Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Trang 1BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở SỞ KẾ HOẠCH
VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN
Họ và tên sinh viên: Phạm Thị Diệu Huyền
Lớp: KH17QLNN3 Niên khóa: 2016 – 2020
Thời gian kiến tập: 17/06/2019 – 28/06/2019
Địa điểm kiến tập: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Thị Hồng
Hà Nội, 2019
MỤC LỤC
Trang
Trang 2LỜI CẢM ƠN
NỘI DUNG
PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG
1 Vài nét về tỉnh Nghệ An
2 Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
3 Qúa trình kiến tập
2 2 2 4
PHẦN 2 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Chương 1: Những vấn
đề chung về công tác văn thư lưu trữ
1 Khái niệm
2 Ý nghĩa
3 Nội dung của công tác văn thư, công tác lưu trữ
6
6 6 6 6
Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
1 Kết quả đạt được
2 Hạn chế khó khăn
3 Nguyên nhân
7
7 10 10
Chương 3: Mục tiêu và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác văn thư lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
11
D TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Sau 2 tuần kiến tập từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019 tại Sở Kế hoạch
và đầu tư tỉnh Nghệ An, em nhận thức được rằng kiến tập là một trong những nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo về chuyên ngành học, có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức vận dụng những lý thuyết vào thực tế của công việc tại cơ quan Hành chính Nhà nước
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường, các thầy, cô trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em có cơ hội đi kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát và làm việc trực tiếp tại các cơ quan Hành chính Nhà nước
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp Cô đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập này
Trong quá trình kiến tập tại cơ quan, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng cũng như các cô chú trong Sở, đặc biệt em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn, đã giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập này Tuy vậy, do thời gian có hạn, cũng như kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên kiến tập nên trong báo cáo kiến tập này
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để em có thể bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tập sau này
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật
Để hiểu được tầm quan trọng của công tác này,sau đây bài viết sẽ nói về đề tài “Tìm hiểu về công tác lưu trữ văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An” Thực trạng kết quả hoạt động của công tác lưu trữ văn thư, từ đó có những giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lưu trữ văn thư
Trang 5PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG
1 Vài nét về tỉnh Nghệ An
Nghệ An là tỉnh có diện tích lớn nhất ( theo thống kê năm2019 là
16.493,7km2 )Việt Nam thuộc vùng Bắc Trung Bộ Trung tâm hành chính của tỉnh là thành phố Vinh, nằm cách thủ đô Hà Nội 291 km về phía Nam
a Vị trí địa lý
Tỉnh Nghệ An thuộc vùng Bắc Trung Bộ, có vị trí địa lý:
- Phía Bắc giáp Thanh Hóa
- Phía Nam giáp Hà Tĩnh
- Phía Tây giáp Lào
- Phía Đông giáp biển Đông
b Điều kiện tự nhiên
Nghệ An nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, có 2 mùa rõ rệt hè, đông
Nghệ An là một tỉnh có đầy đủ địa hình núi cao, trung du, đồng bằng và ven biển Phía Tây là dãy núi Bắc Trường Sơn Tỉnh có 10 huyện miền núi, trong số đó 5 huyện là miền núi cao Các huyện miền núi này tạo thành miền Tây Nghệ An Các huyện, thị còn lại là trung du và ven biển, trong đó Quỳnh Lưu, Diễn Châu, Nghi Lộc, và Cửa Lò giáp biển
c Hành chính
Nghệ An có 21 đơn vị cấp huyện bao gồm 1 thành phố trực thuộc, 3 thị xã
và 17 huyện được chia ra 480 đơn vị hành chính cấp xã gồm 431 xã, 32 phường
và 17 thị trấn 30% dân số sống ở đô thị và 70% dân số sống ở nông thôn
d Dân cư
Dân số Nghệ An (theo điều tra dân số năm 2019) có 3.104.270 người
2 Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
a Vị trí chức năng
Trang 6Cơ sở pháp lý : Quyết định số 68/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An
Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư
Sở Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp
vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
b.Nhiệm vụ, quyền hạn
- Quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế và xã hội
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực kế hoạch và đầu tư thuộc phạm vi quản lý của ngành kế hoạch và đầu tư đối với Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý các hành vi
vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
- Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của văn phòng, phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở phù hợp quy định pháp luật
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Trang 7- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định
của pháp luật và theo phân công của UBND tỉnh
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện
nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác được giao với UBND tỉnh và Bộ Kế hoạch
và Đầu tư
c Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy:
3 Qúa trình kiến tập
a Thời gian kiến tập
Từ ngày 17/06/2019 đến ngày 28/06/2019
b Địa điểm kiến tập
Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An
c Nhật ký kiến tập
17/6/2019 - Làm quen với công việc, cán bộ, nhân viên văn
phòng
Giám đốc Sở Nguyễn Văn Độ
PGĐ Sở Nguyễn Xuân Đức
PGĐ Sở Phạm Văn Vinh
PGĐ Sở
Nguyễn Hữu Mão
Phòng Tổng hợp, Quy hoạch Phòng Kinh tếNgành Phòng Kinh tế Đối ngoại Văn phòng Sở
Phòng Đấu thầu,
Thẩm định và
Giám sát đầu tư
Trung tâm Hỗ trợ và Phát triển Doanh nghiệp
Phòng Doanh nghiệp, kinh tế tập thể và tư nhân Thanh tra Sở
Phòng Đăng ký Kinh doanh Phòng Khoa Giáo,
Văn xã
Trang 818/6/2019-19/6/2019
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở
- Nghiên cứu tài liệu tại văn phòng Sở
20/6/2019-21/6/2019
- Thực hành soạn thảo văn bản hành chính thông thường
24/6/2019-25/6/2019
- Tiếp tục học hỏi những công việc mà người hướng dẫn giao, in ấn, photo tài liệu
- Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo
26/6/2019-28/6/2019
- Bắt đầu tiến hành làm báo cáo
- Tổng hợp các tài liệu liên quan đến báo cáo
-Tiếp tục hoàn thành bài báo cáo
- Hoàn thành bản nhận xét, đánh giá của nơi tiến hành kiến tập
Trang 9PHẦN 2: NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN
CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1 Khái niệm
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
2 Ý nghĩa
Công tác văn thư có ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ
và cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ của cơ quan tổ chức, có chức năng
truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản Làm tốt công tác văn thư giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Đặc biệt là giữ lại đầy đủ chứng cứ của quốc gia Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn được sử dụng để quản lý nhà nước và các mặt đời sống xã hội làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh
tế xã hội Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan mang tính khoa học cao được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá trong tự nhiên, xã hội
Công tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đọc biệt có ý nghĩa bảo vệ các chứng cứ quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nước và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
3 Nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ
Công tác văn thư là bước đầu tạo nên cơ sở giải quyết nhanh chóng Nếu công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần chống lãng phí thời gian, tạo tiền đề
Trang 10cho công tác lưu trữ được dễ dàng Nội dung công tác lưu trữ gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần lưu trữ các văn bản của nhà nước một cách rõ ràng, cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết Nội dung công tác lưu trữ gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN
1 Kết quả đạt được
Trong năm 2018, Văn phòng Sở thực hiện công tác văn thư lưu trữ đạt được những kết quả to lớn trong việc xây dựng hồ sơ lưu trữ như sau:
* Việc soạn thảo văn bản đảm bảo theo các quy định trong Thông tư 01/BNV
* Quản lý văn bản đến:
Số lượng văn bản đến tính từ 01/01/2018 đến 31/12/2018: 14.798 văn bản Việc tiếp nhận, trình và chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận bằng nhiều hình thức: văn bản giấy gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện; văn bản điện tử gửi qua mail công vụ và hệ thống liên thông của tỉnh Đối với văn bản điện tử sẽ được tiếp nhận và trình lên Lãnh đạo Sở; đối với văn bản giấy: văn thư thực hiện scan văn bản và trình qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản 100% văn bản đến đều được xử lý trên môi trường mạng Về việc chuyển giao bản đỏ văn bản đến (bản chính) và lưu trữ tài liệu điện tử: Trong quá trình xử lý văn bản, các phòng ban chuyên môn tiếp nhận bản có giá trị điện
tử (bản scan màu); đồng thời thực hiện lập hồ sơ trên môi trường mạng, bản gốc lưu tại văn thư và định kỳ hàng năm chỉnh lý sẽ đưa vào hồ sơ công việc, đảm bảo việc lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV Việc quản
Trang 11lý và sử dụng tài liệu hồ sơ điện tử đảm bảo các quy định tại Quy chế Công nghệ thông tin và Quy chế văn thư lưu trữ
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Định kỳ hàng tháng Ban Thanh tra nhân dân phối hợp Văn phòng kiểm tra, rà soát lại việc xử lý văn bản đối với từng phòng, từng cá nhân Do vậy, việc xử lý văn bản tại Sở đã đi vào nề nếp, không có tình trạng để xẩy ra việc chậm trễ trong xử lý nhiệm vụ công vụ
* Nhân sự:
Bộ phận văn thư gồm 02 người chuyên trách, trình độ: chuyên ngành khác, với thâm niên 11 năm công tác
Bộ phận lưu trữ gồm 01 người (trình độ trên đại học)
* Quản lý văn bản đi:
Việc phát hành văn bản điện tử: thực hiện theo quy định chung của tỉnh và quy chế của cơ quan Sở thực hiện phát hành 100% văn bản điện tử (áp dụng chữ kỹ số) qua hệ thống phần mềm liên thông của tỉnh, đối với những văn bản trả kết quả qua bộ phận một cửa, thực hiện theo quy định riêng (trả kết quả bằng văn bản giấy)
Số lượng văn bản đi từ 01/01/2018 -31/12/2018: 5.259 văn bản
Việc lưu văn bản giấy, văn bản điện tử tại cơ quan: toàn bộ văn bản đi phát hành đều được lưu trữ bằng văn bản giấy (bản gốc) và văn bản điện tử (bản ký số) Đối với hồ sơ lưu trữ các phòng: Thực hiện lưu trữ bằng 2 hình thức: lưu trữ điện tử và lưu trữ hồ sơ giấy Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu hồ sơ điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Sở chuyển qua phần mềm được thực hiện sao lưu chéo hàng tháng vào máy chủ và lưu trữ ra bộ nhớ ngoài Đối với những văn bản mang tính chất xử lý sự vụ, sự việc: đa số thực hiện lưu trữ điện tử Đối với văn bản mật: Thực hiện lưu trữ riêng theo quy định bảo mật
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Sở đã ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Định kỳ hàng năm thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu vào kho lưu trữ, nên không còn tình trạng tài liệu tích đống, bó gói
Trang 12Về tài liệu lưu trữ điện tử: Sở thực hiện lưu trữ dữ liệu văn bản đi, đến bằng
ổ cứng, hồ sơ điện tử được lập trong quá trình xử lý nhiệm vụ do cá nhân lưu trữ
* Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số trong công tác văn thư
Dấu được cán bộ văn phòng đóng đúng quy định sau khi các văn bản đã được hoàn chỉnh, có chữ kỹ của cấp trên, sử dụng đúng các loại dấu cho từng loại văn bản
Việc quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định, bảo quản tại két sắt cơ quan Chứng thư số được cán bộ văn thư quản lý theo chế độ bảo mật
*Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ
Theo kế hoạch đào tạo chung của Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư đều
cử cán bộ tham gia tập huấn công tác văn thư lưu trữ hàng năm
* Việc đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư trong thời gian qua
Trong thời gian qua, hoạt động văn thư tại Sở rất được quan tâm đầu tư và cải tiến Bộ phận văn thư được bố trí phòng riêng, diện tích rộng, vị trí thuận tiện cho việc giao dịch với các cá nhân, cơ quan, tổ chức Hàng năm Sở đã bố trí kinh phí để mua sắm tài sản phục vụ công tác văn thư Cho đến nay, bộ phận văn thư đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy scan,
tủ, két sắt
Kinh phí cho hoạt động lưu trữ:
+Khoản thu (ngân sách cấp): 250 triệu đồng
+Khoản chi: 250 triệu đồng
*Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Số tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 570HS/ĐVBQ
Số tài liệu chưa chỉnh lý: 20 mét giá
*Số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng:
Số lượt người khai thác sử dụng tài liệu: 52 lượt người
Số hồ sơ phục vụ độc giả: 52 HS/ĐVBQ