao tiếp thường ít tính đến đặc điểm riêng về cá tính, nhận thức, hứng thú,… của đối tượng

+ Luôn tạo ra những khoảng cách tâm lý giữa những người cùng tham gia giao tiếp

+ Chỉ chú trọng đến công việc mà it quan tâm đến con người

+ Đánh giá đối tượng giao tiếp một cách chủ quan

-Ưu điểm: Hoàn thành mục đích giao tiếp một cách nhanh chóng đặc biệt là những

công việc đòi hỏi phài hoàn thành trong thời gian ngắn Hiệu quả giao tiếp cao khi giao tiếp với người thuộc kiểu khí chất linh hoạt, nóng nảy thường có thói quen khi

thực hiện công việc muốn dứt điểm nhanh chóng và muốn nhìn thấy kết quả công việc ngay

-Nhược điểm: Dễ gây nên những bức xúc hoặc sự sợ sệt ở đối tượng giao tiếp;

khoảng cách tâm lý giao tiếp tăng; đánh giá đối tượng giao tiếp một cách chủ quan Nhà quản lý có phong cách giao tiếp độc đoán đứng bên trên mọi người và ra lệnh cho

họ làm việc, ít đưa các vấn đề quản lý cho mọi người thảo luận Thường ép buộc mọi người làm việc dựa theo quy chế là chính Vì thế, họ thường rất cứng nhắc và máy móc, không nhân nhượng Sự sáng tạo, kinh nghiệm của người dưới quyền không được tận dụng vì“ giao người cho việc chứ không phải giao việc cho người” Đây là phong cách quản lý độc đoán

2.2.3 Phong cách giao tiếp tự do

Phong cách giao tiếp tự do là chủ thể dễ dàng thay đổi mục đích, nội dung, đối tượng giao tiếp trong những tình huống thể hiện sự mềm dẻo linh hoạt Có khi là trường hợp giao tiếp ngẫu nhiên

- Biểu hiện của phong cách giao tiếp tự do là:

+ Dễ dàng thay đổi mục đích, nội dung và đói tượng giao tiếp

+ Ngẫu hứng, ứng xử theo cảm xúc, khó kiểm soát

Ưu điểm: tạo bầu không khí gần gũi.

Nhược điểm: phong cách này dễ sinh quá trớn, khó đạt được mục đích giao

tiếp

Nhà quản lý có phong cách giao tiếp tự do thường đứng bên cạnh tập thể chỉ giao đầu việc, còn người thừa hành tự do làm việc theo ý của họ Đây là phong cách quản lý tự

do Nhà quản lý cần chú ý cung cấp thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho người thừa hành và can thiệp kịp thời khi họ mắc sai lầm

2.2.4 Phong cách giao tiếp theo tình huống.

Phong cách giao tiếp theo tình huống là phong cách tùy vào đối tượng giao tiếp

và tình huống cụ thể

- Biểu hiện của phong cách giao tiếp theo tình huống là:

+ Dễ dàng thay đổi hình thức giao tiếp

+ Làm chủ cảm xúc và diễn biến tâm lý của bản thân