Phân tích công việc quản lý chi nhánh tại chuỗi nhà hàng Yaki

Từ cơ sở lý luận về phân tích công việc, tác giả đưa ra những lý thuyết về công việc quản lý và thực tế về công việc quản lý tại một nhà hàng lớn tại Tân Phú Yaki, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công việc quản lý.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỒ ÁN HỌC PHẦN 1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC QUẢN

LÝ CHI NHÁNH CHO CHUỖI NHÀ HÀNG

YAKI GIAI ĐOẠN 2019 ĐẾN NAY

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Quỳnh Như Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Đông

TP Hồ Chí Minh, tháng 05, năm 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỒ ÁN HỌC PHẦN 1 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC QUẢN

LÝ CHI NHÁNH CHO CHUỖI NHÀ HÀNG

YAKI GIAI ĐOẠN 2019 ĐẾN NAY

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Quỳnh Như Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Đông

TP Hồ Chí Minh, tháng 05, năm 2019

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đồ án học phần độc lập của riêng em Các tài liệu sử dụng để phân tích trong đồ án có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định Các kết quả được đưa ra trong đồ án do em tự tìm hiểu, phân tích và diễn đạt lại theo trình độ của bản thân Các kết quả này chưa được công bố ở bất kỳ nghiên cứu nào

TP.HCM, ngày 18 tháng 05 năm 2019

Nguyễn Duy Đông

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đồ án học phần này là kết quả của sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Quỳnh Như Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh, cùng với sự giúp đỡ của QL và các đồng nghiệp tại Chuỗi

NH Yaki

Do thời gian tìm hiểu thực tế và trình độ học vấn còn hạn chế nên đồ án của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì thế em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn hơn

TP.HCM, Ngày 18 tháng 05 năm 2019

Nguyễn Duy Đông

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Duy Đông MSSV: 2013160701

Khóa: 07DHQT1

TP.HCM, ngày 18 tháng 05 năm 2019

Nguyễn Thị Quỳnh Như

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Ba loại yếu tố của một công việc 27

Bảng 2.1 Bảng mô tả công việc TQL của chuỗi NH Yaki trước 2019 (Bản thảo) 42

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1 Sơ đồ các bộ phận trong chuỗi NH Yaki 36

Sơ đồ 2.2.Sơ đồ tổ chức của công việc QL tại chuỗi NH Yaki 40

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ phối hợp công việc của bộ phận QL 41

Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luồng công việc TQL tại chuỗi NH Yaki trước năm 2019 42

Sơ đồ 2.5 Sơ đồ thiết kế công việc TQL của chuỗi NH Yaki trước năm 2019 58

Sơ đồ 2.6 Sơ đồ thiết kế công việc QL của chuỗi NH Yaki năm 2019 59

Hình 1.1 Mục đích của phân tích công việc 8

Hình 1.2 Các tiêu thức đo lường trong Bảng câu hỏi phân tích vị trí việc làm 13

Hình 1.3 Thang điểm tiêu thức đo lường trong Bảng câu hỏi phân tích công việc 14 Hình 1.4 Các bước tiến hành phân tích công việc 15

Hình 1.5 Bảng mô tả công việc và mô tả phân tích công việc mẫu (1) 22

Hình 1.6 Bảng mô tả công việc và mô tả phân tích công việc mẫu (2) 23

Hình 1.7 Năm đặc trưng cốt lõi của một công việc 25

Hình 2.1 Bên ngoài NH Yaki I 33

Hình 2.2.Bên trong NH Yaki I 34

Hình 2.3 Các món ăn trong NH Yaki I 34

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iv

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ, HÌNH ẢNH vi

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của đề tài 2

6 Kết cấu của đề tài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 4

1.1 Phân tích công việc 4

1.1.1 Khái quát về phân tích công việc 4

1.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 10

1.2 Thiết kế công việc 24

1.2.1 Thiết kế công việc 24

1.2.2 Thiết kế lại công việc 26

1.2.3 Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc 27

1.2.4 Quy trình thiết kế công việc cơ bản 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CHI NHÁNH TẠI CHUỖI NHÀ HÀNG YAKI 33

2.1 Giới thiệu về chuỗi NH Yaki 33

2.1.1 Khái quát chung về chuỗi NH Yaki 33

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của chuỗi NH Yaki 34

2.1.3 Đặc điểm kinh doanh của chuỗi NH Yaki 35

2.1.4 Bộ máy tổ chức của Chuỗi NH Yaki 36

2.1.5 Định hướng phát triển của chuỗi NH Yaki 39

2.2 Thực trạng công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki từ năm 2019 đến nay 40

2.2.1 Phân tích công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki từ năm 2019 đến nay 40

2.2.2 Thiết kế công việc QL CN cho chuỗi NH Yaki 58

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CHI NHÁNH TẠI CHUỖI NHÀ HÀNG YAKI 60

3.1 Kết luận 60

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công việc QL tại chuỗi NH Yaki 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay nghành dịch vụ đang có xu hướng ngày càng phát triển Các nghành dịch vụ phát triển mạnh có tác dụng thúc đẩy các nghành sản xuất vật chất, sử dụng tốt hơn các nguồn lao động trong nước, tạo thêm nhiều việc làm và làm thõa mãn nhiều nhu cầu của người dân Trong đó dịch vụ NH là hình thức kinh doanh đang ngày càng phát triển nhờ tính tiện lợi, nhanh gọn , đáp ứng được nhiều thực khách ở nhiều tầng lớp khác nhau Kinh doanh dịch vụ NH ngày nay không chỉ là hình thức phục vụ trực tiếp tại NH mà còn nhiều dịch vụ khác như dịch vụ đặt giữ chổ NH, dịch

vụ “đồ ăn mang về”, dịch vụ giao hàng tận nơi, dịch vụ Catering và còn nhiều dịch

vụ khác tạo nên chuỗi NH Kinh doanh nhiều dịch vụ đồng nghĩa với công tác QL phức tạp, đòi hỏi người đảm nhận công việc QL phải có được những phẩm chất, kỹ năng nghề nghiệp cần thiết

Xâm nhập vào thị trường ngành dịch vụ ăn uống năm 2013, Chuỗi NH Yaki tự tin trở thành chuỗi NH đứng đầu khu vực phía Namvà bước phát triển đầu tiên là tạo thêm nhiều dịch vụ cho chuỗi NH Để đạt được mục tiêu để ra, chuỗi NH Yaki cần một trong những yếu tố để thành công đó là hoàn thiện công tác QL NH Vi lý do này

mà em đã chọn đề tài đồ án mang tên “PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CHI NHÁNH CHO CHUỖI NHÀ HÀNG YAKI GIAI ĐOẠN 2019 ĐẾN NAY“

2 Mục tiêu đề tài

Phân tích công việc QL CN hiện tại của chuỗi NH Yaki, nhận thấy những lợi ích và hạn chế, thiết kế công việc QL CN và đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là công tác hoàn thiện công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki

* Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đồ án tập trung phân tích, thiết kế lại công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki Đề xuất một số giải pháp giúp hoàn thiện công việc QL CN tại chuỗi NH Yaki

- Về không gian: Đồ án nghiên cứu tại các CN của chuỗi NH Yaki

- Về thời gian: Thời gian sử dụng các thông tin để phân tích trong giai đoạn năm trước năm 2019 và giai đoạn năm 2019 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập thông tin

Đồ án sử dụng các thông tin được thu thập thông qua các tài liệu liên quan đến công việc QL tại chuỗi NH Yaki

4.2 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Tham khảo, nghiên cứu một số tài liệu, sách, báo, các trang mạng trên cơ sở tiến hành phân tích và thiết kế công việc QL tại chuỗi NH Yaki

4.3 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Đến tại các CN của chuỗi NH Yaki để khảo sát hệ thống tổ chức và làm việc của NH Tìm hiểu về công việc QL tại các CN để lấy thông tin làm đồ án

4.4 Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia

Để thực hiện đồ án này em đã tham khảo ý kiến và nhờ đến sự giúp đỡ, chỉ dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Quỳnh Như, khoa Quản trị Kinh doanh Tham khảo ý kiến của người QL chuỗi NH Yaki và các đồng nghiệp làm việc trong NH cùng một

số người có kinh nghiệm trong lĩnh vực QL NH

5 Ý nghĩa của đề tài

Đồ án cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc QL, các công việc cần phải thực hiện, các tiêu chuẩn cần được đáp ứng, những kiến thức

và kỹ năng cần được trang bị để thực hiện tốt công việc QL của một NH

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, đồ án được chia bố cục theo 3 chương sau:

Chương 1:Cơ sở lý thuyết về phân tích và thiết kế công việc

Chương 2: Thực trạng công việc QL tại chuỗi NH Yaki

Chương 3:Kết luận và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công việc QL tại chuỗi

NH Yaki

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ

THIẾT KẾ CÔNG VIỆC 1.1 Phân tích công việc

1.1.1 Khái quát về phân tích công việc

Phân tích công việc là công việc đầu tiên phải biết của mọi nhà quản trị nhân lực Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc

bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay

bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất

1.1.1.1 Các khái niệm về vị trí, công việc và nghề nghiệp

Vị trí làm việc, công việc và nghề nghiệp tương ứng với các cấp độ khác nhau trong hệ thống việc làm

Vị trí làm việc là đơn vị cụ thế nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định Thông thường, có bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí phải đảm bảo tính liên tục về thời gian (làm việc 24/24 giờ trong ngày) Trong những trường hợp này, có thể nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí làm việc

Theo nghị định số 41/2012/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập: ”Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ QL tương ứng; là căn cứ xác định số người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và QL viên chức trong đơn

vị sự nghiệp công lập.”

Công việc, được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan Công việc là tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có

Công việc bao gồm những công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được mục tiêu của mình Thực hiện công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức đồng

thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thõa mãn và thái độ của họ trong lao động

Nghề - được hiểu là một tập hợp công việc có những đặc điểm chung về nội dung và có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động về năng lực cần có để thực hiện các hoạt động đó Đây là một khái niệm tổng quát hơn, trừu tượng hơn khái niệm công việc

Hệ thống nghề, được hiểu là một tập hợp nghề trong cơ quan cùng hướng tới một mục đích nhất định

Trong hệ thống nghề “QL”, người ta đã phân thành nhiều nghề khác nhau như giám đốc, kế toán, tổ chức…

Nghề kế toán là tập hợp các công việc khác nhau: Kế toán lương, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp…

Ví dụ: Hai người làm kế toán cùng làm công việc là kế toán chi phí, nhưng một người chuyên về theo dõi chi phí lưu động, người kia ở vị trí chuyên theo dõi về chi phí cố định

1.1.1.2 Khái niệm và tác dụng của phân tích công việc

* Khái niệm

Phân tích công việc là việc nghiên cứu nội dung công việc trong hoàn cảnh cụ thể mà công việc được thực hiện, bằng các bằng cấp cần thiết đề thực hiện trách nhiệm công việc

Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó , các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về hoạt động nào cần được thực hiện; các máy móc, công cụ, hoặc thiết bị nào được sử dụng; yêu cầu tương tác giữa các bộ

phận nào với nhau; các điều kiện xã hội, điều kiện làm việc, công tác đào tạo, kỹ năng

và khả năng cần có để thực hiện công việc Mặc dù những thuật ngữ được sử dụng có thể khác nhau trong cách tiếp cận phân tích công việc khác nhau, tuy nhiên các mục cần thiết để cung cấp thông tin cho phân tích công việc là như nhau Thông tin này được sử dụng thiết lập nên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

* Tác dụng của phân tích công việc

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân lực Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Tác dụng từ các thông tin từ bảng phân tích công việc:

Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo

Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên

Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiêt cho mỗi công việc

Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn cho người lao động Nếu những yếu tố có hại không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng

1.1.1.3 Các hình thức phân tích hệ thống việc làm

* Phân tích nhiệm vụ

Phân tích nhiệm vụ nhằm trả lời câu hỏi “Cái gì” sẽ được thực hiện Các nhiệm

vụ là phạm vi hoạt động riêng trong một công việc Phân tích nhiệm vụ, về cơ bản, là

xác định mỗi nhiệm vụ được thực hiện như thế nào và làm cách nào để tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ đó phối hợp với nhau trong một công việc

Các yêu cầu thực hiện của một nhiệm vụ cần có: Thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, sự chính xác trong trong thực hiện nhiệm vụ về mặt đặc trưng kỹ thuật, lợi ích của sản xuất hoặc đặc tính về chất lượng

* Phân tích nhân công

Phân tích nhân công là xác định ai sẽ thực hiện công việc đó Chính xác hơn, công nhân phải có phẩm chất và đặc trưng nào để thõa mãn yêu cầu công việc, có khả năng đáp ứng công việc như thế nào và với những khả năng đáp ứng trong công việc như vậy họ sẽ hưởng lương như thế nào?

Công việc đòi hỏi công nhân phải có khả năng và trình độ tay nghề nhất định Tuy nhiên, hai điều này có những đặc điểm khác nhau Một công nhân có thể đủ trình

độ tay nghề thực hiện nhiều nhiệm vụ riêng lẻ, song người đó có thể không đủ khả năng đối phó với các sai lầm của nhiệm vụ hoặc kiểm tra giám sát nhiệm vụ đó một cách đầy đủ

Một số công việc đòi hỏi lao động chân tay và phải có sức khỏe ở một mức độ nào đó Yêu cầu về sức khỏe này được xem xét không những để đặt người công nhân đúng vào vị trí công việc, mà còn đặt ra yêu cầu về sức chịu đựng căng thẳng đầu óc nữa

* Phân tích môi trường

Phân tích môi trường chú ý đến vị trí vật lý của công việc trong sản xuất hoặc dịch vụ và các điều kiện môi trường làm việc Các điều kiện môi trường gồm có những yếu tố như nhiệt độ, ánh sáng, độ thoáng mát và tiếng ồn vừa phải

Ví dụ: Sản xuất vi mạch điện tử yêu cầu phải có một môi trường sạch, khí hậu được điều hòa và kín Các công việc tỉ mỉ như trạm trổ hay thêu máy đòi hỏi phải có ánh sáng thích hợp Một số công việc sinh ra bụi như xơ bông trong dệt vải thì cần phải thông gió tốt…

Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự

phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá

được chính xác yêu cầu của các công việc đó Do đó, không thể trả lương, kích thích

họ kịp thời, chính xác

Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, cung cấp đầy

đủ thông tin về công việc và người thực hiện công việc Khi phân tích công việc phải xây dựng hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Hai bản này là cơ sở thực hiện các công tác quản trị nhân lực

Hình 1.1 Mục đích của phân tích công việc

Đối với nhà quản trị:

 Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại công nhân cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo

 Bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản trị nhân lực Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn đúng người cho các công việc ở điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn Lựa chọn và hoàn thành việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo, kên kế hoạch bổ nhiệm

và thuyên chuyển công tác cho nhân viên

 Xây dựng hệ thống đanh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc

 Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn của người lao động Nếu những yếu tố cố hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng

 Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển, thăng chức,

và thưởng phạt nhân viên

 Loại bỏ bất bình đẵng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

 Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thưởng

 Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác

 Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ

 Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

Tóm lại, không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác được các yêu cầu của các công việc, không thể kích thích nhân viên kịp thời, chính xác

Đối với nhân viên:

 Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được nội dung yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm của công việc để tạo điều kiện cho nhân viên phấn đấu vào chức danh họ mong muốn

 Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất

Khi nào cần phân tích công việc:

 Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lầm đầu tiên, giúp các tổ chức cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả

 Khi cần có thêm một số công việc mới

 Khi công việc phải thay đổi do cải tiến công tác QL, ứng dụng khoa học

kỹ thuật mới

1.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng khen thưởng, tầm quan trọng của doanh nghiệp, các yếu tố của doanh nghiệp, sự cố gắng về thực lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như phương pháp làm việc, các quan hệ trong công việc, cách thức làm việc với khách hàng, thu thập xử lý các loại số liệu, các loại máy móc thiết bị cần thiết

Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vần, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc

Thông tin về các loại máy móc thiết bị tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, tính năng, tác dụng của các trang thiết bị kỹ thuật, cách thức

sử dụng bảo quản tại nơi làm việc

Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiệc công việc đối với nhân viên bao gồm cả các quy định đối với nhân viên và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc đối với nhân viên

Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc Khi thu thập phân tích công việc, cần chú ý là không những cần làm rõ những

gì người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì người lao động phải thực hiện Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc Không có phương pháp nào nào là phù hợp với mọi tình huống,

bởi vì mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng.Người phân tích công việc có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương pháp trong số các phương pháp sau đây:

1.1.2.1 Quan sát

Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau trong công việc Các thông tin thường được ghi chép lại theo mẫu phiếu được quy định trước

Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu được các thông tin phong phú và thực tế về công việc, tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát Đồng thời, có một số thể không thể

dễ dàng quan sát được, cung như các công việc chủ yếu liên quan đến các hoạt động trí não và giải quyết vấn đề chẳng hạn như các nghề chuyên môn và kỹ thuật có thể không biểu lộ ra ngoại nhiều hành vi để quan sát

1.1.2.2 Ghi chép các sự kiện quan trọng

Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả, thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và đòi hỏi của công việc

Phương pháp này cho thấy sự linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều vị trí khác nhau, tuy nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hóa và phân loại các sự kiện, đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình

để thực hiện công việc Các phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc

1.1.2.4 Phỏng vấn

Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát thực hiện công việc của người lao động ( chẳng hạn công việc của người QL, kiến trúc sư…) thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn Qua phỏng vấn người lao động sẽ cho biết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào

Cũng giống như trong phương pháp quan sát, các thông tin được ghi lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng một công việc và có thể tìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn nhiều thời gian

1.1.2.5 Sử dụng các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn (Phiếu điều tra)

Trong phương pháp này người lao động sẽ nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và các điều kiện

có liên quan đến công việc mà họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó Mỗi nhiệm vụ hay hành vi đều được đánh giá theo cấp độ: Có được thực hiện hay không được thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện và quan hệ đối với sự thực hiện công việc nói chung Bản câu hỏi được thiết kế sẵn là phương pháp phân tích công việc được sử dụng rộng rãi ngày nay Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi công việc thay đổi, do đó thích hợp với việc xử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng lớn các thông tin Việc thu thập thông tin có thể được thực hiện dễ dàng hơn các phương pháp khác và ít tốn phí Tuy nhiên, việc thiết kế bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian và đắt tiền Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ dàng gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi

Bản câu hỏi có thể được thiết kế dưới rất nhiều dạng ở mức độ chi tiết khác nhau Ở các nước tiên tiến, một trong những bản câu hỏi được sử dụng rộng rãi ngày nay là bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm (PAQ), được Ernest Me Cormick và các đồng nghiệp của mình ở trường đại học Purdue thiết kế PAQ là một bản câu hỏi phân tích công việc hướng vào các hành vị lao động, bao gồm 195 yếu tố công việc để đo sáu mặt chính của một công việc

Bản câu hỏi này đòi hỏi người phân tích phải đánh giá công việc theo các yếu

tố và thường là theo một than điểm từ 1 đến 5

PAQ được nghiên cứu và thiết kế cẩn thận, cho phép so sánh thống kê giữa các công việc, tuy nhiên nó là một danh mục câu hỏi rất dài và đòi hỏi khả năng đọc ở trình độ đại học nhưng nó là một công cụ rất hữu ích cho việc xác định các khoản mức lương vì nó cho phép đánh giá giá trị các công việc bằng điểm

Hình 1.2 Các tiêu thức đo lường trong Bảng câu hỏi phân tích vị trí việc làm

Hình 1.3 Thang điểm tiêu thức đo lường trong Bảng câu hỏi phân tích công

việc

1.1.2.6 Hội thảo chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp phân tích công việc trong đó các chuyên gia ( gồm những công nhân lành nghề, Những người am hiểu về công việc, những người lãnh đạo cấp trung gian, các bộ phận ) được mời dự một cuộc họp để thảo luận

về những công việc cần phải tìm hiểu Các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ các cuộc phỏng vấn và các phương pháp trên Ngoài ra quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ cả những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của các thành viên trong hội thảo Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, xây dựng các phiếu đánh giá thực hiện công việc… Phương pháp này khá đắt và tốn nhiều thời gian Nhìn chung, phân tích công việc là một phần quan trọng của quản trị nhân lực Thông tin phân tích công việc là tư liệu cần thiết để phát triển chương trình đào tạo và hệ thống đánh giá thành tích Thêm vào đó, những thông tin này có thể trợ giúp người giám sát và nhân viên xác định rõ vai trò của mình, giảm thiểu các mâu thuẫn và vướng mắc trong quan hệ, Thông tin phân tích công việc có thể được sử dụng để xác định các công việ

tương tự nhau và vì vậy nó làm cơ sở để bố trí, luân chuyển, đào tạo nhân viên với mức chi phí thấp nhất Tương tự, dữ liệu này cũng có thể được sử dụng để xác định các định hướng nghề nghiệp cho nhân viên

Người đi phân tích công việc, thường được gọi là nhà phân tích công việc, có thể là thành viên của ban tham mưu về tại nguyên con người, thành viên của đơn vị nơi mà công việc đang được phân tích, thành viên của nhóm kỹ sư công nghiệp hoặc

là một chuyên gia bên ngoài được thuê cho một dự án cơ sở

1.1.3 Các bước tiến hành phân tích công việc

Tiến hành phân tích công việc sẽ gồm các bước sau:

Hình 1.4 Các bước tiến hành phân tích công việc

Trước khi phân tích công việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ công việc càng nhiều càng tốt bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với các cá nhân quen thuộc với công việc đó Nên giới thiệu chuyên gia phân tích với công nhân và giải thích lý do của phân tích công việc Mặc dù thái độ của người công nhân không ảnh hưởng gì đến nhà phân tích, nhưng nhà phân tích phải cố gắng tạo ra sự tin tưởng đối với người công nhân Thất bại trong việc này dễ làm trì trệ công việc

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Cần phải biết được mục đích của việc sử dụng thông tin thì chúng ta mới biết được phương pháp chúng ta cần sử dụng để thu thập thông tin là gì

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Tiếp theo nhà phân tích cần xem lại những thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức,

sơ đồ tiến trình công việc và bản mô tả công việc hiện có ( nếu có ) Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có liên hệ với các công việc khác như thế nào, chức vụ và quyền hạn ra sao Sơ đồ tiến trình công việc hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc giúp nhà quản trị hiểu rõ chi tiết từ đầu vào đến đầu ra của công việc Sau bản

mô tả công việc hiện thời ( nếu có ), sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bản mô tả công việc hoàn chỉnh hơn

Bước 3: Lựa chọn các thông tin tiêu biểu

Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau Điều này sẽ giúp nhà phân tích tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc phân tích công việc trong dây chuyền sản xuất

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Dùng các phương pháp đã nêu để thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng…

Bước 5: Kiểm tra lại các thông tin với các thành viên

Cần kiểm tra lại những thông tin đã thu thập được với những công nhân trực tiếp đảm nhận công việc đó và các bên có liên quan Điều này giúp nhận được sự nhất trí, đồng tình của mọi người, đặc biệt là những người đảm nhận công việc đó vì chính

họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện

Bước 6: Triển khai xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công

việc Sau khi hoàn thành mô tả phân tích công việc, nhà quản trị cần phải xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc

1.1.3.1 Bảng mô tả công việc

a Khái niệm và ý nghĩa của bảng mô tả công việc

* Khái niệm

Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các

tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng

ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm của người đảm nhận công việc đó

* Ý nghĩa của bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc có những ý nghĩa như sau:

 Để cá nhân đảm nhận công việc đó biết được họ cần phải làm gì

 Định ra các yêu cầu về các tiêu chuẩn và mục tiêu cho cá nhân đảm nhận công việc đó

 Công việc không bị lặp lại do một cá nhân khác thực hiện

 Tránh được các tình huống đụng chạm khi bản thân quyền hạn của công việc không cho phép

 Để tất cả mọi người cùng biết ái sẽ làm công việc này và nhiệm vụ của họ

là sẽ làm những gì

Không có bất kỳ một bản tiêu chuẩn công việc mẫu nào vì có rất nhiều công việc khác nhau Tuy nhiện, một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả sẽ có được những thông tin như sau:

 Tên công việc của cá nhân được tuyển vào công việc đó, vị trí của công việc đó trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố, quận, phường, nhà máy, phòng, máy móc thiết bị…

 Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác cá nhân nào sẽ là người thực hiện công việc đó, cá nhân đó sẽ tiến hành công việc này ra sao và tại sao phải thực hiện những việc đó Xác định được phạm vi và mục đích của công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm

vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc và các ví dụ cụ thể phải được diễn đạt một cách trình tự theo thời gian hoặc theo tính logic

 Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kỹ năng về mặt tinh thần gồm có nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm đối với công việc và những

kỹ năng về mặt thể chất cũng như điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng cần có trong bản mô tả công việc

 Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Những tiêu chuẩn đối với thực hiện công việc sẽ giúp những nhà phân tích công việc loại bỏ những yếu tố không rõ ràng như những yêu cầu cần phải thực hiện công việc đó ở mức độ tốt như thế nào

b Nội dung của bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc được tiến hành theo bốn bước như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Việc chuẩn bị trước khi hành động luôn mang lại kết quả tốt hơn Khi chuẩn bị lập kế hoạch phân tích công việc cần phải xác định được các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá Bước lập kế hoạch có công việc cụ thể như:

 Công việc đó có những nhiệm vụ là gì?

 Cá nhân đảm nhận công việc đó cần phải có trách nhiệm như thế nào đối với công việc?

 Kết quả của công việc được kiểm tra và đánh giá như thế nào?

Bước 2: Thu thập thông tin

Điều quan trọng cần làm là thu thập thông tin một cách đầy đủ để có thể đặt công việc đang phân tích vào trong hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác

có trong tổ chức và thông báo về mối quan hệ đến các bên liên quan Vị trí của công việc sẽ được miêu tả rõ nhất thông qua sơ đồ

Bước 3: Phát thảo bảng mô tả công việc

Điều quan trọng cần làm là thu thập thông tin một cách đầy đủ để có thể đặt công việc đang phân tích vào trong hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác

có trong tổ chức và thông báo về mối quan hệ đến các bên liên quan Vị trí của công việc sẽ được miêu tả rõ nhất thông qua sơ đồ

Bước 4: Phê chuẩn bảng mô tả công việc

Cá nhân đảm nhận công việc và người QL công việc đó phải cùng nhất trí về văn bản mô tả công việc được đưa ra Cá nhân đảm nhận công việc và người giám sát hoặc người QL công việc đó phải thống nhất cách giải quyết với nhau khi mà cá nhân đảm nhận công việc đó gặp những khó khăn cần phải giải quyết trong công việc Người QL cần phải chỉ đạo cấp dưới – cá nhân đảm nhận công việc – cùng nhau thống nhất về bản mô tả công việc, hợp tác để công việc được tiến hành thuận lợi,

không xuất hiện sự cố trong quá trình làm việc cũng như công việc không bị chồng chéo lên nhau

1.1.3.2 Bảng mô tả tiêu chuẩn công việc

a Khái niệm

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệp nghề nghiệp, khả năng giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp, khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ và nhiều kỹ năng mềm khác…, các đặc điểm của cá nhân cần có như tính cách, phẩm chất đạo đức… đề phù hợp với công việc Bản mô tả tiêu chuẩn giúp cho bản thân các doanh nghiệp, các ông chủ, các nhà QL biết được doanh nghiệp của mình cần những cá nhân có những tiêu chuẩn nào để thực hiện công việc một cách tốt nhất

Bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc tạo ra cơ sở cho các chức năng quản trị nguồn nhân lực Một người QL hiểu được những yêu cầu này là người sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc tuyển dụng những cá nhân phù hợp với từng vị trí công việc của doanh nghiệp của mình trong thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai dài hạn

b Nội dung chính của bảng mô tả công việc

Các công việc vốn rất đa dạng nên tiêu chuẩn của từng công việc cũng rất đa dạng và phong phú

Nhìn chung một bản mô tả tiêu chuẩn công việc đầy đủ bao gồm những yếu tố sau:

 Trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ và các khóa học đã được đào tạo

 Các môn học chủ yếu của các khóa học đã được đào tạo, kết quả thi của các môn học chủ yếu và điểm tốt nghiệp Khả năng về ngoại ngữ: bao gồm những ngoại ngữ gì, khả năng nghe, nói, đọc, viết

 Số năm kinh nghiệm trong nghề và những thành tựu đã được được

 Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, các năng khiếu đặc biệt và những yêu cầu đặc biệt khác

 Hoàn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân

 Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

Phân tích công việc có thể được thực hiện bởi nhiều lý do Các thông tin trong bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc được sử dụng rất nhiều trong

các chức năng nguồn nhân lực Một số tác dụng chính của việc sử dụng thông tin của phân tích công việc có thể kể đến như sau:

 Lập kế hoạch nguồn nhân lực: Sử dụng thông tin phân tích công việc để đưa ra các loại công việc

 Tuyển mộ: Sử dụng thông tin phân tích công việc để mô tả công việc đang cần tuyển dụng và làm quảng cáo cho các vị trí công việc mới

 Tuyển chọn: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xác định các kỹ năng và các hoạt động, phục vụ cho việc làm tiêu chuẩn đưa ra quyết định lựa chọn cho các ứng viên

 Định hướng: Sử dụng thông tin phân tích công việc để giúp cho các cá nhân đảm nhận công việc biết được những công việc mà họ cần phải làm

 Đánh giá thực hiện công việc: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xác định được các tiêu chuẩn mà mục đích của công việc đặt ra từ đó đưa

ra đánh giá đối với cá nhân đảm nhận công việc

 Trả thù lao: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xác định được giá trị của công việc mang lại và dựa vào cơ sở đó để đưa ra cơ cấu về tiền lương

 Đào tạo: Sử dụng thông tin phân tích công việc để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo trong công việc thông qua việc xác định những hoạt động mà yêu cầu bản thân người lao động cần phải có kỹ năng thì mới thực hiện được

 Kỷ luật: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xác định các tiêu chuẩn

mà bản thân người lao động có thể thực hiện được trong và ngoài công việc

 An toàn lao động: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xem xet các quy trình làm việc có an toàn hay không nhằm tìm cách thay đổi hoặc chấm dứt nếu như công việc không an toàn

 Thiết kế lại công việc: Sử dụng thông tin phân tích công việc để phân tích các đặc trưng của công việc cần phải thay đổi trong quá trình thiết kế lại công việc

 Bảo vệ vè mặt pháp luật: Sử dụng thông tin phân tích công việc để xác định các công việc cơ bản mà bản thân người lao động phải thực hiện và điểu này có ích cho việc các vụ tranh chấp, khiếu nại… về công việc say này

Hình 1.5 Bảng mô tả công việc và mô tả phân tích công việc mẫu (1)

Hình 1.6 Bảng mô tả công việc và mô tả phân tích công việc mẫu (2)

1.2 Thiết kế công việc

Trong thiết kế công việc có thiết kế công việc mới và thiết kế lại công việc

1.2.1 Thiết kế công việc

* Khái niệm thiết kế công việc

Thiết kế công việc là một công việc khó khăn mà tổ chức cần phải triển khai bởi

nó liên quan rất nhiều đến quá trình quản trị nguồn nhân lực Có thể nói như sau, thiết

kế công việc là việc thực hiện một loạt các công việc nối tiếp nhau nhằm thiết lập nên những giá trị cho mỗi thành viên của tổ chức và những điều kiện vật chất cụ thể để mỗi thành viên có thể thi hành những trách nhiệm của mình

Thiết kế công việc là việc xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ, những trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện lao động khoa học nhất cho phép,

để từ đó đưa ra những tiêu chuẩn về sự hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc đó

Kết quả của quá trình thiết kế công việc là sẽ cho chúng ta nội dung của công việc Nội dung của công việc là thiếp lập nên các hoạt động để thực hiện được công việc bao gồm có nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc được thực hiện, những thiết bị, máy móc và công cụ sẽ được sử dụng và sự tương tác với những cá nhân đảm nhận những công việc khác

Khía cạnh của thiết kế công việc là sự sắp xếp những điều kiện vật chất làm việc xung quanh công việc Những ví dụ về điều kiện làm việc như là nhiệt độ trong phòng làm việc phù hợp, hay ánh sáng hay các điều kiện về an toàn lao động Những điều kiện này chính là một phần của thiết kế công việc

* Nội dung của thiết kế công việc

Nội dung công việc chính là trung tâm của thiết kế công việc và có liên quan đến những quy trình khác trong quá trình quản trị nhân lực Ví dụ như, thông qua nội dung công việc ta có thể xác địch cá nhân đảm nhận công việc này cần phải có những kiến thức gì, những kỹ năng cần có để đảm bảo thực hiện công việc hiệu quả

Công việc đào tạo cho những cá nhân đảm nhận các công việc khác nhau sẽ cần thiết cho các công việc khác nhau Đánh giá hiệu suất làm việc của một cá nhân sẽ dựa trên việc cá nhân đảm nhận công việc đó thực hiện các nội dung công việc tốt như thế nào Lương được chi trả sẽ dựa vào tính phức tạp trong nội dung công việc

mà cá nhân đó đảm nhận thực hiện Nội dung của công việc là vấn đề thường xuyên xuất hiện trong các cuộc tranh luận giữa những người QL và công đoàn lao động

Có nhiều cách để thiết lập nên một nội dung công việc Trong đó, nội dung công việc có thể được nhìn nhận trong giới hạn của năm đặc trưng cốt lõi trong công việc

Hình 1.7 Năm đặc trưng cốt lõi của một công việc

 Sự đa dạng kỹ năng là mức độ mà công việc yêu cầu sự đa dạng từ những hoạt động khác trong việc thực hiện công việc bao gồm việc sử dụng một

số kỹ năng và tài năng khác của con người

 Xác định nhiệm vụ là mức độ yêu cầu hoàn thành “toàn bộ” công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc với kết quả rõ ràng

 Ý nghĩa nhiệm vụ là mức độ mà công việc tác động cuộc sống của cá nhân đảm nhận công việc đó

 Khả năng tự quản là khả năng làm việc mang tính chất độc lập với những công việc khác nhau và cá nhân đảm nhận phải thận trọng trong việc hoạch định và xác định những thủ tục sẽ được sử dụng trong công việc

 Sự phản hồi từ việc thực hiện công việc là mức độ yêu cầu cung cấp thông tin trực tiếp và rõ ràng từ việc việc thực hiện những hoạt động trong công việc

 Những đặc trưng này có thể xuất hiện với những mức độ khác nhau trong công việc

 Công việc khác có thể độc lập cao nhưng không đủ cho sự đa dạng các kỹ năng và đồng nhất nhiệm vụ và những đặc trưng này liên quan trực tiếp đến kết quả cụ thể của cá nhân và tổ chức

1.2.2 Thiết kế lại công việc

* Khái niệm thiết kế lại công việc

Thiết kế lại công việc là sự thay đổi lại một cách hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn cần hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối với cá nhân đảm nhận công việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc hoặc động cơ làm việc

Các lý do phải thiết kế lại công việc gồm có:

 Qua phân tích công việc sẽ phát hiện được những tồn tại và sự thiếu hấp dẫn do đó cần thiết phải thiết kế lại công việc để tăng động cơ làm việc và tăng tính hấp dẫn của nó Sau khi chỉ ra tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến sức khỏe và an toàn lao động trong quá trình làm việc thì cần thiết phải thiết kế lại để trừ bỏ chúng đi

 Thiết kế lại công việc, một mặt là để sử dụng những khả năng sẵn có về nhân lực và phương tiện của doanh nghiệp và mặt khác là sẽ thay đổi mức thù lao để động viên kịp thời người lao động nâng cao hiệu quả thực hiện công việc

 Trong thực tế cùng với sự tiến bộ của Khoa học – Kỹ thuật nhiều nghề mới đã xuất hiện thì việc thiết kế lại công việc là một việc làm tất yếu khách quan

* Nội dung thiết kế lại công việc

Quá trình thiết kế lại công việc rất phức tạp, đòi hỏi phải xem xét nhiều khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như: Sự phù hợp của công việc với mục tiêu của doanh nghiệp, tối đa hóa sự nhiệt huyết và đam mê làm việc của nhân viên, việc thực hiện định mức các tiêu chuẩn đặc ra, sự kết hợp giữa kỹ năng và trình độ của công nhân viên với những yêu cầu mới của công việc…

Bất kỳ sự xem nhẹ hay bỏ qua một khía cạnh nào đều có ảnh hưởng đến hiệu quả, năng suất công việc cũng như sự thõa mãn của nhân viên

Để thiết kế lại công việc cần chia các yếu tố thành 3 loại như sau:

Bảng 1.1 Ba loại yếu tố của một công việc

đòi hỏi hay thói

quen tốt của nhân

viên

 Khả năng và tính

có thể chấp nhận của nhân viên (giờ làm việc, giờ nghỉ ngơi, sự mong muốn giải trí và học tập)

 Điều kiện lao động, tiện nghi

 Khung cảnh văn hóa xã hội

 Bảo đảm phát tiển con người toàn diện

 Tính tự chủ của công việc

 Tính đa dạng của công việc

 Ý nghĩa của công việc

Ngoài ra thiết kế lại công việc còn gồm sự xem xét các điều kiện làm việc cần thiết cho nhân viên làm việc như: các yêu cầu về an toàn lao động, điều kiện không khí và các điều kiện vật lý khác

1.2.3 Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại công việc