Phân tích công việc của nhân viên kinh doanh công ty TNHH Minh Giang

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động,bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quản trị nhân sự.

Lời mở đầu

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và toàn cầu hóa kinh tế, yếu tố con người và vấn đề quản lý con người đang ngày được quan tâm chú trọng như là yếu tố chính quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào Chỉ khi nguồn nhân lực được sử dụng một cách hiệu quả thì tổ chức ấy mới có thể hoạt động một cách tốt nhất và đạt được những thành công:

“con người là nguồn lực của mọi nguồn lực” Tổ chức hình thành nên bời con người là nguồn lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ lao động phù hợp

về cả số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp

lý, hiệu quả, công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản

lý nhân sự phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động,bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quản trị nhân sự

Để làm rõ và cụ thể hơn về phương pháp phân tích công việc, em chọn đề tài cho bài thực hành là “ Phân tích công việc của nhân viên kinh doanh công ty TNHH Minh Giang”

Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn,…

em đã tìm hiểu , nghiên cứu vấn đề này, nhưng do hạn chế vè kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong sự đóng góp ý kiến của cô giáo

Em chân thành cảm ơn!

Bài làm gồm có 3 phần:

Phần 1: lời mở đầu

Phần 2: Phần nội dung: gồm có 2 chương:

Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Minh Giang

Chương II: Khảo sát thực tế

Phần 3: Kết luận

Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Minh Giang

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2 Tên, hình thức, trụ sở, thời gian hoạt động

Công ty TNHH Minh Giang là doanh nghiệp được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102001387 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố

Hà Nội cấp ngày 27 tháng 10 năm 2000 Đăng ký thay đổi lần thứ 08 ngày 14 tháng 03 năm 2011

Trong quá trình hoạt động và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh đã không ngừng phát triển Từ khi thành lập (27/10/2000) đến nay, Công ty là chủ đầu tư của nhiều dự án lớn trong nước (tại các tỉnh Vĩnh Phúc, Lào Cai, Hà Nội) và nước ngoài (tại Campuchia)

Qua 12 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH Minh Giang đã xây dựng được một đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn giỏi và hệ thống cộng tác viên gồm các chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực đầu tư xây dựng, khoa học công nghệ và tài chính; thêm vào đó, với việc đầu tư thực hiện nhiều dự án có quy mô lớn (trong đó, có các dự án đô thị và nhà ở tại địa bàn huyện Mê Linh, thành phố

Hà Nội, dự án đầu tư xây dựng Khu du lịch sinh thái Âu Cơ tại thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) đã mang lại cho Công ty nhiều kinh nghiệm quý báu và nguồn năng lực tài chính dồi dào để có thể tiếp tục đầu tư thực hiện các dự án có quy mô lớn hơn

Với nguồn lực mạnh mẽ về con người, tài chính và kinh nghiệm trong công tác đầu tư dự án, Công ty TNHH Minh Giang tự tin tham gia đầu tư vào các chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội của địa phương nhằm góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển chung của Thủ đô và đất nước

* Tên công ty:

- Tên tiếng việt: Công ty TNHH Minh Giang

- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: MINH GIANG COMPANY LIMITED

- Tên công ty viết tắt: MG CO.LTD

* Địa chỉ trụ sở chính: Số 20 lô A, khu X3, xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, Hà Nội.

- Điện thoại: (04) 7850516

- Fax: 04.7850517

- Mail :congtyminhgiang@yahoo.com.vn

- Website: Minhgiang@minhgianggroup.vn

*Thời hạn hoạt động: bắt đầu từ ngày thành lập, ngày 27/10/2000 và vô thời hạn

3 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở, trung tâm thương mại;

- Kinh doanh bất động sản;

- Xây dựng công nghiệp dân dụng, các công trình giao thông thuỷ lợi;

- Sản xuất và buôn bán đồ gỗ nội thất, trồng rừng, khai thác, chế biến và mua bán khoáng sản,…

4 Sơ đồ máy tổ chức công ty

Chương II: Khảo sát thực tế

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC I PHÓ GIÁM ĐỐC II PHÓ GIÁM ĐỐC III

PHÒNG

ĐẦU TƯ

PHÒNG QUY HOẠCH THIẾT KẾ

PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

BAN

QLDA CẦU DIỄN

BAN QLDA MINH GIANG ĐẦM VÀ

BAN QLDA ÂU CƠ

SÀN FIAO DỊCH ĐBS

NHÀ MÁY HÒA LẠC

1.Chuẩn bị phân tích công việc

1.1 Xác định mục đích phân tích công việc

- Tìm hiểu về công ty

- Tìm hiểu về công việc của nhân viên phòng kinh doanh

- Hoàn thiện bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc trong công ty

1.2 Xác định công việc cần phân tích

- Tên công việc: công việc của nhân viên kinh doanh(phòng kinh doanh)

- Vị trí công việc trong quy trình công nghệ: là khâu quyết định đến quá trình tiêu thụ sản phẩm

1.3 Giải trình cách lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thông tin.

- Do tính chất của công việc phòng kinh doanh có phạm vi thông tin rộng và phức tạp, công việc thì đa dạng về nhiều lĩnh vực nên em chọn sự kết hợp của nhiều phương pháp sau:

+ Phỏng vấn trực tiếp

+ Lấy tài liệu trên mạng

+ Điều tra bẳng phiếu hỏi

*Thiết kế mẫu thu thập thông tin

- Đối tượng thu thập thông tin:

+ Trưởng phòng kinh doanh

+ Các nhân viên phòng kinh doanh

+ Cán bộ quản lý

+ Một số đối tượng khác

-Phiếu điều tra về phân tích công việc:

Phiếu câu hỏi điều tra phân tích công việc

Chào anh(chị), em là sinh viên trường Đại học Lao động – Xã hội Em đang làm

bài thực hành về đề tài “ Phân tích công việc của nhân viên kinh doanh” Xin

anh(chị) vui lòng dành ít thời gian quý báu để trả lời giúp em một số câu hỏi dưới đây:

Xin vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân của anh(chị):

-Ngày 22 tháng 10 năm 2012

-Tên :………

- Tuổi :………

-Chức danh công việc :………

-Bộ phận làm việc :………

Mục đích của bảng hỏi: Thu thập thông tin về phân tích công việc nhằm hoàn

thiện kết quả phân tích công việc của nhân viên phòng kinh doanh của công ty Rất mong sự hợp tác của anh(chị), những thông tin do anh(chị) cung cấp sẽ được đảm bảo bí mật

Nội dung của bảng hỏi:

1.Vai trò và mục đích của công việc:

……… 2.Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thưc hiện công việc:

………

3 Các công việc chính mà anh(chị) chịu trách nhiệm chính:

………

4 Trình độ chuyên môn:

A Trên đại học B Đại học

C Cao đẳng D Trung cấp

5 Ngoại ngữ cần thiết:

A Tiếng anh B.Tiêng trung

C Tiếng Nhật D không cần thiết

6 Tốt nghiệp chuyên ngành:

A Chuyên ngành thiết kế C Chuyên ngành quản lý

B Chuyên ngành Kinh tế D Chuyên ngành khác

7 Thiết bị sử dụng trong công việc:

A Điện thoại C Máy in, máy photo, máy fax

B Máy vi tính D Các thiết bị khác

8 Các kỹ năng cần thiết:

A Giao tiếp B Vi tính

C Thuyết trình D Tổ chức

9 Vui lòng cho biết mức lương hiện tại của anh(chị):

A Dưới 5 triệu B Từ 5 – 8 triệu

C Từ 8 – 10 triệu D Trên 10 triệu

10 Anh(chị) có suy nghĩ gì về công việc này?

………

Mẫu phỏng vấn về phân tích công việc:

- Tên:………

- Thời gian thực hiện công việc:………

- Vị trí thực hiện công việc:………

- Mục đích xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn: nhằm thu thập những thông tin từ

những người đang thực hiện công việc ở phòng kinh doanh để từ đó tìm hiểu thêm

và biết được những nội dung mà ta không quan sát được

Nội dung:

1.Số lượng nhân viên trong phòng kinh doanh và vị trí chức danh của họ?

………

2 Tính chất công việc mà anh(chị) đang thực hiện?

3 Khối lượng công việc mà anh,chị đang thực hiện?

………

4 Mối quan hệ giữa các thành viên trong phòng?

………

5 Anh, chị có quyền ra quyết định nào trong công việc mà mình đang làm?

………

6 Anh chị thường mắc phải những lối nào trong quá trình thực hiện công việc của mình?

………

7 Theo anh, chị điều kiện làm việc bây giờ đã thực sự đáp ứng được nhu cầu của công việc chưa?

………

8 Anh,chị nghĩ như thế nào về công tác tổ chức lao động trong phòng kinh doanh của công ty?

………

10 Công ty có những chính sách ưu tiên gì đối với nhân viên phòng kinh doanh?

………

11 Công việc hiện tại đang làm có quá sức với anh ,chị không?

………

12 Anh, chị có yêu thích công việc hiện tại mình đang làm không?

………

13 Anh, chị thấy nhiệm vụ gì gây khó khăn nhất trong quá trình thực hiện công việc?

……… Cảm ơn anh (chị) đã hợp tác Những thông tin anh chị cung cấp sẽ là căn cứ quan trọng để chúng tôi có cơ sở xây dựng bảng mô tả công việc của nhân viên kinh doanh

2 Thu thập và xác nhận thông tin phân tích công việc

- Thông tin về cơ cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ:

Phòng kinh doanh là phòng thực hiện chức năng nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, triển khai kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng mới, xúc tiến ký kết hợp đồng, hỗ trợ giao hàng và thu hồi công nợ,

-Thông tin về điều kiện làm việc, chế độ làm việc, nghỉ ngơi:

+ Điều kiện làm việc rất tốt, mọi người nhiệt tình giúp đỡ nhau trong công việc, trang bị và cơ sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc

+ Chế độ làm việc, nghỉ ngơi: 6 ngày/tuần, được nghỉ ngày chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định

3 Phác thảo kết quả phân tích công việc

- Phỏng vấn trực tiếp:

+ Số lượng người phỏng vấn: 2 người trong công ty

+ Thời gian phỏng vấn 1 lần: 20 phút

+ Thái độ phỏng vấn: trung thực, nhiệt tình

+ Kết quả, thông tin thu được: nhiệm vụ, chức năng, chuyên môn của nhân viên kinh doanh

- Phiếu điề tra bằng bảng hỏi:

+ Số phiếu: 15 phiếu

+ Chất lượng: thu đủ phiếu và có đủ thông tin trả lời

+ Thông tin thu được: chi tiết, đặc điểm của công việc văn phòng

- Tài liệu của công ty:

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh

+ Nội quy, quy định của công ty

+ Tài liệu giới thiệu về công ty

+ Một số tài liệu của phòng kinh doanh

4 Kiểm chứng, lấy ý kiến

- Kiểm chứng, lấy ý kiến: Giám đốc công ty

5 Hoàn thiện kết quả phân tích công việc

5.1 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc

Chức danh công việc:

Nhân viên kinh doanh

Người giám sát:

Trưởng phòng kinh doanh

Bộ phận:

Phòng kinh doanh

Trách nhiệm:

1.Chấp hành nghiêm chỉ thị, mệnh lệnh, tuân thủ các quy trình quy định của phòng

và công ty

2.Thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty

Nhiệm vụ:

1 Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác

2 Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình trưởng kênh bán hàng duyệt Thực hiện theo kế hoạch được duyệt

3 Hiểu rõ các tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm của đối thủ cạnh tranh

4 Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mẫu của các quy trình này

5 Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong bái cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho

trưởng nhóm kinh doanh.

6 Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho trưởng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ

7.Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao

8 Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng…

9.Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong

10 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

11 Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng

12 Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó

13 Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định

Mỗi quan hệ:

1 Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của phòng kinh doanh

2 Chịu sự chỉ huy trực tiếp của trưởng phòng kinh doanh

3 Phối hợp và tương tác với các phòng, ban, bộ phận trong chi nhánh, thực hiện nhiệm vụ

4 Phối hợp với các cơ quan, đơn vị ngoài để thực hiện nhiệm vụ được giao

Phạm vi quyền hạn:

1 Được quyền đề nghị hỗ trợ, đào tạo từ các phòng ban đơn vị trong chi nhánh, công ty để hoàn thành nhiệm vụ

2 Kiểm tra, đôn đốc các cá nhân, đơn vị trong chi nhánh trong công việc chấp hành các chế độ nề nếp, kỷ luật lao động

Điều kiện làm việc:

1 Làm việc chủ yếu trong văn phòng

2 Ngoài những kỹ năng cần có, kiến thức chuyên môn…thì những trang thiết bị như dụng cụ phương tiện đi lại, máy tính cá nhân, thiết bị văn phòng như máy photo, máy fax, điện thoại,…

3.2 Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc

Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc

Chức danh công việc:

Nhân viên kinh doanh

Người giám sát:

Trưởng phòng kinh doanh

Bộ phận:

Phòng kinh doanh

Trình độ học vấn:

1.Tốt nghiệp cao đăng chính quy trở lên, Chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh

tế thương mại, marketing

2 Kiểm tra trình độ do công ty tổ chức

Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:

1 Kiến thức chuyên môn chuyên ngành kinh doanh

2 Kỹ năng tổng hợp và lập kế hoạch công việc

3 Kỹ năng giao tiếp nhân sự, kỹ năng ngoại ngữ

4 Kỹ năng thuyết trình.

5 Kỹ năng làm việc nhóm

6 Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập

7 Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén

8 Thúc đẩy và phát triển kinh doanh

Kinh nghiệm làm việc:

Kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên

Phẩm chất cần có:

1 Nhiệt tình, trung thực, có trách nhiệm với công việc

2 Có khả năng chịu ấp lực cao trong công việc

3 Sáng tạo trong công việc

Yêu cầu về thể chất:

1 Tuổi đời từ 23 tuổi trở lên

2 Sức khỏe tốt

3 Chịu được áp lực công việc cao

3.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Kết luận

Sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu và thu thập thông tin về công việc nhân viên kinh doanh tại phòng kinh doanh của công ty cổ phần tập đoàn G.HOME, từ việc phân tích công việc này đã cho em những kiến thức thực tế, hiểu biết sâu sắc hơn

và củng cố, áp dụng những kiến thức đã học được

Chức danh công việc:

Nhân viên kinh doanh

Người giám sát:

Trưởng phòng kinh doanh

Bộ phận:

Phòng kinh doanh

Qua bài thực hành này đã giúp cho em hiểu hơn, chủ động hơn và tự tin hơn trong quá trình rèn luyện, học tập sau này, hiểu sâu sắc hơn về công việc của một nhân viên văn phòng

Trong quá trình làm bài thực hành môn học, do thời gian và kiến thức chuyên môn, thông tin còn nhiều giới hạn nên bài thực hành của em không tránh khỏi những thiếu sót.Rất mong cô giáo góp thêm ý kiến để hoàn thiện bài thực hành cho hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

1 Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận

đơn đặt hàng; thiết lập những mối quan hệ kinh

doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức

lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ

kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh

doanh tiềm năng khác

Nắm bắt được tâm lý, viết bản kế hoạch 1 cách chi tiết cụ thể các mối quan

hệ kinh doanh, lịch công tác

2 Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình trưởng

kênh bán hàng duyệt Thực hiện theo kế hoạch

được duyệt

Các bản kế hoạch viết cụ thể, chi tiết, logic trình trưởng phòng duyệt và thực hiện

3 Hiểu rõ các tính năng, bao bì, giá, ưu nhược Phân tích, tìm hiểu, hiểu