Những điều không nên làm khi giao tiếp bằng email- Tránh sự dài dòng lôi thôi, tránh nói sang vấn đề khác Soạn thảo email càng ngắn càng tốt, cần tập trung vào những vấn đề mấu chốt.. Hã
Trang 1Những điều không nên làm khi giao tiếp bằng email
- Tránh sự dài dòng lôi thôi, tránh nói sang vấn đề khác
Soạn thảo email càng ngắn càng tốt, cần tập trung vào những vấn đề mấu chốt Hãy bám theo tiêu đề các công việc bạn cần giải quyết trong email, tránh “lái” sang các vấn đề khác, ngoại trừ việc giải thích hoặc nêu lí do sự việc
- Tránh gửi email mà không có tiêu đề
Tiêu đề email phải bao quát được nội dung bạn cần giải quyết Với những người cần giải quyết một khối lượng lớn công việc qua email, thì tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết, quản lí thư điện tử
- Tránh dùng lạm dụng các từ “khẩn cấp”, “quan trọng”; hãy để vào những dịp quan trọng Nếu các bạn lạm dụng sẽ gây sự xem thường các email của bạn đến khi có việc quan trọng thì nó vẫn được xem như những email bình thường khác
- Tránh các lỗi chính tả, dấu chấm câu trong email, các file đính kèm phải có tên rõ ràng Cần chú trọng lỗi chính tả và hình thức email, nó thể hiện sự cận thận kỹ lưỡng của bạn
- Tránh viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi
Viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của nó, nếu bạn viết hoa toàn câu thì một số đối tác nước ngoài sẽ hiểu rằng bạn đang la hét họ Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức bức thư lịch sự, thanh nhã
- Tránh viết tắt trong email dẫn đến sự lầm lẫn khó khăn khi đọc
Vì khi bạn viết tắt, viết không dấu có thể dẫn đến một kết quả hay ý nghĩ sai lệch so với nội dung bạn cần truyền đạt
- Tránh để email lâu không trả lời vì có thể người khác rất mong tin của bạn
Nó thể hiện sự khoa học trong công việc, không để tồn đọng công việc quá lâu