Dồ an mon học QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦACÔNG TY ROWBOAT

Tuy nhiên, nếu lượng côngviệc lớn sẽ khiến người nhận việc phải ưu tiên việc này hay việc khác, hoặc thườngbỏ sót việc cần làm làm cho hiệu quả công việc không được

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Nha Trang, ngày 19 tháng 12 năm 2016

MỤC LỤC:

A GIỚI THIỆU 1

B MỤC TIÊU 2

C NỘI DUNG 2

I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 2

1 Khảo sát hệ thống 2

2 Phân tích hiện trạng hệ thống 3

3 Một số loại biểu mẫu 9

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 11

1 Mô hình BFD 11

2 Mô hình DFD 12

3 Mô hình ERD 15

III THIẾT KẾ 16

1 Thiết kế dữ liệu 16

2 Mô hình quan hệ dữ liệu 17

3 Tự điển dữ liệu 17

4 Ràng buộc toàn vẹn 23

5 Thiết kế màn hình 27

6 Đặc tả xử lý – (mã giả) 34

IV CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 35

V HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 35

D KẾT LUẬN 36

E TÀI LIỆU THAM KHẢO 37

A GIỚI THIỆU

Mỗi ngày sẽ có rất nhiều công việc phát sinh tại một đơn vị Khi phát sinh côngviệc mọi người thường trao đổi bằng miệng với nhau Tuy nhiên, nếu lượng côngviệc lớn sẽ khiến người nhận việc phải ưu tiên việc này hay việc khác, hoặc thườngbỏ sót việc cần làm làm cho hiệu quả công việc không được cao Vậy làm cách nào

để bạn có thể quản lý toàn bộ công việc mà không bị bỏ sót? Nắm bắt được xu thếnày, tôi đã chọn đề tài quản lý công việc nhằm một phần nào đó giúp doanh nghiệpquản lý tập trung và khoa học, gắn kết nhân viên bằng những tương tác thân thiệnnhư mạng xã hội

Với phần mềm quản lý công việc, toàn bộ các vấn đề liên quan tới công việc,

hồ sơ, nhiệm vụ giữa các nhân viên trong doanh nghiệp hay trong nhóm được thựchiện chỉ bằng vài lần “click chuột” Bằng cách làm việc trực tuyến qua một phầnmềm duy nhất xuyên suốt trong doanh nghiệp, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ýkiến, thảo luận, tương tác như mạng xã hội facebook, twiter và chia sẻ các thôngtin nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thiết lập các cuộc họp nhiều lần.Cho phép tất cả mọi người trong cùng bộ phận, nhóm tham gia và phân cấp cácvai trò, nhiệm vụ cho từng người tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp Hỗ trợ nhàquản lý theo dõi tiến độ, nhắc việc và nhận báo cáo nhanh và đầy đủ trên từng hạngmục công việc Chính vì luôn được sát sao công việc một cách chặt chẽ, mọi thôngtin được truyền đi nhanh chóng giúp nâng cao hiệu suất cho mỗi nhân viên vàtrong toàn doanh nghiệp

Dù bạn là nhân viên hay quản lý, đang đi công tác hay nghỉ phép, bạn vẫn nhậnđược các thông báo quan trọng theo thời gian thực và có thể hồi đáp ngay tức thì ởbất kỳ nơi đâu qua phần mềm Phần mềm giúp việc xử lý công việc nhanh gấp,không cần phải di chuyển nhiều để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và dànhthời gian để tận hưởng bên gia đình và cuộc sống xung quanh Thay vì doanhnghiệp đầu tư giấy tờ, nguồn lực và thời gian cho những cuộc họp lớn nhỏ, phầnmềm này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa các chi phi phát sinh khi quản

lý công việc một cách khoa học và hệ thống như vậy

1.1 Trong công ty cần áp dụng tin học hóa nhằm nâng cao hiệu quả việc

quản lý công việc, đồng thời tăng khả năng phục vụ cho người quản lývà nhân viên Người quản lý có thể thông báo, phân công công việc trựctuyến cho nhân viên của mình, xem các báo cáo, giải đáp thắc mắc.Nhân viên có thể nhận thông báo, nhận công việc, báo cáo tiến độ côngviệc, báo cáo tổng hợp cho người quản lý một cách nhanh chóng

1.2 Việc phân cấp quản lý công việc của công ty có thể tạm chia theo từng

bộ phận như sau:

a Ban giám đốc: điều hành chung toàn bộ các công tác trong công ty

b Bộ phận quản lý: lập các bảng phân công công việc.Tiến hành chuyểnnhượng công việc của nhân viên này cho nhân viên khác vì lý do nào đó.Theo dõi tiến độ làm việc, giải đáp thắc mắc cho nhân viên của mình.Ngoài ra, định kì thống kê tình hình làm việc của nhân viên, số lượngcông việc đã, đang và chưa hoàn thành, thống kê nhân viên làm việc tốtnhất và chưa tốt nhất

c Bộ phận nhân viên: có trách nhiệm truy cập vào hệ thống để xem thôngbáo, xem công việc được giao, làm và báo cáo tiến độ công việc, giaonộp công việc Ngoài ra có thể gửi yêu cầu để nhượng bộ công việc chongười khác vì lý do nào đó Có thể gửi thắc mắc để chờ phản hồi MỗiNhân viên được quản lý bởi 1 nhân viên

d Phòng Tổ chức hành chính: Quản lý các công tác chung về nhân sự và tổchức của cơ quan

2 Phân tích hiện trạng hệ thống

2.1 Cơ cấu quản lý

Có thể chia cơ cấu quản lý công việc của công ty thành các công đoạn sau:

a Quản lý công việc: Bao gồm nhập mới công việc, hủy công việc khỏi

danh mục

a.1: Nhập công việc mới

- Công ty thường xuyên có liên hệ với các công ty, khách hàng khác đểgiới thiệu sản phẩm mà công ty đã làm được Chính vì vậy công ty cóthể có thêm nhiều dự án lớn để về tổ chức cho nhân viên công ty của họ

- Khi có dự án lớn, sẽ giao cho các bộ phận quản lý của từng phòng banchia nhỏ công việc Mỗi công việc phải có: tên công việc, thuộc nhóm,thể loại nào, của đề án nào,do ai quản lý, do ai tạo,…

- Khi có công việc mới, ban quản lý có nhiệm vụ xét xem công vệc đó

đã có hay chưa Nếu chưa thì tiến hành lập bảng phân công công việccho mỗi nhân viên

a.2 Các quy định hủy công việc

Có các lý do để xóa công việc: không thể làm được, đã quá hạn giao nộp

b Quản lý nhân viên

b.1 Tài khoản của nhân viên

Khi được trúng tuyển vào công ty, thì sẽ được người quản lý cấp cho tàikhoản để truy cập vào hệ thống của công ty

b.2 Các quy định trong việc quản lý nhân viên

- Chỉ cấp tài khoản truy cập cho nhân viên có công tác tại công ty

- Tài khoản nhân viên chỉ có giá trị khi nhân viên còn làm việc cho côngty

- Nhân viên chỉ được truy cập vào hệ thống quản lý công việc vàokhoảng thời gian do ban quản lý quy định và cập nhật thông tin côngviệc

c Quản lý việc thực hiện công việc

c.1 Thực hiện công việc

- Nhập, sửa, xóa báo cáo công việc hàng ngày

- Xem thời gian làm việc: tổng thời gian làm việc mỗi ngày, số giờ làmviệc, số giờ không làm việc

- Xem các báo cáo công việc của mình theo ngày hoặc tất cả các ngày

Từ đó có số liệu để tối ưu cách thức làm việc, nâng cao hiệu quả côngviệc

- Có chức năng bình luận để phản hồi các bình luận của quản lý

- Tìm kiếm các báo cáo công việc có liên quan đến một công việc nàođó, một khách hàng nào đó hoặc ai đó

- Xem báo cáo công việc của các nhân viên khác

- Phần mềm có thể sử dụng tốt trên máy tính & điện thoại di động giúpbạn có thể xem, cập nhật báo cáo công việc của nhân viên mọi lúc, mọinơi

- Nếu vì lý do nào đó do bận, bệnh tật, hay không thể giải quyết côngviệc đó một mình, nhân viên có thể gửi yêu cầu chuyển nhượng côngviệc

c.2 Các quy định trong việc thực hiện công việc

- Mỗi công việc có khoảng thời gian để hoàn thành xong tùy vào mức độkhó của công việc

- Nếu hoàn thành sớm sẽ được khen thưởng

- Nếu hoàn thành trễ sẽ được gia hạn thêm

- Nếu không có trách nhiệm hoàn thành sẽ bị phạt tùy mức độ

- Mỗi nhân viên có thể được giao một hoặc nhiều công việc

2.2 Hiện trạng tin học

Việc quản lý công việc công việc của công ty vẫn đang tiến hành thủ công

vì thế gặp khá nhiều bất tiện Cụ thể là:

- Mỗi ngày sẽ có rất nhiều công việc phát sinh tại một đơn vị Khi phátsinh công việc mọi người thường trao đổi bằng miệng với nhau Tuynhiên, nếu lượng công việc lớn sẽ khiến người nhận việc phải ưu tiênviệc này hay việc khác, hoặc thường bỏ sót việc cần làm làm chohiệu quả công việc không được cao Vậy làm cách nào để bạn có thểquản lý toàn bộ công việc mà không bị bỏ sót

- Công việc tìm thông tin của từng nhân viên cũng khá bất tiện Báocáo tình hình công việc qua từng thời điểm cũng trở nên phức tạp.Việc quản lý công việc cũng khá bất tiện

- Do vậy việc muốn tin học hóa có một website quản lý công việc đểquản lý, đánh giá tình hình làm việc của từng nhân viên Ngoài việc

xử lý nhanh chóng, dễ dàng hơn,hệ thống này sẽ giúp cho nhân viêncập nhật thông báo, có số liệu chặt chẽ, chính xác hơn Việc xử lý dữliệu, nộp báo cáo cũng trở nên gọn nhẹ hơn

2.3 Phân tích yêu cầu

2.3.1 Yêu cầu chức năng

Chương trình cần có các chức năng chính như sau:

- Quản lý công việc

- Quản lý nhân viên

- Quản lý việc thực hiện công việc

- Báo cáo thống kê định kì

- Quản lý các loại danh mục (như nhóm công việc, thể loại công việc,

…)

- Quản trị hệ thống

a Quản lý công việc

- Nhập mới: Việc định mã số công việc mới được tiến hành một cáchchặt chẽ theo từng bước Đầu tiên khi công việc được tạo, chươngtrình sẽ kiểm tra xem mã loại công việc, nếu có mới kiểm tra tiếp mãnhóm công việc, ngược lại sẽ báo loại công việc không có và hiển thịdanh mục loại công việc đã đăng kí sẵn để chọn một phân loại và gắnvào Tương tự với nhóm công việc, phần số thứ tự công việc sẽ đượctăng tự dộng và cuối cùng người dùng chỉ cần cập nhật thêm mã sốtập công việc.

- Tìm kiếm: Người dùng có thể dễ dàng tìm xem công việc là côngviệc mới hay công việc đang được thực hiện, công việc đang chờphản hồi, công việc đã đóng

- Hiệu chỉnh: điều chỉnh thông tin công việc, mô tả công việc, hủy bỏcông việc

b Quản lý nhân viên

- Nhập mới: lập thẻ nhân viên mới, Mỗi nhân viên có tài khoản và mậtkhẩu để truy cập vào hệ thống Tài khoản của các nhân viên độc lậpnhau Mỗi người có thể cập nhật lại mật khẩu của mình

- Tìm kiếm: Tìm kiếm thẻ nhân viên, tìm kiếm tài khoản của nhânviên

- Hiệu chỉnh: Hiệu chỉnh thông tin của nhân viên

c Quản lý việc thực hiện công việc

- Lập bảng phân công công việc: cập nhật thông tin các công việcđược giao cho từng nhân viên, ngày bắt đầu thực hiện, thời gian kếtthúc

- Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc: Ban quản lý có thể theo dõitình hình làm việc của nhân viên để đánh giá thái độ làm việc

- Thiết lập chế độ làm việc: khi một công việc không thể giải quyếtđược sẽ được chuyển nhượng cho nhân viên khác làm, hoặc có thểthêm nhân viên làm chung

- Tra cứu danh mục công việc: Mỗi nhân viên có thể tra cứu danh mụccông việc của mình được phân công Danh mục công việc có sẵntrong hệ thống sẽ hiển thị tất cả có theo thông tin tra cứu mà nhânviên chọn hoặc nhập (như loại công việc, nhóm công việc, người tạo,người quản lý công việc,…) Điều này giúp cho mỗi nhân viên cậpnhật được tình hình làm việc của mình, của nhân vên khác Ghi nhật

ký công việc hàng ngày và của những ngày tiếp theo Gửi báo cáocông việc hàng ngày lên trưởng phòng quản lý hay ban lãnh đạo côngty.Tạo, quản lý riêng lịch làm việc cho mình Tạo, quản lý riêng côngviệc của mình Ban quản lý, trao đổi công việc từ xa (cảnh báo, nhắcnhở khi đến hạn) Nhận báo cáo công việc gửi lên từ phòng ban,nhân viên hàng ngày/giờ

d Báo cáo thống kê định kì

- Thống kê công việc

+ Công việc được thêm/ngày

+ Công việc hoàn thành/ngày

+ Công việc được thêm và hoàn thành theo thể loại/năm

- Thống kê thực hiện công việc

+ Thống kê công việc được thực hiện theo thể loại/năm

+ Thống kê tiến độ của công việc/ngày/tháng/năm

- Thống kê nhân viên

+ Thống kê nhật kí truy cập vào hệ thống quản lý công việc côngviệc của các nhân viên trong công ty

+ Lịch làm việc của nhân viên

e Quản lý danh mục

- Cập nhật phân loại công việc

- Cập nhật phân nhóm công việc

- Cập nhật đề án công việc

- Cập nhật trạng thái công việc

- Cập nhật phòng ban giao việc

- Cập nhật người tạo công việc

- Cập nhật người quản lý công việc

- Cập nhật các quy định:

+ Quy định thực hiện công việc

+ Quy định về việc chuyển nhượng

+ Quy định phạt

+ Quy định khen thưởng

+ Quy định truy cập vào hệ thống + nhân viên

- Trợ giúp: Hướng dẫn sử dụng phần mềm

- Người sử dụng: tăng giảm danh sách người dùng, thay đổi quyền hạnngười sử dụng, thay đổi mật khẩu

2.3.2 Yêu cầu phi chức năng

- Thiết lập mạng máy tính: Để phục vụ tốt cho việc tra cứu công việc của

nhân viên bằng máy vi tính, điện thoại di động

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng

chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chươngtrình Tức là cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu cho từng người sửdụng khi muốn sử dụng hệ thống trên mạng, để tránh việc điều chỉnh số liệukhông thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát

số liệu

- Đổi mật mã: Người sử dụng có thể thay đổi mật khẩu truy cập của mình

3 Một số loại biểu mẫu

Biểu mẫu 1: DANH SÁCH USER

STT Tên TK email Thời

Địachỉ

Sđt fax Thàn

h phố

Quốcgia

Biểu mẫu 3: THÔNG TIN CÔNG VIỆC

Trạngthái

Ngàybắtđầu

Ngàykếtthúc

Hẹngiờ

Ngườithựchiện

Chuyểnnhượng

Chinhánh

Uploa

d file

Biểu mẫu 4: THÔNG TIN LOẠI CÔNG VIỆC

Mã số loại công việc Tên loại Mô tả loại Hoạt động

Biểu mẫu 5: ĐĂNG NHẬP USER

LOGIN

User name:

Password:

Biểu mẫu 6: ĐĂNG KÍ

1 Mô hình BFD

2 Mô hình DFD

Sơ đồ DFD tổng quát mức 1 – Quản lý công việc

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 1 (Quản trị hệ thống)

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 2 (Quản lý công việc)

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 3 (Quản lý nhân viên)

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 5 (Quản lý việc thực hiện công việc)

Sơ đồ DFD mức 2 của ô xử lý 6 (Thống kê)

3 Mô hình ERD

III THIẾT KẾ

1 Thiết kế dữ liệu

Phòng ban (MaPB, TenPB, TruongPhong, NgayNhanChuc)

Địa điểm phòng ban (MaDDPB, MaPB, TenDDPB)

Nhân viên (MaNV, HoNV, TenNV, GioiTinh, Diachi, SDT1, SDT2, TenTK, Password, NgayLapTK, MaPB)

Thân nhân (MaThanNhan, MaNV, TenTN, Phai, NgaySinh, QuanHe)

BangPCCV (MaPC, MaNV, NgayBD)

Chi tiết PC (MaPC, MaCV, NgayKT)

Thể Loại CV (MaTLCV, TenCV)

Nhóm CV (MaNhom, TenNhom, MaTLCV)

Đề án (MaDA, TenDA, DiaDiemDA, MaPB)

Trạng thái CV (MaTrangThai, TenTrangthai)

Người tạo CV (MaNTCV, TenNTCV, Email)

Xếp loại (MaXL, TenXL, GhiChu)

Đánh giá (MaDG, TenDG, GhiChu, MaXL)

Công việc (MaCV, TenCV, NoiDung, MaNhom, MaDA, MaTrangThai,

MaNTCV, MaDG)

Góp Ý (MaGopY, MaNV, NoiDung, ThoiGian)

Báo cáo tiến độ (MaBCTD, MaCV, TienDo, DeXuat, NgayBC, GhiChu) Báo cáo tổng hợp (MaBCTH, MaCV, DeXuat, NgayBC, GhiChu)

Files (MaFile, MaGY, MaBCTD, MaBCTH, TenFile, KichThuocFile,

LoaiFile)

2 Mô hình quan hệ dữ liệu

3 Tự điển dữ liệu

Bảng Nhân Viên

STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Null Ghi chú

1 MaNV Characters (10) Mã Nhân viên

2 HoNV Characters (30) Ho Nhân viên

3 TenNV Characters (20) Tên Nhân viên

4 GioiTinh Boolean Giới tính Nhân viên

5 DiaChi Characters (50) Địa chỉ Nhân viên

6 Email Characters (50) Email Nhân viên

7 SDT1 Characters (20) x Số điện thoại thứ 1

8 SDT2 Characters (20) x Số điện thoại thứ 2

9 TenTK Characters (50) Tên Tài khoản truy

cập của Nhân viên

10 Password Characters (256) Mật khẩu truy cập của

Bảng Phòng ban

STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Null Ghi chú

1 MaPB Characters (10) Mã Phòng ban

2 TenPB Characters (30) Tên Phòng ban

3 TruongPhong Characters (10) Mã Nhân viên có

chức là trưởng phòng

4 NgayNhanChuc Date Ngày Nhận chức

Trưởng phòng

Bảng địa điểm Phòng ban

STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Null Ghi chú

ban

2 MaPB Characters (10) Mã Phòng ban

3 TenDDPB Characters (30) Địa điểm của Phòng

ban

Bảng Thân nhân

STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Null Ghi chú

2 MaNV Characters (10) Mã Nhân viên

3 TenThanNhan Characters (30) Tên Thân Nhân

4 Phai Characters (10) Giới tính thân nhân

5 NgaySinh Date Ngày sinh thân nhân

6 QuanHe Characters (20) Mối quan hệ giữa

thân nhân vói nhân viên

Bảng Phân công công việc

STT Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Null Ghi chú

1 MaPC Characters (10) Mã Phân công

2 MaNV Characters (10) Mã Nhân viên

3 NgayBD Date & Time Ngày bắt đầu thực

hiện