SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓATRƯỜNG THPT BẮC SƠN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN GÓP PHẦN THỰC HIỆN TỐT NHIỆM VỤ CHUYÊN MÔ
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA
TRƯỜNG THPT BẮC SƠN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN GÓP PHẦN THỰC HIỆN TỐT NHIỆM VỤ CHUYÊN MÔN VÀ HOẠT ĐỘNG CHUNG
CỦA TRƯỜNG THPT BẮC SƠN, HUYỆN NGỌC LẶC, TỈNH THANH HÓA”
Người thực hiện: Trần Doãn Cương
Chức vụ: TKHĐ, TTCMSKKN thuộc lĩnh vực: Khác
THANH HOÁ, NĂM 2019
Trang 22 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 4
2.2 Vai trò thông tin trong hoạt động của nhà trường 52.3 phục vụ hoạt động của nhà trườngCác loại thông tin và nguồn, kênh thông tin liên quan 62.4 nhà trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc LặcThực trạng thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động 72.5
Giải pháp nâng cao chất lượng thu thập và xử lý thôngtin trong hoạt động nhà trường ở Trường THPT Bắc Sơn,
Giải pháp 4: Tạo điều kiện về nguồn kinh phí, xây dựng tốt cơ sở vật chất phục vụ công tác thu thập và xử lý
thông tin và làm tốt công tác thi đua khen thưởng
16
2.6 Hiệu quả của việc thực hiện các giải pháp 16
DANH MỤC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI
ĐỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NGÀNH GIÁO DỤC
VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN, TỈNH VÀ CÁC CẤP CAO HƠN XẾP
LOẠI TỪ C TRỞ LÊN
20
Trang 31 MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài:
Trong sự nghiệp CNH, HĐH ở nước ta hiện nay, cùng với việc đẩy mạnhphát triển nền kinh tế tri thức, thông tin ngày càng trở thành những nhu cầu hếtsức quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với chiến lược “đi tắt, đón đầu” củaĐảng và Nhà nước ta đã đề ra Chính vì vậy, thông tin cũng có ý nghĩa vô cùngquan trọng đối với hoạt động trong các đơn vị nói riêng và đời sống xã hội nóichung Việc tiếp nhận, xử lý thông tin càng phong phú và đa dạng, trình độ xử
lý thông tin càng cao, thì hiệu quả hoạt động càng nâng lên Do đó, việc tiếpcận các nguồn thông tin kịp thời và chính xác trong các hoạt động là yêu cầumang tính tất yếu và cấp thiết
Đối với hoạt động dạy và học trong các nhà trường, thông tin cũng có vaitrò đặc biệt quan trọng; bởi “dạy - học” là một quá trình tác động qua lại giữangười dạy và người học, trong đó người dạy giữ vai trò định hướng, dẫn dắt,truyền đạt thông tin, tri thức, còn người học tích cực, chủ động để chiếm lĩnhthông tin, tri thức; nhà trường cần có được thông tin để đề ra chủ trương, kếhoạch chiến lược, kế hoạch ngắn hạn; chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ giáo dục củanhà trường; còn thầy cô giáo cần thông tin để phục vụ hoạt động dạy học, giáodục (lựa chọn phương pháp giảng dạy, lựa chọn các thông tin bổ sung khi soạnbài, phương pháp kiểm tra đánh giá hoặc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ đáp ứng yêu cầu tình hình mới…); nhà trường thường xuyên tiếp nhận và xử
lý thông tin từ chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của nhànước; ý kiến chỉ đạo của cấp trên; các yếu tố môi trường xung quanh, ý kiến củaphụ huynh và của học sinh và sự phối hợp của các đơn vị, địa phương,…; trên
cơ sở đó để thực hiện các hoạt động dạy-học; giáo dục đạt hiệu quả tốt nhất;đồng thời, nhờ có sự thông tin tác động qua lại với nhau trong hoạt động sẽ giúpquá trình điều hành, phối hợp thực hiện nhiệm vụ giáo dục hiêu quả hơn Vì vậy,việc thu thập, xử lý, đánh giá, sử dụng thông tin có hiệu quả là một trong nhữngyêu cầu tất yếu của hoạt động giảng dạy nói riêng và hoạt động trong nhà trườngnói chung
Bản thân tôi là một giáo viên Trường THPT Bắc Sơn, được phân côngnhiệm vụ thư ký hội đồng nhà trường, TTCM - đây là những vị trí góp phầnquan trọng vào quá trình thu thập và xử lý thông tin phục vụ hoạt động chuyên
Trang 4môn của nhà trường Qua quá trình thực hiện nhiệm vụ các năm học vừa qua tôi
đã vận dụng các biện pháp, giải pháp nhằm thực thiện tốt nhiệm vụ được giaotrong hoạt động của người Thư ký HĐ nhà trường Tôi xin được nêu một số giảipháp, biện pháp đã thực hiện hiệu quả tại nhà trường THPT Bắc Sơn để đồng
nghiệp tham khảo qua sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng thu thập và xử lý thông tin góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn và hoạt động chung của Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa”.
1.2 Mục đích nghiên cứu:
- Bổ sung thêm cho các bộ phận phụ trách, thành viên nhà trường kiếnthức, tầm quan trọng của công tác xử lý thông tin trong nhà trường, nắm đượcthêm các kiến thức, kỹ năng trong công tác thu thập và xử lý thông tin; biết đượcnguyên nhân và hậu quả của việc thu tập và xử lý không tốt các thông tin gây ra
- Góp phần giúp hoạt động nhà trường ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.Thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chung của ngành, của địa phương giao cho Đưa
vị thế nhà trường ngày một đi lên
1.3 Đối tượng nghiên cứu:
- Tìm hiểu các kiến thức, kỹ năng trong công tác thu thập và xử lý thôngtin trong hoạt động nhà trường, nguyên nhân, hậu quả của việc thu tập và xử lýkhông tốt các thông tin gây ra
- Các giải pháp thực hiện thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động nhàtrường
1.4 Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Là người thực hiện trực tiếp và
phối hợp với các bộ phận, đoàn thể để thực hiện các nội dung liên quan đến côngtác thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động và qua các năm học vừa qua
- Phương pháp thống kê, xử lí số liệu: Thống kê, phân tích số liệu để
đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua hoạt động nhà trường theo các
kế hoạch đã đề ra
- Phương pháp tìm kiếm thông tin trên mạng internet: Tôi tìm kiếm
thông tin trên các trang mạng Internet để có cơ sở đề xuất thực hiện các giải pháp
Trang 52 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1 Cơ sở lý luận:
2.1.1 Khái niệm nguồn thông tin.
Thông tin là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm
sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: mộtngười có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiệnthông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quansát được trong môi trường xung quanh [1]
2.1.2 Khái niệm thu thập thông tin.
Thu thập thông tin là quá trình trao đổi, thu nhận những thông điệp hữuích cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu thông tin
Quá trình thu thập thông tin theo ba cấp độ khác nhau: Thông tin giữa các
cá nhân, thông tin trong nhóm, thông tin tổ chức Mỗi cấp độ có những vấn đềthông tin khác nhau và mức độ thất thoát của thông tin cũng khác nhau [2]
2.1.3 Khái niệm xử lý thông tin.
Xử lý thông tin là quá trình giải mã, lựa chọn, tiếp nhận và sử dụng cácthông điệp thu được phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc địaphương mình [3]
Trong đơn vị trường học, sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liênquan đến hệ thống quản lý có thể là các văn bản chỉ đạo cụ thể để thực hiệnnhiệm vụ năm học như công văn hướng dẫn nhiệm vụ giáo dục của Sở GD&ĐT,của UBND huyện, tỉnh đối với nhà trường, các hướng dẫn thực hiện các phongtrào thi đua, các quyết định phân công nhiệm vụ cho các ban chuyên môn, tổchuyên môn, bộ môn của hiệu trưởng nhà trường, các kế hoạch thực hiện cáccông việc của các ban, bộ phận; các báo cáo của các đoàn thể, tổ chức, tổchuyên môn, giáo viên chủ nhiệm lên ban giám hiệu; hoặc cũng có thể mệnhlệnh, thông báo miệng của Hiệu trưởng đến các bộ phận, các ban, các thầy côgiáo, đến học sinh và các báo cáo phản hồi miệng theo chiều ngược lại… Trongquá trình thông tin tác động qua lại hai chiều thì đều có sự tiếp nhận (đọc, nghe)
để từ đó sẽ xử lý thông tin và báo cáo kết quả ngược lại Tất cả các hoạt độngtrên đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả dạy-học của nhà trường
Trang 62.2 Vai trò thông tin trong hoạt động của nhà trường.
2.2.1 Thông tin vừa là đối tượng, vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là hình thức thể hiện sản phẩm của lao động các hoạt động nhà trường nói chung; hoạt động các bộ phận nói riêng
Trong hoạt động nhà trường, khi đưa ra các chủ trương, chiến lược, kếhoạch hoạt động hoặc tổ chức thực hiện một hoạt động nào đó phải thực hiệncác khâu như: dự báo, kế hoạch thực hiện, cách thức tổ chức, chỉ đạo, điềuchỉnh, kiểm tra, giám sát và đánh giá…, trong đó trước hết đều đều phải thuthập, xử lý thông tin Các dữ liệu thông tin như báo cáo, chỉ thị, dữ liệu thực tế được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày Đây chính lànguyên liệu đầu vào mà tất cả nhà lãnh đạo nhà trường, các bộ phận và giáo viênphải tìm hiểu, nghiên cứu vận dụng để thực hiện các nhiệm vụ giáo dục nhằmđưa hoạt động giáo dục đạt kết quả cao nhất đáp ứng yêu cầu của xã hội
Cụ thể: thông tin có được giúp các nhà lãnh đạo, quản lý đề ra chủ trương,
kế hoạch hoạt động phù hợp với tình hình đơn vị; chỉ đạo hiệu quả các nội dunghoạt động của các tổ chức, đoàn thể, bộ phận; thông tin có được giúp giáo viênlựa chọn phương pháp giảng dạy, phương pháp kiểm tra đánh giá, bổ sung thôngtin mới, thực tế vào nội dung bài dạy …
Chính vì vậy, thông tin ví như hệ thống tuần hoàn, hệ thống thần kinh củacông tác lãnh đạo, quản lý trong hoạt động nhà trường
2.2.2 Thông tin gắn liền với hiệu quả điều hành và kết quả thực hiện
Thông tin là chất keo đặc biệt gắn kết các bộ phận của tổ chức lại vớinhau; là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất giữa mục đích và hành độngcủa tổ chức Bất cứ một hoạt động nào muốn thực hiện đều phải sử dụng thôngtin như một phương tiện, một công cụ để chỉ đạo, điều chỉnh, kiểm tra, giámsát… nhằm đưa kết quả hoạt động đạt mức cao nhất
2.2.3 Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào kết quả hoạt động của nhà trường
Trong thời đại thông tin hiện nay, giá trị của các thông tin ngày càng tăngcao Người lãnh đạo, quản lý biết trước, biết được nhiều nguồn thông tin sẽ để rađược các giải pháp đúng đắn, sát với tình hình thực tế trong điều hành hoạt độngnhà trường Người giáo viên nắm được nhiều thông tin sẽ giúp thích ứng và điềuchỉnh được việc giảng dạy, nâng cao trình độ bản thân Tất cả các điều này sẽgiúp hoạt động nhà trường đạt hiệu quả cao; vị thế, uy tín của nhà trường đượcnâng lên; phụ huynh và học sinh tin tưởng khi vào học tại nhà trường
Trang 72.3 Các loại thông tin và nguồn, kênh thông tin liên quan phục vụ hoạt động của nhà trường.
2.3.1 Các loại thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ hoạt động nhà trường
- Thông tin lý luận chung: học thuyết, quan điểm, trào lưu chính trị…
- Thông tin pháp lý: đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương củaĐảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục
- Thông tin về tình hình kinh tế, chính trị văn hoá, xã hội của địa phương,huyện, tỉnh có liên quan đến giáo dục như: các chiến lược phát triển giáo dụccủa huyện, tỉnh, quy hoạch phát triển ngành nghề, nguồn nhân lực …
- Thông tin về việc triển khai, thực hiện công việc theo quyết định đãphân công do các đoàn thể, các ban, các tổ chuyên môn và của giáo viên báo cáolên về kết quả thực hiện công việc được giao, những nảy sinh cần điều chỉnh, có
ý kiến chỉ đạo ban giám hiệu…
- Thông tin về các yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của đoàn thể, tổ chức, tổchuyên môn, giáo viên, phụ huynh và nhân dân cần xem xét, giải quyết
- Thông tin từ các dư luận xã hội, địa phương, cấp trên đánh giá về hoạtđộng của nhà trường
2.3.2 Những nguồn, kênh thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý của nhà trường.
- Kênh thông tin từ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên vừa banhành hoặc văn bản đã ban hành vẫn còn hiệu lực pháp lý
- Các văn bản có tính pháp lý hướng dẫn thu thập và xử lý thông tin củanhà nước, nghành giáo dục
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ.+ Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của BộNội vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày ngày 03 tháng 01 năm 2013 củaChính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
Trang 8+ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng
+ Thông tư số 01/TT-BNV ngày 01/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ vềthể thức trình bày văn bản
- Kênh thông tin từ số liệu báo cáo như: Các báo cáo tình hình thực hiệncông việc được giao từ các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, các giáo viên Sốliệu báo cáo chất lượng đầu vào, đầu ra của nhà trường …
- Kênh thông tin từ các cơ quan có liên quan như: phòng giáo dục, cácphòng ban khác trong cơ quan ủy ban huyện, các địa phương cùng phối hợp giảiquyết công việc chung liên quan đến công tác giáo dục
- Kênh thông tin từ các cuộc họp, giao ban như: Các thông tin từ phụhuynh học sinh thông qua các cuộc họp giữa nhà trường với phụ huynh học sinh;các thông tin đề xuất đề đạt của cán bộ giáo viên trong các cuộc họp nhàtrường…
- Kênh thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyềnhình, đài phát thanh
- Kênh thông tin phản ánh qua điện thoại, đơn thư, thư điện tử, hộp thưgóp ý của nhà trường
2.4 Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động nhà trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc.
2.4.1 Đặc điểm tình hình chung của đơn vị trường THPT Bắc Sơn.
2.4.1.1 Tình hình chung:
Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc là trường THPT công lập trựcthuộc quản lý của Sở GD&ĐT Thanh Hóa Thành lập vào ngày 26/5/2006 theoQuyết định số 1472 của UBND tỉnh Thanh Hoá Trường THPT Bắc Sơn đượcthành lập đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ giáo dục của huyện trong tình hìnhmới Nằm trên địa bàn vùng miền núi đặc biệt khó khăn của tỉnh Thanh Hóa,mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, song các thầy, cô giáo và học sinh nhà trườngkhông ngừng nỗ lực, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, chútrọng nâng cao chất lượng giáo dục, góp phần đáng kể vào sự nghiệp trồngngười của huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa
Trang 92.4.1.2 Nhiệm vụ của nhà trường thực hiện theo điều lệ nhà trường THPT.
- Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục khác đạt chất lượngtheo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông do Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồnlực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục
- Quản lí CB, GV, nhân viên và học sinh theo quy định của pháp luật.
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lýhọc sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phốihợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục
- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy địnhcủa Nhà nước
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội
- Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
2.4.1.3 Về cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trường.
- Chi bộ: Tổng số đảng viên: 26 đồng chí; Cấp ủy: 03 đồng chí
- Ban Giám hiệu: Gồm 02 đồng chí
- Công Đoàn nhà trường: Tổng số công đoàn viên: 42 đồng chí, với 5 tổcông đoàn; Ban chấp hành công đoàn gồm 05 đồng chí
- Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nhà trường: Số lượng 17 chi đoàn học sinh;
01 chi đoàn giáo viên; Ban Chấp hành Đoàn trường: 15 đồng chí; Ban Thường
- Các ban gồm có: Ban Chuyên môn; Ban cơ sở vật chất; Ban Lao động
và hướng nghiệp; Ban Nề nếp; Ban nữ công; Ban nội trú
- Cơ cấu học sinh dân tộc thiểu số gần 93%; Học sinh nữ gần 51%
Trang 102.4.2 Kết quả đạt được của đơn vị trường THPT Bắc Sơn trong hoạt động thu thập và xử lý thông tin.
Hoạt động thu thập và xử lý thông tin giúp nhà trường có các định hướngchiến lược dài hạn, ngắn hạn phù hợp với sự phát triển và thực hiện nhiệm vụđược giao Trong những năm qua hoạt động thu thập, xử lý thông tin của nhàtrường đã đạt được những kết quả sau:
- Các thông tin thu thập được đa dạng hóa thông qua nhiều kênh và nguồnkhác nhau; trong đó bộ phận văn phòng, thư ký hội đồng giáo dục thường là mộttrong những nơi có khả năng tập hợp và cung cấp thông tin nhiều nhất cho cán
bộ lãnh đạo quản lý và giáo viên của trường ví dụ như: văn bản, kế hoạch, quyếtđịnh, thông tin dư luận; chỉ đạo của cấp trên, báo cáo của cấp dưới; phản ánhcủa phụ huynh, học sinh ; từ đó, giúp cán bộ chủ chốt và giáo viên có được cácthông tin phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhằm đạt hiệu quả cao trong quátrình dạy-học
- Việc phân công, phân cấp, giao trách nhiệm các bộ phận trực tiếp thuthập và xử lý thông tin tương đối rõ ràng, trong đó:
+ Những nguồn thông tin do bộ phận văn phòng nhà trường phụ trách,bao gồm: công văn đi và đến; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên vừaban hành hoặc văn bản đã ban hành vẫn còn hiệu lực pháp lý, hồ sơ công việc,tài liệu của đơn vị và tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của nhà trường; thông tinqua báo, tạp chí, các ấn phẩm định kỳ Thu thập thông tin qua các buổi họp, quađiện thoại, qua hộp thư góp ý, trao đổi trực tiếp với người có thông tin Thu thậpthông tin qua mạng nội bộ của đơn vị và mạng Internet
Qua khảo sát thực tế tại đơn vị, tôi thấy rằng hình thức thu thập thông tinqua các văn bản sử dụng nhiều và thường xuyên nhất Do văn bản chính là công
cụ của quản lý, được sử dụng rộng rãi, phổ biến trong hoạt động trao đổi thôngtin giữa các cơ quan đơn vị với nhau Các văn bản có nội dung rõ ràng, mạch lạcmang lại những thông tin chất lượng, có độ tin cậy cao, thông tin cụ thể, dễ tiếpcận cho nhà quản lý Các văn bản sau khi giải quyết công việc có thể lập thành
hồ sơ, lưu giữ lại phục vụ cho những nhu cầu sử dụng thông tin tiếp sau
+ Những nguồn thông tin do thư ký hội đồng và các bộ phận khác của nhàtrường phụ trách: Bao gồm các nội dung về số liệu tổng hợp như: Chất lượngđầu vào, đầu ra trong quá trình giáo dục; tỉ lệ giới tính, dân tộc, độ tuổi của học