GIẢI QUYẾT TÌNH HUẤN IN PHIẾU HỌP THEO DANH SÁCH TÊN CÓ SẴN CHO NHANH GỌN

Tình huống:Hội sinh viên trường ĐH Hồng Đức tổ chức đại hội; Bạn nhận được nhiệm vụ in giấy mời khoảng 150 cá nhân, đơn vị và giấy mời theo mẫu1 file danh sách danh các đơn vị, cá nhân đ

I Tình huống:

Hội sinh viên trường ĐH Hồng Đức tổ chức đại hội; Bạn nhận được nhiệm vụ in giấy mời khoảng 150 cá nhân, đơn vị và giấy mời theo mẫu1 file danh sách danh các đơn vị, cá nhân được dự một buổi hội thảo được lưu dạng bảng ( file lưu bằng word hoặc excel)

Ban tổ chức cần in các giấy mời các cá nhân/ đơn vị này theo một mẫu chung đã cho chỉ việc thay tên, địa chỉ và SĐTcủa

cá nhân hoặc đơn vị được mời chỉ bằng vài thao tác bấm chuột bạn Minh đã tạo ra 300 giấy mời có tên của cá nhân hoặc đơn vị được mời dự Vậy Minh đã thế nào để có thể tạo nhanh và chính xác không nhầm lẫn.

Trả lời:

Sử dụng cách trộn văn bản để tạo các giấy mời (có thể minh hoạ bằng thao tác) – Kỹ năng tin học văn phòng nâng cao Yêu cầu – trình bày các bước nếu có thể

Đối Với Word 2003

Bước 1 : Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…

Bước 2 : Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.

Bước 3 : Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.

Bước 4 : Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.

Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open

Bước 6 : Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.

Bước 7 : Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.

Bước 8 : Tiếp tục nhấn Next

Bước 9 : Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…

Bước 10 : Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn Nhấn

Close để đóng cửa sổ

Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn Sau đó nhấn Next để xem kết quả

Bước 12 : Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 13 : Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.

Bước 14 : Chọn All

Bước 15 : Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.

Đối Với Word 2007

Bước 1 : Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

Bước 2 : Chọn Letters và nhấn Next.

Bước 3: Chọn như hình dưới

Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.

Bước 5 : Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên

các trường có sẵn theo ý của mình

Bước 6 : Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.

Bước 7 : Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng Nhấn New Entry để thêm dòng mới Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.

Bước 8 : Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.

Bước 9 : Nhấn OK

Bước 10 : Nhấn Next để tiếp tục

Bước 11 : Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…

Bước 12 : Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.

Bước 13 : Nhấn Next để xem kết quả

Và đây là kết quả:

II Phần thi thuyết trình

Đề tài: Sinh viên nên chọn laptop(PC) cấu hình và giá tiền như thế nào để phù hợp với chuyên ngành của mình đang học ???? III Phần Văn nghệ

Đơn ca: Phạm Văn Minh