TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG UTC2 SMART

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG UTC2 SMART PHÂN HỆ CỐ VẤN HỌC TẬP TRỰC TUYẾN 1.. Một số khái niệm chung Người quản trị: là đối tượng quản trị hệ thống, quản lý toàn bộ các thông ti

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG UTC2 SMART

PHÂN HỆ CỐ VẤN HỌC TẬP TRỰC TUYẾN

1 Một số khái niệm chung

Người quản trị: là đối tượng quản trị hệ thống, quản lý toàn bộ các thông tin cơ quản của hệ thống (là cán bộ của Phòng Tổ chức Hành chính hoặc Trung tâm Thông tin Thư viện)

Đơn vị: bao gồm: Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc, Phòng, Ban, Trung tâm, Khoa,

Bộ môn trực thuộc Phân hiệu, Bộ môn trực thuộc Khoa, các Tổ, Đơn vị Cấp trên có thể giao nhiệm vụ, nhận xét và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho các đơn

vị cấp dưới

Người dùng (Nhân viên):

- Là đối tượng sử dụng hệ thống bao gồm nhân viên quản trị hệ thống, Ban Giám đốc, lãnh đạo các đơn vị, giảng viên, nhân viên và sinh viên thuộc Phân hiệu

- Để sử dụng các chức năng của hệ thống, người dùng cần được Phòng Tổ chức Hành chính cung cấp tài khoản để đăng nhập

- Mỗi người dùng chỉ thuộc duy nhất một đơn vị

- Người dùng có thể xem, xử lý, phân công, xuất excel, in thông báo

Nhiệm vụ (Công việc):

- Là quản lý thông tin của cố vấn học tập, quản lý sổ công tác cố vấn học tập, phân công cố vấn học tập

- Là các công tác của cố vấn học tập bao gồm: ghi biên bản sinh hoạt lớp, ghi báo cáo tình hình lớp, theo dõi thông tin sinh viên, ghi thông tin sinh viên khó khăn, ghi thông tin khen thưởng sinh viên, ghi thông tin kỷ luật sinh viên, ghi thông báo kết quả học tập và rèn luyện

- Nội dung chính như sau:

o Quản lý thông tin cố vấn học tập gồm:

 Mã cố vấn học tập (hệ thống tự sinh)

 Tên cố vấn học tập (nhận mã nhân viên và hiển thị tên nhân viên)

 Di động

 Điện thoại cơ quan

 Địa chỉ gửi thư

 Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)

o Biên bản sinh hoạt lớp gồm :

 Mã biên bản sinh hoạt lớp

o Thông tin sinh viên gồm:

 Mã thông tin sinh viên

o Thông tin sinh viên khó khăn

 Mã thông tin sinh viên khó khăn

 Thời gian ghi nhận

 Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)

 Ghi chú

 Mô tả

o Thông tin khen thưởng sinh viên

 Mã thông tin khen thưởng sinh viên

 Mã sổ cố vấn học tập

 Mã sinh viên

 Nội dung khen thưởng

 Thời gian khen thưởng

 Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)

 Ghi chú

 Mô tả

o Thông tin kỷ luật sinh viên

 Mã thông tin kỷ luật sinh viên

 Mã sổ cố vấn học tập

 Mã sinh viên

 Nội dung kỷ luật

 Thời gian kỷ luật

 Thời gian cập nhật (hệ thống tự sinh)

 Ghi chú

 Mô tả

o Thông báo kết quả học tập và rèn luyện

 Mã thông báo kết quả học tập và rèn luyện

3 Đăng nhập và xác thực

3.1 Đăng nhập qua Email UTC2

Để truy cập và sử dụng hệ thống, người dùng cần phải đăng nhập (tài khoản email

do Trung tâm thư viện cung cấp; tài khoản đăng nhập do Phòng TCHC cung cấp) Người dùng có hai cách đăng nhập: sử dụng email; sử dụng tài khoản (chọn 1 trong 2

cách thức được cung cấp)

Tên tài khoản: là địa chỉ email đã đăng ký (ví dụ: lntung@utc2.edu.vn)

Mật khẩu: là mật khẩu email (đối với trường hợp dùng email); là mật khẩu cá nhân

(đối với việc sử dụng tài khoản)

3.2 Đăng nhập bằng tài khoản

3.3 Thay đổi mật khẩu

Chức năng này cho phép người dùng thay đổi mật khẩu cho tài khoản hệ thống (không phải thay đổi tài khoản gmail)

Bước 1: Chọn chức năng thay đổi mật khẩu

Bước 2: Nhập thông tin và lưu thay đổi

3.4 Đăng xuất

Chọn “Tài khoản”  “Đăng xuất”

4 Quản lý thông tin cố vấn học tập

4.1 Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Quản lý thông tin cố vấn học tập”

4.2 Chọn “Thêm mới”

4.3 Chọn “Nhập liệu Excel”

4.4 Chọn “Tìm kiếm”

4.5 Chọn “Xuất danh sách Excel”

5 Quản lý sổ cố vấn học tập

Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Quản lý sổ cố vấn học tập”

5.1 Chọn “Thêm mới”

5.2 Chọn “Nhập liệu Excel”

5.3 Chọn “Tìm kiếm”

5.4 Chọn “Xuất danh sách Excel”

6 Phân công cố vấn học tập

Chọn “Quản lý cố vấn học tập”  “Phân công cố vấn học tập”

6.1 Chọn “Thêm mới”

6.2 Chọn “Tìm kiếm”

6.3 Chọn xuất danh sách

7 Công tác cố vấn học tập

Cố vấn học tập phải chọn sổ khi sử dụng

7.1 Ghi biên bản sinh hoạt lớp

7.1.1 Chọn thêm mới

7.1.2 Chọn tìm kiếm

7.1.3 Chọn xuất danh sách excel

7.2 Ghi báo cáo sinh hoạt lớp (tương tụ biên bản sinh hoạt lớp)

7.3 Ghi thông thin sinh viên (tương tụ biên bản sinh hoạt lớp)

7.4 Ghi thông tin khen thưởng sinh viên (tương tụ biên bản sinh hoạt lớp)

7.5 Ghi thông tin kỷ luật sinh viên (tương tụ biên bản sinh hoạt lớp)

7.6 Ghi thông báo kết quả học tập và rèn luyện

Chọn chức năng “in” để in thông báo kết quả học tập và kết quả