Khi pháp lệnh ưu đãi đối với người có công với cách mạng, phòng nội vụ huyện K không tìm thấy toàn bộ hồ sơ khen thưởng thành tích tham gia kháng chiến của một số cán bộ (đã được lập) thuộc diện được hưởng chính sách trên. Vì từ khi tách tỉnh 1991, toàn bộ khối tài liệu của cơ quan đến nay chưa được chỉnh lý, sắp xếp để phục vụ tra cứu, tất cả được bó gói và chất động trong kho lưu trữ. Vì vậy, phòng nội vụ K vẫn chưa làm được thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền xét duyệt chế độ trợ cấp theo quy định của pháp lệnh nêu trên đố với 12 cán bộ thuộc diện hưởng chính sách của huyện.
Trang 1Lời mở đầu
Tổ chức quản lý văn bản trong cơ quan là một hoạt động không thể thiếu được trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, là phương tiện cần thiết để cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện chức năng quản lý hành chính Nhà nước hoạt động chấp hành, điều hành lãnh thổ và lĩnh vực
Quản lý công tác lưu trữ là một trong những hoạt động của công tác quản lý văn bản trong cơ quan Nhà nước Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình Chức năng xã hội của công tác lưu trữ được thể hiện ở hai nhiệm vụ cơ bản sau:
Một là, tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Hai là, tổ chức sử dụng chúng vào mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân
Xét một cách tổng thể thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào thì các giải cấp trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đôí địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố lại địa vị của mình
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, bởi chúng chứa đựng những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt: Chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác Pháp lệnh do HĐNN Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 30/11/1982 về bảo vệ bí mật Nhà nước đã khẳng định "Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước"; sau này Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản như: Pháp lệnh của UBTVQH ban hành số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước; NĐ của Chính phủ số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 quy định chi tiết thi hành Pháp
Trang 2lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư của BCA số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện NĐ số 33/2002/NĐ-CP; pháp lệnh của UBTVQH ban hành số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 về lưu trữ Quốc gia, NĐ của Chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Thông tư của Bộ trưởng BNV số 21/2005/TT-BNV ngày 08/4/2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND Chính vì tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ mà sau cách mạng tháng Tám năm 1945 Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ
để phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, đấu tranh chính trị, ngoại giao
Thực tế đã chứng minh rằng, bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan quản lý hành chính hay cơ quan khoa học kỹ thuật trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng làm bằng chứng cứ
để giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm những thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, vạch chủ trương, chính sách, tổng kết đúc rút kinh nghiệm công tác Đặc biệt trong cuộc đấu tranh giai cấp chống thù trong, giặc ngoài của dân tộc ta, tài liệu lưu trữ đã cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mưu và tội ác của bọn đế quốc xâm lược, những hành vi bán nước hại dân và lai lịch những tên tay sai phản bội Tổ quốc
Và cũng nhờ có tài liệu lưu trữ mà Đảng và Nhà nước ta đã chỉ đạo tốt việc thực hiện chế độ ưu đãi người có công hoạt động cách mạng Với tầm qua trọng trên tôi quyết định chọn đề tài:"Giải quyết những yếu kém trong công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan Nhà nước rút ra từ tình huống cụ thể" để làm tiểu luận cuối khoá lớp BDKTQLNN Tiểu luận gồm 6 phần
I Tình huống
II Xác định mục tiêu xử lý
III Phân tích tình huống, tìm ra nguyên nhân và hệ quả
Trang 3IV Đề xuất, lựa chọn phương án
V Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án
VI Kết luận và kiến nghị
Trang 4I Mô tả tình huống
Khi pháp lệnh ưu đãi đối với người có công với cách mạng, phòng nội vụ huyện K không tìm thấy toàn bộ hồ sơ khen thưởng thành tích tham gia kháng chiến của một số cán bộ (đã được lập) thuộc diện được hưởng chính sách trên Vì từ khi tách tỉnh 1991, toàn bộ khối tài liệu của cơ quan đến nay chưa được chỉnh lý, sắp xếp để phục vụ tra cứu, tất cả được bó gói và chất động trong kho lưu trữ Vì vậy, phòng nội vụ K vẫn chưa làm được thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền xét duyệt chế
độ trợ cấp theo quy định của pháp lệnh nêu trên đố với 12 cán bộ thuộc diện hưởng chính sách của huyện
II Xác định mục tiêu xử lý
Thứ nhất, phân loại tài liệu phông lưu trữ phòng nội vụ
Thứ hai, xác định giá trị tài liệu
Thứ ba: Chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ
III PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN HẬU QUẢ.
1 Nguyên nhân.
Thứ nhất, việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư -lưu trữ chưa được qua trường lớp đào tạo về nghiệp vụ quản lý văn bản Về phía cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ do hạn chế chưa được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ
đã không tuânt hủ những quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác quản lý văn bản, lưu giữ hồ sơ
Thứ hai, thiếu sự quan tâm chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan về công tác lưu trữ Thủ trưởng cơ quan chưa quan tâm đúng mức và không thấy hết được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, chưa có biện pháp hữu hiệu tổ chức chỉ đạo thực hiện việc quản lý văn bản trong cơ quan Cụ thể, chưa triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản pháp luật của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư - lưu trữ
Thứ ba, tình trạng tài liệu phân tán nhiều nơi Đây là những khó khăn rất lớn trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở phòng nội vụ Mặc dù gặp
Trang 5nhiều khó khăn, song để đảm bảo quyền lợi chính đáng của cán bộ công chức, cơ quan phải có giải pháp cụ thể, nhanh chóng khôi phục và hoàn chỉnh tất cả các hồ sơ trên, sớm trình cấp có thẩm quyền giải quyết Bởi thực hiện chế độ ưu đãi người có công với cách mạng là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước, thể hiện sự trân trọng đạo lý của dân tộc Việt Nam "Uống nước, nhớ nguồn", nó liên quan đến chính sách cán bộ Pháp lệnh cán bộ công chức đã quy định rất rõ những quyền lợi của cán
bộ công chức được hưởng và đây cũng là một trong những quyền lợi đó Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước pháp quyền, của dân, do dân, vì dân Con người là yếu tố quyết định trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, chính vì lẽ đó mà Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm đến chính sách cán bộ nhằm động viên khích lệ toàn dân hăng hái thi đua lao động, sản xuất xây dựng tổ quốc
2 Hậu quả:
Việc tìm được hồ sơ nêu trên quả là việc làm vô cùng khó khăn Bởi khối lượng tài liệu trong kho quá lớn, bao gồm tất cả tài liệu của cơ quan từ năm 1991 đến nay, chưa một lần chỉnh lý, chưa một lần xãc định giá trị tài liệu để đề nghị thanh lý Đặc điểm khối tài liệu này là của nhiều năm, của nhiêu phòng, ban và được bó gói chất đầy trên nóc tủ làm việc, dưới gầm bàn, và khi không còn chỗ đựng nữa thì chuyển vào kho lưu trữ với nguyên trạng ban đầu Nghĩa là khối lượng tài liệu của cơ quan không chỉ bó gói tập trung ở trong kho lưu trữ mà còn nằm rải rác ở các phòng, ban
cơ quan Và điều khó khăn hơn cả là các bó tài liệu đó hoàn toàn không có tên tài liệu ghi bên ngoài Mặt khác, cán bộ làm công tác lưu trữ mới chỉ làm nhiệm vụ của người thủ kho, giữ tài liệu không bị thất lạc ra ngoài Nên dẫn đến hậu quả là một số cán bộ thuộc diện được hưởng chế độ trợ cấp theo quy định Pháp lệnh nêu trên của
cơ quan đều chưa được giải quyết
IV Đề xuất phương án và lựa chọn phương án giải quyết
1 Căn cứ pháp lý.
Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; NĐ của CP số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu; Pháp lệnh của UBTVQH
Trang 6ban hành số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước;
NĐ của Chính phủ số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư của BCA số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện NĐ số 33/2002/NĐ-CP; Pháp lệnh của UBTVQH ban hành số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 về lưu trữ Quốc gia, NĐ của chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Thông tư của Bộ trưởng BNV số 21/2005/TT-BNV ngày 08/4/2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND Pháp lệnh của UBTVQH ban hành số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước; NĐ của Chính phủ số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước; Thông tư của BCA số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện NĐ số 33/2002/NĐ-CP; pháp lệnh của UBTVQH ban hành số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 về lưu trữ Quốc gia, NĐ của chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Thông tư của Bộ trưởng BNV số 21/2005/TT-BNV số 21/2005/TT-BNV ngày 08/4/2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND
2 Đề xuất phương án giải quyết
Trước tiên phải xác định rõ hồ sơ trên đã được phòng nội vụ đóng gói và gửi vào kho lưu trữ của cơ quan, vì vậy địa chỉ duy nhất để tìm hồ sơ trên là tại kho lưu trữ của phòng nội vụ Cũng có một vài cơ quan khác liên quan đến cá hồ sơ cần tìm trên như Hội đồng thi đua khen thưởng cấp tỉnh Viện thi đua khen thưởng TW nhưng những nơi đó chỉ lưu một vài văn bản cần thiết cho việc xét duyệt các danh hiệu khen thưởng, chỉ có cơ quan phòng nội vụ là nơi trực tiếp quản lý hồ sơ mới lưu giữ đầy đủ các văn bản gốc
Từ việc xác định trên có thể xây dựng nhiều phương án để giải quyết
Trang 7a Phương án thứ nhất
Trước mắt liên hệ với các Trung tâm lưu trữ quốc gia, làm hợp đồng thuê chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu của cơ quan trong vòng 2-3 tháng Sau đó cử cán bộ lưu trữ học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn về nghiệp vụ lưu trữ
- Đáp ứng được yêu cầu trước mắt
của cơ quan, nhanh chóng tìm được
những hồ sơ cần giải quyết, đảm bảo
tính đầy đủ, hoàn chỉnh của hồ sơ
- Mất thời gian tìm hiểu lịch sử đơn
vị hình thành phông lưu trữ và lịch
sử phông lưu trữ cần chỉnh lý
- Hạn chế tới mức tối đa tình trạng
vật lý của tài liệu, nâng cao chất
lượng các hồ sơ sau khi chỉnh lý, bởi
đội ngũ cán bộ này có nghiệp vụ
phục chế các tài liệu hư hỏng, rách
nát
- Tốn kém kinh phí
- Để đáp ứng được nhu cầu sử dụng
tài liệu lưu trữ của cán bộ cơ quan
Hướng dẫn cán bộ, công chức của cơ
quan thực hiện tốt quy định của Nhà
nước về công tác quản lý văn bản
- Đáp ứng được mục tiêu tiêu chuẩn
hoá cán bộ làm công tác lưu trữ, góp
phần củng cố và hoàn thiện công tác
lưu trữ của cơ quan dần đi vào nề
nếp
b Phương án thứ hai
Trang 8Cử cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan học lớp bồi dưỡng ngắn ngày về kiến thức nghiệp vụ lưu trữ để về xử lý khối tài liệu của cơ quan, sau đó có điều kiện cơ quan cử học tiếp lớn đào tạo dài hạn
- Đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu của
cơ quan
- Không giải quyết dứt điểm được tình trạng tài liệu phân tán, lộn xộn
Bởi chỉ có một người sắp xếp, phân loại cả khối lượng tài liệu lớn như thế, dự kiến phải mất khoảng từ 3 đến 5 năm mới có thể chỉnh lý xong
- Đáp ứng được chủ trương của Nhà
nước về tiêu chuẩn hoá cán bộ Hiện
nay cũng như các ngành khác, ngành
lưu trữ cũng có ngạch, bậc lương
tương đương với trình độ đào tạo và
công việc đảm nhận của mỗi cán bộ
làm công tác lưu trữ
- Kéo dài thời gian tìm kiếm các hồ
sơ trên, không đáp ứng được yêu cầu
cơ quan đề ra, bởi chính sách của Nhà nước ban hành chỉ có thời hạn, nếu qua thời điểm quy định thì sẽ không giải quyết được
- Củng cố và hoàn thiện công tác lưu
trữ của cơ quan đi vào nề nếp, đáp
ứng được chủ trương của Đảng và
Nhà nước về cải cách nền hành chính
quốc gia, góp phần xây dựng công sở
văn minh, hiện đại
- Tiết kiệm lãng phí
- Không đáp ứng được nhu cầu thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ trong cơ quan
- Từ tình trạng kéo dài trên dẫn đến khó khăn cho việc khôi phục và bảo quản tài liệu, bởi chất lượng khối tài
Trang 9liệu nêu trên chắc chắn xẩy ra tình trạng vật lý như ẩm, mốc Nếu không giải quyết nhanh sẽ dẫn đến nguy cơ không có khả năng khôi phục được tài liệu
c Phương án thứ ba
Cử cán bộ lưu trữ của cơ quan lựa chọn, sắp xếp khối tài liệu để tìm những hồ sơ nêu trên
- Giữ gìn được bí mật tài liệu, bởi
cán bộ của cơ quan trực tiếp phân
loại tài liệu
- Không đáp ứng được mục tiêu lâu dài tiêu chuẩn hoá cán bộ lưu trữ của
cơ quan
- Tài liệu được phân loại nhanh theo
từng phòng, Ban
- Không đáp ứng được yêu cầu trước mắt của cơ quan là tìm nhanh chóng các hồ sơ thuộc diện hưởng chính sách của Nhà nước nêu trên để làm thủ tục trợ cấp
- Tiết kiệm kinh phí - Không đáp ứng được nhu cầu sử
dụng tài liệu của cán bộ cơ quan
3 Lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết.
Qua phân tích các điểm mạnh, điểm hạn chế của từng phương án xây dựng trên, đồng thời căn cứ vào khả năng thực tế của cơ quan, nhận thấy phương án thứ nhất là phương án tối ưu hơn cả và quyết định chọn phương án án thứ nhất để giải quyết vấn
đề trên
V Kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn
Trang 10Bước 1: Liên hệ và ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu Trong hợp đồng phải ghi rõ:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc đợt chỉnh lý
+ Nêu các yêu cầu của cơ quan
+ Chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu của cơ quan từ năm 1991 đến nay
+ Hướng dẫn cán bộ công chức cơ quan lập và quản lý hồ sơ theo quy định của Nhà nước
Chuẩn bị các văn bản cần thiết có liên quan đến lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ như: Quyết định thành lập cơ quan, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, thời gian, tình trạng tài liệu có trong kho lưu trữ
Tổ chức thu thập toàn bộ tài liệu còn nằm rải rác ở các phòng, Ban của cơ quan tập trung về kho lưu trữ
Chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết cho đợt chỉnh lý như diện tích làm việc, văn phòng phẩm
Chuẩn bị kinh phí theo hợp đồng đã ký
Bước 2: Đây là bước quan trọng nhất, nó liên quan đến việc thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ
Thứ nhất, phân loại tài liệu phông lưu trữ phòng nội vụ Phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó
Có nhiều đặc trưng để làm căn cứ phân loại tài liệu như: Đặc trưng cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động, vấn đề, tác giả tên gọi, địa dư nhưng không phải đặc trưng nào cũng có ý nghĩa như nhau mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu, khi tiến hành xây dựng phương án phân loại cần kết hợp các đặc trưng để xây dựng kiểu phương án phân loại tài liệu cho thích hợp
Thứ hai, xác định giá trị tài liệu:
Trang 11Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất, bởi khâu xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, vì vậy yêu cầu đặt ra khi tiến hành khâu nghiệp vụ này là phải chính xác, thận trọng, nếu không cẩn thận sẽ làm tổn thất tài liệu dẫn đến tình trạng hồ sơ bị què quặt, không hoàn chỉnh Xuất phát từ yêu cầu trên, đòi hỏi cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu một mặt phải nắm vững cơ
sở lý luận của công tác này, mặt khác phải nghiên cứu sâu và toàn diện các tài liệu hình thành trong thực tế hoạt động của cơ quan
Cán bộ làm công tác lưu trữ khi thực hiện khâu nghiệp vụ này cần nắm chắc các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu, đó là nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch
sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Cụ thể để xác định giá trị của các văn bản trong hồ sơ khen thưởng trên cần lưu ý ngoài việc nắm chắc tính Đảng còn phải kết hợp vận dụng tính lịch sử và tính toàn diện của tài liệu, bởi hồ sơ đó đã được giải quyết cách thời điểm triển khai pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng là 16 năm, mặt khác phải xét tính toàn diện và tổng hợp để xác định các tài liệu có trong
hồ sơ một cách đầy đủ và lôgích
Muốn lựa chọn tài liệu nhanh chóng và chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu lựa chọn tài liệu với khối lượng lớn thì ngoài việc nắm vững các nguyên tắc trên còn phải hiểu và nắm vững phương pháp xác định giá trị tài liệu, phải áp dụng cùng một lúc nhiều phương pháp, trong trường hợp này cần kết hợp phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học để xác định giá trị tài liệu Bởi phương pháp thông tin là một trong những yếu tố cần thiết, nó có khả năng tổ chức để sử dụng vào việc giải quyết những nhiệm vụ thực tiễn; phương pháp sử học có ý nghĩa quan trọng góp phần tái tạo hoạt động lịch sử của đất nước (nói chung) và hoạt động của mỗi cơ quan (nói riêng)
Nắm vững các nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị tài liệu là cần thiết, việc áp dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu là bước quan trọng
Xét về tổng thể, để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác và đầy đủ nhất,
có rất nhiều tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài