02 QT TT HDCV FU mô tả quá trình quản lý tài khoản người sử dụng IT

THÔNG SỐ TỔNG HỢP Đầu vào Các yêu cầu về tài khoản hệ thống và tài khoản email.. - Chính xác, đầy đủ Đầu ra Các yêu cầu được thực hiện - Tạo/ cắt tài khoản hệ thống/ tài khoản email phải

QUẢN LÝ TÀI KHOẢN NGƯỜI SỬ DỤNG Ngày hiệu lực: 20/9/2012

I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Mục đích: Quy định cách thức thực hiện và kiểm soát việc thiết lập, cập nhật và cắt tài khoản người sử dụng trong hệ thống mạng trường Đại học FPT

Phạm vi áp dụng: Tất cả các cơ sở đào tạo thuộc Trường Đai học FPT

II ĐỊNH NGHĨA

1 Tài khoản hệ thống:

Tài khoản dùng để truy cập vào các tài nguyên hệ thống trường Đại học FPT: Bao gồm tài khoản vào máy tính, file server, wireless, thi online

2 Tài khoản mail:

Tài khoản dùng để truy cập vào mailbox cá nhân thuộc tên miền FPT.EDU.VN, FPT.COM.VN và dùng xác thực vào các ứng dụng tài nguyên của trường

+ Tài khoản mail đối với nhân viên: @fpt.edu.vn và @fpt.com.vn

+ Tài khoản mail đối với sinh viên: @fpt.edu.vn

3 Tài khoản dành riêng cho các ứng dụng:

Là tài khoản được cấp từ ứng dụng đó và không dùng chung để dùng với ứng dụng khác: Bao gồm tài khoản MSDN, libol …

III LƯU ĐỒ

Yêu cầu về tài khoản

Tiếp nhận nhu cầu

Xác nhận và phê duyệt yêu cầu

Yêu cầu thuộc thẩm quyền

Yêu cầu không thuộc thẩm quyền

Tiến hành xử lý

Theo dõi, rà soát

Kết thúc

III THÔNG SỐ TỔNG HỢP

Đầu vào Các yêu cầu về tài khoản hệ thống và tài khoản email - Chính xác, đầy đủ

Đầu ra Các yêu cầu được thực hiện - Tạo/ cắt tài khoản hệ thống/ tài khoản email

phải chính xác, đầy đủ theo yêu cầu

- Yêu cầu gán/ từ chối gán mail vào group mail phải có yêu cầu của người quản lý

IV.CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu tạo/cắt tài khoản

hiện

Thời gian Tài liệu hướng dẫn

1 - Tạo tài khoản:

+ Yêu cầu tạo tài khoàn cho nhân viên

từ phòng Nhân sự của các cơ sở

+ Yêu cầu tạo tài khoản cho sinh viên

từ phòng TC&QLĐT của các cơ sở

- Mail yêu cầu của bộ phận nhân sự được gửi vào hòm thư: order.acc@fpt.edu.vn hoặc bản cứng checklist công tác chuẩn bị cho nhân viên mới

- Phiếu yêu cầu tạo tài khoản sinh viên hoặc danh sách sinh viên nhập học của bộ phận TC&QLĐT gửi vào hòm thư:

order.acc@fpt.edu.vn hoặc bản cứng gửi trực tiếp cho phòng CNTT

Cán bộ CNTT Khi có yêu cầu

02.01-BM/TT/HDCV/FU

2 - Cắt tài khoản:

+ Yêu cầu cắt tài khoàn nhân viên từ

phòng Nhân sự của các cơ sở

+ Yêu cầu cắt tài khoản từ phòng

TC&QLĐT của các cơ sở

- Mail yêu cầu của bộ phận nhân sự được gửi vào hòm thư: order.acc@fpt.edu.vn

hoặc bản cứng giấy xác nhận bàn giao

- Mail yêu cầu của bộ phận nhân sự được gửi vào hòm thư: order.acc@fpt.edu.vn

Cán bộ CNTT

Khi phát sinh

STT Hoạt động Sản phẩm Người thực

hiện

Thời gian Tài liệu hướng dẫn

hoặc Quyết định sinh viên tốt nghiệp, Quyết định sinh viên thôi học của Trường

Bước 2: Xác nhận và phê duyệt yêu cầu

STT Hoạt động Sản phẩm Người thực hiện Thời gian Tài liệu hướng dẫn

1 Xem xét yêu cầu, nếu yêu cầu không

trong thẩm quyền thì từ chối thiết lập

Yêu cầu được thực hiện /từ chối

Cán bộ CNTT Trong vòng 1

ngày

Bước 3: Tiến hành xử lý

hiện

Thời gian Tài liệu hướng

dẫn

1 - Đối với tạo tài khoản

+ Tạo tài khoản hệ thống cho nhân

viên/ sinh viên và gán tài khoản vào

đúng OU thích hợp

+ Tạo Email cho nhân viên/ sinh viên

và gán Email vào đúng group mail

thích hợp

- Đối với cắt tài khoản

Tiến hành cắt tài khoản cho nhân

viên/ sinh viên

Tài khoản hệ thống /Email/Mail Group được xử lý theo yêu cầu với đầy đủ thông tin theo yêu cầu ban đầu

Cán bộ CNTT Trong vòng 2 ngày sau

khi nhận được yêu cầu

- Đối với nhân viên:

cắt tài khoản trong vòng 2 ngày sau khi nhận được yêu cầu

- Đối với sinh viên:

+ Sinh viên thôi học:

cắt tài khoản sau 1 tuần kể từ khi nhận được Quyết định của Trường

+ Sinh viên Tốt nghiệp : Cắt tài khoản sau 01 học kỳ kể từ nhận

STT Hoạt động Sản phẩm Người thực

hiện

Thời gian Tài liệu hướng

dẫn

được quyết định của Trường

2 Ghi nhận lại việc tạo/ cắt tài khoản hệ

thống và Email của nhân viên vào

nhật ký tài khoản hệ thống

Nhật ký tài khoản hệ thống Cán bộ CNTT Ngay sau khi tạo/ cắt

tài khoản

02.02-BM/TT/HDCV/FU

3 Xác nhận việc đáp ứng yêu cầu Mail phản hồi hoặc bản cứng

tới bộ phận liên quan

Cán bộ CNTT Ngay sau khi tạo/ cắt

tài khoản

Bước 4: Theo dõi, rà soát

STT Hoạt động Sản phẩm Người thực hiện Thời gian Tài liệu hướng dẫn

1 Trước ngày mùng 5 hàng tháng:

- Đối với nhân viên: Đối chiếu

danh sách nhân viên ra/ vào hàng

tháng của phòng nhân sự với

nhật ký quản trị hệ thống

- Đối với sinh viên: Đối chiếu danh

sách sinh viên nhập học, tốt

nghiệp và thôi học của phòng

TC&QLĐT với hệ thống

Các danh sách được rà soát Cán bộ CNTT

Các phòng ban liên quan

Trong vòng 1 ngày

2 Xử lý các vấn đề phát sinh Các vấn đề phát sinh được xử

lý

Cán bộ CNTT Trong vòng 1

ngày

V HƯỚNG DẪN/QUY ĐỊNH CHI TIẾT

NA

VI HỒ SƠ

TT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Người lập Hình thức

lưu

Thời hạn lưu giữ (năm)

Mức độ quan trọng

1 Yêu cầu tạo tài khoản Sinh viên 02.01-BM/TT/HDCV/FU Người yêu cầu H/S 1 Cao

2 Nhật ký quản trị tài khoản hệ thống 02.02-BM/TT/HDCV/FU Cán bộ CNTT H/S 1 Cao

Người phê duyệt Người kiểm tra Người lập