QUY TRÌNH RÀ SOÁT VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HẠ TẦNG VIỄN THÔNG CMC

QUY TRÌNH RÀ SOÁT VÀ, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG,TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN, HẠ TẦNG VIỄN THÔNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA LUẬT

-*** -BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

QUY TRÌNH RÀ SOÁT VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HẠ TẦNG VIỄN

THÔNG CMC Chuyên ngành: Luật Thương mại quốc tế

Họ và tên sinh viên : Hà Thuỳ Linh

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu đang phát triển một cách mạnh mẽ, việc tối

ưu hoá quy trình làm việc là vô cũng cấp thiết Với yêu cầu phong thái làm việcchuyên nghiệp và nhanh chóng tại CMC Telecom, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoànthiện cung cách làm việc từ những yêu cầu nhỏ nhất để đáp ứng những yêu cầu ngàymột khắt khe của đối tác cũng như khách hàng trong khuôn khổ tuân thủ pháp luật.Việc hoàn thiện một quy trình giao kết hợp đồng chuẩn xác, khép kín góp phần rútngắn thời gian đàm phán vàt thực hiện giao dịch, đồng thời tiết kiệm chi phí giao dịch

là vô cùng cần thiết

Bên cạnh đó, trong quá trình được thực tập tại Ban Pháp chế Công ty Cổ phần

Hạ tầng viễn thông CMC, em đã được tìm hiểu và nghiên cứu về quy trình rà soát và

ký kết hợp đồng Đó chính là lí do vì sao em lựa chọn nghiên cứu đề tài này Dưới đây

là bài báo cáo thực tập của em để tổng hợp lại những hiểu biết, trải nghiệm của bảnthân em trong quá trình thực tập Bài báo cáo gồm 3 phần chính:

Phần I: Giới thiệu công ty Cổ phần hạ tầng viễn thông CMC

Phần II: Quy trình rà soát và ký kết hợp đồng thương mại của công ty Cổ phần

hạ tầng viễn thông CMC

Phần III: Một số kiến nghị hoàn thiện quy trình rà soát và ký kết hợp đồng tạicông ty Cổ phần Hạ tầng viễn thông CMC Telecom

Phần I Giới thiệu về công ty cổ phần hạ tầng viễn thông CMC

1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Được thành lập hợp pháp vào 05/09/2008 dưới loại hình công ty cổ phần, CMCTelecom hay công ty cổ phần hạ tầng viễn thông CMC là công ty thành viên thuộc tậpđoàn công nghệ CMC, tập đoàn được tổ chức theo mô hình công ty mẹ con với mườimột công ty thành viên cùng hơn hai mươi lăm năm xây dựng và phát triển Với thếmạnh là công ty viễn thông trẻ, CMC lựa chọn cho mình hướng đi khác biệt, sáng tạo,tập trung vào thị trường và dịch vụ có lợi thế, tận dụng thế mạnh tập đoàn

Năm 2010 và năm 2011 lần lượt đánh dấu sự phát triển vượt trội của CMC Telecomthông qua sự ra đời của chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, từng bước

mở rộng quy mô cung cấp dịch vụ viễn thông tới toàn quốc Năm 2012, CMCTelecom được vinh dự là doanh nghiệp hạ tầng viễn thông duy nhất của Việt Nam có

cổ đông nước ngoài, tập đoàn TIME dotCom, tập đoàn viễn thông đứng thứ 2 tạiMalaysia TIME dotCom nắm giữ 45,27% cổ phần tại CMC

Những năm tiếp theo, không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ viễn thông cơbản, CMC Telecom liên tục gặt hái thành công thông qua việc cho ra đời hàng loạt cácdịch vụ Công nghệ thông tin với tầm nhìn trở thành công ty viễn thông hàng đầu ViệtNam trong việc cung cấp các dịch vụ tích hợp Viễn thông – Công nghệ thông tin –Nội dung chất lượng cao Năm 2016, CMC trở thành đối tác Cung cấp giải pháp Điệntoán Đám mây cấp 1(CSP- Cloud Service Provider) của Microsoft tại Việt Nam và làđối tác độc quyền dịch vụ Thuê ngoài Bảo mật (MSS – Managed Security Service)của IBM tại Việt Nam Năm 2018, CMC Telecom hân hạnh được tạp chí CIO Outlookcủa Mỹ bình chọn trong top 25 đơn vị viễn thông triển vọng nhất châu Á – Thái BìnhDương

2. Đặ đ ểc i m ngành ngh công ty:ề

Theo định nghĩa tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.” (điểm 1 khoản 4 )

Với thực tiễn xã hội phát triển theo khuynh hướng toàn cầu hoá hiện nay, nhu cầu traođổi và lưu giữ thông tin là thiếu yếu Vì vậy việc đáp ứng các nhu cầu này đã đặt rathách thức phát triển những giải pháp, dịch vụ tích hợp công nghệ cao cho các doanhnghiệp trong ngành công nghệ thông tin

Với ưu thế là công ty dịch vụ Viễn thông duy nhất có cổ đông nước ngoài, CMCTelecom sở hữu hạ tầng viễn thông tiêu chuẩn quốc tế, đường trục CVCS (CrossVietnam Cable System), tuyến cáp Việt Nam đầu tiên kết nối xuyên Đông Nam Á, kếtnối trực tiếp với hạ tầng mạng viễn thông A-Grid và đồng thời kết nối trực tiếp với 05tuyến cáp quang biển quốc tế AAE1, APG, A-Grid, Unity và Faster Năng lực mạnglưới mạnh mẽ này không chỉ có khả năng cung cấp dịch vụ cho mọi đối tượng kháchhàng trong nước và nước ngoài, mà còn góp phần kết nối hạ tầng viễn thông châu Átới thế giới nhanh, an toàn và ổn định hơn

Hơn thế nữa, CMC Telecom cung cấp tổng thể dịch vụ tích hợp Công nghệ thôngtin vào Viễn thông có giá trị gia tăng cao theo mô hình One-stop-shop bao gồm bốnnhóm dịch vụ chính: (1)Truyền dẫn dữ liệu và kết nối Internet, (2) Trung tâm dữ liệu(Data Center), (3) Dịch vụ Voice, (4) Dịch vụ giá trị gia tăng và công nghệ thông tin.Hai trong số những lĩnh vực nổi bật có thể kể đến là dịch vụ truyền dẫn dữ liệu và kếtnối Internet cùng dịch vụ trung tâm dữ liệu (Data Center) Dưới đây là một số phântích về những lĩnh vực này của CMC Telecom:

- Dịch vụ trung tâm dữ liệu (Data Center):

Song hành với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin cũng như sựbùng nổ dữ liệu, nhu cầu về việc bảo quản, lưu trữ các số liệu một cách an toàn vàhiệu quả cũng ngày một tăng cao Để phục vụ các nhu cầu đó, cần có những Data

Center nhằm cung cấp các thiết bị lưu trữ dung lượng và khả năng quản lí, chia sẻ

cũng như sao lưu và phục hồi dữ liệu trong mọi trường hợp CMC Telecom thuộc top

04 nhà cung cấp dịch vụ Data Center, Viễn thông lớn nhất Việt Nam, cung cấp đầy đủcác dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế Tính tới năm 2019, CMC Telecom đã sở hữu 03 DataCenter tiêu chuẩn Tier 3 – TIA942 tại Hà Nội & TP Hồ Chí Minh Nhóm khách hàng

là đối tượng của dịch vụ này có thể kể đến các tổ chức nhà nước, chính phủ, hànhchính công; doanh nghiệp tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán; doanhnghiệp hoạt động trong các ngành như công nghệ thông tin, viễn thông, hàng không

và tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, giải trí

- Dịch vụ truyền dẫn dữ liệu và kết nối Internet:

Trong những năm gần đây nhu cầu sử dụng Internet, đặc biệt là Internet băng thôngrộng ngày càng tăng cao CMC Telecom sở hữu mạng đường trục CVCS (CrossVietnam Cable System), tuyến cáp Việt Nam đầu tiên kết nối xuyên Đông Nam Á, kếtnối trực tiếp với hạ tầng mạng viễn thông A-Grid, kết nối trực tiếp với 05 tuyến cápquang biển quốc tế AAE1, APG, A-Grid, Unity và Faster Hơn thế nữa, mạng lưới kếtnối vươn dài phạm vi toàn cầu với 20 Pop-up trên toàn thế giới thông qua đối tác cổđông quốc tế TIME dotCom cùng hạ tầng cáp quang hoá hoàn toàn mang lại khả năngđáp ứng mọi nhu cầu sử dụng Internet tốc độ cao của mọi đối tượng người sử dụngtrên toàn quốc.1

Bản thân mỗi dịch vụ này có những đặc tính khác nhau và hướng tới những đốitượng tiêu dùng khác nhau Các giao dịch của các loại hình dịch vụ tại CMC Telecomđược thực hiện qua hình thức ký kết hợp đồng Tuy nhiên, có nhiều yếu tố có thể làmảnh hưởng đến việc giao kết và thực hiện hợp đồng mà nguyên nhân xuất phát từchính các bên trong hợp đồng hoặc do các yếu tố khách quan bất khả kháng hay hợpđồng có yếu tố không thực hiện được… Vì vậy, để hạn chế các nguyên nhân này cũngnhư đảm bảo việc ký kết cũng như thực hiện hợp đồng thuận lợi, tạo ra sự cân bằnglợi ích giữa các bên thì cần có một quy trình rà soát và ký kết hợp đồng chặt chẽ,thống nhất và tuân thủ pháp luật

1 “Giới thiệu CMC Telecom”, xem tại: https://cmctelecom.vn/gioi-thieu/ (truy cập 19/07/2019).

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Hội đồng quản trị Ban Kiểm Soát

3 Cơ cấu tổ chức và vai trò của bộ phận pháp chế:

3.1.Cơ cấu tổ chức:

Trụ sở chính của CMC Telecom tại Hà Nội có mô hình cơ cấu tổ chức được thể

hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty CMC Telecom (Nguồn: Website công ty CMC Telecom 2 )

Ban lãnh đạo Công ty

- Tổng Giám đốc: là người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty, nắm giữ nhiệm vụ

điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng Trong

2 “Cơ cấu tổ chức – văn hoá CMC”, xem tại:

http://manginternetcmc.com/co-cau-to-chuc-van-hoa-cmc-bid6.html (truy cập 19/07/2019).

công ty, Tổng Giám đốc sẽ quyết định các vấn đề của khối chức năng và là ngườitham gia ký kết các hợp đồng quan trọng giữa công ty và các cá nhân, tổ chức khác.

- Phó tổng Giám đốc: là “cánh tay phải” đắc lực của tổng giám đốc, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về các công việc mà mình đảm nhiệm và trực tiếp chỉ đạo khối sảnxuất – kinh doanh của công ty

Các phòng chức năng của Công ty

Các phòng ban chức năng do Tổng Giám đốc quyết định theo điều lệ của công ty,đảm bảo tinh giảm và hoạt động có hiệu quả nhất Dựa theo đặc thù ngành nghề và sốlượng nhân lực, các phòng ban trong công ty được chia thành hai khối chức năngchính là khối sản xuất – kinh doanh và khối chức năng

Khối chức năng: gồm 06 phòng ban chuyên môn, là bộ phận đảm nhiệm các côngviệc nhằm đảm bảo việc vận hành cơ quan chức năng trong công ty

- Ban nhân sự có nhiệm vụ lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứngcác yêu cầu nhân lực của các bộ phận, xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng,hướng dẫn đào tạo cấp dưới về hệ thống nhân sự và đề xuất với cấp trên về các ýtưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc

- Ban pháp chế có chức năng đảm bảo cho việc hoạt động của công ty tuân thủ đúngquy định của pháp luật Các công việc chính của ban là tư vấn những vấn đề pháp

lý liên quan đến công ty và rà soát hoạt động ký kết hợp đồng nhằm bảo vệ quyền

và lợi ích hợp pháp của công ty

- Ban tài chính có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kinh doanh, cụ thể như nắm giữ sổsách, lưu giữ các nghiệp vụ chi tiêu của công ty và lập bảng tổng kết, nắm giữ vàquản lý vốn, có trách nhiệm giao vốn và hạch toán các hoạt động thương mại Mộtđiều cần lưu ý là phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hạch toán đúng giá thành sảnphẩm, thực hiện đúng chế độ mở sổ ghi chép ban đầu

- Ban marketing đảm nhiệm chức năng xây dựng và phát triển hình ảnh công ty,nhằm đưa công ty tiếp cận gần hơn với khách hàng và đối tác thông qua các hoạtđộng quảng cáo sản phẩm dịch vụ, đồng thời là cầu nối giữa công ty và truyềnthông báo chí.

- Ban thương mại – đầu tư là phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu giúpviệc cho Giám đốc điều hành về các lĩnh vực quản lý các hoạt động đấu thầu vàmua sắm trong công ty quản lý các hợp đồng mua bán, hợp đồng bảo hiểm trongcông ty cả trong và ngoài nước

- Ban công nghệ thông tin có nhiệm vụ hỗ trợ, cung cấp cho các phòng ban khác vềcác vấn đề liên quan đến chuyên môn công nghệ thông tin nhằm đảm bảo kiến thứckhông bị hiểu nhầm hoặc truyền tải sai lệch

Khối sản xuất – kinh doanh bao gồm 04 trung tâm chức năng, chịu trách nhiệm sảnxuất và kinh doanh sản phẩm dịch vụ, trực tiếp đem doanh thu về cho công ty Đâycũng là khối có nguồn lớn với số nhân viên lên tới gần 2000 người

- Trung tâm kinh doanh và trung tâm kinh doanh quốc tế có chức năng xây dựng vàthực hiện kế hoạch phương hướng kinh doanh tổng hợp, khai thác các nguồn hàngxây dựng phương án tổ chức điều hành kinh doanh tổng hợp, tổng hợp đánh giá kếtquả kinh doanh tổng hợp cụ thể theo thị trường trong nước và thị trường quốc tế

- Trung tâm dịch vụ - khách hàng được thành lập với mục đích hỗ trợ trung tâm kinhdoanh chăm sóc khách hàng, đồng thời là cầu nối với trung tâm kỹ thuật nhằm triểnkhai dịch vụ và khắc phục sự cố nhằm tăng trải nghiệm khách hàng

- Trung tâm kỹ thuật chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tổ chức, thực hiện vàgiám sát các sản phẩm và dịch vụ hiện đang cung cấp của công ty Thêm vào đó bộphận còn chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp ban lãnhđạo về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàncông ty

3.2. Vai trò của Bộ phận pháp chế

Bộ phận pháp chế đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh ban lãnh đạo công

ty nắm bắt kịp thời những quy định pháp luật với mục đích phòng ngừa những rủi ro

về mặt pháp lý, cũng như để vận dụng linh hoạt những quy định đó vào quá trình kinhdoanh của doanh nghiệp Bên cạnh việc hỗ trợ, tư vấn pháp lý, bộ phân pháp chế cònđóng vai trò như “người gác cổng” bảo vệ, tham mưu, tư vấn nhằm giúp lãnh đạocông ty về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Bộ phận Pháp chế tại CMC Telecom bao gồm 01 Trưởngban, 01 Luật sư và 04 Pháp chế viên

Tại CMC Telecom, Bộ phận pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp cho lãnh đạo công tythực hiện các nhiệm vụ bao gồm:

• Soạn thảo, thẩm định các dự thảo quy định, quy chế quản lý và các văn bản quan trọngkhác của doanh nghiệp theo sự phân công của lãnh đạo;

• Tham gia đàm phán các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác trongkinh doanh;

• Thẩm định các dự thảo thoả thuận, các dự án đầu tư, các hợp đồng thương mại, đểđảm bảo không trái pháp luật, điều lệ để việc tránh có sơ hở, sai sót về mặt pháp luật

có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp;

• Cập nhật thông tin mới về các văn bản pháp luật mới ban hành, về tình hình thị trườngkinh tế thông qua các phương tiện thông tin, các tổ chức pháp chế thuộc các cơ quannhà nước, và cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp về việc vận dụng phápluật trong kinh doanh, trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, trong các hợp đồngthương mại, tài chính, tín dụng, dịch vụ, đào tạo, xây dựng ;

• Tư vấn cho lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn các hình thức giải quyết tranh chấp hiệuquả nhất, ít tốn kém nhất, bảo vệ uy tín doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra

• Tham gia tranh tụng, giải quyết các tranh chấp để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệpkhi cần thiết

Như vậy, để tạo ra một hành lang pháp lý an toàn giúp cho việc hoạt động kinhdoanh thuận lợi cũng như nội quy công ty được chặt chẽ, vai trò của Bộ phân pháp chế

là không thể phủ nhận Hơn nữa, khi đàm phán với đối tác quan trọng, đặc biệt là đối

tác nước ngoài, bộ phận pháp chế chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng cao sự tin tưởngcũng như vị thế của doanh nghiệp.

4 Kết quả hoạt động từ năm 2010:

Được thành lập từ năm 2008, trải qua hơn mười năm hoạt động và phát triển khôngngừng, CMC Telecom đã vinh dự được chọn là một trong năm doanh nghiệp Viễnthông có ảnh hưởng lớn nhất đến mạng lưới Internet Việt Nam trong một thập kỷ(2007-2017)3 bởi Hiệp hội Internet Việt Nam và ITCnews Theo từng năm, công tyđều đạt được thành tựu vượt trội, cụ thể:

• Năm 2010, CMC chính thức cung cấp dịch vụ Internet cáp quang ra thịtrường với thương hiệu GigaNET Các gói dịch vụ GigaNET tích hợp đadịch vụ trên một kết nối quang duy nhất với băng thông rộng lên tới 2.5Gbps bằng công nghệ GPON – công nghệ lần đầu tiên được triển khai tạiViệt Nam

• Năm 2011, CMC Telecom khai trương chi nhánh tại Đà Nẵng Cũng trongnăm này, doanh nghiệp vinh dự trở thành thành viên của Liên Minh Dữ liệu

Á Châu và đã hợp tác đầu tư vào liên minh cáp biển quốc tế APG (Asia Pacific Gateway)

-• Năm 2012, Data Center đạt tiêu chuẩn Tier III được khai trương tại KhuCông nghệ cao Thành phố Hồ Chí Minh, đánh dấu Data Center của công tytrên toàn quốc

• Năm 2013, CMC Telecom và VCTV (sau này là VTVcab) kí hợp đồng pháttriển Internet trên Truyền hình cáp và ký kết hợp tác chiến lược với Công tyViễn Thông quốc tế Telin thuộc tập đoàn Telkom, Indonesia

• Năm 2014, dịch vụ Data Center tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh đượcnhận chứng chỉ ISO/IEC 27001 về hệ thống quản lý an toàn thông tin theotiêu chuẩn Quốc Tế CMC Telecom chính thức được Bộ Thông tin và Truyềnthông cấp giấy phép cung cấp dịch vụ Truyền hình trả tiền (IPTV)

• Năm 2015 đánh dấu mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty rathị trường quốc tế khi CMC Telecom là ISP Việt Nam đầu tiên kết nối trựctiếp với Facebook, được Facebook và Akamai lựa chọn đặt máy chủ tại Data

3 Báo cáo kết quả hoạt động CMC Telecom 2017.

Center Hơn nữa trong cùng năm, CMC Telecom đã ký kết thỏa thuận Đầu tưchiến lược với Tập đoàn TIME dotCom Berhad (TIME).

• Năm 2016, CMC Telecom trở thành đối tác cũng cấp dịch vụ Thuê ngoài Anninh Bảo mật độc quyền của IBM và trở thành CSP (Cloud ServiceProvider) Cấp 1 của Microsoft tại Việt Nam

• Năm 2017, CMC Telecom ra mắt Tuyến cáp đường trục xuyên Việt (CrossVietnam Cable System – CVCS) có tổng chiều dài hơn 2,500 km chạy

từ Lạng Sơn đến Tây Ninh, với vốn đầu tư hơn 500 tỷ đồng Đây là là tuyếncáp Việt Nam duy nhất kết nối trực tiếp vào mạng lưới cáp đất liền ĐôngNam Á – A Grid – kết nối qua các quốc gia Malaysia, Singapore, Campuchia

và Thái Lan

• Liên tiếp năm 2017, 2018, CMC Telecom được Tạp chí APAC CIO Outlook(Mỹ) bình chọn là Top 25 Nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu châu Á – TháiBình Dương và Tạp chí International Finance Magazine (Anh) bình chọn làNhà cung cấp dịch vụ viễn thông cho Doanh nghiệp tốt nhất Việt Nam.Doanh thu trong 03 năm từ 2016 đến 2018 được đánh gía tăng trưởng mạnh

Cụ thể, năm 2016 đạt 445.4 tỷ VNĐ, năm 2017 đạt 530.8 tỷ VNĐ và 618.1

tỷ VNĐ vào 2018.4

• Năm 2019, CMC Telecom là đại diện Việt Nam duy nhất được Tạp chíTelecom Asia (Tạp chí uy tín và lâu đời nhất của ngành Viễn thông Châu Á)vinh danh là top 3 Nhà cung cấp dịch vụ Data Center tốt nhất Châu Á

Chặng đường phát triển hơn 10 năm kể kể từ năm 2008, Công ty cổ phần dịch vụviễn thông CMC hay CMC Telecom đã gặt hái được những thành công đáng kể tronglĩnh vực cung cấp dịch vụ Viễn thông – Công nghệ thông tin cho các một lượng lớnđối tượng người dùng cả trong và ngoài nước

4 Báo cáo kinh doanh CMC Telecom năm 2016.

Báo cáo kinh doanh CMC Telecom năm 2017.

Báo cáo kinh doanh CMC Telecom năm 2018.

Phần II Quy trình rà soát và ký kết hợp đồng thương mại của công ty cổ phần

hạ tầng viễn thông CMC:

1 Nội dung quy trình:

Căn cứ theo Điều 4 Quyết định 007/QĐ ngày 01/02/2017, Quy định rà soát và kýkết hợp đồng

2 Ban pháp chế Trao đổi và thống nhất với bộ

phận yêu cầu về nội dung hợp đồng

3 Ban pháp chế Soạn thảo hoặc chỉnh sửa hợp

đồng phù hợp với pháp luật và đảm bảo lợi ích của CMC Telecom

và bộ phận yêu

cầu

- Tham gia đàm phán hợp đồng với đối tác trong trường hợp cần thiết

- Trong quá trình đám phán có thể lấy ý kiến các bộ phận liên quan về các điều khoản hợp đồng

5 Ban pháp chế - Chuyển hợp đồng cho bộ phân

yêu cầu sau khi kết thúc đàm phán

- Trường hợp không thống nhất được với đối tác về các điều khoản, các bộ phận rà soát hợp đồng có quyền bảo lưu ý kiến theo Mẫu phiếu bảo lưu

- Phiếu bảo lưu ý kiến phải đính kèm với Hợp đồng

- Gửi bản chính hợp đồng đã ký kết đến các bộ phận khác theoquy định

Với số lượng giao dịch hàng tháng của công ty, để đáp ứng việc thực hiện hợp đồngnhanh chóng, chính xách và đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, đã đặt ra yêucầu có một quy trình rà soát và ký kết hợp đồng khép kín và chặt chẽ, có sự phối hợpnhịp nhàng giữa các phòng ban Trong đó, ban pháp chế có nhiệm vụ soạn thảo hoặc

điều chỉnh nội dung hợp đồng, trong trường hợp cần thiết, ban pháp chế sẽ tham giacùng đàm phán nội dung hợp đồng và giám sát đến khi hợp đồng được ký kết.

Hợp đồng, ban đầu, sẽ được ban pháp chế tiếp nhận dưới dạng file word Sau đóban sẽ tiến hành trao đổi về nội dung hợp đồng với bộ phận yêu cầu Bộ phận yêu cầuthường là các trung tâm kinh doanh hoặc ban thương mại – đầu tư, tuỳ vào tính chấtmỗi giao dịch mà hợp đồng có thể là hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng mua hànghoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh Khi nội dung được thống nhất, ban pháp chế sẽtiến hành điều chỉnh hoặc soạn thảo lại hợp đồng Việc này nhằm đảm bảo hợp đồngphù hợp với pháp luật hiện hành và bảo vệ lợi ích của công ty

Tuy nhiên, việc thống nhất về mặt nội dung của hợp đồng giữa ban pháp chế và bộphận yêu cầu là chưa đủ Do bản chất hợp đồng là thoả thuận giữa công ty và bên kýkết, có thể là khách hàng hoặc đối tác, nên nội dung này còn phải được sự chấp nhậncủa bên ký kết còn lại (sau đây gọi là bên còn lại) Vì vậy, trong trường hợp bên cònlại không đồng ý với nội dung nói trên, ban pháp chế sẽ cùng tham gia đàm phán nộidung hợp đồng Thêm vào đó, để thông tin trong hợp đồng được đầy đủ và khách quannhất, trong quá trình đàm phán, ban pháp chế có thể lấy ý kiến các bộ phận liên quan

để bổ sung vào nội dung hợp đồng Trường hợp không thoả thuận được với bên cònlại, các bộ phận rà soát, cụ thể là ban pháp chế và bộ phận yêu cầu, sẽ bảo lưu ý kiếncủa mình Tức là không ký hợp đồng và lưu tình trạng bảo lưu hợp đồng Bước này sẽđảm bảo lợi ích của công ty không bị xâm phạm và là bài học để các bộ phận chứcnăng rút kinh nghiệm, giảm triệt để các trường hợp đàm phán không thành công, qua

đó nâng cao nghiệp vụ

Cuối cùng, khi hoàn thành việc ký kết hợp đồng, nếu cần thiết các trang hợp đồng

sẽ có chữ ký hoặc dấu của Trưởng ban pháp chế và Trưởng bộ phận yêu cầu và đượcchuyển cho các bộ phận lưu trữ theo quy định Trường hợp bảo lưu hợp đồng, phải gửikèm phiếu bảo lưu ý kiến

Như vậy, với bộ máy tổ chức công ty lớn như CMC Telecom, việc các bộ phậnchức năng hoạt động nhịp nhàng, tuân thủ theo một quy trình làm việc là rất cần thiết,