Quy định này áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên CBNV ký hợp đồng lao động chính thức với Công ty tại Việt Nam được Công ty cử đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài.. Trong thời gian đi đư
Trang 1QUY ĐỊNH
VỀ CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI NGẮN HẠN
Trang 2CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
1. Quy định này được áp dụng cho tất cả các Công ty thành viên (CTTV) theo chuẩn quản trị FPT
2. Quy định này áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên (CBNV) ký hợp đồng lao động chính thức với Công ty tại Việt Nam được Công ty cử đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài
3. CBNV được cử đi công tác nước ngoài phải bảo đảm có các kỹ năng kiến thức tương đương hoặc đã tham gia các khóa đào tạo dành cho CBNV đi công tác nước ngoài do công ty tổ chức Các cán bộ quản lý phải tạo điều kiện cho CBNV của mình được tham gia đào tạo trước khi đi công tác
4. CBNV được cử đi công tác tại nước ngoài cần tuân thủ các quy định bổ sung của các CTTV trực thuộc FPT (nếu có)
5. Quy định này không áp dụng cho các trường hợp ký hợp đồng thử việc, học việc, khoán gọn
và CBNV tham dự hội thảo, các khóa đào tạo ở nước ngoài do đối tác tài trợ toàn bộ kinh phí Những trường hợp chưa ký hợp đồng lao động chính thức nhưng vì lý do công việc phải đi công tác nước ngoài cần có giải trình từ trưởng bộ phận và phê duyệt của Tổng giám đốc Công ty
1 Đi công tác nước ngoài ngắn hạn: là đi làm việc, tham dự hội thảo hoặc tham gia khóa đào
tạo nằm ngoài phạm vi lãnh thổ Việt Nam trong thời hạn không quá 180 ngày
2 Tiền đi lại: là chi phí vé máy bay (hạng phổ thông), vé tàu, xe (hạng phổ thông) cho chuyến đi
công tác; chi phí taxi hoặc xe tuyến đến sân bay hoặc ga tàu và ngược lại; tiền đi lại tại nơi công tác trong trường hợp phải di chuyển qua nhiều địa điểm ở nước tới công tác
3 Phụ cấp công tác: là tiền hỗ trợ CBNV khi đi công tác để có thêm chi phí chi trả tiền ăn, tiền
tiêu vặt và chi phí đi lại hàng ngày từ chỗ ở tại nơi công tác đến nơi làm việc
Phụ cấp công tác được tính tính từ ngày nhập cảnh ở nước đến công tác đến ngày xuất cảnh
4 Tiền ở: là tiền thuê phòng nghỉ, nhà ở tại nơi công tác
5 Thời gian đi đường: là thời gian đi trên đường từ nơi làm việc đến nước công tác và ngược
lại Trong thời gian đi đường, CBNV không được hưởng phụ cấp công tác và tiền ở, trừ trường hợp phải quá cảnh do nước đến công tác không có đường bay thẳng và phải chờ đợi
từ 12 tiếng trở lên để nối chuyến bay
6 Thời gian lưu trú là thời gian công tác ở nơi đến (tính bằng ngày) theo Quyết định cử đi công
tác nước ngoài của Công ty tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác, không bao gồm thời gian đi đường
7 Đơn vị: Là đơn vị kinh doanh, đơn vị đảm bảo kinh doanh hoặc đơn vị hỗ trợ.
CHƯƠNG II: CHẾ ĐỘ ĐI CÔNG TÁC
Văn phòng Công ty bố trí xe đưa đón cán bộ nhân viên từ nơi đi tới sân bay và ngược lại Trong trường hợp Công ty không bố trí được xe đưa đón thì CBNV được chi trả cước taxi trọn gói hoặc tính cước theo km (nếu rẻ hơn trọn gói) từ trụ sở công ty tới sân bay và ngược lại
1. Lãnh đạo đơn vị/bộ phận phê duyệt đi công tác bằng máy bay cho cán bộ nhân viên thuộc đơn vị mình theo kế hoạch và ngân sách được phê duyệt Trường hợp phát sinh công tác ngoài kế hoạch hoặc vượt ngân sách đã được phê duyệt thì các khoản chi phí này phải được xem xét của Kế toán trưởng và phê duyệt của Tổng giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền
2. CBNV đi công tác phải thông báo kế hoạch công tác đã được phê duyệt tới cán bộ phụ trách việc đặt vé máy bay của Công ty:
- Trước ngày khởi hành ít nhất 07 ngày đối với đi công tác thông thường
Trang 3- Trước ngày khởi hành ít nhất 01 tháng đối với đi công tác theo các dự án (có kế hoạch triển khai dự án)
3. CBNV vi phạm sẽ phải tự chi trả phần chi phí chênh lệch so với giá vé trung bình theo hạng
vé của hãng đó tại thời điểm đặt Giá vé trung bình được tính như sau: Giá vé trung bình = (giá vé cao nhất + giá vé thấp nhất)/2 Giá vé cao nhất và thấp nhất theo hạng của hãng tại thời điểm đặt vé theo thông tin do đại lý cung cấp
(Ví dụ: Nếu mua hạng Economy của hãng ABC thì sẽ lấy giá vé cao nhất và giá vé thấp nhất tại thời điểm đặt của hạng Economy của hãng ABC để tính giá vé trung bình)
4. Những trường hợp yêu cầu đặt vé máy bay sau thời hạn nêu trên (tính từ ngày khởi hành) chỉ được chấp nhận khi:
- Có lý do giải trình hợp lý, hợp lệ với những lý do bất khả kháng (như: do yêu cầu công tác đột xuất, thay đổi lịch công tác do khách hàng,…), được Trưởng Bộ phận Quản lý trực
tiếp và Trưởng Bộ phận Hành chính/Tổng hợp xác nhận
- CBNV từ cấp 6 trở lên
5. Căn cứ vào kế hoạch công tác, cán bộ được phân công chịu trách nhiệm tìm kiếm, mua vé máy bay giá rẻ cho CBNV Trường hợp không mua được vé máy bay giá rẻ thì phải giải trình
hợp lý, hợp lệ (như: có bằng chứng về việc yêu cầu đại lý bán vé tìm kiếm cho mình vé rẻ bằng email, hoặc bằng các phương tiện khác lưu trữ lại nội dung trao đổi; có bằng chứng về việc kiểm tra những giá vé rẻ online hay những hãng hàng không giá rẻ khác; có bằng chứng
về việc đã có lựa chọn vé rẻ nhất trong các phương án vé mà đại lý đưa ra) và Trưởng Bộ
phận Quản lý trực tiếp xác nhận
6. Tiêu chuẩn máy bay
- Hạng phổ thông (Y class/Economy class): Áp dụng với tất cả CBNV.
- Hạng thương gia (C class/Business class): Chỉ áp dụng cho CBNV từ cấp 7 trở lên trong
một số trường hợp cần thiết như đi công tác cùng khách hàng, đối tác, chính khách hoặc khi đặt vé không còn hạng vé phổ thông hay phải đổi vé theo yêu cầu công việc nhưng không còn vé hạng phổ thông
- CBNV tự trả các chi phí đối với các khoản phát sinh tăng khi đổi vé máy bay, trừ những trường hợp theo yêu cầu công việc nhưng phải có xác nhận của trưởng Đơn vị và Tổng Giám đốc
1 CBNV đi công tác được bố trí thuê phòng khách sạn như sau:
- Cán bộ từ cấp 7 trở lên được ở phòng đơn nhưng không bắt buộc
- Các cấp cán bộ từ cấp 6 trở xuống được bố trí ở phòng ghép, trừ trường hợp đặc biệt như lẻ người, đi công tác một mình hoặc đoàn có cả nam và nữ không sắp xếp ở ghép được
2 CBNV khi đi công tác được thanh toán tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác, cụ thể
như sau:
2.1 Tiêu chuẩn ở khách sạn đối với cán bộ từ cấp 1 đến cấp 5:
- Theo định mức được quy định tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 của Quy định này
- Trong trường hợp định mức này không đủ để thuê khách sạn tại nơi công tác, hoặc cán bộ đi tham dự Hội thảo, hội nghị quốc tế, tiếp khách hàng quan trọng thì chi phí thuê khách sạn được tính trên hóa đơn thực tế nhưng phần chi phí tăng thêm không được vượt quá 15% so với định mức được quy định Chi phí tiền ở phát sinh thực tế cao hơn định mức trong Quy định này phải được Lãnh đạo Công ty phê duyệt
2.2 Tiêu chuẩn ở khách sạn đối với cán bộ từ cấp 6 trở lên:
- Cán bộ quản lý/lãnh đạo từ cấp 6 trở lên được tiêu chuẩn thuê khách sạn từ 4 sao trở lên với định mức quy định trong Phụ lục 1 và Phụ lục 2
1. Định mức công tác phí bao gồm: (1) Phụ cấp công tác (CTTV có thể bổ sung chi phí đi lại hàng ngày từ nơi ở đến nơi làm việc tuỳ theo thị trường cụ thể Mức hỗ trợ chi phí đi lại hàng
Trang 4ngày không vượt quá 30USD/ ngày); (2) Tiền ở; (3) Tiền taxi từ sân bay nước ngoài tới nơi ở (02 lượt) và (4) Chi phí di chuyển bao gồm vé máy bay/tàu/xe… trong trường hợp phải di chuyển từ thành phố này sang thành phố khác ở cùng quốc gia hoặc từ quốc gia này sang quốc gia khác ….Chi phí này được tính theo giá vé phát sinh thực tế tại nơi công tác
2. Trong trường hợp thời gian công tác từ 30 ngày trở xuống, công tác phí được áp dụng theo
định mức quy định tại Phụ lục 1 của Quy định này
3. Trong trường hợp thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày 180:
- CBNV được bố trí theo nhà ở do Công ty thuê tại nước sở tại với điều kiện Công ty có Văn phòng đại diện, chi nhánh,…tại nước đó Chi phí thuê nhà ở tính theo giá thuê ở nước
sở tại nhưng tổng chi phí thuê nhà không được vượt quá định mức tiền ở quy định tại Phụ lục 2 x(số ngày thực tế đi công tác) Phụ cấp công tác và tiền taxi đi lại từ sân bay về nơi ở (và ngược lại) tại nước sở tại vẫn giữ nguyên theo Phụ lục 1
- Trong trường hợp Công ty chưa có Văn phòng đại diện, chi nhánh,… hoặc Văn phòng không thuê được nhà ở riêng thì CBNV được thanh toán tiền ở khách sạn theo định mức quy định tại Phụ lục 2 của Quy định này
trình đi công tác
1 Phụ cấp điện thoại, internet: Được thanh toán dựa trên chi phí thực tế mua sim/thẻ điện thoại
tại nước sở tại Trong trường hợp sử dụng dịch vụ chuyển vùng quốc tế (roaming) thì phải có hạn mức và được phê duyệt của Lãnh đạo đơn vị Dịch vụ roaming chỉ dành cho cán bộ quản lý
2. Bảo hiểm đi công tác nước ngoài ngắn hạn
- CBNV được cử đi công tác nước ngoài được mua bảo hiểm đi công tác nước ngoài ngắn hạn trong suốt thời gian đi công tác
- Định mức mua bảo hiểm đi công tác nước ngoài không vượt quá hai (02) lần định mức
do Nhà nước quy định1
- Văn phòng CTTV chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho CBNV của đơn vị mình khi CBNV được cử đi công tác nước ngoài
3. Nghỉ phép: trong bất kỳ trường hợp nào CBNV không được nghỉ phép trong thời gian công tác nước ngoài ngắn hạn
nước ngoài
1. Cán bộ đi công tác nước ngoài phải có Tờ trình đi công tác nước ngoài, trong đó cần ghi rõ lý
do, mục đích của chuyến công tác, thời gian công tác và kinh phí dự kiến Tờ trình đi công tác nước ngoài do Trưởng bộ phận đề nghị, Trưởng bộ phận Kế hoạch tài chính và Trưởng bộ phận Nhân sự xem xét, Tổng giám đốc phê duyệt
2. Bộ phận Hành chính phối hợp cùng Bộ phận Nhân sự lập quyết định đi công tác nước ngoài khi:
- Tờ trình đi công tác nước ngoài của CBNV được phê duyệt
- CBNV hoàn thành các yêu cầu về điều kiện đi công tác nước ngoài của Đơn vị/Công ty
Điều 9 Hộ chiếu, Visa và các thủ tục tạm ứng, thanh
toán công tác
3. Công ty thanh toán lệ phí cấp hộ chiếu căn cứ theo Phiếu thu hợp pháp do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh cấp và lệ phí cấp visa căn cứ theo Phiếu thu hợp pháp do Đại sứ quán hoặc
cơ quan Lãnh sự của quốc gia nơi CBNV được Công ty cử đi công tác cấp
4. Công ty hỗ trợ CBNV trong quá trình làm hộ chiếu và visa trên cơ sở tuân thủ các quy định về thủ tục hành chính, nhân sự tại Đơn vị
5. Thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí đi công tác nước ngoài cho CBNV tuân thủ theo quy định tài chính tại Đơn vị
1 Định mức của nhà nước: Đi công tác từ 3 tháng trở xuống: 50USD/ người/ chuyến; Đi công tác từ trên 3 tháng đến 6 tháng: 80 USD/ người/ chuyến
Trang 5CHƯƠNG III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 10 Ban Nhân sự FPT và Ban Kế hoạch tài chính FPT triển khai thực thi quy định này tới các
Công ty thành viên Bộ phận Nhân sự và Ban Kế hoạch tài chính Công ty thành viên là đầu mối hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện quy định chế độ công tác phí tại các đơn vị, bộ phận, Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc Công ty
Điều 11 Lãnh đạo các Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc FPT và các bộ phận, trung tâm trực
thuộc công ty thành viên có trách nhiệm triển khai thực hiện quy định này
Điều 12 Lãnh đạo công ty thành viên, dựa vào đặc thù kinh doanh của đơn vị, được phép ban hành
các quy định về định mức riêng, định mức được phân theo cấp cán bộ và thời gian công tác nhưng không được vượt quá các định mức trong Quy định này Ban Nhân sự FPT và Ban
Kế hoạch tài chính FPT xem xét các đề xuất trước khi lãnh đạo CTTV ban hành quyết định
Điều 13 Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các Chi nhánh/Công ty thành viên báo cáo về
Ban Nhân sự để tổng hợp, đề xuất Ban Kế hoạch tài chính xem xét, Tổng Giám đốc phê duyệt
Bùi Quang Ngọc
Tổng giám đốc
FPT
Dương Dũng Triều Phó Tổng giám đốc FPT
Hoàng Hữu Chiến
Kế toán trưởng FPT
Nguyễn Kim Phương Trưởng ban Đảm bảo chất lượng FPT
Trịnh Thu Hồng Trưởng ban nhân sự FPT
Trang 6PHỤ LỤC ĐỊNH MỨC CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI NGẮN HẠN Phụ lục 1: Chế độ đối với CBNV công tác nước ngoài ngắn hạn từ 30 ngày trở xuống
Tiền ở (USD/ đêm)
Phụ cấp công tác (USD/ngày)
Tiền đi lại sân bay-khách sạn/căn hộ/ lượt xuất nhập cảnh
CBNV cấp
6 trở lên
CBNV từ cấp
1 đến cấp 5
Nhóm
I
Mỹ (không bao gồm
New York), Canada,
Nhật Bản, Pháp, Áo,
Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan
Anh, Thụy Sĩ, Thành
Nhóm
II
Tây Ban Nha, Bồ Đào
Nha, Thụy Điển, Nga,
Cộng hòa Séc,
Slovakia, Hungary,
Bulgaria, Romania, Ba
Lan, Ucraina
Singapore, Arap Xê
út, Nam Phi; Các tiểu
vương quốc A rập
thống nhất (UAE) và
các nước khu vực
Trung Đông, Nam Phi
Brunei, Hồng Kông,
Các nước Châu Âu
khác, New Zealand,
Mexico, Brazil; Các
nước khu vực Nam
Mỹ
Trung Quốc, Macao,
Ấn Độ, Ai Cập,
Nhóm
III
Thái Lan, Indonesia,
Các nước khác thuộc
Các nước khác không
Trang 7Phụ lục 2: Chế độ đối với CBNV công tác nước ngoài ngắn hạn từ ngày thứ 31 đến ngày 180
Tiền ở
công tác (USD/ngày)
Tiền đi lại sân bay-khách sạn/căn hộ/ lượt xuất nhập cảnh CBNV cấp
6 trở lên
CBNV từ cấp
1 đến cấp 5
Nhóm
I
Mỹ (không bao gồm
New York), Canada,
Nhật Bản, Pháp, Áo,
Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan
Anh, Thụy Sĩ, Thành
Nhóm
II
Tây Ban Nha, Bồ Đào
Nha, Thụy Điển, Nga,
Cộng hòa Séc,
Slovakia, Hungary,
Bulgaria, Romania, Ba
Lan, Ucraina
Singapore, Arap Xê
út, Nam Phi; Các tiểu
vương quốc A rập
thống nhất (UAE) và
các nước khu vực
Trung Đông, Nam Phi
Brunei, Hồng Kông,
Các nước Châu Âu
khác, New Zealand,
Mexico, Brazil; Các
nước khu vực Nam
Mỹ
Trung Quốc, Macao,
Ấn Độ, Ai Cập,
Nhóm
III
Thái Lan, Indonesia,
Các nước khác thuộc
Các nước khác không