Phu luc quy dinh ho so hoa don chung tu TT HO

Hồ sơ chung Invoice/ Receipt chi phí khách sạn tại nước ngoài Tiền chi phí đi lại tại nước ngoài Taxi, tàu xe, thuê phương tiện … Invoice/ Receipt/Vé tàu, xe Chi phí đi lại ra sân bay Bi

Trang 1

PHỤ LỤC 01: HỒ SƠ THANH TOÁN

I CHI PHÍ CÔNG TÁC

1 Chi phí công tác trong nước

5 ngày làm việc kể

từ khi kết thúc chuyển công tác

Tiền taxi, tàu xe Biên lai, hóa đơn (nếu >200.000 VNĐ), cuống vé xe, vé tàu

Boarding pass

2 Chi phí công tác, tham dự hội thảo, hội

nghị và đào tạo tại nước ngoài

Phụ cấp công tác phí Tờ trình cử cán bộ đi công tác, tham dự hội thảo, hội nghị và

từ khi kết thúc chuyển công tác, trước ngày 28 hàng tháng hoặc ngày 25 của tháng cuối quý.

Hồ sơ chung

Invoice/ Receipt chi phí khách sạn tại nước ngoài Tiền chi phí đi lại tại nước ngoài (Taxi, tàu

xe, thuê phương tiện …) Invoice/ Receipt/Vé tàu, xe

Chi phí đi lại ra sân bay Biên lai, hóa đơn taxi (nếu > 200.000 VND), vé xe buýt

Phí đào tạo, phí tham dự hội nghị, hội thảo

Invoice/ Receipt của đơnvị tổ chức sự kiện Quyết định cử đi công tác Trường hợp phí tham dự lớn hơn 10.000 US$ bắt buộc phải có hợp đồng

Chi phí xin Visa, cấp hộ chiếu

(i) Phiếu thu của cơ quan nhà nước, đại sứ quán hoặc, (ii) Photocopy Visa trong trường hợp đóng dấu Visa fee trực tiếp trên hộ chiếu hoặc,

(iii) Phiếu chuyển tiền online trong trường hợp đại sứ quán yêu cầu phải thanh toán online

Chi phí tiếp khách Invoice/ Receipt của nhà hàng kèm theo Phiếu tính tiền hoặc

Bảng kê hàng hóa, dịch vụ

Trang 2

Boarding pass

II CHI PHÍ TIẾP KHÁCH & QUÀ TẶNG

KHÁCH HÀNG

kể từ khi phát sinh chi phí

Bảng kê, biên lai tính tiền (ghi rõ hàng Hóa dịch vụ sử dụng) Quà tặng Tờ trình về kế hoạch tổ chức (nếu tổ chức sự kiện tiếp đoàn

III THUÊ NGOÀI CÁ NHÂN BẰNG HỢP

ĐỒNG KHOÁN GỌN

Thuê ngoài cá nhân: thuê giảng viên đào

tạo, tổ chức sự kiện (chi phí thuê ca sỹ biểu

diễn, chi phí thuê trang điểm, … trong các

sự kiện của công ty) …

Hợp đồng khoán gọn

05 ngày làm việc

Photo Chứng minh thư/ hộ chiếu Biên bản nghiệm thu + thanh lý + biên nhận tiền mặt trong 1

hồ sơ

IV CHI PHÍ ĐÀO TẠO, TUYỂN DỤNG

1 Chi phí tổ chức đào tạo (ví dụ FLI Club,

Leader Talk…)

- Chi phí thuê diễn giả, giảng viên Xem phần hợp đồng khoán gọn tại Mục III

- Chi phí thuê đơn vị đào tạo

Hợp đồng đào tạo Hóa đơn

Biên bản nghiệm thu

Hóa đơn

- Hậu cần (trà nước, hoa quả, văn phòng

2 Chi phí tuyển dụng

- Chi phí thuê tuyển dụng nhân viên

Hợp đồng tuyển dụng Hóa đơn

Báo cáo đánh giá ứng viên được tuyển chọn

V CÁC HOẠT ĐỘNG TÀI TRỢ HỌC

BỔNG VÀ TÀI TRỢ TRƯỜNG HỌC

1 Tài trợ cho trường học, tài trợ học bổng

trong các chương trình, sự kiện hợp tác tổ

Trang 3

chức với trường học (vd: CEO Talk, tổ chức

hội thảo trong trường đại học,…)

- Hồ sơ chung

Tờ trình kế hoạch tổ chức

Thỏa thuận hợp tác tổ chức với Trường đại học Biên bản tài trợ cho giáo dục (theo mẫu của Bộ tài chính)

- Tài trợ bằng tiền

Nếu nhỏ hơn 20 triệu đồng: Phiếu thu tiền của Trường đại học nếu giao bằng tiền mặt

Bắt buộc phải chuyển khoản trong trường hợp chi phí lớn hơn

20 triệu

- Tài trợ bằng hiện vật

Hóa đơn chi phí mua hiện vật tài trợ cho trường Hợp đồng (nếu bắt buộc phải làm hợp đồng theo quy trình mua sắm)

2 Tài trợ học bổng trực tiếp cho sinh viên

(vd: tài trợ cho sinh viên FYT…)

- Khi thanh toán lần đầu

Biên bản tài trợ cho giáo dục (theo mẫu của Bộ tài chính)

Khi có phát sinh

Cam kết tuân thủ quy định và tham gia đầy đủ chương trình, hoạt động của đơn vị (nếu đơn vị có đặt điều kiện trả học bổng phải có tham dự chương trình, hoạt động do đơn vị tổ chức)

- Khi trả tiền hàng tháng

Bảng kê ký nhận tiền hàng tháng của các sinh viên được nhận tiền Bảng kê cần có chữ ký, ghi rõ họ tên người lập và trưởng

bộ phận phụ trách

3 Trao tặng tủ sách, máy tính, … cho trường

học

từ khi kết thúc sự kiện

Biên bản tài trợ cho trường học (theo mẫu của Bộ tài chính)

- Tài trợ bằng tiền Hóa đơn các chi phí khác, vd: mua bánh kẹo, backdrop …

- Tài trợ bằng hiện vật

Hóa đơn chi phí mua hiện vật tài trợ cho trường Hợp đồng (nếu bắt buộc phải làm hợp đồng theo quy trình mua sắm)

- Các chi phí khác: xe đưa đoàn, chi phí làm

VI CHI PHÍ TRUYỀN THÔNG VÀ CSR

Trang 4

Chi phí tổ chức các sự kiện CSR (ví dụ:

Chương trình Chim én, chương trình Hiến

máu nhân đạo, …)

- Thuê cộng tác viên cho chương trình Hợp đồng khoán gọn và các chứng từ kèm theo (xem phần

hợp đồng khoán gọn)

- Mua hàng hóa, thuê dịch vụ tổ chức

chương trình

Hóa đơn, hợp đồng … đối với các dịch vụ, hàng Hóa mua ngoài phục vụ cho chương trình

2 Chi phí thuê viết bài PR Hợp đồng khoán gọn (xem phần Thuê ngoài cá nhân)

3 Chi phí cho các Pv tham gia sự kiện

Danh sách ký nhận tham dự chương trình

Cần có chữ ký người lập và phê duyệt của trưởng

bộ phận FCC

Danh sách bài viết được đăng tải sau sự kiện

Trong trường hợp chi phí lớn hơn 2 triệu đồng cần làm hợp đồng khoán gọn

4 Chi phi trả cho các bài viết về FPT được

đăng tải (không phải theo các sự kiện)

Danh sách tác giả nhận tiền (Tên, báo, Số CMT, Số tài khoản,

Số tiền, Ngân hàng …) Danh sách bài viết được đăng tải Trong trường hợp chi phí lớn hơn 2 triệu đồng cần làm hợp đồng khoán gọn

5 Tài trợ các hiệp hội chương trình để quảng

cáo

Tờ trình v/v truyền thông thông (nêu mục đích, kế hoạch tổ chức và kinh phí dự kiến)

MS04-FPT

Thỏa thuận chia sẻ chi phí tổ chức chương trình với đơn vị tổ chức)

Hóa đơn GTGT (nếu đối tác là tổ chức có thể xuất hóa đơn) Phiếu thu hợp lệ (nếu đối tác không có hóa đơn)

VII CHI PHÍ TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH,

SỰ KIỆN

1 Đại hội cổ đông, hội nghị chiến lược, hội

nghị Nâng cao NLCT

- Chi phí thuê địa điểm họp và phòng khách

sạn

Hợp đồng;

Hóa đơn;

Biên bản bàn giao hàng hóa;

- Chi phí thuê dịch vụ: xe, in ấn các ấn phẩm,

Trang 5

Biên bản nghiệm thu dịch vụ sử dụng (và thanh lý hợp đồng –

- Chi phí thuê dịch vụ khoán gọn Xem phần hợp đồng khoán gọn tại Mục III

2 Hội diễn, chương trình văn nghệ (ví dụ: Sao

chổi, …)

- Chi phí thuê địa điểm tổ chức Hợp đồng;

Hóa đơn;

Biên bản bàn giao hàng hóa;

Biên bản nghiệm thu dịch vụ sử dụng (và thanh lý hợp đồng – nếu hợp đồng không có điều khoản tự thanh lý)

- Chi phí thuê dịch vụ: xe, in ấn các ấn phẩm,

- Chi phí thuê dịch vụ khoán gọn Xem phần hợp đồng khoán gọn tại Mục III

- Chi phí cộng tác viên nhỏ hơn 1tr

VND/người

CMND, số tiền, chữ ký người lập, trưởng bộ phận

Chứng minh thư photo

3 Giải bóng đá, tennis, thể thao, hội thao và

các giải thể thao khác

- Chi phí thuê sân tập

Hóa đơn Phiếu thu (trong trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ không

có hóa đơn)

Quyết định khen thưởng, nếu lấy từ quỹ khen thưởng

- Chi phí thuê dịch vụ (khoán gọn) Xem phần hợp đồng khoán gọn tại Mục III

- Chi phí mua sắm dụng cụ thi đấu, quần áo

Trang 6

Mẫu số: MS01-FPT

PHỤ LỤC 02: MẪU BIỂU

CÔNG TY CỔ PHẦN FPT

-CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-ĐỀ NGHỊ CỬ CÁN BỘ ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

Kính trình: - Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT

Bộ phận đề nghị: <Tên bộ phận>

Xin cử (các) cá nhân có tên sau:

Đi [công tác/học tập/tham dự hội thảo] tại: <Các nước đến công tác/học tập/tham dự hội thảo>

I MỤC ĐÍCH <chỉ áp dụng với đi đào tạo và tham dự hội thảo>

1 Nội dung khóa đào tạo/hội nghị hội thảo

(Thời gian, đối tượng, chương trình, nội dung …)

2 Mục đích tham dự [khóa đào tạo/ hội nghị hội thảo]

Ví dụ:

Công ty Cổ phần FPT tham dự chương trình hội thảo này nhằm mục đích

 Gặp gỡ các đối tác tham dự hội thảo để trao đổi các cơ hội hợp tác kinh doanh …

 Học tập các công nghệ mới trong lĩnh vực

II KẾ HOẠCH <chỉ áp dụng với đi đào tạo và tham dự hội thảo>

Kế hoạch tham dự hội nghị/hội thảo/ khóa đào tạo cụ thể như sau:

Dd+1/mm/yyyy Tham dự chương trình 1 …

…

Dd+n/mm/yyyy Kết thúc

Trang 7

Trang 8

III DỰ TRÙ KINH PHÍ

Dự trù kinh phí cho chuyến đi như sau:

STT Nội dung chi phí Loại

tiền

Đơn vị tính

Đơn giá

Số lượng

Thành tiền

(nguyên tệ)

Thành tiền

(VND)

Ghi chú

(*) [1] [2] [3] [4] [5] [6]= [4]x[5] [7]= [6]x TG [8]

1 Phí tham dự hội

thảo/ hội nghị

2 Chi phí vé máy

bay

3 Chi phí taxi tại

Việt Nam

VND

4 Công tác phí USD Ngày

5 Chi phí đi lại tại

nơi công tác

USD Chuyến

6 Tiền phòng USD Đêm

7 Bảo hiểm công

tác

8 Phí VISA

9 …

Tổng cộng

(*) Ghi chú rõ lý do vượt định mức (nếu có) hoặc chi phí đã có bên đối tác đài thọ

Tỷ giá bán ra trên website Vietcombank ngày: (dd/mm/yyyy)

1 USD = … VND

1 EUR = … VND Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc phê duyệt

<Tên người lập>

Trang 9

<Bộ phận, phòng ban>

Hà Nội, ngày … tháng … năm …

TỜ TRÌNH

Xin phê duyệt kế hoạch tiếp đoàn khách …

Kính trình: Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT

Theo kế hoạch, ngày … tháng … năm … , Công ty Cổ phần FPT có tổ chức đón tiếp đoàn khách mời … sang thăm và làm việc với Công ty nhân sự kiện diễn ra tại …

Nhân sự kiện quan trọng này, <Bộ phận, phòng ban> đề xuất phương án tiếp đoàn khách … theo kế hoạch trình dưới đây:

I Mục đích & Phương thức thực hiện

- Mục đích:

 Nhằm tăng cường và thắt chặt mối quan hệ hợp tác giữa Công ty Cổ phần FPT với Công ty/ tổ chức

 Quảng bá, giới thiệu hình ảnh và các hoạt động kinh doanh Công ty tới các đối tác nhằm tìm kiếm cơ hội hợp tác và ký kết hợp đồng kinh doanh

- Phương thức thực hiện: Tặng quà khách hàng bằng các sản phẩm công nghệ cao do FPT

trực tiếp phân phối

II Ngân sách dự kiến:

Chi phí ước tính: VND

Trang 10

-TỜ TRÌNH

V/v tổ chức chương trình <Tên chương trình CSR >

Kính trình: - Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT

1 Nội dung chương trình

 Giới thiệu chương trình,

 Nội dung,

 Đối tượng tham gia,

2 Mục đích tham gia hợp tác tổ chức của FPT (gợi ý một số nội dung như sau)

 Nêu rõ hiệu quả truyền thông và mức độ ảnh hưởng của chương trình

 Quảng bá hình ảnh FPT (hình ảnh như thế nào) (tới ai) (thông qua cái gì) (ở đâu)

II KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRUYỀN THÔNG HÌNH ẢNH FPT

Kế hoạch tổ chức và truyền thông hình ảnh FPT trong chương trình như sau:

1 Kế hoạch các hoạt động, chương trình

(Xem phụ lục 1: Kế hoạch các hoạt động, chương trình chi tiết)

2 Huy động tài trợ

3 Các đối tác của chương trình

4 Phương thức và hoạt động truyền thông xây dựng hình ảnh FPT

(xem phụ lục 2: Kế hoạch truyền thông chi tiết)

5 Kế hoạch nhân sự và phân công chi tiết

(xem phụ lục 3: Kế hoạch nhân sự và phân công chi tiết)

Trang 11

Dự trù kinh phí tổ chức chương trình như sau:

STT Nội dung chi phí Đơn vị tính lượng Số Đơn giá Thành tiền

Thuế (GTGT /TNCN

Tiền thuế thanh toán Tổng tiền Ghi chú

MỤC CHI PHÍ 1

-MỤC CHI PHÍ 2

Kính đề nghị Ban Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt

Trang 12

Phụ lục 1: KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC CHƯƠNG TRÌNH CHI TIẾT

(Đi kèm tờ trình ngày …)

Phụ lục 2: KẾ HOẠCH CHI TIẾT TRUYỀN THÔNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH FPT THÔNG

QUA CÁC HOẠT ĐỘNG, CHƯƠNG TRÌNH CỦA CHIM ÉN

(Đi kèm tờ trình ngày …)

 Truyền thông trên báo chí, truyền hình

(Ghi rõ cách thức, vd: lãnh đạo FPT phát biểu, logo FPT xuất hiện trên bản tin của VTC …)

 Truyền thông qua internet, mạng xã hội và các diễn đàn

(Ghi rõ cách thức)

 Truyền thông qua các sự kiện

 Truyền thông qua website của chương trình

 Truyền thông qua mạng lưới của các đối tác: TƯ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, UNV, các tổ chức đoàn thể, tổ chức xã hội nghề nghiệp

Phụ lục 3: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHI TIẾT

Trang 13

-TỜ TRÌNH

V/v hợp tác tổ chức chương trình, sự kiện … Kính trình : - Ban Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần FPT

1 Nội dung chương trình

 Giới thiệu chương trình,

 Nội dung,

 Đối tượng tham gia,

2 Mục đích tham gia hợp tác tổ chức của FPT (gợi ý một số nội dung như sau)

 Quảng bá hình ảnh FPT (hình ảnh như thế nào) (tới ai) (thông qua kênh nào) (ở đâu)

 Thu hút nhân lực (là đối tượng nào)

 Gặp gỡ các đối tác và khách hàng tiềm năng để trao đổi, tìm kiếm cơ hội kinh doanh

II KẾ HOẠCH

Kế hoạch phối hợp tổ chức và truyền thông trong chương trình cụ thể như sau:

1 Thông điệp truyền tải

2 Địa điểm tổ chức

3 Thời gian

4 Cách thức

Hợp tác cùng với (đơn vị, tổ chức, …) tổ chức chương trình, trong đó:

 FPT sẽ lo mời diễn giả là lãnh đạo công ty đến phát biểu, tham dự …

 FPT lo kinh phí … hoặc

 FPT chia sẻ kinh phí tổ chức chương trình

5 Mục tiêu đo lường

 Logo của Công ty FPT được xuất hiện tại (ấn phẩm nào, website) (băng rôn, backdrop) …

Trang 14

 Được nhắc đến trong chương trình

 Có đại diện được tham gia, phát biểu

 Được tổ chức gian hàng, …