Công tác lưu trữ tại bệnh viện tâm thần đà nẵng thực trạng và giải pháp

Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

MỤC LỤC

1 Đặc điểm chung về Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng …… 17

2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện

18

3 Thực trạng công tác lưu trữ tại Bệnh viện ……… 19

Chương 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN

26

TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ

Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng"

Đối với các cơ quan, tổ chức, bên cạnh công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan,

tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó

là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Thực trạng công tác lưu trữ của bệnh viện hiện nay còn nhiều tồn tại: không

có kho lưu trữ hành chính, trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, tài liệu chưa được quản lý tập trung thống nhất, hiện vẫn còn do các khoa/phòng tự quản

lý và bảo quản Nhìn chung tài liệu của các các khoa/phòng đang ở tình trạng còn

bó gói, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ, tài liệu chưa có tác động của nghiệp vụ lưu trữ Do đó khi có nhu cầu tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì không còn tài liệu hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc tra tìm tài liệu

Vì vậy, để đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại bệnh viện, tìm ra những nguyên nhân và đề ra những giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ là vấn đề cấp bách để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu

có giá trị hình thành trong bệnh viện Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi

quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Công tác lưu trữ tại Bệnh viện Tâm thần

Đà Nẵng: thực trạng và giải pháp”

Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý về công tác lưu trữ; khảo sát, đánh giá về tình hình thực tế của công tác lưu trữ; tôi nghiên cứu và đề xuất những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của bệnh viện Qua đây, tôi cũng mong muốn góp phần làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ trong các hoạt động của bệnh viện

Chương 1

TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:

- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác

và sử dụng

- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được

- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật

Các loại tài liệu lưu trữ:

Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật,

lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay

Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ

đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…

Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện

sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc

gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…

Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin

Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học - nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…

Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

1.1.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: Nghiên cứu,

triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

1.2 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

1.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu

Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan

Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

1.2.2 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến

kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm

và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu

Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ

1.2.3 Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình

độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ

1.3 Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

1.3.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

1.3.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm

vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan,

tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo

cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,

tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…

Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan Văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của

cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó Hơn nữa, văn phòng có chức năng

xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Lưu trữ là

bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng Nếu trong các cơ quan có tổ chức

bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình

hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ

1.3.1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan

Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ người ta thường

bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp được đào tạo đúng chuyên ngành

1.3.2 Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ quy định tương đối đầy đủ những vấn

đề về tổ chức thu thập tài liệu; quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ

- Để thực hiện các điều quy định trong Luật lưu trữ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có các nghị định, công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Luật Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương

1.3.3 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

- Thu thập, bổ sung tài liệu;

- Phân loại tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Tổ chức bảo quản tài liệu;

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

1.3.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định

Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản

Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy

đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ

1.4 Tính chất của công tác lưu trữ

1.4.1 Tính chất khoa học

Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá

trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp

vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ

1.4.2 Tính chất cơ mật

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Nội dung thông tin trong tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử

để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ

Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân,

do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu

lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính

cơ mật trong công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu

1.4.3 Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội

1.5 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ

1.5.1 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục

vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này

sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ

về kiến trúc và kết cấu của các công trình

Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời

1.5.2 Mục đích của công tác lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ

có trong tài liệu lưu trữ Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người

Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan

và toàn xã hội

Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo

và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc

Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức

Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh

Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai

ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức Một trong những nhiệm vụ của cán

bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn

Chương 2

ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Đối tượng nghiên cứu

Là công tác lưu trữ tài liệu tại bệnh viện, cụ thể là các việc quản lý, sử dụng

và lưu giữ, tiêu huỷ tài liệu tại các khoa, phòng

2.2 Địa điểm nghiên cứu

Để giải quyết các mục tiêu đề ra, tôi chọn 14 khoa/phòng trong đó tập trung

ở các khoa phòng sản sinh văn bản nhiều nhất để khảo cứu sâu gồm: Phòng TCHC, Phòng TCKT và Phòng TCHC, Khoa Dược

Tuy nhiên, trong quá trình phân tích, tìm hiểu, chúng tôi sẽ đưa thêm một số khoa/phòng khác để làm minh chứng rõ hơn vấn đề được trình bày

2.3 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở sử dụng phuơng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, phương pháp luận của lưu trữ học, chúng tôi sử dụng tổ hợp phương pháp: hệ thống, so sánh, phân tích, khảo sát, quan sát, phỏng vấn trực tiếp, gián tiếp

Quá trình nghiên cứu sẽ tiến hành như sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý công tác lưu trữ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bệnh viện

- Khảo sát thực tế việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ (tổ chức bộ phận lưu

trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ); khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lưu

trữ (thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu,

thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin) từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại của công tác

này

- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ của bệnh viện

Chương 3

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG BỆNH VIỆN

3.1 Đặc điểm chung về Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng

Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng là Bệnh viện chuyên khoa về lĩnh vực Tâm thần, được thành lập theo Quyết đi ̣nh số 272/QĐ-UB ngày 05 tháng 02 năm 1997 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng

Bệnh viện hoạt động theo quy định của Điều lệ hoạt động Bệnh viện ban hành tại Quyết định số 465/QĐ-SYT ngày 14/8/2014 của Sở Y tế thành phố Đà Nẵng

Hệ thống Tổ chức Hành chính gồm có 5 phòng chuyên môn: Phòng TCHC, Phòng KTTC, Phòng KHTH, Phòng Điều dưỡng, Phòng Chỉ đạo tuyến và quản lý người bệnh tâm thần tại cộng đồng

3.1.2 Về chức năng

Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có chức năng khám, chữa bệnh; nghiên cứu khoa học, ứng dụng các công nghệ kỹ thuật cao trong chẩn đoán, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân; tham gia đào tạo, đào tạo liên tục và là cơ sở thực hành lâm sàng cho đào tạo nguồn nhân lực y tế theo các quy định của pháp luật

3.2 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện

3.2.1 Thành phần tài liệu của bệnh viện:

Thành phần của tài liệu phông lưu trữ bệnh viện rất phong phú, đa dạng Dựa trên những tiêu chí khác nhau, tài liệu phông lưu trữ bệnh viện có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau Tuy nhiên trong phạm vi đề tài, chúng tôi chỉ chia tài liệu theo hai tiêu chí chính:

- Theo nguồn sản sinh bao gồm:

+ Nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên

+ Nhóm tài liệu của cơ quan hữu quan

+ Nhóm tài liệu của các cơ quan chức năng quản lý hành chính ban hành để chỉ đạo, phối hợp trong công tác quản lý hành chính

+ Nhóm tài liệu do chính bệnh viện ban hành để thực hiện chức năng nhiệm

vụ của mình

- Theo loại hình tài liệu:

+ Tài liệu hành chính

+ Tài liệu khoa học, kỹ thuật

+ Tài liệu nghe nhìn

3.2.2 Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện:

Tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện bao gồm:

- Tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ

- Tài liệu về công tác đào tạo

- Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học

- Tài liệu về công tác kế hoạch - tài chính

- Tài liệu về công tác quản trị - vật tư

- Tài liệu về công tác xây dựng cơ bản

- Tài liệu về công tác hợp tác quốc tế

- Tài liệu về chuyên môn: