Những điều quan trọng cần lưu ý khi tổ chức tiệc

Những điều quan trọng cần lưu ý khi tổ chức tiệc công ty Staff Party Staff Party cuối năm của doanh nghiệp là sự kiện tập hợp đội ngũ nhân viên, tổng kết những gì đã làm được để đưa ra đ

Những điều quan trọng cần lưu ý khi tổ chức tiệc công ty (Staff Party)

Staff Party cuối năm của doanh nghiệp là sự kiện tập hợp đội ngũ nhân viên, tổng kết những gì đã làm được để đưa ra đánh giá và tiếp tục khuyến khích mọi người thêm nỗ lực trong năm tới Kịch bản chung cho chương trình này thường xoay quanh việc báo cáo thành tích, tưởng thưởng các cá nhân - tập thể xuất sắc, tiệc ăn uống kèm theo ca nhạc giải trí Nghe có vẻ đơn giản thế thôi nhưng nếu doanh nghiệp muốn tạo ra một bầu không khí thật sự ấm cúng,

ý nghĩa, thành công và quan trọng là vẫn đảm bảo quản lý tốt ngân sách thì bạn cần lưu ý những yếu tố then chốt sau.

1/ Ngân sách

Vào thời điểm khó khăn như hiện nay, có vẻ như “túi tiền” của mỗi doanh nghiệp đều được thắt lại, nhất là các khoản dành cho party Vì vậy, việc ước tính chi phí trước thời điểm diễn ra từ 3 đến 6 tháng sẽ giúp bạn giảm thâm hụt kế hoạch tài chính đáng kể

Một mẹo nhỏ để tiết kiệm chi phí đó là đi thuê Agency chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện Nhiều doanh nghiệp có thể hơi nghi ngờ điều này nhưng thực chất, các Agency luôn rất giỏi xoay sở cho việc tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo được chủ đề chương trình hay và phù hợp Hơn nữa, họ có sẵn nhiều vật dụng, trang thiết bị mà thay vì mua thì doanh nghiệp chỉ phải trả tiền thuê Phí dịch vụ thường được doanh nghiệp đặt lên bàn cân để so sánh và cho rằng, nếu sử dụng nhân viên của công ty cho Staff Party hoặc sự kiện cuối năm thì sẽ không phải trả tiền phí cho Agency Nhưng, trên thực tế, nếu tính thời gian, công sức và tiền lương ngày làm việc mà các nhân viên của doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện việc chuẩn bị này đôi khi còn cao gấp nhiều lần tiền phí dịch vụ mà một Agency chuyên nghiệp đưa ra cho khách hàng của mình

Phí dịch vụ thường được doanh nghiệp đặt lên bàn cân để so sánh khi thuê agency, nhưng trên thực tế, nếu tính thời gian, công sức và tiền lương ngày làm việc mà các nhân viên của doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện việc chuẩn bị này đôi khi còn cao gấp nhiều lần

Tất nhiên, lời khuyên này chỉ dành cho bạn nếu bạn tổ chức staff party với mật độ ít

ỏi 1-3 lần/ năm, và không quá sành sỏi về giá cả thị trường

2/ Cách thức tổ chức

Không nhất thiết các sự kiện cuối năm của doanh nghiệp phải diễn ra trong khách sạn hay trung tâm hội nghị cao cấp Nếu công ty bạn sở hữu một không gian trống lớn, thì việc việc tổ chức ngay tại công ty cũng là một ý tưởng không tồi Hoặc bạn cũng có thể xem xét phương án kết hợp Staff Party cùng một chuyến dã ngoại ngoài trời? Không những tạo được sự bất ngờ mà bạn cũng sẽ làm tăng sự gần gũi, đoàn kết và thú vị giữa các thành viên

Một ví dụ điển hình mà bạn có thể tham khảo là tiệc Staff Party do GP Event thực hiện Với yêu cầu từ khách hàng là phải có cả team building lẫn phần tiệc tối, giải

pháp mà GP Event đưa ra chính là khu du lịch Văn Thánh - một địa điểm không cách

xa thành phố, thuận tiện cho việc đi lại, không quá xô bồ, có không gian và đảm bảo được tính chất “relax” cho nhân viên Bố cục chương trình chia ra làm 2 phần khá rõ:

1 Đầu giờ chiều, chương trình bao gồm một cuộc nói chuyện ngắn, chia sẻ thân mật với cấp trên và một số trò chơi teambuilding để mọi người thấu hiểu và gắn kết với nhau hơn Lúc này, phần décor của không gian được thực hiện theo phong cách trẻ trung (phù hợp với độ tuổi trung bình và văn hóa của doanh nghiệp), thêm một chút trang trọng với màu sắc riêng của doanh nghiệp

2 Đến tối, agency đã khoác lên nơi đây một khung cảnh thật ấm cúng và vui nhộn với tiệc buffet nướng, những món ăn đậm chất quê hương cho gia đình của nhân viên Nếu dưới nắng chiều, GP Event sử dụng backdrop và standee để truyền tải nội dung của bữa tiệc, thì đến tối, tất cả đều được kết hợp thêm với lụa, đèn led,

và màn hình nhằm tạo cảm giác sang trọng đến từng vị khách

Sau buổi tiệc, GP Event đã gặp trực tiếp một vài vị khách để lắng nghe phản hồi Và

những vị khách ấy đã “phàn nàn” với party do GP Event chúng tôi thực hiện rằng: Ấn tượng!

3/ Ý tưởng

Doanh nghiệp có thể mời một chuyên gia, nhà lãnh đạo giỏi có tiếng trong ngành đến tham dự Staff Party để chia sẻ kinh nghiệm cũng như truyền lửa động viên tinh thần cầu tiến trong công việc cho nhân viên, đây là cách mà chưa có nhiều doanh nghiệp thực hiện vì tâm lý cuối năm nên “chơi” hơn “học” Tuy nhiên, bản thân GP Event thì cho rằng, chính những buổi tiệc thân mật như thế này, việc truyền lửa và nhận lửa của doanh nghiệp và nhân viên sẽ dễ dàng hơn lúc nào hết

Và, thay vì ngồi vắt óc suy nghĩ, việc lập một cuộc khảo sát nhỏ bằng email hoặc bảng khảo sát toàn công ty sẽ cho doanh nghiệp nhiều ý tưởng sáng tạo cùng thông tin có ích từ tập thể Qua đó doanh nghiệp sẽ hiểu và biết mọi người thích gì, mong muốn thế nào để xây dựng một chương trình phù hợp và gây được sự hưởng ứng tốt

4/ Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình tốt sẽ quyết định sự thành công của chương trình

Các hạng mục như âm thanh, dàn dựng sân khấu và hoạt động biểu diễn phải hoàn tất trước giờ bắt đầu ít nhất một tiếng Có như vậy chương trình mới diễn ra suôn sẻ

và liền mạch theo đúng kịch bản đã định Tuy nhiên, trong một số trường hợp thời gian set up bị giới hạn, việc lắp đặt máy móc bị giới hạn thời gian, bạn nên chọn những suppliers đã làm quen việc, đảm bảo tiến độ set up

Quan trọng không kém, đó là đội ngũ những người làm chương trình, từ Agency cho đến những nhân viên được phân công phụ trách thực hiện và hỗ trợ Agency đều nắm được tinh thần của chương trình, nhiệm vụ của từng người để đảm bảo chương trinh đi từ bắt đầu đến kết thúc một cách liền mạch

Tất cả những điều này cần được thể hiện một cách chi tiết qua kịch bản chương trình với những phân công nhân sự hợp lý, hiệu quả Kịch bản chương trình tốt sẽ quyết định sự thành công của chương trình

Còn nhiều nữa những kinh nghiệm tổ chức Staff Party hay sự kiện cuối năm mà những kinh nghiệm này được doanh nghiệp tích lũy qua nhiều lần tổ chức

Vì thế, mong rằng với một số chia sẻ trên, doanh nghiệp đã thu thập thêm cho mình một số kinh nghiệm cần thiết để có thể tổ chức một Staff Party cuối năm theo đúng mong đợi

5 điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc cuối năm

Đối với một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là thời điểm thích hợp để tổ chức tiệc cuối năm Đây là cơ hội để cảm ơn khách hàng về sự ủng hộ của họ và gửi lời tri ân đến những cố gắng của nhân viên công ty Họ muốn được ngạc nhiên, muốn được tận hưởng cảm giác ngồi dưới khán phòng, mắt sáng rực vì kinh ngạc

Dưới đây là 5 lưu ý cho quá trình tổ chức tiệc cuối năm:

1 Lên kế hoạch trước

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện để công việc này đến những tuần cuối cùng trước ngày

tổ chức sự kiện Điều này không chuyên nghiệp Chúng tôi muốn sự kiện tiệc cuối năm của bạn phải nổi bật và trở thành một trong những sự kiện mà khách hàng của bạn mong chờ nhất năm

2 Xây dựng các tin đồn về sự kiện sắp diễn ra

Lấy sự kiện tiệc cuối năm làm trung tâm Hãy khiến cho khách hàng và nhân viên của bạn tin rằng, tiệc cuối năm này sẽ khiến họ phải ngạc nhiên

3 Thử một cách tiếp cận thân mật hơn

Một không gian tổ chức tiệc nhỏ sẽ làm tăng mức độ giao tiếp của mọi người Vì vậy hãy đổi hình thức như một bữa tiệc buffet, tiệc thử rượu hoặc tiệc trà; chúng sẽ tạo điều khiện thuận lợi cho các khách mời và nhân viên có cơ hội trò chuyện Tránh các tình huống ngượng ngùng xảy ra khi tổ chức tiệc trong không gian lớn

4 Điều đầu tiên mà khách mời muốn ở bữa tiệc cuối năm là gì?

Đó là cơ hội được thư giãn và vui vẻ cùng mọi người Để thả lỏng và trò chuyện nhiều hơn Tiệc cuối năm phải là một bữa tiệc chúc mừng, không phải là buổi diễn thuyết trình bày về sự thành công của công ty Nhân vật trung tâm chính là các vị khách mời Đừng khiến họ trở nên lạc lõng giữa các nhân viên công ty

5 Trang trí tiệc cuối năm là phần không thể thiếu.

Khách mời mong đợi được thể hiện sự ngưỡng mộ của họ ngay khi bước vào cửa cho đến khi bữa tiệc kết thúc Vì vậy, hãy dùng những màu sắc ấn tượng, bọc cột bằng vải lụa, trang trí hoa thật ấn tượng và đừng quên sử dụng ánh sáng như một kỹ xảo tinh tế, để những vị khách của bạn luôn phải trầm trồ từng chi tiết nhỏ trong suốt bữa tiệc

9 Điều cần lưu ý khi đãi tiệc liên hoan gia đình

Bạn đang dự định đãi tiệc liên hoan gia đình nhưng không biết nên làm gì và bắt đầu từ đâu? Hãy giành chút thời gian cho bài viết này Chắc chắn những trải nghiệm thực tế dưới đây sẽ là “kim chỉ nam” giúp bạn hoàn thành “nhiệm vụ” rất khả thi này.

1 Quy mô bữa tiệc

Trước khi quyết định đãi tiệc liên hoan gia đình, hãy luôn đặt ra các câu hỏi và có câu trả lời cho chúng, như: Sẽ mời bên nội hay bên ngoai? Hay cả hai? Những gia đình nào và số lượng người tham gia là bao nhiêu? Từ đó để bạn có được cơ sở, căn cứ để hoạch định tốt tất cả mọi thứ phát sinh

2 Tìm hiểu về sở thích của các gia đình tham gia

Đây là buổi liên hoan mà gia đình bạn chỉ là một cá thể nhỏ trong đó Bạn không thể chỉ nấu toàn những món “tủ” của gia đình mình được Hãy giành một chút thời gian hỏi đại diện các gia đình khác về sở thích ăn uống của họ Điều này sẽ giúp cho việc chuẩn bị nguyên liệu chế biến được tốt nhất ở mức có thể

3 Định ngày đãi tiệc liên hoan

Các kỳ nghỉ lễ, Tết thường là dịp tốt nhất để tổ chức các sự kiện gia đình như thế này Bất kỳ sự thiếu vắng của cá nhân nào cũng có thể khiến buổi đãi tiệc liên hoan

gia đình “mất vui” Do đó, bạn hãy khéo léo sắp xếp thời gian sao cho hợp lý

4 Đặt lời mời đãi tiệc liên hoan

Nếu đã hoàn thành các công việc trong bước 1 và 3 thì bước 4 sẽ là để bạn ra quyết định Hãy mời những người mà bạn đã lên trong kế hoạch Đồng thời thông báo cho

họ về thời gian, địa điểm đãi tiệc liên hoan Làm tốt việc này sẽ giúp người tổ chức (bạn) biết được chắc chắn và chính xác nhất sẽ có bao nhiêu người tham dự

5 Dọn dẹp nhà cửa (Nơi tổ chức)

Bạn đừng để mọi người phải chung vui trong một nơi nhếch nhác Hãy giành thời gian dọn dẹp lại nhà cửa sao cho quy củ nhất Sử dụng thêm hoa tươi để không gian nhìn “bắt mắt” hơn

6 Bày biện, phục vụ đồ ăn thật tốt

Sẽ có rất nhiều người ở các lứa tuổi khác nhau đến tham dự nên bạn cần phải nấu

đủ cả lượng và chất Tùy vào điều kiện kinh tế mỗi gia đình mà các món ăn cũng sẽ khác nhau Nhưng có một điểm chung Đó là việc nấu các món ăn riêng biệt, thay vì những món lẩu Bạn nên tập trung vào sự đa dạng của các món, phù hợp sở thích lẫn khẩu vị của mỗi gia đình tham gia

7 Tạo không gian ấm cúng, vui vẻ

Ca dao Việt nam có câu “Trời đánh còn tránh bữa ăn” Nên hạn chế ở mức thấp nhất chuyện đề cập tới những vấn đề tế nhị có liên quan đến một cá nhân cụ thể nào đó trong đại gia đình Hãy tạo một không khí vui vẻ, thân mật nhất cho từng cá nhân tham gia

8 Có những hoạt động chung cho mọi người

Kết thúc bữa đãi tiệc liên hoan gia đình thì mỗi người lại chọn cho mình một cách khác nhau để “giải lao” Trong khi người lớn ngồi uống nước, nói chuyện thì thanh thiếu niên lại chơi game, đánh bài…Bạn hãy là người thay đổi điều này Hãy chọn cho đại gia đình mình những hoạt động hướng đến tất cả các thành viên như quây quần lại bên nhau để nói về những chủ để đại gia đình quan tâm, khen thưởng cho những cá nhân học tốt,…

9 Giữ liên lạc với mọi người

Thanh, thiếu niên là một trong những thành phần không thể thiếu trong những buổi xum họp đại gia đình Người lớn đa phần chưa chú trọng đến tâm lý của lứa tuổi này nên đôi khi “quên” lấy số điện thoại của chúng Bạn có thể đã có số điện thoại của bố

mẹ lũ trẻ nhưng hãy làm thêm việc này nữa với chúng Chắc chắn hình ảnh của bạn

sẽ trở lên rất đẹp đẽ trong mắt các con, cháu mình

Những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc Giáng sinh cho công ty

Đặc biệt không nên để nhân viên uống quá say và gây ra những hiểu lầm không đáng có.

Giáng sinh sắp đến và rất nhiều công ty đang có ý định tổ chức bữa tiệc Noel cho nhân viên Nếu bạn là người phụ trách tổ chức bữa tiệc Giáng sinh cho công ty, hãy tham khảo vài lưu ý dưới đây nhé

1 Không nên bắt buộc mọi người phải tham dự

Đừng bắt buộc mọi người tham gia buổi tiệc, hãy để họ tự nguyện

Việc tổ chức Tiệc Giáng sinh không giống với những bữa tiệc kỷ niệm thông thường Mặc dù đây là buổi liên hoan của công ty nhưng bạn không nên bắt buộc tất cả các nhân viên phải có mặt vì đây không phải một bữa tiệc mang tính chất truyền thống

2 Không nên tổ chức tiệc Giáng sinh trong văn phòng

Đừng tổ chức tiệc trong văn phòng vì nó sẽ làm cho bữa tiệc trở nên cứng nhắc Thật khó để tìm ra một địa điểm mà tất cả mọi người đều đồng ý vì ai cũng có sở thích của riêng mình, tuy nhiên những gợi ý sau đây nhất định sẽ làm hài lòng đông đảo nhân viên trong công ty:

– Một nhà hàng địa phương: Bạn có thể đặt các món ăn truyền thống và tổ chức một đêm văn nghệ với sự đóng góp của các thành viên công ty Hãy khuyến khích mọi người dẫn theo gia đình và trẻ em để làm không khí thêm nhộn nhịp và vui vẻ hơn – Một quán karaoke: Một buổi tiệc với những bài hát vui nhộn mang không khí Noel, những trò chơi thú vị kết hợp với đồ ăn nhẹ vừa tiết kiệm, vừa khiến mọi người vui vẻ

– Một quán bar: Một buổi tiệc Giáng sinh tại quán bar sẽ khiến mọi người thoải mái

và phấn khích hơn những buổi tiệc truyền thống được tổ chức tại nhà hàng Thông thường vào dịp lễ hội, các quán bar sẽ có những thực đơn đặc biệt tạo ra sự thích thú cho khách hàng

3 Làm cho mọi người cảm thấy thoải mái nhất

Không nên bắt buộc mọi người đội mũ ông già Noel hay tham gia tất cả các trò chơi tập thể Bạn nên nhớ rằng đây là giờ phút để mọi người giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi sau giờ làm việc cũng như đây là một bữa tiệc dành cho tất cả mọi người chứ không phải dành riêng cho mình bạn

Đặc biệt bạn nên chú trọng vào các trò chơi tập thể – yếu tố tạo ra sức sống của bữa tiệc Thi văn nghệ, rút thăm trúng thưởng là những ý tưởng không tồi Hoặc bạn có thể tổ chức các trò chơi như bịt mắt sờ tay đoán người, đố vui có thưởng, hay trao giải thưởng của năm cho các nhân viên như: giải thưởng giành cho người hay đi muộn nhất, giải thưởng dành cho đám cưới khiến mọi người bất ngờ nhất, giải thưởng cho câu nói bất hủ của năm…

4 Tránh đề cập đến các vấn đề gây tranh luận

Bỏ bớt các quy tắc kỷ luật và để mọi người được thoải mái nhất có thể

Là một nhà tổ chức, bạn nên tránh đề cập đến những vấn đề đang gây tranh luận giữa các đồng nghiệp Trong suốt buổi tiệc, hãy bỏ qua tất cả những nguyên tắc kỷ luật chặt chẽ của công ty Hãy giúp mọi người cởi mở và hòa đồng với nhau và cảm thấy như mình là một phần của buổi tiệc

5 Tránh sự nhàm chán

Đừng đi theo lối mòn bằng việc tổ chức một buổi tiệc liên hoan thật nhàm chán khi tất cả mọi người chỉ ngồi một chỗ và ăn phần ăn của mình

6 Phân công công việc tổ chức

Vì tiệc Giáng sinh rơi vào thời điểm cuối năm khi mọi người đều khá bận rộn để hoàn thành các chỉ tiêu công việc, để tránh áp lực cho đồng nghiệp khi phải tham gia chuẩn bị cho buổi tiệc cùng bạn, bạn có thể thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nếu có điều kiện, hoặc phải phân công công việc thật rõ ràng cho từng người

7 Lưu ý vấn đề kinh phí

Hãy lưu ý đến vấn đề kinh phí trong khâu tổ chức

Thật chú ý tới các khoản kinh phí, chỉ chi tiêu khi điều đó thật cần thiết Đừng nghĩ rằng đây là bữa tiệc chung, tổ chức bằng quỹ chung và “vung tay quá trán”

8 Chọn món ăn phù hợp với số đông

Đồ ăn và rượu là một yếu tố quan trọng Hãy đảm bảo rằng đồ ăn phải thật ngon và thích hợp với số đông Bạn có thể trưng cầu dân ý trước khi đặt tiệc thay vì đặt tiệc theo ý mình

9 Lưu ý trật tự trong bữa tiệc

Bữa tiệc sẽ có rất đông người tham dự và rất có thể chuyện không hay sẽ xảy ra Bởi vậy bạn phải hết sức lưu ý tới vấn đề trật tự trong bữa tiệc Đặc biệt không nên

để nhân viên uống quá say và gây ra những hiểu lầm không đáng có