M1 huong dan su dung he thong agoda YCS

- Nếu công suất của khách sạn cao thì vào một ngày cụ thể thì khách sạn có thể giảm số lượng phòng mở bán xuống.. - Nếu công suất thấp thì có thể tăng số lượng phòng mở bán lên để Agoda

1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG KIẾM SOÁT GIÁ VÀ PHÒNG MỞ BÁN TRÊN AGODA

https://ycs.agoda.com

1 Account: Agoda sẽ cung cấp cho khách sạn một account gồm username và password để truy cập vào hệ thống, khách sạn cần ghi nhớ thông tin này để sử dụng và có trách nhiệm tự bảo mật các nội dung này

2 Truy cập vào hệ thống:

- Tại dòng địa chỉ address của Internet Explorer hoặc Firefox nhập: https://ycs.agoda.com và nhấn Enter, màn hình sẽ hiện ra cửa sổ sau, click vào nút Login here và nhập username + password

- Sau khi khách sạn sẽ nhập username và password vào các ô tương ứng và click vao Log in, màn hình sẽ hiển thị như sau:

- Những tính năng quan trong nhất bao gồm:

o Rates Module: Room control; Rate control; Load tariff; Cancel Policy; Extra Bed, Promotion …

o Booking Module: Quick Confirm

o Content Module

Các tính năng này sẽ được hướng dẫn cụ thể bởi Market Manager của Agoda

Để đơn giản cho những khách sạn mới tham gia vào Agoda, ở đây chúng tôi chỉ giới thiệu những công cụ cơ bản nhất bao gồm Room Control; Rate Control và Quick Confirm

3

ROOM CONTROL

Nội dung, ý nghĩa: Giúp khách sạn chủ động kiểm soát số lượng phòng mở bán trên Agoda đối với từng loại phòng và vào những thời gian

khác nhau Việc kiểm soát này hoàn toàn phụ thuộc vào công suất phòng (Occupancy), tỷ lệ phòng trống (Availability) và mùa (Seasonality) của khách sạn

- Nếu công suất của khách sạn cao thì vào một ngày cụ thể thì khách sạn có thể giảm số lượng phòng mở bán xuống

- Nếu công suất thấp thì có thể tăng số lượng phòng mở bán lên để Agoda giúp bán cho khách đặt trên mạng

- Nếu khách sạn đã bị full thì đóng lại (close out), việc đóng phòng có thể thực hiện với từng loại room type hoặc tất cả các loại room type Nếu khách sạn chỉ full loại Superior thì chỉ đóng loại Superior, nếu khách sạn full tất cả các loại phòng thì khách sạn sẽ đóng All room types

Cách thao tác:

1 Thao tác đóng All room types (đóng tất cả các loại phòng)

Việc đóng All room types chỉ nên thực hiện khi khách sạn đã chắc chắn full và do đó khách sạn không thể nhận thêm khách từ Agoda cho một ngày hay một giai đoạn cụ thể nào đó

Thao tác được thực hiện như sau: Ví dụ ngày cần đóng là 22/07 và 25/07

Trước hết hotel phải thực hiện thao tác hiển thị hệ thống đến ngày đó bằng cách chọn ngày “from” là 22/07 và ngày “to” là 25/07 (hoặc from trước ngày 22/07 và to sau ngày 25/07) và click vào Search để hiển thị

- Sau đó click vào Search, màn hình sẽ hiển thị như dưới đây, click vào các ô tương ứng với cột Close out và click vào Save để lưu lại

để việc close out có hiệu lực (lưu ý rằng sau khi save thì hệ thống sẽ thông báo rằng việc đóng đã thành công – update successfully)

- Sau khi đóng phòng ví dụ là ngày 22/07 thì nếu khách hàng tìm phòng cho giai đoạn từ ngày 21/07 đến 23/07 sẽ không thể đặt được phòng vì đơn giản khách sạn không thể bố trí phòng vào ngày 22/07 do đã full

- Khi khách sạn thực sự full phòng thì tốt nhất cần phải close out để tránh tình trạng overbook (ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của Agoda và hotel)

- Việc đóng phòng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng hiển thị khách sạn trên Agoda và do đó chắc chắn làm giảm số booking có thể tạo ra Agoda khuyến khích khách sạn thay vì đóng phòng khi chưa thực sự full thì nên tăng giá và để một số lượng phòng nhất định (1 – 2 phòng) mở bán để đảm bảo việc tiếp cận của khách hàng đến khách sạn Tuy nhiên việc tăng giá phải có giới hạn nhất định và Agoda sẽ yêu cầu khách sạn điều chỉnh cho hợp lý

5

2 Thao tác đóng 1 loại room type Việc close out một loại room type nào đó được thực hiện khi khách sạn đã nhận khách kín cho loại room type đó Ví dụ loại phòng Superior đã được bán hết trong các ngày 22/07 và 25/07 Thao tác được thực hiện như sau:

- Ở phần Room Type, chọn loại phòng Superior Twin, chọn ngày from là 22/07, to là 25/07 và click vào Search

- Màn hình sẽ hiện thị ra như sau, click vào ô tại cột close out tương ứng với những ngày cần đóng là 22/07 và 25/0, sau đó click vào Save để việc đóng phòng có hiệu lực

3 Thao tác tăng, giảm số lượng phòng mở bán: Khách sạn muốn biết tình trạng bán phòng trên mạng Agoda và số lượng phòng mở bán trên mạng của Agoda sẽ thực hiện thao tác chọn loại room type (1), chọn ngày from và to (2), (có thể là bất kỳ giai đoạn nào khách sạn muốn kiểm tra) và click vào Search (3), thông thường Agoda khuyến khích khách sạn nên chọn từ ngày xem (today) đến hết 3 tháng kế tiếp) để có thể biết được tình hình khách book và tăng hoặc giảm số phòng vào những ngày cụ thể trong 3 tháng kế tiếp

- Nếu nhìn vào ngày 15/07, cột Used Allot hiện số 1 và ở cột Available hiện số 3, số 1 có nghĩa là đã có khách book 1 phòng hay Agoda đã bán hết 1 phòng, số 3 có nghĩa là hiện chỉ còn 3 phòng available trên mạng Bình thường khách sạn mở bán 4 phòng/ngày cho loại Superior Queen, tuy nhiện do khách đã book 1 phòng nên hệ thống tự động giảm xuống còn 3 phòng available

- Việc chỉ còn ít phòng available làm giảm khả năng bán bởi đơn giản nếu khách muốn đặt 3 phòng cho giai đoạn từ 15 – 20/07 thì Agoda sẽ báo với khách là khách sạn không còn đủ phòng để bán (do ngày 16/07 chỉ còn 2 phòng trống, không đủ số lượng đáp ứng cho khách)

7

- Để điều chỉnh số phòng mở bán của ngày 15/07 lên 5 (vì khách sạn vẫn còn nhiều phòng trống) thì sửa thẳng số 1 thành số 5 và click vào Save

- Nếu giai đoạn từ 14/07 đến 25/07, khách sạn còn trống rất nhiều và muốn bán nhiều hơn trên mạng của Agoda (ví dụ muốn mở bán

4 phòng/ngày) thì điền sô 5 vào ô dưới chữ Available và click vào Auto Fill, sau đó Save lại để có hiệu lực

4 Thao tác Auto Refill (tự động tăng số lượng phòng mở bán hàng ngày)

Thao tác này sẽ giúp người dùng không phải thường xuyên vào hệ thống để tăng số lượng phòng mở bán như ở mục 3

Thông thường với khách sạn nói trên, số lượng phòng mở bán cho loại Superior Queen là 4, tuy nhiên khi có khách đặt phòng, lượng phòng mở bán sẽ giảm xuống dưới 4, và do vậy để đảm bảo luôn có số lượng phòng mở bán tối đa trên mạng Agoda thì khách sạn phải

sử dụng tính năng này để số lượng phòng mở bán luôn được top up

Thao tác được thực hiện như sau:

- Chọn giai đoạn cài đặt tăng lượng phòng tự động (trong ví dụ này chọn từ 14/07 đến 25/07)

- Chọn số lượng phòng để tăng tự động tại ô dưới chữ Auto Refill

- Click vào nút Autofill rồi click vào Save để thao tác có hiệu lực

9

RATE CONTROL

Nội dung, ý nghĩa: giúp khách sạn biết và kiểm soát được mức giá bán đến khách hàng (tức là giá khách hàng trả cho Agoda) và do đó biết và

có thể tính toán được số tiền mà khách sạn nhận từ Agoda Khách sạn có thể tăng, giảm giá bán đến khách hàng tùy thuộc vào mùa, giai đoạn cao điểm hoặc tùy thuộc vào tỷ lệ occupancy theo ngày hoặc giai đoạn cụ thể

Lưu ý: Khi làm việc với Agoda có nghĩa là khách sạn chấp nhận nguyên tắc bình đẳng giá bán trên internet (ONLINE SELLING RATE

PARITY): Khách sạn có thể tăng giảm giá bán trên Agoda vào bất kỳ thời điểm nào tùy theo nhu cầu của khách sạn nhưng nếu khách sạn làm việc với nhiều website khác nhau có mô hình kinh doanh giống Agoda thì khách sạn phải đảm bảo rằng giá bán mới trên Agoda không cao hơn bất kỳ giá bán trên bất kỳ website nào khác trong số những website kể trên, bao gồm cả website của chính khách sạn và giá bán công bố cho khách lẻ tại quầy lễ tân – đống nghĩa với việc nếu khách sạn giảm giá hoặc có chương trình promotion trên một website khác thì

cũng phải áp dụng giống như vậy trên Agoda, hoặc nếu khách sạn tăng giá trên Agoda thì cũng phải tăng giá trên tất cả các website vào cùng một thời điểm Nếu Agoda xác định được việc giá bán trên Agoda cao hơn trên bất kỳ một website khác, Agoda có quyền yêu cầu khách sạn

phải thực hiện việc điều chỉnh để cân bằng giá bán hoặc có thể tạm dừng bán phòng đến khách sạn (temporarily suspend showing and selling the hotel online)

1 Xem mức giá bán: Ở phần Rates Module, click vào Rate control, chọn Room type, chọn giai đoạn cần hiển thị giá (from, to) và click vào Search

Giá Sell Incl chính là giá bán đến khách hàng và giá Net Incl là giá khách sạn nhận về từ Agoda Mức giá được ghi trên Voucher mà Agoda gửi đến khách sạn chính là giá Net Incl, do vậy khách sạn có thể biết rằng với 1 booking cụ thể thì mức giá thu về là bao nhiêu Giá Net Incl = Giá Sell Incl – Commission cho Agoda (Ở đây commission cho Agoda là 20%, giá bán là 40,5USD cho phòng Supeior Quên và do vậy khách sạn sẽ nhận về số tiền = 40,5 – 40,5 x 20% = 32,4 USD

Nếu khách sạn tăng hoặc giảm giá Sell Incl thì giá Net Incl sẽ tăng hoặc giảm tương ứng

2 Để thay đổi giá bán của một ngày cụ thể, ví dụ của ngày 14 và 15/07 lên 45USD, khách sạn chỉ cần nhập mức giá mới 45USD vào ô tương ứng với ngày 14 và 15/07 ở cột Sell Incl (cả single và double), sau đó click vào Save để giá mới có hiệu lực

11

Nếu muốn điều chỉnh giá bán lên 45 USD cho cả giai đoạn từ 14/07 – 25/07, nhập giá Sell Incl mới vào ô dưới chữ Sell Incl (ở cả phần Single và Double) ngang với dòng chữ AutoFill, sau đó click vào AutoFill Click vào Save để giá mới có hiệu lực

Sau khi Save xong thì phần giá Net mới được tự động điều chỉnh tăng lên thành 36 USD ( = 45 – 45 x 20%) thay cho 32,4 USD

BOOKING MODULE và công cụ Quick Confirm

Nội dung, ý nghĩa: Để khách sạn biết được có bao nhiêu booking và chi tiết của booking check in đến khách sạn vào một giai đoạn cụ

thể nào đó Công cụ này đặc biệt hữu ích khi khách sạn không thể nhận voucher từ Agoda bằng email vì một lý do nào đó nhưng vẫn muốn biết là có khách của Agoda sẽ đến check in vào một ngày cụ thể nào đó

Ví dụ khách sạn muốn biết từ ngày 14/07 đến 31/08 sẽ có bao nhiêu booking từ Agoda sẽ đến check in tại khách sạn Thao tác thực hiện như sau:

- Click vào Quick Confirm, ở phần Check in date nhập ngày from là 14/07 và ngày to là 31/08 Nếu chỉ cần xem trong ngày 14/07 có bao nhiêu booking check in thi ngày from là 14/07 và ngày to cũng là 14/07 Sau đó click vào Search, màn hình sẽ hiển thị ra toàn

bộ số booking sẽ check in vào giai đoạn nói trên Các thông tin hiển thị bao gồm Booking ID, tên khách, ngày check in check out, ngày khách đặt booking (Booking confirm date) và việc khách sạn đã nhận được voucher qua email của Agoda hay chưa